1.4.2005 |
CS |
Úřední věstník Evropské unie |
C 79/17 |
Výzva k předkládání návrhů týkající se zpracování dokumentů, které shromáždili evropští poslanci během svého mandátu a předali ve formě daru nebo odkazu (2005-002)
(2005/C 79/11)
V rámci informační politiky o historii evropské integrace Evropský parlament každoročně stanoví, které projekty přispívají ke zpracování dokumentů poslanců a bývalých poslanců Evropského parlamentu shromážděných během jejich funkčního období v souvislosti s Evropským parlamentem a předaných formou daru nebo odkazu ústavům, sdružením nebo nadacím.
Právní základ
— |
Nařízení Rady č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství. |
— |
Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství. |
— |
Předpisy pro zpracování dokumentů poslanců Evropského parlamentu shromážděných během výkonu jejich mandátu a předaných ústavu, sdružení nebo nadaci ve formě daru nebo odkazu, přijaté předsednictvem dne 2. června 2003. |
Program a zdroje financování: zpracování dokumentů bývalých poslanců Evropského parlamentu
Rozpočtová položka: 2271 oddílu I – Parlament – souhrnného rozpočtu Evropské unie.
I. POVAHA ČINNOSTI, GEOGRAFICKÁ OBLAST A DOBA TRVÁNÍ PROJEKTU
1. Cíl činnosti: usnadnit zpracování a bezplatný přístup k dokumentům, které poslanci Evropského parlamentu vytvořili v souvislosti s výkonem svého mandátu poslance Evropského parlamentu a v jeho průběhu. Tato činnost je součástí informační politiky o historii evropské integrace, kterou Evropský parlament provádí v zájmu evropských badatelů a občanů.
2. Předmět činnosti: archivní zpracování dokumentů shromážděných současnými nebo bývalými poslanci Evropského parlamentu (a rovněž společného shromáždění ESUO a Evropského parlamentního shromáždění) při výkonu svého mandátu poslance evropského orgánu. Jde o dokumenty, které byly předány formou daru nebo odkazu určitému ústavu, sdružení nebo nadaci, která je členem SPP-ICA, a které dosud nebyly archivně zpracovány. Nebude přitom poskytnut žádný grant na pokrytí výdajů vynaložených před podpisem zvláštní dohody o financování (článek 112 finančního nařízení). Tyto činnosti proběhnou podle následujícího plánu:
Navržení plánu třídění
Archivní zpracování podle norem ISAD (G) a ISAAR (CPF)
Očíslování dokumentů a zhotovení mikrofiší.
3. Geografická oblast: Evropská unie
4. Maximální doba trvání projektu: do 30. června 2006 (nejzazší datum pro předložení žádosti o zaplacení grantu, po dokončení projektu).
5. Zveřejňování: tato výzva k předkládání návrhů a formulář žádosti o grant jsou zaslány ke zveřejnění: v Úředním věstníku Evropské unie;
na internetových stránkách Evropského parlamentu;
na internetových stránkách Mezinárodní rady pro archivy – sekce archivů a archivářů parlamentů a politických stran.
II. FINANCOVÁNÍ
1. |
Maximální rozpočtová částka přidělená v rámci této výzvy k předkláodání návrhů (tato částka může být snížena nebo zvýšena v závislosti na rozpočtových a/nebo funkčních omezeních):250 000 eur |
2. Maximální a minimální výše grantu
— |
Ze zdrojů Společenství může být financováno nejvýše 50 % z výše nákladů na projekt stanovených na 9 900 EUR na běžný metr + 5 000 listů, pro textové dokumenty a 7 EUR na jednotku pro netextové dokumenty. (Tento procentní podíl se použije pouze pro schválený fond, viz bod 1.6 žádosti o grant). |
— |
minimální výše grantu: 4 950 € |
Maximální výše grantu bude stanovena na základě prostředků dostupných v rozpočtové položce 2271.
