1.

V souladu se základním právním aktem musí způsobilé výdaje splňovat následující podmínky:

2.

V případě víceletých akcí ve smyslu čl. 13 odst. 6 základního právního aktu se za projekt vhodný pro použití těchto pravidel způsobilosti považuje pouze ta část akce, která je spolufinancována z ročního programu.

3.

Projekty financované z fondu nejsou financovány z jiných zdrojů rozpočtu Společenství. Projekty podporované fondem jsou spolufinancovány z veřejných či soukromých zdrojů.

1.

Projekty financované z fondu musí být neziskové. Jestliže na konci projektu zdroje příjmů, včetně výše uvedených příjmů z projektu, přesáhnou výdaje, příspěvek z fondu určený na projekt bude přiměřeně snížen. Všechny zdroje příjmů musí být zaneseny v účetnictví konečného příjemce nebo uvedeny v daňových podkladech a musí být zjistitelné a ověřitelné.

2.

Příjmy projektu se skládají z finančních příspěvků poskytnutých na realizaci projektu z fondu, z veřejných nebo ze soukromých zdrojů, včetně vlastního příspěvku konečného příjemce, jakož i ze všech příjmů z projektu. Termín „příjmy z projektu“ pro účely tohoto pravidla zahrnuje výnosy získané z projektu během období způsobilosti uvedeného v bodě I.4, z tržeb, nájmů, poskytovaných služeb, zápisného či jiných podobných příjmů.

3.

Příspěvek Společenství vyplývající z použití zásady neziskovosti, jak je uvedeno v čl. 12 písm. c) tohoto rozhodnutí, bude činit částku „celkových způsobilých nákladů“ po odečtení „příspěvku od třetích stran“ a „příjmů z projektu“.

1.

Náklady spojené s projektem musí vzniknout po 1. lednu roku uvedeného ve finančním rozhodnutí schvalujícím roční programy členských států, přičemž příslušné platby budou učiněny rovněž po tomto datu (kromě odpisů). Období způsobilosti trvá do 30. června roku N (2) + 2, což znamená, že náklady spojené s projektem musí vzniknout před tímto datem.

2.

Výjimka z období způsobilosti uvedeného v odstavci 1 se uplatní pro:

1.

Výdaje odpovídají platbám, které provedl konečný příjemce. S výjimkou odpisů musí mít formu (hotovostních) finančních transakcí.

2.

Výdaje musí být zpravidla podloženy oficiálními fakturami. Nelze-li tyto faktury přiložit, jsou platby doloženy účetními doklady nebo podklady s rovnocennou průkazní hodnotou.

3.

Náklady musí být zjistitelné a ověřitelné. Jde zejména o tyto prvky:

4.

Je-li to nezbytné, jsou koneční příjemci povinni ponechat si ověřené kopie účetních dokladů, které prokazují výši příjmů a výdajů partnerů, kteří se na projektu podílí.

5.

Uložení a zpracování záznamů uvedených v odstavcích 2 až 4 se musí řídit vnitrostátními právními předpisy pro ochranu údajů.

1.

Výdaje na akce popsané v článku 4 základního právního aktu musí:

2.

Partneři v rámci projektu, kteří mají sídlo ve třetí zemi, kde jsou i zapsáni v obchodním rejstříku, se mohou projektů účastnit pouze bez nákladů, s výjimkou mezinárodních veřejných organizací zřízených na základě mezivládních dohod a specializovaných agentur zřízených těmito organizacemi, společností Mezinárodního výboru Červeného kříže (MVČK) a Červeného půlměsíce.

1.

Náklady na zaměstnance přidělené na projekt, které zahrnují platy, výdaje na sociální zabezpečení a jiné zákonem stanovené náklady, jsou způsobilé v případě, že odpovídají obvyklému odměňování zaměstnanců, které příjemce uplatňuje.

2.

U mezinárodních organizací mohou způsobilé náklady na zaměstnance zahrnovat částky na pokrytí zákonných povinností a nároků spojených s odměňováním.

3.

Příslušné náklady na platy zaměstnanců veřejných orgánů jsou způsobilé pouze v míře, ve které se týkají nákladů na činnosti, které by příslušný veřejný orgán neprováděl, kdyby se dotyčný projekt neuskutečnil. Tito zaměstnanci jsou přiděleni nebo vysláni za účelem provádění projektu písemným rozhodnutím konečného příjemce.

4.

Rozpis personálních nákladů se uvádí v předběžném rozpočtu, včetně rozdělení kompetencí a počtu zaměstnanců.

1.

Náklady na dopravu a pobyt jsou způsobilé jako přímé náklady na zaměstnance nebo ostatní osoby, které se podílejí na činnostech v rámci projektu, je-li jejich cesta pro provádění projektu nezbytná.

2.

Cestovné je způsobilé na základě skutečně vzniklých nákladů. Sazby pro náhradu cestovného vychází z cenově nejvýhodnějšího způsobu veřejné dopravy, přičemž dopravu letadlem lze zpravidla povolit pouze u cest delších než 800 km (cesta tam a zpět) či v těch případech, kdy použití letecké dopravy odůvodňuje zeměpisná poloha cílového místa. V případě cestování vlastním osobním vozem se náhrada cestovného zpravidla poskytuje na základě nákladů na veřejnou dopravu či na základě sazeb odvíjejících se od najetých kilometrů v souladu se zveřejněnými oficiálními pravidly v daném členském státě či pravidly používanými konečným příjemcem.

3.

Náklady na pobyt jsou způsobilé buď podle skutečných nákladů, nebo podle denních náhrad. Má-li organizace své vlastní sazby pro denní náhrady (náhrady na pobyt), nepřekročí tyto sazby maximální výši stanovenou členským státem v souladu s vnitrostátními právními předpisy a zvyklostmi. Náhrady na pobyt obvykle zahrnují místní dopravu (včetně taxislužby), ubytování, stravu, místní telefonní hovory a jiné drobné výdaje.

1.

Náklady vztahující se ke koupi vybavení jsou způsobilé pouze tehdy, jsou-li k provádění daného projektu nezbytné. Vybavení musí mít technické vlastnosti nezbytné pro projekt a splňovat platné normy a standardy.

2.

Rozhodnutí, zda zvolit formu leasingu, nájmu či koupě, se musí vždy zakládat na nejméně nákladné variantě. Pokud ovšem není možné využít leasingu či nájmu, protože se jedná o časové krátký projekt či protože zde dochází k rychlému snížení hodnoty, je přijatelná možnost koupě.

1.

Pokud je vybavení pořízeno v průběhu projektu, musí rozpočet uvést, zda jsou zahrnuty náklady v plném rozsahu nebo jen ta část odpisů zařízení, která odpovídá délce jeho používání pro daný projekt, tedy míra skutečného využití pro daný projekt. Část odpisů zařízení, která odpovídá délce jeho používání pro daný projekt, se vypočte v souladu s platnými vnitrostátními pravidly.

2.

Vybavení, které bylo pořízeno před zahájením projektu, ale které je pro účely daného projektu používáno, je způsobilé na základě odpisů. Způsobilé však tyto náklady nejsou tehdy, pokud bylo dané zařízení původně pořízeno z prostředků grantu Společenství.

3.

U jednotlivých částí vybavení pořízených za méně než 20 000 EUR je za způsobilý náklad považována plná kupní cena, jestliže je dané vybavení zakoupeno dříve než v posledních třech měsících trvání projektu. U jednotlivých položek v ceně 20 000 EUR nebo vyšší jsou způsobilé pouze na základě odpisů.

a)

nemovitost nebyla pořízena z grantu Společenství;

b)

nemovitost je používána pouze za účelem realizace projektu. Pokud tomu tak není, bude způsobilá pouze ta část nákladů, která odpovídá využití pro účely projektu.

1.

Koneční příjemci musí mít zpravidla kapacitu řídit projekty sami. Částka odpovídající úkolům zadaným subdodavatelům v rámci projektu bude muset být jasně uvedena ve smlouvě o grantu.

