9.12.2015   

CS

Úřední věstník Evropské unie

C 409/275

ZPRÁVA

o ověření roční účetní závěrky Evropské agentury pro provozní řízení rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva (eu-LISA) za rozpočtový rok 2014, spolu s odpovědí agentury

(2015/C 409/31)

ÚVOD

1.

Evropská agentura pro provozní řízení rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva (eu-LISA) (dále jen „agentura“), která sídlí v Tallinnu, Štrasburku a St. Johannu im Pongau, byla zřízena nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1077/2011 (1). Hlavním posláním agentury je vykonávat provozní řízení Schengenského informačního systému druhé generace (SIS II), Vízového informačního systému (VIS) a Eurodacu (2).

INFORMACE, Z NICHŽ VYCHÁZÍ PROHLÁŠENÍ O VĚROHODNOSTI

2.

Audit Účetního dvora je založen na analytických postupech, přímém testování operací a posouzení klíčových kontrol v systémech dohledu a kontroly, které agentura zavedla. Kromě toho se využívají důkazní informace získané na základě práce jiných auditorů a analýza prohlášení vedoucích pracovníků k auditu.

PROHLÁŠENÍ O VĚROHODNOSTI

3.

V souladu s ustanoveními článku 287 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) provedl Účetní dvůr audit:

a)

roční účetní závěrky agentury, jež obsahuje finanční výkazy (3) a zprávy o plnění rozpočtu (4) za rozpočtový rok 2014;

b)

legality a správnosti operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá.

Odpovědnost vedení

4.

Vedení odpovídá za vypracování a věrnou prezentaci roční účetní závěrky agentury a za legalitu a správnost operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá (5):

a)

Součástí odpovědnosti vedení za roční účetní závěrku agentury je navrhnout, zavést a provádět vnitřní kontrolní systém relevantní pro sestavení a věrnou prezentaci účetní závěrky, jež neobsahuje významné (materiální) nesprávnosti způsobené podvodem nebo chybou, zvolit a uplatňovat vhodné účetní metody na základě účetních pravidel přijatých účetním Komise (6) a provádět účetní odhady, které jsou s ohledem na dané okolnosti přiměřené. Výkonný ředitel schvaluje roční účetní závěrku agentury poté, co ji účetní agentury sestavil na základě všech dostupných informací a vypracoval k účetní závěrce osvědčení, v němž se mimo jiné uvádí, že účetní má přiměřenou jistotu, že účetní závěrka ve všech významných (materiálních) ohledech podává věrný a poctivý obraz finanční situace agentury.

b)

Odpovědnost vedení za legalitu a správnost uskutečněných operací a dodržování zásady řádného finančního řízení spočívá v navržení, zavedení a vykonávání účinného a efektivního systému vnitřní kontroly, včetně odpovídajícího dohledu a vhodných opatření, aby nedocházelo k nesrovnalostem a podvodům, a v případě nutnosti též soudního řízení za účelem zpětného získání neoprávněně vyplacených nebo použitých prostředků.

Odpovědnost auditora

5.

Účetní dvůr je na základě svého auditu povinen předložit Evropskému parlamentu a Radě (7) prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti roční účetní závěrky agentury a legality a správnosti operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá. Účetní dvůr provedl audit v souladu s mezinárodními auditorskými standardy a etickými kodexy vydanými Mezinárodní federací účetních (IFAC) a mezinárodními standardy nejvyšších kontrolních institucí vydanými Mezinárodní organizací nejvyšších kontrolních institucí (INTOSAI). V souladu s těmito standardy je Účetní dvůr povinen naplánovat a provést audit tak, aby získal přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka agentury neobsahuje významné (materiální) nesprávnosti a že uskutečněné operace jsou legální a správné.

6.

Audit zahrnuje provedení auditorských postupů, jejichž cílem je získat důkazní informace o částkách a údajích zveřejněných v účetní závěrce a o legalitě a správnosti operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá. Výběr postupů závisí na úsudku auditora, který je založen na vyhodnocení rizika významných (materiálních) nesprávností v účetní závěrce a rizika, že uskutečněné operace nejsou ve významné (materiální) míře, ať z důvodu podvodu nebo chyby, v souladu s požadavky právního rámce Evropské unie. Při vyhodnocování těchto rizik auditor zkoumá veškeré vnitřní kontroly, které se vztahují k sestavení a věrné prezentaci účetní závěrky, a zavedené systémy dohledu a kontroly, jejichž cílem je zajistit legalitu a správnost operací, a navrhuje auditorské postupy, které jsou za daných okolností vhodné. Při auditu se rovněž hodnotí vhodnost uplatňovaných účetních zásad, přiměřenost provedených účetních odhadů a také celková prezentace účetní závěrky. V souladu s čl. 208 odst. 4 finančního nařízení EU Účetní dvůr vzal při vypracovávání této zprávy a prohlášení o věrohodnosti v úvahu auditní činnost nezávislého externího auditora provedenou v souvislosti s účetní závěrkou agentury (8).

