[pic] | KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ |

V Bruselu dne 1.8.2008

KOM(2008) 500 v konečném znění

SDĚLENÍ KOMISE

Shrnutí zprávy Radě o pokroku v provádění doporučení Rady 2005/835/ES ze dne 14. listopadu 2005 o přednostních opatřeních k posílení archivní spolupráce v Evropě předložené Evropskou skupinou pro archivnictví {SEC(2008) 2364}

1. SOUVISLOSTI

V svém usnesení ze dne 6. května 2003 o archivech v členských státech[1] Rada vzala v úvahu problémy, jimž čelily archivy před rozšířením Unie o deset nových členských států. Vyzvala v něm k posouzení situace veřejných archivů, zejména vzhledem k rozšíření, a požádala Komisi o předložení zprávy, která by se zabývala možnostmi, jak posílit koordinaci a spolupráci.

V odpovědi na toto usnesení Rady předložila Komise Radě v únoru 2005 Zprávu o archivech v rozšířené Evropské unii připravenou skupinou odborníků z členských států[2]. Zpráva obsahuje analýzu situace archivů v Evropské unii, řadu navrhovaných opatření a budoucí směřování zvýšené spolupráce archivů na úrovni EU.

Na základě této zprávy o archivech bylo vypracováno doporučení Rady 2005/835/ES ze dne 14. listopadu 2005 o přednostních opatřeních k posílení archivní spolupráce v Evropě[3]. V bodu A doporučení Rady se vyzývá k vytvoření Evropské skupiny pro archivnictví (European Archives Group, dále též „EAG“) sdružující odborníky jmenované členskými státy a orgány Unie, která by měla zajišťovat spolupráci a koordinaci v obecných otázkách týkajících se archivů a zejména provést pět přednostních opatření uvedených v bodu B tohoto doporučení. V bodu C se uvádí, že členské státy a orgány Unie by měly společně podporovat provádění těchto přednostních opatření. Poukazuje se na to, že Evropská unie bude v rámci stávajících programů usilovat o podporu projektů zaměřených na provádění těchto opatření. V bodu D doporučení Rada požaduje, aby nejpozději do tří let po zveřejnění doporučení Evropská skupina pro archivnictví předložila zprávu o pokroku dosaženém při provádění přednostních opatření.

Zprávu o pokroku požadovanou Radou přijala Evropská skupina pro archivnictví na svém zasedání dne 6. června 2008. Zpráva se Radě předkládá v příloze tohoto sdělení.

EAG byla toho názoru, že zpráva by kromě výsledků dosažených při provádění doporučení Rady měla předestřít i nové problémy, které na archivy čekají. Tomuto požadavku byla struktura zprávy o pokroku podřízena.

2. DOSAžENÉ VÝSLEDKY

2.1. Posílená archivní spolupráce v Evropě

EAG byla zřízena na začátku roku 2006 a sdružuje odborníky ze všech 27 členských států Evropské unie[4] a z pěti orgánů EU uvedených v čl. 7 odst. 1 Smlouvy o ES. Od úvodního zasedání v dubnu 2006 se EAG schází jednou za půl roku k diskusi o pokroku dosaženém při provádění doporučení Rady a s cílem poskytnout návod a obecné směřování pro práci na pěti přednostních opatřeních.

EAG se snaží spolupracovat s dalšími relevantními sítěmi a odvětvími. Při provádění řady přednostních opatření usiluje EAG o spolupráci s existujícími subjekty, jako je fórum DLM[5] a evropská pobočka Mezinárodní archivní rady (EURBICA). Odvětví archivnictví se rovněž aktivně zapojilo do Nadace evropské digitální knihovny a je zastoupeno ve skupině odborníků na vysoké úrovni pro digitální knihovny a v pracovní skupině Evropské digitální knihovny pro interoperabilitu.

Pokud jde o přednostní opatření „přijetí opatření k zabránění krádeži archivních dokumentů“, usilovala EAG o spolupráci s muzei a knihovnami na řešení tohoto problému, který je společný všem třem odvětvím. Meziodvětvová spolupráce je pro úspěšné zajišťování odcizených předmětů považována za nezbytnou. Z tohoto důvodu uspořádá francouzské předsednictví v říjnu 2008 v Roubaix konferenci, na níž se bude o problému diskutovat.

