1.   Toto rozhodnutí stanoví podmínky pro nakládání s utajovanými informacemi EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL (6) a SECRET UE/EU SECRET (7) podle rozhodnutí (EU, Euratom) 2015/444.

2.   Toto rozhodnutí se použije na všechny útvary Komise a ve všech prostorách Komise.

1.   Přístup k informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET může být umožněn poté, co:

2.   Stážistům Komise se neukládají povinnosti vyžadující přístup k informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET.

3.   Co se týče jiných kategorií personálu, přístup je odepřen či povolen v souladu s tabulkou uvedenou v příloze.

1.   Personál vypracovávající dokument na základě informací ve smyslu článku 1 vždy zváží, zda je tento dokument třeba utajit. Označení dokumentu za utajované informace EU zahrnuje posouzení a rozhodnutí původce, zda by zpřístupnění dokumentu neoprávněným osobám poškodilo zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států. Pokud mají autoři jakékoli pochybnosti o tom, zda dokument, který vypracovávají, vyžaduje stupeň utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, konzultují to s odpovědným vedoucím oddělení nebo ředitelem.

2.   Dokument je označen alespoň jako CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, pokud by jeho neoprávněné vyzrazení mohlo mimo jiné:

3.   Informace je označena alespoň jako SECRET UE/EU SECRET, pokud by její neoprávněné vyzrazení mohlo mimo jiné:

4.   Původci se mohou rozhodnout, že kategoriím informací, které vytvářejí pravidelně, přidělí standardní stupeň utajení. Zajistí však, aby jednotlivým informacím byly přiděleny odpovídající stupně utajení.

1.   Informace se označí stupněm utajení bezprostředně po vytvoření. Osobní poznámky, předběžné návrhy dokumentů či zprávy obsahující informace, které vyžadují stupeň utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, se takto označí od začátku, vytvářejí se v souladu s tímto rozhodnutím a v souladu s ním se s nimi nakládá.

2.   Pokud konečný dokument již nevyžaduje počáteční stupeň utajení, sníží se jeho stupeň utajení nebo se odtajní.

1.   V souladu s čl. 22 odst. 6 rozhodnutí (EU, Euratom) 2015/444 je stupeň utajení dokumentu jako celku alespoň stejně vysoký jako u jeho části s nejvyšším stupněm utajení. Jestliže dokument vznikl sloučením informací z různých zdrojů, konečný agregovaný dokument se přezkoumá za účelem stanovení celkového stupně utajení, neboť může vyžadovat vyšší stupeň utajení než jeho jednotlivé části.

2.   Dokumenty obsahující utajené a neutajené části jsou strukturovány a označeny tak, aby složky s různými stupni utajení a/nebo různými úrovněmi citlivosti mohly být v případě potřeby snadno rozpoznány a odděleny. To umožní, aby bylo po oddělení od ostatních složek s každou částí nakládáno odpovídajícím způsobem.

1.   Informace vyžadující utajení jsou označeny jako takové a je s nimi tak nakládáno bez ohledu na jejich fyzickou podobu. Stupeň utajení se jasným způsobem sdělí příjemcům, a to buď pomocí označení stupně utajení, jsou-li informace poskytnuty v písemné formě, ať na papíře, na odnímatelném paměťovém médiu, nebo prostřednictvím komunikačního a informačního systému, nebo pomocí oznámení, jsou-li informace poskytnuty v ústní formě, například při rozhovoru nebo prezentaci. Utajované materiály se fyzicky označí, aby bylo možné snadno určit jejich stupeň utajení.

2.   Na dokumenty se velkými tiskacími písmeny uvede plné označení stupně utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET ve francouzštině a v angličtině (francouzsky první), a to v souladu s odstavcem 3. Toto označení se nepřekládá do jiných jazyků.

3.   Označení stupně utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se uvede následujícím způsobem:

4.   Při vytváření dokumentu se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se:

5.   Je-li to možné, má označení SECRET UE/EU SECRET červenou barvu.

1.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET mohou nést i jiná označení nebo „bezpečnostní specifikace“ upřesňující například oblast, k níž se dokument vztahuje, nebo uvádějící konkrétní distribuci na základě potřeby znát utajované informace. Příkladem může být:

2.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET mohou nést bezpečnostní upozornění uvádějící zvláštní pokyny, jak s dokumenty nakládat a jak je spravovat.

