PŘÍLOHA I

NÁVRH

ROZHODNUTÍ
REGIONÁLNÍHO ŘÍDÍCÍHO VÝBORU DOPRAVNÍHO SPOLEČENSTVÍ 2020/

ze dne...

o přijetí pravidel pro služební cesty zaměstnanců Dopravního společenství

REGIONÁLNÍ ŘÍDÍCÍ VÝBOR DOPRAVNÍHO SPOLEČENSTVÍ,

s ohledem na Smlouvu o založení Dopravního společenství, a zejména na čl. 24 odst. 1 a článek 30 této smlouvy,

ROZHODL TAKTO:

Článek 1

Přijímají se pravidla Dopravního společenství pro služební cesty.

Za regionální řídící výbor

předseda/předsedkyně

Pravidla Dopravního společenství pro služební cesty

1.Oblast působnosti

1.1.Pravidla pro služební cesty se vztahují na všechny služební cesty z místa výkonu služebních povinností v zájmu Dopravního společenství.

1.2.Tato pravidla platí pro všechny zaměstnance Dopravního společenství, na něž se vztahuje služební řád Dopravního společenství.

2.Cestovní povolení

2.1.Před odjezdem na služební cestu musí být získáno povolení ve formě schválené žádosti o povolení služební cesty. Žádosti o povolení služební cesty písemně schvaluje ředitel nebo jím pověřený úředník. Žádost o povolení musí řediteli poskytnout veškeré údaje, které potřebuje k přijetí informovaného rozhodnutí, jako je:

–účel cesty, místo a čas zahájení a ukončení zasedání,

–doba trvání služební cesty podle použitého dopravního prostředku a doby a trasy cesty tam a zpět, případně včetně místní dopravy,

–ubytování,

–odhadované náklady na základě optimální nákladové efektivnosti.

2.2.Potřebné povolení musí zaměstnanec/úředník získat před zahájením služební cesty. Schválenou žádost o povolení služební cesty si zaměstnanec ponechá a připojí ji k žádosti o náhradu cestovních výdajů po návratu ze služební cesty spolu se zprávou o cestě.

2.3.Pokud jde o služební cesty ředitele, předem se vyhotoví stručný přehled podle vzoru uvedeného v příloze l, který ředitel podepíše. Stručný přehled udává důvod služební cesty a předpokládanou dobu jejího trvání. Ředitel se řídí společnými postupy stanovenými v těchto pravidlech.

3.Přeprava mezi místem výkonu služebních povinností a místem služební cesty

3.1.Obecně se povoluje nákladově nejefektivnější způsob přepravy ve vztahu k účelu a době trvání služební cesty.

3.2.Cesta letadlem se uskuteční nejpřímější trasou za nejnižší dostupnou cenu. Pokud datum služební cesty naznačuje zahrnutí víkendu s cílem získat tarif APEX 1 , má zaměstnanec nárok na dodatečný denní příspěvek za předpokladu, že tarif APEX představuje nejnižší dostupný letecký tarif a že lze dosáhnout celkových úspor.

3.3.Běžnou normou pro cestu vlakem je druhá třída v případě vzdálenosti do 200 km a první třída u větších vzdáleností.

3.4.Není-li letecká nebo železniční doprava dostupná či nákladově efektivní, bude povoleno cestovat autobusem nebo osobním vozidlem.

3.5.Je-li schválena cesta osobním vozidlem, zaměstnanec se vybízí, aby využil dohody o pronájmu vozidel uzavřené Dopravním společenstvím. Dopravní společenství poskytne nejvyšší možné pojistné krytí. Pokud pojištění vyžaduje spoluúčast, uhradí příslušnou částku Dopravní společenství. Dopravní společenství nenese odpovědnost v případech, kdy pojištění nekryje škodu, ztrátu nebo krádež.

3.6.Výjimečně může být povoleno použití soukromého vozidla. V tomto případě jsou zaměstnanci náklady nahrazeny s částkou odpovídající nákladům na vlakovou jízdenku v příslušné třídě v souladu s bodem 3.3. Cestuje-li osobním vozidlem více než jeden zaměstnanec, obdrží náhradu pouze vlastník vozidla. Při použití osobního vozidla nemůže Dopravní společenství převzít odpovědnost za nároky třetí osoby, poškození vozidla, ztrátu nebo krádež osobních věcí ponechaných ve vozidle.

3.7.Zaměstnanci mohou do oficiální trasy zahrnout soukromé cíle cesty pouze tehdy, pokud to ředitel řádně povolil. Jestliže zahrnutí soukromého cíle cesty znamená vyšší náklady, musí zaměstnanec uhradit rozdíl mezi jízdným podle oficiální trasy a změněným jízdným.

4.Nákup přepravních dokladů

4.1.Rezervace jsou centralizovány ve správním odboru stálého sekretariátu Dopravního společenství.

4.2.Očekává se, že zaměstnanci sdělí potřebu služebních cest co nejdříve, aby bylo možno dosáhnout ekonomicky nejvýhodnějších sazeb jízdného.

4.3.Správní odbor zašle schválenou žádost o povolení služební cesty oprávněné cestovní agentuře a vrátí ji cestujícímu. Cestovní agentura obdrží od Dopravního společenství pokyn, že nevydá a nedodá letenky před tím, než faxem obdrží schválenou žádost o povolení služební cesty. Stejný postup se vztahuje na vlakové jízdenky. Nelze-li vlakové jízdenky získat prostřednictvím cestovní agentury, mohou zaměstnanci pořídit vlakové jízdenky sami a tyto budou nahrazeny po předložení související žádosti o náhradu cestovních výdajů.

5.Cestovní výdaje

Cestovní výdaje zaplacené nebo nahrazené Dopravním společenstvím na základě podpůrných dokladů zahrnují:

–náklady na dopravu, včetně přepravy na/z letiště nebo do/z jiného místa příjezdu nebo odjezdu (tj. hotelu, jiného místa pobytu, místa konání zasedání, prostor stálého sekretariátu Dopravního společenství),

–denní příspěvek,

–další náklady v přímé souvislosti se služební cestou, které byly schváleny v žádosti o povolení služební cesty (např. nadměrná zavazadla, náklady na víza, registrační poplatky na konference, semináře atd.).

6.Přeprava na/z letiště, do/z přístavů a na vlakové nádraží / z vlakového nádraží v místě výkonu služebních povinností

Zaměstnanci by měli zpravidla využívat veřejnou dopravu. Ředitel však může povolit přepravu taxislužbou, je-li to odůvodněné, zejména tehdy, pokud taxislužbu využijí dva či několik zaměstnanců na služební cestě, pokud nejsou k dispozici jiné možnosti veřejné dopravy, nebo pokud se přeprava uskuteční před 8 h nebo po 21 h. Příslušné náklady se proplácejí po předložení podpůrných dokladů. V odůvodněných případech může být povoleno použití soukromého vozidla. V takovém případě je náhrada omezena na poplatky za parkování (na letišti, na nádraží nebo v přístavu) po předložení podpůrných dokladů.

7.Přeprava v místě, kde se uskutečňuje služební cesta

Obecně platí, že by se měla používat veřejná doprava. Využití taxislužby je nicméně povoleno v případě, není-li veřejná doprava vhodnou alternativou (například z bezpečnostních důvodů). Ředitel tuto skutečnost uzná podpisem žádosti o náhradu cestovních výdajů dotčeného zaměstnance. Náklady budou nahrazeny po předložení podpůrných dokladů.

8.Zrušení a změny před odjezdem

Je-li služební cesta zrušena nebo pozměněna, musí zaměstnanec:

–neprodleně informovat ředitele a správní odbor a uvést důvody,

–písemně ihned zrušit nebo změnit rezervaci letenek nebo jízdenek a rezervace vydané oprávněnou cestovní agenturou, a to i v případě, že nejsou vratné,

–přijmout opatření nezbytná k zrušení nebo změně rezervace letenek nebo jízdenek pořízených přímo jinými prostředky,

–okamžitě zrušit nebo upravit rezervace hotelu a pronájmu vozidla,

–vypracovat výkaz výdajů, které vznikly v důsledku zrušení nebo změny.