V souladu s bodem C doporučení Rady usilovala Komise, pokud to bylo možné, o podporu projektů zaměřených na provádění doporučení Rady. Na financování aktualizace a rozšíření vzorových požadavků na systémy správy elektronických dokumentů a archivů (MoReq2)[6] a na financování databáze právních předpisů v oblasti archivů[7] byl vznesen požadavek, kterému bylo vyhověno v rámci programu IDABC[8]. Očekává se, že návrh pracovní skupiny EAG na vytvoření internetového portálu pro archivy[9] bude financován programem eContent plus [10].

2.2. Pět přednostních opatření uvedených v doporučení Rady

Ve všech pěti přednostních opatřeních stanovených v bodu B doporučení Rady z listopadu 2005 bylo dosaženo pokroku.

2.2.1. Ochrana archivů a předcházení jejich poškození

Doporučení Rady vyzývá k vytvoření akčního plánu s cílem prosazovat opatření k předcházení poškození dokumentů a archivů v souvislosti s přírodními i jinými katastrofami, k podpoře činností v rámci celého Společenství zaměřených na ochranu a obnovování poškozených dokumentů a archivů a k vytvoření a prosazování norem a specifikací pro výstavbu nových účelových prostor pro archivy.

Po zveřejnění doporučení byla zřízena trojstranná pracovní skupina pro ochranu archivů a předcházení jejich poškození, které předsedá zástupce německého Bundesarchivu. Pracovní skupina se zaměřuje na nejnaléhavější problém uvedený v doporučení Rady, tj. na předcházení poškození archivů. Skupina dosáhla pokroku v regionální spolupráci mezi Českou republikou, Polskem a Německem a zejména ve svých plánech zřídit v roce 2008 internetovou informační službu pro použití v případě katastrof. Služba by měla poskytovat nejen podrobné informace o tom, jak předcházet poškození archivů a jak je spravovat v případě katastrof, ale i kde nalézt vhodné zdroje a kapacity.

Cílem je rozšířit internetovou databázi na evropskou úroveň jako nástroj pro vytvoření struktury a umožnění spolupráce mezi evropskými archivy. To umožní archivům v celé EU se řádně připravit na případy všech možných katastrof.

2.2.2. Evropská interdisciplinární spolupráce v oblasti elektronických dokumentů a archivů

Doporučení Rady ze dne 14. listopadu 2005 požaduje další rozvoj evropské interdisciplinární spolupráce v oblasti elektronických dokumentů a archivů. Jedná se zejména o aktualizaci a rozšíření současných požadavků na vytváření systémů správy elektronických dokumentů a archivů, jako je např. MoReq. Toto doporučení rovněž vyzývá k dalšímu pořádání konferencí fóra DLM o elektronických dokumentech a archivech.

Fórum DLM vytvořilo ve spolupráci s Komisí aktualizovanou a rozšířenou verzi vzorových požadavků na systémy správy elektronických dokumentů a archivů (MoReq2). Fórum DLM zajistí řízení MoReq2 a bude nápomocno při testování shody softwaru s MoReq2.

V souladu s doporučením Rady bude fórum pokračovat v pořádání velkých konferencí o elektronických dokumentech a archivech. Pátá konference fóra DLM se bude konat ve dnech 10.–12. prosince v Toulouse (Francie) a zaměří se na dosažené výsledky a na nové směry ve správě informací a záznamů v Evropě.

2.2.3. Vytvoření a správa internetového portálu pro dokumenty a archivy v Evropě

Cílem návrhu na vytvoření internetového portálu pro archivy v Evropě je, aby různé archivní materiály v Evropě uchovávané soukromými nebo veřejnými organizacemi na ochranu kulturního dědictví byly zpřístupněny k elektronickému používání jak pro práci, tak pro využití ve volném čase i pro studium. V Evropě bude poprvé možno zpřístupnit archivní informace bez ohledu na hranice mezi státy, institucemi a odvětvími. Tento portál bude významným příspěvkem k naplnění vize společného mnohojazyčného místa pro přístup k digitalizovanému kulturnímu a vědeckému dědictví rozmístěnému po Evropě.

