[pic] | KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ |

V Bruselu dne 8.6.2009

KOM(2009) 256 v konečném znění

SDĚLENÍ KOMISE EVROPSKÉMU PARLAMENTU, RADĚ A ÚČETNÍMU DVORU

Shrnutí výsledků práce Komise za rok 2008

SDĚLENÍ KOMISE EVROPSKÉMU PARLAMENTU, RADĚ A ÚČETNÍMU DVORU

Shrnutí výsledků práce Komise za rok 2008

1. Úvod

V souladu s článkem 274 Smlouvy o ES je Komise celkově odpovědná za plnění rozpočtu EU. Jedná se o jeden z nejdůležitějších úkolů svěřených Evropské komisi, neboť rozpočet EU představuje významný nástroj pro provádění politik Unie a efektivní nakládání s prostředky EU může zásadně ovlivnit schopnost EU naplňovat očekávání svých občanů.

Operativní plnění rozpočtu je sborem členů Komise delegováno na generální ředitele, kteří jsou jakožto „pověřené schvalující osoby“ odpovědní za řádné a účelné finanční řízení zdrojů a zajištění účinných kontrolních systémů ve svých útvarech.

Generální ředitelé podávají zprávu o plnění svých úkolů ve výroční zprávě o činnosti [1] obsahující podepsané prohlášení o věrohodnosti, které se zaměřuje na jejich povinnosti pověřených schvalujících osob a na legalitu a řádnost finančních operací. Jedná se o hlavní nástroj, kterým dokládají svou odpovědnost vůči sboru členů Komise . Obsah těchto zpráv je předtím, než je podepíše generální ředitel, projednáván s příslušnými komisaři.

Schválením této souhrnné zprávy Komise přijímá prostřednictvím svých generálních ředitelů a vedoucích útvarů politickou odpovědnost za řízení , a to na základě prohlášení o věrohodnosti a výhrad, jež uvedli ve svých výročních zprávách o činnosti. Tato zpráva rovněž vyjmenovává klíčové otázky řízení uvedené ve výročních zprávách o činnosti (i když nevyžadovaly vznesení výhrady), jež by měly být přednostně řešeny, a stanovuje směr činností, jejichž cílem je řešení zjištěných nedostatků.

Toto je poslední souhrnná zpráva přijatá během funkčního období této Komise. Ve snaze obdržet od Evropského účetního dvora prohlášení o věrohodnosti bez výhrad byla s enormním nasazením zaměřena pozornost na zásadní otázky, jakými jsou zjednodušení právních předpisů, provádění integrovaného rámce vnitřní kontroly, posílení kontrolní role Komise v rámci sdíleného řízení fondů EU a práce na dosažení dohody o společném přístupu k přijatelnému riziku chybovosti.

I když vždy existuje prostor pro zdokonalování, je Komise spokojena, že v posledních pěti letech bylo dosaženo významného pokroku ve správě prostředků v důležitých oblastech výdajů EU, zejména v oblasti soudržnosti, výzkumu a zemědělství. Tento pokrok byl možný díky podstatným změnám řídicích a kontrolních systémů, pracovních metod a postupů.

2. Posílení základů věrohodnosti

2.1. Posílení kontrolních mechanismů pro zajištění legality a řádnosti operací v rámci celé Komise

V roce 2008 dostála Komise svým závazkům učiněným v souhrnné zprávě za rok 2007 ohledně opatření na posílení kontrolních mechanismů pro zajištění legality a řádnosti. Má za to, že neustále dochází ke zdokonalování účinného řízení rizik. V říjnu 2007 Komise přijala sdělení revidující standardy vnitřní kontroly a související rámec[2], kterým 16 standardů vnitřní kontroly pro účinné řízení nahradilo původních 24 standardů. Nový systém vstoupil v platnost dne 1. ledna 2008. Poprvé bylo od útvarů Komise výslovně požadováno, aby ve výročních zprávách o činnosti sepsaly závěry ohledně účinnosti svých vnitřních kontrolních systémů. Téměř všechny útvary vypracovaly zvláštní závěry ohledně celkové účinnosti svého vnitřního kontrolního systému, ve kterých byla uvedena opatření na nápravu nedostatků.

Tato opatření se týkají jak útvarů Komise, tak provádějících partnerů (zejména členských států), přičemž důležitost této oblasti byla v únoru 2008 zdůrazněna přijetím „Akčního plánu na posílení kontrolní úlohy Komise v rámci sdíleného řízení strukturálních opatření“ [3]. Nejaktuálnější zpráva o provádění plánu byla zveřejněna na začátku roku 2009[4] a z jejích závěrů vyplývá, že byl učiněn zásadní pokrok. Zpráva zdůrazňuje, že Komise:

- přiměřeným způsobem kontrolovala postup týkající se ročních shrnutí tím, že vydala jasné pokyny a zabývala se důvody nedodržení souladu (hodnocení učiněné i Účetním dvorem v jeho výroční zprávě);

- přísněji reagovala na zjištění systémových nedostatků přijetím 10 formálních rozhodnutí o pozastavení průběžných plateb (oproti jednomu rozhodnutí v roce 2007);

- prokázala svou schopnost podávat přesně a včas zprávy o opravách provedených na základě její vlastní kontrolní a auditní činnosti, a sice prostřednictvím čtvrtletního zasílání zpráv o finančních opravách;

- podstatně navýšila objem finančních oprav, které byly v souvislosti s programy a projekty za období 2000–2006 provedeny v roce 2008 u financování z EFRR, ESF a Fondu soudržnosti, a to z 288 milionů EUR v roce 2007 na více než 1,5 miliardy EUR v roce 2008;

- provedla plánovaná opatření na zvýšení účinnosti kontrol na první řídící úrovni, včetně cílených auditů, vydávání pokynů, školení a seminářů.

