JEDNACÍ ŘÁD REGIONÁLNÍHO ŘÍDÍCÍHO VÝBORU DOPRAVNÍHO SPOLEČENSTVÍ

I. OBECNÁ USTANOVENÍ

Tento jednací řád stanoví vnitřní postupy pro činnost regionálního řídícího výboru (dále jen „řídící výbor“) jakožto orgánu podle Smlouvy o založení dopravního společenství (dále jen „smlouva“) mezi Evropskou unií a jihovýchodoevropskými smluvními stranami (Albánskou republikou, Bosnou a Hercegovinou, Bývalou jugoslávskou republikou Makedonií, Kosovem (*1), Černou Horou a Republikou Srbsko).

V případě jakéhokoli rozporu mezi tímto jednacím řádem a smlouvou se použijí ustanovení smlouvy.

II. ČLENOVÉ, POZOROVATELÉ A JINÍ ÚČASTNÍCI

Členové řídícího výboru by měli být v zásadě vyšší úředníci příslušných ministerstev odpovědných za dopravu.

V aktu, kterým je člen jmenován, musí být uvedeno, že je člen pověřen k vyjadřování postoje příslušné smluvní strany způsobem pro tuto stranu závazným.

Aniž je tím dotčeno postavení pozorovatelů podle čl. 24 odst. 2 druhé věty smlouvy, může předsednictví a místopředsednictví podle oddílu III odst. 2 případně souhlasit s přizváním zástupců jiných států, mezinárodních organizací nebo jiných orgánů, včetně zástupců občanské společnosti, aby se ad hoc zúčastnili konkrétních zasedání řídícího výboru nebo jedné nebo několika jejich částí.

Pokud předsednictví a místopředsednictví souhlasí s přizváním zástupců jiných států, mezinárodních organizací nebo jiných orgánů, informuje o tom předsednictví smluvní strany a stálý sekretariát Dopravního společenství (dále jen „sekretariát“), a to nejpozději tři týdny před zasedáním. Smluvní strany a sekretariát mohou předsednictví předložit svá stanoviska ve lhůtě pěti pracovních dnů od obdržení této informace.

III. PŘEDSEDNICTVÍ

Každá jihovýchodoevropská smluvní strana předsedá řídícímu výboru jeden kalendářní rok a střídání těchto smluvních stran probíhá podle abecedního pořadí, v jakém jsou uvedeny v čl. 2 odst. 1 písm. b) smlouvy. Jako první z jihovýchodoevropských smluvních stran se předsednictví ujme Albánská republika.

Předsednictví řídí zasedání řídícího výboru. Předsednictví je nápomocen jeden zástupce Evropské unie, který zajišťuje místopředsednictví.

V případě, že předsednictví není schopno plnit své povinnosti v souvislosti s konkrétním zasedáním, předsedá tomuto zasedání zástupce Evropské unie, který zajišťuje místopředsednictví.

IV. PŘÍPRAVA ZASEDÁNÍ

Zasedání řídícího výboru se konají v sídle sekretariátu. Předsednictví však může rozhodnout o jiném místě zasedání řídícího výboru, a to po konzultacích s místopředsednictvím a sekretariátem a po zvážení příslušných finančních, správních a organizačních aspektů. S výjimkou řádně odůvodněných případů se toto rozhodnutí přijme nejpozději dva měsíce před daným zasedáním.

Příspěvek sekretariátu na náklady spojené s organizací zasedání mimo sídlo sekretariátu je upraven ve vnitřních rozpočtových pravidlech.

Termíny zasedání se dohodnou mezi předsednictvím, místopředsednictvím a sekretariátem. Tato data by v zásadě měla být dohodnuta nejpozději dva měsíce před daným zasedáním.

Návrh pořadu zasedání se dohodne mezi předsednictvím a místopředsednictvím. Návrh pořadu zasedání a veškeré související dokumenty se rozešlou členům a pozorovatelům nejpozději šest týdnů před daným zasedáním. Členové mohou předložit připomínky a navrhnout zařazení doplňujících bodů pořadu zasedání. Materiál, o který mají zájem jiné státy, mezinárodní organizace nebo jiné orgány pozvané v souladu s oddílem II odst. 3, se rozešlou rovněž jim.

Za přípravu zasedání odpovídá sekretariát. Pravidelně a na vyžádání informuje předsednictví a místopředsednictví o průběhu příprav a řídí se v této souvislosti jejich požadavky a pokyny.

V. ZASEDÁNÍ ŘÍDÍCÍHO VÝBORU – PROCESNÍ PRAVIDLA

Pokud řídící výbor nerozhodne jinak, nejsou zasedání řídícího výboru veřejná.

Jakéhokoli člena řídícího výboru, pozorovatele nebo jiného účastníka zasedání mohou doprovázet úředníci, kteří jsou jim nápomocni. Jména a funkce těchto úředníků se oznamují sekretariátu předem. V zásadě platí, že každý člen si může přizvat nejvýše tři úředníky a pozorovatelé zasedání mohou být doprovázeni nejvýše dvěma úředníky. Předsednictví však může dále stanovit maximální počet zástupců v každé delegaci.

Řídící výbor se považuje za usnášeníschopný, pouze pokud jsou zastoupeny čtyři jihovýchodoevropské smluvní strany a Evropská unie.

I pokud se člen zdrží hlasování, může řídící výbor přijmout opatření za předpokladu, že bylo dosaženo požadované usnášeníschopnosti podle odstavce 3 tohoto oddílu.

Pořad zasedání musí být schválen na jeho začátku. V naléhavých případech mohou být nové položky zahrnuty do pořadu zasedání v průběhu zasedání se souhlasem předsednictví a místopředsednictví.

Pozorovatelé se mohou zapojit do diskuse a mohou se vyjádřit, pokud jim to bylo dovoleno, nebo pokud k tomu byli vyzváni předsednictvím.

Zástupci jiných států, mezinárodních organizací nebo jiných orgánů pozvaní v souladu s oddílem II odst. 3 se mohou zapojit do diskuse, pokud jim to bylo dovoleno, nebo pokud k tomu byli vyzváni předsednictvím, avšak neúčastní se přijímání opatření řídícím výborem.

Závěry z každého zasedání se vypracují za pomoci sekretariátu.

V závěrech jsou uvedena všechna opatření přijatá na zasedání a také stanoviska členů a vyjádření pozorovatelů ohledně navrhovaných opatření, jež má řídící výbor přijmout.

10.

Tyto závěry musí být podepsány předsednictvím a zaslány členům a pozorovatelům. Pokud není možné připravit návrh závěrů do konce příslušného zasedání, předsednictví zajistí jejich přípravu a rozeslání do sedmi kalendářních dnů po zasedání. Kterýkoli člen může do sedmi kalendářních dnů od obdržení návrhu závěrů požádat o opravu. Předsednictví zajistí zaslání konečné verze do sedmi dnů od uplynutí lhůty pro předložení připomínek.

11.

Závěry ze zasedání nesmí žádným způsobem omezovat oblast působnosti ani účinky právních aktů nebo smlouvy. Nebudou přijata žádná prohlášení či závěry, které jsou v rozporu s právně závaznými ustanoveními. Závěry zasedání nejsou součástí právních aktů a nemají ani žádný normativní účinek.

VI. ZPŮSOBY ČINNOSTI A POSTUPY, KTERÉ ŘÍDÍCÍ VÝBOR DODRŽUJE

Obecná ustanovení

Řídící výbor přijímá v závislosti na daném případu doporučení a rozhodnutí (společně dále jen „opatření“).

Přijetí pravidel k zajištění fungování řídícího výboru se považuje za přijetí rozhodnutí.

Po přijetí či změně opatření je předsednictví co nejrychleji podepíše a sekretariát je rozešle všem smluvním stranám.

Není-li stanoveno jinak, vstupují opatření v platnost dnem jejich přijetí.

Není-li v tomto jednacím řádu uvedeno jinak, řídí se přijetí i změna opatření stejným postupem.

Každá žádost člena nebo sekretariátu o přijetí nebo změnu opatření se podává písemně nejpozději 30 kalendářních dnů před zasedáním řídícího výboru, na němž se bude projednávat.

Žádost musí být zaslána předsednictví s kopií pro všechny členy a sekretariát. K žádosti musí být přiloženy příslušné vysvětlivky.

V řádně odůvodněných případech mohou být opatření přijata nebo pozměněna bez ohledu na formální požadavky a postupy stanovené v odstavcích 4 až 6 tohoto oddílu.

Korespondenční přijetí opatření

Řídící výbor může v obdobích mezi zasedáními korespondenčně přijmout nebo změnit opatření. Předsednictví na žádost člena nebo sekretariátu o korespondenční přijetí opatření nebo z vlastního podnětu po konzultaci a dohodě s místopředsednictvím rozhodne, zda daná záležitost vyžaduje korespondenční postup.

Pokud předsednictví rozhodne, že se má použít korespondenční postup, pověří sekretariát rozesláním žádosti členům spolu s takovými informacemi, které předsednictví po konzultaci a dohodě s místopředsednictvím považuje za nezbytné. Předsednictví po konzultaci a dohodě s místopředsednictvím také upřesní, zda, a pokud ano, za jakých podmínek mohou členové provádět změny žádosti.

10.

Předsednictví po konzultaci a dohodě s místopředsednictvím stanoví datum a čas, do kdy musí být doručeny odpovědi, což však v žádném případě nesmí být dříve než 10 kalendářních dnů ode dne odeslání informací uvedených v odstavci 9 tohoto oddílu. Za výjimečných okolností, na žádost nebo na základě vlastního uvážení, může předsednictví po konzultaci a dohodě s místopředsednictvím lhůtu pro doručení odpovědí prodloužit. Má se za to, že člen, který ve stanovené lhůtě neodpoví písemně, včetně e-mailu, se zdržuje hlasování.

11.

Řídící výbor rozhoduje jednomyslně. Rozhodnutí se považuje za jednomyslné, pokud s ním souhlasí alespoň čtyři jihovýchodoevropské smluvní strany a Evropská unie a žádná ze stran není proti.

VII. ZVEŘEJNĚNÍ INFORMACÍ

Není-li rozhodnuto jinak, zveřejní se konečná znění dokumentů ze zasedání (pořad zasedání, závěry atd.) na internetových stránkách sekretariátu.

Právo na přístup k dokumentům řídícího výboru se stanoví v souladu s čl. 38 odst. 2 a 3 smlouvy.

VIII. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Pozorovatelé a zástupci jiných států, mezinárodních organizací nebo jiných orgánů pozvaní v souladu s oddílem II odst. 3 musí splňovat veškeré požadavky na zachování důvěrnosti, které se vztahují na členy řídícího výboru. Tyto požadavky musí být vyjádřeny v závěrech příslušného zasedání.

Zástupci jiných států, mezinárodních organizací nebo jiných orgánů pozvaní v souladu s oddílem II odst. 3 musí být před účastí na příslušných jednáních vyzvání, aby podepsali prohlášení o zachování důvěrnosti. Takové prohlášení o zachování důvěrnosti musí obsahovat závazek dodržovat pravidla důvěrnosti podle odstavce 1 tohoto oddílu. V případě, že tito zástupci odmítnou toto prohlášení podepsat, nebudou se moci jednání účastnit.

Všechny akty řídícího výboru musí být podepsány předsednictvím.

Veškeré případné změny jednacího řádu se přijímají rozhodnutím řídícího výboru.

Pokud by použití tohoto jednacího řádu v dané situaci mělo za následek obtíže s výkladem, předsednictví po konzultaci a dohodě s místopředsednictvím poskytne poradenství k vyřešení situace.

Po uplynutí jednoho roku od vstupu tohoto jednacího řádu v platnost může sekretariát na základě praktických zkušeností s jeho uplatňováním navrhnout změny jednacího řádu, které považuje za užitečné nebo nezbytné. Pokud si takovou změnu přeje navrhnout člen řídícího výboru, konzultuje nejdříve sekretariát.

Tento jednací řád vstupuje v platnost dnem přijetí řídícím výborem.

(*1) Tímto označením nejsou dotčeny postoje k otázce statusu a označení je v souladu s rezolucí Rady bezpečnosti OSN 1244 (1999) a se stanoviskem Mezinárodního soudního dvora k vyhlášení nezávislosti Kosova.