3.   Je-li to možné, veškeré údaje související se snížením stupně utajení nebo s odtajněním se uvedou na první straně dokumentu ihned při jeho vytvoření. Lze použít například následující označení:

1.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se vytvoří za použití elektronických prostředků, pokud jsou tyto prostředky k dispozici.

2.   Při vytváření informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET personál Komise použije komunikační a informační systém akreditovaný pro odpovídající stupeň utajení nebo pro vyšší stupeň utajení. Má-li personál jakékoli pochyby ohledně toho, který komunikační a informační systém lze použít, konzultuje svého místního bezpečnostního úředníka. Po konzultaci s bezpečnostním orgánem Komise mohou být v případě mimořádných situací nebo zvláštních technických konfigurací uplatněny zvláštní postupy.

3.   V souladu s článkem 5 se dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET včetně návrhů, nezasílají e-mailem, netisknou ani neskenují na standardních tiskárnách nebo skenerech, ani s nimi není nakládáno na osobních zařízeních personálu. Pro tisk dokumentů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se používají pouze tiskárny a kopírky připojené k samostatným počítačům chráněným před elektromagnetickými emisemi nebo k akreditovanému systému.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se před distribucí a při přijetí z bezpečnostních důvodů evidují. Evidují se:

2.   Tato evidence může být provedena buď na papíře, nebo formou elektronických záznamů.

3.   Pokud je s informacemi nakládáno elektronicky v rámci komunikačního a informačního systému, lze tuto evidenci provádět v rámci procesů uvnitř samotného komunikačního a informačního systému. V tom případě komunikační a informační systém zahrnuje opatření pro zajištění integrity záznamů.

4.   Vedoucí rejstříku vede rejstřík, který o každém dokumentu obsahuje alespoň následující informace:

1.   Původce vykonává nad informacemi se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET, které vyhotovil, „kontrolu původcem“. Původce je třeba požádat o předchozí písemný souhlas, než může být s informacemi provedeno následující:

2.   Držiteli informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET jsou řádně oprávněné osoby, jimž byl přístup k utajovaným informacím poskytnut proto, aby mohly plnit své povinnosti. Držitelé odpovídají za správné nakládání, uchovávání a ochranu těchto informací v souladu s rozhodnutím (EU, Euratom) 2015/444. Na rozdíl od původců utajovaných informací nemají držitelé oprávnění rozhodovat o snížení stupně utajení, odtajnění nebo o dalším předávání informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET.

3.   Pokud nelze původce určité informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET určit, vykonává kontrolu původcem útvar Komise, který má dané utajované informace v držení. Před tím, než je informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET předána třetí zemi nebo mezinárodní organizaci, konzultuje se skupina odborníků pro bezpečnost v Komisi.

1.   K nakládání a přenosu informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se použijí elektronické prostředky, jsou-li k dispozici. Použije se pouze komunikační a informační systém a vybavení, které byly orgánem pro bezpečnostní akreditaci v Komisi schváleny pro nakládání s utajovanými informacemi na odpovídajícím nebo vyšším stupni utajení.

2.   Pokud má útvar Komise odpovídající vybavení pro nakládání s informacemi s těmito stupni utajení a pro jejich zasílání, pomůže s řádným nakládáním s informacemi a s jejich zasíláním ostatním subjektům Komise v míře, v níž je toho schopen.

1.   Používání odnímatelných paměťových médií je přísně kontrolováno a sledováno. Používají se pouze odnímatelná paměťová média, která byla poskytnuta Komisí a zašifrována pomocí prostředku schváleného bezpečnostním orgánem Komise. Pro předávání utajovaných informací se nepoužívají osobní odnímatelná paměťová média a média rozdávaná zdarma na konferencích, seminářích atd. Pokud je to možné, použijí se odnímatelná paměťová média s bezpečnostními opatřeními Tempest, a to v souladu s pokyny bezpečnostního orgánu Komise.

