Rozpočtové a finanční řízení

konstatuje, že orgán zahájil svou činnost dne 17. října 2019 a od 26. května 2021 je finančně nezávislý a že v návaznosti na dokončení dohody o sídle uzavřené se Slovenskou republikou začal v září 2021 vykonávat svou činnost v prostorách v Bratislavě; vítá zahájení činnosti a zdůrazňuje, že se jedná o první postup udělení absolutoria;

konstatuje, že výsledkem úsilí o monitorování rozpočtu v rozpočtovém roce 2021 byla 95,80 % míra plnění v prostředcích na závazky na běžný rok a že míra plnění v prostředcích na platby na běžný rok činila 30,38 %;

zdůrazňuje skutečnost, že činnost orgánu je v počáteční fázi; je si vědom toho, že v nadcházejícím období je třeba dále rozvíjet a integrovat interní postupy, aby byl orgán v roce 2024 plně funkční;

připomíná, že je důležité posílit řídicí a kontrolní systémy s cílem zajistit řádné fungování orgánu; důrazně trvá na požadavku na účinné řídicí a kontrolní systémy s cílem předejít možným případům střetu zájmů, chybějícím kontrolám ex ante a ex post, nedostatečnému řízení rozpočtových a právních závazků a neevidování příslušných případů v rejstříku výjimek;

Výkon

konstatuje, že projekt zaměřený na rozvoj strukturovaného systému řízení výkonnosti na podporu rozvoje koherentních klíčových ukazatelů výkonnosti, který byl původně plánovaný na rok 2021, se zpozdil a v současnosti se provádí; vyzývá orgán, aby orgán příslušný k udělení absolutoria informoval o dalším vývoji v této věci;

zdůrazňuje úspěchy orgánu, pokud jde o první odvětvovou iniciativu týkající se práv mobilních pracovníků a jejich zaměstnavatelů v oblasti sezónní práce, akční plán orgánu a související kampaň prováděné ve spolupráci s členskými státy, sociálními partnery a dalšímu zúčastněnými stranami a zahrnující veškeré operativní úkoly orgánu;

s uspokojením konstatuje, že orgán v ruce 2021 podpořil prvních deset vzájemně sladěných a společných inspekcí, kterých se účastnilo 11 členských států; dále konstatuje, že orgán v roce 2021 bez problémů integroval evropskou platformu pro řešení problematiky nehlášené práce a že v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1149 (2) převzal od Komise některé specifické odpovědnosti týkající Evropské sítě služeb zaměstnanosti (EURES), zejména správu sítě EURES, činnosti v oblasti vzdělávání a komunikace a vlastnictví portálu EURES;

s uspokojením konstatuje, že orgán dokončil rámec nezbytný k tomu, aby na začátku roku 2022 mohl zahájit činnost v oblasti mediace, a že správní rada orgánu v prosinci 2021 přijala pravidla pro mediační řízení a zveřejnila výzvu s cílem zajistit předložení nominací na různé funkce v oblasti mediace;

s uspokojením konstatuje, že orgán prohloubil svou spolupráci s ostatními subjekty a organizacemi Unie; vítá první dohody se sítí SOLVIT a se Správní komisí pro koordinaci systémů sociálního zabezpečení uzavřené v roce 2021; dále bere na vědomí, že orgán zahájil jednání o dalších ujednáních o spolupráci, mimo jiné s Evropskou nadací pro zlepšení životních a pracovních podmínek (Eurofound) a Evropskou agenturou pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci (EU-OSHA); dále konstatuje, že v září 2021 orgán spolu s Agenturou Evropské unie pro spolupráci v oblasti prosazování práva (Europol) podpořil úsilí členských států v boji proti pracovnímu vykořisťování při sezónní práci; naléhavě vyzývá orgán, aby dále zkoumal možnosti rozšíření svých pracovních ujednání a sdílení zdrojů v případě překrývajících se úkolů s jinými subjekty Unie;

10.

