PŘÍLOHA

Technická pravidla pro automatizované vyhledávání a výměnu policejních záznamů prostřednictvím EPRIS podle článku 2

KAPITOLA 1

EPRIS

1.   Tabulka kódů subjektů

Žádající a dožádaný subjekt se identifikují dvoupísmenným kódem podle ISO 3166. Pokud subjekt nemá vyhrazený ISO-kód, definuje jej tento dokument v tabulce 1.

Tabulka 1

Seznam kódů subjektů používaných v automatizovaných výměnách v rámci Prüm II

Název subjektu	Kód
Rakousko	AT
Belgie	BE
Bulharsko	BG
Kypr	CY
Česko	CZ
Německo	DE
Estonsko	EE
Španělsko	ES
Finsko	FI
Francie	FR
Řecko	GR
Chorvatsko	HR
Maďarsko	HU
Irsko	IE
Itálie	IT
Litva	LT
Lucembursko	LU
Lotyšsko	LV
Malta	MT
Nizozemsko	NL
Polsko	PL
Portugalsko	PT
Rumunsko	RO
Švédsko	SE
Slovinsko	SI
Slovensko	SK
Agentura Europol	EP

2.   Technický postup pro vyhledávání v indexech policejních záznamů členských států v systému EPRIS

EPRIS využívá pro výměnu údajů se subjekty síťová propojení dohodnutá mezi Europolem a členskými státy. EPRIS a subjekty si vyměňují údaje prostřednictvím transakcí s využitím centrální směrovací infrastruktury. Tato služba poskytovaná Europolem se nazývá „centrální směrovací infrastruktura EPRIS“ a její technické podrobnosti stanoví Europol.

Každý zúčastněný členský stát nasadí: i) alespoň jeden vnitrostátní index policejních záznamů, ii) mikroslužby pro správu a vyhledávání v indexu (indexech) (vyhledávací služby) a iii) mikroslužby pro dotazování subjektů (dotazovací služby).

Europol zavádí služby pro dotazování subjektů (dotazovací služby).

Centrální směrovací infrastruktura EPRIS a služby se poskytují s ohledem na infrastrukturu členských států.

Pracovní postup pro transakci EPRIS sestává z těchto kroků:

1)	Žádající subjekt iniciuje dotaz, který je odeslán jeho dotazovací službě.

2)	Dotazovací služba žádajícího subjektu pseudonymizuje parametry dotazu a prostřednictvím centrální směrovací infrastruktury EPRIS odešle vyhledávání vyhledávací službě každého dožádaného subjektu.

3)

Vyhledávací služba každého dožádaného subjektu provede vyhledávání ve svém vnitrostátním indexu policejních záznamů automatizovaným způsobem. Pokud dožádaný subjekt používá více vnitrostátních indexů, vyhledávací proxy server přijme a odešle dotaz do více vnitrostátních vyhledávacích služeb a shromáždí výsledky.

4)	Vyhledávací služba (nebo případně vyhledávací proxy server) dožádaných subjektů zašle výsledky prostřednictvím centrální směrovací infrastruktury EPRIS dotazovací službě žádajícího subjektu.

5)	Dotazovací služba žádajícího subjektu shromáždí výsledky v odpovědi.

Každý dotaz žádajícího subjektu na dotazovací službu zavedenou v jeho vlastní infrastruktuře musí obsahovat parametry vyhledávání a informace týkající se dožádaných subjektů, jak je určil Europol.

Žádající subjekt může v rámci jedné interakce s dotazovací službou iniciovat několik dotazů.

Každé vyhledávání odeslané dotazovací službou žádajícího subjektu musí obsahovat specifické informace o směrování, jak jsou definovány v technické dokumentaci k provádění EPRIS. Informace o směrování přidá do dotazu dotazovací služba na základě konfiguračních údajů.

Parametry vyhledávání v rámci datového obsahu při vyhledávání se pseudonymizují v souladu s čl. 25 odst. 2 nařízení (EU) 2024/982.