2.   Je-li s utajovaným dokumentem nakládáno elektronicky prostřednictvím odnímatelných paměťových médií, jako jsou například zařízení USB, CD či paměťové karty, nebo je-li na nich dokument uchováván, je označení stupně utajení jasně viditelné na samotné zobrazované informaci, jakož i v názvu souboru a na odnímatelném paměťovém médiu.

3.   Personál má na paměti, že pokud je na odnímatelném paměťovém médiu uchováváno větší množství utajovaných informací, může toto zařízení vyžadovat vyšší stupeň utajení.

4.   Pro přenos informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET na odnímatelné paměťové médium nebo z tohoto média se použije pouze náležitě schválený komunikační a informační systém.

5.   Při stahování takových informací na odnímatelné paměťové médium je třeba před přenosem dat věnovat zvláštní péči zajištění toho, aby toto médium neobsahovalo viry nebo škodlivý software (malware).

6.   S odnímatelnými paměťovými médii se případně nakládá v souladu s veškerými bezpečnostními operačními postupy týkajícími se použitého šifrovacího systému.

7.   Dokumenty na odnímatelných paměťových médiích, které již nejsou třeba nebo které byly přeneseny do odpovídajícího komunikačního a informačního systému, se bezpečně odstraní či smažou za použití schválených prostředků či způsobů. Nejsou-li odnímatelná paměťová média uložena v odpovídajícím trezoru, pak se ve chvíli, kdy již nejsou třeba, zničí. Pro jakékoli zničení či smazání se použije způsob, který je v souladu s bezpečnostními pravidly Komise. Je veden soupis odnímatelných médií a jejich zničení se eviduje.

1.   V souladu s čl. 19 odst. 3 písm. a) rozhodnutí (EU, Euratom) 2015/444 se s informacemi se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET nakládá v zabezpečené oblasti (8).

2.   Podle čl. 19 odst. 3 písm. b) rozhodnutí (EU, Euratom) 2015/444 lze s těmito informacemi nakládat v administrativní oblasti (9) za předpokladu, že utajované informace EU jsou chráněny před přístupem neoprávněných osob.

3.   S těmito informacemi lze nakládat mimo zabezpečenou oblast či mimo administrativní oblast za předpokladu, že se držitel zavázal k dodržování náhradních opatření v souladu s požadavky čl. 19 odst. 3 písm. c) rozhodnutí (EU, Euratom) 2015/444, která zahrnují alespoň následující:

4.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET EU/EU SECRET se uchovávají v zabezpečené oblasti v bezpečnostním úschovném objektu nebo trezorové místnosti.

5.   O další poradenství lze požádat místního bezpečnostního úředníka příslušného útvaru Komise.

6.   Jakékoli skutečné bezpečnostní incidenty zahrnující dokument či podezření na tento incident se co nejdříve nahlásí místnímu bezpečnostnímu úředníkovi.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET lze kopírovat či překládat na základě pokynů držitele, a to za předpokladu, že původce neuložil žádná omezení. Nevyhotoví se však více kopií, než je nezbytně nutné.

2.   Je-li reprodukována pouze část utajovaného dokumentu, uplatní se stejné podmínky jako pro kopírování celého dokumentu. Výňatky mají stejný stupeň utajení, pokud je původce výslovně neoznačí nižším stupněm utajení nebo jako neutajené.

3.   Bezpečnostní opatření použitelná na původní informace se použijí rovněž na kopie a překlady těchto informací.

1.   Je-li to možné, informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET, které je třeba vynést mimo zabezpečené nebo administrativní oblasti, se zasílají elektronicky prostřednictvím náležitě schválených prostředků a/nebo chráněné prostřednictvím schválených kryptografických prostředků.

2.   V závislosti na dostupných prostředcích nebo konkrétních okolnostech mohou být informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET fyzicky přenášeny v ruce v podobě dokumentů na papíře nebo na odnímatelném paměťovém médiu. Pro přenos informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se upřednostňuje použití odnímatelných paměťových médií před zasíláním dokumentů na papíře.