konstatuje, že všechny činnosti plánované v pracovním programu na rok 2021 byly provedeny s výjimkou výměn zaměstnanců a projektů vzájemné pomoci v rámci evropské platformy pro řešení problematiky nehlášené práce; uznává, že skutečnost, že tyto činnosti založené na poptávce zůstaly bez odezvy, může souviset s pandemií COVID-19; konstatuje, že správní rada se domnívá, že výsledky, kterých orgán dosáhl ve druhém roce své činnosti, jsou základem pro vytvoření plně funkčního a digitalizovaného orgánu do roku 2024;

Personální otázky

11.

je znepokojen tím, že ke dni 31. prosince 2021 byl plán pracovních míst naplněn z 84,21 %, přičemž z 38 dočasných zaměstnanců schválených v rámci rozpočtu Unie bylo jmenováno 32; konstatuje, že kromě toho pro orgán v roce 2021 pracovalo 11 smluvních zaměstnanců a 41 vyslaných národních odborníků (včetně 27 národních styčných úředníků); konstatuje, že v návaznosti na intenzivní úsilí v oblasti přijímání zaměstnanců v souladu s klíčovou prioritou orgánu se v roce 2021 významně zvýšil počet jeho zaměstnanců;

12.

upozorňuje však na skutečnost, že orgán má ve srovnání se všemi decentralizovanými agenturami Unie nejvyšší podíl vyslaných národních odborníků (60 ze 144 zaměstnanců v plánu pracovních míst na rok 2023); vyzývá k přeměně 15 míst vyslaných národních odborníků na místa dočasných zaměstnanců, což orgánu umožní využívat odpovídající personální obsazení pro další plnění jeho úkolů;

13.

konstatuje, že v nejvyšším vedení orgánu je nevyvážené zastoupení žen a mužů, kdy z 6 jeho členů jsou 4 muži (67 %); konstatuje genderově nevyvážené složení správní rady orgánu, v níž je z 33 členů 20 mužů (61 %); konstatuje nedostatečnou genderovou rovnováhu v rámci celkového počtu 43 zaměstnanců orgánu, mezi nimiž je 23 žen (53 %); bere na vědomí genderové zastoupení mezi vyslanými národními odborníky (včetně národních styčných úředníků), mezi nimiž je 49 % žen a 51 % mužů; dále konstatuje, že podle plánu pracovních míst (statutární zaměstnanci) bylo v orgánu na konci roku 2021 zastoupeno 14 státních příslušností a že v roce 2022 se plánuje další zvýšení zastoupených státních příslušností na 18; naléhavě vyzývá orgán, aby ve svých náborových postupech bral s nejvyšší prioritou v úvahu zeměpisnou vyváženost a informoval orgán příslušný k udělení absolutoria o veškerém vývoji v tomto ohledu; připomíná, že je důležité zajistit vyvážené zastoupení žen a mužů mezi zaměstnanci, a vyzývá orgán, aby tento aspekt zohlednil s ohledem na budoucí jmenování v rámci svého vrcholného vedení; dále vyzývá členské státy, aby tuto skutečnost zohlednily při jmenování členů správní rady nebo vyslaných národních odborníků;

14.

konstatuje, že orgán schválil svou první organizační strukturu v roce 2021, navrhl interní organizaci a nadále přijímal a rozvíjel vnitřní předpisy a postupy a že společně se všemi svými zaměstnanci vypracoval prohlášení o svém poslání a hodnotách, které je odrazem kulturní rozmanitosti všech zaměstnanců; dále konstatuje, že orgán usiluje o to, aby byl plně funkční v roce 2024;

15.

konstatuje, že orgán v březnu 2022 přijal politiku ochrany lidské důstojnosti a prevence psychického a sexuálního obtěžování a že v návaznosti na toto přijetí začal pořádat povinné semináře proti obtěžování pro všechny zaměstnance, včetně externích dodavatelů, a rovněž školení vyhrazená pro vedoucí pracovníky; dále konstatuje, že orgán v červnu 2022 zveřejnil výzvu k vyjádření zájmu v oblasti důvěrných poradců; vyzývá orgán, aby orgán příslušný k udělení absolutoria informoval o dalším vývoji v této věci;