Datový obsah pro vyhledávání a následný výsledek je před výměnou zašifrován pomocí bezpečnostního certifikátu, s výjimkou informací o směrování.

Dotazovací služba žádajícího subjektu ověří datový obsah.

Centrální směrovací infrastruktura EPRIS nesmí být schopna přečíst nebo ověřit datový obsah, protože je zašifrovaný.

Vyhledávací služba dožádaného subjektu ověří platnost datového obsahu, aby bylo zajištěno jeho správné zpracování.

Pokud vyhledávací služba dožádaného subjektu není schopna datový obsah správně zpracovat, zašle se zpět dožadujícímu subjektu prostřednictvím centrální směrovací infrastruktury EPRIS chybové hlášení. Formát a podrobnosti těchto chyb určí Europol, zejména kódy chyb týkající se webových služeb a centrální směrovací infrastruktury EPRIS.

3.   Koncepty vyhledávání

EPRIS podporuje alespoň dva koncepty vyhledávání, které umožňují porovnávat pseudonymizované policejní záznamy přesným způsobem (striktní vyhledávání) a nepřesným způsobem (tolerantní vyhledávání). Koncepty vyhledávání určí Europol.

Žádající subjekt rozhodne, které koncepty vyhledávání použije v každém jednotlivém případě.

4.   Formát a maximální počet odpovědí

Každé vyhledávání a jeho následný výsledek podle článku 28 nařízení (EU) 2024/982 se identifikuje pomocí identifikátoru transakce (TId), který se skládá z dvoupísmenného kódu žádajícího subjektu následovaného jedinečným kódem identifikujícím transakci, který je v protokolech dotazovací služby spojen s datem a časem. Přijímající vyhledávací služba transakci zaznamená a zachová TId pro zpětnou sledovatelnost.

Všechna vyhledávání odeslaná dotazovací službou, která jsou založena na jediném dotazu iniciovaném žádajícím subjektem, mají stejný TId.

Každý výsledek zaslaný zpět dotazovací službě žádajícího subjektu musí odkazovat na TId z vyhledávání.

Každý dožádaný subjekt zašle zpět pouze jeden výsledek vyhledávání.

Výsledek musí obsahovat celkový počet shod, referenční číslo údajů policejních záznamů dožádaných subjektů, u nichž byla nalezena shoda, a informace o kvalitě shody, včetně kvality shody pro každý parametr použitý při vyhledávání. Referenční čísla údajů a informace o kvalitě shody se zasílají zpět pro maximálně deset nejlepších shod na jeden dožádaný subjekt.

Maximální počet shod, které každý vnitrostátní index policejních záznamů zasílá zpět prostřednictvím centrální směrovací infrastruktury EPRIS, je 100. Hranice 100 shod představuje technický strop systému. Europol může tuto hranici dále upravit, pokud to budou vyžadovat provozní nebo technické důvody. Pokud je překročena prahová hodnota 100 shod, vyhledávací služba dožádaného subjektu neohlásí shodu ani nezašle zpět žádného kandidáta. EPRIS místo toho zašle chybové hlášení, že je příliš mnoho kandidátů. V takovém případě žádající subjekt svůj dotaz upřesní.

5.   Dostupnost systému

Centrální směrovací infrastruktura EPRIS musí být vybudována a spravována jako vysoce dostupný systém s plnou redundancí.

V souladu s čl. 46 odst. 1 nařízení (EU) 2024/982, pokud není technicky možné použít EPRIS k vyhledávání v jednom nebo několika vnitrostátních indexech policejních záznamů z důvodu selhání infrastruktury Europolu, Europol o tom automatizovaným způsobem informuje členské státy. Europol neprodleně přijme opatření k řešení technické nemožnosti použít EPRIS.

Europol v pravidelných intervalech ověřuje, zda jsou vyhledávací služby těchto subjektů k dispozici. Europol určí postup kontroly dostupnosti vyhledávacích služeb subjektů.

Každý subjekt sleduje dostupnost svých vlastních vyhledávacích a dotazovacích služeb a postupuje v souladu s čl. 46 odst. 2 nařízení (EU) 2024/982.

V případě technické nedostupnosti vyhledávací služby delší než 24 hodin se Europol obrátí na dotčený subjekt, aby mu pomohl a našel řešení této nedostupnosti.

6.   Konfigurační údaje

Všechny parametry nezbytné pro správnou funkci EPRIS jsou spravovány v globálních konfiguračních údajích a v místních konfiguračních údajích.

Europol pravidelně kontroluje a aktivně spravuje globální konfigurační údaje. Zahrnuje seznam účastníků, společné parametry vyhledávání (např. prahové hodnoty, semafory, tabulku míchání barev, platné státní příslušnosti), společnou konfiguraci zpracování názvů, poskytování parametrů pseudonymizace a další prvky. Společné parametry vyhledávání, společnou konfiguraci zpracování názvů, parametry pseudonymizace a hodnoty časového limitu určuje Europol.

Globální konfigurační údaje jsou zveřejňovány centrálně a jsou k dispozici všem subjektům. Všechny subjekty musí používat stejný soubor globálních konfiguračních údajů. Parametry pseudonymizace se mění pravidelně a bez prodlení po bezpečnostním incidentu souvisejícím s parametry pseudonymizace.

Místní konfigurační údaje spravují zúčastněné subjekty a zahrnují údaje o připojení k místním službám, vnitrostátní infrastruktuře, zdrojovým databázím a dalším.

7.   Cílová doba zpracování

Při vyhledávání v policejních záznamech se dotazy zpracovávají plně automatizovaným postupem. Výsledky se odesílají tak, aby se k dožadujícímu subjektu dostaly v souladu s lhůtami pro reakci, které stanoví Europol.

8.   Sběr protokolů

Všechny dotazy a odpovědi musí být strukturovaně a jednotně zaznamenávány každým subjektem, ať už žádajícím, nebo dožádaným, na vnitrostátní úrovni, a to decentralizovaným způsobem.

V souladu s čl. 45 odst. 1 nařízení (EU) 2024/982 musí protokoly obsahovat:

a)	žádající subjekt;

b)	datum a čas vyhledávání;

c)	datum a čas výsledku;

d)	vnitrostátní indexy, do kterých bylo vyhledávání odesláno;

e)	vnitrostátní index(y), který(é) poskytl(y) výsledek.

V protokolech se uvedou následující doplňková pole:

f)	identifikátor transakce (TId);

g)	počet shod nebo poskytnutých informací o žádné shodě.

Prvky protokolu uvedené v písmenech a) až g) se používají pro statistické účely.

Pro podporu vytváření statistik pro provozní a technické účely mohou být do protokolů zahrnuty další informace, jako např.:

h)	použitý režim vyhledávání;

i)	barva nejlepší nalezené shody;

j)	vnitrostátní indexy, které zaslaly zpět chybové hlášení, a typ chyby;

k)	vnitrostátní index(y), který(é) zaslal(y) zpět hlášení, že je příliš mnoho kandidátů;

l)	kombinace parametrů, která byla použita při vyhledávání.

9.   Sběr statistických údajů a podávání zpráv

Statistické údaje zaznamenávají všechny subjekty na místě.

V souladu s čl. 72 odst. 3 a 4 nařízení (EU) 2024/982 Europol od žádajících subjektů shromažďuje a uchovává tyto anonymizované statistické údaje:

a)	počet dotazů na žádající subjekt;

b)	počet vyhledávání pro každý dožádaný subjekt;

c)	počet shod nebo informací o žádné shodě zaslaných zpět každým dožádaným subjektem.

