ISSN 1977-0618

doi:10.3000/19770618.L_2012.362.bul

Официален вестник

на Европейския съюз

L 362

European flag  

Издание на български език

Законодателство

Година 55
31 декември 2012 г.


Съдържание

 

II   Незаконодателни актове

Страница

 

 

РЕГЛАМЕНТИ

 

*

Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията от 29 октомври 2012 година относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза

1

BG

Актовете, чиито заглавия се отпечатват с нормален шрифт, са актове по текущо управление на селскостопанската политика и имат кратък срок на действие.

Заглавията на всички останали актове се отпечатват с удебелен шрифт и се предшестват от звезда.


II Незаконодателни актове

РЕГЛАМЕНТИ

31.12.2012   

BG

Официален вестник на Европейския съюз

L 362/1


ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА

от 29 октомври 2012 година

относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза

ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,

като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,

като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,

като има предвид, че:

(1)

Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.

(2)

Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.

(3)

По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.

(4)

Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.

(5)

По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.

(6)

Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.

(7)

Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.

(8)

Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.

(9)

Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.

(10)

По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.

(11)

Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.

(12)

Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.

(13)

Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.

(14)

В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.

(15)

Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.

(16)

Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.

(17)

За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).

(18)

Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.

(19)

Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.

(20)

Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.

(21)

По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.

(22)

Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.

(23)

В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.

(24)

Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.

(25)

За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.

(26)

Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.

(27)

Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.

(28)

Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.

(29)

С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.

(30)

Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства – система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства – за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.

(31)

Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.

(32)

Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.

(33)

Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.

(34)

За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.

(35)

За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.

(36)

Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.

(37)

Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.

(38)

Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.

(39)

За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.

(40)

Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.

(41)

Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.

(42)

Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.

(43)

За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.

(44)

С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.

(45)

За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.

(46)

Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.

(47)

Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.

(48)

Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.

(49)

Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.

(50)

Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.

(51)

По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.

(52)

Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.

(53)

За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане — от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.

(54)

Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.

(55)

Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства — чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това — чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка — чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.

(56)

Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.

(57)

Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.

(58)

Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.

(59)

Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.

(60)

При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.

(61)

Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане — от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.

(62)

За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.

(63)

Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.

(64)

Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.

(65)

Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.

(66)

По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.

(67)

Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.

(68)

Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.

(69)

По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.

(70)

Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.

(71)

По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.

(72)

С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.

(73)

Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.

(74)

За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.

(75)

Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.

(76)

По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.

(77)

Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.

(78)

За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,

ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:

ЧАСТ ПЪРВА

ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ

ДЯЛ I

ПРЕДМЕТ

Член 1

Предмет

Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).

ДЯЛ II

БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ

ГЛАВА 1

Принципи на единство и на точност на бюджета

Член 2

Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране

(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)

Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)—viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.

Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.

ГЛАВА 2

Принцип на ежегодност

Член 3

Бюджетни кредити за финансовата година

(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)

Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:

а)

бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;

б)

пренесените бюджетни кредити;

в)

бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;

г)

бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;

д)

бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.

Член 4

Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити

(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)

1.   Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.

2.   Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:

а)

за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент — приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;

б)

за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент — приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.

3.   Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.

Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.

4.   Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.

5.   Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1—4, се обособяват в сметките.

ГЛАВА 3

Принцип на разчетна единица

Член 5

Обменен курс между еврото и други валути

(член 19 от Финансовия регламент)

1.   Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.

Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.

2.   За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.

3.   Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.

4.   За целите на сметките по членове 151—156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.

5.   Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.

Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.

Член 6

Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно

(член 19 от Финансовия регламент)

1.   Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.

2.   В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.

3.   За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.

4.   За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.

ГЛАВА 4

Принцип на универсалност

Член 7

Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити

(член 21 от Финансовия регламент)

1.   Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:

а)

в приходната част на раздела за всяка институция — бюджетен ред за записване на приходите;

б)

в разходната част — бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.

В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.

2.   Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:

а)

в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;

б)

в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.

В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.

Член 8

Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми

(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)

1.   Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:

а)

седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;

б)

останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.

2.   Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.

3.   Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.

4.   Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.

Член 9

Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза

(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)

1.   Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите — членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:

а)

в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;

б)

в разходната част:

i)

забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;

ii)

в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.

За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.

Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.

2.   Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.

3.   Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.

Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.

4.   Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.

В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.

Член 10

Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит

(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)

Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:

а)

в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;

б)

същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.

Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.

Член 11

Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза

(член 22 от Финансовия регламент)

За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.

Член 12

Сметки за възстановими данъци

(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)

Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.

ГЛАВА 5

Принцип на специфичност

Член 13

Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията

(член 25 от Финансовия регламент)

1.   Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.

2.   Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.

Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.

Член 14

Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията

(член 26 от Финансовия регламент)

1.   Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.

2.   Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.

Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.

Член 15

Административни разходи

(член 26 от Финансовия регламент)

Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.

Член 16

Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити

(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)

Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.

Член 17

Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ

(член 29 от Финансовия регламент)

Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:

а)

за реда, към който се прави трансферът — последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;

б)

за всички редове, свързани с външни дейности — изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;

в)

анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.

ГЛАВА 6

Принцип на добро финансово управление

Член 18

Оценка

(член 30 от Финансовия регламент)

1.   Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:

а)

нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;

б)

добавената стойност от участието на Съюза;

в)

целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;

г)

наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;

д)

очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;

е)

най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);

ж)

вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;

з)

обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;

и)

поуките от подобни действия, осъществени в миналото.

2.   Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.

3.   Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:

а)

резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;

б)

резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.

Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.

4.   Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.

Член 19

Финансова обосновка

(член 31 от Финансовия регламент)

Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.

В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.

ГЛАВА 7

Принцип на прозрачност

Член 20

Предварително публикуване на бюджета

(член 34 от Финансовия регламент)

Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.

Член 21

Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза

(член 35 от Финансовия регламент)

1.   Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.

В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.

2.   Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:

а)

името на получателя;

б)

местонахождението на получателя;

в)

предоставената сума;

г)

естеството и целта на мярката.

За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:

i)

адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;

ii)

региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.

Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.

3.   Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:

а)

стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;

б)

поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.

4.   Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.

Член 22

Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление

(член 35 от Финансовия регламент)

Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.

Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.

В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.

Член 21, параграфи 2—4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.

ДЯЛ III

СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА

Член 23

Финансово програмиране

(член 38 от Финансовия регламент)

Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.

Член 24

Проекти на коригиращи бюджети

(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)

Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.

Член 25

Бюджетна номенклатура

(член 44 от Финансовия регламент)

Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.

Член 26

Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени

(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)

За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:

а)

като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;

б)

като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.

Член 27

Бюджетни забележки

(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)

Бюджетните забележки включват:

а)

основния акт, когато има такъв;

б)

всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.

Член 28

Щатно разписание

(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)

Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.

ДЯЛ IV

ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА

ГЛАВА 1

Общи разпоредби

Член 29

Информация за трансферите на лични данни за целите на одита

(член 53 от Финансовия регламент)

При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.

Член 30

Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност

(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)

Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.

Член 31

Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите

(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)

1.   Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:

а)

член 154 (социален диалог);

б)

член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);

в)

членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);

г)

член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);

д)

член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);

е)

член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);

ж)

член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);

з)

член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);

и)

член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);

й)

член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);

к)

член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).

2.   Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:

а)

член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);

б)

членове 77—85.

3.   При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.

Член 32

Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура

(член 57 от Финансовия регламент)

1.   Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:

а)

предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;

б)

отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;

в)

извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.

Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.

2.   Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.

3.   В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.

ГЛАВА 2

Методи на изпълнение

Раздел 1

Общи разпоредби

Член 33

Режим на управление

(член 58 от Финансовия регламент)

Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление — вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.

Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:

а)

службите на Комисията;

б)

изпълнителните агенции;

в)

ръководителите на делегациите на Съюза;

г)

доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.

Раздел 2

Пряко управление

Член 34

Пряко управление

(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)

Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64—75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.

Член 35

Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции

(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)

1.   Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.

2.   Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)—г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.

Член 36

Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки

(член 63 от Финансовия регламент)

Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.

Раздел 3

Споделено управление с държавите членки

Член 37

Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки — мерки за насърчаване на най-добрите практики

(член 59 от Финансовия регламент)

Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.

С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.

Раздел 4

Непряко управление

Член 38

Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление

(член 60 от Финансовия регламент)

1.   Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:

а)

спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;

б)

гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;

в)

гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;

г)

предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.

Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.

2.   Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:

а)

спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;

б)

гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;

в)

предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;

г)

постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.

3.   Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.

Член 39

Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление

(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)

За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.

Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.

Член 40

Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица

(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)

Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:

а)

ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;

б)

условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;

в)

условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;

г)

правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;

д)

датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;

е)

правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;

ж)

подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;

з)

разпоредби, предвиждащи:

i)

ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;

ii)

определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;

и)

условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;

й)

разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.

Член 41

Декларация за управлението и декларация за съответствието

(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)

В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.

Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.

Член 42

Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление

(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)

1.   Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:

а)

документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;

б)

определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;

в)

ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;

г)

събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;

за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.

2.   Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.

За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.

Член 43

Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации

(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)

1.   Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:

а)

международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;

б)

Международният комитет на Червения кръст;

в)

Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;

г)

други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.

2.   Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.

Член 44

Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга

(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)

1.   Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.

2.   В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.

Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.

ГЛАВА 3

Финансови участници

Раздел 1

Права и задължения на финансовите участници

Член 45

Права и задължения на финансовите участници

(член 64 от Финансовия регламент)

1.   Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.

2.   Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.

Раздел 2

Разпоредител с бюджетни кредити

Член 46

Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити

(член 65 от Финансовия регламент)

При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.

Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.

Член 47

Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането

(член 65 от Финансовия регламент)

В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.

Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.

Член 48

Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити

(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)

Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:

а)

документите да бъдат номерирани;

б)

документите да бъдат с дата;

в)

водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;

г)

документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;

д)

съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.

Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.

Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.

Член 49

Предварителни и последващи проверки

(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)

1.   „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

2.   „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.

3.   Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.

Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.

Целта на предварителните проверки е да се установи, че:

а)

разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;

б)

е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.

За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.

4.   Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.

Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.

Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.

Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.

В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.

Член 50

Кодекс с професионални стандарти

(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)

1.   Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.

2.   Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:

а)

равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;

б)

задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;

в)

възложената им мисия, роля и задачи;

г)

правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.

3.   Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.

4.   Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.

Член 51

Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити

(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)

Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.

Член 52

Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя

(член 66 от Финансовия регламент)

Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.

Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.

Член 53

Докладване за процедурите на договаряне

(член 66 от Финансовия регламент)

Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)—ж), член 135, параграф 1, букви а)—г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.

Раздел 3

Счетоводител

Член 54

Назначаване на счетоводителя

(член 68 от Финансовия регламент)

1.   Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.

Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.

2.   Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.

В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.

Член 55

Прекратяване функциите на счетоводителя

(член 68 от Финансовия регламент)

1.   При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.

2.   Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.

Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.

Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.

3.   Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.

Член 56

Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация

(член 68 от Финансовия регламент)

Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.

Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.

Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.

Член 57

Управление на касата

(член 68 от Финансовия регламент)

1.   Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.

2.   За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.

3.   Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.

Член 58

Управление на банкови сметки

(член 68 от Финансовия регламент)

1.   С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.

2.   Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.

3.   Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.

4.   Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.

Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.

5.   Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.

За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.

6.   Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.

Член 59

Подписи върху сметките

(член 68 от Финансовия регламент)

Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.

За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.

Член 60

Управление на наличностите по сметките

(член 68 от Финансовия регламент)

1.   Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:

а)

нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;

б)

наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.

2.   Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.

Член 61

Преводи и операции по конвертиране

(член 68 от Финансовия регламент)

Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.

Член 62

Методи на плащане

(член 68 от Финансовия регламент)

Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.

Член 63

Досиета за юридическите лица

(член 68 от Финансовия регламент)

1.   Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.

Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.

2.   С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.

Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.

Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.

Член 64

Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя

(член 68 от Финансовия регламент)

Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.

При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.

Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.

Член 65

Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките

(член 69 от Финансовия регламент)

Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.

