10.12.2014   

CS

Úřední věstník Evropské unie

C 442/326

ZPRÁVA

o ověření roční účetní závěrky Evropské agentury pro provozní řízení rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva (eu-LISA) za rozpočtový rok 2013, spolu s odpověďmi agentury

(2014/C 442/38)

ÚVOD

1.

Evropská agentura pro provozní řízení rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva (eu-LISA) (dále jen „agentura“), která sídlí v Tallinnu, Štrasburku a St. Johann im Pongau (viz bod 18), byla zřízena nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1007/2011 (1). Hlavním posláním agentury je vykonávat provozní řízení Schengenského informačního systému druhé generace (SIS II), Vízového informačního systému (VIS) a Eurodacu (2).

2.

Komise udělila agentuře finanční autonomii dne 22. května 2013. Předmětem auditu za rozpočtový rok 2013 bylo tedy období od 22. května 2013 do 31. prosince 2013.

INFORMACE, Z NICHŽ VYCHÁZÍ PROHLÁŠENÍ O VĚROHODNOSTI

3.

Audit Účetního dvora je založen na analytických postupech, přímém testování operací a posouzení klíčových kontrol v systémech dohledu a kontroly, které agentura zavedla. Kromě toho se využívají důkazní informace získané na základě práce jiných auditorů (tam, kde je to relevantní) a analýza prohlášení vedoucích pracovníků k auditu.

PROHLÁŠENÍ O VĚROHODNOSTI

4.

V souladu s ustanoveními článku 287 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) provedl Účetní dvůr audit:

a)

roční účetní závěrky agentury, jež obsahuje finanční výkazy (3) a zprávy o plnění rozpočtu (4) za rozpočtový rok 2013;

b)

legality a správnosti operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá.

Odpovědnost vedení

5.

Vedení odpovídá za vypracování a věrnou prezentaci roční účetní závěrky agentury a za legalitu a správnost operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá (5):

a)

Součástí odpovědnosti vedení za roční účetní závěrku agentury je navrhnout, zavést a provádět vnitřní kontrolní systém relevantní pro sestavení a věrnou prezentaci účetní závěrky, jež neobsahuje významné (materiální) nesprávnosti způsobené podvodem nebo chybou, zvolit a uplatňovat vhodné účetní metody na základě účetních pravidel přijatých účetním Komise (6) a provádět účetní odhady, které jsou s ohledem na dané okolnosti přiměřené. Správní ředitel schvaluje roční účetní závěrku agentury poté, co ji účetní agentury sestavil na základě všech dostupných informací a vypracoval k účetní závěrce osvědčení, v němž se mimo jiné uvádí, že účetní má přiměřenou jistotu, že účetní závěrka ve všech významných (materiálních) ohledech podává věrný a poctivý obraz finanční situace agentury.

b)

Odpovědnost vedení za legalitu a správnost uskutečněných operací a dodržování zásady řádného finančního řízení spočívá v navržení, zavedení a vykonávání účinného a efektivního systému vnitřní kontroly, včetně odpovídajícího dohledu a vhodných opatření, aby nedocházelo k nesrovnalostem a podvodům, a v případě nutnosti též soudního řízení za účelem zpětného získání neoprávněně vyplacených nebo použitých prostředků.

Odpovědnost auditora

6.

Účetní dvůr je na základě svého auditu povinen předložit Evropskému parlamentu a Radě (7) prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti roční účetní závěrky agentury a legality a správnosti operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá. Účetní dvůr provedl audit v souladu s mezinárodními auditorskými standardy a etickými kodexy vydanými Mezinárodní federací účetních (IFAC) a mezinárodními standardy nejvyšších kontrolních institucí vydanými Mezinárodní organizací nejvyšších kontrolních institucí (INTOSAI). V souladu s těmito standardy je Účetní dvůr povinen naplánovat a provést audit tak, aby získal přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka agentury neobsahuje významné (materiální) nesprávnosti a že uskutečněné operace jsou legální a správné.

7.

Audit zahrnuje provedení auditorských postupů, jejichž cílem je získat důkazní informace o částkách a údajích zveřejněných v účetní závěrce a o legalitě a správnosti operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá. Výběr postupů závisí na úsudku auditora, který je založen na vyhodnocení rizika významných (materiálních) nesprávností v účetní závěrce a rizika, že uskutečněné operace nejsou ve významné (materiální) míře, ať z důvodu podvodu nebo chyby, v souladu s požadavky právního rámce Evropské unie. Při vyhodnocování těchto rizik auditor zkoumá veškeré vnitřní kontroly, které se vztahují k sestavení a věrné prezentaci účetní závěrky, a zavedené systémy dohledu a kontroly, jejichž cílem je zajistit legalitu a správnost operací, a navrhuje auditorské postupy, které jsou za daných okolností vhodné. Při auditu se rovněž hodnotí vhodnost uplatňovaných účetních zásad, přiměřenost provedených účetních odhadů a také celková prezentace účetní závěrky.

8.

Účetní dvůr se domnívá, že získané důkazní informace jsou dostatečné a vhodné k tomu, aby na jejich základě mohl vydat prohlášení o věrohodnosti.

Výrok o legalitě a správnosti uskutečněných operací

9.

Podle názoru Účetního dvora roční účetní závěrka agentury ve všech významných (materiálních) ohledech věrně zobrazuje její finanční situaci k 31. prosinci 2013 a výsledky jejího hospodaření a peněžní toky za daný rok v souladu s ustanoveními jejího finančního nařízení a účetních pravidel, která přijal účetní Komise.

Výrok o legalitě a správnosti uskutečněných operací

10.

Podle názoru Účetního dvora jsou operace, na nichž se zakládá roční účetní závěrka agentury za rozpočtový rok 2013, ve všech významných (materiálních) ohledech legální a správné.

Zdůraznění skutečnosti ve vztahu ke spolehlivosti účetní závěrky

11.

Aniž by Účetní dvůr zpochybňoval výrok vyjádřený v bodě 9, upozorňuje na ocenění Schengenského informačního systému (SIS II), vízového informačního systému (VIS) a (systémů) EURODAC v účetnictví agentury. Provozní řízení těchto systémů bylo převedeno z Komise na agenturu v květnu 2013 nevýměnnou transakcí a představuje hlavní činnost agentury. Vzhledem k absenci spolehlivých a úplných informací ohledně celkových nákladů na vývoj těchto systémů jsou systémy zaznamenány na účtech agentury v čisté účetní hodnotě na základě účetních knih Komise a na konci roku jsou aktualizovány. Tyto hodnoty se týkají zejména hardwaru a standardních softwarových komponent a nezahrnují náklady na vývoj softwaru (viz bod 6.3.1 přílohy k roční účetní závěrce agentury).

12.

Následující připomínky výrok Účetního dvora o spolehlivosti účetní závěrky ani jeho výrok o legalitě a správnosti uskutečněných operací nezpochybňují. Je třeba upozornit, že rok 2013 byl prvním rokem finanční autonomie agentury a že agentura stále ještě vypracovává své postupy.

PŘIPOMÍNKY K VNITŘNÍMU KONTROLNÍMU SYSTÉMU

13.

Na konci roku se stále ještě pracovalo na standardech vnitřní kontroly agentury. Správní rada agentury je přijala v červnu 2014.

14.

Agentura nemá pojištění k dlouhodobému hmotnému majetku s výjimkou požárního pojištění kryjícího několik rizik v prostorách v Tallinnu.

PŘIPOMÍNKY K ROZPOČTOVÉMU ŘÍZENÍ

15.

Podle zakládajícího nařízení agentury (8) nesla Komise odpovědnost za zřízení a počáteční provoz agentury do doby, než byla agentuře udělena finanční autonomie dne 22. května 2013. Migrace údajů o prostředcích na platby a na závazky z Komise na agenturu byl složitý proces a sesouhlasení údajů mezi účetními systémy Komise a agentury byl dokončeno v červnu 2014. To mělo vliv na plánování plateb agentury a přípravu její předběžné účetní závěrky.

16.

Podle konečné účetní závěrky činila míra plnění rozpočtu 96 % u prostředků na závazky a 67 % u prostředků na platby. Vzhledem k tomu, že část rozpočtu agentury plnila Komise a vzhledem k rozdílům mezi rozpočtovou strukturou Komise a agentury nebylo v roce 2013 možné provést podrobnější analýzu podle rozpočtových položek.

17.

Podle zakládajícího nařízení agentury (9) poskytují země přidružené k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem příspěvek do rozpočtu agentury. Přestože země přidružené k Schengenu systémy řízené agenturou v roce 2013 využívaly, jednání Komise s těmito zeměmi stále pokračovala.

DALŠÍ PŘIPOMÍNKY

18.

Přestože se sídlo agentury nachází v Tallinnu (se 46 obsazenými pracovními místy), operační činnosti se realizují ve Štrasburku (kde je obsazeno 79 pracovních míst) (10). Efektivnost řízení a správní náklady by se patrně snížily, pokud by byli všichni zaměstnanci soustředěni v jedné lokalitě.

19.

S hostitelským státem (Estonsko) zatím nebyla uzavřena dohoda o ústředí, která by vyjasňovala podmínky fungování agentury a práce jejích zaměstnanců, a v době auditu jednání o této problematice stále probíhala.

Tuto zprávu přijal senát IV, jemuž předsedá Pietro RUSSO, člen Účetního dvora, v Lucemburku na svém zasedání dne 16. září 2014.

Za Účetní dvůr

předseda

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

(1)  Úř. věst. L 286, 1.11.2011, s. 1.

(2)  Pravomoci a činnosti agentury jsou shrnuty v příloze I. Tato příloha se předkládá pro informační účely.

(3)  Finanční výkazy obsahují rozvahu a výsledovku, tabulku peněžních toků, výkaz změn čistých aktiv a shrnutí významných účetních zásad a další vysvětlující poznámky.

(4)  Zprávy o plnění rozpočtu obsahují výsledný účet plnění rozpočtu a přílohu k němu.

(5)  Články 39 a 50 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1271/2013 (Úř. věst. L 328, 7.12.2013, s. 42).

(6)  Účetní pravidla přijatá účetním Komise vycházejí z mezinárodních účetních standardů pro veřejný sektor (IPSAS), vydaných Mezinárodní federací účetních, případně z mezinárodních účetních standardů (IAS)/mezinárodních standardů účetního výkaznictví (IFRS), vydaných Radou pro mezinárodní účetní standardy.

(7)  Článek 107 nařízení (EU) č. 1271/2013.

(8)  Článek 32 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1077/2011.

(9)  Článek 32 nařízení (EU) č. 1077/2011.

(10)  Záložní systémy agentury se nacházejí v St. Johann im Pongau, kde nejsou umístěni žádní zaměstnanci.

PŘÍLOHA

Evropská agentura pro provozní řízení rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva (Tallinn)

Pravomoci a činnosti

Oblasti pravomocí Unie podle Smlouvy

(čl. 74, 77 odst. 2 písm. a) a b), 78 odst. 2 písm. e), 79 odst. 2 písm. c), 82 odst. 1 písm. d), 85 odst. 1, 87 odst. 2 písm. a) a 88 odst. 2) Smlouvy o fungování Evropské unie)

Přispět k vytváření prostoru volného pohybu osob zvýšením spolupráce v přeshraničních otázkách, jako je azyl, přistěhovalectví, hraniční kontrola a soudní a policejní spolupráce v trestních záležitostech.

Pravomoci agentury

(Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1077/2011)

S ohledem na zakládající nařízení (EU) č. 1077/2011 a aniž jsou dotčeny příslušné povinnosti Komise a členských států v rámci legislativních nástrojů upravujících rozsáhlé systémy IT, jsou cíle agentury následující:

a)

účinný, bezpečný a nepřetržitý provoz rozsáhlých informačních systémů (v současné době Schengenského informačního systému druhé generace (SIS II), Vízového informačního systému (VIS) a rozsáhlé databáze pro porovnávání otisků prstů za účelem účinného uplatňování Dublinské úmluvy (EURODAC);

b)

účinné a finančně odpovědné řízení rozsáhlých informačních systémů;

c)

patřičná úroveň služeb uživatelům rozsáhlých informačních systémů;

d)

plynulý a nepřetržitý provoz;

e)

vysoká úroveň ochrany údajů v souladu s platnými pravidly, včetně zvláštních předpisů pro každý z rozsáhlých informačních systémů;

f)

vhodná úroveň zabezpečení údajů a fyzické bezpečnosti v souladu s platnými pravidly, včetně zvláštních předpisů pro každý z rozsáhlých informačních systémů;

g)

používání struktury projektového řízení vhodné k účinnému vývoji rozsáhlých informačních systémů.

Správa

1.

 Správní rada

Správní rada eu-LISA se skládá z jednoho zástupce každého členského státu, dvou zástupců Evropské komise a dále z jednoho člena z každé země přidružené k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem. Správní rada zajišťuje, aby agentura plnila své úkoly, včetně jmenování a případně také odvolání výkonného ředitele.

2.

 Výkonný ředitel

Výkonný ředitel eu-LISA je jmenován správní radou na základě seznamu způsobilých kandidátů vybraných v otevřeném výběrovém řízení pořádaném Komisí. Výkonný ředitel řídí a zastupuje agenturu. Za tímto účelem nese plnou odpovědnost za plnění úkolů svěřených agentuře a podléhá postupu pro udělení absolutoria za plnění rozpočtu Evropským parlamentem.

3.

 Poradní skupiny: poradní skupina pro SIS II, poradní skupina pro VIS a poradní skupina pro Eurodac

Poradní skupiny se skládají ze zástupce každého členského státu, Komise a z jednoho člena z každé země přidružené k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem. Jejich úkolem je poskytovat správní radě odborné poznatky související s rozsáhlými informačními systémy, zejména v rámci vypracovávání ročního pracovního programu a výroční zprávy o činnosti.

Zdroje, které měla agentura k dispozici v roce 2013

Konečný rozpočet  (1)

61,35 milionu EUR (prostředky na závazky)

34,38 milionu EUR (prostředky na platby)

Počet zaměstnanců k 31. prosinci 2013:

Schválená pracovní místa:

—

120 dočasných zaměstnanců

—

6 smluvních zaměstnanců

—

6 vyslaných národních odborníků

Počet obsazených pracovních míst:

—

120 dočasných zaměstnanců

—

5 smluvních zaměstnanců

—

3 vyslaných národních odborníků

Produkty a služby poskytnuté v roce 2013

Produkty a služby poskytnuté v roce 2013 zahrnovaly:

—

provozní řízení a vývoj SIS II, VIS a Eurodacu;

—

asistenční služba (helpdesk): poskytovala podpůrné služby na základní úrovni uživatelům všech systémů, které eu-LISA řídí;

—

monitorování a hodnocení náležitých dohod o poskytování služeb v souvislosti se systémy, které agentura řídí;

—

koordinace, zabezpečení a dohled nad vztahy mezi členskými státy a poskytovatelem sítě pro komunikační infrastrukturu SIS II, EURODAC a VIS (síť sTESTA);

—

účast při přípravných procesech spojených s návrhem, vývojem a zaváděním nových systémů;

—

statistika: včasné a přesné poskytování statistických údajů a informací o výkonnosti systémů, jak to stanoví relevantní právní základ;

—

výkaznictví: plnění všech vykazovacích povinností stanovených v zakládajícím nařízení a právních předpisech pro systémy IT, které agentura řídí;

—

monitorování nových technologií a řešení relevantních pro provozní řízení a vývoj SIS II, VIS a Eurodacu a dalších rozsáhlých systémů IT;

—

školení: poskytování na míru vytvořených plánů školení pro vnitrostátní orgány o systémech IT, které agentura řídí.

(1)  Zdroj: Přílohu poskytla agentura.

Za období od 22. května 2013, kdy agentura získala finanční autonomii, do 31. prosince 2013.

ODPOVĚDI AGENTURY

11.

Agentura uznává připomínku Účetního dvora a již ji zohlednila v poznámkách k rozvaze: 6.3.1 „Dlouhodobá aktiva“, oddíl „Fyzický převod hmotných a nehmotných stálých aktiv získaných od jiných konsolidovaných subjektů“.

13.

Agentura bere připomínku Účetního dvora na vědomí a bude pokračovat v dalším zdokonalování již zavedených komplexních procesů a postupů, aby zajistila plný soulad s požadavky stanovenými ve standardech vnitřní kontroly.

14.

V současné době se připravují technické specifikace a na druhou polovinu roku je naplánován postup zadávání veřejných zakázek, aby mohlo být smluvní plnění zahájeno ve čtvrtém čtvrtletí roku 2014.

15.

V období, kdy agentura od Evropské komise přebírala odpovědnost za provozní řízení systémů, probíhala na pracovní úrovni intenzivní výměna informací. Komise agenturu informovala v tom smyslu, že:

—

převod činností se řídil standardním postupem, který byl již využit při udělování autonomie jiným agenturám,

—

třetí nezávislý subjekt provedl kontroly soudržnosti, aby byl zajištěn bezpečný a úplný převod činností.

V rámci podpory při tomto převodu byla agentuře eu-LISA předána v elektronické či tištěné formě komplexní sada dokumentů týkajících se technické dokumentace nebo podepsaných dohod, přičemž některé originály si ponechala pro účely kontroly a auditu Komise.

Ačkoli agentura potvrzuje složitost a časovou náročnost celého postupu slaďování obou subjektů, podařilo se již plně sladit rozpočtové údaje, a mohl být tedy předložen úplný přehled rozpočtu na rok 2013, tj. takový, který souběžně zohledňuje plnění rozpočtu na straně GŘ HOME i agentury. Vzhledem k tomu, že přesun rozpočtových prostředků v návaznosti na získání finanční autonomie agentury je jednorázový postup, od budoucích výkazů o plnění rozpočtu se očekává, že poslouží jako východisko k úplné a podrobné analýze.

17.

Postup k přijetí ze strany Rady bude zahájen okamžitě po ukončení jednání vedených Komisí. V návaznosti na rozhodnutí Rady budou přidružené země muset dohodu ratifikovat v souladu se svými vnitrostátními právními předpisy. Je třeba poznamenat, že znění těchto dohod v současné době zahrnuje ustanovení ukládající platbu příspěvků agentuře se zpětnou platností od prosince 2012.

18.

Organizační uspořádání agentury je upraveno jejím zřizovacím nařízením. Agentura se k této připomínce nemůže vyjádřit.

19.

Agentura připomínku uznává. Jediným nedořešeným bodem jednání s estonskou vládou je režim DPH platný pro zaměstnance agentury.