o ověření roční účetní závěrky Úřadu pro harmonizaci na vnitřním trhu za rozpočtový rok 2013, spolu s odpověďmi úřadu

KONTROLA OPATŘENÍ PŘIJATÝCH V NÁVAZNOSTI NA PŘIPOMÍNKY Z PŘEDCHÁZEJÍCÍCH LET

(3) Pravomoci a činnosti úřadu jsou shrnuty v příloze II. Tato příloha se předkládá pro informační účely.

(4) Finanční výkazy obsahují rozvahu a výsledovku, tabulku peněžních toků, výkaz změn čistých aktiv a shrnutí významných účetních zásad a další vysvětlující poznámky.

(5) Zprávy o plnění rozpočtu obsahují výsledný účet plnění rozpočtu a přílohu k němu.

(6) Články 38 a 43 nařízení rozpočtového výboru Úřadu pro harmonizaci na vnitřním trhu č. CB-3-09.

(7) Účetní pravidla přijatá účetním Komise vycházejí z mezinárodních účetních standardů pro veřejný sektor (IPSAS), vydaných Mezinárodní federací účetních, případně z mezinárodních účetních standardů (IAS)/mezinárodních standardů účetního výkaznictví (IFRS), vydaných Radou pro mezinárodní účetní standardy.

(8) Články 91 a 95 nařízení rozpočtového výboru Úřadu pro harmonizaci na vnitřním trhu č. CB-3-09.

PŘÍLOHA I

Kontrola opatření přijatých v návaznosti na připomínky z předcházejících let

Rok	Připomínka Účetního dvora	Stav nápravného opatření (dokončeno/probíhá/zatím neprovedeno/není relevantní)
2011	Účetní dvůr zjistil řadu nedostatků týkajících se dohody o rozsahu služeb uzavřené v roce 2011 mezi úřadem a Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie (CdT). Dohoda byla úřadem podepsána dne 20. června 2011 a podle článku 10 je platná od 1. ledna 2011. Plnění dohody započalo před jejím podpisem. Na žádost CdT byla poskytnuta platba 1,8 milionu EUR jako náhrada (1). Tato platba byla navíc schválena bez rozpočtového závazku a bez disponibilních prostředků (2).	Není relevantní
2011	Je třeba zlepšit správu dlouhodobého majetku úřadu. U nehmotného majetku vytvořeného úřadem nebyly účetní postupy a informace o nákladech spolehlivé.	Dokončeno
2011	Hotovost na účtech úřadu ke konci roku 2011 činila celkem 520 milionů EUR (v roce 2010 to bylo 495 milionů EUR). Na základě politiky správy pokladny, schválené rozpočtovým výborem v roce 2010, byla hotovost na účtech uložena u celkem devíti bank v pěti členských státech.	Dokončeno Účetní dvůr však zjistil, že objem hotovosti je stále vysoký.
2012	Z prostředků přidělených na závazky ve výši 31,9 milionu EUR, které byly přeneseny z roku 2011 do roku 2012, bylo 4,16 milionu EUR (13 %) v roce 2012 zrušeno. Z této částky se 1,93 milionu EUR týkalo dohod o spolupráci s členskými státy, které jim přidělené prostředky v plné výši nevyčerpaly.	Není relevantní
2012	V roce 2012 dosahovala celková míra prostředků přidělených na závazky 93 %, což znamená, že závazky byly prováděny včas. Míra přidělených prostředků přenesených do roku 2013 však byla vysoká: 36,7 milionu EUR (19 % přidělených prostředků celkem), z čehož se 21,7 milionu EUR týkalo rozpočtové hlavy II (správní výdaje) a 14,1 milionu EUR rozpočtové hlavy III (operační výdaje). Vysoká míra přenosů byla způsobena především pozdním předložením faktur za zboží a služby dodané v roce 2012. V hlavě II byla příčinou vysokého objemu přenosů řada víceletých zakázek v souvislosti s výstavbou nové budovy úřadu (6,09 milionu EUR) a s pořízením informačnětechnologického vybavení (7,67 milionu EUR). V hlavě III se přenosy týkají především dohod o spolupráci s členskými státy, k nimž se výkazy nákladů měly předložit až v roce 2013 (8,13 milionu EUR). V posledních měsících roku 2012 byly také objednány překladatelské služby (5,43 milionu EUR) se splatností až v roce 2013.	Není relevantní

(1) Minimální hodnota byla ve smlouvě stanovena na 16,3 milionu EUR. Služby poskytnuté v roce 2011 činily celkem 14,5 milionu EUR.

(2) Tato platba byla provedena z rozpočtu na rok 2012.

PŘÍLOHA II

Úřad pro harmonizaci na vnitřním trhu (Alicante)

Pravomoci a činnosti

Oblasti pravomocí Unie podle Smlouvy

(články 36 a 56 Smlouvy o fungování Evropské unie)

Volný pohyb zboží

[…] zákazy nebo omezení […] odůvodněné ochranou průmyslového nebo obchodního vlastnictví […] nesmějí sloužit jako prostředky svévolné diskriminace nebo zastřeného omezování obchodu mezi členskými státy.

[…] omezení volného pohybu služeb uvnitř Unie pro státní příslušníky členských států, kteří jsou usazeni v jiném členském státě, než se nachází příjemce služeb, jsou zakázána. [...]

Pravomoci úřadu

(nařízení Rady (ES) č. 207/2009)

(nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 386/2012)

Cíle

Provádět právní předpisy Unie v oblasti ochranných známek a vzorů, které poskytují podnikům právo na jednotnou ochranu na celém území Evropské unie.

Podporovat diskusi, výzkum, školení, komunikaci, vytváření pokročilých nástrojů podpory IT a šíření osvědčených postupů v oblasti průmyslového vlastnictví.

Úkoly

—	přijímat a zapisovat přihlášky k zápisu do rejstříku,

—	zkoumat podmínky zápisu do rejstříku a soulad s právem Unie,

—	vyhledávat na úřadech průmyslového vlastnictví členských států již existující národní ochranné známky,

—	vydávat přihlášky,

—	zkoumat námitky třetích stran,

—	zapisovat přihlášky do rejstříku a odmítat přihlášky,

—	zkoumat návrhy na zrušení nebo na prohlášení o neplatnosti,

—	projednávat odvolání proti rozhodnutí,

—	zlepšovat chápání hodnoty duševního vlastnictví,

—	zlepšovat chápání rozsahu a dopadu porušování práv duševního vlastnictví,

—	rozšiřovat znalosti osvědčených postupů veřejného a soukromého sektoru s cílem chránit práva duševního vlastnictví,

—	pomáhat při zvyšování povědomí občanů o dopadu porušování práv duševního vlastnictví,

—	rozšiřovat odborné znalosti osob zapojených do prosazování práv duševního vlastnictví,

—	rozšiřovat znalosti technických nástrojů pro předcházení a řešení porušování práv duševního vlastnictví, včetně systémů sledování, které pomáhají rozlišit mezi pravými a padělanými výrobky,

—	poskytovat mechanismy, které pomáhají zlepšovat on-line výměnu informací souvisejících s prosazováním práv duševního vlastnictví mezi orgány členských států činnými v této oblasti a podporovat spolupráci s uvedenými orgány a mezi nimi navzájem,

—	na základě konzultací s členskými státy usilovat o podporu mezinárodní spolupráce s úřady pro duševní vlastnictví ve třetích zemích s cílem vytvářet strategie a rozvíjet postupy, dovednosti a nástroje pro prosazování práv duševního vlastnictví.

Správa

Správní rada

Složení

—	jeden zástupce z každého členského státu a jeden zástupce Komise a jejich náhradníci

Úkol

—	být poradním orgánem prezidenta ve věcech, které patří do pravomoci úřadu

—	sestavovat seznamy kandidátů (podle článku 125) na prezidenta, viceprezidenty a předsedy a členy odvolacího senátu

Prezident úřadu

—	jmenován Radou ze seznamu nejvýše tří kandidátů sestaveného správní radou

Rozpočtový výbor

Složení

—	jeden zástupce z každého členského státu a jeden zástupce Komise a jejich náhradníci

Úkol

—	přijímat rozpočet a finanční nařízení, udělovat absolutorium prezidentovi a určovat náklady na rešeršní zprávy

Rozhodnutí v souvislosti s řízením

Rozhodnutí přijímají:

a)	průzkumoví referenti;

b)	námitková oddělení;

c)	oddělení pro správu známek a právní otázky;

d)	zrušovací oddělení;

e)	odvolací senáty.

Externí audit

Evropský účetní dvůr

Orgán udělující absolutorium

Rozpočtový výbor úřadu

Zdroje, které měl úřad k dispozici v roce 2013 (2012)

Rozpočet

418 (429) milionů EUR.

Počet zaměstnanců k 31. prosinci 2013

861 (775) pracovních míst v plánu pracovních míst, z toho obsazených pracovních míst: 731 (680) + 171 (138) míst ostatních zaměstnanců (pomocní zaměstnanci, vyslaní národní odborníci, místní zaměstnanci a pracovníci zprostředkovatelských agentur, zvláštní poradci)

Celkový počet zaměstnanců: 902 (818)

Produkty a služby poskytnuté v roce 2013 (2012)

Ochranné známky

Počet přihlášek: 1 14 421(1 07 924)

Počet zápisů: 98 092(95 645)

Počet námitek: 17 006(16 634)

Odvolání k odvolacím senátům: 2 602(2 339)

Neukončená odvolací řízení: 2 361(2 352)

Vzory

Obdržené vzory: 95 429(92 175)

Zapsané vzory: 84 056(78 658)

Zdroj: Přílohu poskytl úřad.