Dopravní společenství uhradí náklady na zrušení a změnu rezervace bez ohledu na použitý způsob rezervace.

9.Prodloužení

V důsledku nepředvídaných okolností může být nutné služební cestu prodloužit. Je-li doba trvání služební cesty původně uvedená v cestovním příkazu prodloužena, což vede k dodatečným nákladům, musí to být uvedeno v žádosti o náhradu cestovních výdajů (viz bod 15).

10.Přerušení

Služební cesta může být přerušena kvůli požadavkům služby, z důvodů vyšší moci nebo z osobních důvodů závažné povahy, které jsou jako takové uznány ředitelem. Přerušení služební cesty musí být předem schváleno ředitelem, s výjimkou případů krajní naléhavosti, nebo nelze-li ředitele zastihnout. Veškeré výdaje vyplývající z přerušení schváleného ředitelem z výše uvedených důvodů budou nahrazeny Dopravním společenstvím a budou nahrazeny jako součást služební cesty.

11.Změny provedené z osobních důvodů

Zaměstnanci, kteří cestují na služební cestu, mohou být oprávněni pozměnit z osobních důvodů časový harmonogram, ubytování nebo dopravu. V takovém případě musí v žádosti o povolení uvést srovnání mezi navrhovanými náklady a náklady, které by vznikly bez těchto změn. Toto srovnání musí být provedeno ve stejnou dobu, s využitím jednoho ze způsobů zvolených pro organizaci služební cesty a na základě podobných podmínek. Osoba, která cestuje služebně, uhradí přímo a osobně (způsobem, který jí oznámí správní odbor):

–jakékoli dodatečné náklady 2 vyplývající ze změn provedených z osobních důvodů, včetně odjezdu z jiného místa a/nebo návratu do jiného místa, pokud srovnání naznačuje zvýšení nákladů na služební cestu,

–veškeré poplatky účtované za srovnání, pokud je provedla cestovní agentura.

12.Denní příspěvek

12.1.Denní příspěvek zahrnuje náklady na placené ubytování a stravu, odměny a jiné vedlejší výdaje.

12.2.Použijí se nejnovější sazby denního příspěvku platné pro smlouvy o vnější pomoci financované EU 3 .

Použitelnou sazbou je sazba, která platí pro místo, ve kterém zaměstnanec stráví noc. Za den, kdy služební cesta začíná, se vyplácí příspěvek v plné výši. Za den, kdy byla služební cesta ukončena, se denní příspěvek nevyplácí, tj. denní příspěvek se vyplácí podle počtu nocí strávených na služební cestě.

12.3.Ředitel může výjimečně schválit vyšší náhradu, a to případ od případu, pokud musí cestující bydlet v předem určených hotelech, u nichž cena za pokoj představuje 60 % nebo více sazby denního příspěvku. V takových případech jsou náklady na ubytování nahrazeny po předložení příslušného účtu. V žádosti o povolení služební cesty, která je schválena před odjezdem, musí být každopádně popsány okolnosti, které odůvodňují nárok na vyšší náhradu.

12.4.Snížené sazby denního příspěvku se použijí, pokud:

12.4.1.služební cesta nezahrnuje pobyt přes noc:

–za služební cestu delší než osm hodin se vyplácí 50 % denního příspěvku podle příslušného cíle cesty,

–v případě služební cesty kratší než osm hodin a delší než pět hodin se vyplácí 35 % denního příspěvku,

–v případě služební cesty do pěti hodin včetně se vyplácí 20 % denního příspěvku;

12.4.2.cestujícímu je poskytnuto bezplatné ubytování:

–vyplácí se 50 % denního příspěvku podle příslušného cíle cesty;

12.4.3.cesta zahrnuje noční mezikontinentální lety nebo jízdy vlakem:

–vyplácí se 50 % denního příspěvku podle příslušného cíle cesty;

12.4.4.cestujícímu je bezplatně poskytnuta strava (snídaně, oběd a/nebo večeře):

–za každé jídlo zdarma se sazba denního příspěvku sníží o 10 %;

12.4.5.cestujícímu je poskytnuto bezplatné ubytování a stravování:

–vyplácí se 20 % sazby denního příspěvku.

12.5.Při cestách v rámci hostitelské země (Srbsko) se použije sazba denního příspěvku v hostitelské zemi. Pro příslušné snížení denního příspěvku v Srbsku platí stejná ustanovení jako pro cesty do zahraničí.

12.6.Pokud veškeré výdaje hradí pořadatel akce, použijí se výše uvedená ustanovení týkající se výpočtu denního příspěvku.

12.7.Za část cesty, u níž došlo ke změnám provedeným podle článku 11 (změny z osobních důvodů), se denní příspěvek nevyplácí.

13.Zálohy na cestovní výdaje

13.1.Na žádost cestujícího poskytne Dopravní společenství zálohu na služební cestu až do výše 80 % denního příspěvku. Žádosti o zálohy na cestovní výdaje musí být podány nejméně čtyři pracovní dny přede dnem odjezdu.

13.2.Částky vyplacené formou zálohy budou odečteny z částek poskytnutých na nahrazení výdajů na služební cestu. Pokud byla vyplacena záloha, která je vyšší než skutečné náklady na služební cestu, bude přeplatek odečten ve formě jedné platby od následné výplaty platu osoby, která služební cestu uskutečnila. Pokud byla zaměstnanci vyplacena záloha na služební cestu, která je následně zrušena, bude výše zálohy automaticky odečtena od následné výplaty platu.

14.Zprávy o cestě

Zaměstnanci, kteří cestují služebně, jsou povinni podat do jednoho týdne po návratu do zaměstnání krátkou zprávu o cestě. Zprávu podepíše vedoucí pracovník, připojí se k žádosti o náhradu cestovních výdajů a zašle se řediteli a případně i dotčeným zaměstnancům.

15.Náhrada cestovních výdajů

15.1.Žádost o náhradu cestovních výdajů spolu s připojenou zprávou o cestě, cestovním povolením a podpůrnými doklady se předkládá správnímu odboru a řediteli do jednoho týdne po návratu do zaměstnání, a to bez ohledu na to, zda byla vyplacena záloha na cestovní výdaje, či nikoli. Účty za hotel a stravování a jiné vedlejší výdaje se nevyžadují, neboť stanovený denní příspěvek představuje paušální náhradu těchto výdajů.

15.2.Pokud zaměstnanec obdržel zálohu na cestovní výdaje a ve stanovené lhůtě nepředloží příslušnou žádost o náhradu cestovních výdajů, odečte se záloha na cestovní výdaje od následné výplaty platu. Odečtená záloha na cestovní výdaje bude proplacena pouze v případě, je-li podána žádost o náhradu cestovních výdajů.

16.Povinnosti a odpovědnost zaměstnanců

Zaměstnanci odpovídají za přesnost a úplnost prohlášení a údajů poskytnutých při plánování, uskutečňování a vykazování svých služebních cest. Aniž jsou dotčena ustanovení služebního řádu Dopravního společenství, odpovídají za jakoukoli neoprávněně obdrženou částku nebo za pochybení.

Zaměstnanci musí služební cestu uskutečnit v souladu s obecnými požadavky na výkon stanovenými ve služebním řádu Dopravního společenství. Očekává se, že zaměstnanci splňují nejpřísnější normy profesní etiky a jsou vždy nezávislí.

17.Kontrolní opatření

Dopravní společenství uchovává záznamy, doklady a důkazy týkající se povolení, plánování a organizace služebních cest, jakož i provedení příslušných plateb po dobu pěti let.

Použijí se finanční pravidla a revizní postupy Dopravního společenství.

18.Závěrečné poznámky

Tato pravidla pro služební cesty nabývají účinku dnem přijetí regionálním řídícím výborem.

PŘÍLOHA I – B

STRUČNÝ PŘEHLED

v případě služební cesty ředitele

stálého sekretariátu Dopravního společenství

Vyplní se a podepíše před odjezdem:

ÚČEL CESTY
CÍL CESTY
DATUM ODJEZDU
DATUM NÁVRATU
TRASA
UBYTOVÁNÍ
VE SPOJENÍ SE SOUKROMOU CESTOU	□ ne □ ano: □ náklady na služební cestu spojenou se soukromou cestou: ………. □ náklady na služební cestu bez spojení se soukromou cestou........
PŘEDPOKLÁDANÉ NÁKLADY
POZNÁMKY

Podpis:

Datum:

Vyplní se a podepíše po návratu:

KONEČNÉ NÁKLADY

Cestovní výdaje:

Denní příspěvek:

Ostatní:

CELKOVÉ NÁKLADY:

BYLO DOSAŽENO CÍLE CESTY?

ANO/NE

POZNÁMKY:

Podpis:

Datum:

PŘÍLOHA II

NÁVRH

ROZHODNUTÍ
REGIONÁLNÍHO ŘÍDÍCÍHO VÝBORU DOPRAVNÍHO SPOLEČENSTVÍ 2020/

ze dne...

o přijetí pravidel náhrady výdajů vynaložených osobami mimo stálý sekretariát Dopravního společenství, které byly přizvány k účasti na zasedáních v rámci své odborné způsobilosti

REGIONÁLNÍ ŘÍDÍCÍ VÝBOR DOPRAVNÍHO SPOLEČENSTVÍ,

s ohledem na Smlouvu o založení Dopravního společenství, a zejména na čl. 24 odst. 1 a článek 35 této smlouvy,

ROZHODL TAKTO:

Článek 1

Přijímají se pravidla náhrady výdajů vynaložených osobami mimo stálý sekretariát Dopravního společenství, které byly přizvány k účasti na zasedáních Dopravního společenství v rámci své odborné způsobilosti.

Za regionální řídící výbor

předseda/předsedkyně

Pravidla náhrady výdajů vynaložených osobami mimo stálý sekretariát Dopravního společenství, které byly přizvány k účasti na zasedáních v rámci

své odborné způsobilosti

ČLÁNEK 1

1.Tato pravidla se vztahují na:

a)osoby mimo Dopravní společenství, které jsou vyzvány k vydání zvláštního odborného stanoviska ve výboru nebo v pracovní skupině, bez ohledu na místo konání zasedání;

b)osoby odpovědné za doprovod zdravotně postižené osoby, kterou Dopravní společenství přizvalo k účasti na zasedání v rámci její odborné způsobilosti.

2.Odborníky mohou být odborníci ze soukromého sektoru nebo vládní odborníci:

a)odborníky ze soukromého sektoru jsou jednotlivci, kteří zastupují občanskou společnost nebo pracují pro soukromou organizaci a kteří byli vyzváni, aby Dopravnímu společenství poskytli své osobní odborné znalosti nebo aby zastupovali své organizace v konkrétní oblasti, nehájí však zájmy určité země;

b)vládními odborníky jsou jednotlivci, kteří byli pozváni jako zástupci celostátního, regionálního nebo místního orgánu veřejné správy členského státu EU nebo jihovýchodoevropské strany nebo kteří byli takovýmto orgánem jmenováni.

ČLÁNEK 2

Stálý sekretariát Dopravního společenství neodpovídá za hmotnou, nehmotnou či fyzickou újmu způsobenou přizvaným odborníkům nebo osobám odpovědným za doprovod zdravotně postiženého odborníka během jejich cesty nebo pobytu v místě konání zasedání, pokud tuto újmu nelze přičíst přímo stálému sekretariátu Dopravního společenství.

Dopravní společenství neodpovídá zejména za nehody, jejichž účastníky jsou pozvaní odborníci, kteří k cestě na zasedání použijí vlastní dopravní prostředek.

ČLÁNEK 3

1.Všichni odborníci mají nárok na náhradu cestovních výdajů z místa uvedeného v pozvánce (adresa pracoviště nebo bydliště) do místa konání zasedání, a to nejvhodnějším dopravním prostředkem vzhledem k dané vzdálenosti. V případě vzdálenosti menší než 400 km (jedním směrem, podle oficiální vzdálenosti po železnici) to je obvykle cesta vlakem první třídou a u vzdáleností větších než 400 km cesta letadlem v ekonomické třídě. Pokud letecká doprava zahrnuje let v délce čtyř hodin nebo více, jsou hrazeny náklady na letenku v business třídě.

2.Ředitel stálého sekretariátu Dopravního společenství se výslovně vynasnaží zajistit konání zasedání tak, aby mohli odborníci využít ekonomicky nejvýhodnější sazby jízdného. Ředitel stálého sekretariátu Dopravního společenství obzvláště pečlivě přezkoumá všechny žádosti o náhradu, které se týkají mimořádně drahých letů. Má právo provádět jakékoli kontroly, které mohou být zapotřebí, a vyžádat si od odborníka za tímto účelem veškeré potřebné důkazy. Pokud se to jeví jako odůvodněné, má rovněž právo omezit náhradu na sazby standardně uplatňované u obvyklých cest z místa výkonu služebních povinností nebo z místa bydliště odborníka na místo zasedání.

3.Cestovní výdaje se proplácejí po předložení originálních podpůrných dokladů: přepravních dokladů a faktur nebo v případě on-line rezervací výtisku elektronické rezervace a palubních vstupenek pro cestu tam. Předložené doklady musí udávat příslušnou třídu, dobu jízdy a uhrazenou částku.

4.Náklady na cestu soukromým vozidlem se nahrazují ve stejné výši jako vlaková jízdenka první třídou.

5.Není-li na dané trase železniční doprava zajištěna, náklady na cestu soukromým vozidlem se nahrazují sazbou ve výši 0,22 EUR na km.

6.Náklady na přepravu taxislužbou se nehradí.

ČLÁNEK 4

1.Denní příspěvek vyplacený za každý den zasedání představuje paušální částku na pokrytí veškerých výdajů v místě konání zasedání, včetně například stravování a místní dopravy (autobus, tramvaj, metro, taxi, parkování, dálniční poplatky atd.), jakož i na cestovní a úrazové pojištění.

2.Denní příspěvek činí 92,00 EUR.

3.Pokud se místo odjezdu uvedené v pozvánce nachází ve vzdálenosti do 100 km od místa konání zasedání, snižuje se denní příspěvek o 50 %.

4.Musí-li odborník strávit v místě konání zasedání jednu nebo více nocí, jelikož doba zasedání neodpovídá letovým nebo jízdním řádům 4 , má rovněž nárok na příspěvek na ubytování. Tento příspěvek činí 100,00 EUR za noc. Počet nocí nesmí překročit počet dnů konání zasedání +1.

5.Výjimečně může být vyplacen dodatečný příspěvek na ubytování a/nebo denní příspěvek v případě, že prodloužení pobytu umožní odborníkovi dosáhnout snížení nákladů na dopravu, které přesahuje výši těchto příspěvků.

6.Denní příspěvek a/nebo příspěvek na ubytování lze odůvodněným rozhodnutím ředitele stálého sekretariátu Dopravního společenství v případě odborníků na velmi vysoké úrovni zvýšit o 50 %.

ČLÁNEK 5

Pokud se s ohledem na náklady vzniklé zdravotně postiženému odborníkovi v důsledku jeho zdravotního postižení nebo osobě, která jej doprovází, příspěvky stanovené v článku 4 zdají být zjevně nepřiměřené, hradí se na žádost ředitele stálého sekretariátu Dopravního společenství výdaje po předložení podpůrných dokladů.

