1.   Комисията:

2.   Информационната система се използва от операторите и търговците и, ако е приложимо, от техните упълномощени представители за подаване и управление на декларациите за надлежна проверка и за проверка на валидността на референтните номера, а от компетентните органи, митническите органи и Комисията — за достъп до декларациите за надлежна проверка и предприемане на действия във връзка с тях, включително обмен на информация, съдържаща лични данни, между компетентните органи, митническите органи и Комисията във връзка с прилагането и изпълнението на Регламент (ЕС) 2023/1115. Всеки такъв обмен на информация е в съответствие с правилата за защита на личните данни, определени в регламенти (ЕС) 2016/679 и (ЕС) 2018/1725.

3.   Декларациите за надлежна проверка се зачисляват в информационната система на компетентните органи в следния ред:

1.   Освен когато декларацията за надлежна проверка е предоставена чрез електронния интерфейс, посочен в член 28, параграф 2 от Регламент (ЕС) 2023/1115, ползвателите на информационната система подават и управляват декларациите за надлежна проверка на съответните продукти в информационната система.

2.   Когато съответен продукт съдържа или е бил произведен с използването на дървесина, ползвателите на информационната система вписват в декларацията за надлежна проверка общоприетите наименования и пълните научни наименования на дървесните видове, които съответните продукти съдържат или които са били използвани за тяхното производство.

1.   Информационната система позволява на ползвателите си да изменят или оттеглят декларациите за надлежна проверка в срок от 72 часа след предоставянето на референтния номер на декларацията за надлежна проверка в информационната система.

2.   Декларациите за надлежна проверка не могат да бъдат изменяни или оттегляни в срока, посочен в параграф 1, след като декларацията за надлежна проверка е била използвана като позоваване в декларация за надлежна проверка, подадена от същия или друг ползвател на информационната система.

3.   Декларацията за надлежна проверка не може да бъде изменяна или оттегляна от ползвател на информационната система, след като:

4.   Без да се засягат параграфи 2 и 3, при индивидуално и обосновано искане от ползвател на информационната система компетентните органи могат да удължат срока, посочен в параграф 1, само когато посоченият в параграф 1 срок е изтекъл. Това удължаване не може да надвишава 8 календарни дни. Искането се мотивира с причини извън контрола на ползвателя на информационната система, който като част от мотивираното си искане посочва, че параграф 3 от настоящия член е неприложим. Такова удължаване е възможно и със задна дата, след изтичане на срока, посочен в параграф 1.

5.   Изменената декларация за надлежна проверка подлежи на профилиране на риска, както е посочено в член 6. Профилирането на риска се прилага за цялата изменена декларация за надлежна проверка.

1.   Информационната система дава възможност на компетентните органи да идентифицират ситуациите в рамките на информационната система, при които съответни продукти представляват толкова висок риск от несъответствие, че са необходими незабавни действия, преди съответните продукти да бъдат пуснати или предоставени на пазара или изнесени съгласно член 17 от Регламент (ЕС) 2023/1115, както и да уведомяват компетентните органи за определяне на проверките, които трябва да бъдат извършени, и за изпълнение на задачите, възложени им съгласно глава 3 от Регламент (ЕС) 2023/1115.

2.   За целите на параграф 1 информационната система дава възможност на компетентните органи да създават в нея рискови профили, чрез които да се подпомогне вземането на информирано решение за подбор на оператори или търговци или съответни продукти, свързани с декларациите за надлежна проверка, при които да се извършат проверки. Тези рискови профили се основават, наред с другото, на критериите за риск, определени в техния годишен план за проверките по член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) 2023/1115, който е разработен в съответствие с техния основан на риска подход съгласно член 16, параграф 3 от Регламент (ЕС) 2023/1115.

3.   При подаването ѝ в информационната система всяка декларация за надлежна проверка преминава през автоматизирано електронно профилиране на риска, а информационната система приписва статус на риска на всяка декларация за надлежна проверка.

4.   На всеки етап след подаването на декларация за надлежна проверка компетентните органи могат да преразгледат декларацията за надлежна проверка, за да определят дали съответният продукт отговаря на изискванията на член 3 от Регламент (ЕС) 2023/1115. В такъв случай те могат да припишат на декларацията за надлежна проверка нов статус на риска в резултат на прегледа. Ако компетентният орган припише нов статус на риска на декларация за надлежна проверка, този нов статус на риска има предимство пред статуса, приписан съгласно параграф 3 от настоящия член.

1.   Информационната система определя без ненужно забавяне референтен номер и верификационен номер на декларацията за надлежна проверка, подадена от ползвателя на информационната система, след приключване на профилирането на риска, посочено в член 6.

2.   Референтният номер и верификационният номер се предоставят на ползвателя на информационната система при приключване на профилирането на риска, посочено в член 6.

3.   Информационната система дава възможност на компетентните органи да отлагат предоставянето на референтния номер, за да установят дали съответните продукти отговарят на член 3 от Регламент (ЕС) 2023/1115 и по-специално, за да проверят, че установената ситуация, посочена в член 6, параграф 1 от настоящия регламент, не е приложима за съответния продукт. Това забавяне трябва да е възможно най-малко и да не надвишава срока, определен в член 17, параграф 3 от Регламент (ЕС) 2023/1115. Той може да бъде допълнително удължен по преценка на компетентния орган.

1.   За да се предотврати пускането или предоставянето на пазара или износа на съответен продукт, който не е в съответствие с Регламент (ЕС) 2023/1115, съгласно член 17 от Регламент (ЕС) 2023/1115 компетентните органи могат да отхвърлят декларация за надлежна проверка, освен ако референтният номер на декларацията за надлежна проверка вече е на разположение на ползвателя на информационната система.

2.   За съответния продукт от отхвърлена декларация за надлежна проверка се счита, че не попада в обхвата на декларацията за надлежна проверка, както се изисква в член 3, буква в) от Регламент (ЕС) 2023/1115.

3.   Отхвърлянето се отразява в информационната система чрез приписване на специален статус на съответната декларация за надлежна проверка.

1.   Достъп до информационната система имат само регистрирани ползватели на информационната система.

2.   Автентификацията в информационната система се извършва чрез EU Login — услугата за автентификация на Европейската комисия.

3.   Ползвателите на информационната система имат достъп до информацията в информационната система, която са подали или достъп до която са получили от друг ползвател на информационната система чрез референтните номера и верификационните номера на свързаните декларации за надлежна проверка.

1.   Комисията има достъп до всички данни, информация и документи в информационната система за целите на изготвянето на доклади и за разработването, функционирането и поддръжката на системата.

2.   Комисията предоставя права на достъп на участниците в информационната система и може в съответствие с член 14, параграф 2 от Регламент (ЕС) 2023/1115 да ги отнеме в случай на промяна на компетенциите.

3.   Автентификацията в информационната система се извършва чрез EU Login — услугата за автентификация на Европейската комисия.

4.   Участниците в информационната система въвеждат подходящи средства, за да гарантират, че индивидуалните ползватели, представляващи участници в информационната система, имат право на достъп до личните данни, обработвани в информационната система, само когато това е строго необходимо за прилагането и изпълнението на Регламент (ЕС) 2023/1115.

5.   Участниците в информационната система имат достъп до цялата съответна информация в информационната система, която е необходима за изпълнението на техните задължения и задачи съгласно Регламент (ЕС) 2023/1115.

1.   Предаването, съхранението и други видове обработване на лични данни в информационната система могат да се извършват само когато това е необходимо и пропорционално и само за следните цели:

2.   Обработването на лични данни може да се извършва в информационната система само по отношение на следните категории лични данни:

3.   Информационната система съхранява категориите лични данни, изброени в параграф 2 и обработени с цел прилагане и изпълнение на Регламент (ЕС) 2023/1115.

4.   Съхранението на данните, посочено в параграф 2, се извършва чрез използване на информационно-технологична инфраструктура, намираща се в Европейското икономическо пространство.

5.   Информационната система съхранява личните данни, съдържащи се в декларациите за надлежна проверка, не повече от десет години от датата на подаване на декларацията за надлежна проверка в информационната система. Срокът на съхранение може да бъде допълнително удължен от Комисията при индивидуално искане от страна на ползватели на информационната система или участници в информационните системи, когато това е необходимо, за да изпълнят своите отговорности и задължения съгласно Регламент (ЕС) 2023/1115.

6.   Без да се засягат дейностите по обработване на данни, посочени в член 14, всеки участник в информационната система е отделен администратор по смисъла на регламенти (ЕС) 2016/679 и (ЕС) 2018/1725 по отношение на дейностите по обработване на данни, които той извършва.

7.   Националните надзорни органи и Европейският надзорен орган по защита на данните, всеки от които действа в рамките на съответната си компетентност, гарантират координиран надзор на информационната система и на използването ѝ от администраторите на информационната система и ползвателите на информационната система в съответствие с член 62 от Регламент (ЕС) 2018/1725.

1.   Комисията е администратор по смисъла на член 3, точка 8 от Регламент (ЕС) 2018/1725 по отношение на обработването на лични данни на ползвателите на информационната система, включително обработването на лични данни при регистрирането в информационната система на нейни ползватели.

2.   Когато Комисията обработва лични данни в рамките на функционирането на информационната система от името на други участници в информационната система с цел обмен на информация по член 27 от Регламент (ЕС) 2023/1115, тя се счита за обработващ лични данни по смисъла на член 3, точка 12 от Регламент (ЕС) 2018/1725.

3.   Комисията е обработващ лични данни по смисъла на член 3, точка 12 от Регламент (ЕС) 2018/1725 за обработването на лични данни, извършвано за съвместните разследвания съгласно член 21 от Регламент (ЕС) 2023/1115, провеждани в контекста на прилагането и изпълнението на Регламент (ЕС) 2023/1115.

1.   Комисията въвежда необходимите мерки, съобразени с най-съвременните технологии, за гарантиране на сигурността на обработените в информационната система лични данни, включително подходящ контрол по отношение на достъпа до данните и план за сигурността, който се актуализира редовно.

2.   Комисията въвежда необходимите мерки, съобразени с най-съвременните технологии, за реагиране в случай на инцидент, свързан със сигурността, предприема корективни действия и гарантира, че е възможно да се провери какви лични данни са били обработени в информационната система, кога, от кого и с каква цел.

3.   Комисията информира компетентните органи за мерките, свързани с параграфи 1 и 2 от настоящия член.

1.   Всяка държава членка и Комисията прилагат своите собствени правила относно професионалната тайна или други равностойни задължения за поверителност по отношение на информационната система в съответствие с националното право или правото на Съюза.

2.   Всеки участник в информационната система гарантира, че исканията на други участници в информационната система за поверително третиране на информация, обменена в информационната система, се изпълняват от лицата, работещи под тяхно ръководство.

1.   Комисията предоставя информационната система на всички официални езици на Съюза.

2.   Всеки участник в информационната система може във връзка с изпълнението на всяка от задачите, възложени му в съответствие с Регламент (ЕС) 2023/1115, да генерира и използва всякаква информация, документ, констатация, декларация или заверено копие, които е получил в информационната система, на същата основа като сходна информация, получена в собствената му държава, за цели, съвместими с тези, за които първоначално са събрани данните, и в съответствие с приложимото право на ЕС и национално право.

1.   Разходите за създаването, поддръжката и експлоатацията на информационната система се поемат от Комисията.

2.   Разходите във връзка с информационната система на равнището на държавите членки, включително човешките ресурси, необходими за дейностите по обучение, повишения и техническа помощ, както и за използването на информационната система на национално равнище и всякакви необходими адаптации по националните мрежи и информационни системи, се поемат от държавата членка, която ги извършва.