ODPOVĚDI ÚŘADU

11.

Úřad v současnosti společně s vnitrostátními úřady zavádí opatření, jejichž cílem je snížení vysoké míry rušení přenosů. Na zkoušku byla zavedena předběžná zpráva o plnění vypracovávaná každých šest měsíců. Jakmile se do přípravy této zprávy zapojí více subjektů, úřad má v úmyslu rozšířit její použití i na důležité projekty, které provádí ve spolupráci s vnitrostátními úřady. Úřad také zanalyzuje případné přizpůsobení dohod (pro rok 2015) s vnitrostátními úřady, aby minimalizoval míru přenosů, které nejsou nutné.

12.

Kromě opatření uvedených výše, která by snížila vysokou míru přenesených prostředků zejména v rámci hlavy III, ale také v rámci hlavy II, úřad v současnosti pracuje s CDT na systému, který by měl přispět ke snížení objemu přenesených prostředků na konci roku. Navíc, jak poznamenal Účetní dvůr, rozšiřování sídla úřadu a vývoj v oblasti IT ospravedlňuje vysokou míru přenesených prostředků v rámci hlavy II.

Úřad zavádí opatření pro lepší kontrolu částek, které jsou každý rok přenášeny.

13.

Úřad v souladu s požadavky mezinárodních norem kvality (ISO 27001) a standardů vnitřní kontroly (ICS 10), které schválil jeho rozpočtový výbor, zavedl plán pro zajištění kontinuity činnosti (BCP), jenž je nyní zahrnut i do rámcového finančního nařízení z roku 2013.

Správní orgány úřadu (správní rada a rozpočtový výbor) byly v listopadu 2006 informovány o strategii úřadu OHIM (kterou také podpořily) založené na tříúrovňovém scénáři (úroveň 0: tým pověřený řízením v případě krize; úroveň 1: týmy, které mají na starosti oblast IT a logistiku, tým pro koordinaci obnovení provozu a tým pro globální komunikaci; úroveň 2: týmy, které budou pracovat na obnovení provozu). Vyplácení příplatků zaměstnancům zapojeným do pohotovostních služeb stanovuje služební řád. Prostředky na tyto příplatky jsou zahrnuty ve zvláštní rozpočtové položce, jejíž výše se každoročně aktualizuje (v souladu s potřebami organizace) a schvaluje.

Plán pro zajištění kontinuity činnosti byl vypracován na základě důkladného hodnocení dopadů (provedeného za přispění externích konzultantů) a vztahuje se na VŠECHNY činnosti úřadu.

V rámci úřadu existuje 25 funkcí, které musí být trvale zajištěny zaměstnanci v pohotovostní službě, přičemž v roce 2013 bylo na příplatcích za tyto služby vyplaceno 4 02 458 EUR. Plán pro zajištění kontinuity činnosti zavedl tento složitý systém z těchto důvodů:

Úřad je v intenzivním kontaktu se svými zainteresovanými subjekty, které mají navíc značný přehled o jeho činnosti. Úřad musí zajišťovat elektronické provozní služby 24 hodin denně 7 dnů v týdnu a uživatelům okamžitě odpovídat na jejich dotazy. Pokud by byl informační systém úřadu nedostupný, mělo by to závažný dopad na kontinuitu činnosti. V rámci celého úřadu je proto kontinuita činnosti zásadní a týká se všech oddělení (viditelnost činností, jako je spolupráce s členskými státy a spolupráce v oblasti působnosti střediska pro sledování, interakce s kanceláří v Bruselu, podpora zaměstnanců pracujících z domova, zajištění bezproblémového vybírání poplatků (prostřednictvím automatizovaného informačního systému používaného celým úřadem) a zapojení zaměstnanců působících v oblasti zadávání zakázek, jelikož v případě pohromy hrají centrální, předem stanovenou úlohu – spravují veškeré spisy týkající se hospodaření úřadu). Vzhledem k množství našich dodavatelů a skutečnosti, že sídlí v mnoha různých zemích, je počet úředních dokumentů velmi vysoký a jejich zpracování extrémně závisí na informačních technologiích.

Uvedené důvody podle našeho názoru ospravedlňují rozdíly oproti jiným agenturám.

Úřad od svého zřízení využil pohotovostní služby již dvakrát, naposledy v souvislosti se zavedením nových internetových stránek.

Výše příplatků za pohotovostní služby vyplacených v roce 2013 představuje méně než 0,5 % celkových výdajů v rámci hlavy I. Tyto náklady jsou rovněž nižší než výše příjmu úřadu z on-line služeb za jeden pracovní den.

Úřad připomínku Účetního dvora zváží v rámci své každoroční revize postupů, řízení a systémů, kterou provádí za účelem neustálého zlepšování.

14.	Úřad bere na vědomí, že Účetní dvůr považuje všechna nápravná opatření navazující na zjištění z předcházejících let za dokončená nebo nerelevantní.