16.

připomíná, že je třeba vytvořit dlouhodobou politiku v oblasti lidských zdrojů, pokud jde o rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, celoživotní profesní poradenství a nabídku specifických možností odborné přípravy pro profesní rozvoj, vyvážené zastoupení žen a mužů na všech úrovních zaměstnanců, práci na dálku, právo odpojit se, posílení zeměpisné rovnováhy, aby bylo zajištěno odpovídající zastoupení ze všech členských států, nábor a integraci osob se zdravotním postižením, jakož i zajištění toho, aby se jim dostávalo rovného zacházení a jejich příležitosti byly široce podporovány;

Veřejné zakázky

17.

konstatuje, že orgán v roce 2021 využil stávající interinstitucionální rámcové smlouvy nejlepším možným způsobem pro své správní a provozní činnosti a že zároveň, pokud to bylo nezbytné, vyhlásil výzvy k podávání nabídek (jednací řízení, otevřené řízení); dále konstatuje, že orgán uzavřel celkem 106 zadávacích řízení a podepsal šest dohod o úrovni služeb;

18.

konstatuje, že orgán v roce 2021 zavedl moduly elektronického zadávání veřejných zakázek ABAC Assets, elektronické zadávání zakázek, elektronické podávání nabídek a nástroj pro řízení veřejných zakázek (PPMT); konstatuje, že v roce 2022 začal orgán PPMT používat;

Prevence a řešení střetů zájmů a transparentnost

19.

konstatuje, že orgán připravuje komplexní politiku v oblasti střetu zájmů a že jednací řády jednotlivých složek orgánu (správní rada, skupina zúčastněných stran, pracovní skupiny orgánu) obsahují ustanovení týkající se střetu zájmů; dále konstatuje, že existují prohlášení o střetu zájmů členů správní rady, která se zveřejňují;

20.

konstatuje, že životopis výkonného ředitele orgánu je zveřejněn a že orgán usiluje o zveřejnění dalších relevantních životopisů v roce 2023; vyzývá orgán, aby orgán příslušný k udělení absolutoria informoval o dalším vývoji v této věci;

21.

konstatuje, že orgán v roce 2021 uspořádal setkání s externími zúčastněnými stranami, jako jsou zástupci odborů, organizací zaměstnavatelů a podniků, vnitrostátních orgánů a vnitrostátních institucí; se znepokojením konstatuje, že orgán nevede centrální rejstřík příslušných schůzek s externími zúčastněnými stranami a že předpokládá, že rejstřík zavede až v roce 2023; vyzývá orgán, aby tento rejstřík zavedl co nejdříve a aby orgán příslušný k udělení absolutoria informoval o dalším vývoji v této věci;

22.

s uspokojením konstatuje, že orgán dne 25. května 2021 přijal pokyny Komise pro oznamování v obdobném znění;

23.

trvá na tom, že je třeba zavést systematická pravidla týkající se transparentnosti, neslučitelnosti funkcí, střetu zájmů, nezákonného lobbingu a efektu otáčivých dveří; vyzývá orgán, aby posílil své mechanismy vnitřní kontroly, včetně zřízení vnitřního protikorupčního mechanismu;

Vnitřní kontrola

24.

se znepokojením konstatuje, že ačkoli podle zprávy Účetního dvora správní rada orgánu schválila chartu poslání útvaru interního auditu Komise (v roce 2021) a rámec vnitřní kontroly orgánu (v roce 2020), orgán dosud nepřijal vhodnou strategii řízení a kontroly rizik, ani chartu schvalující osoby, chartu dále pověřených schvalujících osob nebo chartu účetního, a že tyto nedostatky brání provádění rámce vnitřní kontroly orgánu; na základě odpovědi orgánu konstatuje, že orgán dokončil proces posuzování rizik a zavedl několik zásad a postupů k provádění rámce vnitřní kontroly, přičemž neustále pracuje na jeho dalším posilování a plánuje přijetí příslušných chart; vyzývá orgán, aby orgán příslušný k udělení absolutoria informoval o vypracování systému vnitřní kontroly a řízení rizik;