3. Způsob financování
— |
50 % po vypracování seznamu příjemců a za předpokladu, že jsou splněny obě následující podmínky:
|
— |
50 % po dokončení projektu a předání dokumentů prokazujících dokončení archivního zpracování |
4. Počet grantů
Jeden žadatel může požádat pouze o jeden grant na zpracování jednoho dokumentačního fondu ročně.
III. PODMÍNKY ZPŮSOBILOSTI A FINANCOVÁNÍ
1. Podmínky způsobilosti
Žadatel musí splňovat tato kritéria:
a) |
je právnickou osobou, členem mezinárodní rady pro archivy, sekce archivů a archivářů parlamentů a politických stran (SPP/ICA); |
b) |
má příslušné znalosti v oblasti archivnictví; |
c) |
ovládá pravidla profesního chování a mezinárodní normy ISAD(G) a ISAAR(CPF); |
d) |
mít prokazatelné zkušenosti v oblasti zpracování dokumentů týkajících se parlamentní činnosti; |
e) |
nespadá do vylučujících podmínek podle článku 93 a 94 finančního nařízení (viz formulář žádosti o grant, čestné prohlášení); |
f) |
je schopen prokázat všechny potřebné doklady prokazující, že splňuje kritéria způsobilosti pro přidělení zakázky stanovená v této výzvě k podání návrhů a na základě zejména dokladu o konzistenci a složení fondu a o jeho historické hodnotě (pro historii evropské integrace). |
2. Nutné podmínky pro poskytnutí financování
Financování může být poskytnuto ústavu, sdružení nebo nadaci, pouze pokud jsou splněny následující podmínky
a) |
dokumenty byly darovány nebo bezplatně odkázány a jejich autoři se vzdali výkonu svých vlastnických práv, pokud jde o autorské právo, a zejména práva na pořizování reprodukcí, a žadatel disponuje skutečným právem na bezplatné používání dokumentačního fondu a může tuto skutečnost osvědčit; |
b) |
archivní zpracování textových dokumentů se řídí profesními pravidly, a zejména normami ISAD (G) a ISAAR (CPF), v souladu s pokyny stanovenými v příloze 1 předpisů pro zpracování dokumentů evropských poslanců předaných ve formě daru nebo odkazu ústavu, sdružení nebo nadaci, přijatými předsednictvem Evropského parlamentu dne 2. června 2003; |
c) |
žadatel není současně příjemcem jiného grantu ke stejnému účelu ze souhrnného rozpočtu Evropské unie; |
d) |
dokumenty nejsou po archivním zpracování používány k výdělečným účelům; |
e) |
příjemce se zaváže dát uživatelům k dispozici úplný soupis zpracovaných dokumentů (v tištěné a elektronické podobě, a popřípadě na internetových stránkách) a zpřístupnit bezplatně původní dokumenty; |
f) |
příjemce má k dispozici další zdroje financování archivního zpracování. |
g) |
žadatel se zaváže, že bude přímo řídit přípravu projektu i samotný projekt a neomezí se na úlohu zprostředkovatele; |
h) |
dokumenty, které budou archivně zpracovány:
|
IV. POSTUP VÝBĚRU A PŘIDĚLENÍ GRANTU
1. Kritéria výběru
Žadatel musí prokázat, že disponuje stálými a dostatečnými finančními zdroji, aby mohl provozovat svou činnost po dobu zpracování fondu a podílet se na financování této činnosti (nejméně z 50 %) a na zálohovém financování před převodem zůstatku (nejméně z 25 %).
Musí mít dostatečné a uznávané schopnosti v oblasti archivnictví, jež mu umožní zdárně ukončit uvedené zpracování fondu. K tomuto účelu musí přiložit životopisy zaměstnanců pověřených zpracováním fondu. Kromě toho musí být upřesněny a zdokumentovány lidské a materiální vnější zdroje, které žadatel hodlá využívat po přidělení zakázky. Pozn.: S ohledem na bod III.2.g) nelze využívat vnější zdroje pro úkoly související s hmotným plněním.
Žadatel musí konečně prokázat, že má skutečně schopnost zpřístupnit uživatelům inventář dokumentů a rovněž bezplatně zpřístupnit originály.
2. Kritéria pro přidělení grantu
Navrhovaná činnost musí směřovat k co nejvyšší účinnosti politiky, kterou Evropský parlament provádí, aby zajistil evropským badatelům a občanům co nejúplnější informace o historii evropské integrace. K tomuto účelu se použijí následující kritéria pro přidělení grantu, s níže uvedenou relativní váhou
a) |
vhodnost dokumentačního fondu (ať již se jedná o dokumenty textové či jiné povahy) jako významného doplňku k historii evropské integrace (jsou proto vyloučeny oficiální dokumenty Evropského parlamentu nebo Evropské unie) Relativní váha kritéria: . . . . . . . . . ./60 bodů; |
b) |
důležitost funkce, kterou poslanec nebo bývalý poslanec vykonává/vykonával během svého mandátu evropského poslance. Relativní váha kritéria: . . . . . . . . . ./15 bodů; |
c) |
nové zdroje informací. Soulad s tímto kritériem je hodnocen jako funkce procenta dosud nezveřejněných dokumentů, které jsou součástí fondů, a odůvodněných v žádosti o financování. Relativní váha kritéria: . . . . . . . . . ./15 bodů; |
d) |
schopnost žadatele zpřístupnit dokumentační fond široké veřejnosti. Soulad s tímto kritériem bude hodnocen podle následujících parametrů:
|
Při hodnocení kritérii pro přidělení finančních prostředků se bere co největší ohled na požadavek zajištění spravedlivé rovnováhy mezi různými návrhy, pokud jde o použití kritérií zeměpisného původu a politické příslušnosti (pátý bod odůvodnění předpisů pro zpracování dokumentů poslanců Evropského parlamentu předaných ústavu, sdružení nebo nadaci ve formě daru nebo odkazu.)
3. Postup
Výběrová komise seřadí návrhy podle počtu bodů přidělených s ohledem na relativní váhu výše uvedených kritérií.
Prvky, které prokazují splnění jednotlivých kritérií, musí být v žádosti jasně uvedeny a doloženy veškerými vhodnými doklady. Výběrová komise může žadatele vyzvat, aby doplnil nebo vysvětlil nutné doklady ve lhůtě, kterou sama stanoví. Všechny prvky, jež jsou případně součástí žádosti o financování, musí být prokázány příslušnými doklady. Neprokázané prvky nebudou při hodnocení kritérií brány v potaz.
Evropský parlament si vyhrazuje právo v případě potřeby na místě ověřit údaje předložené žadateli v rámci výzvy k předkládání návrhů.
4. Předpokládaná doba oznámení výsledků postupu přidělení grantu:
červenec až září 2005
V . ZPŮSOB PŘEDLOŽENÍ ŽÁDOSTI – OBECNÉ INFORMACE
1. Předložení žádosti
Žádosti musí být předloženy na formuláři žádosti o financování, jehož všechny kolonky musí být vyplněny, jinak žádost nebude přijata.
Každá žádost s přiloženými doklady musí být předložena v tištěné formě (podepsaný originál a 5 kopií) a v elektronické podobě (2 diskety nebo 2 CD).
2. Lhůta pro předložení žádostí
Žádosti musí být předloženy do 25. května 2005. Žádosti obdržené zadavatelem po tomto datu nebudou brány v potaz.
3. Předání návrhu
Návrhy musí být:
— |
vyhotoveny na formuláři žádosti o financování; |
— |
podepsány žadatelem nebo jeho zplnomocněným zástupcem; |
— |
být dokonale čitelné, aby nevznikla jakákoli pochybnost o obsahu nebo číselných údajích; |
— |
být zaslány ve dvou obálkách. Obě obálky musí být zalepeny. Na vnitřní obálce musí být kromě oddělení, kterému je nabídka určena a jehož adresa je ve výzvě k předložení návrhů, uvedeno: VÝZVA K PŘEDKLÁDÁNÍ NÁVRHŮ 2005-002 „Zpracování dokumentů poslanců Evropského parlamentu“ OBÁLKU NESMÍ OTEVŘÍT POŠTOVNÍ SLUŽBA ANI ŽÁDNÁ NEOPRÁVNĚNÁ OSOBA Pokud uchazeč použil samolepící obálky, musí být přelepeny lepicí páskou, přes kterou se odesílatel podepíše. Podpisem odesílatele se rozumí nejen jeho podpis vlastní rukou, ale současně i razítko jeho organizace; |
— |
být odeslány nejpozději v poslední den lhůty pro předložení návrhů buď poštou jako doporučená zásilka, přičemž je rozhodující poštovní razítko, nebo prostřednictvím doručovací služby, přičemž je rozhodující datum potvrzení o převzetí zásilky poštovní službou v místě, kde sídlí oddělení Evropského parlamentu uvedené ve výzvě k předložení návrhů. Doručovací služba musí zásilku doručit nejpozději ve 12.00 hod. posledního dne lhůty. |
Návrh zaslaný jako soukromá pošta je považován za zásilku doručovanou doručovací službou. Je věcí žadatele ujistit se, že jeho návrh byl doručen nejpozději ve 12.00 hod. posledního dne lhůty poštovní službě Evropského Parlamentu na výše uvedenou adresu a že bylo vystaveno potvrzení o převzetí zásilky.
Na vnější obálce bude uvedena následující adresa:
PARLEMENT EUROPEEN |
Service du Courrier Officiel |
ASP 0 F 158 |
Attn: Direction générale de la Présidence |
Unité Budget et Finances (ASP 1H353) |
rue Wiertz 60 |
B-1047 Bruxelles (Belgique) |
Na této obálce bude rovněž uvedena adresa odesílatele.
Na vnitřní obálce bude uvedena následující adresa:
Direction générale de la Présidence |
Unité Budget et Finances (ASP 1H353) |
rue Wiertz 60 |
B-1047 Bruxelles (Belgique) |
Návrhy, které nebudou předloženy v souladu s podmínkami stanovenými v tomto článku, budou považovány za nepřijatelné.
4. Podrobné informace
Níže uvedené texty jsou k dispozici na internetových stránkách EP:
http://www.europarl.eu.int./tenders/:
— |
předpisy pro zpracování dokumentů poslanců Evropského parlamentu shromážděných během výkonu jejich mandátu a předaných ústavu, sdružení nebo nadaci ve formě daru nebo odkazu |
— |
formulář žádosti o financování |
— |
vzor záruky za řádné provedení prací |
— |
vzor dohody |
Jakýkoli dotaz týkající se této výzvy k předkládání návrhů za účelem přidělení grantu musí být zaslán elektronickou poštou s uvedením odkazu na zveřejnění a následující elektronickou adresu
|
Ibalthazart@europarl.eu.int nebo |
|
Rphilippot@europarl.eu.int |
FORMULÁŘ ŽÁDOSTI O POSKYTNUTÍ GRANTU
Rozpočtová položka 2271
(Zpracování dokumentů poslanců Evropského parlamentu shromážděných během výkonu jejich mandátu a předaných ústavu, sdružení nebo nadaci ve formě daru nebo odkazu)
Jméno žadatele |
|
Spis č. |
|
Pro záznamy zadavatele |
I. ČINNOST ARCHIVNÍHO ZPRACOVÁNÍ
1 Popis
1.1 |
Jméno poslance Evropského parlamentu, který věnoval dokumenty |
1.2 |
Datum věnování |
1.3 |
Způsob věnování
|
1.4 |
Byly dokumenty odkázány zdarma s tím, že se jejich autoři vzdali výkonu svého vlastnického práva ve věci autorského práva, a zejména práva pořizovat reprodukce ? Mohou být tedy dokumenty používány zdarma?