ČLÁNEK 6

1.Není-li v pozvánce a v žádosti o uspořádání zasedání uvedeno jinak, mají odborníci ze soukromého sektoru nárok na denní příspěvek za každý den zasedání a případně na příspěvek na ubytování, pokud čestně prohlásí, že pro stejnou návštěvu neobdrží podobný příspěvek nebo podobné příspěvky od jiné instituce. Ředitel stálého sekretariátu Dopravního společenství zajistí soulad mezi obsahem pozvánek a žádosti o uspořádání zasedání.

2.Vládní odborníci obdrží denní příspěvek za každý den zasedání a případně příspěvek na ubytování za předpokladu, že je tak stanoveno v jednacím řádu výboru nebo pracovní skupiny a pod podmínkou, že čestně prohlásí, že pro stejnou návštěvu neobdrží podobný příspěvek nebo podobné příspěvky od svého správního orgánu.

3.Ředitel stálého sekretariátu Dopravního společenství může odůvodněným rozhodnutím a po předložení podpůrných dokladů povolit náhradu výdajů, které museli pozvaní odborníci vynaložit v důsledku zvláštních pokynů, jež obdrželi písemně.

4.Veškeré náhrady cestovních výdajů, denních příspěvků a/nebo příspěvků na ubytování se provádějí na stejný bankovní účet.

5.Náhrada nákladů vládních odborníků se vyplácí na účet vlády, jednoho z jejích ministerstev nebo veřejného subjektu, pokud vláda, některé z jejích ministerstev nebo veřejný subjekt neuplatní výjimku.

ČLÁNEK 7

1.Maximální počet odborníků na zasedání, bez ohledu na to, zda mají nárok na náhradu výdajů, či nikoli, představuje jednoho odborníka za každou jihovýchodoevropskou stranu a každý členský stát EU, který je pozván jako vládní odborník, a počet odborníků ze soukromého sektoru se rovná počtu vládních odborníků.

2.V případě společných zasedání několika výborů nebo pracovních skupin se může ředitel stálého sekretariátu Dopravního společenství odůvodněným rozhodnutím od tohoto pravidla odchýlit.

ČLÁNEK 8

1.Platební příkaz se vypracovává na základě žádosti o náhradu, řádně vyplněné a podepsané odborníkem a tajemníkem zasedání, který odpovídá za ověření přítomnosti odborníka.

2.Odborníci musí poskytnout tajemníkovi zasedání dokumenty, které jsou nezbytné pro náhradu, a to dopisem, faxem nebo e-mailem s datem poštovního razítka nebo s vyznačeným datem nejpozději 30 kalendářních dnů od posledního dne zasedání.

3.Stálý sekretariát Dopravního společenství nahradí náklady odborníků do 30 kalendářních dnů.

4.Pokud odborník nemůže poskytnout řádné odůvodnění, které je uznáno odůvodněným rozhodnutím ředitele stálého sekretariátu Dopravního společenství, zbavuje nedodržení odstavce 2 Dopravní společenství jakékoli povinnosti nahradit cestovní výdaje nebo vyplatit jakékoli příspěvky.

ČLÁNEK 9

1.Náhrada cestovních výdajů se provádí v eurech, případně se směnným kurzem platným v den zasedání.

2.Denní příspěvek a případně příspěvek na ubytování se proplácí v eurech na základě paušální sazby platné v den konání zasedání.

PŘÍLOHA III

NÁVRH

ROZHODNUTÍ

REGIONÁLNÍHO ŘÍDÍCÍHO VÝBORU DOPRAVNÍHO SPOLEČENSTVÍ 2020/

ze dne...

o postupu plnění rozpočtu a předkládání a revize účtů vztahujícím se na Dopravní společenství

REGIONÁLNÍ ŘÍDÍCÍ VÝBOR DOPRAVNÍHO SPOLEČENSTVÍ,

s ohledem na Smlouvu o založení Dopravního společenství, a zejména na čl. 24 odst. 1 a článek 35 této smlouvy,

ROZHODL TAKTO:

Článek 1

Přijímají se finanční pravidla a revizní postupy vztahující se na Dopravní společenství.

Za regionální řídící výbor

předseda/předsedkyně

PŘÍLOHA III

OBSAH

HLAVA I: PŘEDMĚT

HLAVA II: POVINNOSTI STRAN

HLAVA III: ROZPOČTOVÉ ZÁSADY

KAPITOLA 1 ZÁSADA SPRÁVNOSTI ROZPOČTU

KAPITOLA 2 ZÁSADA ROČNÍHO ROZPOČTU

KAPITOLA 3 ZÁSADA VYROVNANOSTI

KAPITOLA 4 ZÁSADA ZÚČTOVACÍ JEDNOTKY

KAPITOLA 5 ZÁSADA UNIVERZÁLNOSTI

KAPITOLA 6 ZÁSADA SPECIFIKACE

KAPITOLA 7 ZÁSADA ŘÁDNÉHO FINANČNÍHO ŘÍZENÍ

KAPITOLA 8 ZÁSADA TRANSPARENTNOSTI

KAPITOLA 9 VNITŘNÍ KONTROLA PLNĚNÍ ROZPOČTU

HLAVA IV: ROZPOČTOVÝ VÝBOR

HLAVA V: PLNĚNÍ ROZPOČTU

KAPITOLA 1 OBECNÁ USTANOVENÍ

KAPITOLA 2 ÚČASTNÍCI FINANČNÍCH OPERACÍ

KAPITOLA 3 ODPOVĚDNOST ÚČASTNÍKŮ FINANČNÍCH OPERACÍ

KAPITOLA 4 PŘÍJMOVÉ OPERACE

KAPITOLA 5 VÝDAJOVÉ OPERACE

HLAVA VI: ZADÁVÁNÍ VEŘEJNCÝH ZAKÁZEK

HLAVA VII: PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍCH ZÁVĚREK A ÚČETNICTVÍ

KAPITOLA 1 PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍCH ZÁVĚREK

KAPITOLA 2 ÚČETNICTVÍ

KAPITOLA 3 INVENTÁRNÍ SOUPISY MAJETKU

HLAVA VIII: EXTERNÍ AUDIT A OCHRANA FINANČNÍCH ZÁJMŮ

KAPITOLA 1 EXTERNÍ AUDIT

HLAVA IX: PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

HLAVA I

PŘEDMĚT

Článek 1

Tato pravidla stanoví postupy plnění rozpočtu Dopravního společenství v souladu s článkem 35 Smlouvy o Dopravním společenství (dále jen „smlouva“) 5 .

HLAVA II

POVINNOSTI STRAN

Článek 2

1.Strany převedou 75 % svých finančních příspěvků pro Dopravní společenství nejpozději do 31. března každého roku. Strany převedou zbývajících 25 % svých příspěvků nejpozději do 30. června každého roku.

2.Finanční příspěvky stran pro Dopravní společenství musí být poskytnuty v eurech.

3.Dopravní společenství hradí transakční náklady účtované jeho poskytovatelem platebních služeb a smluvní strany hradí transakční náklady účtované jejich poskytovatelem platebních služeb.

HLAVA III

ROZPOČTOVÉ ZÁSADY

Článek 3

Plnění rozpočtu Dopravního společenství (dále jen „rozpočet“) je v souladu se zásadami správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a transparentnosti, jak je stanoveno v těchto pravidlech.

KAPITOLA 1

ZÁSADA SPRÁVNOSTI ROZPOČTU

Článek 4

Výdaje mohou být přiděleny na závazek nebo schváleny pouze v mezích schválených prostředků.

KAPITOLA 2

ZÁSADA ROČNÍHO ROZPOČTU

Článek 5

Správní výdaje vyplývající ze smluv, které se vztahují na období delší než jeden rozpočtový rok, ať již kvůli místním zvyklostem, nebo protože se jedná o dodávky zařízení, se zapisují k tíži rozpočtu toho rozpočtového roku, ve kterém se uskutečnily.