7.

Účetní dvůr se domnívá, že získané důkazní informace jsou dostatečné a vhodné k tomu, aby na jejich základě mohl vydat prohlášení o věrohodnosti.

Výrok o spolehlivosti účetní závěrky

8.

Podle názoru Účetního dvora roční účetní závěrka agentury ve všech významných (materiálních) ohledech věrně zobrazuje její finanční situaci k 31. prosinci 2014 a výsledky jejího hospodaření a peněžní toky za daný rok v souladu s ustanoveními jejího finančního nařízení a účetních pravidel, která přijal účetní Komise.

Výrok o legalitě a správnosti uskutečněných operací

9.

Podle názoru Účetního dvora jsou operace, na nichž se zakládá roční účetní závěrka agentury za rozpočtový rok 2014, ve všech významných (materiálních) ohledech legální a správné.

Zdůraznění skutečnosti týkající se spolehlivosti účetní závěrky

10.

Aniž by zpochybňoval výrok vyjádřený v bodě 8, Účetní dvůr upozorňuje na ocenění Schengenského informačního systému (SIS II), vízového informačního systému (VIS) a (systémů) EURODAC v účetnictví agentury. Provozní řízení těchto systémů představuje hlavní činnost agentury. Vzhledem k absenci spolehlivých a úplných informací ohledně celkových nákladů na vývoj těchto systémů jsou systémy zaznamenány na účtech agentury v čisté účetní hodnotě na základě účetních knih Komise a na konci roku jsou aktualizovány (přibližně 6,6 milionu EUR k datu převodu a 2,1 milionu EUR k 31. prosinci 2014). Tyto hodnoty se týkají zejména hardwaru a standardních softwarových komponent a nezahrnují náklady na vývoj softwaru (viz bod 6.3.1 přílohy k roční účetní závěrce agentury).

11.

Následující připomínky výrok Účetního dvora o spolehlivosti účetní závěrky ani jeho výrok o legalitě a správnosti uskutečněných operací nezpochybňují.

PŘIPOMÍNKY K ROZPOČTOVÉMU ŘÍZENÍ

12.

Z prostředků přidělených na závazky ve výši 6,6 milionu EUR v hlavě I (osobní náklady) a II (správní výdaje), které byly přeneseny z roku 2013 do roku 2014, bylo 1,7 milionu EUR (26 %) v roce 2014 zrušeno, což svědčí o tom, že rozpočtové potřeby byly na konci roku 2013 nadhodnoceny.

13.

Míra prostředků přidělených na závazky a přenesených do roku 2015 v hlavě II (správní výdaje) byla vysoká, a sice 15 milionů EUR, tj. 87 % (2013: 6 milionů EUR, tj. 79 %). Tyto přenosy souvisely především se zpožděním při zadávání veřejných zakázek na rozšíření a renovaci sídla agentury ve Štrasburku. Objem přenesených prostředků byl vysoký také v hlavě III (operační výdaje), kde dosahoval 24,5 milionu EUR (85 %) (2013: srovnatelné údaje nejsou k dispozici), což souviselo zejména s víceletými zakázkami na údržbu systémů IT. Vysoká míra zrušených prostředků přenesených z roku 2013 a objem přenosů z roku 2014 do roku 2015 jsou v rozporu se zásadou ročního rozpočtu. Je třeba zavést spolehlivé postupy pro plánování, plnění a monitorování rozpočtu.

KONTROLA OPATŘENÍ PŘIJATÝCH V NÁVAZNOSTI NA PŘIPOMÍNKY Z PŘEDCHÁZEJÍCÍHO ROKU

14.

Přehled nápravných opatření přijatých v návaznosti na připomínky vyjádřené Účetním dvorem v předcházejícím roce uvádí příloha I.

Tuto zprávu přijal senát IV, jemuž předsedá Milan Martin CVIKL, člen Účetního dvora, v Lucemburku na svém zasedání dne 15. září 2015.

Za Účetní dvůr

předseda

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

(1)  Úř. věst. L 286, 1.11.2011, s. 1.