Projekt nebude stanovovat nebo hledat nové normy, bude však provádět společný evropský rámec, který zahrnuje existující světové normy pro archivaci. Bude rovněž podporovat přijetí nadnárodních norem, aby byla zaručena interoperabilita různých portálů pro archivaci zřízených na vnitrostátní a institucionální úrovni.

Projektová skupina, kterou vede generální podředitelství španělských státních archivů, vybudovala rozsáhlou síť archivních institucí a má intenzivní kontakty s dalšími institucemi na ochranu kulturního dědictví (knihovny, muzea). Portál pro archivy bude napojen na portál EUROPEANA a očekává se podepsání smlouvy s Komisí o financování projektu z programu eContent plus .

2.2.4. Prosazování nejlepších postupů s ohledem na vnitrostátní a evropské právní předpisy o správě archivů

Doporučení Rady ze dne 14. listopadu 2005 požaduje prosazování nejlepších postupů s ohledem na vnitrostátní a evropské právní předpisy o správě dokumentů a archivů a přístupu k nim. Za tímto účelem navrhuje vytvoření databáze, která propojí údaje o právních předpisech v oblasti archivů a jiných odpovídajících právních předpisech na vnitrostátní úrovni a na úrovni Společenství a usnadní jejich dotazování. Databáze poskytne přehled stávající legislativy a umožní stanovit a šířit osvědčené postupy.

Pracovní skupinu pro vytvoření databáze právních předpisů v Evropě řídí Direction des Archives de France ve spolupráci s evropskou pobočkou Mezinárodní archivní rady. Databáze obsahuje právní předpisy o archivech a předpisy související, jakož i jejich výklad a další souvislosti, v EU a členských státech EU. Vytvoření databáze právních předpisů má podporu Evropské komise a je financováno z programu IDABC Evropské unie.

Databáze právních předpisů byla Komisi předvedena v červnu. Její obsah poskytnou členské státy a orgány EU v druhé polovině roku 2008. Udržovat ji budou členské státy a povede ji Mezinárodní archivní rada.

2.2.5. Opatření k zabránění krádeži archivních dokumentů

Pracovní skupina pro opatření k zabránění krádežím v archivech vedená švédským Riksarkivet se zaměřila na dvě otázky, které považuje za nejdůležitější: zaprvé, jaká opatření by mohla být přijata k zabránění krádežím z archivů a následnému obchodování s předměty kulturní hodnoty, a zadruhé, potřeba provést studii mapující rozsah problémů s krádežemi v archivních institucích v členských státech.

Pracovní skupina své zadání splnila. V červnu 2007 předložila Evropské skupině pro archivnictví zprávu o krádežích v archivech, která vycházela z průzkumu téměř 200 archivů v celé Evropě. Tento průzkum dává nahlédnout do povahy a rozsahu krádeží v archivech. Cílem pracovní skupiny bylo poskytnout na základě této zprávy rady a doporučení. Skupina vypracovala „zásady a praktické pokyny“ pro zabránění krádežím v archivech, jež budou společným nástrojem archivních institucí. „Zásady a praktické pokyny“ byly předloženy Evropské skupině pro archivnictví v červnu 2008.

Pracovní skupina dále připravila předlohu prohlášení o zabraňování krádežím v archivech a boji proti nelegálnímu obchodu s předměty kulturní hodnoty, která má být přijata řediteli národních archivů 27 členských států. Toto prohlášení bude předloženo na semináři o krádežích v archivech, který se bude konat za francouzského předsednictví v listopadu 2008 v Roubaix.

3. ÚKOLY V BUDOUCNOSTI

Evropská skupina pro archivnictví navrhuje, aby archivní služby zvážily svou roli v rychle se měnícím prostředí a posoudily, jak mohou lépe sloužit společnosti jako celku a veřejné správě především. Skupina vymezila pět úkolů, kterými by se archivy měly v budoucnosti zabývat.

3.1.1. Evropská směrnice o opakovaném použití informací veřejného sektoru

EAG navrhuje podrobněji zkoumat, jak lépe využívat a šířit obsah archivů. Zejména uvádí, že směrnice Evropského parlamentu a Rady 2003/98/ES ze dne 17. listopadu 2003 o opakovaném použití informací veřejného sektoru[11] nabízí možnost opakovaně používat bohatý obsah evropských archivů. Doporučuje, aby archivní služby členských států zvážily výhody a nevýhody rozšíření této směrnice o archivy a posoudily různé modely pro využívání obsahu archivů a pro jejich větší zpřístupnění občanům Evropy i celého světa.

3.1.2. Vztah mezi přístupem k archivům na místě a elektronickým přístupem

EAG se domnívá, že rovnováha mezi přístupem k archivům na místě a elektronickým přístupem se vyvíjí. Zpráva o pokroku uvádí, že tato otázka by si zasluhovala rozsáhlejší studii postupů a zkušeností zemí EU a že kromě výměny informací by bylo užitečné vypracovat pokyny pro osvědčené postupy. Zpráva proto doporučuje, aby EAG provedla další studii této otázky a zejména aby zvážila dopad měnící se rovnováhy mezi přístupem k archivům na místě a elektronickým přístupem na evropské archivní služby. Navrhuje výměnu informací o současných přístupech k digitalizaci archivního materiálu a doporučuje, aby EAG podporovala archivy v EU při rozvoji příslušných strategií pro budoucnost.

3.1.3. Uchovávání digitálních záznamů: jeho důsledky pro veřejnou správu a společnost a změna role archivů

Vzrůstající využívání nových technologií má zásadní dopad na veřejnou správu, na způsob, jakým se spravují informace, a rovněž na způsob, jakým jsou dokumenty vytvářeny, uchovávány a zpřístupňovány. V minulých desetiletích šlo zavádění informačních a komunikačních technologií do veřejné správy víceméně ruku v ruce s rozvojem výkonnosti a kvality služeb a se stále větší pozorností věnovanou transparentnosti a zodpovědnosti vlády. Řádná správa a elektronická veřejná správa (e-government) jsou ústředními myšlenkami veřejné správy 21. století. Je nepochybné, že e-government a digitální uchovávání záznamů hluboce promění mnoho tradičních zásad a postupů v archivnictví.

Digitalizace společnosti ovlivní nejen tradiční koncepce a postupy v archivnictví, ale změní i vztahy mezi archivními službami a tvůrci záznamů a konečně i úlohu, jakou hrají archivy a archiváři ve veřejné správě a ve společnosti. Analýza vývoje v členských státech EU s ohledem na různost právních předpisů a zvyklostí ve veřejné správě by mohla poskytnout hodnotný pohled na hodnotu různých norem a postupů.

Závěrem EAG dodává, že výměna informací o současné situaci v členských státech EU by mohla mít kladný efekt na způsob, jakým se s těmito otázkami v různých zemích nakládá. Národní archivy se svou současnou i budoucí úlohou v elektronické státní správě aktivně zabývají. EAG navrhuje, aby se o této otázce podněcovala a podporovala diskuse s cílem plně využít potenciální hodnotu archivů pro společnost obecně a pro veřejnou správu především, a podá o ní komplexní zprávu v roce 2010.

3.1.4. Vytvoření evropské sítě odborníků

Zpráva o pokroku se domnívá, že spolupráce mezi odborníky z oblasti archivnictví v členských státech EU by měla být považována za jeden z hlavních nástrojů pro podporu spolupráce mezi archivy jako takovými. Navrhuje zřízení evropské sítě odborníků, která bude archivním institucím a odborníkům v Evropě poskytovat:

- zaprvé, podporu při provádění – na jejich úrovních – různých projektů vypracovaných jako součást stávajících nebo budoucích priorit;

- zadruhé, podporu a informace týkající se jiných odborných oblastí uvedených ve zprávě.

K dosažení těchto cílů navrhuje EAG spolupráci jak s archivními službami členských států, které se účastní různých projektů, tak s profesními sdruženími archivářů. Vzhledem k tomu, že neexistuje evropské sdružení archivářů, by tito mohli být zastupováni evropskou pobočkou Mezinárodní archivní rady (EURBICA), jejímiž členy mnoho uvedených sdružení je.

3.1.5. Plán pro vytvoření špičkového střediska evropských archivářů

Řada společenských a profesních změn v posledních letech podtrhla potřebu vychovat odborné vedoucí pracovníky na vysoké úrovni v oblasti správy dokumentů a archivů, kteří by mohli usilovat o úspěšnou kariéru a zastávat strategická místa. Cílem je vytvořit v Evropské unii novou generaci vedoucích pracovníků archivů, kteří by měli důkladnou znalost hlavních otázek a problémů, s nimiž se toto povolání potýká, a kteří by zároveň byli schopni stanovovat strategie pro vedení a komunikovat na nejvyšší úrovni. Mohlo by jej být dosaženo prostřednictvím vytvoření špičkového evropského střediska, kde by se soustřeďovali archiváři budoucnosti, čímž by se dále rozvíjely odborné znalosti v Evropě.

Evropské špičkové středisko zajistí přípravu skupiny odborníků schopných pracovat jak v národním, tak mezinárodním kontextu. Středisko rovněž vytvoří zvláštní síť pro výměnu a diskuse, která bude zohledňovat nejen národní odlišnosti a odborné znalosti, ale i čistě evropský kontext, čímž v této oblasti posílí evropskou spolupráci na vysoké úrovni.

Středisko by bylo organizováno decentralizovaně tak, aby jeho struktura byla volnější a aby nebyla pevně vázána na jednu organizaci nebo instituci. Na tomto úkolu by se měly podílet všechny členské státy EU.

4. ZÁVěR

Spolupráce mezi archivy členských států se od přijetí doporučení Rady na konci roku 2005 posunula kupředu. Stejně jako v minulosti se jedná o proces vývoje založený na sdílených zájmech a ambicích a na uznání toho, že spolupráce by měla být a je vzájemně prospěšná. Na tomto základě je spolupráce mezi archivy v posledních dvaceti letech v Evropě překvapivě úspěšná. Aby tomu tak bylo i nadále, vypracovala EAG několik doporučení týkajících se spolupráce v následujících letech:

- EAG bude i nadále sledovat provádění přednostních opatření uvedených v doporučení Rady ze dne 14. listopadu 2005 i nových činností vyplývajících z těchto opatření, jež mohou následovat po této zprávě o pokroku, a bude nápomocna radou. EAG bude svou práci důkladně koordinovat s Evropským výborem národních archivářů;

- EAG bude prohlubovat spolupráci s důležitými odvětvími a sítěmi s cílem, aby všechny strany dosáhly co největších přínosů a úspor, pokud jde o účinnou správu, ukládání, zálohování a vyhledávání informací veřejného sektoru, a aby byl přístup evropských občanů k obsahu archivů a službám účinnější a uživatelsky přívětivější;

- Evropská komise bude dále podporovat práci Evropské skupiny pro archivnictví.

[1] Úř. věst. C 113, 13.5.2003, s. 2.

[2] KOM(2005) 52 v konečném znění.

[3] Úř. věst. L 312, 29.11.2005, s. 55.

[4] Bulharsko a Rumunsko se od roku 2006 účastnily jako pozorovatelé a od svého vstupu do EU na začátku roku 2007 jsou řádnými členy EAG.

[5] DLM= Document Lifecycle Management (Správa životního cyklu dokumentu). Fórum DLM je organizací, která sdružuje mnoho vnitrostátních archivů z EU27 a další veřejné a soukromé subjekty zabývající se správou elektronických záznamů a archivů.

[6] Viz bod 2.2.2.

[7] Viz bod 2.2.4.

[8] Rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady 2004/387/ES ze dne 21. dubna 2004 o interoperabilním poskytování celoevropských služeb elektronické správy (eGovernment) orgánům veřejné správy, podnikům a občanům (IDABC) (Úř. věst. L 181, 18.5.2004, s. 25).

[9] Viz oddíl 2.2.3.

[10] Rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 456/2005/ES ze dne 9. března 2005 o zavedení víceletého programu Společenství pro usnadnění přístupu k digitálně šířenému obsahu a jeho používání a využívání v Evropě (Úř. věst. L 79, 24. 3. 2005, s. 1).

[11] Úř. věst. L 345, 31.12.2003, s. 90–96.