Článek 6

1.Prostředky schválené v rozpočtu pro příslušný rok lze použít pouze na pokrytí výdajů přidělených a vyplacených v tomto rozpočtovém roce a na pokrytí částek splatných na základě závazků z předchozího rozpočtového roku.

2.Prostředky na závazky se zaúčtují do rozpočtového roku na základě právních závazků přijatých do 31. prosince uvedeného roku.

3.Prostředky na platby se zaúčtují do rozpočtového roku na základě plateb provedených účetním do 31. prosince uvedeného roku.

4.Prostředky přenesené z předchozích rozpočtových let se zaúčtují jako takové.

KAPITOLA 3

ZÁSADA VYROVNANOSTI

Článek 7

Dopravní společenství nesmí brát půjčky.

KAPITOLA 4

ZÁSADA ZÚČTOVACÍ JEDNOTKY

Článek 8

Rozpočet se plní v eurech a účty se vedou v eurech. Pro účely peněžních toků je však stálý sekretariát Dopravního společenství oprávněn provádět operace v jiných měnách.

KAPITOLA 5

ZÁSADA UNIVERZÁLNOSTI

Článek 9

1.Od výše žádostí o platbu, faktur nebo výkazů, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, lze odečíst:

a)sankce uložené stranám smluv, včetně smluv o zadání zakázky;

b)úpravy o neoprávněně vyplacené částky, které lze uskutečnit přímým snížením nové platby stejného druhu poukázané stejnému příjemci platby ve stejné kapitole, ve stejném článku a ve stejném rozpočtovém roce, kdy došlo k přeplatku, a které mohou vést k průběžným platbám nebo k výplatě zůstatku.

2.Slevy, náhrady a rabaty z faktur a žádostí o platbu se nevykazují jako příjmy Dopravního společenství.

3.Případné záporné zůstatky se do rozpočtu zapisují jako výdaje.

KAPITOLA 6

ZÁSADA SPECIFIKACE

Článek 10

1.Ředitel může použít prostředky přidělené na danou rozpočtovou položku pro účely, které jsou v rozpočtu přiděleny jiné rozpočtové položce, za předpokladu, že to umožňuje rozhodnutí regionálního řídícího výboru, kterým se přijímá příslušný rozpočet, a to v povolených mezích.

2.O přijetí rozhodnutí podle odstavce 1 informuje ředitel regionální řídící výbor do sedmi dnů.

KAPITOLA 7

ZÁSADA ŘÁDNÉHO FINANČNÍHO ŘÍZENÍ

Článek 11

4.Rozpočtové prostředky se využívají v souladu se zásadou řádného finančního řízení, která zahrnuje zásady hospodárnosti, efektivnosti a účinnosti.

5.Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje používané Dopravním společenstvím k výkonu jeho činnosti byly dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.

6.Zásada efektivnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.

7.Zásada účinnosti se týká splnění stanovených specifických cílů a dosažení zamýšlených výsledků. Tyto výsledky musí být posouzeny.

KAPITOLA 8

ZÁSADA TRANSPARENTNOSTI

Článek 12

8.Rozpočet se plní a účetní závěrky se předkládají v souladu se zásadou transparentnosti.

9.Rozpočet a opravné rozpočty přijaté s konečnou platností se zveřejní na internetových stránkách stálého sekretariátu Dopravního společenství.

KAPITOLA 9

VNITŘNÍ KONTROLA PLNĚNÍ ROZPOČTU

Článek 13

1.Rozpočet Dopravního společenství je plněn s uplatněním účinné a efektivní vnitřní kontroly.

2.Pro účely plnění rozpočtu Dopravního společenství je vnitřní kontrola definována jako postup použitelný na všech úrovních řízení a je navržena tak, aby poskytla přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:

a)účinnosti, efektivnosti a hospodárnosti operací;

b)spolehlivosti výkazů;

c)ochrany majetku a informací;

d)předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;

e)náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.

3.Účinná a efektivní vnitřní kontrola je založena na osvědčených mezinárodních postupech a zahrnuje zejména prvky stanovené v čl. 36 odst. 3 a 4 nařízení (EU, Euratom) 2018/1046 s přihlédnutím ke struktuře a velikosti Dopravního společenství, povaze úkolů, které mu byly svěřeny, a souvisejícím částkám a finančním a provozním rizikům.

HLAVA IV

ROZPOČTOVÝ VÝBOR

Článek 14

1.Zřizuje se rozpočtový výbor.

2.Rozpočtový výbor radí řediteli při finančním řízení operací Dopravního společenství.

3.Rozpočtový výbor může podávat zprávy regionálnímu řídícímu výboru a vydávat doporučení v rozpočtových záležitostech a v jakékoli záležitosti, která může mít dopad na rozpočet.

4.Za účelem plnění úkolů popsaných v odstavci 2 obdrží rozpočtový výbor veškeré nezbytné informace nebo vysvětlení týkající se rozpočtových záležitostí a záležitostí s potenciálním dopadem na rozpočet.

Článek 15

1.Rozpočtový výbor se skládá z jednoho člena z každé z jihovýchodoevropských stran a ze dvou členů Evropské unie zastoupené Evropskou komisí.

2.Zasedáním rozpočtového výboru předsedá Evropská komise. Předseda může jmenovat spolupředsedu.

3.Rozpočtový výbor uspořádá nejméně dvě řádná zasedání ročně. Kromě toho se schází z podnětu předsedy nebo na žádost alespoň jedné třetiny svých členů.

4.Rozpočtový výbor přijme svůj jednací řád. Jeho doporučení mohou být přijata písemným postupem. Rozpočtový výbor rozhoduje prostou většinou hlasů, včetně kladného hlasu Evropské unie. V případě rovnosti hlasů rozhoduje hlas Evropské unie.

5.Stálý sekretariát Dopravního společenství poskytuje rozpočtovému výboru správní podporu.

6.Stálý sekretariát je na zasedáních rozpočtového výboru zastoupen bez hlasovacího práva.

HLAVA V

PLNĚNÍ ROZPOČTU

KAPITOLA 1

OBECNÁ USTANOVENÍ

Článek 16

Funkce schvalující osoby vykonává ředitel.

Článek 17

Ředitel může přenést pravomoci týkající se plnění rozpočtu na zaměstnance stálého sekretariátu. Takto zmocněné osoby mohou jednat pouze v mezích pravomocí, které jim byly výslovně svěřeny, a jsou vázány tímto rozhodnutím. Ředitel zašle regionálnímu řídícímu výboru kopii každého rozhodnutí o přenesení pravomoci přijatému podle tohoto článku.

Článek 18

1.Všem účastníkům finančních operací ve smyslu kapitoly 2 této hlavy je zakázáno přijímat jakákoli opatření týkající se plnění rozpočtu, která mohou uvést jejich zájmy do střetu se zájmy Dopravního společenství. Pokud takový případ nastane, musí dotyčný účastník od takových opatření upustit a věc postoupit příslušnému orgánu.

2.Ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných nebo soukromých důvodů, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, hospodářských zájmů nebo jakýchkoli jiných společných zájmů s příjemcem nebo dodavatelem zpochybněn nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka při plnění rozpočtu nebo auditora.

3.Příslušným orgánem uvedeným v odstavci 1 je přímý nadřízený dotčeného zaměstnance. Je-li tímto zaměstnancem ředitel, je příslušným orgánem regionální řídící výbor.

Článek 19

Ukáže-li se to nezbytným, lze externím subjektům nebo orgánům smluvně svěřit úkoly v oblasti technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují ani výkon veřejné moci, ani použití pravomoci volného uvážení.

KAPITOLA 2

ÚČASTNÍCI FINANČNÍCH OPERACÍ

Oddíl 1

Zásada oddělení funkcí

Článek 20

Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.