2.

Výdaje vztahující se k následujícím subdodavatelským smlouvám nejsou způsobilé pro spolufinancování z fondu:

3.

Subdodavatelé se ve všech subdodavatelských smlouvách zavazují, že všem auditním a kontrolním orgánům poskytnou veškeré nezbytné informace týkající se subdodavatelských činností.

1.

Za účelem pomoci jsou způsobilé koupě provedené konečným příjemcem pro státní příslušníky třetích zemí spadajících do působnosti fondu, jak je definováno v základním právním aktu, a proplácení nákladů, jež těmto osobám vznikly, konečným příjemcem, a to za následujících zvláštních podmínek:

2.

V případě akcí, které vyžadují účast (například školení) osob, které spadají do působnosti fondu, mohou být za účelem motivace rozdělovány malé finanční částky v hotovosti jako doplňková pomoc, pokud jejich celková částka nepřekročí 25 000 EUR na projekt a je rozdělována jednotlivým osobám za účast na každé jednotlivé akci, kurzu atd. Konečný příjemce si vede seznam osob s uvedením času a data platby a zajistí odpovídající následné kroky, aby se zabránilo dvojímu financování a zneužití finančních prostředků.

1.

Nepřímé náklady představují ty druhy výdajů, které v přísném souladu s podmínkami způsobilosti popsanými v bodě I.1.1 není možné označit jako konkrétní náklady přímo spojené s projektem.

2.

Odchylně od bodu I.1.1 písm. e) a bodu I.5 mohou být nepřímé náklady na provádění akce způsobilé na základě procentně stanovené paušální částky, která nesmí překročit 7 % výše celkových přímých způsobilých nákladů.

3.

Organizace, které získaly grant na provozní náklady z rozpočtu Unie nemohou do svého předběžného rozpočtu zahrnout nepřímé náklady.

a)

DPH, s výjimkou případů, kdy příjemce prokáže, že nemůže získat DPH zpět;

b)

výnosy z kapitálu, dluhy a poplatky za dluhové služby, debetní úroky, provize za směnu peněz a kurzové ztráty, rezervy na ztrátu či případné budoucí závazky, dlužné úroky, pochybné závazky, pokuty, peněžité sankce, náklady na soudní spory a nepřiměřené či neuvážené výdaje;

c)

náklady na reprezentaci výhradně pro pracovníky podílející se na projektu. Povolují se přiměřené náklady na organizaci společenských setkání pořádaných v souvislosti s projektem, například akce při příležitosti dokončení projektu nebo schůzek řídicí skupiny projektu;

d)

náklady vykázané konečným příjemcem a hrazené z grantu Společenství poskytnutého pro jiný projekt nebo pracovní program;

e)

pořízení pozemku, jakož i pořízení, stavba a oprava nemovitosti;

f)

příspěvky ve formě věcných plnění.

1.

Všechny náklady nezbytné pro provádění fondu odpovědným orgánem, pověřeným orgánem, kontrolním orgánem nebo jinými subjekty podílejícími se na úkolech uvedených v odstavci 2 jsou způsobilé jako technická pomoc v rámci mezí stanovených v článku 15 základního právního aktu.

2.

To zahrnuje následující opatření:

3.

Činnosti spojené s technickou pomocí musí být provedeny po 1. lednu roku uvedeného ve finančním rozhodnutí schvalujícím roční programy členských států, přičemž příslušné platby budou učiněny rovněž po tomto datu. Období způsobilosti trvá do termínu předložení konečné zprávy o provádění ročního programu.

4.

Veškerá zadávací řízení musí proběhnout v souladu s vnitrostátními pravidly pro zadávací řízení vydanými daným členských státem.

5.

Členské státy mohou provádět opatření technické pomoci týkající se tohoto fondu společně s opatřeními technické pomoci, jež se vztahují k jednomu ze čtyř fondů či ke všem z nich. V tomto případě však pro financování z tohoto fondu bude způsobilá pouze ta část nákladů, která se využila na provádění společného opatření tohoto fondu, přičemž členské státy musí zajistit, že: