(1)

Agentura Evropské unie pro bezpečnost letectví („EASA“) je zmocněna provádět správní šetření, předběžná disciplinární řízení, disciplinární řízení a řízení o dočasném zproštění výkonu služby v souladu se služebním řádem úředníků Evropské unie a pracovním řádem ostatních zaměstnanců Evropské unie, který je stanoven nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 259/68 (dále jen „služební řád“) (3), a v souladu s rozhodnutím č. 2011/216/E výkonného ředitele EASA ze dne 16. prosince 2011 přijímajícím prováděcí předpisy týkající se vedení správních šetření a disciplinárních řízení. V případě nutnosti rovněž oznamuje případy úřadu OLAF.

(2)

Zaměstnanci EASA jsou povinni oznamovat veškeré potenciálně protiprávní činnosti, včetně podvodu a úplatkářství, které poškozují zájmy Unie. Zaměstnanci jsou rovněž povinni oznamovat jednání týkající se výkonu pracovních povinností, které může představovat vážné porušení povinností úředníků Unie. Tato povinnost je upravena rozhodnutím správní rady EASA 15-2018 ze dne 14. prosince 2018.

(3)

EASA zavedla politiku pro prevenci a efektivní řešení skutečných nebo potenciálních případů psychického nebo sexuálního obtěžování na pracovišti, jak je uvedeno v rozhodnutí výkonného ředitele EASA č. 2008/180/A ze dne 5. srpna 2009 přijímajícím prováděcí opatření na základě služebního řádu.

(4)

Uvedené rozhodnutí stanoví neformální postup, jehož prostřednictvím se údajná oběť obtěžování může obrátit na „důvěrné“ poradce v rámci EASA.

(5)

EASA také může provádět vyšetřování případných porušení bezpečnostních pravidel, pokud jde o utajované informace Evropské unie (dále jen „utajované informace EU“), a to na základě rozhodnutí výkonného ředitele EASA č. 2020/010/ED ze dne 17. února 2020 o bezpečnostních pravidlech EASA při ochraně utajovaných informací Evropské unie.

(6)

EASA se podrobuje interními i externím auditům svých činností.

(7)

V souvislosti s těmito správními šetřeními, audity a vyšetřováními EASA spolupracuje s dalšími orgány, institucemi a jinými subjekty Unie.

(8)

EASA může spolupracovat s vnitrostátními orgány třetích zemí a mezinárodními organizacemi, a to buď na jejich žádost, nebo z vlastního podnětu.

(9)

EASA také může spolupracovat s orgány veřejné moci členských států EU, a to buď na jejich žádost, nebo z vlastního podnětu.

(10)

EASA se zapojuje do věcí projednávaných Soudním dvorem Evropské unie a v takových případech může buď věc postoupit Soudnímu dvoru, hájit rozhodnutí, které přijala a které bylo u Soudního dvora napadeno, nebo zasahovat ve věcech, které se týkají jejích úkolů. V této souvislosti může nastat situace, kdy bude EASA povinna chránit důvěrnost osobních údajů obsažených v dokumentech získaných stranami sporu nebo vedlejšími účastníky.

(11)

EASA je zmocněna provádět kontroly, jiné monitorovací aktivity a šetření v souladu s článkem 75 odst. 2 písm. e) nařízení (EU) 2018/1139.

(12)

EASA je zmocněna provádět vyšetřování IT bezpečnosti prováděná interně nebo se zapojením externích subjektů (např. CERT-EU) v souladu s článkem 75 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) 2018/1139.

(13)

Pověřenec EASA pro ochranu osobních údajů je zmocněn zpracovávat interní a externí stížnosti a provádět interní audity a šetření v souladu s článkem 45 odst. 2 nařízení (EU) (dále jen „nařízení“).

(14)

Za účelem plnění svých úkolů EASA shromažďuje a zpracovává informace a několik kategorií osobních údajů, včetně údajů o totožnosti fyzických osob, kontaktních údajů, pracovních pozic a úkolů, informací o soukromém a pracovním chování a výkonnosti a finančních údajů. EASA jedná jako správce údajů.

(15)

Podle nařízení je proto EASA povinna poskytovat subjektům údajů informace o těchto činnostech zpracování a o jejich právech jako subjektech údajů.

(16)

EASA může být povinna hledat rovnováhu mezi těmito právy a cíli správních šetření, auditů, vyšetřování a soudních řízení. Rovněž může být nutné najít rovnováhu mezi právy subjektu údajů a základními právy a svobodami jiných subjektů údajů. Za tímto účelem umožňuje článek 25 nařízení agentuře EASA omezit za přísných podmínek použití článků 14 až 22, 35 a 36 nařízení, jakož i článku 4 v rozsahu, v jakém jeho ustanovení odpovídají právům a povinnostem stanoveným v článcích 14 až 20. Nejsou-li omezení stanovena právním aktem přijatým na základě Smluv, je nezbytné přijmout interní pravidla, podle kterých je EASA oprávněna tato práva omezit.

(17)

EASA například může být nucena omezit informace, které poskytuje subjektu údajů o zpracování jeho osobních údajů během fáze předběžného posouzení správního šetření nebo během samotného šetření, a to před případným zamítnutím věci nebo ve fázi předběžného disciplinárního řízení. Za určitých okolností by poskytnutí těchto informací mohlo závažně ovlivnit schopnost agentury EASA účinně provádět šetření, například existuje-li riziko, že dotčená osoba může zničit důkazy nebo že před výslechem může ovlivňovat případné svědky. Může se také stát, že EASA bude povinna ochránit práva a svobody svědků, jakož i jiných dotčených osob.

(18)

Může být zapotřebí chránit anonymitu svědka nebo oznamovatele (whistleblowera), který požádal o utajení své totožnosti. V takovém případě může EASA v zájmu ochrany práv a svobod těchto osob rozhodnout o omezení přístupu k údajům o jejich totožnosti, jakož i k jejich prohlášením a dalším osobním údajům.

(19)

Může být zapotřebí chránit důvěrné informace o zaměstnanci, který se obrátil na důvěrné poradce agentury EASA v souvislosti s řízením týkajícím se obtěžování. V takovém případě může EASA v zájmu ochrany práv a svobod všech dotčených osob být povinen omezit přístup k údajům o totožnosti údajné oběti, údajného obtěžovatele a dalších dotčených osob, jakož i k jejich prohlášením a dalším osobním údajům.

(20)

EASA by měla uplatňovat omezení pouze tehdy, pokud respektují podstatu základních práv a svobod a představují nezbytně nutné a přiměřené opatření v demokratické společnosti. EASA by měl uvést důvody vysvětlující tato omezení.

(21)

V souladu se zásadou odpovědnosti by EASA měla vést záznamy o uplatňování těchto omezení.

(22)

Při zpracovávání osobních údajů vyměňovaných s jinými organizacemi v souvislosti se svými úkoly by měly EASA a tyto jiné organizace vzájemně konzultovat možné důvody pro uložení omezení a jejich nezbytnost a přiměřenost, pokud by to neohrozilo činnosti agentury EASA.

(23)

Ustanovení čl. 25 odst. 6 nařízení ukládá správci údajů povinnost informovat subjekty údajů o hlavních důvodech pro použití omezení a o jejich právu podat stížnost u EIOÚ.

(24)

Podle čl. 25 odst. 8 nařízení je EASA oprávněna odložit, neprovést nebo odepřít poskytnutí informací o důvodech pro použití omezení subjektu údajů, pokud by to jakýmkoli způsobem mařilo účinek omezení. EASA by měla v jednotlivých případech posoudit, zda by informování o omezení mařilo jeho účinek.

(25)

EASA by měla omezení zrušit, jakmile přestanou platit podmínky odůvodňující jeho uplatňování, přičemž tyto podmínky by měla pravidelně posuzovat.

(26)

V zájmu nejvyšší možné ochrany práv a svobod subjektů údajů a v souladu s čl. 44 odst. 1 nařízení by měl být pověřenec pro ochranu osobních údajů včas konzultován ohledně veškerých omezení, která mohou být použita, a ohledně ověření jejich souladu s tímto rozhodnutím.

(27)

Článek 16 odst. 5 a čl. 17 odst. 4 nařízení stanoví výjimky z práva subjektů údajů na informace a z práva na přístup k informacím. Pokud se použijí tyto výjimky, EASA není povinna uplatňovat omezení podle tohoto rozhodnutí,