Oddíl 2

Schvalující osoba

Článek 21

1.Schvalující osoba odpovídá za plnění příjmů a výdajů.

2.K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje a schvaluje platby v souladu s příslušnými ustanoveními tohoto rozhodnutí a provádí úkony nezbytné pro čerpání prostředků.

3.Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a vydávání inkasních příkazů. Případně zahrnuje také upuštění od stanovených nároků.

4.Schvalující osoba zajistí, aby byly řádně uchovávány všechny podpůrné doklady týkající se operací provedených za období pěti let.

Článek 22

1.S náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede schvalující osoba organizační strukturu, vnitřní řízení, kontrolní systémy a postupy (dále jen „vnitřní pravidla pro řízení financování Dopravního společenství“), jež jsou vhodné pro plnění jejích úkolů, včetně případného následného ověřování.

2.Provozní a finanční hlediska operace ověřují před jejím schválením jiní zaměstnanci než ten, který operaci zahájil. Zahájení a předběžné a následné ověření operace jsou dvě oddělené činnosti.

3.Zaměstnanci odpovědní za ověřování se liší od zaměstnanců, kteří operaci zahájili, a nesmějí jim být podřízeni.

Článek 23

Ředitel jako schvalující osoba předkládá regionálnímu řídícímu výboru výroční zprávu o činnosti (dále jen „zpráva schvalující osoby“), která obsahuje finanční informace a informace o řízení.

Článek 24

Každý zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací, který se domnívá, že rozhodnutí, jež má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu s těmito pravidly, nebo s profesními pravidly, která zaměstnanec musí dodržovat, o tom písemně uvědomí ředitele. Ředitel přijme v přiměřené lhůtě opatření. Pokud tak neučiní, informuje o tom zaměstnanec regionální řídící výbor.

Článek 25

V případě přenesení pravomocí týkajících se plnění rozpočtu se článek 21 těchto pravidel použije obdobně i na pověřené úředníky.

Oddíl 3

Účetní

Článek 26

1.Na návrh Evropské komise jmenuje ředitel v souladu s platnými pravidly pro přijímání zaměstnanců, pracovní podmínky a vyváženost s ohledem na zeměpisný původ zaměstnanců stálého sekretariátu účetního, který je ve stálém sekretariátu odpovědný za:

a)řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;

b)přípravu a předkládání účetní závěrky v souladu s hlavou V;

c)vedení účetnictví v souladu s hlavou V;

d)uplatňování účetních pravidel, metod a účtové osnovy v souladu s hlavou V;

e)stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytování nebo odůvodňování účetních údajů;

f)správu pokladny.

2.S výhradou odstavce 3 je účetní sám oprávněn spravovat hotovost a jiná aktiva a je odpovědný za jejich úschovu.

3.V případě potřeby může účetní pověřit některými úkoly jiné zaměstnance, aniž je dotčena zásada oddělení funkcí.

KAPITOLA 3

ODPOVĚDNOST ÚČASTNÍKŮ FINANČNÍCH OPERACÍ

Oddíl 1
Obecná pravidla

Článek 27

1.Odpovědnost podle těchto pravidel je osobní.

2.V případě jakékoli protiprávní činnosti, podvodu, korupce nebo nesrovnalosti, které mohou poškodit zájmy Dopravního společenství, informuje účastník finanční operace neprodleně ředitele, nebo pokud to považuje za vhodné, regionální řídící výbor nebo Evropský úřad pro boj proti podvodům. „Finančními zájmy Dopravního společenství“ se rozumí veškeré příjmy, výdaje a aktiva, které jsou pokryty z rozpočtu Dopravního společenství, z tohoto rozpočtu pocházejí nebo do něho mají být odvedeny.

3.Pokud došlo při činnosti k nesrovnalostem nebo podvodu, pozastaví příslušná schvalující osoba postup a může přijmout jakákoli nezbytná opatření, včetně zrušení jakéhokoli rozhodnutí přijatého v rámci uvedené činnosti. Příslušná schvalující osoba informuje o případech podezření z podvodu nebo nesrovnalostí neprodleně všechny příslušné orgány, případně včetně Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) a Úřadu evropského veřejného žalobce.

Článek 28

1.Schvalující osoba může kdykoliv dočasně nebo s konečnou platností pověření odejmout. Regionální řídící výbor a předseda rozpočtového výboru jsou o takovém opatření neprodleně informováni s řádným odůvodněním.

2.Na základě předběžné dohody s Evropskou komisí může být účetní ředitelem kdykoli dočasně nebo s konečnou platností odvolán ze své funkce. Na návrh Evropské komise jmenuje ředitel prozatímního účetního a následně stálého účetního v souladu s pravidly pro přijímání zaměstnanců Dopravního společenství.

Článek 29

1.Ustanoveními této kapitoly není dotčena trestněprávní odpovědnost, kterou mohou nést schvalující osoba a osoby uvedené v této kapitole podle platných vnitrostátních právních předpisů země bydliště a platných ustanovení o ochraně finančních zájmů Dopravního společenství a o boji proti korupci úředníků Dopravního společenství nebo úředníků smluvních stran.

2.V případě důkazů o protiprávní činnosti, podvodu nebo korupci, které mohou poškodit zájmy Dopravního společenství, se věc předloží příslušným orgánům a subjektům.

Oddíl 2

Pravidla vztahující se na schvalující osobu

Článek 30

1.Schvalující osoba může být vyzvána k celkové nebo částečné náhradě jakýchkoli škod, které vznikly Dopravnímu společenství v důsledku vážného porušení úřední povinnosti při výkonu nebo v souvislosti s výkonem její funkce, zejména pokud stanoví inkasní nárok, vydá inkasní příkaz, přidělí výdaj na závazek nebo podepíše platební příkaz v rozporu s tímto rozhodnutím. Totéž platí, pokud schvalující osoba v důsledku vážného porušení úřední povinnosti:

a) nevystaví doklad o stanovení pohledávky;

b)nevydá inkasní příkaz nebo bezdůvodně zdrží vydání inkasního příkazu;

c)nevydá platební příkaz nebo zdrží jeho vydání a tím způsobí soukromoprávní odpovědnost Dopravního společenství vůči třetím osobám.

2.Pověřená schvalující osoba, která se domnívá, že rozhodnutí, které spadá do její pravomoci, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu se zásadami řádného finančního řízení, o tom písemně uvědomí orgán, který ji pověřil. Pokud orgán, který ji pověřil, poté pověřené schvalující osobě vydá písemně odůvodněný pokyn k provedení dotyčného rozhodnutí, musí je schvalující osoba provést, přičemž ji nelze povolat k odpovědnosti.

3.V případě pověření odpovídá schvalující osoba i nadále za účinnost zavedených vnitřních pravidel řízení a za výběr pověřené schvalující osoby.

4.Schvalující osoba není odpovědná za rozhodnutí přijatá regionálním řídícím výborem v případě, že jsou striktně dodržována. Pokud schvalující osoba s kterýmkoli z těchto rozhodnutí nesouhlasí, má právo o tom písemně uvědomit příslušný orgán. Je však povinna se příslušnými rozhodnutími řídit.

KAPITOLA 4

PŘÍJMOVÉ OPERACE

Oddíl 1

Obecná ustanovení

Článek 31

Kromě příspěvků smluvních stran jsou součástí příjmů Dopravního společenství úroky vzniklé na jeho účtech.

Oddíl 2

Odhady pohledávek

Článek 32

Příslušná schvalující osoba provede pro všechna opatření nebo situace, které mohou založit pohledávku ve prospěch subjektu Dopravního společenství nebo její změnu, první odhad pohledávek.

Oddíl 3

Stanovení pohledávek u třetích stran

Článek 33

1.Stanovení pohledávky je úkon, kterým schvalující osoba nebo pověřená schvalující osoba:

a)ověřuje, zda dluh existuje;

b)určuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;

c)ověřuje podmínky splatnosti dluhu.