3.   Mohou se používat pouze odnímatelná paměťová média, která byla zašifrována pomocí prostředku schváleného bezpečnostním orgánem Komise. S informacemi se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET, které jsou na odnímatelném paměťovém médiu, jež není chráněno šifrovacím prostředkem schváleným bezpečnostním orgánem Komise, se nakládá stejně jako s výtiskem na papíře.

4.   Zásilka může obsahovat víc než jednu utajovanou informaci EU za předpokladu, že je dodržována zásada potřeby znát utajované informace.

5.   Použije se takové balení, které zajistí, že obsah není viditelný. Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se přenášejí v dvou vrstvách neprůhledného obalu, jako jsou například obálky, neprůhledné desky nebo kufřík. Na vnějším obalu nesmí být žádné označení povahy nebo stupně utajení obsahu, Na vnitřním obalu je uvedeno označení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET. Na obou vrstvách obalu je uvedeno jméno zamýšleného příjemce, označení pracovního místa a adresa, jakož i zpáteční adresa pro případ, že nelze doručení provést.

6.   Personál či kurýři, kteří přenáší informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET v ruce, mají bezpečnostní oprávnění a je jim vystaveno osvědčení kurýra.

7.   Obálka/balíček se cestou neotevřou. Bezpečnostní oprávnění kurýra ho neopravňuje k přístupu k obsahu utajovaných informací.

8.   Jakékoli bezpečnostní incidenty zahrnující informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, které jsou přenášeny personálem či kurýry, se za účelem následného šetření ohlásí Ředitelství pro bezpečnost při Generálním ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost prostřednictvím místního bezpečnostního úředníka příslušného útvaru Komise.

1.   Odnímatelná paměťová média používaná pro přepravu informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET jsou doprovázena průvodkou s podrobnostmi o odnímatelném paměťovém médiu obsahujícím utajované informace, jakož i o veškerých souborech obsažených na tomto médiu, aby příjemce mohl provést nezbytná ověření a potvrdit příjem.

2.   Na médiích se uchovávají pouze dokumenty, které mají být poskytnuty. To například znamená, že veškeré utajované informace nacházející se na jediném zařízení USB musí být učeny stejnému příjemci. Odesílatel má na paměti, že pokud je na těchto zařízeních uchováváno velké množství utajovaných informací, mohou tato zařízení vyžadovat vyšší stupeň utajení pro zařízení jakožto celek.

3.   Pro přenos informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se používají pouze odnímatelná paměťová média nesoucí odpovídající označení stupně utajení.

4.   Veškeré informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET uložené na odnímatelných paměťových zařízeních se z bezpečnostních důvodů evidují.

1.   Personál s bezpečnostním oprávněním může přenášet dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET v rámci budovy Komise, tyto dokumenty však neopustí držení nositele ani nejsou čteny na veřejných místech.

2.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se nezasílají interní poštou.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET mohou být personálem Komise či jejími kurýry přenášeny kdekoli v rámci Unie za předpokladu, že jsou splněny následující pokyny:

2.   Personál rejstříku, který si přeje zaslat informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL na jiná místa v rámci Unie, může zajistit předání prostřednictvím jednoho z následujících způsobů:

3.   Personál, který si přeje zaslat informace se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET jiným členským státům EU, může ve spolupráci s rejstříkem zajistit jejich předání prostřednictvím vojenského, vládního nebo diplomatického kurýra, nikoli však prostřednictvím poštovních nebo komerčních kurýrních služeb.

4.   Personál Komise nebo oficiální kurýr Komise, který přenáší informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, má pro každou zásilku osvědčení kurýra vydané rejstříkem příslušného útvaru, kde je potvrzeno, že je oprávněn zásilku přenášet.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET může personál ručně přenášet mezi územím Unie a územím třetí země.

2.   Personál rejstříku může zajistit přenos vojenským nebo diplomatickým kurýrem.

3.   Při ručním přenosu dokumentů na papíře nebo odnímatelných paměťových médií se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET personál splní veškerá následující dodatečná opatření:

1.   Pro účely tohoto rozhodnutí zahrnuje pojem „komerční kurýři“ národní poštovní služby a komerční kurýrní společnosti, které nabízejí službu, kdy jsou informace doručeny za poplatek, a to buď osobně, nebo jsou sledovány.