V roce 2008 Komise rovněž provedla analýzu dopadu „Akčního plánu na zřízení integrovaného rámce vnitřní kontroly“ [5] přijatého na počátku roku 2006 jako součást strategie Komise k získání prohlášení o věrohodnosti bez výhrad. Závěrečná zpráva byla zveřejněna v únoru 2009[6]. Sdělení konstatuje, že během funkčního období této Komise bylo při posilování systémů vnitřní kontroly dosaženo významného pokroku.

Zásadní význam má při získávání přiměřené věrohodnosti interní audit. V roce 2008 bylo dokončeno externí posouzení kvality útvaru interního auditu Komise (IAS), podle kterého je auditní činnost uvnitř Komise celkově v souladu se standardy a etickým kodexem Institutu interních auditorů. Na základě tohoto posouzení byla přijata opatření na zvýšení účinnosti útvaru interního auditu, mezi něž patří podrobnější vymezení kontrolovaných oblastí, kvantitativní hodnocení rozsahu auditu, intenzivnější plánování a posouzení rizik v rámci podpory jednotného přístupu a zřízení skupiny uživatelů auditní zprávy, jež vypracovala nový vzor pro podávání interních auditních zpráv, jakož i kompletní program odborného vzdělávání pro interní auditory.

Pokud jde o postupy kontroly, Výbor pro pokrok v oblasti auditu (APC) mohl v roce 2008 konstatovat, že útvary Komise při provádění účinných systémů vnitřní kontroly nadále dosahují pokroku. Počet kritických doporučení vydaných útvarem interního auditu klesl v roce 2008 na nulu (v roce 2007 bylo vydáno 6 kritických doporučení). Kromě toho dosahovala míra přijímání doporučení útvaru interního auditu v roce 2008 téměř 100 %. I přes zjevný pozitivní trend v následování jednotlivých doporučení představuje včasné provádění „kritických“ a „velmi důležitých“ doporučení stále náročný úkol.

Výbor pro pokrok v oblasti auditu pravidelně hodnotil opatření navazující na auditní doporučení a upozornil příslušné komisaře, případně sbor členů Komise, na abnormální zpoždění a zbytková rizika, jež nebyla odpovídajícím způsobem řešena.

Komise bude nadále přisuzovat největší prioritu hodnocení provádění vnitřní kontroly a včasnou nápravu zjištěných nedostatků.

Komise vyzvala všechny své útvary, aby zajistily rychlé a účinné provedení všech přijatých auditních doporučení, se zvláštním důrazem na doporučení, jež jsou považována za „kritická“ či „velmi důležitá“.

2.2. Zlepšování srozumitelnosti a koherence výročních zpráv o činnosti

V návaznosti na závěry souhrnné zprávy za rok 2007 provedly generální sekretariát a generální ředitelství pro rozpočet v rámci příprav na výroční zprávy o činnosti za rok 2008 další opatření, díky nimž mají zprávy a prohlášení podávat jednotné hodnocení systémů dohledu a kontroly, ve kterém budou jasně vysvětleny důvody a postupy kontroly vedoucí k absenci, přítomnosti a zrušení výhrad.

Na začátku roku 2009 uspořádaly ústřední útvary v rámci příprav na formální vzájemné hodnocení „peer-review“ dvoustranné schůzky s generálními ředitelstvími, která měla výhrady v minulosti či mohla mít výhrady v roce 2008, aby byl podpořen jednotný přístup ve zdůvodňování rozhodnutí zrušit či vznést výhradu.

Během vzájemného hodnocení „peer review“ vyšla najevo řada otázek, jež mohou ovlivnit kvalitu údajů ve výročních zprávách o činnosti – jde zejména o prezentaci výsledků kontrol ex ante a ex post jakožto podkladů pro prohlášení o věrohodnosti.

Přestože dosavadní snaha o zajištění jednotné úrovně kvality výročních zpráv o činnosti přináší výsledky, měla by se zřejmě provést analýza všech faktorů důležitých pro kvalitu výročních zpráv o činnosti, aby byla lépe zaměřena jednak podpora nabízená ze strany ústředních útvarů, jednak opatření přijímaná jednotlivými generálními ředitelstvími a útvary.

Komise vyzvala generální sekretariát a generální ředitelství pro rozpočet, aby provedly hodnocení faktorů ovlivňujících kvalitu výročních zpráv o činnosti a prosazovaly opatření ke zlepšení jejich kvality v období pro zprávu o činnostech v roce 2009.

3. Věrohodnost NA ZÁKLADě VÝROčNÍCH ZPRÁV O čINNOSTI A VÝHRAD VZNESENÝCH GENERÁLNÍMI řEDITELI

Po přezkoumání výročních zpráv o činnosti, zejména prohlášení podepsaných všemi generálními řediteli, Komise konstatuje, že všichni uváděli přiměřenou věrohodnost ohledně odpovídajícího využívání zdrojů a skutečnosti, že kontrolní postupy představují dostatečné zajištění legality a řádnosti příslušných operací. Někteří generální ředitelé objevili zbytkové nedostatky a učinili výhrady ve své výroční zprávě o činnosti, aniž by jakkoliv zpochybnili celkovou úroveň poskytnuté věrohodnosti .

Do uzávěrky pro předkládání zpráv bylo v rámci celé Komise vzneseno 15 výhrad. Oproti stejnému období minulého roku se jedná o snížení počtu, čímž se zřejmě potvrzuje klesající tendence v počtu zaznamenaných výhrad (17 výhrad ve výroční zprávě o činnosti za rok 2007, 20 výhrad za rok 2006). Rozsah výhrad ve sdíleném řízení rovněž vykázal určité zmenšení (výhrady se týkaly menšího počtu programů a členských států).

