Sdělení Komise - Zpráva o pokroku dosaženém při modernizaci účetního systému Evropské Komise k 31. březnu 2006 /* KOM/2006/0358 konecném znení */

[pic] | KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ |

Brusel, 04.07.2006

KOM(2006) 358 v konečném znění

SDĚLENÍ KOMISE

ZPRÁVA O POKROKU DOSAŽENÉM PŘI MODERNIZACI ÚČETNÍHO SYSTÉMU EVROPSKÉ KOMISE K 31. BŘEZNU 2006

OBSAH

SDĚLENÍ KOMISE – ZPRÁVA O POKROKU DOSAŽENÉM PŘI MODERNIZACI ÚČETNÍHO SYSTÉMU EVROPSKÉ KOMISE K 31. BŘEZNU 2006 1

1. Úvod 4

2. Přehled realizace do 31. března 2006 4

3. Zavádění modernizovaného účetnictví v Komisi 5

3.1 Příprava účetních závěrek a počátečních zůstatků za rozpočtový rok 2005. 5

3.2 Úvěry a půjčky 6

3.3 Školení 6

3.4 Konsolidace. 7

3.5 Změna rozpočtového roku 7

4 Kontrolní prostředí a validace místních systémů 8

4.1 Komunikace a kvalita účetnictví. 8

4.2 Validace místních systémů. 8

5. Vývoj v informačních technologiích pro souhrnný rozpočet 9

6. Realizace systému ABAC ostatními orgány a agenturami 10

7 Aplikace ABAC Delegations 10

8 Evropský rozvojový fond 11

9 Budoucí vývoj 12

10 Závěr 12

PřÍLOHA 1: PLÁN INTEGROVANÉHO PROGRAMU K 31. BřEZNU 2006 13

Příloha II: Bezpečnost a synchronizace systému 18

ÚVOD

Dne 31. března 2006 účetní Komise předložil Evropskému účetnímu dvoru první prozatímní účetní závěrku Evropských společenství, která má být vyhotovena v souladu s mezinárodně uznávanými účetními standardy. V tomto ohledu se Komise nejenže dostala do čela veřejných subjektů, ale prokázala tím schvalujícím orgánům ochotu být plně odpovědna za prostředky daňových poplatníků, které jí byly svěřeny.

Tato závěrka je plodem tříleté intenzivní práce všech útvarů Komise a ostatních orgánů a agentur:

- byla vypracována účetní pravidla odpovídající činnostem Společenství, která jsou v souladu s mezinárodními standardy, spolu s příslušnými účetními manuály;

- byly vyvinuty informační systémy na podporu nových požadavků na účetnictví;

- jednotlivé útvary Komise přizpůsobily své správní a finanční postupy zaznamenávání účetních událostí v okamžiku, kdy k nim dojde, a nikoli až když je obdržena nebo provedena platba nebo pouze ke konci roku, což umožní zavést účty na akruálním základě;

- byly zjištěny zůstatky nezbytné pro otevření prvních účtů na akruálním základě.

Tato práce byla dokončena v lednu 2005, takže rozpočtový rok 2005 mohl začít včas na správném základě. Od ledna 2005:

- byly zkontrolovány počáteční zůstatky a validovány schvalujícími útvary;

- jednotlivé útvary provedly odhad výdajů, které mají být časově rozlišeny na začátku a na konci každého roku;

- všechny systémy byly prověřeny účetním Komise, aby bylo zajištěno, že jsou schopny zaznamenávat a předávat potřebné účetní informace;

- byla sestavena účetní závěrka Komise a konsolidována s účetními závěrkami X ostatních orgánů a Y agentur.

Komise tak dodržela lhůty stanovené ve finančním nařízení pro přípravu finančních výkazů, které ve všech významných ohledech odpovídají mezinárodním standardům, a splnila svůj závazek vůči Evropskému parlamentu a Radě týkající se podávání zpráv o pokroku dosaženém v souvislosti s tímto cílem[1], který byl pokládán za zvlášť ambiciózní.

Práce však ještě neskončila. Dosažení úplného dodržování všech účetních standardů je proces, jehož dokončení bude vyžadovat určitý čas. Do centrálního účetního systému je nutno zahrnout zálohové účty zahraničních delegací Komise a Evropský rozvojový fond musí přejít na modernizovaný informační systém. Skluzy u těchto úkolů vznikly kvůli obtížím při zavádění nových systémů a potřebě školení v zeměpisně rozptýlených útvarech a na účetní závěrku nemají podstatný dopad.

Systémy dvou GŘ se musí zlepšit, než je bude možné validovat. V údajích poskytnutých nejméně jedním GŘ byly zjištěny závažné chyby, a toto GŘ bylo požádáno, aby předložilo opravené údaje. Navzdory úsilí, které útvary Komise vynaložily na ověření a překontrolování počátečních zůstatků a časově rozlišených výdajů, Účetní dvůr pravděpodobně najde další chyby, které musí být pokud možno opraveny v roční účetní závěrce, která má být sestavena do 31. července 2006. Riziko chyb je zvýšeno nedostatečným počtem kvalifikovaných účetních v Komisi, kteří by se dokázali rychle přizpůsobit rozsáhlé reformě, prodlevami vzniklými v některých útvarech, které vedly k uspěchané práci, a skluzy při vývoji některých nástrojů účtování a vykazování v informačním systému a aktualizaci dokumentace a vzdělávacích kurzů.

PřEHLED REALIZACE DO 31. BřEZNA 2006

Přechod na nový účetní systém byl v Evropské komisi až dosud úspěšný. Dne 1. ledna 2005 Komise převedla všeobecné účetnictví EU z účetnictví založeného na hotovostních tocích na účetnictví na akruálním základě, tedy na systém, který Evropské komisi umožnil větší každodenní kontrolu nad jejími finančními prostředky a jenž jí poskytuje lepší finanční údaje. V roce 2005 se účetní systém na akruálním základě dále rozvíjel; jeho rozvoj a zdokonalování bude pokračovat i v letech 2006 a 2007 tak, aby postupně zahrnoval Evropský rozvojový fond, delegace, agentury a jednotný datový sklad.

Pro roky 2005 a 2006 byl vypracován podrobný akční plán, který byl na základě zkušeností upraven a prodloužen. V příloze jsou v grafické podobě uvedeny plány na léta 2006 a 2007. Práce potřebná pro dokončení vývoje mnoha informačních technologií byla v původním plánu podceněna, což znamenalo, že určité úkoly bylo nutno přeplánovat. Hlavní projekty v oblasti účetnictví, na nichž práce stále pokračuje, jsou aplikace ABAC-EDF (pro ERF) a ABAC-Delegations (delegace), u nichž se v současnosti plánuje, že budou plně funkční počátkem rozpočtového roku 2007 (delegace) a 2008 (ERF). V této zprávě jsou uvedeny hlavní problémy, které se během roku 2005 objevily.

Účetní Komise předložil Účetnímu dvoru prozatímní finanční výkazy za rok 2005, první, které mají být vyhotoveny plně na akruálním základě. Finanční výkazy musí Komise schválit do 31. července 2006. Všechna GŘ a útvary vynaložily značné úsilí na přípravu počátečních zůstatků pro tento první rok, na jejich kontrolu a provedení potřebných oprav a na odhad časově rozlišených výdajů na začátku a na konci rozpočtového roku na uceleném a jednotném základě. Některé kontroly údajů budou pokračovat až do uzavření účetní závěrky, některé účty musí být odsouhlaseny v souhrnných účtech a jedno GŘ bylo požádáno o nové odhady. Navzdory tomuto úsilí existuje vzhledem k rozsáhlosti úkolu, neobeznámenosti útvarů s novými účetními postupy a omezenému počtu kvalifikovaných a vyškolených zaměstnanců nebezpečí, že v účetní závěrce zůstanou neodhaleny závažné chyby a opomenutí.

Na některé účetní problémy byl Účetní dvůr upozorněn, zejména s ohledem na subjekty, které měly být zahrnuty do konsolidovaných účtů ES, avšak s tím dosud nesouhlasily, a způsoby zveřejnění částek, které mají být vyžádány od členských států k úhradě stávajících závazků ES.

ZAVÁDěNÍ MODERNIZOVANÉHO ÚčETNICTVÍ V KOMISI

Příprava účetních závěrek a počátečních zůstatků za rozpočtový rok 2005

Byly stanoveny nové požadavky na výkaznictví pro účetní závěrky za rok 2005 a byly vypracovány účetní postupy pro uzavření účtů za rok 2005 a sestavení účetních závěrek za rok 2005. Prozatímní roční účetní závěrka byla předložena dne 31. března 2006, což je datum stanovené ve finančním nařízení.

Za účelem zjištění počátečních provozních zůstatků byly v lednu 2005 do centrálního účetního systému zavedeny v podstatě veškeré údaje potřebné pro účetnictví na akruálním základě; to zahrnovalo více než 7 000 faktur nebo požadavků na proplacení nákladů, 30 000 položek týkajících se předběžného financování, 92 000 položek aktiv a 3 100 záruk. Jednotlivé útvary byly požádány, aby do 1. května 2005 ověřily správnost zavedených údajů a v červenci 2005 byli generální ředitelé a vedoucí útvarů vyzváni, aby formálně potvrdili platnost počátečních provozních zůstatků. Po ověření a kontrolách každé GŘ údaje potvrdilo, byly však požadovány některé opravy, aby byla zajištěna kvalita údajů. K poslední validaci došlo v lednu 2006.

Účetnímu dvoru byly v únoru 2005 poskytnuty podrobné údaje o zavedení položek faktur a předběžného financování a rozvahy GŘ, jakmile byly zaslány k potvrzení v červenci 2005. Účetní dvůr měl rovněž možnost nahlížet do všech údajů zaúčtovaných v účetním systému od jeho zavedení.

Hlavní prací v roce 2005 v souvislosti s přechodem bylo stanovení počátečních akruálních zůstatků k 1. lednu 2005, což se pro GŘ pro rozpočet a všechny útvary ukázalo jako náročný úkol. Pokyny k odhadu hodnoty nároků na platby z finančních prostředků ES, které dosud příjemci nepředložili, byly generálním ředitelstvím zaslány dne 16. srpna 2005 po konzultacích ohledně nejvhodnějšího základu pro tyto odhady. Do 31. ledna 2006 vypracovalo poslední generální ředitelství svou individuální metodiku a zaúčtování dosud nepředložených nároků na financování pro počáteční rozvahu a do 17. března předložilo poslední GŘ informace potřebné pro zaúčtování nepředložených nároků na financování ke konci roku. Přezkumy a kontroly konzistentnosti provedlo GŘ pro rozpočet, aby byla zajištěna kvalita údajů. Před schválením účetní závěrky dne 31. července 2006 budou nutné některé opravy, zejména s ohledem na jedno GŘ, které bude požádáno, aby přepracovalo své odhady dosud nepředložených plateb.

Ačkoli všechna GŘ odvedla práci, která se od nich vyžadovala, došlo ke značným prodlevám, než byly informace úplné, jak ukazuje tabulka 1. Tyto skluzy vyjadřují potíže související s přechodem na akruální účetnictví v krátkém časovém rámci a s včasným zajištěním nástrojů IT a školení pro všechny útvary.

Tabulka 1

Informace o finančních účtech

Počáteční informace | Konečná verze |

Kontrola počátečních zůstatků | 24.1.2005 | 31.3.2005* |

Validace počátečních zůstatků | 29.7.2005 | 15.9.2005 | 23 | 12 | 6 | 24.1.2006 | 10.3.2006** |

Nepředložené žádosti k počátečnímu zůstatku 1.1.2005 | 16.8.2005 | 14.10.2005 | 6 | 15 | 19 | 23.2.2006 | 17.3.2006 |

Nepředložené žádosti 31.12.2005 | 4.10.2005 | 31.1.2006 | 18 | 21 | 1 | 13.3.2006 | 17.3.2006 |

* Lhůta udává období automatických oprav u faktur a položek předběžného financování. K tomuto dni se nepožadovala žádná formální validace.

** I po validaci podala řada GŘ žádosti o další opravy počátečního zůstatku.

Pokud jde o konsolidované účty, poskytly ostatní orgány a agentury požadované informace většinou ve stanovených lhůtách. Výjimky se týkají dvou orgánů, které neposkytly své výkazy o hotovostních tocích, a třech subjektů, které se domnívaly, že nemají být zahrnuty do konsolidovaných účtů, poněvadž finanční nařízení toto vyloučení umožnilo (dvě agentury), nebo proto, že nebyly řízeny Evropským společenstvím (společný systém nemocenského pojištění). Tyto záležitosti by se měly vyřešit před schválením účetní závěrky.

Prozatímní závěrka ukazuje, že pasiva ES převyšují aktiva o přibližně 62 miliard EUR. Důvodem je to, že výnos je vymáhán teprve tehdy, až je úhrada závazků splatná. Hlavní závazky jsou v oblasti penzí zaměstnanců (32 miliard EUR) a u nároků vůči záruční sekci EZOZF (47 miliard EUR). Jelikož neexistují mezinárodní standardy pro vykazování pasiv členských států, účty budou uzavřeny na základě připomínek Účetního dvora.

Úvěry a půjčky

Operace týkající se úvěrů a půjček, které jsou mimo rozpočet Komise, byly dříve zaznamenávány do informačního systému Globus GŘ ECFIN. V průběhu roku 2005 byly tyto údaje převedeny do centrálního systému Komise (SAP/CFM a FM). Některé finanční nástroje byly do nového systému zavedeny v červenci a zbývající nástroje byly převedeny v listopadu 2005. Dosud se dokončují funkce týkající se výkaznictví. Centrální informační systém bude muset být aktualizován, než bude moci vytvářet účty, které budou zcela v souladu s mezinárodními standardy. Tato aktualizace se plánuje na druhé čtvrtletí 2006.

Školení

V roce 2005 k hlavním úspěchům v oblasti školení patřilo:

- dokončení intenzivního školení o systému ABAC, na kterém bylo od října 2004 do června 2005 zajištěno více než 7 000 míst;

- postupné aktualizování kurzů o používání systému ABAC s cílem vzít v úvahu vývoj systému a zlepšit kvalitu kurzů. Kladné hodnocení kurzů o ABAC vzrostlo ze 79 % v roce 2004 na 90 % v roce 2005. V odezvě na požadavky z jednotlivých GŘ byl zahájen nový integrovaný kurz, který pokrývá všechna základní hlediska zvládnutí přechodu jak v systému SI2 (který bude postupně rušen), tak i v systému ABAC. V prvním čtvrtletí roku se konaly zvláštní informativní schůzky pro schvalující úředníky;

- pokračující poskytování kurzů o systému ABAC a SI2 po dokončení intenzivní fáze a rovněž kurzy o účtování v soukromém a veřejném sektoru, ačkoli vzdělávací materiály a dokumentace nebyly v některých případech v souladu se změnami systému.

V roce 2006 bude hlavním úkolem:

- další poskytování a aktualizace kurzů, přičemž se bude více klást důraz na význam výběru správného kódu účtů, poněvadž to se v některých GŘ jeví jako problém;

- poskytování školení pro zaměstnance delegací a zastoupení;

- příprava školení pro zaměstnance agentur nebo jiných orgánů, které se případně rozhodnou přijmout systém ABAC.

Konsolidace

Byl vypracován manuál o konsolidaci a balíček formulářů pro výkaznictví a rozeslán všem orgánům a agenturám. V listopadu byl vyvinut a otestován nový nástroj IT pro konsolidaci (SAP ECCS) , přičemž byly využity zkušební balíčky formulářů pro výkaznictví, které došly od 15 zúčastněných orgánů a agentur. Orgány a agentury připravily své jednotlivé počáteční rozvahy a oznámily je účetnímu Komise za účelem kontroly konzistentnosti a konsolidace. Prozatímní účetní závěrky orgánů a agentur byly úspěšně konsolidovány s využitím nového nástroje.

Změna rozpočtového roku

Od července 2005 všechna GŘ a útvary spolupracovaly s GŘ pro rozpočet na zkrácení období, během něhož budou finanční operace přerušeny, zatímco bude zahájen nový rozpočtový rok, na několik dnů. Tato doba byla úspěšně zkrácena o více než tři týdny v porovnání s obvyklým harmonogramem (tabulka 2). Tohoto úspěchu nebylo dosaženo výlučně jako součásti projektu ABAC, ale kvůli lepší koordinaci mezi 13 jednotkami pěti ředitelství GŘ pro rozpočet na straně jedné a na straně druhé kvůli využití údajů předběžného návrhu rozpočtu jako základu pro první konzultace mezi útvary o interních pravidlech pro rok 2006, které probíhaly od září 2005. Tyto předběžné údaje pak byly aktualizovány, jakmile byl rozpočet přijat.

TABULKA 2: POROVNÁNÍ MEZI POČÁTKEM ROKU 2006 A POČÁTKEM ROKU 2005

Událost | 2005/2006 | 2004/2005 |

Otevření očekávaného prostředí (*) | 15.11 | 19.11 |

Zapsání odhlasovaných přidělených částek umožňujících nový závazek a souvisejících plateb | 21.12 (**) | 10.1 |

Převedení dosud nezaplacených (předběžných) závazků, které umožní jejich proplacení: |

- 1. běh | 5.1 -- 9.1 | 31.1 -- 1.2 |

- 2. běh (***) | 20.1 -- 22.1 | 18.2 |

- 2a. běh (***) | 24.1 | neuvedeno |

- 3. běh (***) | 3.2 | 28.2 |

Zbývající položky, hlavní kolo | 6.1 -- 9.1 | 3.2 |

Příjmy | 16.1 -- 17.1 | 15.2 |

(*) Datum 15.11. je stanoveno ve finančním nařízení v čl. 178 odst. 1 a čl. 150 odst. 3 |

(**) Platby s výjimkou těch, které byly schváleny ve finančním nařízení v čl. 178 odst. 2, nejsou povoleny do 1.1. (***) Dodatečné běhy se týkají těch GŘ, která neprovedla požadované přípravné práce včas, aby mohla být zahrnuta do dřívějšího běhu. |

KONTROLNÍ PROSTřEDÍ A VALIDACE MÍSTNÍCH SYSTÉMů

Komunikace a kvalita účetnictví

Účast generálních ředitelství a komunikace s nimi v souvislosti s účetními záležitostmi pokračovaly i v roce 2005, a to v podobě schůzek se sítěmi účetních a finančních korespondentů. Aby byly účty spolehlivější, provedli zaměstnanci účetního v roce 2005 kontroly kvality nových účetních údajů. Případné chyby a nesrovnalosti, které byly zjištěny, byly oznámeny dotčeným útvarům. Bylo vypracováno finanční výkaznictví podle generálních ředitelství a konalo se několik schůzek s účetními korespondenty.

Pokračovala práce na zlepšení účetního kontrolního prostředí a objasnění úloh a povinností s cílem zlepšit kvalitu účetních údajů.

Validace místních systémů

Pokud jde o kvalitu údajů , modernizovaný účetní systém závisí na přesném a úplném zavedení údajů mnoha uživateli centrálního počítačového systému (jejich počet se odhaduje na přibližně 7000). Obrazovky pro uživatele postupně poskytovaly podporu s cílem snížit riziko chyb na nejmenší možnou míru, ale kvalita zavedených údajů závisí na kontrolním prostředí, které vytvoří každý schvalující úředník. Tým GŘ pro rozpočet, který byl pověřen validací a který se skládal z 8 pracovníků, provedl program hloubkových kontrol systémů stanovený schvalujícími úředníky za účelem podložení nebo odůvodnění účetních informací, jak požaduje čl. 61 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, přičemž se začalo u těch, které byly posouzeny jako systémy představující nejvyšší rizika.

Tým pro validaci systémů v generálních ředitelstvích provedl veškerou práci plánovanou na rok 2005. Zpráva o pokroku zveřejněná v červenci 2005 konstatuje celkově uspokojivou situaci ve 27 generálních ředitelstvích. Závěrečná zpráva, která byla přijata dne 28. února 2006, popisuje pokrok, jehož dosáhla všechna GŘ, zůstávají však závažné problémy v systémech dvou GŘ (AIDCO a EAC), které vedly k tomu, že účetní pozastavil validaci jejich systémů, dokud nedojde ke zlepšení. Dále nelze validovat systémy pro evidenci zálohových účtů, dokud nebude dokončen počítačový projekt ABAC-Delegations (viz bod 7).

VÝVOJ V INFORMAčNÍCH TECHNOLOGIÍ PRO SOUHRNNÝ ROZPOčET

Moduly systému ABAC se postupně zdokonalovaly prostřednictvím nových verzí vydaných v dubnu, červnu a listopadu 2005 a v březnu 2006. Faktury, platby a soubory právních subjektů mohou být nyní zaznamenávány pomocí internetových aplikací. Pokračovala práce na zvýšení bezpečnosti přístupu k centrálnímu účetnímu systému (SAP) a v únoru 2006 byl zaveden nový omezený přístup pro zaměstnance v oblasti informačních technologií. Systém ABAC obecně fungoval dobře, ale určité prodlevy při realizaci programu rozvoje informačních technologií vedly k tomu, že útvary nemohly do března 2006 provést některé účetní opravy.

První fáze zlepšování postupu upomínání byla dokončena v polovině prosince. Druhá fáze má být dokončena do konce září 2006.

Dobře pokračovala práce na projektu JRC (Společné výzkumné středisko) k využívání funkcí SAP-PS a CATS (výkaz práce) na podporu potřeb podrobného rozpočtování a účtování u výzkumných projektů. Projekt byl realizován tak, aby byl připraven pro rozpočtový rok 2006.

Studie proveditelnosti dokončená v roce 2005 ukázala, že nová verze modulu SAP FM, BCS (Budget Control System (systém pro kontrolu rozpočtu )) by mohla nahradit verzi, která se v současnosti používá pro centrální řízení rozpočtu, a že by bylo možno zahrnout místní rozpočtové linie, což je potřebné pro to, aby jednotlivá oddělení získala podrobnější systém pro řízení jejich rozpočtů. Tyto místní linie jsou v současnosti spravovány v systému Si2. Zavedení BCS se předpokládá do konce roku 2006.

Pokrok na rozvoji nového finančního jednotného datového skladu nezbytného pro provedení integrace počítačových souborů a účetních záznamů se omezil na koncepční fázi.

Pokud jde o aplikaci ABAC Contracts , rok 2005 byl zaměřen na zajištění funkcí požadovaných skupinou uživatelů a na nasazení systému ve všech GŘ. V aplikaci ABAC Contracts bylo nutno zaznamenat všechny zakázky v hodnotě větší než 13 800 eur podepsané od ledna 2005. Koncem března 2006 bylo v aplikaci evidováno přibližně 57 000 zakázek s celkovou hodnotou více než 7,7 miliard eur.

Hlavní činnosti během roku 2005 v případě aplikace ABAC Assets byly zaměřeny na tyto oblasti:

- dokončení rozvoje akruálního účetnictví a lepší integrace a soudržnost s ostatními aplikacemi ABAC s cílem zajistit ucelenější údaje v rámci systému ABAC;

- dokončení nahrazení předchozích systémů;

- pilotní fáze vývoje aplikací pro delegace a zastoupení.

Komise nadále zvyšovala bezpečnost přístupu k systému a zajišťovala synchronizaci účetních údajů evidovaných v systému ( příloha II ).

REALIZACE SYSTÉMU ABAC OSTATNÍMI ORGÁNY A AGENTURAMI

Několik agentur a menších orgánů používá pro své rozpočtové účty verzi systému Si2 Komise. Komise souhlasila s poskytováním systému Si2 během roku 2006 a se zajištěním dostupnosti všech modulů programu ABAC pro ty subjekty, které je budou chtít využívat.

Řada agentur (2 výkonné a 9 tradičních) a 2 výbory (Hospodářský a sociální výbor, Výbor regionů) oficiálně požádaly o používání systému ABAC. V roce 2006 začne pět agentur využívat systém ABAC na pilotní bázi, zbytek pak v roce 2007 a 2008.

Pro každou agenturu je v systému ABAC zavedeno specifické finanční a účetní prostředí. Jednotliví účetní odpovídají i nadále za příslušné účty a za provedení plateb.

APLIKACE ABAC DELEGATIONS

GŘ pro rozpočet, GŘ RELEX a GŘ DIGIT stanovilo způsoby zahrnutí transakcí delegací do systému ABAC, které se v současnosti provádějí prostřednictvím zálohových účtů a zaznamenávají v nezávislém systému, RAI-web. Evidence jejich investičního majetku bude muset být spravována v aplikaci ABAC-Assets. Tento projekt bude vyžadovat přizpůsobení se dotčeným modulům ABAC a rozvoj a dokončení internetových aplikací. Zavedení u delegací se plánuje v roce 2006, i když vazba na SAP nebude zajištěna až do začátku roku 2007. Zavádění u delegací bude pokud možno sladěno se zaváděním systému ABAC pro ERF (viz bod 8).

EVROPSKÝ ROZVOJOVÝ FOND

Jako samostatný úkol je nutno modernizovat rovněž účty Evropského rozvojového fondu (dále jen „ERF“), které se liší od účtů souhrnného rozpočtu.

Modernizace ERF zahrnuje přípravu aktualizované účtové osnovy a stanovení nových účetních pravidel v souladu s požadavky účetnictví na akruálním základě. Projekt modernizace bude zahrnovat také nahrazení systému OLAS, což je současný počítačový systém pro ERF. OLAS bude nahrazen kombinací systému ABAC a místního počítačového systému GŘ AIDCO, CRIS. Oba systémy, ABAC i CRIS, se již používají pro účty souhrnného rozpočtu a v současnosti se přizpůsobují specifikům ERF.

V roce 2005 bylo u projektu ABAC ERF dosaženo významného pokroku. Byla vypracována nová účetní osnova a nové účetní metody a schváleny účetním. Ve spolupráci s GŘ AIDCO byla také provedena analýza nedostatků ke zjištění, jaká zlepšení jsou ještě v ABAC a CRIS nutná. V současnosti probíhá práce na těchto zlepšeních v oblasti IT s cílem zavést je v praxi od ledna 2008. Plánují se také školení budoucích uživatelů v 46 delegacích AKT.

Je důležité zdůraznit, že ačkoli se v současnosti nové podpůrné nástroje v oblasti IT teprve vyvíjejí, roční účetní závěrka ERF za rok 2005 byla nicméně sestavena v souladu s účetními zásadami akruálního účetnictví. Aby byla zajištěna srovnatelnost informací v roční účetní závěrce, účetní ERF přepracoval počáteční finanční výkazy pro rozpočtový rok 2005 na základě plně akruálního účetnictví. Účetní údaje poskytnuté nynějším počítačovým účetním systémem (OLAS) byly v případě potřeby upraveny, aby poskytovaly údaje v souladu s akruálním účetnictvím. Účetní ERF rovněž provedl potřebné opravy údajů založených na hotovostních tocích podle dodatečných informací poskytnutých schvalujícím úředníkem.

BUDOUCÍ VÝVOJ

Byl aktualizován akční plán na rok 2006 a prodloužen na rok 2007 (viz příloha). Do konce roku 2006 by měla být zavedena úplná počítačová architektura systému ABAC. Další vývoj v informačních technologiích se bude týkat zejména zlepšení uživatelské přívětivosti a funkcí finančního výkaznictví a dosažení dlouhodobého cíle užší integrace místních systémů a poskytnutí dalších nástrojů pro podporu uživatelů a finančního řízení. S ohledem na účetní rámec se práce zaměří na stanovení úloh a povinností jednotlivých účastníků finančních postupů, na zlepšení kvality účetních údajů a zpráv o řízení a na sledování souladu s kritérii pro validaci místních systémů všemi schvalujícími úředníky.

ZÁVěR

Přechod na nový účetní systém v Evropské komisi dodržel stanovenou lhůtu a dne 1. ledna 2005 Komise převedla všeobecné účetnictví EU z účtů založených na hotovostních tocích na účty na akruálním základě a nyní je schopna dodržet ve všech významných hlediscích mezinárodně uznávané účetní standardy. První konečné výsledky zavedeného systému byly otestovány a dokumentovány, když účetní Komise sestavil k 31. březnu 2006 prozatímní účetní závěrku. Komise tak dosáhla cíle souvisejícího s přechodem na účty na akruálním základě ve velmi ambiciózním časovém rámci. Tohoto cíle by nebylo možno dosáhnout bez angažovanosti a konstruktivní spolupráce všech útvarů Komise.

Ačkoli dosud byl přechod řízen úspěšně a byly provedeny komplexní zkoušky, práce na ověřování místních systémů na konci roku 2005 vyzdvihla problémy u tří systémů, u nichž nebylo možné validaci provést. Zpráva o místních systémech jednotlivých GŘ obsahuje rovněž doporučení týkající se zlepšení kontrol účetních údajů, lepšího pochopení výběru účetních kódů, lepšího školení o účetních záležitostech a související kulturní změny. Kromě toho byla v roce 2005 oddělení Komise pod značným tlakem, aby zajistila nové složité procesy v ambiciózních lhůtách. Práce na zlepšování kontrol konzistentnosti v rámci účetního systému bude nepochybně pokračovat až do schválení konsolidované účetní závěrky 31. července 2006.

Co se týká tří místních systémů, jež nemohly být validovány, plánuje se u dvou z nich, že budou vyhovovat do konce roku 2006 (AIDCO a RELEX). Při přípravě náhrady třetího systému (EAC) došlo ke skluzu, takže dotyčné GŘ bude muset zajistit, aby současný systém bylo možné včas zlepšit k uzavření finančního roku 2006.

Komise řeší otázku nedostatku kvalifikovaných účetních vypsáním speciálních externích výběrových řízení, aby přilákala uchazeče s vhodným vzděláním a zkušenostmi. Zvýší rovněž počet vzdělávacích kurzů, které budou nabízeny současným zaměstnancům.

Vývoj v oblasti informačních technologií nezbytných k integraci Evropských rozvojových fondů, zálohových účtů delegací a agentur do systému ABAC by měl být dokončen v polovině roku 2006 a poté se Komise bude soustředit na dokončení integrace centrálních systémů IT a na zlepšení kontrol zabezpečení.

Projekt předpokládá, že vedení jednotlivých oddělení obdrží spolehlivější a úplnější informace o aktivech a pasivech, za něž odpovídá, a o finančních vztazích s jednotlivými dodavateli (v dlouhodobějším horizontu) a ve střednědobém horizontu o finančním provádění víceletých programů a projektů.

Ponaučení vyvozené z problémů a prodlev, k nimž došlo v první polovině roku účtování na akruálním základě, by mělo Komisi umožnit zlepšit kvalitu finančních údajů a dodržet lhůty pro následné účetní závěrky.

Annex 1

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Komise předložila pololetní zprávy o dosaženém pokroku do 31. května 2005 včetně.

52006DC0358