2.   Komerční kurýři mohou přenášet informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL v rámci členského státu nebo z jednoho členského státu do druhého členského státu. Komerční kurýři mohou přenášet informace se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET pouze v rámci členského státu, nikoli za hranice státu.

3.   Komerčním kurýrním službám se vydají pokyny, že zásilky se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET mohou doručovat pouze vedoucímu rejstříku, jeho řádně schválenému zástupci nebo zamýšlenému příjemci.

4.   Komerční kurýři mohou využívat služeb subdodavatelů. Odpovědnost za soulad s tímto rozhodnutím však zůstává na kurýrní společnosti.

5.   Služby nabízené komerčními kurýry poskytujícími elektronický přenos dokumentů s doporučeným doručováním se pro informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET nepoužijí.

1.   Při přípravě utajovaných zásilek má odesílatel na paměti, že komerční kurýrní služby musí zásilky se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET doručit pouze zamýšlenému příjemci, řádně schválenému zástupci, vedoucímu rejstříku, jeho řádné schválenému zástupci nebo recepčnímu.

2.   Jsou-li tyto informace zasílány schválenou komerční kurýrní službou, zásilka se připraví a zabalí následujícím způsobem:

3.   Odesílatel se spojí se jmenovaným příjemcem ještě před odesláním zásilky, aby se dohodli na vhodném datu a času doručení.

4.   Za jakoukoli zásilku odeslanou prostřednictvím komerční kurýrní služby je odpovědný výhradně odesílatel. V případě, že se zásilka ztratí či není doručena včas, odesílatel tuto skutečnost ohlásí bezpečnostnímu orgánu Komise, který se bude bezpečnostním incidentem dále zabývat.

1.   Dodrží se veškeré podmínky týkající se přenosu stanovené v dohodě o bezpečnosti informací nebo ve správních ujednáních. V případě pochybností personál konzultuje příslušný rejstřík nebo Ředitelství pro bezpečnost při Generálním ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.

2.   Od požadavku dvojího obalu lze upustit v případě utajovaných informací, které jsou chráněny schválenými kryptografickými prostředky. Nicméně pro účely uvedení adresy a také vzhledem k tomu, že odnímatelné paměťové médium nese výslovné označení stupně utajení, se toto médium přenáší alespoň v běžné obálce, může však vyžadovat dodatečná fyzická ochranná opatření, jako například obálky s bublinkovou fólií.

1.   Jednání, na nichž se projednávají informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL nebo SECRET UE/EU SECRET, se konají pouze v zasedací místnosti akreditované pro odpovídající či vyšší stupeň utajení. Pokud není taková místnost k dispozici, personál požádá o radu bezpečnostní orgán Komise.

2.   Pořady jednání by zpravidla neměly být utajované. Pokud pořad jednání zmiňuje utajované dokumenty, neznamená to, že pořad jednání je sám o sobě automaticky utajený. Body jednání jsou formulovány tak, aby se předešlo ohrožení ochrany zájmů Unie nebo jednoho či více členských států.

3.   Pořadatelé jednání účastníkům připomenou, že jakékoli připomínky zasílané k bodu jednání se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL nebo SECRET UE/EU SECRET nesmí být zaslány prostřednictvím e-mailu nebo prostřednictvím jiných prostředků, které nebyly řádně akreditovány v souladu s článkem 11 tohoto rozhodnutí.

4.   Pořadatelé jednání se vynasnaží seskupit body jednání se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL a SECRET UE/EU SECRET tak, aby šly na pořadu jednání po sobě, a to za účelem usnadnění hladkého průběhu jednání. Během projednávání utajovaných bodů mohou být přítomny pouze osoby s potřebou znát dané informace, které mají bezpečnostní prověrku pro odpovídající stupeň utajení a případně také oprávnění.

5.   O skutečnosti, že na jednání budou projednávána utajovaná témata a že budou uplatněna odpovídající bezpečnostní opatření, jsou účastnici informováni předem již v samotné pozvánce.

6.   Účastníkům se připomene, že během projednávání bodů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET musí být veškerá přenosná elektronická zařízení zanechána mimo zasedací místnost.

7.   Pořadatelé jednání před jednáním připraví úplný seznam účastníků.

1.   Pořadatelé jednání informují bezpečnostní orgán Komise o veškerých externích osobách, které se zúčastní jednání se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET v prostorách Komise.

2.   Od účastníků bude požadováno, aby prokázali, že jsou držiteli platné osobní bezpečnostní prověrky pro odpovídající stupeň utajení, aby se mohli účastnit projednávání bodů jednání se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET.

1.   Pro předávání utajovaných informací, jako například prezentací zobrazujících informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET či videokonferencí, lze využít pouze akreditované informační systémy v souladu s článkem 11 tohoto rozhodnutí.

2.   Předseda zajistí, že neautorizovaná přenosná elektronická zařízení budou zanechána mimo zasedací místnost.

1.   Na začátku projednávání utajovaných informací předseda oznámí, že jednání přechází do utajovaného módu. Dveře jsou zavřeny.

2.   Na začátku diskuse se účastníkům a případně tlumočníkům vydá oproti podpisu pouze potřebný počet dokumentů.

3.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se během přestávek v jednání neponechají bez dozoru.

4.   Na konci jednání se účastníkům a tlumočníkům připomene, aby žádné utajované dokumenty nebo utajované poznámky, které si případně udělali, nenechávali bez dozoru ležet v místnosti. Veškeré dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, které účastníci na konci jednání nevyžadují, a v každém případě veškeré dokumenty tlumočníků se oproti podpisu vrátí a předají vedoucímu rejstříku za účelem zničení v odpovídajících skartovacích zařízeních.

5.   Během jednání se zapíše seznam účastníků a nástin veškerých utajovaných informací, které byly sdíleny s členskými státy či ústně předány třetím zemím nebo mezinárodním organizacím, aby mohly být zaznamenány ve výstupu z jednání.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se s dalšími orgány, institucemi nebo jinými subjekty Unie sdílejí pouze tehdy, pokud má příjemce potřebu tyto informace znát a pokud má daný subjekt odpovídající právní ujednání s Komisí.

2.   Hlavním vstupním a výstupním místem všech utajovaných informací vyměňovaných s dalšími orgány, institucemi nebo jinými subjekty Unie je v rámci Komise zpravidla rejstřík utajovaných informací EU spravovaný Generálním sekretariátem. Pokud existují bezpečnostní, organizační či provozní důvody, z nichž vyplývá, že by bylo vhodnější, aby jako vstupní a výstupní místo pro záležitosti spadající do působnosti dotčeného útvaru působily místní rejstříky utajovaných informací EU, konzultuje se bezpečnostní orgán Komise.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET mohou být sdíleny s členskými státy tehdy, pokud má příjemce potřebu znát tyto informace a má bezpečnostní prověrku.

2.   Utajovaným informacím členských států, které jsou označeny odpovídajícím národním označením stupně utajení (10) a které byly poskytnuty Komisi, se poskytne stejná úroveň ochrany jako informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se předají třetím zemím nebo mezinárodním organizacím pouze tehdy, pokud má příjemce potřebu znát tyto informace a země či mezinárodní organizace má zaveden odpovídající právní či správní rámec, jako například dohodu o bezpečnosti informací nebo správní ujednání s Komisí. Ustanovení těchto dohod či ujednání mají přednost před ustanoveními tohoto rozhodnutí.

2.   Hlavním vstupním a výstupním místem všech informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET vyměňovaných mezi Komisí a třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi je zpravidla rejstřík utajovaných informací EU spravovaný Generálním sekretariátem. Pokud existují bezpečnostní, organizační či provozní důvody, z nichž vyplývá, že by bylo vhodnější, aby jako vstupní a výstupní místo pro záležitosti spadající do působnosti dotčeného útvaru působily místní rejstříky utajovaných informací EU, konzultuje se bezpečnostní orgán Komise.

3.   Veškeré utajované informace obdržené od třetí země nebo mezinárodní organizace je třeba po jejich obdržení z bezpečnostních důvodů zaevidovat. Personál proto kontaktuje rejstřík, obdrží-li utajované informace odjinud než z obvyklého evidenčního okruhu.

4.   Za účelem zajištění sledovatelnosti se informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET zaevidují:

5.   Evidenci lze vést na papíře nebo formou elektronických záznamů.

6.   Evidenční postupy pro utajované informace, s nimiž je nakládáno v rámci akreditovaného komunikačního a informačního systému, mohou být provedeny přímo v rámci systému. V tom případě komunikační a informační systém zahrnuje opatření pro zajištění integrity záznamů.

7.   Utajovaným informacím obdrženým od třetích zemí nebo mezinárodních organizací se poskytne stejná úroveň ochrany jako utajovaným informacím EU, které jsou označeny odpovídajícím označením stupně utajení, jak je stanoveno v příslušných dohodách o bezpečnosti informací nebo ve správním ujednání.

1.   Pokud Komise nebo některý z jejích útvarů rozhodne, že je výjimečně třeba předat informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET třetí zemi, mezinárodní organizaci nebo subjektu EU, ale neexistuje žádná dohoda o bezpečnosti informací nebo správní ujednání, použije se postup pro výjimečné ad hoc poskytování informací.

2.   Útvary Komise kontaktují bezpečnostní orgán Komise, který následně konzultuje skupinu odborníků pro bezpečnost v Komisi.

3.   Po konzultaci se skupinou odborníků pro bezpečnost v Komisi může Komise na základě návrhu člena Komise odpovědného za bezpečnostní záležitosti povolit poskytnutí dotčených informací.

1.   Informace se utajují pouze po dobu, po kterou vyžadují ochranu. Snížením stupně utajení se rozumí snížení úrovně bezpečnostní klasifikace. Odtajněním se rozumí, že informace již není považována za utajenou. Je-li to možné, uvede původce v době vytvoření utajovaných informací EU, zda je k určitému datu nebo po určité události možné snížit jejich stupeň utajení nebo je odtajnit. Jinak původce informace přezkoumá a posoudí rizika alespoň každých 5 let, aby stanovil, zda je původní stupeň utajení stále odpovídající.

2.   U dokumentů Komise může rovněž dojít ke snížení stupně utajení nebo k odtajnění na bázi ad hoc, například v návaznosti na žádost o přístup od veřejnosti.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se neodtajní ani se nesníží jejich stupeň utajení bez povolení původce.

2.   Za rozhodnutí, zda může být dokumentu snížen stupeň utajení nebo zda může být odtajněn, je odpovědný útvar Komise, který tento utajený dokument vytvořil. V rámci Komise veškeré žádosti o snížení stupně utajení nebo odtajnění podléhají konzultaci s vedoucím oddělení nebo ředitelem útvaru, odkud dokument pochází. Pokud útvar kompiloval utajené informace z různých zdrojů, nejprve požádá o souhlas všechny další strany, které poskytly zdrojový materiál, a to včetně členských států, subjektů EU, třetích zemí nebo mezinárodních organizací.

3.   Pokud útvar Komise, který byl původcem, již neexistuje a jeho odpovědnosti byly převzaty jinou službou, pak o snížení stupně utajení nebo o odtajnění rozhodne tato služba. Pokud útvar, který byl původcem, již neexistuje a jeho odpovědnosti nebyly převzaty jinou službou, pak o snížení stupně utajení nebo o odtajnění společně rozhodnou vedoucí oddělení či ředitelé přijímajících generálních ředitelství.

4.   Útvar odpovědný za snížení stupně utajení či za odtajnění pracuje na praktickém provedení snížení stupně utajení či odtajnění s příslušným rejstříkem.

1.   Původní označení stupně utajení uvedené na horním a dolním okraji každé stránky se viditelně přeškrtne (nikoli odstraní), a to v případě elektronických formátů za pomocí funkce „přeškrtnutí“ a v případě tištěných dokumentů ručně.

2.   První (titulní) strana se opatří razítkem oznamujícím, že došlo ke snížení stupně utajení nebo k odtajnění, a doplní se informace o orgánu odpovědném za snížení stupně utajení nebo odtajnění a odpovídající datum.

3.   O snížení stupně utajení nebo odtajnění informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se informují původní příjemci těchto informací. Původní příjemci jsou odpovědní za informování veškerých následných adresátů, kterým zaslali originál či kopii informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET.

4.   O všech přijatých rozhodnutích týkajících se odtajnění se informuje oddělení historických archivů Komise.

5.   Veškeré překlady utajovaných informací podléhají stejným postupům pro snížení stupně utajení nebo odtajnění jako původní jazykové znění.

1.   Částečné snížení stupně utajení nebo odtajnění je rovněž možné (např. přílohy, pouze některé odstavce). Postup je stejný jako v případě snížení stupně utajení nebo odtajnění celého dokumentu.

2.   Po částečném odtajnění („sanitaci“) informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se vytvoří odtajněný výňatek.

3.   Části, které zůstávají utajené, se nahradí následujícím textem:

a to buď přímo v samotném textu, pokud je část, která zůstává utajena, součástí odstavce, nebo namísto celého odstavce, pokud část, která zůstává utajena, tvoří konkrétní odstavec či více odstavců.

4.   V případě, že úplná příloha nemohla být odtajněna a není tak součástí výňatku, se tato informace výslovně uvede v textu.

1.   Komise neshromažďuje velké množství utajovaných informací.

2.   Původní útvary přezkoumávají dokumenty pro účely zničení nebo vymazání každých pět let. Přezkum prováděný v pravidelných intervalech se týká informací uchovávaných na papíře i informací uložených v komunikačním a informačním systému.

3.   Personál nezničí žádnou tištěnou kopii dokumentů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, kterou již nepotřebuje, ale o zničení požádá svého vedoucího rejstříku, který bude postupovat v souladu s požadavky na archivaci týkajícími se původního dokumentu.

4.   Personál není povinen informovat původce, pokud smaže kopie dokumentů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET.

5.   Na materiály s návrhy dokumentů obsahující utajované informace se uplatní stejné způsoby odstraňování jako na konečné utajované dokumenty.

6.   Pro ničení dokumentů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se použijí pouze schválená skartovací zařízení. Pro ničení dokumentů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jsou vhodná skartovací zařízení DIN 66399 úrovně 5. Pro ničení dokumentů se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET jsou vhodná skartovací zařízení DIN 66399 úrovně 6.

7.   Kusy papírů ze schválených skartovaček mohou být vyhozeny jako běžný kancelářský odpad.

8.   Vedoucí rejstříku vytvoří potvrzení o zničení dokumentů a odpovídajícím způsobem aktualizuje záznamy a jiné informace v evidenci.

9.   U veškerých médií a zařízení obsahujících informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se po dosažení konce jejich životnosti provede řádná sanitace. Elektronická data se zničí či smažou z informačních technologií a ze souvisejících paměťových médií způsobem, který poskytuje přiměřené záruky, že informace nelze získat zpět. Sanitace odstraní data z paměťového zařízení a rovněž odstraní veškeré štítky, označení a záznamy o činnosti.

10.   Počítačová paměťová média se za účelem zničení a odstranění předají místnímu bezpečnostnímu úředníkovi, úředníkovi pro bezpečnost informatiky na místní úrovni a/nebo vedoucímu rejstříku.

1.   Vedoucí útvaru vypracuje, schválí a v případě nutnosti aktivuje plány na zničení a vyklizení v případech nouze, aby se zabezpečily utajované informace EU, u nichž hrozí značné riziko, že by se v případě krize dostaly do nepovolaných rukou. V pořadí podle priorit a v závislosti na povaze mimořádné situace se berou v úvahu následující možnosti:

2.   Pokud došlo k aktivaci plánů v případech nouze, je prioritou nejprve přesunout či zničit informace se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET a poté informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL.

3.   Provozní podrobnosti týkající se plánů na vyklizení a zničení v případě nouze se rovněž označí stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Kopie se umístí do každého trezoru, v němž jsou uloženy informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, aby byly v případě mimořádné situace k dispozici.

1.   Rozhodnutí zda a kdy archivovat a odpovídající praktická opatření, která mají být přijata, dodržují politiku Komise týkající se správy dokumentů.

2.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se neposílají do historických archivů Evropské unie ve Florencii.