(1)

В контекста на функционирането си ЕНОЗД може да провежда административни разследвания, предварителни дисциплинарни, дисциплинарни производства и производства за прекратяване въз основа на член 86 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз (2) и в съответствие с приложение IX към него, както и в съответствие с решението на ЕНОЗД от 23 април 2015 г. относно приемането на разпоредби за прилагане във връзка с провеждането на административни разследвания и дисциплинарни производства, както и Споразумението за нивото на обслужване относно сътрудничеството между ГД „Човешки ресурси и сигурност“ на Европейската комисия и Европейския надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД), подписано на 29.01.2016 г., и може да нотифицира разследвания на IDOC или OLAF, което предполага обработване на информация, включително лични данни.

(2)

Служителите на ЕНОЗД имат задължението да докладват за евентуални незаконни дейности, включително измами или корупция, накърняващи интересите на Съюза, или за поведение, свързано с изпълнението на професионални задължения, което може да представлява сериозно нарушение на задълженията на длъжностно лице на Съюза. Това е уредено с решението на ЕНОЗД от 14 юни 2016 г. относно вътрешните правила във връзка с подаването на сигнали за нередности.

(3)

ЕНОЗД е установил политика за предотвратяване и ефективно и ефикасно справяне с действителни или потенциални случаи на психически или сексуален тормоз на работното място, както това е предвидено в решението му от 10 декември 2014 г. за приемане на мерки за прилагане във връзка с членове 12а и 24 от Правилника за длъжностните лица относно производствата срещу тормоз. В решението се установява неофициална процедура, при която предполагаемата жертва на тормоз може да се обърне към доверени съветници на ЕНОЗД.

(4)

В съответствие с член 57, параграф 1, буква д) от регламента ЕНОЗД разглежда жалби във връзка с дейности по обработване, извършени от европейските институции, органи, служби и агенции. В този контекст ЕНОЗД може да провежда разследвания във връзка с предмета на жалбата.

(5)

В съответствие с член 57, параграф 1, буква е) от регламента ЕНОЗД извършва разследвания относно с прилагането на регламента с оглед неговото спазване от страна на институциите, органите, службите и агенциите на ЕС.

(6)

ЕНОЗД може да провежда разследвания във връзка с възможни нарушения на класифицираната информация на ЕС (КИЕС) въз основа на решението на ЕНОЗД от 18 февруари 2014 г. за изменение на правилата за сигурност за КИЕС.

(7)

ЕНОЗД може да извършва одити на своите дейности. Понастоящем това се извършва от Службата за вътрешен одит на Европейската комисия (по-нататък „IAS“) въз основа на споразумението за нивото на обслужване, подписано на 1 юни 2012 г. и съответното му подновяване. Одит може да бъде извършен и от координатора по вътрешния контрол в рамките на неговите правомощия.

(8)

В контекста на задачите, описани в съображения 1—7, ЕНОЗД може да предоставя и получава помощ и съдействие на и от други институции, органи, служби и агенции на Съюза, както е посочено в съответните споразумения за нивото на обслужване, меморандуми за разбирателство и споразумения за сътрудничество.

(9)

ЕНОЗД може да предоставя и да получава помощ и съдействие на и от националните органи на трети държави и международни организации по тяхно искане или по собствена инициатива, както е предвидено в член 51 от регламента.

(10)

ЕНОЗД може да предоставя и да получава помощ и съдействие на и от публичните органи на държавите — членки на ЕС, по тяхно искане или по собствена инициатива.

(11)

Въз основа на член 58, параграф 4 от регламента ЕНОЗД може да участва в дела пред Съда на Европейския съюз или като сезира Съда, или като защитава оспорени решения на ЕНОЗД или встъпва в производства, свързани с неговите задачи.

(12)

В контекста на горепосочените дейности ЕНОЗД събира и обработва съответната информация и няколко категории лични данни, включително данни за самоличността на физически лица, информация за връзка, професионални функции и задачи, информация за поведението в личния и професионалния живот и за трудовото изпълнение, както и финансови данни. ЕНОЗД действа в качеството на администратор на данни.

(13)

Въведени са подходящи гаранции за защита на личните данни и за предотвратяване на инцидентен или незаконосъобразен достъп или предаване, независимо дали те се съхраняват на физически или електронен носител. След обработването данните се съхраняват в съответствие с приложимите правила на ЕНОЗД за запазване на данни, както те са определени в регистрите за защита на данните въз основа на член 31 от регламента. В края на периода на съхранение информацията, свързана с дела, включително лични данни, се заличава, анонимизира или прехвърля в архиви.

(14)

В този контекст ЕНОЗД е длъжен да изпълнява своето задължение да предоставя информация на субектите на данни във връзка с горепосочените дейности по обработване и да зачита правата на субектите на данни, както това е определено в регламента.

(15)

Може да възникне необходимост правата на субектите на данни съгласно регламента да се съгласуват с потребностите на горепосочените дейности, като същевременно се зачитат в пълна степен основните права и свободи на другите субекти на данни. За тази цел в член 25 от регламента е предвидена възможността при строго определени условия да се ограничава прилагането на членове 14—20, 35 и 36, както и на член 4, доколкото неговите разпоредби се отнасят до правата и задълженията, предвидени в членове 14—20. В този случай е необходимо да се приемат вътрешни правила, съгласно които ЕНОЗД да може да ограничава тези права в съответствие със същия член от регламента.

(16)

Това може да бъде необходимо по-специално в случая, когато се предоставя информация относно обработването на лични данни на субекта на данни на етапа на предварителна оценка в административно разследване или по време на самото разследване, преди евентуално прекратяване на делото или преди предварителна дисциплинарна фаза. При определени обстоятелства предоставянето на такава информация може значително да повлияе върху способността на ЕНОЗД да проведе разследването по ефективен начин, когато например съществува риск засегнатото лице да унищожи доказателства или да въздейства върху потенциални свидетели, преди да бъдат снети показанията им. Освен това може да се наложи ЕНОЗД да защити своите права и свободи, както и правата и свободите на други засегнати лица.

(17)

Може да е необходимо да се защити таен свидетел или лице, сигнализиращо за нередности, което е поискало да не бъде разкривана самоличността му. В такъв случай ЕНОЗД може да реши да ограничи достъпа до самоличността, показанията и други лични данни на лицето, сигнализиращо за нередности, и на другите участници, с цел защита на техните права и свободи.

(18)

Може да е необходимо да се запази поверителност относно член на персонала, който се е свързал с доверените съветници на ЕНОЗД в контекста на процедура във връзка с тормоз. В такъв случай ЕНОЗД може да реши да ограничи достъпа до самоличността, показанията и други лични данни на предполагаемата жертва, предполагаемия извършител и на други участници с цел защита на техните права и свободи.

(19)

При разглеждането на жалби във връзка с дейности по обработване, извършени от европейските институции, органи, служби и агенции, при определени обстоятелства може да е необходимо ЕНОЗД да опази ефективността на своите разследвания и по целесъобразност, да защити участващите лица и техните права и свободи.

(20)

При провеждането на разследвания относно прилагането на регламента с цел осигуряване на спазването му от страна на европейските институции, органи, служби и агенции, при определени обстоятелства може да е необходимо ЕНОЗД да опази ефективността на своите разследвания и по целесъобразност, да защити участващите лица и техните права и свободи.

(21)

При провеждането на разследвания на възможни нарушения на КИЕС може да се наложи при определени обстоятелства Европейския надзорен орган по защита на данните да запази ефективността на разследванията си и да осигури при необходимост вътрешната сигурност на институциите, органите, службите и агенциите на Съюза, включително на техните електронни съобщителни мрежи, както и правата и свободите на засегнатите субекти на данни.

(22)

При предоставянето или получаването на помощ и сътрудничество на или от други институции, органи, служби и агенции на Съюза, публични органи на държавите — членки на ЕС, национални органи на трети държави и международни организации в контекста на горепосочените дейности, при определени обстоятелства може да се наложи ЕНОЗД да опази ефективността на своите разследвания или на разследванията, извършвани от организацията, с която си сътрудничи, и по целесъобразност, да защити засегнатите лица и техните права и свободи.

(23)

Когато сезира Съда на Европейския съюз или встъпва в производство, може да се наложи ЕНОЗД да запази поверителността на личните данни, съдържащи се в документи, получени от страните или от встъпилите страни в контекста на разглеждания случай.

(24)

ЕНОЗД следва да прилага ограничения само когато те са съобразени с характера на основните права и свободи и са строго необходима и пропорционална мярка в едно демократично общество. ЕНОЗД следва да представи обосновки, в които са обяснени основанията за тези ограничения.

(25)

Въз основа на принципа на отчетност ЕНОЗД следва да води регистър за прилаганите ограничения.

(26)

Когато обработва лични данни, обменени с други организации в рамките на своите задачи, ЕНОЗД следва да се консултира с тези организации и от своя страна да предоставя консултации относно възможните съответни основания за налагане на ограничения и необходимостта и пропорционалността на тези ограничения, освен ако това би представлявало заплаха за дейностите на ЕНОЗД.

(27)

В член 25, параграф 6 от Регламент (ЕС) 2018/1725 се определя задължение за администратора да информира субектите на данни за основните причини за прилагането на ограничението и за правото им да подадат жалба до ЕНОЗД;

(28)

В съответствие с член 25, параграф 8 от регламента ЕНОЗД може да отложи, да пропусне или да откаже да предостави информация относно причините за прилагането на ограничение на субекта на данните, ако това по някакъв начин би премахнало ефекта от ограничението. ЕНОЗД следва да преценява индивидуално за всеки отделен случай дали съобщаването относно ограничението би обезсилило неговия ефект.

(29)

ЕНОЗД следва да отмени ограничението веднага щом условията, които го обосновават, вече не са приложими, и редовно да извършва оценка на тези условия.

(30)

За да се гарантира максимална защита на правата и свободите на субектите на данни и в съответствие с член 44, параграф 1 от регламента, длъжностното лице за защита на данните следва да бъде уведомено своевременно за всички ограничения, които се прилагат, и да осигури спазването на настоящото решение.

(31)

Прилагането на ограничения, както това е посочено по-горе, не засяга възможното прилагане на разпоредбите на член 16, параграф 5 и член 17, параграф 4, отнасящи се съответно до правото на информация, когато данните не са били получени от субекта на данните, и до правото на достъп на субекта на данните.