(1)

Rozhodnutím Komise C(2024) 1420 (2) o mediační službě se zřizuje mediační služba jako nezávislá služba v Komisi. Jejím úkolem je usnadnit smírné řešení pracovních konfliktů nebo sporů týkajících se práv a povinností zaměstnanců Komise, na něž se vztahuje služební řád úředníků (dále jen „služební řád“) a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie, stanovené nařízením Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (3).

(2)

Rozhodnutí C(2024) 1420 zavádí neformální postup, na jehož základě může každá osoba spadající do jeho oblasti působnosti mediační službu požádat o pomoc.

(3)

Komise a, v souvislosti s tímto rozhodnutím, mediační služba jejím jménem přispívají k produktivnímu a ohleduplnému pracovišti tím, že neformálně řeší spory před jejich eskalací a předchází podobným situacím v rámci orgánu. Mediační služba poskytuje neformální důvěrné poradenství všem zaměstnancům, kteří o pomoc požádají (dále jen „žadatel“). Se souhlasem žadatele se může v souvislosti s mediací rovněž obrátit na jakoukoli jinou stranu, kterou žadatel určí (dále jen „dotčená osoba“). Mediace vyžaduje souhlas všech zúčastněných stran. Mediační služba jedná výhradně na neformálním základě. Nemá pravomoc přijímat rozhodnutí, která mají na jednotlivce nepříznivý dopad.

(4)

Za účelem plnění svých úkolů v oblasti mediace Komise shromažďuje a zpracovává informace a několik kategorií osobních údajů zaměstnanců a dalších osob spadajících do oblasti působnosti rozhodnutí C(2024) 1420, včetně identifikačních údajů, kontaktních údajů, informací o profesních úlohách a úkolech, informací o soukromém a profesním chování a údajů o výkonnosti. Komise může rovněž zpracovávat citlivé osobní údaje uvedené v článcích 10 a 11 nařízení (EU) 2018/1725, které žadatel dobrovolně poskytl.

(5)

Osobní údaje jsou ukládány v zabezpečeném fyzickém a elektronickém prostředí, aby se zabránilo nelegálnímu přístupu k údajům nebo předání údajů osobám, které je nepotřebují znát. Po ukončení zpracování jsou údaje uchovávány v souladu s čl. 6 odst. 11 rozhodnutí C(2024) 1420.

(6)

Podle nařízení (EU) 2018/1725 je Komise jakožto správce povinna poskytovat subjektům údajů informace o těchto činnostech zpracování a dodržovat jejich práva, která mají jako subjekty údajů.

(7)

Při provádění svých úkolů je Komise ve vztahu ke zpracovávání osobních údajů povinna dodržovat práva fyzických osob uznaná v čl. 8 odst. 1 Listiny základních práv Evropské unie a v čl. 16 odst. 1 Smlouvy o fungování Evropské unie, jakož i práva stanovená v nařízení (EU) 2018/1725. Zároveň je Komise v rámci své činnosti mediační služby povinna dodržovat přísná pravidla důvěrnosti vůči žadatelům, a proto by mohla být povinna vyvážit práva subjektu údajů se základními právy a svobodami jiných subjektů údajů.

(8)

Pro žadatele je zásadní, aby byla zachována důvěrnost výměny informací a aby bez jeho souhlasu nebyla přijata žádná opatření. Pokud osoba konzultuje mediační službu za účelem důvěrného poradenství v souvislosti s konfliktem a neudělí souhlas s tím, aby mediační služba kontaktovala dotčenou osobu za účelem mediace, nebude možné dotčenou osobu informovat. Poskytnutí těchto informací by znemožnilo nebo vážně ohrozilo dosažení cílů sledovaných mediační službou, zejména poskytnutí bezpečného prostoru, kde by žadatel mohl otevřeně projednat svou situaci a rozhodnout, zda s dotčenou osobou zahájí mediační řízení. Komise proto může uplatnit výjimku stanovenou v čl. 16 odst. 5 písm. b) nařízení (EU) 2018/1725 za účelem ochrany důvěrnosti zpracování, jak je stanoveno v čl. 5 odst. 1 rozhodnutí C(2024) 1420.

(9)

Za určitých okolností je nezbytné sladit práva subjektů údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 s potřebou zajistit, aby Komise účinně plnila své úkoly spočívající v poskytování neformálního poradenství důvěrné povahy a zároveň zajistila plné dodržování základních práv a svobod jiných subjektů údajů. Pro tyto účely dává čl. 25 odst. 1 písm. h) nařízení (EU) 2018/1725 Komisi možnost omezit, za přísných podmínek, použití článků 14 až 17, 19, 20 a 35, jakož i zásadu transparentnosti stanovenou v čl. 4 odst. 1 písm. a) v rozsahu, v jakém jeho ustanovení odpovídají právům a povinnostem stanoveným v článcích 14 až 17, 19, 20 a 35 uvedeného nařízení.

(10)

Tak tomu může být zejména v případě, kdy žadatel nepřímo poskytne informace týkající se jiných dotčených osob. V uvedeném případě může Komise rozhodnout o omezení určitých práv dotčené osoby, pokud by výkon těchto práv vedl k odhalení informací o žadateli, který nesouhlasil s kroky přijatými mediační službou za účelem usnadnění dialogu s dotčenou osobou. V takovém případě může Komise rozhodnout o omezení práva na přístup k informacím týkajícím se dotčené osoby nebo jejích jiných práv s cílem chránit práva a svobody žadatele. Komise může rozhodnout, že tak učiní podle čl. 25 odst. 1 písm. h) nařízení (EU) 2018/1725.