Celkově vyjádřilo za rok 2008 výhrady 12 generálních ředitelů (oproti 13 za rok 2007), přičemž tři generální ředitelé uvedli po dvou výhradách. Čtyři výhrady z roku 2007 bylo možné zrušit. Stejně jako v roce 2007 se většina výhrad uvedených pro rok 2008 týkala buď kvality kontrolních systémů členských států, nebo chyb zjištěných na straně příjemců. Sedm výhrad se týkalo záležitostí, jež měly vliv na dobrou pověst útvaru či Komise.

V tomto oddíle jsou posuzovány výsledky analýzy výročních zpráv o činnosti, stejně jako výhrady a věrohodnost získaná generálními řediteli, přičemž je v relevantních případech zohledněno hodnocení Evropského účetního dvora pro rok 2007[7].

3.1. Soudržnost, zemědělství a přírodní zdroje

3.1.1. Soudržnost

Politika soudržnosti představuje jednu z klíčových politik EU, jež jsou prováděny společně s členskými státy v rámci „sdíleného řízení“. V roce 2008 dostála Komise svému závazku provést stávající a nová opatření ve „Sdělení o akčním plánu na posílení kontrolní úlohy Komise v rámci sdíleného řízení strukturálních opatření“ (viz výše oddíl 2.1).

Kromě toho Účetní dvůr ve své výroční zprávě 2007 shledal, že v důsledku opatření přijatých Komisí v minulých letech bylo dosaženo určitých zlepšení kontrolních systémů v oblasti politiky soudržnosti. Zatímco v roce 2006 označil Účetní dvůr jako neúčelné, tj. „červeně“, jak systémy, tak operace výdajů na strukturální opatření, v roce 2007 označil kontrolní systémy jako částečně účelné, tj. „žlutě“[8].

Míra chyb ve výdajích vykázaných členskými státy a proplacených Komisí v programech, jichž se týká kapitola „Soudržnost“, však vedla k tomu, že Účetní dvůr výdaje v této oblasti (jako jediné zbývající ve zprávě za rok 2007) označil „červeně“.

Nápravná opatření přijatá Komisí v roce 2008 vedla k nárůstu finančních oprav :

- Pokud jde o Evropský fond pro regionální rozvoj a Fond soudržnosti, dosahovaly finanční opravy v roce 2008 částky 1 041 milionů EUR (oproti 368 milionům EUR v období 1994–1999 a 673 milionům EUR v období 2000–2006). Na konci roku 2008 probíhalo jednak 103 postupů pro finanční opravy (zahrnujících přibližně 145 programů), jež se týkají programového období 2000–2006 a u kterých se výše finančních oprav odhaduje na přibližně 950 milionů EUR, jednak 55 postupů (zahrnujících přibližně 58 programů), jež se týkají programového období 1994–1999 a u kterých se výše finančních oprav odhaduje na přibližně 1,2 miliardy EUR.

- V roce 2008 dosahovala výše finančních oprav u Evropského sociálního fondu částky 521,7 milionu EUR (z čehož se 25,7 milionu EUR týkalo období 1994–1999 a 496 milionů EUR se týkalo období 2000–2006). Kromě toho se na konci roku 2008 připravovalo dalších 14 postupů pro finanční opravy pro období 1994–1999 (odhadovaná výše dodatečné opravy činí 387 milionů EUR) a 13 dalších postupů bylo zahájeno pro období 2000–2006 (odhadovaná výše dodatečné opravy, jež vychází z dopisů předcházejících pozastavení plateb zaslaných do konce roku 2008 členským státům, činí 257 milionů EUR). V důsledku přístupu předběžné opatrnosti v roce 2008 dosahovala výše přerušených plateb 1,3 miliardy EUR u všech operačních programů v rezervě. Přerušení některých plateb vedlo k velmi nízké míře významnosti rizika.

Pokud jsou zjištěny závažné nedostatky, generální ředitelé odpovědní za strukturální fondy systematicky vznášejí výhradu, pokud neexistuje věrohodný auditní důkaz o tom, že vnitrostátní orgány účinně provádějí akční plán s cílem napravit nedostatky a že tento plán přinesl první výsledky.

Ve zprávě o provádění akčního plánu Komise uznala, že akční plán řeší příčiny i důsledky vysoké chybovosti, kterou odhalil Evropský účetní dvůr v oblasti výdajů na strukturální opatření. Nicméně než bude možné měřit dopad opatření, jenž se projeví snížením chybovosti na úrovni průběžných plateb, bude potřeba více času.

Následuje stručné shrnutí výhrad učiněných generálními řediteli v oblasti „Soudržnost“:

- Pokud jde o Evropský fond pro regionální rozvoj , generální ředitel pro regionální politiku uplatnil výhradu týkající se čtyř členských států (Belgie, Německo, Itálie a Španělsko) a 21 programů INTERREG. Rovněž vyjádřil výhradu ke správě Fondu soudržnosti v silniční dopravě v Bulharsku, a to z důvodů poškození dobré pověsti (viz níže oddíl 4.2).

- Pokud jde o Evropský sociální fond , generální ředitel pro zaměstnanost, sociální věci a rovné příležitosti vyjádřil výhradu týkající se sedmi členských států (Španělsko, Spojené království, Francie, Itálie, Polsko, Belgie a Lucembursko), což je o jeden stát méně než v roce 2007.

3.1.2. Zemědělství a přírodní zdroje

Pokud jde o kapitolu „Zemědělství a přírodní zdroje“, zpráva Účetního dvora za rok 2007 označila jako částečně účelné, tj. „žlutě“ jak systémy, tak operace. Jako účelné, tj. „zeleně“, však označila výdaje v rámci Evropského zemědělského záručního fondu, jenž představuje 85 % z celkových výdajů v oblasti zemědělství[9].

Zde, stejně jako v oblasti soudržnosti, přinesly zvýšené kontrolní činnosti Komise konkrétní výsledky: v roce 2008 činila výše oprav provedených Komisí a členskými státy v oblasti zemědělství 1,3 miliardy EUR.

Komise dále řešila otázku zachování rybolovných zdrojů, jež byla označena jako problematický bod v souhrnné zprávě za rok 2007. Zajistila například, aby Rada přijala jednak inovativní a přísná nová pravidla pro předcházení, potírání a odstranění nezákonného, nehlášeného a neregulovaného rybolovu, jednak nová opatření pro zachování zdrojů; dále zahájila historicky první a úspěšnou kontrolní kampaň na ochranu ohrožených populací tuňáka obecného.

Vzhledem k závažným nedostatkům společné rybářské politiky, na něž upozornil Účetní dvůr v roce 2007, spustila Komise celkový přezkum politiky jako přípravu na rozsáhlou reformu. Na jaře roku 2009 byla zveřejněna zelená kniha, kterou byla zahájena veřejná konzultace ohledně společné rybářské politiky.

Následuje stručné shrnutí výhrad učiněných generálními řediteli v oblasti „Zemědělství a přírodní zdroje“:

- Poprvé od roku 2002 mohl generální ředitel pro zemědělství a rozvoj venkova zrušit svou výhradu týkající se provádění integrovaného administrativního a kontrolního systému v Řecku, jelikož audity Komise potvrdily, že Řecko dodrželo svůj akční plán a vytvořilo nový funkční systém evidence půdy. Ve své výroční zprávě o činnosti za rok 2007 vznesl výhradu týkající se výdajů v rámci rozvoje venkova jako celku, jelikož neměl přiměřenou záruku, že kontrolní statistiky a míra chyb, jež uvedly členské státy, jsou spolehlivé. V roce 2008 vyjádřil výhradu omezenou na výdaje podle osy 2 rozvoje venkova „zlepšování životního prostředí a krajiny“, jelikož kontrolní statistiky uvedené členskými státy a potvrzené certifikačními orgány vykazovaly míru chyb (3,8 %) značně přesahující práh významnosti nyní používaný Účetním dvorem. Rovněž vyjádřil výhradu týkající se řídicích a kontrolních systémů programu SAPARD v Bulharsku a Rumunsku (viz 4.2 níže).

- Generální ředitel pro námořní záležitosti a rybolov vznesl výhradu týkající se způsobilosti nákladů, které byly v rámci přímého centralizovaného řízení proplaceny členským státům za výdaje v oblasti kontroly a prosazování společné rybářské politiky. Uvedený nedostatek souvisí s veřejnými zakázkami v jednom členském státě.

- Generální ředitel pro životní prostředí zrušil výhradu vznesenou ve výroční zprávě o činnosti za rok 2007, jež se týkala způsobilosti žádostí o proplacení výdajů od příjemců grantů, a to vzhledem k provádění akčního plánu, zvýšení počtu auditních zpráv a kontrolovaných plateb a prudkému poklesu počtu odhalených chyb.

Komise je odhodlána nadále zdokonalovat sdílené řízení spadající pod její kontrolu a podporovat příslušné orgány v členských státech prostřednictvím pokynů, školení a poradenství.

Komise dala najevo své pevné politické odhodlání snížit zbytkovou míru chyb a v případě nutnosti pozastavit platby a provést finanční opravy, aby ukázala, že správa rozpočtu EU probíhá podle přísných měřítek. Bude usilovat o jednotný přístup k řešení vykázaných nedostatků v různých programech spadajících do této oblasti, včetně uzavření starších případů a větší úplnosti a spolehlivosti zpráv o zpětně získaných prostředcích, zejména pokud jde o údaje poskytnuté členskými státy.

3.2. Výzkum, energetika a doprava

U šestého rámcového programu , k němuž se v roce 2008 vztahovala velká většina konečných plateb souvisejících s žádostmi o proplacení nákladů, vymezila příslušná generální ředitelství (pro podniky a průmysl , energetiku a dopravu , informační společnost a média a pro výzkum ) pro období 2007–2010 společnou strategii auditu. Jejím cílem je vyhodnotit legalitu a řádnost operací odhalováním a opravami systémových chyb u největších příjemců a náhodnými, na rizicích založenými kontrolami u ostatních příjemců.

Řídicí procesy nezbytné k provádění této víceleté kontrolní strategie byly do velké míry zavedeny do konce roku 2008. Počet auditů vycházel z předem stanovených cílů. Například GŘ pro výzkum si na čtyřleté prováděcí období naplánovalo 750 auditů šestého rámcového programu a tento cíl pravděpodobně překročí, protože podle současných plánů provede celkem 896 auditů.

Všechny čtyři útvary ze skupiny výzkum vznesly výhrady kvůli míře zbytkových chyb, které se týkají žádostí o proplacení nákladů v šestém rámcovém programu . Společná auditní strategie je součástí vnitřního kontrolního systému, jehož cílem je dosáhnout v programovém období zbytkové chybovosti ve výši 2 %; v polovině doby provádění strategie však útvary oznámily, že kumulovaná chybovost je vyšší.

Jedním z hlavních prvků této strategie bylo to, že se zjištěné systémové chyby budou opravovat pomocí smluv se stejným příjemcem, u kterých se neprovádí audit. Útvary však informovaly o značném počtu smluv, u nichž je ještě nutné chyby vyčíslit, opravit a získat zpět neoprávněně vyplacené částky. Vznesly proto výhrady k přesnosti žádostí o proplacení nákladů.

Střednědobý přezkum auditní strategie potvrdil, že se auditní strategie pro šestý rámcový program řídí dobrými zásadami a že její provádění probíhá uspokojivým způsobem. V některých oblastech však musí být posílena, jedná se například o procesy vedoucí k opravám systémových chyb a další zjednodušení pravidel způsobilosti, aby se snížilo riziko chybovosti.

Komise vynaložila velké úsilí, aby zlepšila řízení politiky výzkumu v rámci použitelného právního a finančního rámce. Ve zprávách o činnosti za rok 2008 odpovědní generální ředitelé opět vznesli výhrady k šestému rámcovému programu.

Komise bude usilovat o dosažení takové úrovně zbytkových chyb, která by umožnila vydat v oblasti výzkumu prohlášení o věrohodnosti bez výhrad. Nicméně i přesto, že byl přijat harmonizovaný přístup a že se projevují první výsledky střednědobého přezkumu, objevily se známky toho, že by společná víceletá auditní strategie nemusela stačit k dosažení cíle, jímž je snížit celkovou úroveň chybovosti pod současný práh významnosti (2 %).

Komise proto opakuje svůj požadavek na společný výklad pojmu přijatelného rizika chybovosti a na základě svého sdělení z 16. prosince 2008 předloží příslušné návrhy.

Generální ředitel pro podniky a průmysl zrušil výhradu z roku 2007, která se týkala příjemců grantů souvisejících s evropskou normalizací.

3.3. Vnější pomoc, rozvoj a rozšíření

Výhrada, kterou vznesl generální ředitel pro rozšíření ohledně řízení předvstupní pomoci v Bulharsku, je jedinou výhradou, která se týkala výdajů v kapitole „ Vnější pomoc, rozvoj a rozšíření “ (viz rovněž 4.2).

U dalších činností spadajících do této kapitoly bude Komise nadále sledovat a zlepšovat provádění rámcových dohod o finančních a smluvních postupech, které jsou podepsány mimo jiné s některými agenturami OSN[10] a se Světovou bankou[11]. Bude také pokračovat ve svém úsilí o dosažení větší transparentnosti na straně konečných příjemců, přičemž bude brát ohled na pravidla ochrany osobních údajů a na bezpečnostní požadavky. Nadále bude usilovat o lepší využívání a sdílení výsledků auditu v rámci skupiny RELEX.

3.4. Vzdělávání a občanství

V roce 2007 vznesl generální ředitel pro komunikaci výhradu ohledně nedostatků vnitřního kontrolního systému generálního ředitelství souvisejících s neexistencí kontrol ex post . Poté, co bylo v tomto generálním ředitelství zřízeno oddělení pro centralizované následné kontroly, byla v operacích zjištěna vysoká úroveň chyb (zejména formálních), což generálního ředitele vedlo ke vznesení nové výhrady v roce 2008. Řada opatření je podrobně popsána v akčním plánu výroční zprávy o činnosti a zdá se, že lze očekávat vyřešení problému do konce roku 2009.

Druhá výhrada, kterou učinil generální ředitel pro komunikaci, je popsána v oddíle 4.4.

Generální ředitel pro spravedlnost, svobodu a bezpečnost vznesl výhradu, která se týkala zpoždění při provádění Schengenského informačního systému II (SIS II) a nástroje pro výměnu informací mezi donucovacími orgány členských států. Tato výhrada byla vznesena z důvodů dobré pověsti, protože problémy vznikly na úrovni smluvního dodavatele. Komise tento problém podrobně sleduje a bude o něm nadále podávat pravidelné zprávy Evropskému parlamentu a Radě.

Generální ředitel pro spravedlnost, svobodu a bezpečnost odvolal dvě výhrady, které vznesl v roce 2007 v souvislosti s prováděním Evropského uprchlického fondu v režimu společného řízení, protože dospěl k názoru, že v členských státech dostatečně pokročilo zlepšení kontrol a systémů. Nový základní akt pro Evropský uprchlický fond III na období 2008 až 2013 řeší problémy, které byly zjištěny u předchozího fondu.

Kvůli významným nedostatkům ve vykazování aktiv souvisejících s hmotnou infrastrukturou a projekty v oblasti informačních technologií nemohl účetní v roce 2008 schválit vnitřní účetní systém GŘ pro spravedlnost, svobodu a bezpečnost , avšak v lednu 2009 se začal provádět akční plán, který by měl tento problém vyřešit.

V případě centralizovaného nepřímého řízení prostřednictvím národních agentur v oblasti vzdělávání a kultury je sice celková věrohodnost kontrolního systému uspokojivá, ale analýza prohlášení ex post za rok 2007 spolu s výsledky kontrolních návštěv v roce 2008 ukázala, že v určitém počtu případů nebyly provedeny dostatečné primární nebo sekundární kontroly programu Mládež v akci. Tyto případy se podrobně sledují a postupně se přijímají vhodná navazující opatření.

Komise si je vědoma nedostatků, které byly zjištěny v okruhu 3 finančního rámce. Bude nadále pečlivě sledovat zejména vývoj situace související s výhradou k SIS II a obecně vývoj velkých systémů informačních technologií.

3.5. Hospodářské a finanční záležitosti

Generální ředitel pro hospodářské a finanční záležitosti zahrnul do výročních zpráv o činnosti za rok 2006 a 2007 výhradu, která vyplývala ze skutečnosti, že při jedné kontrole ex post byl zjištěn potenciální problém s prováděním požadavků na „adicionalitu“ v programu Iniciativa pro růst a zaměstnanost (1998–2002), který řídil externí prováděcí subjekt. Předběžná zjištění poukazovala na nedostatky v kontrolním systému tohoto vnějšího subjektu, které byly tak závažné, že se považovaly za důvod k vyjádření výhrady. Na základě výsledků zprávy z uvedené kontroly byl důkladně přepracován vnitřní kontrolní systém externího prováděcího subjektu i příslušného útvaru Komise. Byly sestaveny podrobné požadavky na „adicionalitu“ a byly zaslány prováděcímu subjektu, který písemně potvrdil jejich používání od roku 2008. Kromě toho byla s tímto externím subjektem uzavřena dohoda, ve které byly podrobně popsány kontroly, které bude tento subjekt vykonávat při provádění iniciativy.