Раздел 4

Администратор на авансови средства

Член 66

Условия за използването на сметки за авансови средства

(член 70 от Финансовия регламент)

1.   Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.

2.   Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).

3.   За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.

За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

4.   В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.

Член 67

Условия за откриване и плащане

(член 70 от Финансовия регламент)

1.   В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:

а)

максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;

б)

дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;

в)

характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;

г)

честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;

д)

процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;

е)

обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;

ж)

срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;

з)

самоличността на определения администратор на авансови средства.

2.   В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:

а)

да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;

б)

сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.

Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.

3.   Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:

а)

предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;

б)

положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.

4.   Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.

5.   След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

Член 68

Избор на администратор на авансови средства

(член 70 от Финансовия регламент)

Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.

Член 69

Захранване на сметките за авансови средства

(член 70 от Финансовия регламент)

1.   Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.

Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:

а)

продажбата на оборудване;

б)

публикации;

в)

разни възстановени суми;

г)

лихви.

Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.

2.   За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.

Член 70

Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите

(член 70 от Финансовия регламент)

1.   Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.

2.   Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

Член 71

Процедура за възлагане на обществени поръчки

(член 70 от Финансовия регламент)

Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.

Член 72

Откриване на сметки за авансови средства

(член 70 от Финансовия регламент)

За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.

Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.

Член 73

Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза

(член 70 от Финансовия регламент)

При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.

В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.

ГЛАВА 4

Отговорност на финансовите участници

Раздел 1

Общи правила

Член 74

Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами

(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)

Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.

Раздел 2

Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити

Член 75

Финансови нередности

(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)

Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.

Член 76

Орган за разглеждане на финансови нередности

(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)

1.   Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.

Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.

Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.

Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.

2.   Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен — участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.

Член 77

Потвърждаване на инструкциите

(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)

1.   Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.

2.   Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.

Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.

ГЛАВА 5

Приходни операции

Раздел 1

Собствени ресурси

Член 78

Правила, които се прилагат за собствените ресурси

(член 76 от Финансовия регламент)

Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.

Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.

Раздел 2

Прогноза за вземанията

Член 79

Прогноза за вземанията

(член 77 от Финансовия регламент)

1.   Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.

При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:

а)

приходът е записан в правилната бюджетна позиция;

б)

прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.

2.   При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.

Раздел 3

Установяване на вземания

Член 80

Процедура

(член 78 от Финансовия регламент)

1.   Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.

2.   Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.

3.   Дебитното известие уведомява длъжника, че:

а)

Съюзът е установил вземането;

б)

ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;

в)

ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;

г)

ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;

д)

счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;

е)

ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)—д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.

Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.

Член 81

Установяване на вземания

(член 78 от Финансовия регламент)

За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:

а)

вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;

б)

вземането е ликвидно, в точно парично изражение;

в)

вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;

г)

данните за длъжника са верни;

д)

вземането е записано в правилната бюджетна позиция;

е)

оправдателните документи са редовни; и

ж)

принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).

Член 82

Оправдателна документация за установяване на вземания

(член 78 от Финансовия регламент)

1.   Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.

2.   Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.

3.   Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.

Член 83

Лихва за забава

(член 78 от Финансовия регламент)

1.   Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.

2.   Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:

а)

осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;

б)

три и половина процентни пункта във всички останали случаи.

3.   Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.

Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.

4.   В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.

Раздел 4

Разпореждане за събиране

Член 84

Изготвяне на нареждането за събиране

(член 79 от Финансовия регламент)

1.   Нареждането за събиране посочва:

а)

финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;

б)

акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;

в)

приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;

г)

сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;

д)

името и адреса на длъжника;

е)

крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);

ж)

възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.

2.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.

3.   Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.

Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.

4.   За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.

Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.

Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.

Член 85

Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции

(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)

1.   Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.

2.   В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.

3.   Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.

4.   Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.

5.   Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.

Раздел 5

Събиране

Член 86

Формалности по събирането

(член 80 от Финансовия регламент)

1.   След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

2.   За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.

3.   Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.

Всички частични плащания покриват първо лихвите.

Член 87

Събиране чрез прихващане

(член 80 от Финансовия регламент)

1.   Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.

В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).

Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.

2.   Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.

Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.

3.   Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.

Член 88

Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане

(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)

1.   Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.

2.   Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.

Член 89

Удължаване на срока за плащане

(член 80 от Финансовия регламент)

В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:

а)

длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);

б)

за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.

Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.

При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.

Член 90

Събиране на глоби или други санкции

(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)

1.   Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.

2.   Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.

3.   След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:

а)

условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;

б)

когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.

Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.

4.   След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:

а)

недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;

б)

когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.

Член 91

Отказ от събиране на установено вземане

(член 80 от Финансовия регламент)

1.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:

а)

когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;

б)

когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;

в)

когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.

2.   В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:

а)

фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);

б)

отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).

В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:

а)

всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;

б)

икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.

3.   Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.

4.   Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:

а)

когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;

б)

когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.

Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.

5.   Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1—4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.

Член 92

Отмяна на установено вземане

(член 80 от Финансовия регламент)

1.   В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.

2.   Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.

Член 93

Правила относно давностните срокове

(член 81 от Финансовия регламент)

1.   Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).

Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.

2.   Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.

Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.

3.   Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.

4.   Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.

5.   Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.

6.   Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1—5.

ГЛАВА 6

Разходни операции

Член 94

Решение за финансиране

(член 84 от Финансовия регламент)

1.   Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.

2.   По-конкретно решението за финансиране излага следното:

а)

за безвъзмездните средства:

i)

основния акт и бюджетния ред;

ii)

приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;

iii)

съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;

iv)

максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;

v)

графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;

б)

за обществените поръчки:

i)

цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;

ii)

индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;

iii)

индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;

в)

за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:

i)

основния акт и бюджетния ред;

ii)

бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;

iii)

целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;

iv)

правилата за управление на доверителния фонд;

v)

възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;

г)

за наградите:

i)

основния акт и бюджетния ред;

ii)

целите за изпълнение и предвидените резултати;

iii)

съществените условия за участие и критериите за присъждане;

iv)

графика на конкурса и размера на наградата или наградите;

д)

за финансовите инструменти:

i)

основния акт и бюджетния ред;

ii)

целите за изпълнение и предвидените резултати;

iii)

сумата, отпусната за финансовия инструмент;

iv)

индикативния график на изпълнението.