Pokud ano, přiložte příslušné potvrzení |
1.5 |
Složení fondu
|
1.6 |
Prokázání hodnoty fondu (nejvýše na jednu stranu), podle následujících kritérií:
|
1.7 |
Popis již provedených zásahů na stejném fondu (upřesněte počet již zpracovaných stran): (nejvýše na půl strany) |
1.8 |
Podrobný popis předpokládaných zásahů (viz bod I výzvy k podání návrhů) (nejvýše na jednu stranu) |
1.9 |
Metodika
(nejvýše na jednu stranu):
|
1.10 |
Trvání a plán činnosti |
2. Dosažené výsledky (nejvýše na jednu stranu)
II. ŽADATEL
1. Identifikační údaje
Úplný název právnické osoby |
|
Zkratka (existuje-li) |
|
Právní statut právnické osoby |
|
Prokázání zmocnění zastupovat tuto právnickou osobu (přiložte příslušné doklady) |
|
Doklady o členství v SPP/ICA |
|
DIČ (existuje-li): |
|
Úřední adresa: |
|
Poštovní adresa: |
|
Kontaktní osoba: |
|
Telefonní číslo: |
|
Faxové číslo: |
|
E-mail: |
|
Internetová adresa: |
|
2. Bankovní údaje
Banka musí mít sídlo v zemi, v níž je žadatel registrován.
Název banky: |
|
Adresa banky: |
|
Název účtu: |
|
Jméno/jména signatáře/ů: |
|
Funkce signatáře/ů: |
|
Kód banky: |
|
Číslo účtu IBAN žadatele Pozn.: Účet musí umožnit identifikaci prostředků, které případně poukáže EP. |
|
Kód SWIFT: |
|
3. Popis žadatele (nejvýše na jednu stranu)
3.1 Kdy byla vaše organizace vytvořena a kdy zahájila svou činnost?
3.2 Jaké jsou současné hlavní činnosti vaší organizace?
3.3 Řídící orgány a osoby, které je tvoří, s uvedením jejich statutárních funkcí
ORGÁN |
||||
Jméno |
Povolání |
Pohlaví |
Funkce |
Počet let v orgánu |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.4 Znalosti v oblasti archivnictví
3.4.1 |
Stručný historický popis činnosti vykonané v oblasti archivnictví (nejvýše na jednu stranu). |
3.4.2 |
Životopisy archivářů (nejvýše na jednu stranu na každého archiváře). |
3.4.3 |
Schopnost používat metody ISAD(G) a ISAAR(CPF), v souladu s pokyny uvedenými v příloze 1 předpisů pro zpracování dokumentů poslanců Evropského parlamentu shromážděných během výkonu jejich mandátu a předaných ústavu, sdružení nebo nadaci ve formě daru nebo odkazu, přijatých předsednictví Evropského parlamentu dne 2. června 2003.
|
3.4.4 |
Proveďte odhad předpokládaných externích lidských a hmotných zdrojů, které žadatel hodlá využívat k činnostem hmotné povahy v případě obdržení zakázky (upřesněte, o jaké zdroje se jedná). |
3.5 Popište vztahy s uživateli vašeho fondu z řad veřejnosti (počty badatelů, studentů, občanů)
3.6 Zpřístupnění zpracovávaných dokumentů
3.6.1 |
Jste schopen zdarma zpřístupnit Evropskému parlamentu a uživatelům inventář zpracovaných dokumentů a rovněž zpřístupnit jim originály těchto dokumentů? Jakým způsobem? |
3.6.2 |
Hodláte vytvořit databázi dokumentů v digitální podobě? |
3.6.3 |
Hodláte zveřejnit tyto dokumenty na internetových stránkách (s případnými omezeními danými právními předpisy o ochraně osobních údajů)? |
4. Rozpočet
4.1 |
Žadatel přiloží svůj rozpočet na rok 2005. Žadatel musí prokázat finanční zdroje, které mu umožňují finančně pokrýt alespoň 50 % nákladů na archivní zpracování, nepokrytých požadovaný grantem, a alespoň 25 % nákladů na archivní zpracování, které mají být financovány ze zaplacení zůstatku (50 % grantu) po dokončení archivního zpracování. |
4.2 |
Přiložte účetní závěrku a rozvahu za rozpočtový rok 2004. |
4.3 |
Má žadatel k dispozici nebo požádal v rozpočtovém roce 2005 o další finanční zdroje ze souhrnného rozpočtu Evropské unie na stejnou činnost, která je popsána v bodě I, nebo na jiné činnosti, anebo v souvislosti se svými běžnými činnostmi?