(2)  Pravomoci a činnosti agentury jsou shrnuty v příloze II. Tato příloha se předkládá pro informační účely.

(3)  Finanční výkazy obsahují rozvahu a výkaz finanční výkonnosti, tabulku peněžních toků, výkaz změn čistých aktiv a shrnutí významných účetních zásad a další vysvětlující informace.

(4)  Zprávy o plnění rozpočtu obsahují výsledný účet plnění rozpočtu a přílohu k němu.

(5)  Články 39 a 50 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1271/2013 (Úř. věst. L 328, 7.12.2013, s. 42).

(6)  Účetní pravidla přijatá účetním Komise vycházejí z mezinárodních účetních standardů pro veřejný sektor (IPSAS), vydaných Mezinárodní federací účetních, případně z mezinárodních účetních standardů (IAS)/mezinárodních standardů účetního výkaznictví (IFRS), vydaných Radou pro mezinárodní účetní standardy.

(7)  Článek 107 nařízení (EU) č. 1271/2013.

(8)  Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (Úř. věst. L 298, 26.10.2012, s. 1).

PŘÍLOHA I

Kontrola opatření přijatých v návaznosti na připomínky z předcházejícího roku

Rok

Připomínka Účetního dvora

Stav nápravného opatření

(dokončeno/probíhá/zatím neprovedeno/není relevantní)

2013

Zdůraznění skutečnosti ve vztahu ke spolehlivosti účetní závěrky

11.

Aniž by Účetní dvůr zpochybňoval výrok vyjádřený v bodě 9, upozorňuje na ocenění Schengenského informačního systému (SIS II), vízového informačního systému (VIS) a (systémů) EURODAC v účetnictví agentury. Provozní řízení těchto systémů bylo převedeno z Komise na agenturu v květnu 2013 nevýměnnou transakcí a představuje hlavní činnost agentury. Vzhledem k absenci spolehlivých a úplných informací ohledně celkových nákladů na vývoj těchto systémů jsou systémy zaznamenány na účtech agentury v čisté účetní hodnotě na základě účetních knih Komise a na konci roku jsou aktualizovány. Tyto hodnoty se týkají zejména hardwaru a standardních softwarových komponent a nezahrnují náklady na vývoj softwaru (viz bod 6.3.1 přílohy k roční účetní závěrce agentury).

Není relevantní

2013

Na konci roku se stále ještě pracovalo na standardech vnitřní kontroly agentury. Správní rada agentury je přijala v červnu 2014.

Dokončeno

2013

Agentura nemá pojištění k dlouhodobému hmotnému majetku s výjimkou požárního pojištění kryjícího několik rizik v prostorách v Tallinnu.

Probíhá

2013

Podle zakládajícího nařízení agentury nesla Komise odpovědnost za zřízení a počáteční provoz agentury do doby, než byla agentuře udělena finanční autonomie dne 22. května 2013. Migrace údajů o prostředcích na platby a na závazky z Komise na agenturu byl složitý proces a sesouhlasení údajů mezi účetními systémy Komise a agentury byl dokončeno v červnu 2014. To mělo vliv na plánování plateb agentury a přípravu její předběžné účetní závěrky.

Není relevantní

2013

Podle konečné účetní závěrky činila míra plnění rozpočtu 96 % u prostředků na závazky a 67 % u prostředků na platby. Vzhledem k tomu, že část rozpočtu agentury plnila Komise a vzhledem k rozdílům mezi rozpočtovou strukturou Komise a agentury nebylo v roce 2013 možné provést podrobnější analýzu podle rozpočtových položek.

Není relevantní

2013

Podle zakládajícího nařízení agentury poskytují země přidružené k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem příspěvek do rozpočtu agentury. Přestože země přidružené k Schengenu systémy řízené agenturou v roce 2013 využívaly, jednání Komise s těmito zeměmi stále pokračovala.

Probíhá

2013

Přestože se sídlo agentury nachází v Tallinnu (se 46 obsazenými pracovními místy), operační činnosti se realizují ve Štrasburku (kde je obsazeno 79 pracovních míst). Efektivnost řízení a správní náklady by se patrně snížily, pokud by byli všichni zaměstnanci soustředěni v jedné lokalitě.

Není relevantní

(mimo vliv agentury)

2013

S hostitelským státem (Estonsko) zatím nebyla uzavřena dohoda o ústředí, která by vyjasňovala podmínky fungování agentury a práce jejích zaměstnanců, a v době auditu jednání o této problematice stále probíhala.