3.   Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.

Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.

Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.

4.   Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.

Раздел 1

Поемане на задължение за разход

Член 95

Глобални и временни задължения

(член 85 от Финансовия регламент)

1.   Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.

Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.

2.   Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.

Член 96

Приемане на глобално задължение

(член 85 от Финансовия регламент)

1.   Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.

Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 — в най-кратки срокове след приемането на програмата.

2.   Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.

Член 97

Един подпис

(член 85 от Финансовия регламент)

1.   От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:

а)

когато задълженията са временни;

б)

когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;

в)

когато решението на институцията представлява правно задължение;

г)

когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;

д)

когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;

е)

когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.

2.   Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.

Член 98

Административни разходи, покривани с временни задължения

(член 85 от Финансовия регламент)

Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:

а)

разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;

б)

разходи, отнасящи се до членовете на институцията;

в)

разходи за обучение;

г)

разходи за конкурси, подбор и назначаване;

д)

командировъчни;

е)

представителни разходи;

ж)

разходи за срещи;

з)

устни и писмени преводачи;

и)

обмен на длъжностни лица;

й)

редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;

к)

разни застраховки;

л)

почистване, поддръжка и сигурност;

м)

социални и медицински разходи;

н)

използване на далекосъобщителни услуги;

о)

финансови такси;

п)

правни разноски;

р)

обезщетения, включително лихви;

с)

работно оборудване;

т)

вода, газ и електроенергия;

у)

публикации на хартиен носител или в електронен формат;

ф)

комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.

Член 99

Вписване на индивидуални правни задължения

(член 86 от Финансовия регламент)

В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.

При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.

Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.

Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.

Раздел 2

Утвърждаване на разход

Член 100

Утвърждаване и приемане за плащане

(член 88 от Финансовия регламент)

1.   Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.

2.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.

3.   Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.

Член 101

Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране

(член 88 от Финансовия регламент)

За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.

Член 102

Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък

(член 88 от Финансовия регламент)

За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:

а)

институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;

б)

на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;

в)

всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.

Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.

За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.

Член 103

Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък

(член 88 от Финансовия регламент)

За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:

а)

институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;

б)

на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;

в)

всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.

с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.

Член 104

Приемане за плащане на разходи за персонал

(член 88 от Финансовия регламент)

За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:

а)

по отношение на месечната заплата:

i)

пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;

ii)

формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;

iii)

при назначаване на работа или на длъжност — заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;

б)

по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;

в)

по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;

г)

по отношение на командировъчните:

i)

заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;

ii)

отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.

д)

по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.

в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.

Член 105

Материална форма на резолюцията „прието за плащане“

(член 88 от Финансовия регламент)

При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

Член 106

Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“

(член 88 от Финансовия регламент)

При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

Раздел 3

Разрешаване на плащане

Член 107

Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити

(член 89 от Финансовия регламент)

При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:

а)

платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;

б)

платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;

в)

разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;

г)

има налични бюджетни кредити.

Член 108

Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя

(член 89 от Финансовия регламент)

1.   Платежното нареждане съдържа:

а)

финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;

б)

бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;

в)

правното задължение, пораждащо право на плащане;

г)

бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;

д)

сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;

е)

името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;

ж)

предмета на разхода;

з)

начина на извършване на плащането;

и)

инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.

2.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.

Раздел 4

Плащане на разход

Член 109

Видове плащане

(член 90 от Финансовия регламент)

1.   Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.

2.   Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.

3.   Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.

Член 110

Оправдателна документация

(член 90 от Финансовия регламент)

1.   Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.

2.   Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.

3.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.

4.   Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.

Раздел 5

Срокове за разходните операции

Член 111

Срокове за плащане и лихва за забава

(член 92 от Финансовия регламент)

1.   Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.

Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.

Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.

Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.

2.   Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:

а)

име на кредитора;

б)

сума;

в)

валута;

г)

дата;

При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.

Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.

3.   В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.

4.   При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:

а)

лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;

б)

лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.

При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.

5.   Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.

ГЛАВА 7

Информационни системи

Член 112

Описание на информационните системи

(член 93 от Финансовия регламент)

Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.

Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.

Член 113

Периодично запаметяване

(член 93 от Финансовия регламент)

Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.

ГЛАВА 8

Вътрешен одитор

Член 114

Назначаване на вътрешния одитор

(член 98 от Финансовия регламент)

1.   Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.

2.   Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.

3.   Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.

4.   Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.

5.   Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.

Член 115

Ресурси за вътрешния одитор

(член 99 от Финансовия регламент)

Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.

Член 116

Работна програма

(член 99 от Финансовия регламент)

1.   Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.

2.   Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.

Член 117

Докладване от вътрешния одитор

(член 99 от Финансовия регламент)

1.   Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.

В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.

2.   Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.

3.   По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.

Член 118

Независимост

(член 100 от Финансовия регламент)

Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.

Член 119

Отговорност на вътрешния одитор

(член 100 от Финансовия регламент)

Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.

Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.

Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.

Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация — на другите институции и Сметната палата.

Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.

Член 120

Обжалване пред Съда на Европейския съюз

(член 100 от Финансовия регламент)

Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.

По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.

ДЯЛ V

ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

ГЛАВА 1

Общи разпоредби

Раздел 1

Обхват и принципи на възлагането

Член 121

Определения и обхват

(член 101 от Финансовия регламент)

1.   Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.

2.   Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.

3.   Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.

4.   Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.

Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.

В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.

Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).

5.   Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).

Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.

6.   Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.

7.   „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.

8.   Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.

9.   Тези системи отговарят на следните изисквания:

а)

само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;

б)

само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;

в)

упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;

г)

трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;

д)

трябва да се запазва целостта на документите;

е)

документите трябва да продължат да бъдат налични;

ж)

при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;

з)

гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.

10.   За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.

Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.

Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.

Член 122

Рамкови споразумения и отделни договори

(член 101 от Финансовия регламент)

1.   Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.

Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.

При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.

2.   Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.

При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.

3.   Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.

Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.

Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:

а)

при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс — чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;

б)

при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс — след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.

За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.

4.   В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.

5.   Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.

Раздел 2

Публикуване

Член 123

Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО

(член 103 от Финансовия регламент)

1.   Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.

2.   Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.

Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.

Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.

Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.

3.   Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.

То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.

При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.

Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.

При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.

Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.

Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.

4.   Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.

Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.

Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.

В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.

Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.

Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.

5.   Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.

Член 124

Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО

(член 103 от Финансовия регламент)

1.   Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:

а)

обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;

б)

подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.

2.   Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.

3.   Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.

4.   Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.

Член 125

Публикуване на обявленията

(член 103 от Финансовия регламент)

1.   Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.

Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.

2.   Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.

Член 126

Други форми на обявяване

(член 103 от Финансовия регламент)

Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.

Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.

Раздел 3

Процедури за възлагане на обществени поръчки

Член 127

Видове процедури за възлагане на обществени поръчки

(член 104 от Финансовия регламент)

1.   Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.

2.   Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.

Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.

Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).

3.   При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.

При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.

4.   Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.

Член 128

Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне

(член 104 от Финансовия регламент)

1.   При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.

Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.

Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.

2.   При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.

Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.

Първа и втора алинея не се прилагат за следното:

а)

поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;

б)

поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;

в)

поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).

3.   Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.

Член 129

Протичане на процедурата на договаряне

(член 104 от Финансовия регламент)

Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.

По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.

Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.

Член 130

Конкурси

(член 104 от Финансовия регламент)

1.   Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.

Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.

2.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.

Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.

3.   Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.

Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.

Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.

4.   След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.

Член 131

Динамична система за покупки

(член 104 от Финансовия регламент)

1.   Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.

2.   За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.

Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.

3.   По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.

При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.

4.   Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.

Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.

5.   Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.

Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.

Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.

Член 132

Състезателен диалог

(член 104 от Финансовия регламент)

1.   В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.

За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.

2.   Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.

3.   Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.

По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.

Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.

4.   След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.

По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.

По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.

5.   Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.

Член 133

Съвместна процедура за обществена поръчка

(член 104 от Финансовия регламент)

В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.

Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.

Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.

Член 134

Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка

(член 104 от Финансовия регламент)

1.   Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:

а)

когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;

б)

когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;

в)

доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;

г)

когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;

д)

за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;

е)

за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;

ж)

при поръчки за доставки:

i)

за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;

ii)

когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;

iii)

по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;

iv)

по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;

з)

при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;

и)

за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;

й)

за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.

2.   За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:

а)

когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;

б)

когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.

Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.

3.   В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.

Член 135

Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка

(член 104 от Финансовия регламент)

1.   Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:

а)

когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;

б)

в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;

в)

когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;

г)

при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;

д)

при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;

е)

за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;

ж)

за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.

2.   В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.

Член 136

Процедура с покана за изразяване на интерес

(член 104 от Финансовия регламент)

1.   За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:

а)

да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;

б)

да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.

2.   Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:

а)

не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;

б)

не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.

Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.

Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.

3.   Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:

а)

да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);

б)

в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:

i)

оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;

ii)

документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти — за тези, които изпълняват тези критерии.

Член 137

Поръчки с ниска стойност

(член 104 от Финансовия регламент)

1.   Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.

Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.

2.   Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.

3.   Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.

Член 138

Тръжна документация

(член 105 от Финансовия регламент)

1.   Тръжната документация включва най-малко:

а)

поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;

б)

приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;

в)

проектодоговора, базиран на образеца на договор.

Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.

В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123—126.

2.   В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:

а)

правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;

б)

декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;

в)

срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;

г)

забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;

д)

при състезателен диалог — датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.

3.   В спецификациите се определят най-малко:

а)

критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;

б)

критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;

в)

техническите спецификации, посочени в член 139;

г)

минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;

д)

указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;

е)

доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;

ж)

в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.

4.   Образецът на договор определя по-конкретно:

а)

обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;

б)

подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;

в)

когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.

г)

компетентния съд за разрешаване на спорове.

За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.

5.   Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.

Член 139

Технически спецификации

(член 105 от Финансовия регламент)

1.   Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.

Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.

2.   Характеристиките по параграф 1 включват:

а)

нивата на качество;

б)

екологичните характеристики;

в)

когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;

г)

равнищата и процедурите за оценка на съответствието;

д)

годността за употреба;

е)

безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки — терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;

ж)

при поръчките за строителни работи — процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.

3.   Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:

а)

чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;

б)

от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;

в)

чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.

4.   Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.

За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.

5.   Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.

Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.

6.   Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:

а)

използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;

б)

изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;

в)

екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;

г)

всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.

7.   Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.

8.   Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.

Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.

Член 140

Преразглеждане на цената

(член 105 от Финансовия регламент)

1.   В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.

2.   В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:

а)

предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;

б)

вида задачи и договор и техните срокове;

в)

финансовите си интереси.

Член 141

Незаконни действия, водещи до отстраняване

(член 106 от Финансовия регламент)

Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:

а)

случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);

б)

случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите — членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);

в)

случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);

г)

случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);

д)

случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).

Член 142

Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването

(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)

1.   За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.

При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.

Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:

а)

от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо — за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;

б)

от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението — за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.

За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.

Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.

2.   Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.

Член 143

Доказателства

(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)

1.   Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.

Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.

В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.

2.   Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:

а)

за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;

б)

за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.

За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.

3.   Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.

Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.

4.   Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.

5.   Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.

6.   Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.

В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.

7.   При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.

При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.

Член 144

Централна база данни

(член 108 от Финансовия регламент)

1.   Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.

Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.

Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:

а)

вида на тяхната присъда;

б)

продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.

2.   Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.

В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.

В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.

Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.

3.   Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.

По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.

Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.

4.   Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.

В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.

Член 145

Административни и финансови санкции

(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)

1.   Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.

Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.

2.   На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.

На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.

Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.

3.   Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.

Член 146

Критерии за подбор

(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)

1.   Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.

2.   Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.

Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.

3.   От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).

4.   В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.

5.   Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.

6.   Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:

а)

поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;

б)

поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).

Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.

Член 147

Икономически и финансови възможности

(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)

1.   Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:

а)

подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;

б)

финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;

в)

справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.

2.   Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.

Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.

3.   Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.

Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.

При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.

Член 148

Технически и професионални възможности

(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)

1.   Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.

2.   В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:

а)

образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;

б)

списък:

i)

на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;

ii)

на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;

в)

описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;

г)

описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;

д)

посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;

е)

по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;

ж)

справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;

з)

посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;

и)

при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.

Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.

За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.

3.   Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.

4.   Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.

5.   Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.

6.   Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.

При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.

7.   В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.

8.   Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.

Член 149

Условия и критерии за възлагане

(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)

1.   Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:

а)

чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;

б)

чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.

2.   За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.

3.   Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.

Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.

Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.

Член 150

Използване на електронни търгове

(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)

1.   Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.

За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.

2.   При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.

При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.

Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.

3.   Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.

Спецификацията включва следните подробности:

а)

компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;

б)

всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;

в)

информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;

г)

съответната информация за хода на електронния търг;

д)

условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;

е)

съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.

4.   Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.

Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.

5.   Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.

В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.

Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.

6.   На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.

7.   Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:

а)

като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;

б)

когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;

в)

когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.

За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.

Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.

8.   След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.

Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.

Член 151

Оферти с необичайно ниска стойност

(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)

1.   Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.

Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:

а)

икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;

б)

избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;

в)

оригиналността на офертата.

2.   Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.

Член 152

Срок за получаване на офертите и заявленията за участие

(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)

1.   Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.

2.   При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.

3.   При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.

При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.

Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:

а)

не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);

б)

не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).

4.   Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.

Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:

а)

то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;

б)

то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.

5.   Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.

Член 153

Срокове за достъп до тръжната документация

(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)

1.   При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.

2.   При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.

3.   Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123—126.

4.   Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.

Член 154

Срокове при спешни случаи

(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)

1.   Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:

а)

срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;

б)

срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.

2.   При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.

Член 155

Методи на комуникация

(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)

1.   Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.

Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.

Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:

а)

всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;

б)

целостта на данните е запазена;

в)

поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;

г)

осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.

Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.

2.   Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.

3.   С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:

а)

икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;

б)

точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;

в)

може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;

г)

ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;

д)

само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;

е)

по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;

ж)

едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;

з)

данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.

4.   Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.

5.   Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:

а)

по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;

б)

с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.

6.   С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:

Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти — да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.

Член 156

Тръжни гаранции

(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)

Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.

Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.

Член 157

Отваряне на офертите и заявленията за участие

(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)

1.   Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.

2.   За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.

Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.

В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.

3.   Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.

Те също така парафират едно от следните:

а)

всяка страница от всяка оферта;

б)

заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.

При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.

Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.

Член 158

Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие

(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)

1.   Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.

Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.

Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.

2.   Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.

В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.

Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.

Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.

В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.

3.   Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.

Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.

Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.

4.   При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.

Член 159

Резултати от оценката

(член 112 от Финансовия регламент)

1.   За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.

Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.

Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.

2.   Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:

а)

името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;

б)

имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;

в)

имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;

г)

основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;

д)

имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.

3.   След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:

а)

името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;

б)

имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;

в)

имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;

г)

основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;

д)

имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;

е)

в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;

ж)

при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.

В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.

Член 160

Контакти между възложителите и оферентите

(член 112 от Финансовия регламент)

1.   Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.

2.   Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:

а)

по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;

б)

по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.

3.   Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.

4.   Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.

Член 161

Информация за кандидатите и оферентите

(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)

1.   Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.

2.   В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.

3.   В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:

а)

в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;

б)

по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.

Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.

Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.

Член 162

Подписване на договора

(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)

Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.

Раздел 4

Гаранции и корективни мерки

Член 163

Гаранции

(член 115 от Финансовия регламент)

1.   Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.

2.   Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.

Гаранцията се предоставя в евро.

С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.

Член 164

Гаранция за изпълнението

(член 115 от Финансовия регламент)

1.   За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.

2.   Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.

Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.

Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.

3.   След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.

Член 165

Гаранция за предварително финансиране

(член 115 от Финансовия регламент)

1.   След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:

а)

прогнозната стойност на поръчката;

б)

нейния предмет;

в)

нейната продължителност и ритъм на извършване;

г)

структурата на пазара.

2.   Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.

Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.

Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.

Член 166

Временно спиране при допуснати грешки или нередности

(член 116 от Финансовия регламент)

1.   Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.

2.   Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.

ГЛАВА 2

Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди

Член 167

Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете

(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)

Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.

Член 168

Отделни поръчки и поръчки с лотове

(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)

1.   Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.

Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.

2.   Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.

Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.

3.   Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.

Член 169

Условия за определяне на стойността на някои поръчки

(член 118 от Финансовия регламент)

1.   За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.

Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.

Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.

2.   За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.

3.   При поръчките за услуги се вземат предвид:

а)

в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;

б)

при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;

в)

в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.

4.   При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:

а)

при поръчки с фиксиран срок:

i)

когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки — общата договорна стойност за целия срок;

ii)

когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки — общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;

б)

при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца — месечната стойност, умножена по 48.

5.   При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:

а)

или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;

б)

или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.

6.   При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.

Член 170

Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО

(член 118 от Финансовия регламент)

1.   Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.

2.   Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.

Член 171

Период на изчакване преди подписването на договора

(член 118 от Финансовия регламент)

1.   Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.

Този срок започва да тече от една от следните дати:

а)

деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;

б)

ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.

Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.

При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.

Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.

Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.

2.   Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:

а)

открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;

б)

отделни договори, основани на рамково споразумение;

в)

процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).

Член 172

Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки

(член 119 от Финансовия регламент)

В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.

ДЯЛ VI

БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА

ГЛАВА 1

Обхват и форма на безвъзмездните средства

Член 173

Вноски

(член 121 от Финансовия регламент)

Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.

Член 174

Споразумение и решение за безвъзмездни средства

(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)

1.   Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.

2.   За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:

а)

местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;

б)

сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.

Член 175

Разходи за членовете на институциите

(член 121 от Финансовия регламент)

Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.

Член 176

Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства

(член 121 от Финансовия регламент)

Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.

Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.

Член 177

Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза

(член 121 от Финансовия регламент)

Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:

а)

орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;

б)

субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.