Ačkoli se má za to, že kontrolní rámec, který v současné době platí, v dostatečné míře zajišťuje řádnou správu rozpočtových prostředků, jeho efektivita při provádění nových programů Společenství s ohledem na požadavky doplňkovosti nebyla zatím ověřena.

Generální ředitel pro hospodářské a finanční záležitosti proto zařadil do své zprávy za rok 2008 výhradu, která počítá s možností, že nové kontroly pro snížení rizika, které byly zavedeny na základě výsledků zprávy o kontrole ex post , nejsou pro nový program plně účinné. Tato skutečnost bude potvrzena v roce 2009.

Komise souhlasí s rozhodnutím generálního ředitele pro hospodářské a finanční záležitosti soustředit zdroje na zlepšení stávající kontrolní struktury pro řízení nového finančního programu pro tutéž finanční činnost, aby se odstranily nedostatky zjištěné v předchozím finančním programu. V roce 2009 se bude usilovat o dosažení věrohodnosti prostřednictvím specifických úkolů interního auditu a nepřetržitou kontrolou provozních útvarů.

4. PRůřEZOVÉ OTÁZKY

4.1. Systémy informačních technologií

Výbor pro pokrok v oblasti auditu upozornil sbor komisařů, že je nutné ověřit dodržování sdělení Komise o správě v oblasti informačních technologií[12] a o interoperabilitě[13]. Výbor rovněž pracoval na základě několika auditů souvisejících s informačními technologiemi projednávaných v roce 2008 a upozornil na provádění rozhodnutí Komise o bezpečnosti v oblasti informačních technologií[14].

Vývoj nástrojů informačních technologií, které by byly účinné, hospodárné, uživatelsky přívětivé a přizpůsobené konkrétním potřebám a zároveň by byly v celé Komisi interoperabilní a zabezpečené, zůstává prioritou. Aby se Komisi podařilo dosáhnout tohoto cíle, věnuje zvláštní pozornost patřičnému proškolení personálu a důslednému řízení vývoje takových nástrojů. Mělo by se rovněž pokračovat v úsilí o zlepšení řízení projektů a poskytovatelů služeb, aby se zajistilo, že systémy informačních technologií účinně podporují provádění politik EU.

4.2. Provádění programů v Bulharsku a Rumunsku

Komise při přísných kontrolách zjistila určité nedostatky v řízení předvstupních fondů – v Bulharsku od roku 2007 a v Rumunsku v roce 2008.

Generální ředitel pro rozšíření proto ponechal v platnosti svou výhradu, kterou vyslovil již v roce 2007 ohledně závažných systémových nedostatků při správě fondů PHARE dvěma bulharskými platebními agenturami. Dva další generální ředitelé vznesli výhrady související s problémy při správě předvstupních fondů v roce 2008: generální ředitel pro regionální politiku vznesl výhradu, která se týkala řídicích a kontrolních systémů pro Fond soudržnosti v silniční dopravě v Bulharsku, a generální ředitel pro zemědělství a rozvoj venkova vznesl výhradu, která se týkala řídicích a kontrolních systémů fondu SAPARD v Bulharsku a Rumunsku.

Generální ředitel pro zemědělství a rozvoj venkova ve své zprávě poukázal na významné nedostatky integrovaných administrativních a kontrolních systémů v Rumunsku a Bulharsku, které vedly k vysoké míře chyb. Orgány těchto členských států proto byly vyzvány, aby vypracovaly akční plán na řešení těchto nedostatků.

Generální ředitelství pro regionální politiku , pro zaměstnanost, sociální věci a rovné příležitosti , pro spravedlnost, svobodu a bezpečnost a pro námořní záležitosti a rybolov upozornila ve svých výročních zprávách o činnosti na problémy se řízením a kontrolami v Bulharsku v programovém období 2007-2013; žádný z těchto problémů však ve zprávách za rok 2008 nevedl ke vznesení výhrady.

Příslušná generální ředitelství budou nadále podrobně koordinovat svou činnost související se řízením fondů EU v Bulharsku a Rumunsku. .

Komise bude ve spolupráci s vnitrostátními orgány podporovat reformy, které Bulharsko a Rumunsko provádí, aby zajistila, že dojde k vyřešení všech systémových problémů a že řízení fondů EU bude probíhat v plném souladu se všemi platnými pravidly a postupy.

4.3. Výroční shrnutí a prohlášení členských států

Komise opět analyzovala výroční shrnutí, která jí zaslaly členské státy (rok 2008 byl druhým rokem, kdy byly vnitrostátní orgány povinny předložit výroční shrnutí svých výdajů v rámci „sdíleného řízení“), a podala o nich zprávu Evropskému parlamentu, přičemž se snažila maximalizovat jejich přidanou hodnotu, pokud jde o zvýšenou věrohodnost řídicích a kontrolních systémů v členských státech.

Průběžné hodnocení ukázalo, že v oblasti „Soudržnost“ i „Zemědělství a přírodní zdroje“ většina členských států zřejmě úplně nebo téměř splnila minimální požadavky, které jsou stanoveny v legislativě a v pokynech Komise. Shrnutí výdajů by mohla být pro řízení a kontrolu výdajů EU skutečným přínosem, pokud by měla vhodný rozsah, byla by připravena na základě vhodného přístupu a ve vhodnou dobu a vypracována podle mezinárodních norem[15].

Některé členské státy (Nizozemsko, Dánsko, Švédsko a Spojené království) kromě toho poskytují svá vnitrostátní prohlášení, čímž ještě lépe ukazují, jak nakládají s prostředky EU, Komise ovšem musí poukázat na skutečnost, že rozdíly mezi těmito prohlášeními snižují jejich srovnatelnost a věrohodnost, kterou z nich lze odvodit.