Pokud ano:
|
ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ
Žadatel prohlašuje, že se nenachází v žádné z následujících situací (jež by byly důvodem pro vyloučení z financování v souladu s články 93 a 94 finančního nařízení):
a) |
je v konkurzu či v likvidaci, jeho podnikání podléhá soudní správě, přerušil činnost, zastavil podnikatelskou činnost nebo se nachází na základě vnitrostátních právních a správních předpisů v podobné situaci; |
b) |
byl pravomocně odsouzen za jakýkoli trestný čin dotýkající se jeho profesní bezúhonnosti; |
c) |
dopustil se závažného profesního pochybení, které bylo zadavatelem prokazatelně zjištěno |
d) |
nesplnil své povinnosti týkající se placení příspěvků na sociální zabezpečení nebo placení daní a poplatků podle právních předpisů státu, v němž je usazen; |
e) |
byl pravomocně odsouzen za podvod, korupci, účast na zločinném spolčení nebo za jinou nezákonnou činnost poškozující finanční zájmy Společenství; |
f) |
bylo u něho v souvislosti s jiným řízením při zadávání zakázek nebo řízením o udělování grantů financovaných z rozpočtu Společenství zjištěno vážné porušení smlouvy nedodržením jejich smluvních závazků. |
g) |
se nacházejí v situaci střetu zájmů; |
h) |
neposkytl informace požadované v tomto formuláři žádosti nebo učinil nepravdivé prohlášení. |
Nacházím se v některé z výše uvedených situací
Pokud ano, upřesněte, o kterou situaci se jedná
Žadatel se zavazuje v případě přidělení grantu nepoužívat zpracované archivní fondy k výdělečným účelům
Žadatel se zavazuje v případě přidělení grantu zpřístupnit uživatelům ....
Žadatel se zavazuje přímo připravovat a řídit projekt a neomezit se na úlohu zprostředkovatele.
Žadatel se zavazuje v případě přidělení grantu přiložit k žádosti o zaplacení po ukončení činnosti doklady uvedené v čl. 6 odst. 2 písm. a), b), c), d) předpisů pro zpracování dokumentů poslanců Evropského parlamentu shromážděných během výkonu jejich mandátu a předaných ústavu, sdružení nebo nadaci ve formě daru nebo odkazu, přijatých předsednictvem dne 2. června 2003.
Žadatel se zavazuje, že v případě přidělení grantu neuskuteční žádné výdaje před podpisem zvláštní dohody o financování.
Žadatel se zavazuje v případě přidělení grantu dodržovat veškeré předpisy, které představují právní rámec činnosti, která je předmětem financování (bod „právní základ“ výzvy k předkládání návrhů:
— |
nařízení Rady č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství. |
— |
nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství. |
— |
předpisy pro zpracování dokumentů poslanců Evropského parlamentu shromážděných během výkonu jejich mandátu a předaných ústavu, sdružení nebo nadaci ve formě daru nebo odkazu, přijaté předsednictvem dne 2. června 2003. |
Podpis zákonného zástupce potvrzujícího formou čestného prohlášení pravdivostvýše uvedených informací
V . . . . . . . . . . dne . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Podpis