(11)

Může být nezbytné chránit důvěrné informace týkající se žadatele. V takových případech může být nutné, aby Komise v zájmu ochrany práv a svobod žadatele omezila přístup k údajům o jeho totožnosti, jeho prohlášením a dalším osobním údajům, včetně pouhé skutečnosti, že byl v kontaktu s mediační službou.

(12)

Může být rovněž nezbytné omezit právo žadatele na informace, pokud by mediační služba musela upozornit lékařskou službu v případech, kdy je nezbytné přijmout naléhavá opatření na ochranu fyzické a psychické integrity žadatele. V takovém případě se mediační služba může rozhodnout, že žadatele o takovém upozornění neinformuje, aby lékařská služba mohla posoudit opatření zdravotní nebo sociální péče, která mohou být této osobě poskytnuta. Komise může rozhodnout, že tak učiní podle čl. 25 odst. 1 písm. h) nařízení (EU) 2018/1725. V této konkrétní situaci by byla práva žadatele chráněna, protože lékařská služba by udržovala lékařské informace v tajnosti a žadatel by byl informován, protože lékařská služba s ním bude v kontaktu, pokud to bude považovat za nezbytné.

(13)

Rozhodnutí C(2024) 1420 vyžaduje, aby Komise zajistila důvěrné nakládání se žádostmi o pomoc podanými mediační službě. Za účelem zachování důvěrnosti a při dodržení norem týkajících se ochrany osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 je nutné přijmout vnitřní pravidla, na jejichž základě může Komise omezit práva subjektů údajů v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. h) nařízení (EU) 2018/1725.

(14)

Tato vnitřní pravidla by se měla vztahovat na všechny operace zpracování prováděné Komisí při plnění jejích úkolů souvisejících s vyřizováním žádostí podle článku 6 rozhodnutí C(2024) 1420.

(15)

Za účelem dodržení článků 14, 15 a 16 nařízení (EU) 2018/1725 by Komise měla informovat všechny osoby o své činnosti zahrnující zpracovávání jejich osobních údajů a o jejich právech, a to transparentně a uceleně oznámením o ochraně údajů zveřejněným na internetových stránkách Komise. V případě potřeby by Komise měla vhodným způsobem individuálně informovat žadatele. Pokud žadatel poskytl souhlas s kontaktováním jiné dotčené osoby, měla by o tom Komise vhodným způsobem dotčenou osobu individuálně informovat.

(16)

Komise by měla uplatňovat omezení pouze tehdy, pokud respektují podstatu základních práv a svobod a představují nezbytně nutné a přiměřené opatření v demokratické společnosti. Komise by měla tato omezení odůvodnit.

(17)

Měla by uplatňovat zásady transparentnosti, spravedlnosti a odpovědnosti a nakládat se všemi omezeními transparentním způsobem a zaznamenat jakékoli použití omezení do odpovídajícího systému záznamů.

(18)

Ustanovení čl. 25 odst. 6 nařízení (EU) 2018/1725 vyžaduje, aby správce informoval subjekty údajů o hlavních důvodech pro uplatnění omezení a o jejich právu podat stížnost evropskému inspektorovi ochrany údajů.

(19)

Podle čl. 25 odst. 8 nařízení (EU) 2018/1725 může Komise odložit, neprovést nebo odepřít poskytnutí informací týkajících se hlavních důvodů uplatnění určitého omezení na subjekt údajů, pokud by poskytnutí těchto informací jakýmkoliv způsobem mařilo účinek daného omezení.

(20)

V případě omezení práv subjektů údajů by Komise měla případ od případu posoudit, zda by oznámení omezení mařilo jeho účinek.

(21)

Komise by měla omezení zrušit, jakmile přestanou platit podmínky pro jeho uplatňování, a měla by tyto podmínky pravidelně posuzovat. V některých případech může být nezbytné zachovat uplatňování omezení, dokud Komise dotčené osobní údaje uchovává. V takovém případě by subjekt údajů neměl být informován o zpracování svých osobních údajů. Taková situace by mohla nastat zejména tehdy, existuje-li vysoké riziko, že by výkon vlastních práv dotčenou osobou ohrozil práva a svobody jiných osob. Tak je tomu zejména v případě, kdy žadatel nesouhlasí s tím, aby mediační služba kontaktovala dotčenou osobu za účelem zahájení neformální mediace mezi nimi.

(22)

Komise by měla přezkoumat uplatňování omezení, pokud žadatel udělí souhlas se zapojením do neformální mediace nebo nejpozději při uzavření žádosti o pomoc.

(23)

Ustanovení čl. 16 odst. 5, čl. 17 odst. 4, čl. 19 odst. 3 a čl. 20 odst. 2 nařízení (EU) 2018/1725 stanoví výjimky z práv subjektů údajů. Pokud se tyto výjimky použijí, Komise není povinna uplatňovat omezení podle tohoto rozhodnutí.

(24)

Aby byla zaručena ochrana práv a svobod subjektů údajů a v souladu s čl. 44 odst. 1 nařízení (EU) 2018/1725, měla by Komise během celého řízení zapojit příslušného koordinátora (koordinátory) ochrany údajů a pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů a tuto konzultaci zdokumentovat. Zejména by měl být předem konzultován koordinátor ochrany údajů, který je určen jako poradce příslušného útvaru Komise, pokud jde o případná omezení, a měl by ověřit jejich soulad s tímto rozhodnutím.

(25)

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů by měl provádět nezávislý přezkum uplatňování omezení s cílem zajistit dodržování tohoto rozhodnutí.

(26)

Byl konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který vydal své stanovisko dne 13. března 2024,