2.Veškeré pohledávky identifikované jako jisté, o stanovené pevné částce a splatné se stanovují inkasním příkazem vydaným účetnímu, načež se dlužníkovi zasílá výzva k úhradě. Oba tyto doklady vystavuje a zasílá příslušná schvalující osoba.

3.V náležitě odůvodněných případech mohou být některé běžné příjmy stanoveny předběžně.

Předběžné stanovení se vztahuje na více inkasních operací, jejichž výši proto není třeba stanovovat samostatně.

Před koncem rozpočtového roku upraví schvalující osoba předběžně stanovené pohledávky, aby zajistila, že jejich výše odpovídá skutečně stanoveným pohledávkám.

Článek 34

Schválení inkasa je úkon, kterým příslušná schvalující osoba vystavením inkasního příkazu vydává pokyn účetnímu, aby inkasoval pohledávku, kterou schvalující osoba stanovila.

Článek 35

4.Neoprávněně vyplacené částky musí být získány zpět.

5.Účetní jedná na základě inkasních příkazů k pohledávkám řádně stanoveným schvalující osobou nebo příslušnou schvalující osobou. Zajistí s náležitou pečlivostí, aby Dopravní společenství obdrželo své příjmy a aby byla zachována jeho práva.

6.Pokud příslušná schvalující osoba hodlá upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Rozhodnutí schvalující osoby o upuštění od inkasa musí být odůvodněné. Schvalující osoba nesmí toto rozhodnutí přenést na jinou osobu. V rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být uvedeno, jaká opatření byla učiněna k provedení inkasa, a právní a skutkový stav, z něhož toto rozhodnutí vychází.

7.Příslušná schvalující osoba stanovenou pohledávku zruší, vede-li odhalení právní nebo věcné chyby ke zjištění, že pohledávka nebyla stanovena správně. Takovéto zrušení se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím příslušné schvalující osoby.

8.Příslušná schvalující osoba stanovenou pohledávku zvýší nebo sníží, pokud má odhalení věcné chyby za následek změnu výše pohledávky a pokud tato oprava nezpůsobí zánik zjištěného nároku Dopravního společenství. Takováto oprava se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím příslušné schvalující osoby.

9.Má-li dlužník vůči Dopravnímu společenství pohledávku, která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené ve výzvě k úhradě stanovené pohledávky započtením.

Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Dopravního společenství a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Dopravního společenství mohla být nedobytná, může provést inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené ve výzvě k úhradě.

Souhlasí-li dlužník, může účetní inkaso provést započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené ve výzvě k úhradě.

10.Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 9 tohoto článku, konzultuje schvalující osobu a informuje dotyčného dlužníka nebo dlužníky.

11.Započtení podle odstavce 9 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Dopravní společenství povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.

Článek 36

1.Po skutečném inkasu splatné pohledávky provede účetní zápis do účtů a uvědomí příslušnou schvalující osobu.

2.Pro všechny platby v hotovosti účetnímu je vydáno potvrzení.

Článek 37

1.Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup k provedení inkasa jakýmikoli právními prostředky.

2.Účetní inkasuje částky započtením proti případným odpovídajícím pohledávkám dlužníka vůči Dopravnímu společenství, přičemž tyto pohledávky musí být jisté, o stanovené pevné částce a splatné, a to za předpokladu, že je toto započtení právně přípustné.

Článek 38

Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:

a)dlužník se zaváže k zaplacení úroků za celé dodatečně povolené období počínaje dnem, kdy byla platba původně splatná, se sazbou uplatňovanou Evropskou centrální bankou na její hlavní refinanční operace v eurech (referenční sazba) s připočtením osmi bazických bodů. Referenční sazbou je platná sazba zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie první den měsíce, ve kterém končí platební lhůta;

b) v zájmu ochrany práv Dopravního společenství složí dlužník finanční jistotu, která kryje jistinu i úroky.

KAPITOLA 5

VÝDAJOVÉ OPERACE

Článek 39

1.Každý výdaj musí být přidělen na závazek a zaplacen.

Oddíl 1

Přidělení výdajů na závazek

Článek 40

1.Rozpočtový závazek je operace, kterou se rezervují přidělené prostředky nutné k pokrytí následných úhrad sloužících ke splnění právního závazku.

2.Právní závazek je úkon, kterým příslušná schvalující osoba zakládá nebo zjišťuje závazek, ze kterého vyplývá zatížení rozpočtu.

Článek 41

1.U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu, musí příslušná schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout nejprve rozpočtový závazek.

2.Individuální právní závazky týkající se individuálních rozpočtových závazků jsou uzavřeny do 31. prosince běžného rozpočtového roku.

Článek 42

1.Příslušná schvalující osoba zruší nevyužitý zůstatek rozpočtových závazků v souvislosti s rokem N do 31. března roku N+1.

2.Lhůta pro splnění právních závazků přijatých v souvislosti s akcemi, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, a odpovídajících rozpočtových závazků jiných než výdaje na zaměstnance se stanoví v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Části těchto závazků, které nejsou provedeny do šesti měsíců po uplynutí lhůty pro plnění, se zruší.

3.Pokud právní závazek nevedl k platbě po uplynutí tří let, příslušná schvalující osoba jej zruší.

Článek 43

Při přijímání rozpočtového závazku se příslušná schvalující osoba ujistí, že:

a)výdaj byl přiřazen ke správnému bodu rozpočtu;

b)prostředky jsou k dispozici;

c)výdaj je v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními smlouvy, s vnitřními pravidly řízení Dopravního společenství;

a)je dodržena zásada řádného finančního řízení.

Oddíl 2

Potvrzení výdajů

Článek 44

Potvrzení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba:

a)ověřuje existenci věřitelova nároku;

b)ověřuje splnění podmínek splatnosti pohledávky;

c)určuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky.

Článek 45

1.Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu.

2.Rozhodnutí o potvrzení výdaje se provádí podpisem doložky „předáno k platbě“ příslušnými schvalujícími osobami.

Oddíl 3

Schválení výdaje

Článek 46

1.Schválení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba vydá vystavením platebního příkazu pokyn účetnímu, aby uhradil jí potvrzený výdaj.

2.Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu. Příslušná schvalující osoba uchovává podklady v souladu s čl. 35 odst. 4.

3.Platební příkaz postoupený účetnímu je případně doprovázen dokladem o tom, že majetek byl zapsán do inventárního soupisu uvedeného v článku 60.

Oddíl 4

Platba výdajů

Článek 47

1.Platba musí být založena na důkazu, že odpovídající akce byla provedena v souladu s ustanoveními základního právního aktu a zahrnuje jednu z těchto operací:

a)platbu celkové dlužné částky;

b)platbu dlužné částky některým z těchto způsobů:

–předběžným financováním, případně rozloženým do několika plateb;

–jednou nebo několika průběžnými platbami;

–platbou zůstatku dlužných částek. Předběžné financování se započítává v plné výši nebo částečně proti průběžným platbám.

Celkové předběžné financování a průběžné platby se započítávají proti platbě zůstatků.

2.Různé platby uvedené v odstavci 1 budou zaúčtovány podle typu k okamžiku, ke kterému byly uskutečněny.

Článek 48

Platbu výdajů provádí účetní v mezích dostupných prostředků.

HLAVA VI

ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK

Článek 49

Použije se směrnice Evropského parlamentu a Rady 2014/24/EU ze dne 26. února 2014 o zadávání veřejných zakázek a o zrušení směrnice 2004/18/ES.

HLAVA VII

PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍCH ZÁVĚREK A ÚČETNICTVÍ

KAPITOLA 1

PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍCH ZÁVĚREK

Článek 50

Roční účetní závěrka Dopravního společenství zahrnuje:

a)finanční výkazy Dopravního společenství a připojené přílohy;

b)zprávu o plnění rozpočtu Dopravního společenství.

