1.   Žádost o přístup k dokumentům určená zvláštnímu zástupci EU se podává písemně, a to rovněž elektronickou formou e-mailem zaslaným na vyhrazenou e-mailovou adresu EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Podaná žádost musí být dostatečně přesná, aby zvláštní zástupce EU mohl identifikovat požadovaný dokument / požadované dokumenty a vyřídit žádost ve lhůtách stanovených v nařízení.

3.   Jakmile je žádost zaregistrována, žadateli se zašle potvrzení o jejím přijetí.

4.   Osobní údaje žadatelů se zpracovávají v souladu s platnými pravidly pro ochranu osobních údajů (2).

1.   Zvláštní zástupce EU odpovídá na původní i potvrzující žádosti do patnácti (15) pracovních dnů od data registrace žádosti.

2.   V případě žádosti, která není dostatečně přesná nebo jejíž rozsah je příliš široký, zvláštní zástupce EU neprodleně kontaktuje žadatele, aby žádost vyjasnil nebo aby omezil její rozsah v souladu s čl. 6 odst. 2 a 3 nařízení. Neodpoví-li žadatel do 10 pracovních dnů, zvláštní zástupce EU jej znovu kontaktuje a poskytne dalších 5 pracovních dnů k vyjasnění žádosti nebo omezení jejího rozsahu, aby zvláštní zástupce EU mohl identifikovat požadované dokumenty a efektivně žádost vyřídit. Pokud žadatel žádost nevyjasní nebo neomezí její rozsah, považuje se za zamítnutou. Lhůta pro odpověď začíná plynout až od okamžiku, kdy zvláštní zástupce EU obdrží od žadatele relevantní informace.

3.   Ve výjimečných případech stanovených v čl. 7 odst. 3 nebo čl. 8 odst. 2 nařízení mohou být lhůty prodlouženy o patnáct pracovních dnů, zejména pak:

Žadatel musí být vyrozuměn o každém takovém prodloužení a jeho důvodech.

1.   Odpovědi na původní žádosti podepisuje vedoucí úřadu zvláštního zástupce EU, který v rámci příslušného úřadu zvláštního zástupce EU vykonává funkci korespondenta pro přístup k dokumentům. Pokud vedoucí úřadu není jmenován, jmenuje zvláštní zástupce EU korespondenta pro přístup k dokumentům z řad členů personálu.

2.   Odpovědi na potvrzující žádosti podepisuje příslušný zvláštní zástupce EU.

3.   Aniž jsou dotčeny výše uvedené odstavce, pro účely vyřizování původních i potvrzujících žádostí o přístup k dokumentům podporuje zvláštní zástupce EU a jejich úřady a poskytuje jim poradenství tým ESVČ pro transparentnost. Rozhodnutí, které má být přijato ve složitých případech, je případně konzultováno s vysokým představitelem Unie pro zahraniční věci a bezpečnostní politiku.

1.   Obdrží-li zvláštní zástupce EU žádost o přístup k dokumentu, který je v jeho držení, avšak pochází od třetí osoby, je dotyčná třetí osoba konzultována, ledaže je zřejmé, že daný dokument má, nebo nemá být zpřístupněn, s ohledem na výjimky stanovené v nařízení.

2.   Přístup k dokumentu se udělí bez konzultace s třetí osobou, jestliže byl dokument již zveřejněn jeho původcem, již jej veřejnosti zpřístupnily jiné orgány a subjekty EU nebo je zřejmé, že by zpřístupnění nebo částečné zpřístupnění jeho obsahu zjevně nemělo vliv na žádný ze zájmů uvedených v článku 4 nařízení.

3.   Třetí osoba musí být konzultována, pokud se na dokument vztahuje článek 9 nařízení nebo pokud dokument pochází z členského státu a daný členský stát zvláštního zástupce EU požádal, aby jej nezpřístupňoval bez jeho předchozího souhlasu podle čl. 4 odst. 5 nařízení. Tato žádost členského státu musí být podána písemně.

4.   Třetí osoba je konzultována písemně a je jí poskytnuta přiměřená lhůta na odpověď s ohledem na lhůty stanovené v článku 3. Třetí osoba poskytuje své stanovisko písemně.

5.   Pokud se v předepsané lhůtě třetí osoba nevyjádří nebo není možné příslušnou třetí osobu určit nebo dohledat, rozhodne zvláštní zástupce EU o žádosti s ohledem na výjimky stanovené v nařízení s přihlédnutím k oprávněným zájmům třetí osoby na základě informací, jež má zvláštní zástupce EU k dispozici.

6.   Má-li zvláštní zástupce EU v úmyslu umožnit přístup k dokumentu v rozporu s výslovným stanoviskem třetí osoby, informuje dotčenou třetí osobu o svém úmyslu zpřístupnit dokument ve lhůtě použitelné podle nařízení.

1.   Žádosti o konzultaci se zvláštním zástupcem EU ze strany členského státu nebo jiného orgánu, instituce či jiného subjektu Unie, které obdržely žádost o přístup k dokumentu, který je v jejich držení, avšak pochází od zvláštního zástupce EU, se podávají e-mailem na adresu: EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Zvláštní zástupce EU poskytne bezodkladně své stanovisko s přihlédnutím ke lhůtě použitelné pro poskytnutí odpovědi, avšak nejpozději do pěti pracovních dnů.

1.   Pokud se žádost o přístup k dokumentu týká dokumentu, který spadá do oblasti působnosti článku 9 nařízení, nebo jiného dokumentu podléhajícího utajení podle pravidel dotyčného orgánu, které chrání základní zájmy Evropské unie nebo jednoho či více jejích členských států, vyřizují ji úředníci, kteří jsou oprávněni se s tímto dokumentem seznámit.

2.   Každé rozhodnutí o odepření přístupu k celému utajovanému dokumentu nebo k jeho části se odůvodní na základě výjimek stanovených v článku 4 nařízení. Nemůže-li být přístup k požadovanému dokumentu odepřen na základě těchto výjimek, zajistí úředník, který žádost vyřizuje, aby byl dokument před zasláním žadateli odtajněn.

1.   Dokumenty, k nimž má být poskytnut přístup, jsou zasílány poštou nebo e-mailem. Pokud jsou požadované dokumenty obsáhlé nebo se s nimi obtížně zachází, může být žadatel vyzván, aby do nich nahlédl v místě, kde jsou drženy. Nahlédnutí na místě je zdarma.

2.   Jestliže byl dokument již zveřejněn, může odpověď spočívat v informování žadatele o tom, jak lze požadovaný dokument získat, například poskytnutím odkazů na zveřejnění nebo uvedením internetové adresy, kde je k dispozici.

3.   Překračuje-li množství kopií dokumentů, které mají být zaslány poštou, 20 stran, může být žadateli naúčtován poplatek ve výši 0,10 EUR za stránku zvýšený o náklady na doručení. O poplatcích za jiné nosiče se rozhoduje případ od případu, přičemž nepřekročí přiměřenou výši.

1.   Dokumenty zveřejněné zvláštním zástupcem EU na základě žádosti o přístup k dokumentům se zveřejňují s podporou ESVČ a za tímto účelem jsou vedeny ve veřejném rejstříku ESVČ.

2.   V souladu s článkem 9 nařízení se dokumenty, na něž se vztahuje uvedené ustanovení, zaznamenávají ve veřejném rejstříku ESVČ pouze se souhlasem původce.

1.   Toto rozhodnutí se vztahuje na všechny zvláštní zástupce EU.

2.   Toto rozhodnutí nabývá účinku dnem přijetí.