Pro provozní a technické účely mohou být shromažďovány další anonymizované statistické údaje (například doba odezvy, dostupnost systému, použitý režim vyhledávání, barva nejlepší shody zaslané zpět, typ chybového hlášení zaslaného zpět v případě chyby, hlášení, že je příliš mnoho kandidátů, kombinace parametrů použitá při vyhledávání).

Europol vytvoří a bude spravovat centralizovanou platformu pro shromažďování těchto statistických údajů od jednotlivých subjektů. Centralizovaná platforma bude vytvářet přizpůsobitelné zprávy a statistiky podle požadavků příslušných orgánů členských států, Komise a Europolu.

10.   Protokoly a normy, které by se měly používat pro šifrování

K ověřování webových služeb a šifrování dat se používá protokol Mutual Transport Layer Security (mTLS). K zajištění bezpečnosti webových služeb mohou být dodatečně použity další normy.

11.   Bezpečnostní normy a ochrana údajů

V souladu s čl. 53 odst. 3 písm. g) nařízení (EU) 2024/982 Europol prostřednictvím oprávnění k přístupu a bezpečných způsobů přístupu zajistí, aby každý pracovník Europolu oprávněný k přístupu do systému EPRIS měl přístup pouze k údajům, na které se vztahuje jeho oprávnění k přístupu.

Členské státy rovněž prostřednictvím oprávnění k přístupu a bezpečných způsobů přístupu zajistí, aby pracovníci jejich příslušných orgánů oprávnění k přístupu do EPRIS měli přístup pouze k údajům, na které se vztahuje jejich oprávnění k přístupu.

KAPITOLA 2

Vnitrostátní indexy policejních záznamů

1.   Postup správy indexu

Členské státy aktualizují svůj vnitrostátní index policejních záznamů alespoň každých 24 hodin plně automatizovaným postupem.

V souladu s čl. 74 odst. 7 nařízení (EU) 2024/982 zúčastněné členské státy oznámí ostatním členským státům, Komisi a Europolu obsah svých vnitrostátních indexů policejních záznamů (jako je počet záznamů, počet indexovaných subjektů údajů, status subjektů údajů, druh trestných činů, soubor údajů zahrnutých do indexu, číslo indexu…) a vnitrostátních zdrojových databází použitých pro vytvoření těchto indexů a podmínky pro automatizované vyhledávání.

Kromě toho Europol soustřeďuje informace o obsahu všech připojených vnitrostátních indexů policejních záznamů a poskytuje je všem zúčastněným subjektům.

2.   Referenční číslo údajů

Každý policejní záznam je vytvořen subjektem ve vnitrostátním indexu (vnitrostátních indexech) policejních záznamů a jednoznačně označen referenčním číslem údajů v souladu s článkem 27 nařízení (EU) 2024/982. Referenční číslo údajů je jedinečná posloupnost alfanumerických znaků, která je v průběhu času stálá a jednoznačně identifikuje policejní záznam.

Referenční číslo údajů nesmí obsahovat žádné osobní údaje. Členské státy odpovídají za složení svých referenčních čísel. Členské státy používají na začátku všech svých referenčních čísel kód své země. Referenční číslo údajů je neodvolatelně spojeno s jediným záznamem ve vnitrostátním indexu policejních záznamů.

V souladu s článkem 27 nařízení (EU) 2024/982 jsou referenční čísla policejních záznamů kombinací následujících údajů:

a)	referenčního čísla umožňujícího členským státům v případě shody vyhledat biografické údaje a další informace ve svých vnitrostátních indexech policejních záznamů nebo zdrojových databázích za účelem jejich poskytnutí jednomu, několika nebo všem ostatním členským státům;

b)	kódu označujícího členský stát, který policejní záznamy uchovává.

V souladu s čl. 28 odst. 2 písm. e) nařízení (EU) 2024/982 se v odpovědi uvede referenční číslo údajů policejního záznamu, v němž byla zaslána zpět shoda.

Referenční číslo údajů se použije při podání následné žádosti prostřednictvím aplikace SIENA.