30.1.2013   

CS

Úřední věstník Evropské unie

C 28/9

1.

Dne 16. srpna 2012 přijala Komise návrh nařízení Rady, kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (dále jen „návrh“) (1). Návrh byl téhož dne zaslán evropskému inspektorovi ochrany údajů ke konzultaci.

2.

Před přijetím návrhu dostal evropský inspektor ochrany údajů možnost vyjádřit k němu neformální připomínky. Mnohé z nich byly v návrhu zohledněny. V důsledku toho byly v návrhu posíleny záruky v oblasti ochrany údajů. Evropský inspektor ochrany údajů vítá skutečnost, že ho Komise po přijetí návrhu požádala také o formální konzultaci a že v preambuli návrhu se na toto stanovisko odkazuje.

3.

Nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (2) (dále jen „nařízení o archivech“) vyžaduje, aby orgány a instituce EU zřídily historické archivy a po 30 letech je zpřístupnily veřejnosti. Nařízení o archivech stanovuje, že každý orgán a každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.

4.

Cílem návrhu je změnit nařízení o archivech a zavést pro všechny orgány a instituce EU (s výjimkou Soudního dvora a Evropské centrální banky) povinnost ukládat tištěné archivy v Evropském univerzitním institutu ve Florencii (dále jen „EUI“). Evropská komise, Rada Evropské unie a Evropský parlament již na základě smluvních ujednání ukládají své tištěné archivy v EUI. Návrh tedy, jak je objasněno v důvodové zprávě, nemění stávající stav, nýbrž „cílem návrhu je potvrdit úlohu EUI při správě historických archivů institucí. Návrh položí pevný právní a finanční základ pro partnerství mezi EU a EUI.“

5.

Návrh nezmění ani stávající pravidla a postupy, na jejichž základě orgány a instituce EU po uplynutí 30 let zpřístupňují veřejnosti své historické archivy. Návrh nebude mít vliv ani na vlastnictví historických archivů, které zůstane ukládajícím orgánům/institucím. Stručně řečeno, návrh předkládá omezené a cílené změny nařízení o archivech a nepřináší jeho komplexní modernizaci a revizi.

6.

Aby mohly evropské orgány a instituce vykonávat své úkoly, zpracovávají obrovské množství údajů, včetně osobních údajů. Některé ze zpracovávaných osobních údajů mohou být zvláště citlivé z hlediska ochrany údajů (3) nebo byly dotčeným orgánům a institucím poskytnuty jako důvěrné, aniž by se počítalo s tím, že budou někdy veřejně zpřístupněny, například osobní údaje obsažené v lékařských nebo osobních složkách zaměstnanců, osobní údaje zpracované v souvislosti s disciplinárním řízením či řízením týkajícím se obtěžování, vnitřními audity, různými druhy stížností a soudních návrhů, šetřeními v oblasti obchodu, hospodářské soutěže a jiných oblastech a vyšetřováním podvodů.

7.

Jakmile se některé z těchto osobních údajů včetně těch, které jsou pro dotčené osoby prima facie nejrizikovější, přestanou používat k účelům, pro něž byly shromážděny (nebo k jiným slučitelným „správním“ účelům), budou po uplynutí stanovené lhůty zničeny.

8.

Významná část dokumentů v držení evropských orgánů a institucí, pravděpodobně včetně osobních údajů, které jsou v nich uvedeny, však nebude zničena, nýbrž bude nakonec převedena do historických archivů Evropské unie a bude veřejně zpřístupněna pro historické, statistické a vědecké účely (4).

9.

Je důležité, aby evropské orgány a instituce měly jasné zásady určující, které osobní údaje mají být převedeny do archivu a které ne a jak mají být údaje, které budou uchovávány a veřejně zpřístupněny prostřednictvím historických archivů, chráněny. Tyto zásady musí zajistit ochranu soukromí a osobních údajů dotčených osob a nastolit rovnováhu mezi ochranou těchto základních práv a právem na přístup k dokumentům a legitimními zájmy historického bádání.

10.

Ačkoliv mnoho evropských orgánů a institucí má v současnosti stanoveny zásady vedení dokumentace, uchovávání údajů a archivace (viz například obecný přehled pravidel o uchovávání (dále jen „CCL“), což je interní správní dokument vydaný Komisí (5)), příslušné zásady poskytují pouze omezená vodítka v oblasti ochrany údajů. CCL a podobné dokumenty je třeba ještě rozpracovat nebo doplnit konkrétnějšími a podrobnějšími pokyny týkajícími se ochrany údajů.

11.

Navíc je třeba poznamenat, že stávající zásady jsou vyjádřeny v interních dokumentech, a nikoli v právním nástroji přijatém Radou a Parlamentem. Kromě stručné zmínky v čl. 2 odst. 1 o „dokumentech, na které se vztahuje výjimka týkající se soukromí a osobnosti jednotlivce podle čl. 4 odst. 1 písm. b) nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001“ (6), nařízení o archivech nespecifikuje, jaké osobní údaje mají být převedeny do historických archivů, a tudíž i uveřejněny.

12.

Zmíněný čl. 4 odst. 1 písm. b) nařízení (ES) č. 1049/2001 pak musí být vykládán v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů včetně nařízení (ES) č. 45/2001 a v souladu s judikaturou Soudního dvora Evropské unie. Rozhodnutí, které osobní údaje by měly být umístěny do historických archivů, vyžaduje zevrubnou individuální analýzu.

13.

V současnosti probíhá revize směrnice 95/46/ES (7) i nařízení (ES) č. 1049/2001 a v patřičnou dobu by měla následovat také revize nařízení (ES) č. 45/2001. Ačkoliv se očekává, že tyto legislativní změny přinesou určitá vyjasnění, není vzhledem k jejich obecné povaze pravděpodobné, že poskytnou evropským orgánům a institucím dostatečně konkrétní návod ohledně archivace údajů. Co se týče samotného nařízení o archivaci, Komise navrhla jen omezené změny, které se netýkají čl. 2 odst. 1 a dalších souvisejících ustanovení.

14.

Evropský inspektor ochrany údajů v tomto stanovisku navrhne několik cílených změn, které lze provést v rámci současné omezenější revize nařízení o archivech. Kromě toho poukáže na to, že je zapotřebí přijmout konkrétní opatření včetně přiměřených prováděcích pravidel s cílem zajistit, aby v souvislosti s legitimním uchováváním záznamů pro historické účely byly náležitě řešeny otázky ochrany údajů.

15.

Oddíl 2 uvede tuto problematiku do širších souvislostí tím, že se bude stručně věnovat některým obecným otázkám ochrany údajů a současným trendům, které souvisí se zpřístupňováním a digitalizací historických archivů EU, anonymizací a zveřejňováním identity osob, a iniciativám Komise v oblasti veřejně přístupných údajů.

65.

Evropský inspektor ochrany údajů vítá, že se návrh zaměřuje na otázky ochrany údajů, mezi nimi především:

66.

V zájmu vyřešení zbývajících problematických bodů ochrany údajů evropský inspektor ochrany údajů doporučuje, aby navrhovaná změna nařízení o archivech: