1.   Toto rozhodnutí stanoví podmínky pro nakládání s utajovanými informacemi EU se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED (3) podle rozhodnutí č. 41-2021.

2.   Toto rozhodnutí se použije na všechny útvary Účetního dvora a ve všech prostorách Účetního dvora. Použije se rovněž na jeho senáty a výbory, které jsou pro účely tohoto rozhodnutí zahrnuty do pojmu „útvary“.

1.   Přístup k informacím se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED může být umožněn poté, co:

2.   Stážistům Účetního dvora nejsou ukládány povinnosti vyžadující přístup k informacím se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

3.   Co se týče jiných kategorií personálu, přístup je odepřen či povolen v souladu s tabulkou uvedenou v příloze.

1.   Personál vypracovávající dokument na základě informací ve smyslu článku 1, v souvislosti s čl. 3 odst. 6 rozhodnutí č. 41-2021 nebo na jiném základě vždy zváží, zda je tento dokument třeba utajit. Označení dokumentu za utajované informace EU zahrnuje posouzení a rozhodnutí původce, zda by zpřístupnění dokumentu neoprávněným osobám poškodilo zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států. Pokud mají autoři jakékoli pochybnosti o tom, zda dokument, který vypracovávají, vyžaduje stupeň utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, konzultují to s odpovědným vyšším manažerem nebo ředitelem.

2.   Dokument je označen alespoň jako RESTREINT UE/EU RESTRICTED, pokud by jeho neoprávněné vyzrazení mohlo mimo jiné:

3.   Původci se mohou rozhodnout, že kategoriím informací, které vytvářejí pravidelně, přidělí standardní stupeň utajení. Zajistí však, aby jednotlivým informacím byly přiděleny odpovídající stupně utajení.

1.   Informace se označí stupněm utajení bezprostředně po vytvoření. Osobní poznámky, předběžné návrhy dokumentů či zprávy obsahující informace, které vyžadují stupeň utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se takto označí od začátku, vytvářejí se v souladu s tímto rozhodnutím a v souladu s ním se s nimi nakládá.

2.   Pokud konečný dokument již nevyžaduje stupeň utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, odtajní se.

1.   V souladu s čl. 3 odst. 1 rozhodnutí č. 41-2021 je stupeň utajení dokumentu jako celku alespoň stejně vysoký jako u jeho části s nejvyšším stupněm utajení. Jestliže dokument vznikl sloučením informací z různých zdrojů, konečný agregovaný dokument se přezkoumá za účelem stanovení celkového stupně utajení, neboť může vyžadovat vyšší stupeň utajení než jeho jednotlivé části.

2.   Dokumenty obsahující utajené a neutajené části jsou strukturovány a označeny tak, aby složky s různými stupni utajení a/nebo různými úrovněmi citlivosti mohly být v případě potřeby snadno rozpoznány a odděleny. To umožní, aby bylo po oddělení od ostatních složek s každou částí nakládáno odpovídajícím způsobem.

1.   Informace vyžadující utajení jsou označeny jako takové a je s nimi tak nakládáno bez ohledu na jejich fyzickou podobu. Stupeň utajení se jasným způsobem sdělí příjemcům, a to buď pomocí označení stupně utajení, jsou-li informace poskytnuty v písemné formě, ať na papíře, na odnímatelném paměťovém médiu, nebo prostřednictvím komunikačního a informačního systému, nebo pomocí oznámení, jsou-li informace poskytnuty v ústní formě, například při rozhovoru nebo prezentaci. Utajované materiály se fyzicky označí, aby bylo možné snadno určit jejich stupeň utajení.

2.   Na dokumenty se velkými tiskacími písmeny uvede plné označení stupně utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED ve francouzštině a v angličtině (francouzsky první), a to v souladu s odstavcem 3. Toto označení se nepřekládá do jiných jazyků.

3.   Označení stupně utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se uvede následujícím způsobem:

4.   Při vytváření dokumentu se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se:

1.   Dokumenty se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED mohou nést i jiná označení nebo „bezpečnostní specifikace“ upřesňující například oblast, k níž se dokument vztahuje, nebo uvádějící konkrétní distribuci na základě potřeby znát utajované informace. Příkladem může být:

2.   Dokumenty se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED mohou nést bezpečnostní upozornění uvádějící zvláštní pokyny, jak s dokumenty nakládat a jak je spravovat.

3.   Je-li to možné, veškeré údaje související s odtajněním se uvedou na první straně dokumentu ihned při jeho vytvoření. Lze použít například následující označení:

1.   Dokumenty se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se vyhotoví za použití elektronických prostředků, pokud jsou tyto prostředky k dispozici.

2.   Personál Účetního dvora používá pro vytváření informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED akreditovaný komunikační a informační systém (viz článek 6 rozhodnutí č. 41-2021). Má-li personál jakékoli pochyby ohledně toho, který komunikační a informační systém lze použít, konzultuje pracovníka pro bezpečnost informací. Po konzultaci s pracovníkem pro bezpečnost informací mohou být v případě mimořádných situací nebo zvláštních technických konfigurací uplatněny zvláštní postupy.

3.   V souladu s článkem 5 se dokumenty se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED včetně návrhů, nezasílají běžným otevřeným e-mailem, netisknou ani neskenují na standardních tiskárnách a skenerech, ani se s nimi nenakládá na osobních zařízeních personálu. Pro tisk dokumentů se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se používají pouze tiskárny a kopírky připojené k samostatným počítačům nebo k akreditovanému systému.

1.   Původce vykonává nad informacemi se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, které vyhotovil, „kontrolu původcem“. Původce je třeba požádat o předchozí písemný souhlas, než může být s informacemi provedeno následující:

2.   Držitelům informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED byl přístup k utajovaným informacím poskytnut proto, aby mohli plnit své povinnosti. Držitelé odpovídají za správné nakládání, uchovávání a ochranu těchto informací v souladu s rozhodnutím č. 41-2021. Na rozdíl od původců utajovaných informací nemají držitelé oprávnění rozhodovat o odtajnění nebo o dalším předávání informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED třetím zemím nebo mezinárodním organizacím.

3.   Pokud nelze původce určité informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED rozpoznat, vykonává kontrolu původcem útvar Účetního dvora, který má utajované informace v držení. V případě, že je předání informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED třetí zemi nebo mezinárodní organizaci považováno držitelem těchto informací za nezbytné, požádá Účetní dvůr o radu jednu ze stran dohody o bezpečnosti informací uzavřené se stejnou třetí zemí nebo mezinárodní organizací.

1.   Používání odnímatelných paměťových médií je kontrolováno a sledováno. Používají se pouze odnímatelná paměťová média, která byla poskytnuta Účetním dvorem nebo jiným orgánem, subjektem či agenturou EU a schválena pracovníkem pro bezpečnost informací Účetního dvora a zašifrována pomocí prostředku schváleného pracovníkem pro bezpečnost informací Účetního dvora. Pro předávání utajovaných informací se nepoužívají osobní odnímatelná paměťová média a média rozdávaná zdarma na konferencích, seminářích atd. Pokud je to možné, použijí se odnímatelná paměťová média s bezpečnostními opatřeními Tempest, a to v souladu s pokyny pracovníka pro bezpečnost informací.

2.   Je-li s utajovaným dokumentem nakládáno elektronicky prostřednictvím odnímatelných paměťových médií, jako jsou například zařízení USB, pevné disky USB, CD, DVD či paměťové karty (včetně SSD (4)), nebo je-li na nich dokument uchováván, je označení stupně utajení jasně viditelné na samotné zobrazované informaci, jakož i v názvu souboru a na odnímatelném paměťovém médiu.

3.   Personál má na paměti, že pokud je na odnímatelném paměťovém médiu uchováváno větší množství utajovaných informací, může toto zařízení vyžadovat vyšší stupeň utajení.

4.   Pro přenos informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED na odnímatelné paměťové médium nebo z tohoto média se použije pouze náležitě schválený komunikační a informační systém.

5.   Při stahování informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED na odnímatelné paměťové médium je třeba před přenosem dat věnovat zvláštní péči zajištění toho, aby toto médium neobsahovalo viry nebo škodlivý software (malware).

6.   S odnímatelnými paměťovými médii se případně nakládá v souladu s veškerými bezpečnostními operačními postupy týkajícími se použitého šifrovacího systému.

7.   Dokumenty na odnímatelných paměťových médiích, které již nejsou třeba nebo které byly přeneseny do odpovídajícího komunikačního a informačního systému, se bezpečně odstraní či smažou za použití schválených prostředků či způsobů. Nejsou-li odnímatelná paměťová média uložena v odpovídajícím zamčeném kancelářském nábytku, pak se ve chvíli, kdy již nejsou třeba, zničí. Pro jakékoli zničení či smazání se použije způsob, který je v souladu s bezpečnostními pravidly Účetního dvora. Je veden soupis odnímatelných médií a o jejich zničení se vedou záznamy.

1.   V souladu s čl. 5 odst. 8 a čl. 6 odst. 9 rozhodnutí č. 41-2021 může být s informacemi se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED nakládáno v administrativní oblasti (5) nebo v zabezpečené oblasti v Komisi (6), pro jejíž použití Účetní dvůr uzavřel dohodu o úrovni služeb, takto:

2.   Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED mohou být dočasně zpracovávány mimo zabezpečenou oblast nebo mimo administrativní oblast za předpokladu, že se držitel zavázal dodržovat kompenzační opatření na ochranu před přístupem neoprávněných osob. Kompenzační opatření zahrnují alespoň:

3.   Tištěné informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se ukládají v uzamčeném kancelářském nábytku v administrativní nebo v zabezpečené oblasti. Lze je dočasně uložit mimo zabezpečenou nebo administrativní oblast za předpokladu, že se držitel zaváže dodržovat kompenzační opatření.

4.   O další poradenství lze požádat pracovníka pro bezpečnost informací.

5.   Jakékoli skutečné bezpečnostní incidenty zahrnující dokument či podezření na tento incident se co nejdříve nahlásí pracovníkovi pro bezpečnost informací.

1.   Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED lze kopírovat či překládat na základě pokynů držitele, a to za předpokladu, že původce neuložil žádná omezení. Nevyhotoví se však více kopií, než je nezbytně nutné.

2.   Je-li reprodukována pouze část utajovaného dokumentu, uplatní se stejné podmínky jako pro kopírování celého dokumentu. Výňatky mají rovněž stupeň utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, pokud je původce výslovně neoznačí jako neutajené.

3.   Bezpečnostní opatření použitelná na původní informace se použijí rovněž na kopie a překlady těchto informací.

1.   Je-li to možné, informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, které je třeba vynést mimo zabezpečené nebo administrativní oblasti, se zasílají elektronicky prostřednictvím náležitě schválených prostředků a/nebo chráněné prostřednictvím schválených kryptografických prostředků.

2.   V závislosti na dostupných prostředcích nebo konkrétních okolnostech mohou být informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED fyzicky přenášeny v ruce v podobě dokumentů na papíře, nebo na odnímatelném paměťovém médiu. Pro přenos informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se upřednostňuje použití odnímatelných paměťových médií před zasíláním dokumentů na papíře.

3.   Používají se pouze odnímatelná paměťová média, která byla zašifrována pomocí prostředku schváleného pracovníkem pro bezpečnost informací Účetního dvora. S informacemi se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, které jsou na odnímatelném paměťovém médiu, jež není chráněno šifrovacím prostředkem schváleným pracovníkem pro bezpečnost informací, se nakládá stejně jako s výtiskem na papíře.

4.   Zásilka může obsahovat víc než jednu utajovanou informaci RESTREINT UE/EU RESTRICTED za předpokladu, že je dodržována zásada potřeby znát utajované informace.

5.   Použije se takové balení, které zajistí, že obsah není viditelný. Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se přenášejí v neprůhledném obalu, jako je například obálka, neprůhledné desky nebo kufřík. Vnější obal nenese žádné znaky povahy nebo stupně utajení obsahu. Použijí-li se dvě vrstvy obalu, je vnitřní vrstva obalu označena stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Na obou vrstvách obalu je uvedeno jméno zamýšleného příjemce, označení pracovního místa a adresa, jakož i zpáteční adresa pro případ, že nelze doručení provést.

6.   Jakékoli bezpečnostní incidenty zahrnující informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, které jsou přenášeny personálem či kurýry, se za účelem následného šetření ohlásí ředitelce pro lidské zdroje, finance a obecné služby, a to prostřednictvím pracovníka pro bezpečnost informací.

1.   Odnímatelná paměťová média používaná pro přepravu informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED jsou doprovázena průvodkou s podrobnostmi o odnímatelném paměťovém médiu obsahujícím utajované informace, jakož i o veškerých souborech obsažených na tomto médiu, aby mohl příjemce provést nezbytná ověření.

2.   Na médiích se uchovávají pouze dokumenty, které mají být poskytnuty. To například znamená, že veškeré utajované informace nacházející se na jediném zařízení USB musí být učeny stejnému příjemci. Odesílatel má na paměti, že pokud je na těchto zařízeních uchováváno velké množství utajovaných informací, mohou tato zařízení vyžadovat vyšší stupeň utajení pro zařízení jakožto celek.

3.   Pro přenos informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se používají pouze odnímatelná paměťová média nesoucí odpovídající označení stupně utajení.

1.   Personál může přenášet dokumenty se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED v rámci budovy Účetního dvora nebo mezi orgány, agenturami a subjekty Unie, tyto dokumenty však má držitel stále při sobě a nejsou čteny na veřejných místech.

2.   Dokumenty se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED lze zasílat prostřednictvím interní pošty do jiných kanceláří Účetního dvora v jedné běžné neprůhledné obálce, avšak bez označení toho, že obsah je utajovaný.

1.   Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED mohou být personálem Účetního dvora nebo jiného orgánu, subjektu nebo agentury EU či jeho kurýry přenášeny kdekoli v rámci Unie za předpokladu, že jsou splněny následující pokyny:

2.   Personál, který si přeje zaslat informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED na jiná místa v rámci Unie, může zajistit předání prostřednictvím jednoho z následujících způsobů:

1.   Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED může personál ručně přenášet mezi územím Unie a územím třetí země.

2.   Personál rejstříku záznamů může zařídit jedno z následujících:

3.   Při ručním přenosu dokumentů na papíře nebo odnímatelných paměťových médií se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED personál dodrží veškerá následující dodatečná opatření:

1.   Pro účely tohoto rozhodnutí zahrnuje pojem „komerční kurýři“ národní poštovní služby a komerční kurýrní společnosti, které nabízejí službu, kdy jsou informace doručeny za poplatek, a to buď osobně, nebo jsou sledovány.

2.   Komerční kurýři mohou využívat služeb subdodavatelů. Odpovědnost za soulad s tímto rozhodnutím však zůstává na kurýrní společnosti.

3.   Pokud je zamýšlený příjemce mimo EU, použijí se dvě vrstvy obalu. Při přípravě utajovaných zásilek má odesílatel na paměti, že komerční kurýrní služby musí zásilky se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED doručit pouze zamýšlenému příjemci, řádně schválenému zástupci, vedoucímu rejstříku záznamů, jeho řádné schválenému zástupci nebo recepčnímu. Za účelem zmírnění rizika, že se zásilka nedostane k zamýšlenému příjemci, je vnější a v příslušném případě i vnitřní vrstva obalu zásilky označena zpáteční adresou.

4.   Služby nabízené komerčními kurýry poskytujícími elektronický přenos dokumentů s doporučeným doručováním se pro informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED nepoužijí.

1.   Dodrží se veškeré podmínky týkající se přenosu stanovené v dohodě o bezpečnosti informací nebo ve správních ujednáních. V případě pochybností se personál obrátí na pracovníka pro bezpečnost informací nebo na rejstřík záznamů.

2.   Požadavek dvojitého obalu není třeba dodržet v případě utajovaných informací, které jsou chráněny schválenými kryptografickými prostředky. Nicméně pro účely uvedení adresy a také vzhledem k tomu, že odnímatelné paměťové médium nese výslovné označení stupně utajení, se toto médium přenáší alespoň v běžné obálce, může však vyžadovat dodatečná fyzická ochranná opatření, jako například obálky s bublinkovou fólií.

1.   Jednání, na nichž se projednávají informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se konají pouze v zasedací místnosti akreditované pro odpovídající či vyšší stupeň utajení. Pokud není taková místnost k dispozici, personál požádá o radu pracovníka pro bezpečnost informací.

2.   Pořady jednání by zpravidla neměly být utajeny. Pokud se pořad jednání zmiňuje o utajovaných dokumentech, neznamená to, že pořad jednání je sám o sobě automaticky utajený. Body jednání jsou formulovány tak, aby se předešlo ohrožení ochrany zájmů Unie nebo jednoho či více členských států.

3.   Mají-li být k pořadu jednání připojeny elektronické soubory obsahující informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, je povinné chránit je kryptografickými prostředky schválenými pracovníkem pro bezpečnost informací Účetního dvora.

4.   Pořadatelé jednání účastníkům připomenou, že jakékoli připomínky zasílané k bodu jednání se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED nesmí být zaslány prostřednictvím běžného otevřeného e-mailu nebo prostřednictvím jiných prostředků, které nebyly řádně akreditovány v souladu s článkem 11 tohoto rozhodnutí.

5.   Pořadatelé jednání se vynasnaží seskupit body jednání se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED tak, aby šly na pořadu jednání po sobě, a to za účelem usnadnění hladkého průběhu jednání. Během projednávání utajovaných skutečností mohou být přítomny pouze osoby, které tyto informace potřebují znát.

6.   O skutečnosti, že na jednání budou projednávána utajovaná témata a že budou uplatněna odpovídající bezpečnostní opatření, jsou účastnici informováni předem již v samotné pozvánce.

7.   Pozvánka nebo sdělení na pořadu jednání připomene účastníkům, že během jednání o bodech se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, musí být vypnuta přenosná elektronická zařízení.

8.   Pořadatelé jednání před jednáním připraví úplný seznam externích účastníků.

1.   Za účelem předávání utajovaných informací, jako například prezentací zobrazujících informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED či videokonferencí, mohou být použity pouze akreditované informační systémy v souladu s článkem 11 tohoto rozhodnutí.

2.   Předseda zajistí, aby neautorizovaná přenosná elektronická zařízení byla vypnuta.

1.   Na začátku projednávání utajovaných informací předseda oznámí, že jednání přechází do utajovaného módu. Zavřou se dveře a stáhnou rolety.

2.   Na začátku diskuse se účastníkům a případně tlumočníkům vydá pouze potřebný počet dokumentů.

Dokumenty se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED nezůstanou během přestávek v jednání ponechány bez dozoru.

3.   Na konci jednání se účastníkům a tlumočníkům připomene, aby žádné utajované dokumenty nebo utajované poznámky, které si případně udělali, nenechávali bez dozoru ležet v místnosti. Utajované dokumenty nebo poznámky, které si účastníci na konci schůze neodnesou, seberou pořadatelé jednání a skartují je v příslušných skartovacích zařízeních.

4.   Během jednání se zapíše seznam účastníků a nástin veškerých utajovaných informací, které byly sdíleny s členskými státy či ústně předány třetím zemím nebo mezinárodním organizacím, aby mohly být zaznamenány ve výstupu z jednání.

1.   Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se s dalšími orgány, institucemi nebo jinými subjekty Unie sdílejí pouze tehdy, pokud má příjemce potřebu tyto informace znát a pokud má daný subjekt odpovídající právní ujednání s Účetním dvorem.

2.   Hlavním vstupním a výstupním místem všech utajovaných informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED vyměňovaných s dalšími orgány, institucemi nebo jinými subjekty Unie je v rámci Účetního dvora zpravidla rejstřík záznamů zřízený v sekretariátu Účetního dvora. Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED však lze sdílet pouze přímo se zamýšlenými příjemci poté, co jsou o tom uvědoměni pracovník pro bezpečnost informací Účetního dvora a rejstřík záznamů.

1.   Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED mohou být sdíleny s členskými státy tehdy, pokud má příjemce potřebu znát tyto informace.

2.   Utajovaným informacím členských států, které jsou označeny odpovídajícím národním označením stupně utajení (8) a které byly poskytnuty Účetnímu dvoru, se poskytne stejná úroveň ochrany jako informacím se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se předají třetím zemím nebo mezinárodním organizacím pouze tehdy, pokud má příjemce potřebu znát tyto informace a země či mezinárodní organizace má zaveden odpovídající právní či správní rámec, jako například dohodu o bezpečnosti informací nebo správní ujednání s Účetním dvorem. Ustanovení těchto dohod či ujednání mají přednost před ustanoveními tohoto rozhodnutí.

2.   Hlavním vstupním a výstupním místem všech informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED vyměňovaných mezi Účetním dvorem a třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi je zpravidla rejstřík záznamů v sekretariátu Účetního dvora.

3.   Aby byla zajištěna sledovatelnost, vedou se o informacích se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED záznamy v rejstříku záznamů:

4.   Tyto záznamy mohou být vedeny na papíře, nebo formou elektronických záznamů.

5.   Postupy zaznamenávání utajovaných informací, s nimiž je nakládáno v rámci akreditovaného komunikačního a informačního systému, lze provádět přímo v rámci systému. V tom případě komunikační a informační systém zahrnuje opatření pro zajištění integrity záznamů.

6.   Utajovaným informacím obdrženým od třetích zemí nebo mezinárodních organizací se poskytne stejná úroveň ochrany jako utajovaným informacím EU, které jsou označeny odpovídajícím označením stupně utajení, jak je stanoveno v příslušných dohodách o bezpečnosti informací nebo ve správním ujednání.

1.   Pokud Účetní dvůr nebo některý z jeho útvarů rozhodne, že je výjimečně třeba předat informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED třetí zemi, mezinárodní organizaci nebo subjektu EU, ale neexistuje žádná dohoda o bezpečnosti informací nebo správní ujednání, použije se postup pro výjimečné ad hoc poskytování informací.

2.   Útvary Účetního dvora kontaktují pracovníka pro bezpečnost informací a původce. Účetní dvůr požádá o radu jednu ze stran dohody o bezpečnosti informací uzavřené se stejným subjektem EU, stejnou třetí zemí nebo mezinárodní organizací.

3.   Po této konzultaci může kolegium Účetního dvora na základě návrhu generálního tajemníka povolit poskytnutí dotčených informací.

1.   Informace se utajují pouze po dobu, po kterou vyžadují ochranu. Odtajněním se rozumí, že informace již není považována za utajenou. Je-li to možné, uvede původce v době vytvoření utajovaných informací EU, zda je k určitému datu nebo po určité události možné je odtajnit. Jinak původce pravidelně přezkoumává informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED s cílem určit, zda je utajení stále vhodné.

2.   Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, jejichž původcem je Účetní dvůr, budou automaticky odtajněny po třiceti letech v souladu s nařízením (EHS, Euratom) č. 354/83 (9) ve znění nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1700/2003 (10) a nařízením Rady (EU) 2015/496 (11).

3.   U dokumentů Účetního dvora může rovněž dojít k odtajnění na bázi ad hoc, například v návaznosti na žádost o přístup od veřejnosti.

1.   Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se neodtajní bez povolení původce.

2.   Za rozhodnutí, zda může být dokumentu odtajněn, je odpovědný útvar Účetního dvora, který tento utajený dokument vytvořil. V rámci Účetního dvora jsou veškeré žádosti o odtajnění předmětem konzultace s vyšším manažerem nebo ředitelem útvaru, odkud dokument pochází, nebo s vedoucím úkolu. Pokud útvar kompiloval utajené informace z různých zdrojů, nejprve získá souhlas všech dalších stran, které poskytly zdrojový materiál, a to včetně členských států, jiných subjektů EU, třetích zemí nebo mezinárodních organizací.

3.   Pokud útvar Účetního dvora, který byl původcem, již neexistuje a jeho odpovědnosti byly převzaty jiným útvarem, pak o odtajnění rozhodne tento útvar. Pokud útvar, který byl původcem, již neexistuje a jeho odpovědnosti nebyly převzaty jiným útvarem, pak o odtajnění společně rozhodnou ředitelé Účetního dvora.

1.   Původní označení stupně utajení uvedené na horním a dolním okraji každé stránky se viditelně přeškrtne (nikoli odstraní), a to v případě elektronických formátů za pomocí funkce „přeškrtnutí“ a v případě tištěných dokumentů ručně.

2.   První (titulní) strana se opatří razítkem oznamujícím, že došlo k odtajnění, a doplní se informace o orgánu odpovědném za odtajnění a odpovídající datum.

3.   O odtajnění informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se informují původní příjemci těchto informací. Původní příjemci jsou odpovědní za informování veškerých následných adresátů, kterým zaslali originál či kopii informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

4.   O všech přijatých rozhodnutích týkajících se odtajnění se informuje oddělení archivních služeb Účetního dvora.

5.   Veškeré překlady utajovaných informací podléhají stejným postupům pro odtajnění jako původní jazykové znění.

1.   Částečné odtajnění je rovněž možné (např. přílohy, pouze některé odstavce). Postup je stejný jako v případě odtajnění celého dokumentu.

2.   Po částečném odtajnění („sanitaci“) informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se vytvoří odtajněný výňatek.

3.   Části, které zůstávají utajené, se nahradí následujícím textem:

a to buď přímo v těle samotného textu, pokud je část, která zůstává utajena, součástí odstavce, nebo namísto celého odstavce, pokud část, která zůstává utajena, tvoří konkrétní odstavec či více odstavců.

4.   V případě, že úplná příloha nemohla být odtajněna a není tak součástí výňatku, se tato informace výslovně uvede v textu.

1.   Účetní dvůr neshromažďuje velké množství utajovaných informací.

2.   Původní útvary pravidelně v krátkých intervalech přezkoumávají malá množství pro zničení nebo vymazání. Přezkum prováděný v pravidelných intervalech se týká informací uchovávaných na papíře i informací uložených v komunikačním a informačním systému.

3.   Personál zničí nebo bezpečně odstraní dokumenty se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, které již nejsou požadovány, s výhradou požadavků na archivaci původního dokumentu.

4.   Pokud personál zničí nebo smaže kopie dokumentů se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, není o tom povinen informovat původce.

5.   Na materiály s návrhy dokumentů obsahující utajované informace se uplatní stejné způsoby odstraňování jako na konečné utajované dokumenty.

6.   Pro ničení dokumentů se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se používají pouze schválená skartovací zařízení. Pro ničení dokumentů se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED jsou vhodná skartovací zařízení DIN 32757 úrovně 4 a DIN 66399 úrovně 5.

7.   Kusy papírů ze schválených skartovacích zařízení lze vyhodit jako běžný kancelářský odpad.

8.   U veškerých médií a zařízení obsahujících informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se po dosažení konce jejich životnosti provede řádná sanitace. Elektronická data se zničí či smažou z informačních technologií a ze souvisejících paměťových médií způsobem, který poskytuje přiměřené záruky, že informace nelze získat zpět. Sanitace odstraní data z paměťového zařízení a rovněž odstraní veškeré štítky, označení a záznamy o činnosti.

9.   Počítačová paměťová média se za účelem zničení a odstranění předají pracovníkovi pro bezpečnost informací.

1.   Ředitelka Lidských zdrojů, financí a obecných služeb spolu s pracovníkem pro bezpečnost informací vypracuje, schválí a v případě nutnosti aktivuje plány na zničení a vyklizení v případech nouze, aby se zabezpečily informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, u nichž hrozí značné riziko, že by se v případě krize dostaly do nepovolaných rukou. V pořadí podle priorit a v závislosti na povaze mimořádné situace se berou v úvahu následující možnosti:

2.   Pokud došlo k aktivaci plánů v případech nouze, je prioritou nejprve přesunout či zničit informace s vyššími stupni utajení.

3.   Provozní podrobnosti týkající se plánů na vyklizení a zničení v případě nouze se rovněž označí stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Rozhodnutí zda a kdy archivovat a odpovídající praktická opatření, která mají být přijata, jsou přijímána v souladu s politikou bezpečnosti informací, politikou klasifikace informací a politikou archivace Účetního dvora.

2.   Dokumenty se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se neposílají do historických archivů Evropské unie ve Florencii.