1.   Toto rozhodnutí stanoví podmínky pro nakládání s utajovanými informacemi EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL (3) a SECRET UE/EU SECRET (4) podle rozhodnutí Evropského účetního dvora č. 41/2021.

2.   Toto rozhodnutí se vztahuje na všechny útvary Účetního dvora a na všechny prostory Účetního dvora. Vztahuje se rovněž na jeho senáty a výbory, které jsou pro účely tohoto rozhodnutí zahrnuty do pojmu „útvary“.

1.   Přístup k informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET může být umožněn poté, co:

2.   Stážistům Účetního dvora nejsou ukládány povinnosti vyžadující přístup k informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET.

3.   Co se týče jiných kategorií personálu, přístup je odepřen či povolen v souladu s tabulkou uvedenou v příloze.

1.   Dokument je označen alespoň jako CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, pokud by jeho neoprávněné vyzrazení mohlo mimo jiné:

2.   Dokument je označen alespoň jako SECRET UE/EU SECRET, pokud by jeho neoprávněné vyzrazení mohlo mimo jiné:

3.   Původci se mohou rozhodnout, že kategoriím informací, které vytvářejí pravidelně, přidělí standardní stupeň utajení. Zajistí však, aby jednotlivým informacím byly přiděleny odpovídající stupně utajení.

1.   Informace se označí stupněm utajení bezprostředně po vytvoření. Osobní poznámky, předběžné návrhy dokumentů či zprávy obsahující informace, které vyžadují stupeň utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, se takto označí od začátku, vytvářejí se v souladu s tímto rozhodnutím a v souladu s ním se s nimi nakládá.

2.   Pokud konečný dokument již nevyžaduje počáteční stupeň utajení, tento stupeň se sníží nebo se dokument odtajní, avšak až poté, co jeho původce potvrdí, že je to bezpečné.

1.   V souladu s bodem 12 politiky klasifikace informací Účetního dvora musí být stupeň utajení dokumentu jako celku alespoň na stejné úrovni jako nejvyšší stupeň utajení kterékoli jeho části. Vznikne-li dokument sloučením informací z různých zdrojů, konečný agregovaný dokument se přezkoumá za účelem stanovení celkového stupně utajení, neboť může vyžadovat vyšší stupeň utajení, než mají jeho jednotlivé části.

2.   Dokumenty obsahující utajené a neutajené části jsou strukturovány a označeny tak, aby složky s jiným stupněm utajení a/nebo jinou úrovní citlivostí mohly být v případě potřeby snadno rozpoznány a odděleny. Díky tomu bude po oddělení těchto částí od ostatních složek možné nakládat s každou částí odpovídajícím způsobem.

1.   Informace vyžadující utajení jsou takto označeny a je s nimi takto nakládáno bez ohledu na jejich fyzickou podobu. Stupeň utajení se jasným způsobem sdělí příjemcům, a to buď pomocí označení stupně utajení, jsou-li informace poskytnuty v písemné formě (ať na papíře, na odnímatelném paměťovém médiu, nebo prostřednictvím komunikačního a informačního systému), nebo pomocí oznámení, jsou-li informace poskytnuty v ústní formě (například při rozhovoru nebo prezentaci). Utajované materiály se fyzicky označí tak, aby bylo možné snadno určit jejich stupeň utajení.

2.   Na dokumenty se velkými tiskacími písmeny uvede plné označení stupně utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET ve francouzštině a v angličtině (francouzsky první), a to v souladu s odstavcem 3. Toto označení se nepřekládá do jiných jazyků.

3.   Označení stupně utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se umístí následujícím způsobem:

4.   Při vytváření dokumentu se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se:

5.   Je-li to možné, označení SECRET UE/EU SECRET se uvede červeně.

1.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET mohou nést i jiná označení nebo „bezpečnostní specifikace“ upřesňující například oblast, k níž se dokument vztahuje, nebo uvádějící konkrétní distribuci na základě potřeby znát utajované informace. Může to být například:

2.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET mohou nést bezpečnostní upozornění se zvláštními pokyny k tomu, jak s dokumenty nakládat a jak je spravovat.

Je-li to možné, veškeré údaje související s odtajněním se uvedou na první straně dokumentu ihned při jeho vytvoření. Lze použít například následující označení:

1.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se vyhotoví za použití elektronických prostředků, pokud jsou tyto prostředky k dispozici.

2.   Při vytváření informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET používá personál Účetního dvora komunikační a informační systém akreditovaný alespoň pro odpovídající stupeň utajení. V případě pochybností se personál poradí s pracovníkem Účetního dvora pro bezpečnost informací.

3.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET, včetně návrhů (viz článek 5), se nesmí zasílat e-mailem, tisknout ani skenovat na standardních tiskárnách a skenerech a nesmí se ani používat na osobních zařízeních členů nebo personálu. Pro tisk dokumentů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se používají pouze tiskárny a kopírky připojené k samostatným počítačům chráněným před elektromagnetickými emisemi nebo k akreditovanému systému.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET je po jejich obdržení a před jejich distribucí nutné zaevidovat. Informace musí být zaevidovány:

2.   Tyto informace mohou být evidovány na papíře nebo v elektronické formě.

3.   Pokud se informace zpracovávají elektronicky v komunikačním a informačním systému, evidence může být provedena také v rámci procesů v tomto systému. V takovém případě musí tento systém zahrnovat opatření zajišťující integritu záznamů.

4.   Vedoucí rejstříku záznamů vede ke každému dokumentu evidenci obsahující alespoň tyto údaje:

1.   Původce vykonává nad informacemi se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET, které vyhotovil, „kontrolu původcem“. Původce je třeba požádat o předchozí písemný souhlas, než může být s informacemi provedeno následující:

2.   Držiteli informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET jsou řádně oprávněné osoby, které dostaly přístup k utajovaným informacím proto, aby mohly plnit své povinnosti. Držitelé odpovídají za správné nakládání s těmito informacemi a jejich uchovávání a ochranu v souladu s rozhodnutím č. 41/2021. Na rozdíl od původců utajovaných informací nejsou držitelé informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET oprávněni rozhodovat o odtajnění, snížení stupně utajení nebo dalším předávání těchto informací.

3.   Pokud nelze původce určité informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET rozpoznat, vykonává kontrolu původcem útvar Účetního dvora, který má utajované informace v držení. V případě, že držitel informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET považuje za nezbytné předat tyto informace třetí zemi nebo mezinárodní organizaci, požádá Účetní dvůr o radu některou ze stran dohody o bezpečnosti informací uzavřené se stejnou třetí zemí nebo mezinárodní organizací (5).

1.   Používání odnímatelných paměťových médií, jako jsou zařízení USB, disky CD a DVD nebo paměťové karty (včetně SSD (6)), je nutné přísně kontrolovat a evidovat. Používají se pouze odnímatelná paměťová média, která byla poskytnuta Účetním dvorem nebo jiným orgánem, subjektem či agenturou EU, schválena pracovníkem pro bezpečnost informací a zašifrována pomocí prostředku schváleného pracovníkem pro bezpečnost informací. Pro předávání utajovaných informací se nesmí používat osobní odnímatelná paměťová média a média rozdávaná zdarma na konferencích, seminářích atd. Je-li to možné, v souladu s pokyny pracovníka pro bezpečnost informací se použijí odnímatelná paměťová média s bezpečnostními opatřeními Tempest.

2.   Je-li s utajovaným dokumentem nakládáno elektronicky prostřednictvím odnímatelných paměťových médií nebo je-li na nich dokument uchováván, je označení stupně utajení jasně zobrazeno v rámci samotné informace, jakož i v názvu souboru a na odnímatelném paměťovém médiu.

3.   Personál má na paměti, že pokud je na odnímatelném paměťovém médiu uchováváno větší množství utajovaných informací, mohou tato zařízení vyžadovat vyšší stupeň utajení.

4.   Pro přenos informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET na odnímatelné paměťové médium nebo z tohoto média se použije pouze náležitě akreditovaný komunikační a informační systém.

5.   Před stahováním těchto informací na odnímatelné paměťové médium je třeba zejména zajistit, aby toto médium neobsahovalo viry nebo škodlivý software (malware).

6.   S odnímatelnými paměťovými médii se případně nakládá v souladu s veškerými bezpečnostními operačními postupy týkajícími se použitého šifrovacího systému.

7.   Dokumenty na odnímatelných paměťových médiích, které již nejsou třeba nebo které byly přeneseny do odpovídajícího komunikačního a informačního systému, se bezpečně odstraní či smažou za použití schválených prostředků či způsobů. Nejsou-li odnímatelná paměťová média uložena ve vhodném trezoru, pak se ve chvíli, kdy již nejsou třeba, zničí. Zničení či smazání se provede v souladu s bezpečnostními pravidly Účetního dvora. Je veden soupis odnímatelných paměťových médií a o jejich zničení se vedou záznamy.

1.   V souladu s čl. 5 odst. 5 a 6 rozhodnutí č. 41/2021 se s informacemi se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET nakládá v zabezpečené oblasti (7). Personál Účetního dvora může mít přístup k těmto informacím i v zabezpečených oblastech jiného orgánu EU.

2.   Podle čl. 5 odst. 6 rozhodnutí č. 41/2021 a pod podmínkou výslovného souhlasu původce může být s těmito informacemi výjimečně nakládáno v administrativní oblasti (8) Účetního dvora, avšak za předpokladu, že jsou utajované informace EU chráněny před přístupem neoprávněných osob.

3.   V dobách krize nebo v mimořádné situaci lze s těmito informacemi nakládat mimo zabezpečenou nebo administrativní oblast za předpokladu, že se držitel zavázal uplatnit náhradní opatření, která zahrnují alespoň:

4.   Utajované informace EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET EU/EU SECRET se uchovávají v zabezpečené oblasti buď v bezpečnostním úschovném objektu, nebo v trezorové místnosti.

5.   Dále se lze poradit s pracovníkem pro bezpečnost informací.

6.   Jakékoli skutečné bezpečnostní incidenty týkající se dokumentu či podezření na tento incident se co nejdříve nahlásí pracovníkovi pro bezpečnost informací.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET lze kopírovat či překládat na základě pokynů držitele, a to za předpokladu, že s tím původce výslovně souhlasil a neuložil žádná omezení. Nevyhotoví se však více kopií, než je nezbytně nutné. Účetní dvůr může rovněž požádat původce, aby mu poskytl překlad dokumentu do angličtiny.

2.   Je-li reprodukována pouze část utajovaného dokumentu, uplatní se na ni stejné podmínky jako na kopie celého dokumentu. Stejný stupeň utajení mají také výňatky, pokud jim původce výslovně nepřiřadí nižší stupeň utajení nebo je neoznačí jako neutajované.

3.   Bezpečnostní opatření vztahující se na původní informace se použijí rovněž na kopie a překlady těchto informací.

1.   Je-li to možné, informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET, které je třeba vynést mimo zabezpečenou oblast nebo v souladu s čl. 17 odst. 2 mimo administrativní oblasti, se zasílají elektronicky prostřednictvím náležitě akreditovaných prostředků a/nebo chráněné prostřednictvím schválených kryptografických prostředků.

2.   V závislosti na dostupných prostředcích a konkrétních okolnostech mohou být informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET fyzicky přenášeny v ruce v tištěné formě na papíře nebo na odnímatelném paměťovém médiu. Pro přenos informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se místo zasílání dokumentů na papíře upřednostňuje použití odnímatelných paměťových médií.

3.   V souladu s čl. 6 odst. 8 rozhodnutí č. 41/2021 jsou odnímatelná paměťová média šifrována pomocí prostředku na ochranu utajovaných informací EU schváleného buď Radou, nebo generálním tajemníkem Rady ve funkci schvalovacího orgánu pro kryptografické prostředky, nebo jiným orgánem či subjektem EU. S informacemi se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET, které jsou na odnímatelném paměťovém médiu, jež není chráněno takto schváleným šifrovacím prostředkem, se nakládá stejně jako s informacemi na papíře.

4.   Zásilky mohou obsahovat více než jednu utajovanou informaci EU za předpokladu, že je dodržována zásada potřeby znát utajované informace.