Komise se domnívá, že předkládání výročních shrnutí členskými státy poskytuje lepší informace o způsobu, jakým využívají prostředky EU, a zvyšuje váhu jejího vlastního prohlášení o věrohodnosti. Na základě získaných zkušeností v příslušných případech pozmění pokyny pro nadcházející cyklus předkládání shrnutí, bude nadále poskytovat poradenství členským státům a vyzve je, aby ke shrnutí přikládaly celkové prohlášení o věrohodnosti, které doporučuje.

Komise vyzývá všechny členské státy, aby následovaly příklad těch států, které již předkládají výroční vnitrostátní prohlášení .

4.4. Soulad s platnou legislativou o právech duševního vlastnictví

Generální ředitel pro komunikaci vznesl z důvodu zachování dobré pověsti výhradu ohledně možného porušování autorských práv při činnostech útvarů Komise, a to vzhledem k riziku, že v případě některých komunikačních produktů možná nebyla získána autorská a související práva.

Vzhledem k velkému využití elektronických komunikačních médií mohou mít tyto činnosti dopad ve všech členských státech, protože vnitrostátní právní předpisy v oblasti autorského práva se stále liší. S ohledem na skutečnost, že na evropské úrovni neexistuje kolektivní správa autorských práv, je nutné hledat vlastníky práv v každém členském státě, často na různých úrovních (organizace pro kolektivní správu práv, nakladatelé nebo vysílací společnosti, autoři nebo další osoby, které mají práva k obsahu).

Komise bude pravidelně vyhodnocovat, zda přijatá opatření dostatečně snižují rizika ve složitém a rychle se měnícím technologickém a právním prostředí. Do konce roku 2009 bude vypracován akční plán , který bude zahrnovat všechna potřebná opatření, od zvyšování povědomí a školení po vypracování společných pokynů.

5. Závěry

- Snaha o dosažení prohlášení o věrohodnosti, které by bylo bez výhrad, měla na Komisi pozitivní dopad: tento problém se pro ni stal prioritou a věnovala mu velkou pozornost, což vedlo k zásadním změnám jejích řídicích a kontrolních systémů, pracovních metod a postupů.

- Komise bude dále pečlivě sledovat provádění všech akčních plánů připojených k výhradám a zvláště se zaměří na opakující se témata.

- Komise bude pokračovat ve svém úsilí o efektivní vnější komunikaci o tématech souvisejících s kontrolou, a to jak s konečnými příjemci, tak s vnitrostátními orgány. Lepší informovanost je nezbytným předpokladem snížení chybovosti a nedorozumění.

- Komise bude nadále prokazovat efektivitu svých vlastních kontrol, zejména podáváním úplných zpráv o opravách chyb, včetně chyb souvisejících s platbami v předchozích letech.

- Komise opakuje, že hodlá pokračovat ve zpětném získávání neoprávněně vyplacených prostředků. Upozorňuje, že od roku 2007 do roku 2008 se zpětně získané částky zdvojnásobily a dosáhly výše 3 miliard EUR. Komise přijme opatření, aby zajistila, že členské státy plní své povinnosti ohledně kvality podávání zpráv o zpětně získaných prostředcích a finančních opravách.

- Komise bude vyzývat členské státy, aby ke svému výročnímu shrnutí informací o prostředcích, které vynaložily v režimu sdíleného řízení, přikládaly celkové prohlášení o věrohodnosti. Komise posoudí, jaké dodatečné záruky lze získat z vnitrostátních prohlášení o řízení.

- Komise se domnívá, že přístup, který pracuje s přiměřeným rizikem, zajišťuje řádnou a efektivní správu prostředků EU. V prosinci 2008 na toto téma předložila sdělení, v němž použila příklady z oblasti strukturálních fondů a rozvoje venkova. Tyto příklady budou dále rozpracovány a co nejdříve na ně navážou konkrétní návrhy ohledně přijatelných úrovní rizika. Návrhy pro oblasti výzkumu, dopravy, energetiky, vnější pomoci, rozvoje a rozšíření a správy budou rozpočtovému orgánu předloženy ke zvážení v roce 2010.

* * *

Jedná se o poslední souhrnnou zprávu předloženou touto Komisí. Evropská komise považovala modernizaci systémů vedoucích k zajištění nejvyšších norem správy prostředků EU, včetně legality a řádnosti operací, za jednu ze svých priorit. V letech 2004 až 2009 konsolidovala reformní proces zahájený v roce 2000, což je úspěch, který bude mít trvalé pozitivní důsledky.

Díky práci provedené v posledních pěti letech se výrazně zlepšila správa rozpočtu EU a dále se bude pokračovat zejména řešením problémů, na které upozornily výhrady pověřených schvalujících osob.

Komise se domnívá, že stávající vnitřní kontrolní systémy poskytují (s omezeními popsanými ve výročních zprávách o činnosti za rok 2008) přiměřenou záruku toho, že prostředky určené na činnost Komise jsou používány k účelům, pro které byly zamýšleny, a v souladu se zásadami řádného řízení finančních prostředků. Komise se také domnívá, že stávající kontrolní postupy poskytují nezbytné záruky, pokud jde o legalitu a řádnost podkladových operací, za které je Komise celkově odpovědná podle článku 274 Smlouvy o ES.

Příloha 1: Other cross-cutting management issues

1. HUMAN RESOURCES

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009.

In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way.

During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned.

As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010.

Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs.

2. ETHICS

In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission[16] outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide.

Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE.

The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies.

The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules.

3. SECURITY

Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution.

An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008.