25.

konstatuje, že podle zprávy Účetního dvora orgán zúčtoval aktiva v celkové hodnotě 73 118 EUR v systému ABAC Assets a v inventárním záznamu, že tato aktiva tvořil převážně kancelářský nábytek a že orgán přidělil každé položce inventární číslo a rozhodl o jejím budoucím umístění; konstatuje však, že v důsledku pandemie COVID-19 aktiva nebyla v době auditu označena a dosud nebyla umístěna na přidělená místa; dále konstatuje, že neexistence úplných a aktualizovaných soupisů upřesňujících umístění hmotných aktiv orgánu je v rozporu s článkem 87 finančního nařízení a nepříznivě ovlivňuje schopnost orgánu zajistit ochranu svých aktiv; bere na vědomí odpověď orgánu, že kvůli omezujícím opatřením v souvislosti s pandemií COVID-19 byla hmotná aktiva po dodání nedávno umístěna do určených prostor podle plánu na jejich umístění a počtu zaměstnanců a že byl dokončen proces označování štítky a fyzická inventura;

26.

na základě zprávy Účetního dvora konstatuje, že dne 11. prosince 2020 podepsal orgán zvláštní smlouvu o poskytování odborné přípravy v rámci EURES na první čtvrtletí roku 2021 ve výši 299 437 EUR a že dne 9. listopadu 2021 byla podepsána nová rámcová smlouva o poskytování odborné přípravy v rámci EURES v hodnotě 12 milionů EUR a na maximálně 48 měsíců a že v roce 2021 nebyly provedeny žádné platby související s touto rámcovou smlouvou; dále na základě zprávy Účetního dvora konstatuje, že orgán nezavedl kontroly ex ante a ex post týkající se provozních a finančních aspektů činností odborné přípravy na základě přímých důkazů z prováděných činností v oblasti odborné přípravy a namísto toho se spoléhal na zprávy vydané školiteli a že tento nedostatek formalizovaných postupů založených na přímých důkazech může představovat riziko pro provádění směrnic o řízení a pro dosažení cílů orgánu;

27.

konstatuje, že orgán ve své odpovědi na připomínku Účetního dvora uznal, že je třeba vytvořit vhodnou vnitřní strukturu a zavést formalizované postupy založené na přímých důkazech; konstatuje, že orgán využívá přímé kontroly pro činnosti v oblasti odborné přípravy a že od roku 2023 zavede mechanismus pro přímé kontroly, v jehož rámci se budou zaměstnanci orgánu účastnit 10 % školení poskytovaných sítí EURES zahrnujících příklady všech typů a formátů odborné přípravy, budou sledovat provádění odborné přípravy a v návaznosti na hodnocená školení se bude provádět průzkum spokojenosti účastníků;

28.

konstatuje, že orgán přijal a provedl svou strategii boje proti podvodům na období 2021–2023 a že provádění této strategie je monitorováno prostřednictvím zvláštního akčního plánu;

Digitalizace a ekologická transformace

29.

konstatuje, že orgán vytvořil řešení IKT na základě nabídky Microsoft 365 (M365) a systémů Komise sdílených různými institucemi, které jsou přístupné prostřednictvím zabezpečeného řešení VPN a byly přezkoumány nezávislými konzultanty a centrem CERT-EU; dále konstatuje, že orgán navrhl řešení pro monitorování bezpečnosti IKT, které umožňuje monitorování centrem CERT-EU na základě dohody o poskytování služeb;

30.

konstatuje, že politika orgánu v oblasti kybernetické bezpečnosti bude vypracována v roce 2023, přičemž zohlední strategii IKT a přístup agentur k novému nařízení o kybernetické bezpečnosti; vyzývá orgán, aby orgán příslušný k udělení absolutoria informoval o dalším vývoji v této věci;

31.