Článek 51

Účetní závěrka musí být v souladu s účetními pravidly stanovenými v nařízení (EU, Euratom) 2018/1046, musí být přesná a srozumitelná a musí podávat věrný a poctivý obraz, pokud jde o:

a)finanční výkazy, aktiva, pasiva, náklady a výnosy, práva a závazky neuvedené jako aktiva nebo pasiva a peněžní tok;

b)zprávu o plnění rozpočtu, o příjmových a výdajových operacích.

Článek 52

Finanční výkazy musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Finanční výkazy se vypracovávají v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami uvedenými v účetních pravidlech podle článku 80 nařízení (EU, Euratom) 2018/1046 nebo s mezinárodními účetními standardy pro veřejný sektor (dále jen „IPSAS“), jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví.

Článek 53

1.V souladu se zásadou účetnictví na akruální bázi se příjmy a výdaje zaznamenávají v období, ve kterém vznikly, nebo byly vynaloženy, bez ohledu na datum platby nebo inkasa.

2.Hodnota aktiv a pasiv je stanovena podle pravidel oceňování obsažených v účetních metodách uvedených v mezinárodním účetním standardu a v případě potřeby ve vnitrostátních standardech země sídla.

Článek 54

1.Finanční výkazy jsou uváděny v eurech a obsahují:

a)rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, které představují veškerá aktiva a pasiva, finanční situaci a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; jsou předkládány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 80 nařízení (EU, Euratom) 2018/1046 nebo se standardy IPSAS vycházejícími ze zásad akruálního účetnictví;

b)výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;

c)výkaz změn vlastního kapitálu během účetního období.

2.Příloha finančních výkazů doplňuje a vysvětluje informace předložené ve výkazech uvedených v odstavci 1 a obsahuje veškeré doplňující informace předepsané mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud se tyto informace vztahují k činnosti Dopravního společenství.

KAPITOLA 2
ÚČETNICTVÍ

Oddíl 1

Společná ustanovení

Článek 55

1.Účetní systém Dopravního společenství představuje soubor manuálních a počítačových postupů a kontrol, které umožňují identifikaci příslušných operací nebo událostí; přípravu přesných zdrojových dokumentů, přesné zadávání údajů do účetních záznamů, přesné zpracování operací, řádnou aktualizaci základních souborů a vytváření přesných dokumentů a zpráv.

2.Účetnictví je tvořeno obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech za kalendářní rok.

3.Údaje obecných a rozpočtových účtů se uzavírají ke konci rozpočtového roku, aby mohla být sestavena účetní závěrka uvedená v kapitole 1.

4.Účetní používá účetní pravidla a metody, které zohledňují mezinárodně uznávané účetní standardy pro veřejný sektor a případně pravidla uplatňovaná orgány veřejné správy hostitelské země.

Oddíl 2
Obecné účty

Článek 56

Obecné účty zachycují v chronologickém pořadí s využitím metody podvojného zápisu všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou a finanční situaci a aktiva a pasiva Dopravního společenství.

Článek 57

1.Pohyby na účtech a zůstatky účtů se zapisují do účetních knih.

2.Každý účetní zápis, včetně oprav v účetních záznamech, se provádí na základě účetních dokladů, na které odkazuje.

3.Účetní systém musí umožnit vyhledat všechny účetní zápisy.

Článek 58

Po uzavření rozpočtového roku až do dne předložení konečné účetní závěrky provádí účetní Dopravního společenství opravy, které, aniž by vyvolaly platby k tíži nebo inkasa ve prospěch uvedeného rozpočtového roku, jsou nezbytné pro věrný a poctivý obraz údajů v těchto účtech v souladu s těmito pravidly.

Oddíl 3
Rozpočtové účty

Článek 59

1.Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu.

2.Pro účely odstavce 1 zaznamenávají rozpočtové účty veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace.

3.Stálý sekretariát vypracuje každý rok nejpozději do 30. března výroční zprávu. Tato zpráva obsahuje:

–zprávu o činnosti vysvětlující práci stálého sekretariátu a dosažené výsledky. Tato zpráva podává přehled o pokroku při plnění cílů stanovených v ročním pracovním programu stálého sekretariátu,

–finanční zprávu o plnění rozpočtu.

KAPITOLA 3

INVENTÁRNÍ SOUPISY MAJETKU

Článek 60

Dopravní společenství vede soupisy množství a hodnoty veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku Dopravního společenství.

HLAVA VIII

EXTERNÍ AUDIT A OCHRANA FINANČNÍCH ZÁJMŮ

Článek 61

Účetní sestavuje každoročně účetní závěrku za předchozí rok, a to nejpozději do 31. března. Tuto účetní závěrku schvaluje ředitel.

Článek 62

Nezávislí externí auditoři určení regionálním řídícím výborem provádějí každoroční audit Dopravního společenství. Pokud regionální řídící výbor nestanoví jinak, lze funkční období externích auditorů každý rok prodloužit.

Článek 63

1.Externí auditoři předloží regionálnímu řídícímu výboru zprávu spolu s výkazem aktiv a pasiv a ověřenou účetní závěrkou nejpozději do osmi měsíců od konce účetního období, k němuž se tyto dokumenty vztahují. Regionální řídící výbor může rozpočtovému výboru poskytnout informace, které považuje za vhodné.

2.Ředitel vznese ke zprávě externích auditorů připomínky, jež považuje za vhodné.

3.Externí auditoři provádějí audity, které považují za nezbytné, v souladu se schváleným mandátem. Externí auditoři kontrolují zejména účetní záznamy a postupy Dopravního společenství za účelem ověření přesnosti a úplnosti záznamů. Externí audit stanoví celkovou platnost finančních výkazů.

4.Externí auditoři předloží regionálnímu řídícímu výboru zprávu o auditu a ověřenou účetní závěrku spolu s prohlášením o věrohodnosti týkajícím se spolehlivosti účetní závěrky a legality a správnosti uskutečněných operací nejpozději do osmi měsíců po skončení účetního období, ke kterému se účetní závěrka vztahuje. Na žádost regionálního řídícího výboru předloží rozpočtový výbor regionálnímu řídícímu výboru připomínky k dokumentům předloženým auditory, které považuje za vhodné.

Článek 64

1. Schvalující osoba a regionální řídící výbor neprodleně předají úřadu OLAF a Evropské komisi veškeré informace získané v souladu s článkem 27.

2. Regionální řídící výbor a zaměstnanci Dopravního společenství plně spolupracují při ochraně finančních zájmů Unie, zejména s Úřadem evropského veřejného žalobce a úřadem OLAF, a poskytují jim příslušné informace a na požádání veškerou pomoc nezbytnou k výkonu jejich příslušných pravomocí, včetně provádění vyšetřování v souladu s nařízením Rady (EU) 2017/1939 a nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013. Schvalující osoba rovněž zajistí, aby třetí osoba, která se podílí na plnění rozpočtu Dopravního společenství, plně spolupracovala a udělila Úřadu evropského veřejného žalobce a úřadu OLAF rovnocenná práva.

3. Úřad OLAF má pravomoc provádět správní vyšetřování v prostorách Dopravního společenství, včetně práva na přístup za účelem kontroly v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.

HLAVA IX

PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 65

Regionální řídící výbor je oprávněn získávat veškeré nezbytné informace nebo vysvětlení ohledně plnění rozpočtu.

Článek 66

Po schválení Evropskou komisí může ředitel v případě potřeby přijmout pokyny k provádění těchto pravidel.

Článek 67

Do jmenování členů rozpočtového výboru vykonává jeho funkce podle čl. 14 odst. 2 Evropská komise.

Článek 68

Tato pravidla jsou závazná v celém rozsahu pro smluvní strany smlouvy a subjekty zřízené smlouvou.

Tato pravidla nabývají účinku dnem přijetí regionálním řídícím výborem.