Член 178

Партньорства

(член 121 от Финансовия регламент)

1.   Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.

2.   Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.

В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности — еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.

Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.

Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.

3.   Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.

4.   Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.

Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.

Член 179

Електронни системи за обмен

(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)

1.   Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.

2.   Тези системи отговарят на следните изисквания:

а)

само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;

б)

само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;

в)

упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;

г)

часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;

д)

трябва да се запази целостта на документите;

е)

трябва да се запази наличността на документите;

ж)

когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;

з)

защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.

3.   Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.

Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.

Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.

Член 180

Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства

(член 122 от Финансовия регламент)

1.   Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:

а)

предмета;

б)

бенефициера;

в)

продължителността, а именно:

i)

датата на неговото влизане в сила;

ii)

началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;

г)

максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:

i)

общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;

ii)

единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;

iii)

комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;

д)

описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства — на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;

е)

общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;

ж)

прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;

з)

когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;

и)

отговорностите на бенефициера, по-специално:

i)

по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;

ii)

в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;

й)

условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;

к)

при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;

л)

разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.

Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:

i)

че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;

ii)

компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.

2.   В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.

3.   В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)—й) и буква л) от настоящия член.

Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) —д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).

4.   Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.

5.   Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.

Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.

Член 181

Форми на безвъзмездните средства

(член 123 от Финансовия регламент)

1.   Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.

2.   Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.

3.   Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.

4.   Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.

Член 182

Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки

(член 124 от Финансовия регламент)

1.   Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.

При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.

2.   Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.

3.   Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.

4.   Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.

ГЛАВА 2

Принципи

Член 183

Принцип на съфинансиране

(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)

1.   Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.

Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.

2.   Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.

Член 184

Принцип на недопускане на печалба

(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)

Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.

Член 185

Безвъзмездни средства с ниска стойност

(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)

За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.

Член 186

Техническа помощ

(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)

„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.

Член 187

Допустими разходи

(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)

ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:

а)

освободени дейности без право на приспадане;

б)

дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;

в)

дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.

ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.

Член 188

Програмиране

(член 128 от Финансовия регламент)

1.   Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.

В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.

Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.

2.   Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.

Член 189

Съдържание на поканите за предложения

(член 128 от Финансовия регламент)

1.   Поканите за предложения съдържат:

а)

поставените цели;

б)

критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;

в)

условията за финансиране от Съюза;

г)

условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.

2.   Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.

Член 190

Изключения от поканите за предложения

(член 128 от Финансовия регламент)

1.   Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:

а)

за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;

б)

в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;

в)

в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;

г)

в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;

д)

в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;

е)

за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.

Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.

2.   „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.

Член 191

Последващо публикуване

(член 128 от Финансовия регламент)

1.   Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.

2.   След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:

а)

броя на заявителите през изминалата година;

б)

броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;

в)

средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;

г)

броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.

Член 192

Информация за заявителите

(член 128 от Финансовия регламент)

Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:

а)

определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;

б)

предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;

в)

поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.

Член 193

Финансиране от отделни бюджетни редове

(член 129 от Финансовия регламент)

Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.

Член 194

Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти

(член 130 от Финансовия регламент)

В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:

а)

причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;

б)

решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.

Член 195

Подаване на заявления за безвъзмездни средства

(член 131 от Финансовия регламент)

1.   Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.

Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.

Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:

а)

всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;

б)

трябва да се запази целостта на данните;

в)

трябва да се запази поверителността на предложенията;

г)

защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.

За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.

Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).

2.   Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.

Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.

3.   Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:

а)

да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;

б)

да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.

ГЛАВА 3

Процедура за отпускане на безвъзмездни средства

Член 196

Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства

(член 131 от Финансовия регламент)

1.   Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.

Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.

2.   В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.

3.   Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.

Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.

При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.

В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.

Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.

Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.

4.   Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.

Член 197

Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване

(член 131 от Финансовия регламент)

Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.

Член 198

Заявители, които не са юридически лица

(член 131 от Финансовия регламент)

Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.

Член 199

Субекти, които формират един заявител

(член 131 от Финансовия регламент)

Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.

Член 200

Финансови и административни санкции

(член 131 от Финансовия регламент)

Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.

Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.

Член 201

Критерии за допустимост

(член 131 от Финансовия регламент)

1.   Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.

2.   Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.

Член 202

Критерии за подбор

(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)

1.   Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.

2.   Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.

3.   Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.

Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.

В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.

Член 203

Критерии за отпускане на безвъзмездни средства

(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)

1.   Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.

2.   Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.

Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.

3.   Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.

Член 204

Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства

(член 133 от Финансовия регламент)

1.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.

Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.

В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.

Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.

2.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.

Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.

Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.

Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.

Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.

Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.

3.   Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.

4.   След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.

При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.

Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.

5.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.

След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:

а)

предмета и общата сума на решението;

б)

имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;

в)

имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.

6.   Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.

Член 205

Информация за заявителите

(член 133 от Финансовия регламент)

Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.

ГЛАВА 4

Плащане и контрол

Член 206

Гаранция за предварителното финансиране

(член 134 от Финансовия регламент)

1.   За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.

2.   Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.

3.   Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.

По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

Гаранцията се предоставя в евро.

С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.

4.   Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.

Член 207

Оправдателни документи при заявки за плащания

(член 135 от Финансовия регламент)

1.   За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.

Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.

Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.

Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.

2.   Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.

3.   Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи — от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.

В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.

Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:

а)

безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;

б)

оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.

В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:

а)

публични органи и международни организации, посочени в член 43;

б)

бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;

в)

плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;

г)

бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.

Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.

При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.

4.   В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.

Член 208

Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства

(член 135 от Финансовия регламент)

1.   Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.

2.   Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.

ГЛАВА 5

Изпълнение

Член 209

Договори за изпълнение

(член 137 от Финансовия регламент)

1.   Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.

2.   Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.

Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.

Член 210

Финансова подкрепа за трети страни

(член 137 от Финансовия регламент)

При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:

а)

максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;

б)

различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;

в)

определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.

ДЯЛ VII

НАГРАДИ

Член 211

Програмиране

(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)

1.   Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.

В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.

Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.

2.   Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.

Член 212

Правила на конкурсите

(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)

1.   В правилата на конкурсите се посочва следното:

а)

условията за участие, в които се посочват поне:

i)

критериите за допустимост;

ii)

условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;

iii)

условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;

iv)

еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;

v)

приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;

vi)

че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;

vii)

компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;

viii)

че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;

б)

критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;

в)

размерът на наградата или наградите;

г)

условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.

За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.

За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.

2.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.

Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:

а)

всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;

б)

целостта на данните е запазена;

в)

поверителността на проектите на участниците е запазена;

г)

защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.

3.   В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.

4.   Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.

Член 213

Последващо публикуване

(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)

1.   Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.

2.   След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:

а)

броя на участниците през изминалата година;

б)

броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;

в)

списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.

Член 214

Оценка

(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)

1.   За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.

Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.

Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.

2.   След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.

Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.

3.   След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:

а)

предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;

б)

имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;

в)

имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.

Член 215

Информация и уведомяване

(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)

1.   Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.

2.   Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.

ДЯЛ VIII

ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ

Член 216

Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление

(член 139 от Финансовия регламент)

1.   За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.

2.   При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.

В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.

Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.

3.   Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:

а)

не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;

б)

финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;

в)

поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.

Член 217

Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление

(член 139 от Финансовия регламент)

В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:

а)

описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;

б)

изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;

в)

определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;

г)

разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;

д)

разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;

е)

разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;

ж)

разпоредби за уреждане на спорове;

з)

разпоредби за управление на финансовия инструмент;

и)

разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;

й)

разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;

к)

разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;

л)

когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);

м)

разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;

н)

разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;

о)

когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.

Член 218

Разходи и такси за управление на упълномощените субекти

(член 139 от Финансовия регламент)

1.   Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.

2.   Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.

Член 219

Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление

(член 139 от Финансовия регламент)

1.   Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.

2.   По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.

3.   За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.

Член 220

Финансови инструменти, изпълнявани пряко

(член 139 от Финансовия регламент)

1.   В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:

а)

специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;

б)

заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.

2.   За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.

Член 221

Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели

(член 139 от Финансовия регламент)

1.   Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.

2.   Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.

3.   Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.

Член 222

Условия за използване на финансовите инструменти

(член 140 от Финансовия регламент)

1.   Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.

2.   Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.

Член 223

Ефект на лоста

(член 140 от Финансовия регламент)

1.   Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.

Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.

2.   Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.

Член 224

Предварителна оценка на финансовите инструменти

(член 140 от Финансовия регламент)

1.   Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.

2.   Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.

3.   В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.

4.   Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.

5.   Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:

а)

новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;

б)

финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.

6.   С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.

7.   Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.

8.   Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1—7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.

Член 225

Мониторинг на финансовите инструменти

(член 140 от Финансовия регламент)

1.   С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.

2.   Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.

3.   В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.

Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.

Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.

Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.

4.   В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.

5.   Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1—4.

Член 226

Обработка на вноските от фондовете по ОСР

(член 140 от Финансовия регламент)

1.   Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.

2.   Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.

3.   По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.

ДЯЛ IX

ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ

ГЛАВА 1

Представяне на отчетите

Член 227

Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината

(член 142 от Финансовия регламент)

Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:

а)

постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;

б)

финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.

Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.

Член 228

Изключения от счетоводните принципи

(член 144 от Финансовия регламент)

Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.

Член 229

Оправдателни документи

(член 144 от Финансовия регламент)

1.   Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.

2.   Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.

Член 230

Отчет за финансовия резултат

(член 145 от Финансовия регламент)

Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.

Член 231

Отчет за паричните потоци

(член 145 от Финансовия регламент)

Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.

Касата е съставена от:

а)

касова наличност;

б)

банкови сметки и депозити, платими при поискване;

в)

други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.

Член 232

Бележки към финансовите отчети

(член 145 от Финансовия регламент)

Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:

а)

счетоводни принципи, правила и методи;

б)

обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.

Член 233

Отчети за изпълнението на бюджета

(член 146 от Финансовия регламент)

1.   Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:

а)

данни за приходите, включително:

i)

промените в прогнозните бюджетни приходи;

ii)

изпълнението на приходите;

iii)

установените вземания;

б)

данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;

в)

данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;

г)

данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.

2.   По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.

Член 234

Условия за предаване на отчетите

(член 148 от Финансовия регламент)

Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.

ГЛАВА 2

Счетоводна отчетност

Раздел 1

Счетоводна система

Член 235

Счетоводна система

(член 151 от Финансовия регламент)

1.   Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.

2.   Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.

Член 236

Компютризирани системи

(член 151 от Финансовия регламент)

1.   Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.

2.   Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.

Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.

Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.

3.   Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.

Раздел 2

Счетоводни книги

Член 237

Счетоводни книги

(член 154 от Финансовия регламент)

Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.

Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.

Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.

Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.

Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.

Член 238

Оборотна ведомост

(член 154 от Финансовия регламент)

Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:

а)

номер на сметката;

б)

описание;

в)

общо дебит;

г)

общо кредит;

д)

салдо.

Член 239

Счетоводно равняване

(член 154 от Финансовия регламент)

1.   Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.

2.   По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246—253.

Раздел 3

Записване

Член 240

Записи по сметките

(член 154 от Финансовия регламент)

1.   Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.

2.   За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.

Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.

Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.

Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.

3.   Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.

Член 241

Счетоводни записи

(член 154 от Финансовия регламент)

При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.

Член 242

Записване в регистъра

(член 154 от Финансовия регламент)

Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:

а)

по дни и по операции;

б)

под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.

Член 243

Утвърждаване на записванията

(член 154 от Финансовия регламент)

1.   Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.

2.   Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.

Раздел 4

Равняване и проверка

Член 244

Равняване на сметките

(член 154 от Финансовия регламент)

1.   Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.

2.   Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:

а)

парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;

б)

касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.

Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.

3.   Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.

4.   Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.

Раздел 5

Бюджетни сметки

Член 245

Съдържание и водене на бюджетните сметки

(член 156 от Финансовия регламент)

1.   За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:

а)

по отношение на разходите:

i)

разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;

ii)

поетите задължения и плащанията за финансовата година;

б)

по отношение на приходите:

i)

прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;

ii)

установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;