připomíná, že je důležité posílit digitalizaci orgánu, pokud jde o její vnitřní chod a řízení, ale i zrychlit digitalizaci postupů; zdůrazňuje, že je třeba, aby byl orgán v tomto ohledu nadále proaktivní, aby se zabránilo rozdílům v digitalizaci jednotlivých agentur; upozorňuje však na to, že je třeba přijmout veškerá nezbytná bezpečnostní opatření s cílem předejít jakýmkoli rizikům ohrožujícím on-line bezpečnost zpracovávaných informací;

32.

vybízí orgán, aby úzce spolupracoval s agenturou ENISA (Agentura Evropské unie pro kybernetickou bezpečnost); navrhuje nabízet pravidelně aktualizované programy odborné přípravy v oblasti kybernetické bezpečnosti pro všechny zaměstnance orgánu; vyzývá orgán, aby svou politiku kybernetické bezpečnosti rozvíjel rychleji, předložil ji do 31. prosince 2023 a podal o tom zprávu orgánu příslušnému k udělení absolutoria;

33.

s uspokojením konstatuje, že sídlo orgánu na Slovensku (budova Landererova 12 nebo L12) získalo zlatý certifikát Leadership in Energy and Environmental Design;

Kontinuita činností v průběhu krize způsobené onemocněním COVID-19

34.

na základě zprávy Účetního dvora se znepokojením konstatuje, že orgán dosud nepřijal plán kontinuity činností a že neexistence zavedeného a komplexního plánu kontinuity činností představuje závažný vnitřní nedostatek; na základě odpovědi orgánu konstatuje, že v důsledku pandemie COVID-19 byla kontinuita činností každodenně zajišťována pomocí práce na dálku a že orgán si uvědomuje důležitost komplexního dokumentu popisujícího plán kontinuity činností, jehož dokončení je plánováno na rok 2023; vyzývá orgán, aby orgán příslušný k udělení absolutoria informovala o dalším vývoji v této věci;

35.

s uspokojením bere na vědomí zprávu o „dopadu práce na dálku během pandemie COVID-19 na uplatnitelné sociální zabezpečení“ a interní hodnocení „dopadu pandemie COVID-19 na oblasti činnosti orgánu“;

Další připomínky

36.

konstatuje, že během roku 2021 orgán dále rozvíjel své činnosti v oblasti komunikace, přičemž se zvýšil počet osob, které orgán sledují v sociálních médiích, byly vytvořeny nové účty na dalších platformách sociálních médií, zvýšil se podíl interaktivního a zajímavějšího obsahu, jako jsou videa, že orgán nadále rozvíjel své internetové stránky, vizuální identitu, logo a další prvky, které zvýší viditelnost orgánu a jeho uznání; vyzývá orgán, aby zvýšil své úsilí a informoval občany Unie a širokou veřejnost o výkonnosti, a to jasným a přístupným jazykem; naléhavě vyzývá orgán, aby zajistil větší transparentnost a odpovědnost vůči veřejnosti lepším využíváním médií a sociálních médií;

37.

vítá spolupráci orgánu s nadací Eurofound, agenturou EU-OSHA a Evropským institutem pro rovnost žen a mužů (EIGE) na správní úrovni, jakož i výměnu návrhů pracovních programů s nadací Eurofound, Evropskou agenturou pro chemické látky (ECHA) a institutem EIGE s cílem zajistit součinnost v příslušných pracovních programech;

38.

pokud jde o další připomínky, které jsou připojeny k rozhodnutí o udělení absolutoria a jsou horizontální povahy, odkazuje na své usnesení ze dne 10. května 2023 (3) o výkonnosti, finančním řízení a kontrole agentur.

(2) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1149 ze dne 20. června 2019, kterým se zřizuje Evropský orgán pro pracovní záležitosti, mění nařízení (ES) č. 883/2004, (EU) č. 492/2011 a (EU) 2016/589 a zrušuje rozhodnutí (EU) 2016/344 (Úř. věst. L 186, 11.7.2019, s. 21).