Dokončeno

PŘÍLOHA II

Evropská agentura pro provozní řízení rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva (Tallinn)

Pravomoci a činnosti

Oblasti pravomocí Unie podle Smlouvy

(článek 74, čl. 77 odst. 2 písm. a) a b), čl. 78 odst. 2 písm. e), čl. 79 odst. 2 písm. c), čl. 82 odst. 1 písm. d), čl. 85 odst. 1, čl. 87 odst. 2 písm. a) a čl. 88 odst. 2) Smlouvy o fungování Evropské unie)

Přispět k vytváření prostoru volného pohybu osob zvýšením spolupráce v přeshraničních otázkách, jako je azyl, přistěhovalectví, hraniční kontrola a soudní a policejní spolupráce v trestních záležitostech.

Pravomoci agentury

(nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1077/2011)

S ohledem na zakládající nařízení (EU) č. 1077/2011 ze dne 25. října 2011 a aniž jsou dotčeny příslušné povinnosti Komise a členských států v rámci legislativních nástrojů upravujících rozsáhlé systémy IT, jsou cíle agentury následující:

a)

účinný, bezpečný a nepřetržitý provoz rozsáhlých informačních systémů (v současné době Schengenského informačního systému druhé generace (SIS II), Vízového informačního systému (VIS) a rozsáhlé databáze pro porovnávání otisků prstů za účelem účinného uplatňování Dublinské úmluvy (Eurodac);

b)

účinné a finančně odpovědné řízení rozsáhlých informačních systémů;

c)

patřičná úroveň služeb uživatelům rozsáhlých informačních systémů;

d)

plynulý a nepřetržitý provoz;

e)

vysoká úroveň ochrany údajů v souladu s platnými pravidly, včetně zvláštních předpisů pro každý z rozsáhlých informačních systémů;

f)

vhodná úroveň zabezpečení údajů a fyzické bezpečnosti v souladu s platnými pravidly, včetně zvláštních předpisů pro každý z rozsáhlých informačních systémů;

g)

používání struktury projektového řízení vhodné k účinnému vývoji rozsáhlých informačních systémů.

Správa

1.

 Správní rada

Správní rada eu-LISA se skládá z jednoho zástupce každého členského státu, dvou zástupců Evropské komise a dále z jednoho člena z každé země přidružené k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem. Správní rada zajišťuje, aby agentura plnila své úkoly, včetně jmenování a případně také odvolání výkonného ředitele.

2.

 Výkonný ředitel

Výkonný ředitel eu-LISA je jmenován správní radou na základě seznamu způsobilých kandidátů vybraných v otevřeném výběrovém řízení pořádaném Komisí. Výkonný ředitel řídí a zastupuje agenturu. Za tímto účelem nese plnou odpovědnost za plnění úkolů svěřených agentuře a podléhá postupu pro udělení absolutoria za plnění rozpočtu Evropským parlamentem.

3.

 Poradní skupiny: poradní skupina pro SIS II, poradní skupina pro VIS a poradní skupina pro Eurodac

Poradní skupiny se skládají ze zástupce každého členského státu, Komise a z jednoho člena z každé země přidružené k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem. Jejich úkolem je poskytovat správní radě odborné poznatky související s rozsáhlými informačními systémy, zejména v rámci vypracovávání ročního pracovního programu a výroční zprávy o činnosti.

4.

 Externí audit

Evropský účetní dvůr

5.

 Interní audit

Oddělení interního auditu agentury (IAC).

Útvar interního auditu Evropské komise (IAS)

6.

 Orgán udělující absolutorium

Evropský parlament na doporučení Rady

Zdroje, které měla agentura k dispozici v roce 2014 (2013)

Rozpočet

59,38(61,35) milionu EUR (prostředky na závazky)

64,91(34,38) milionu EUR (prostředky na platby), z toho 100 % (100 %) je dotace EU

Počet zaměstnanců k 31. prosinci 2014

Schválená pracovní místa:

—

120 (120) dočasných zaměstnanců

—

8 (6) smluvních zaměstnanců

—

6 (6) vyslaných národních odborníků

Obsazená pracovní místa:

—

119 (120) dočasných zaměstnanců

—

5 (5) smluvních zaměstnanců

—

5 (3) vyslaných národních odborníků

Produkty a služby poskytnuté v roce 2014 (2013)

Produkty a služby poskytnuté v roce 2014 zahrnovaly následující:

—

provozní řízení a vývoj SIS II, VIS a Eurodacu,

—

asistenční služba (helpdesk): poskytovala podpůrné služby na základní úrovni uživatelům všech systémů, které agentura řídí,

—

monitorování a příprava odpovídajících dohod o poskytování služeb v souvislosti se systémy, které agentura řídí,

—

koordinace, zabezpečení a dohled nad vztahy mezi členskými státy a poskytovatelem sítě pro komunikační infrastrukturu SIS II, Eurodac a VIS (síť sTESTA),

—

účast při přípravných procesech spojených s návrhem, vývojem a zaváděním nových systémů,

—

statistika: včasné a přesné poskytování statistických údajů a informací o výkonnosti systémů, jak to stanoví relevantní právní předpisy,

—

předkládání zpráv: plnění všech vykazovacích povinností stanovených v zakládajícím nařízení a právních předpisech pro systémy IT, které agentura řídí,

—

monitorování nových technologií a řešení relevantních pro provozní řízení a vývoj SIS II, VIS a Eurodacu a dalších rozsáhlých systémů IT,

—

školení: poskytování na míru vytvořených plánů školení pro vnitrostátní orgány o systémech IT, které agentura řídí,

—

zřízení neformální sítě bezpečnostních expertů s členskými státy za účelem vzájemného včasného varování v oblastech kybernetiky, výměny osvědčených postupů a řízení bezpečnostních incidentů.

Zdroj: Přílohu poskytla agentura.

ODPOVĚĎ AGENTURY

10.

Agentura bere na vědomí skutečnost, na kterou upozornil Účetní dvůr. Předpokládá se, že čistá účetní hodnota těchto přenesených aktiv bude ke dni 31. prosince 2015 nižší než 2 00  000 EUR.

12.

Agentura uznává připomínku Účetního dvora. Po získání finanční nezávislosti v roce 2013 bylo z GŘ pro migraci a vnitřní věci na agenturu převedeno několik závazků týkajících se správních výdajů. V nové organizační/logistické struktuře agentury se ukázalo, že analýza proveditelnosti zahrnující tyto závazky není vždy relevantní. V okamžiku, kdy bylo přijato rozhodnutí týkající se přenosů prostředků, navíc agentura ještě nedosáhla plného počtu zaměstnanců, takže v určitých oblastech byla možnost správy rozpočtu omezená.

Agentura mezitím výrazně zlepšila svoji schopnost monitorování a realizace přenosů prostředků. Očekává se, že v porovnání s rokem 2014 se v roce 2015 objem i podíl zrušení prostředků sníží.

13.

Agentura uznává význam přesného plánování rozpočtu a přijala opatření na zlepšení své schopnosti plánovat, monitorovat a vynakládat dostupné rozpočtové prostředky. Předpokládá se, že užší spolupráce mezi provozními a správními funkcemi, další návrh účinných vnitřních kontrol, ale i postupné získávání zkušeností a odbornosti v rámci agentury po získání finanční nezávislosti v roce 2013 jsou faktory, které přispějí k lepší kontrole cyklu plnění rozpočtu. Mimoto se v současné době zavádějí konkrétní organizační opatření, mezi která patří formalizace vlastnictví rozpočtových položek a odpovědnosti na úrovni ověřování operačních výdajů, zřízení místa rozpočtového úředníka, pravidelné předkládání zpráv o plnění rozpočtu. Cílem těchto opatření je podpořit lepší kontrolu nad řízením a monitorováním rozpočtu.

Pokud jde o přenesené rozpočtové prostředky, agentura postupovala přesně podle finančního nařízení, výsledkem čehož byly jak automatické, tak i neautomatické přenosy rozpočtových prostředků v souladu s platnými zásadami ročního rozpočtu.

Pokud jde o neautomatické přenosy týkající se sídla agentury ve Štrasburku, v souladu s platnými předpisy je na základě řádně odůvodněného návrhu agentury schválila správní rada.

Při hodnocení objemu přenesených závazků je třeba poukázat na diferencovaný charakter rozpočtových prostředků v hlavě III. Již v roce 2013, po získání finanční nezávislosti, byly z GŘ pro migraci a vnitřní věci na agenturu převedeny závazky C8 ve výši 40 milionů EUR. Zároveň se v rozpočtech agentury na roky 2014, 2015 a (na základě předběžných ukazatelů) 2016 předpokládá vyrovnání prostředků na závazky a prostředků na platby. Z hlediska snížení objemu závazků C8 přenesených do hlavy III v průběhu následujících let se jedná o nesnadný úkol.