5.   Pro zásilku se použije takový obal, který zajistí, že obsah nebude viditelný. Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se přenášejí ve dvou vrstvách neprůhledného obalu, jako jsou například obálky, neprůhledné desky nebo kufřík. Vnější obal musí být zapečetěn a nesmí žádným způsobem uvádět povahu ani stupeň utajení obsahu. Vnitřní vrstva obalu je označena stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET. Na obou vrstvách je uvedeno jméno zamýšleného příjemce, jeho funkce a adresa, jakož i zpáteční adresa pro případ, že doručení nelze provést.

6.   Personál nebo kurýři, kteří informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET přenášejí ručně, mají bezpečnostní oprávnění a byl jim vystaven kurýrní list.

7.   Obálky a obaly nesmí být cestou otevřeny. Bezpečnostní oprávnění udělené kurýrovi jej neopravňuje k přístupu k utajovaným informacím v zásilce.

8.   Podle čl. 5 odst. 12 rozhodnutí č. 41/2021 může původce rovněž stanovit, že se použijí další fyzická bezpečnostní opatření na ochranu informací před neoprávněným zveřejněním během přepravy.

9.   Jakékoli skutečné bezpečnostní incidenty nebo podezření na takový incident týkající se informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, které přepravuje personál nebo kurýři, se co nejdříve nahlásí pracovníkovi pro bezpečnost informací k následnému prošetření.

1.   K odnímatelnému paměťovému médiu, na kterém jsou přenášeny informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET, je přiložena průvodka s podrobnostmi o tomto médiu a všech souborech, které obsahuje, aby příjemce mohl provést nezbytná ověření a potvrdit přijetí.

2.   Na těchto zařízeních jsou uloženy pouze přenášené utajované informace EU. Veškeré utajované informace nacházející se na daném zařízení musí být určeny stejnému příjemci. Odesílatelé mají na paměti, že pokud je na jednom zařízení uchováváno velké množství utajovaných informací, může být nutné přiřadit takovému zařízení jako celku vyšší stupeň utajení.

3.   Pro přenos informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se používají pouze odnímatelná paměťová média nesoucí odpovídající označení stupně utajení.

4.   Všechny informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET uložené na odnímatelných paměťových médiích se z bezpečnostních důvodů zaevidují.

1.   Personál s bezpečnostním oprávněním může přenášet dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET v rámci útvarů a v prostorách Účetního dvora, jejich držitel je však musí mít stále při sobě a tyto dokumenty nesmí být čteny na veřejných místech.

2.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se nezasílají interní poštou.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET mohou být personálem či kurýry Účetního dvora nebo jiného orgánu či subjektu EU, které jsou původcem těchto informací, přenášeny kamkoli v rámci Unie za předpokladu, že jsou splněny následující pokyny:

2.   Pracovníci rejstříku záznamů, kteří chtějí zaslat informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL na jiná místa v rámci Unie, to mohou provést některým z následujících způsobů:

3.   Pracovníci, kteří chtějí zaslat informace se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET do jiných členských států EU, to mohou ve spolupráci s vedoucím rejstříku záznamů provést pouze prostřednictvím vojenského, vládního nebo diplomatického kurýra, nikoli prostřednictvím poštovní služby nebo komerčního kurýra.

4.   Všichni pracovníci Účetního dvora nebo úřední kurýři, kteří u sebe mají informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, mají ke každé zásilce kurýrní list. Na kurýrním listu, který vystavuje vedoucí rejstříku záznamů, je uvedeno, že držitel je oprávněn k přepravě zásilky.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET mohou být personálem Účetního dvora nebo jiného orgánu či subjektu EU, které jsou původcem těchto informací, přenášeny ručně z území Unie kamkoli na území třetí země a zpět.

2.   Personál rejstříku může zajistit přenos dokumentů prostřednictvím vojenského nebo diplomatického kurýra.

3.   Při ručním přenosu dokumentů na papíře nebo odnímatelných paměťových médiích se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET personál dodrží veškerá následující dodatečná opatření:

1.   Pro účely tohoto rozhodnutí zahrnuje pojem „komerční kurýři“ národní poštovní služby a komerční kurýrní společnosti, které nabízejí službu, kdy jsou informace doručeny za poplatek, a to buď osobně, nebo jsou sledovány.

2.   Komerční kurýři mohou přenášet informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL v rámci členského státu EU nebo mezi dvěma členskými státy. Komerční kurýři mohou přenášet informace se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET v rámci členského státu, avšak nikoli do zahraničí.

3.   Komerční kurýrní služby dostanou pokyn, že zásilky se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET musí doručit pouze vedoucímu rejstříku záznamů, jeho řádně oprávněnému zástupci nebo příjemci, jemuž je zásilka určena.

4.   Komerční kurýři mohou využívat služeb subdodavatelů. Odpovědnost za soulad s tímto rozhodnutím však zůstává na kurýrní společnosti.

1.   Při přípravě zásilek se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET odesílatelé pamatují na to, že komerční kurýrní služby mohou doručit tyto zásilky pouze vedoucímu rejstříku záznamů, jeho řádně oprávněnému zástupci nebo příjemci, jemuž je zásilka určena.

2.   Zásilky s informacemi zaslané prostřednictvím schválené komerční kurýrní služby se připraví a zabalí takto:

3.   Před odesláním zásilky se odesílatel dohodne s osobu, která je uvedena jako příjemce zásilky, na vhodném datu a čase doručení.

4.   Odesílatel nese výlučnou odpovědnost za každou zásilku odeslanou prostřednictvím komerční kurýrní služby. Dojde-li ke ztrátě zásilky nebo zásilka není doručena včas, odesílatel to oznámí pracovníkovi pro bezpečnost informací nebo vedoucímu rejstříku záznamů, který bude tento bezpečnostní incident dále řešit.

1.   Při nakládání se zásilkami se budou dodržovat veškeré další podmínky týkající se přenosu utajovaných informací stanovené v dohodě o bezpečnosti informací nebo ve správních ujednáních. V případě pochybností se personál obrátí na pracovníka pro bezpečnost informací nebo na vedoucího rejstříku záznamů.

2.   Požadavek dvou obalů není třeba dodržet v případě utajovaných informací, které jsou chráněny schválenými kryptografickými prostředky. Nicméně pro účely uvedení adresy a vzhledem k tomu, že odnímatelná paměťová média nesou výslovné označení stupně utajení, se tato média přenášejí alespoň v zapečetěné neprůhledné obálce, která případně obsahuje další fyzické ochranné prvky, jako je bublinková fólie.

1.   Jednání, na nichž se mají projednávat informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL nebo SECRET UE/EU SECRET, se konají pouze v zasedací místnosti akreditované pro odpovídající či vyšší stupeň utajení. Účetní dvůr může využívat zasedací místnosti v zabezpečené oblasti jiného orgánu EU. Pokud taková místnost není k dispozici, personál požádá o radu pracovníka pro bezpečnost informací.

2.   Pořad jednání by zpravidla neměl být utajovaný. Pokud se pořad jednání zmiňuje o utajovaných dokumentech, pořad jednání sám o sobě automaticky utajovaný není. Body jednání jsou formulovány tak, aby nedošlo k ohrožení zájmů Unie nebo kteréhokoli členského státu.

3.   Pořadatelé jednání účastníkům připomenou, že jakékoli připomínky, které mají k bodu jednání se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, nesmí být zaslány e-mailem ani žádným jiným prostředkem, který nebyl řádně akreditován v souladu s článkem 11 tohoto rozhodnutí.

4.   Pořadatelé jednání se vynasnaží seskupit body jednání se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET tak, aby šly na pořadu jednání po sobě, a jednání tak mělo hladký průběh. Projednávání bodů, které se týkají utajovaných informací, se mohou účastnit pouze osoby, jež potřebují informace znát, mají bezpečnostní prověrku na odpovídající stupeň utajení a byly k jednání řádně oprávněny.

5.   To, že na pořadu jednání budou utajovaná témata a že na jednání budou uplatněna odpovídající bezpečnostní opatření, musí být uvedeno předem v pozvánkách.

6.   Pořadatelé jednání účastníkům připomenou, že při projednávání bodů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET musí svá přenosná elektronická zařízení ponechat mimo zasedací místnost.

7.   Pořadatelé jednání před jednáním vypracují úplný seznam účastníků. V souladu s čl. 4 odst. 6 rozhodnutí č. 41/2021 rovněž včas informují pracovníka pro bezpečnost informací o datech, časech a místech konání jednání a předají mu seznamy účastníků.

1.   O všech externích návštěvnících, kteří se zúčastní jednání se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET pořádaných Účetním dvorem, informují pořadatelé jednání pracovníka pro bezpečnost informací a vedoucího rejstříku záznamů.

2.   Aby účastníci mohli být na projednávání bodů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET přítomni, musí prokázat, že mají pro příslušný stupeň utajení platnou bezpečnostní prověrku personálu.

1.   Na začátku projednávání utajovaných informací předsedající oznámí, že jednání přechází do utajovaného módu. Dveře budou zavřené.

2.   Na začátku projednávání se účastníkům a případně tlumočníkům oproti podpisu vydá pouze potřebný počet dokumentů.

3.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET nezůstanou během přestávek v jednání ponechány bez dozoru.

4.   Na konci jednání se účastníkům a tlumočníkům připomene, aby žádné utajované dokumenty ani případné utajované poznámky, které si udělali, nenechávali ležet bez dozoru v místnosti. Veškeré dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, které účastníci na konci jednání nevyžadují, a veškeré dokumenty tlumočníků se oproti podpisu vrátí a předají vedoucímu rejstříku za účelem zničení ve schválených skartovacích zařízeních (9).

5.   Během zasedání se vypracuje seznam účastníků a přehled všech utajovaných informací sdílených s členskými státy a předaných ústně třetím zemím nebo mezinárodním organizacím, aby mohly být zahrnuty do výsledku jednání.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET lze s dalšími orgány, institucemi nebo jinými subjekty Unie sdílet pouze tehdy, pokud má příjemce potřebu tyto informace znát a pokud má daný subjekt odpovídající právní ujednání s Účetním dvorem.

2.   Hlavním vstupním a výstupním místem utajovaných informací EU vyměňovaných s dalšími orgány, institucemi nebo jinými subjekty Unie je v rámci Účetního dvora zpravidla rejstřík utajovaných informací.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET mohou být sdíleny s členskými státy tehdy, pokud má příjemce potřebu znát tyto informace a získal bezpečnostní prověrku.

2.   Utajovaným informacím členských států, které jsou označeny odpovídajícím národním označením stupně utajení (11) a které byly poskytnuty Účetnímu dvoru, se poskytne stejná úroveň ochrany jako informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET.

1.   Informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se předají třetím zemím nebo mezinárodním organizacím pouze tehdy, pokud má příjemce potřebu znát tyto informace a daná země či mezinárodní organizace má zaveden odpovídající právní či správní rámec, jako například dohodu o bezpečnosti informací nebo správní ujednání s Účetním dvorem. Ustanovení každé takové dohody či ujednání mají přednost před ustanoveními tohoto rozhodnutí.

2.   Hlavním vstupním a výstupním místem všech informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET vyměňovaných mezi Účetním dvorem a třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi je zpravidla rejstřík utajovaných informací EU.

3.   Veškeré utajované informace obdržené od třetí země nebo mezinárodní organizace je třeba po jejich obdržení z bezpečnostních důvodů zaevidovat. Personál proto kontaktuje rejstřík pro utajované informace EU, obdrží-li tyto informace odjinud než z obvyklého evidenčního okruhu.

4.   Za účelem zajištění sledovatelnosti se informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET zaevidují:

5.   Tyto informace mohou být evidovány na papíře nebo v elektronické formě.

6.   Evidenční postupy pro utajované informace, s nimiž je nakládáno v rámci akreditovaného komunikačního a informačního systému, mohou být provedeny přímo v rámci systému. V tom případě komunikační a informační systém zahrnuje opatření pro zajištění integrity evidenčních záznamů.

7.   Utajovaným informacím obdrženým od třetí země nebo mezinárodní organizace se poskytne stejná úroveň ochrany jako utajovaným informacím EU, které jsou označeny stejným označením stupně utajení v souladu s příslušnými dohodami o bezpečnosti informací nebo ve správním ujednání.

1.   Pokud Účetní dvůr nebo některý z jeho útvarů rozhodne, že je výjimečně třeba předat informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU třetí zemi, mezinárodní organizaci nebo subjektu EU, u nichž neexistuje žádná dohoda o bezpečnosti informací nebo správní ujednání, použije se postup pro výjimečné ad hoc poskytování informací.

2.   Útvary Účetního dvora kontaktují pracovníka pro bezpečnost informací a původce. Účetní dvůr požádá o radu jednu ze stran dohody o bezpečnosti informací uzavřené s danou třetí zemí, mezinárodní organizací nebo subjektem EU.

3.   Po této konzultaci může kolegium Účetního dvora na základě návrhu generálního tajemníka poskytnutí dotčených informací povolit.

1.   Informace se utajují pouze po dobu, po kterou vyžadují ochranu. Snížením stupně utajení se rozumí snížení úrovně bezpečnostní klasifikace. Odtajněním se rozumí, že informace již není považována za utajenou. Je-li to možné, uvede původce v době vytvoření utajovaných informací EU, zda je k určitému datu nebo po určité události možné jejich stupeň utajení snížit nebo je odtajnit. Jinak původce informace přezkoumá a posoudí rizika alespoň každých 5 let, aby stanovil, zda je původní stupeň utajení stále odpovídající.

2.   U dokumentů Účetního dvora může rovněž dojít ke snížení stupně utajení nebo k odtajnění na bázi ad hoc, například v návaznosti na žádost o přístup od veřejnosti.

1.   Informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se nesníží stupeň utajení ani se tyto informace neodtajní bez povolení původce.

2.   Za rozhodnutí, zda může být dokumentu snížen stupeň utajení nebo zda může být odtajněn, je odpovědný útvar Účetního dvora, který tento utajený dokument vytvořil. V rámci Účetního dvora jsou veškeré žádosti o snížení stupně utajení nebo o odtajnění předmětem konzultace s vedoucím nebo ředitelem útvaru, odkud dokument pochází, nebo s vedoucím úkolu. Pokud útvar kompiloval utajené informace z různých zdrojů, nejprve získá souhlas všech dalších stran, které poskytly zdrojový materiál, a to včetně členských států, jiných subjektů EU, třetích zemí nebo mezinárodních organizací.

3.   Pokud útvar Účetního dvora, který byl původcem, již neexistuje a jeho odpovědnosti byly přiděleny jinému útvaru, pak o snížení stupně utajení nebo o odtajnění rozhodne tento útvar. Pokud útvar, který byl původcem, již neexistuje a jeho odpovědnosti nebyly přiděleny jinému útvaru, pak o snížení stupně utajení nebo o odtajnění rozhodnou společně ředitelé Účetního dvora.

4.   Útvar odpovědný za snížení stupně utajení nebo odtajnění spolupracuje s rejstříkem pro utajované informace EU na praktických opatřeních pro snížení stupně utajení nebo odtajnění.

1.   Původní označení stupně utajení uvedené na horním a dolním okraji každé stránky se viditelně přeškrtne (nikoli odstraní), a to v případě elektronických formátů za pomocí funkce „přeškrtnutí“ a v případě tištěných dokumentů ručně.

2.   První (titulní) strana se opatří razítkem oznamujícím, že došlo ke snížení stupně utajení nebo k odtajnění, a doplní se informace o orgánu odpovědném za snížení stupně utajení nebo za odtajnění a příslušné datum.

3.   Snížení stupně utajení nebo odtajnění informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se oznámí původním příjemcům těchto informací. Původní příjemci jsou odpovědní za informování veškerých následných adresátů, kterým zaslali originál či kopii informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET.

4.   O všech přijatých rozhodnutích týkajících se odtajnění jsou informována oddělení archivních služeb Účetního dvora.

5.   Veškeré překlady utajovaných informací podléhají stejným postupům pro snížení stupně utajení nebo pro odtajnění jako původní jazykové znění.

1.   Snížení stupně utajení nebo odtajnění informace lze provést také částečně (např. jen přílohy nebo některé odstavce). Postup je stejný jako v případě snížení stupně utajení nebo odtajnění celého dokumentu.

2.   Po částečném odtajnění informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se vytvoří odtajněný výňatek.

3.   V tomto výňatku se části, které zůstávají utajené, nahradí následujícím textem:

4.   V případě, že nemohla být odtajněna celá příloha a není tak součástí výňatku, se tato informace výslovně uvede v textu.

1.   Účetní dvůr neshromažďuje velké množství utajovaných informací.

2.   Původní útvary přezkoumávají dokumenty za účelem zničení nebo vymazání utajovaných informací alespoň každých pět let. Tento přezkum v pravidelných intervalech se týká jak informací uchovávaných na papíře, tak i informací uložených v komunikačním a informačním systému.

3.   Zničení tištěných dokumentů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, které již nejsou potřeba, neprovede personál, ale o zničení požádá vedoucího rejstříku záznamů, s výjimkou případů, kdy je potřeba dodržet požadavky na archivaci původního dokumentu.

4.   Pokud personál zničí kopie dokumentů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, není o tom povinen informovat původce.

5.   Na materiály s návrhy dokumentů obsahující utajované informace se uplatní stejné způsoby odstraňování jako na konečné utajované dokumenty.

6.   Ke zničení informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se použijí pouze schválená skartovací zařízení. Ke zničení dokumentů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jsou vhodná skartovací zařízení DIN 66399 úrovně 5. Ke zničení dokumentů se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET jsou vhodná skartovací zařízení DIN 66399 úrovně 6.

7.   Skartovaný papír ze schválených skartovacích zařízení lze vyhodit jako běžný kancelářský odpad.

8.   Vedoucí rejstříku záznamů vytvoří zápis o zničení dokumentu a odpovídajícím způsobem aktualizuje záznamy a jiné informace o evidenci.

9.   U veškerých médií a zařízení obsahujících informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET se po dosažení konce jejich životnosti provede řádná sanitace. Elektronická data se zničí či smažou z IT zdrojů a souvisejících paměťových médií způsobem, který poskytuje přiměřené záruky, že informace nelze získat zpět. Sanitace zahrnuje odstranění všech dat z paměťových zařízení a také odstranění veškerých štítků, označení a záznamů o činnosti.

10.   Počítačová paměťová média se poté, co byl informován pracovník rejstříku záznamů, předají za účelem zničení a odstranění pracovníkovi pro bezpečnost informací.

1.   V souladu s memorandem o porozumění mezi Účetním dvorem a Generálním ředitelstvím Komise pro lidské zdroje a bezpečnost týkající se využívání zabezpečené oblasti tohoto ředitelství se použije zavedený nouzový postup Komise pro ochranu utajovaných informací. V případě potřeby bude mít místní úředník Komise pro bezpečnost v Lucemburku přístup k trezoru Účetního dvora, aby mohl použít stanovený postup Komise pro mimořádné situace a aktivovat plány vyklizení a zničení pro případ nouze. Tím se zabezpečí utajované informace, u nichž hrozí značné riziko, že by se v případě krize dostaly do nepovolaných rukou. V pořadí podle priorit a v závislosti na povaze mimořádné situace se berou v úvahu následující možnosti:

2.   Pokud došlo k aktivaci plánů pro případ nouze, je prioritou nejprve přesunout či zničit informace se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET a poté informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL.

3.   Provozní podrobnosti týkající se plánů na vyklizení a zničení v případě nouze se rovněž označí stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED. V každém trezoru, který se používá k uchování informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, bude uložena kopie těchto plánů, aby byla v případě nouze k dispozici.

1.   Rozhodnutí, zda a kdy archivovat, a odpovídající praktická opatření, která mají být přijata, jsou přijímána v souladu s politikou bezpečnosti informací, politikou klasifikace informací a politikou archivace Účetního dvora.

2.   Dokumenty se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET se nesmí poslat do historických archivů Evropské unie ve Florencii.