Rozhodnutí vysoké představitelky Unie pro zahraniční věci a bezpečnostní politiku

s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 26. července 2010 o organizaci a fungování Evropské služby pro vnější činnost (2010/427/EU), a zejména na čl. 11 odst. 1 tohoto rozhodnutí,

1. Každý občan Unie nebo fyzická či právnická osoba s bydlištěm nebo sídlem v některém členském státě má právo přístupu k dokumentům ESVČ v souladu se zásadami, podmínkami a omezeními stanovenými v nařízení (ES) č. 1049/2001 Evropského parlamentu a Rady (1) (dále jen „nařízení“) a zvláštními ustanoveními stanovenými těmito pravidly. Právo na přístup se týká dokumentů v držení ESVČ, jmenovitě dokumentů jí vypracovaných nebo obdržených a nacházejících se u ní.

2. Podle čl. 2 odst. 2 nařízení každá fyzická nebo právnická osoba nemající bydliště nebo sídlo v některém členském státě požívá v souladu se stejnými zásadami, podmínkami a omezeními stejného práva přístupu k dokumentům ESVČ s výjimkou práva podat stížnost evropskému veřejnému ochránci práv.

1. Žádost o přístup k dokumentu ESVČ se zasílá poštou na adresu koordinátora pro přístup k dokumentům: CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgie, nebo emailem na formuláři žádosti, který je k dispozici na internetové stránce ESVČ, nebo faxem na číslo +32 22979893.

2. Jakmile je žádost zaevidována, je zasláno žadateli potvrzení o přijetí (s výjimkou případů, kdy může být žádost věcně vyřízena ve stejné lhůtě).

1. ESVČ odpovídá na původní i potvrzovací žádosti do 15 pracovních dnů ode dne zaevidování žádosti.

2. V případě nepřesné žádosti ve smyslu čl. 6 odst. 2 nařízení vyzve ESVČ žadatele, aby jí posky doplňující informace umožňující identifikovat požadované dokumenty; lhůta pro odpověď začíná běžet až v okamžiku, kdy má ESVČ tyto informace k dispozici.

3. Ve výjimečných případech stanovených v čl. 7 odst. 3 nebo čl. 8 odst. 2 nařízení mohou být lhůty prodlouženy o 15 pracovních dnů, zejména pak

Žadatel musí být vyrozuměn o každém takovém prodloužení a jeho důvodech.

1. Odpovědi na původní žádosti jsou projednány koordinátorem pro přístup k dokumentům.

2. O odpovědích na potvrzující žádosti rozhoduje vedoucí provozní pracovník na základě doporučení koordinátora pro přístup k dokumentům.

Jestliže je odpověď na žádost i jen zčásti negativní, musí být uvedeny důvody odmítnutí založené na jedné z výjimek stanovených nařízením a žadatel informován o právu podat potvrzovací žádost (v případě odpovědi na původní žádost) nebo o jiných dostupných opravných prostředcích (v případě odpovědi na potvrzovací žádost).

1. Obdrží-li ESVČ žádost o dokument, který je v jejím držení, ale pochází od třetí osoby, je tato třetí osoba konzultována, pokud není jasně zřejmé, zda dokument má, nebo nemá být zpřístupněn, s ohledem na výjimky uvedené v nařízení.

2. Žádost je přijata bez konzultace třetí strany, jestliže byl dokument již zpřístupněn původcem nebo na základě nařízení nebo obdobných předpisů.

3. V každém případě musí být třetí osoba konzultována, jestliže se na dokument vztahuje článek 9 nařízení nebo jestliže dokument pochází z členského státu, který požádal ESVČ, aby jej nezveřejňovala bez jeho předchozího souhlasu, v souladu s čl. 4 odst. 5 nařízení. Tato žádost členského státu musí být učiněna písemně.

4. Třetí osoba je konzultována písemně (včetně použití emailu) a je jí poskytnuta přiměřená lhůta k vyjádření s ohledem na lhůty stanovené pro odpovědi ESVČ, jak stanoví výše článek 3. Třetí osoba dodá své stanovisko písemně (včetně použití emailu).

5. Pokud se v rámci lhůty třetí osoba nevyjádří nebo nelze-li třetí osobu nalézt nebo určit, rozhodne ESVČ o žádosti s ohledem na výjimky stanovené nařízením s přihlédnutím k oprávněným zájmům třetí osoby na základě informací, jež má ESVČ k dispozici.

6. Jestliže má ESVČ v úmyslu umožnit přístup k dokumentu proti vůli třetí osoby, informuje třetí osobu o tomto svém úmyslu zpřístupnit dokument v rámci lhůty uplatňované nařízením a o opravných prostředcích, kterými může zpřístupnění napadnout.

1. Žádosti o konzultace ESVČ ze strany členského státu nebo jiného orgánu, instituce či jiného subjektu Unie, které obdržely žádost o dokument, který se u nich nachází, ale který pochází z ESVČ, se zasílají poštou na adresu koordinátora pro přístup k dokumentům: CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgie, nebo emailem na adresu EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu nebo faxem na číslo +32 22979893.

2. ESVČ okamžitě poskytne své stanovisko s přihlédnutím ke lhůtě uplatňované pro odpovědi, avšak nejpozději do pěti pracovních dnů.

1. Týká-li se žádost přístupu k dokumentu, na který se vztahuje článek 9 nařízení, nebo jiného dokumentu podléhajícího utajení podle bezpečnostních pravidel ESVČ, vyřizují ji úředníci, kteří jsou sami oprávněni k přístupu k dokumentu.

2. Každé rozhodnutí o odepření přístupu k celému dokumentu podléhajícímu utajení nebo k jeho části se odůvodní na základě výjimek stanovených v článku 4 nařízení. Jestliže nemůže být přístup k požadovanému dokumentu odepřen na základě těchto výjimek, zajistí úředník, který vyřizuje žádost, aby byl dokument odtajněn předtím, než je předán žadateli.

1. Dokumenty, k nimž má být poskytnut přístup, jsou zasílány poštou, faxem nebo emailem. Jsou-li požadované dokumenty obsáhlé nebo se s nimi nesnadno zachází, může být žadatel vyzván, aby do nich nahlédl na místě. Nahlédnutí je zdarma.

2. Jestliže byl dokument zveřejněn, může odpověď spočívat v odkazu na jeho zveřejnění, včetně internetové stránky, kde jej lze nalézt.

3. Překračuje-li objem požadovaných dokumentů 20 stran, může být žadateli uložen poplatek 0,10 EUR za stranu a zvýšený o náklady za zaslání. O nákladech týkajících se jiných nosičů se rozhoduje v jednotlivých případech, nepřekročí však rozumnou výši.

1. ESVČ spravuje rejstřík dokumentů, jak stanoví článek 11 nařízení, přístupný přes internetovou stránku ESVČ.

2. Dokumenty, na než se vztahuje ustanovení článku 9 nařízení, se zaznamenávají do rejstříku pouze se souhlasem jejich původce.

V Bruselu dne 19. srpna 2011.

Vysoká představitelka

C. ASHTON