(1)

Evropský úřad pro boj proti podvodům („Úřad“) byl zřízen rozhodnutím Komise 1999/352/ES, ESUO, Euratom (1) jako útvar Komise. Úřad provádí vyšetřování zcela nezávisle.

(2)

Úřad provádí správní vyšetřování za účelem boje proti podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) No 883/2013 (2). Za tímto účelem vykonává vyšetřovací pravomoci svěřené Komisi příslušnými akty Unie v členských státech, jakož i v souladu s dohodami o spolupráci a vzájemné pomoci a jinými platnými právními nástroji ve třetích zemích a v prostorách mezinárodních organizací.

(3)

Úřad rovněž provádí správní vyšetřování v rámci orgánů, institucí a jiných subjektů zřízených Smlouvami nebo na jejich základě. V rámci svého mandátu k vyšetřování Úřad shromažďuje informace významné z hlediska vyšetřování, včetně osobních údajů, z různých zdrojů – od veřejných orgánů, soukromých subjektů a fyzických osob – a vyměňuje si je s orgány, institucemi a jinými subjekty Unie, s příslušnými orgány členských států a třetích zemí, jakož i s mezinárodními organizacemi, a to před zahájením vyšetřování nebo koordinačních činností, v jejich průběhu i po jejich skončení.

(4)

V rámci své činnosti Úřad zpracovává několik kategorií osobních údajů, zejména identifikační údaje, kontaktní údaje, profesní údaje a údaje o zapojení do věci. Úřad zastupuje jeho generální ředitel, který jedná jako správce údajů. Osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečeném elektronickém prostředí, které brání nezákonnému přístupu k údajům nebo předání údajů osobám, které je nepotřebují znát. Zpracovávané osobní údaje jsou uchovávány po dobu patnácti let poté, co byl případ zamítnut nebo bylo vyšetřování nebo koordinované vyšetřování uzavřeno rozhodnutím generálního ředitele. Po skončení doby uchovávání jsou informace související s daným případem, včetně osobních údajů, přesunuty do historických archivů.

(5)

Při provádění svých úkolů musí Úřad dodržovat práva fyzických osob při zpracovávání osobních údajů, která jsou uznána čl. 8 odst. 1 Listiny základních práv Evropské unie a čl. 16 odst. 1 Smlouvy, jakož i právními akty vycházejícími z těchto ustanovení. Úřad je zároveň povinen dodržovat přísná pravidla o důvěrnosti a služebním tajemství uvedená v článku 10 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 a zajistit dodržování procesních práv dotčených osob a svědků podle článku 9 uvedeného nařízení, zejména práva osob, kterých se týká presumpce neviny.

(6)

Zabezpečené elektronické prostředí, v němž jsou osobní údaje uloženy, jakož i procesní záruky a přísná pravidla důvěrnosti a služebního tajemství podle článků 9 a 10 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 zajišťují vysokou úroveň ochrany proti rizikům pro práva a svobody subjektů údajů, kterých se zpracování týká.

(7)

Za určitých okolností je však třeba sladit práva subjektů údajů uvedená v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 (3) s potřebami, které si vyžadují vyšetřování a důvěrnost výměny informací s jinými příslušnými veřejnými orgány, jakož i plné dodržování základních práv a svobod jiných subjektů údajů. Pro tyto účely umožňuje článek 25 uvedeného nařízení Úřadu, aby omezil použití článků 14 až 22, 35 a 36, jakož i článku 4 uvedeného nařízení v rozsahu, v jakém jeho ustanovení odpovídají právům a povinnostem stanoveným v článcích 14 až 22.

(8)

Úřad jmenoval podle čl. 10 odst. 4 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 pověřence pro ochranu osobních údajů v souladu s článkem 24 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).

(9)

Aby se zajistila důvěrnost a efektivita vyšetřování a jiné provozní činnosti prováděné Úřadem a zároveň byly dodrženy standardy ochrany osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725, je nutné přijmout vnitřní pravidla, na jejichž základě může Úřad omezit práva subjektů údajů v souladu s článkem 25 uvedeného nařízení.

(10)

Rozsah působnosti tohoto právního aktu by měl zahrnovat veškeré operace zpracování prováděné Úřadem při výkonu jeho nezávislé vyšetřovací funkce. Tato pravidla by se měla vztahovat na operace zpracování prováděné před zahájením vyšetřování, jak vnějšího, tak i vnitřního, jak je uvedeno v článcích 3 a 4 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013, a během monitorování opatření přijatých v návaznosti na výsledek vyšetřování. Měla by se vztahovat na operace zpracování, které jsou součástí činností souvisejících s vyšetřovací funkcí Úřadu, například na systém pro podávání zpráv o podvodech, operační analýzy, databáze mezinárodní spolupráce, jakož i operace, při kterých se mohou zpracovávat údaje z vyšetřování (například při vyšetřování prováděném pověřencem pro ochranu osobních údajů a při jiných postupech vyřizování stížností vedených Úřadem). Pravidla by rovněž měla zahrnovat pomoc a spolupráci, které Úřad poskytuje vnitrostátním orgánům a mezinárodním organizacím mimo rámec svých správních vyšetřování.

(11)

Za účelem dodržení článků 14, 15 a 16 nařízení (EU) 2018/1725 by Úřad měl informovat všechny osoby o svých činnostech, při kterých jsou zpracovávány jejich osobní údaje, a o jejich právech, a to transparentním a uceleným způsobem v podobě prohlášení o ochraně údajů zveřejněných na internetových stránkách Úřadu, jakož i vhodnou formou individuálně informovat subjekty údajů relevantní pro vyšetřování – dotčené osoby, svědky a informátory.

(12)

Aniž je dotčeno uplatňování výjimek stanovených v nařízení (EU) 2018/1725, může být Úřad nucen omezit poskytování informací subjektům údajů a omezit uplatnění dalších práv subjektů údajů, aby ochránil své vlastní vyšetřování, vyšetřování a řízení veřejných orgánů členských států, vyšetřovací nástroje a metody, jakož i práva jiných osob, jichž se vyšetřování týká.

(13)

V některých případech by poskytnutí konkrétních informací subjektům údajů nebo informování o provádění vyšetřování mohlo znemožnit nebo vážně ohrozit účel operace zpracování a schopnost Úřadu nebo příslušných vnitrostátních orgánů a orgánů, institucí a jiných subjektů Unie provádět účinné vyšetřování v budoucnu.

(14)

Kromě toho je Úřad povinen chránit totožnost informátorů, včetně oznamovatelů, a svědků, kteří by neměli pocítit negativní dopady jejich spolupráce s Úřadem.

(15)

Z těchto důvodů může být Úřad nucen uplatnit určité důvody pro omezení uvedená v článku 25 nařízení (EU) 2018/1725 na operace zpracování údajů prováděné v rámci úkolů Úřadu stanovených v článku 2 rozhodnutí 1999/352/EC, ESUO, Euratom.

(16)

Kromě toho za účelem zachování účinné spolupráce může být Úřad nucen uplatnit omezení práv subjektů údajů, aby ochránil informace obsahující osobní údaje pocházející od útvarů Komise nebo dalších orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, příslušných orgánů členských států a třetích zemí, jakož i od mezinárodních organizací. Pro tyto účely by měl Úřad s těmito útvary, orgány, institucemi a jinými subjekty, orgány a mezinárodními organizacemi konzultovat relevantní důvody pro tato omezení a jejich nezbytnost a přiměřenost.

(17)

V rámci své vyšetřovací funkce si Úřad často vyměňuje informace, včetně osobních údajů, například s útvary Komise a výkonnými agenturami, které pomáhají útvarům Komise při provádění jejich programů. V souladu s čl. 25 odst. 5 nařízení (EU) 2018/1725, který požaduje, aby vnitřní předpisy byly přijaty na nejvyšší úrovni řízení dotčených orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, se má toto rozhodnutí vztahovat také na zpracování osobních údajů obsažených v informacích, které jsou tyto orgány a jiné subjekty povinny Úřadu předávat. Proto by všechny útvary Komise a výkonné agentury, které zpracovávají osobní údaje na základě své povinnosti informovat Úřad podle čl. 8 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013, nebo pokud tyto osobní údaje zpracovává Úřad při plnění svých úkolů, měly uplatňovat pravidla stanovená v tomto rozhodnutí, aby se ochránily operace zpracování prováděné Úřadem. Za takových okolností by dotčené útvary Komise a výkonné agentury měly konzultovat s Úřadem relevantní důvody pro tato omezení a jejich nezbytnost a přiměřenost, aby se zajistilo jejich konzistentní uplatňování.

(18)

Úřad – a v příslušných případech útvary Komise a výkonné agentury – by měly se všemi omezeními nakládat transparentním způsobem a zaregistrovat každé použití omezení do příslušného záznamového systému.

(19)

Podle čl. 25 odst. 8 nařízení (EU) 2018/1725 mohou správci poskytnutí informací odložit nebo je neprovést z důvodů uplatňování omezení na subjekt údajů, pokud by to jakýmkoliv způsobem ohrozilo účely omezení. Oznámení takového omezení by ohrozilo účel omezení zejména, pokud je použito omezení práv podle článků 16 a 35. Aby se zajistilo, aby bylo právo subjektu údajů být informován v souladu s články 16 a 38 nařízení (EU) 2018/1725 omezeno pouze po tu dobu, po níž trvají důvody odkladu, měl by Úřad své stanovisko pravidelně přezkoumávat.

(20)

Pokud je uplatněno omezení práv dalších subjektů údajů, měl by správce případ od případu posoudit, zda by informování o omezení ohrozilo jeho účel.

(21)

Pověřenec pro ochranu osobních údajů Úřadu – a v příslušných případech pověřenec pro ochranu osobních údajů Komise či dotčených výkonných agentur – by měl rovněž provést nezávislý přezkum uplatnění omezení, aby se zajistil soulad s tímto rozhodnutím,

(22)

Nařízení (EU) 2018/1725 nahrazuje bez přechodného období nařízení (ES) č. 45/2001 ode dne jeho vstupu v platnost. Možnost uplatnit omezení na určitá práva stanovilo nařízení (ES) č. 45/2001. Aby se zabránilo tomu, že bude ohrožen cíl vyšetřování v oblasti působnosti Úřadu a budou negativně ovlivněna práva a svobody jiných osob, mělo by se toto rozhodnutí použít ode dne vstupu v platnost nařízení (EU) 2018/1725.

(23)

Evropský inspektor ochrany údajů byl konzultován dne 23. listopadu 2018,