Příloha 2: Overview of reservations 2004 – 2008

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[17], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | All DGs | Continuous action In 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the "Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework"[18], adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate. Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) | BUDG and SG By September 2009 | New action |

To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services | All DGs By April 2010 | New action |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | BUDG, with all DGs | Continuous action Three years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | DG BUDG together with concerned services | Completed In December 2008 the Commission adopted its Communication "Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error", with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the "single audit opinion"). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies. |

The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | DG BUDG together with concerned services By end 2010 | New action The Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All DGs concerned | New action |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 | Continuous action In a Communication of March 2008[19], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous action DGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality |

namely: | Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. | ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO | New action |

Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment. Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. | COMM, OPOCE, JRC, SG | New action |

Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. | ECFIN, SG | New action |

New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. | JLS, SG | New action |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Completed: In its latest report on the Plan[20], the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006. |

New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. | REGIO, AGRI, JLS | New action |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing | Completed Extensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities[21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results[22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action The European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing | DG ADMIN, ongoing | Completed A report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. | DG ADMIN, ongoing | Continuous action HR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles. |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. | Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697. The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007. A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008. |

Příloha 4: Executive and Regulatory Agencies

(Council Regulation 58/2003 (Art 9.7)

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base[23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

- the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – former IEEA)

- the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – former PHEA)

- the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA )

- the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA )

- the European Research Council Executive Agency ( ERC)

- the Research Executive Agency ( REA ).

- Four of these executive agencies were operational in 2008[24] . Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[25], did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | 69 |

PHEA | 8 | 20 | 28 |

EACEA | 85 | 277 | 362 |

TEN-TEA | 32 | 67 | 7 | 106 |

Total | 131 | 366 | 17 | 514 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency[26]. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward"[27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009).

To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest.

The 'traditional' agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009.

Příloha 5: Negotiated procedures

1. LEGAL BASIS

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. METHODOLOGY

A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general.

3. OVERALL RESULTS OF NEGOTIATED PROCEDURES RECORDED

3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007) .

Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average.

Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value.

3.2. The three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571.

For the three "external relations" directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%).

If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. ANALYSIS OF THE JUSTIFICATIONS AND CORRECTIVE MEASURES

Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds:

- Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

- Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

- Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned:

- Establishment of standard model documents and guidance documents .

- Improvement in training provided and an improved inter-service communication . In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation.

- Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

- permanent exchange of information;

- ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures;

- reinforcement of the product management policy especially in the IT sector.

- Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency.

- Reinforcement of internal structures and the application of control standards . Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail.

Příloha 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2008

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.497.065,33 | 6 |

COMP | 11.713.735,70 | 3 |

EAC | 123.199,00 | 1 |

EACEA | 497.001,12 | 2 |

ELARG | 607.626,00 | 1 |

ENTR | 111.650,00 | 1 |

ENV | 231.383,16 | 1 |

MARE | 249.800,61 | 1 |

INFSO | 1.713.872,65 | 4 |

RTD | 1.227.715,95 | 5 |

TREN | 407.313,70 | 2 |

18.380.363,22 | 27 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 0 | 0 |

Příloha 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[28] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved[29]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[30].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[31]. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day.

The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

2005 | 2007 | 2008 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% | 22,67% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% | 13,95% |

Average time to pay[32] | 49,13 days | 47,98 days | 47,45 days |

The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle[33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

2005 | 2007 | 2008 |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | 576 027,10 € |

*Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168%

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments. In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs[34]. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants. |

[1] Článek 60 finančního nařízení.

[2] Sdělení Komisi: SEK(2007) 1341.

[3] KOM(2008) 97, 18.2.2008.

[4] KOM(2009) 42, 3.2.2009.

[5] KOM(2006) 9 a SEK(2006) 49.

[6] KOM(2009) 43, 4.2.2009.

[7] Tato souhrnná zpráva navazuje na novou strukturu výroční zprávy Účetního dvora za rok 2007.

[8] „Zelená“ v této souvislosti znamená, že se míra chyb v oblasti výdajů jako celku pohybuje pod prahem významnosti (2 %) a že Účetní dvůr považuje stávající systémy dohledu a kontroly za účelné; „žlutá“ znamená, že míra chyb se pohybuje mezi 2 % a 5 % a systémy dohledu a kontroly jsou považovány za částečně účelné; „červená“ znamená, že míra chyb je větší než 5 % a Účetní dvůr považuje systémy dohledu a kontroly za neúčelné. Zdroj: „Informativní zpráva: Výroční zpráva, rozpočet EU na rok 2007, EÚD, s. 6.“

[9] Účetní dvůr označil jako účelné, tj. „zeleně“, příjmy, hospodářské a finanční věci a správní výdaje. To znamená, že přibližně 45 % celkových výdajů Společenství bylo Účetním dvorem označeno jako účelné (tj. „zeleně“).

[10] Finanční a administrativní rámcová dohoda / FAFA.

[11] Rámcová dohoda o svěřeneckých fondech a spolufinancování.

[12] SEK(2004) 1267.

[13] SEK(2004) 1265.

[14] K(2006) 3602.

[15] Stanovisko Evropského účetního dvora č. 6/2007 V případě politiky soudržnosti předložilo celkové prohlášení o věrohodnosti za rok 2008 pouze sedm členských států.

[16] SEC(2008) 301, 5.3.2008.

[17] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341.

[18] COM(2006) 9 and SEC(2006) 49.

[19] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[20] Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework - COM(2009) 43.

[21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004.

[22] Para 37 Opinion 02/2004.

[23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[24] No AAR was prepared by the Research Executive Agency and the European Research Council Executive Agency (DG RTD and other research DGs) as these are expected to become completely self-supporting during 2009. During the transition, activities are shared between the agencies and the different directorates general responsible for the implementation of FP7.

[25] Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (DG TREN, ENTR, ENV); Executive Agency for the Health and Consumers (DG SANCO); Education, Audio-visual and Culture Executive Agency (DGs EAC, INFSO, AIDCO); Trans-European Transport Network Executive Agency (DG TREN).

[26] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135

[28] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[29] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[30] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[31] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[32] Net delays.

[33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less).

[34] Communication from Mrs Grybauskaite in agreement with the President to the Commission: Streamlining financial rules an accelerating budget implementation to help economic recovery - SEC(2009) 477.