Rozhodnutí č. 18/97,

kterým se stanoví vnitřní pravidla pro vyřizování žádostí o přístup k dokumentům, které se nacházejí v držení Dvora

(98/C 259/01)

EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR,

s ohledem na prohlášení o právu na přístup k informacím připojené k závěrečnému aktu Smlouvy o Evropské unii, které zdůrazňuje, že průhlednost rozhodovacího procesu posiluje demokratickou povahu institucí a veřejnou důvěru ve správu,

s ohledem na závěry zasedání Evropské rady v Birminghamu a Edinburghu podporující Společenství bližší svým občanům,

s ohledem na finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství, a zejména na článek 88 uvedeného nařízení,

vzhledem k tomu, že Dvůr považuje za žádoucí přijmout vnitřní pravidla pro vyřizování žádostí o přístup k dokumentům, které se nacházejí v jeho držení;

s ohledem na nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti [1],

vzhledem k tomu, že tato vnitřní pravidla tvoří součást rámce komunikační a informační politiky Evropských společenství;

vzhledem k tomu, že tato pravidla musí být prováděna s náležitým ohledem na předpisy o důvěrné povaze některých informací,

ROZHODL TAKTO:

Článek 1

Obecná zásada

V rámci těchto vnitřních pravidel a norem upravujících důvěrnost auditů a v jejich mezích má veřejnost přístup k dokumentům Účetního dvora na jakémkoli nosiči informací.

Článek 2

Vyřizování žádostí v prvním stupni

1. Žádosti o přístup k dokumentu musí být podány písemně s dostatečnou přesností; zejména musí obsahovat údaje umožňující určení dotyčného dokumentu nebo dokumentů.

2. Všechny žádosti obdržené Účetním dvorem jsou předány řediteli odboru vnějších vztahů a právní služby a jejich kopie předsedovi a generálnímu tajemníkovi. Po konzultacích se příslušným členem Dvora prozkoumá ředitel odboru vnějších vztahů a právní služby přípustnost žádosti a rozhodne o dalším postupu.

3. Ředitel odboru vnějších vztahů a právní služby v případě potřeby vyzve žadatele, aby svou žádost upřesnil. Musí tak učinit do jednoho měsíce od obdržení žádosti.

4. Žadatel má přístup k dokumentu buď tak, že mu je předložen na místě k nahlédnutí, nebo tak, že mu je na jeho náklady zaslána jeho kopie. Dokumenty jsou k nahlédnutí v prostorách Účetního dvora v Lucemburku, přičemž sedatum a čas dohodne mezi žadatelem a ředitelem odboru vnějších vztahů a právní služby. Za vydání kopie tištěného dokumentu přesahujícího 30 stran se účtuje standardní poplatek 10 ECU plus 0,05 ECU za list plus případné poštovné. Poplatky za jiné nosiče se určují jednotlivě a žadatel je o nich informován předem.

5. Ředitel odboru vnějších vztahů a právní služby vyrozumí žadatele písemně do jednoho měsíce ode dne obdržení žádosti o dalším postupu přijatém Dvorem. Ředitel odboru vnějších vztahů a právní služby nalezne v součinnosti se žadateli vhodné řešení při vyřizování opakovaných žádostí nebo žádostí týkajících se velmi rozsáhlých dokumentů. V případě zamítnutí žádosti je třeba uvést důvody zamítnutí a žadatel musí být informován o svém právu podat do jednoho měsíce odvolání proti tomuto rozhodnutí a jestliže tak neučiní, má se za to, že svou žádost stáhl.

6. Žádná osoba, které je dokument zaslán, nesmí daný dokument rozmnožovat ani rozšiřovat bez předchozího písemného souhlasu Soudního dvora.

Článek 3

Vyřizování odvolání u žádostí, které byly odmítnuty v prvním stupni

1. Všechna odvolání zaslaná Účetnímu dvoru se předkládají předsedovi Účetního dvora a jejich opisy se zasílají generálnímu tajemníkovi a řediteli odboru vnějších vztahů a právní služby.

2. Předseda Účetního dvora je po konzultacích se skupinou ADAR a členem Dvora příslušným pro předmět sporu zmocněn rozhodnout o odvoláních.

3. Žadatel musí být vyrozuměn o přijatém rozhodnutí o odvolání do dvou měsíců od podání odvolání. Zamítnutí odvolání musí být odůvodněno a žadatel musí být informován o dostupných opravných prostředcích, tj. o odvolání k soudům a odvolání k ombudsmanovi, za podmínek stanovených v článku 173 a čl. 138e Smlouvy o založení Evropského společenství.

Článek 4

Zvláštní případy a výjimky

1. Pokud se žádost týká dokumentu v držení Účetního dvora, jehož však není Dvůr původcem, potvrdí Účetní dvůr příjem žádosti a označí osobu, orgán nebo instituci, které má být žádost zaslána.

2. Pokud požadovaný dokument byl nebo bude zveřejněn v roce podání žádosti, je žadatel vyzván, aby svou žádost zaslal Úřadu pro úřední tisky Evropských společenství v Lucemburku.

3. Účetní dvůr může odepřít přístup k dokumentům na základě těchto kritérií:

a) ochrana veřejného zájmu (např. veřejná bezpečnost, mezinárodní vztahy, měnová stabilita, soudní řízení, kontrolní a vyšetřovací činnost);

b) ochrana osobnosti a soukromí (zvláště veškeré osobní údaje o úřednících a ostatních zaměstnancích Účetního dvora;

c) ochrana obchodního a průmyslového tajemství;

d) ochrana finančních zájmů Společenství;

e) ochrana důvěrnosti požadované fyzickými nebo právnickými osobami, které poskytly dané údaje, nebo vyžadované právními předpisy členského státu, který dané údaje poskytl.

4. V souladu s povinností důvěrnosti stanovenou v čl. 88 odst. 1 finančního nařízení odepře Účetní dvůr přístup ke všem dokumentům, které obsahují zjištění auditu.

5. Účetní dvůr může odepřít přístup k dokumentům také proto, aby zajistil ochranu tajnosti svých porad. Pokud Dvůr nerozhodne jinak, platí obecně, že Dvůr odepře přístup ke všem dokumentům vztahujícím se k jeho pracovním metodám.

Článek 5

Vstup v platnost

Toto rozhodnutí přijal Účetní dvůr na svém 543. zasedání dne 20. února 1997. Nabývá účinku prvním dnem měsíce následujícího po jeho přijetí, tj. dnem 1. března 1997.

V Lucemburku dne 7. dubna 1997.

Za Účetní dvůr

Bernhard Friedmann

předseda

[1] Úř. věst. L 43, 15.2.1983, s. 1.

--------------------------------------------------