ПРИЛОЖЕНИЕ

НАСОКИ НА ЕС ОТНОСНО ВЪТРЕШНИТЕ ПРОГРАМИ ЗА СЪОТВЕТСТВИЕ (ВПС) ВЪВ ВРЪЗКА С КОНТРОЛА НА ТЪРГОВИЯТА С ИЗДЕЛИЯ С ДВОЙНА УПОТРЕБА

УВОД

Ефективният контрол върху търговията с изделия с двойна употреба — стоки, софтуер и технологии — е от жизненоважно значение за преодоляване на рисковете, свързани с разпространението на оръжия за масово унищожение (ОМУ) и дестабилизиращото натрупване на конвенционални оръжия. Дружествата, които работят с изделия с двойна употреба, са задължени да спазват стратегическите изисквания за контрол на търговията, наложени съгласно законодателството на Европейския съюз (1) и законовите и подзаконовите актове на неговите държави членки. Те трябва да се въздържат от участие в сделки, когато съществуват опасения, че изделията могат да бъдат използвани за целите на разпространението на оръжия.

Предвид бързия научен и технологичен напредък, сложността на днешните вериги за доставки и непрекъснато нарастващото значение на недържавните участници, ефективният контрол върху търговията зависи до голяма степен от осведомеността на „дружествата“ (2) и активните им усилия за спазване на търговските ограничения. За тази цел дружествата обикновено въвеждат набор от вътрешни политики и процедури, известни също като вътрешна програма за съответствие (ВПС), за да гарантират спазването на законодателството на ЕС и националните законови и подзаконови актове за контрол на търговията с изделия с двойна употреба. Обхватът и степента на развитие на тези политики и процедури обикновено се определя от размера и търговската дейност на конкретното дружество.

За да се подпомогнат дружествата да поддържат стриктно спазване на съответното законодателство на ЕС и националните законови и подзаконови актове, в настоящите насоки е представена рамка за идентифициране и управление на въздействието на контрола на търговията с изделия с двойна употреба и за смекчаване на свързаните с това рискове. Насоките са съсредоточени върху 7-те основни елемента за ефективност на ВПС. Всеки основен елемент е подробно описан в раздел „Какво се очаква“, който съдържа описание на целта(ите) на всеки от тези елементи, както и в раздел „Какви стъпки са включени?“, в който допълнително се уточняват действията и се очертават възможните решения за разработване или прилагане на процедури за спазване на изискванията. Настоящият документ завършва с набор от полезни въпроси относно ВПС на дружеството и списък на показатели за риска от отклоняване и „червени флагове“ при подозрителни запитвания или поръчки.

При разработването на насоките на ЕС за ВПС във връзка с контрола на търговията с изделия с двойна употреба се вземат предвид и се надграждат съществуващите подходи за постигане на съответствие при контрола върху износа, и по-специално:

—	насоките за най-добри практики от Васенаарската договореност от 2011 г. относно вътрешните програми за съответствие във връзка със стоките и технологиите с двойна употреба (3),

—	„Ръководство за най-добри практики за промишлеността“ от Групата на ядрените доставчици (NSG) (4),

—	елементите относно ВПС в Препоръка 2011/24/ЕС на Комисията (5),

—	резултатите от четвъртата конференция във Висбаден (2015 г.) „Участие на частния сектор в стратегическия контрол на търговията: Препоръки за ефективни подходи за изпълнение на Резолюция 1540 (2004) на Съвета за сигурност на ООН“,

—	уебсайтът на ръководството за ВПС във връзка с програмата на САЩ от 2017 г. за контрол върху износа и свързаната с него сигурност на границите (6).

Насоките съдържат 7 основни елемента, които не следва да се считат за изчерпателен списък, нито пък редът им да се възприема като класифициране от много важни към по-маловажни. Те се определят като крайъгълните камъни на индивидуалната ВПС на дружеството и имат за цел да подпомагат дружествата при обмислянето на най-подходящите средства и процедури за постигане на съответствие със законодателството на ЕС и националните законови и подзаконови актове за контрол на търговията с изделия с двойна употреба. От засегнатите дружества се очаква да разполагат с редица съществуващи политики и процеси, свързани с контрола на износа. Структурата на основните елементи би могла да улесни тези дружества, когато сравняват подхода си за спазване на изискванията. Може да се очаква, че подходът на дадено дружество към постигането на съответствие, който включва политики и вътрешни процедури поне за всички основни елементи, е в съответствие с насоките на ЕС за ВПС във връзка с контрола на търговията с изделия с двойна употреба. За дружествата, които са в процес на разработване на подход за постигане на съответствие при търговията с изделия с двойна употреба, структурата на основните елементи предлага основна и обща схема за постигането на съответствие от страна на дружеството.

По принцип най-важният аспект при разработването на ВПС е тя да бъде целесъобразна спрямо организацията и дейностите на дружеството, да гарантира лесно разбиране и следване на вътрешните процеси, както и да обхваща ежедневните операции и процедури. Индивидуалните изисквания и характеристики на ВПС ще зависят от размера, структурата и обхвата на специфичната стопанска дейност на дружеството, но също така и от стратегическия характер на неговите изделия и възможни крайни употреби или крайни потребители, от географското разположение на неговите клиенти и от сложността на вътрешните процеси за износ. Ето защо е важно да се подчертае, че по време на разработването на настоящите насоки беше обърнато систематично внимание на потенциалните предизвикателства пред прилагането, с които се сблъскват малките и средните предприятия (МСП).

Отказ от отговорност

Настоящите насоки имат необвързващ характер и не следва да се считат за правен съвет. Настоящите насоки не засягат решенията за разрешения, отговорност за които носят компетентните органи съгласно Регламент (ЕО) № 428/2009.

В случай че желаете да споделите мнение относно съдържанието на настоящия документ, моля, свържете се с вашия компетентен орган (вж. приложение 3).

НАСОКИ НА ЕС ОТНОСНО ВПС ВЪВ ВРЪЗКА С КОНТРОЛА НА ТЪРГОВИЯТА С ИЗДЕЛИЯ С ДВОЙНА УПОТРЕБА

Следните основни елементи са от съществено значение за ефективността на вътрешната програма за съответствие във връзка с контрола на търговията с изделия с двойна употреба:

1.	Ангажимент на висшето ръководство за постигане на съответствие

2.	Структура на организацията, отговорности и ресурси

3.	Обучение и повишаване на осведомеността

4.	Процес и процедури за проверка на сделките

5.	Преглед на изпълнението, одити, докладване и коригиращи действия

6.	Водене на регистри и документация

7.	Физическа и информационна сигурност

За всеки основен елемент в раздел „Какво се очаква?“ се съдържа описание на целта(ите), свързана(и) с ВПС. В раздел „Какви стъпки са включени?“ допълнително се уточняват действията и се очертават възможните решения за разработване или прилагане на процедури за постигане на съответствие.

С оглед на това основните елементи следва да се разбират като „градивни“ елементи за изготвянето на ВПС от дружества, занимаващи се с търговия с изделия с двойна употреба. Всяко дружество следва да опише в своята собствена ВПС как прилага съответните основни елементи, като отчита специфичните за него обстоятелства.

Когато правят това, всички дружества, занимаващи се с търговия с изделия с двойна употреба, следва да вземат предвид по-специално действията, съдържащи се в раздел „Какви са стъпките“, макар че е възможно да се отклоняват от тях, ако има конкретни причини за това.

ОЦЕНКА НА РИСКА

ВПС трябва да бъде съобразена с размера, структурата и обхвата на предприятието, и по-специално с конкретната стопанска дейност на дружеството и свързаните с нея рискове. Следователно, ако дадено дружество иска да разработи или преразгледа своята програма за контрол на търговията с изделия с двойна употреба, се препоръчва да се започне с оценка на риска, за да се определи неговият специфичен профил на риска при търговията с изделия с двойна употреба. Това ще помогне на дружеството да разбере кои аспекти на стопанската му дейност трябва да бъдат обхванати от ВПС и да насочи ВПС към специфичните за дружеството обстоятелства.

В оценката на риска следва внимателно да се оцени продуктовата гама, клиентската база и стопанските дейности, които са или биха могли да бъдат засегнати от контрола на търговията с изделия с двойна употреба. При нея следва да се идентифицират съответните уязвимости и рискове, за да може дружеството да включи начини за смекчаването им в рамките на ВПС. Въпреки че при оценката на риска не могат да са идентифицират всички уязвимости и рискове, пред които може да бъде изправено дружеството в бъдеще, тя ще му осигури по-добра основа за разработване или преразглеждане на ВПС.

Често пъти дружествата вече разполагат с вътрешни процеси на контрол и следователно не е необходимо да започват от нулата при изготвянето на ВПС. Оценката на риска подпомага дружеството да оцени съществуващите си корпоративни политики и процедури спрямо рисковете, свързани с контрола на износа, и да предприеме действия за адаптирането им, ако е необходимо. Използването на синергиите между съществуващите политики и изискванията за контрол на износа е още една стъпка, която трябва да се обмисли от самото начало. Добра практика е например да се добавят кръстосани препратки към принципите и изискванията за контрол на износа в кодекса за поведение на дружеството, ако има такъв.

Резултатите от оценката на риска ще повлияят на необходимите действия и подходящите решения за разработване или прилагане на специфичните процедури за постигане на съответствие от страна на дружеството.

Дружеството може да се опита да извлече максимална полза от предимствата на глобалните решения за ВПС на ниво група, но трябва винаги да спазва цялото приложимо законодателство на ЕС и всички приложими законови и подзаконови актове на държавите членки.

ОДОБРЕН ИКОНОМИЧЕСКИ ОПЕРАТОР (7)

Ако дадено дружество притежава валидно разрешение за одобрен икономически оператор (ОИО), оценката на постигането на съответствие от страна на дружеството, обхващаща съответните митнически дейности, може да бъде взета предвид за целите на разработването или преразглеждането на ВПС.

С оглед на това, че митническите органи са проверили митническите процеси и процедури на вашето дружество, статутът на ОИО може да бъде предимство за въвеждане или преразглеждане на процедури, свързани с някои основни елементи на ВПС, като например водене на регистри и физическа сигурност.

1.   Ангажимент на висшето ръководство за постигане на съответствие

Ефективните ВПС отразяват процес отгоре — надолу, при който висшето ръководство на дружеството отдава значение и осигурява легитимност и организационни, човешки и технически ресурси във връзка с корпоративните ангажименти и културата на постигане на съответствие.

Какво се очаква?

Ангажиментът на висшето ръководство имат за цел да се изгради лидерство в постигането на съответствие (да се даде водещ пример) и корпоративна култура на спазване на изискванията за контрол на търговията с изделия с двойна употреба.

Писмената декларация за подкрепа от страна на висшето ръководство на вътрешните процедури за съответствие повишава информираността на дружеството относно целите на контрола на търговията с изделия с двойна употреба и подобрява спазването на съответното законодателство на ЕС и законовите и подзаконовите актове на държавите членки.

Ангажиментът показва ясна, силна и постоянна воля и подкрепа от страна на висшето ръководство, която намира израз в достатъчно организационни, човешки и технически ресурси за изпълнение на ангажимента на дружеството за постигане на съответствие. Ръководството информира служителите ясно и редовно относно корпоративния ангажимент, за да насърчи култура на постигане на съответствие.

Какви стъпки са включени?

Разработване на декларация за корпоративен ангажимент, в която се посочва, че дружеството спазва цялото законодателство на ЕС и всички законови и подзаконови актове на държавите членки за контрол на търговията с изделия с двойна употреба.

Определяне на конкретните очаквания на ръководството за постигане на съответствие и съобщаване на важността и стойността на ефективните процедури за постигане на съответствие (8).

Декларацията за корпоративен ангажимент трябва да се съобщава ясно и редовно на всички служители (също и на служители, които нямат роля в контрола на търговията с изделия с двойна употреба), за да се насърчава култура на постигане на съответствие (9).

2.   Структура на организацията, отговорности и ресурси

Достатъчните организационни, човешки и технически ресурси са от съществено значение за ефективното разработване и прилагане на процедурите за постигане на съответствие. Без ясна структура на организацията и правилно определени отговорности е твърде вероятно ВПС да страда от липса на надзор и неопределеност на ролите. Наличието на силна структура помага на организациите да решават възникналите проблеми, както и да предотвратяват неразрешените сделки.

Какво се очаква?

Дружеството има вътрешна организационна структура, която е документирана в писмена форма (например в организационна схема) и позволява провеждане на вътрешен контрол на постигането на съответствие. Дружеството определя и назначава лицето(ата), натоварено(и) с цялостната отговорност за гарантиране на корпоративните ангажименти за постигане на съответствие. Следва да се има предвид, че в някои държави членки това лице трябва да бъде член на висшето ръководство.

Всички функции, задължения и отговорности, свързани със спазването на изискванията, се определят, възлагат и свързват помежду си в ред, чрез който ръководството се уверява, че дружеството постига съответствие. Когато е целесъобразно или дори необходимо, функции и/или задължения, свързани с контрола на износа (но не и с цялостната отговорност), могат да бъдат делегирани в рамките на субекта или да бъдат поделени между два или повече корпоративни субекта в рамките на ЕС.

Дружеството осигурява достатъчно служители за всички сфери на дейност, свързани с търговията с изделия с двойна употреба, които са доказали, че притежават необходимите умения. На поне едно лице в дружеството е възложена (но не непременно изключително) функция за контрол на търговията с изделия с двойна употреба. Тази функция може да бъде споделена между корпоративни субекти в рамките на ЕС, стига да се поддържа подходящо ниво на контрол. Следва да се има предвид обаче, че в някои държави — членки на ЕС, това може да не е възможно, тъй като националното законодателство за контрол на износа изисква да бъде назначено специално лице на местно ниво.

Персоналът за контрол на търговията с изделия с двойна употреба следва да бъде максимално защитен срещу конфликт на интереси. Този персонал има право да докладва пряко на лицето(ата), носещо(и) цялостна отговорност за контрола на търговията с изделия с двойна употреба, и следва да има допълнителни правомощия да спира сделки.

Персоналът за контрол на търговията с изделия с двойна употреба трябва да има достъп до съответните законодателни текстове, включително най-новите списъци на контролираните стоки и списъците, отнасящи се до местоназначения и субекти, на които е наложено ембарго или са наложени санкции. Съответните оперативни и организационни процеси и процедури, свързани с контрола на търговията с изделия с двойна употреба, се документират, събират и разпространяват до целия съответен персонал.

Дружеството следва да разполага с актуализиран набор от документирани процеси и процедури (например в ръководство за постигане на съответствие). В зависимост от размера и обема на дейността си дружеството следва да обмисли необходимостта от ИТ поддръжка на вътрешните процедури за постигане на съответствие.

Какви стъпки са включени?

Определете броя на персонала за контрол на търговията с изделия с двойна употреба, като вземете предвид правните и техническите аспекти, които трябва да бъдат обхванати. Възложете функциите по постигане на съответствие при търговията с изделия с двойна употреба на най-малко едно лице в дружеството и се погрижете заместник с равностойна квалификация да може да поеме задачата в случай на отсъствие на първия (например при болест, отпуск и т.н.). В зависимост от средния обем на поръчките това лице може да се занимава само със задачи, свързани с контрола на износа на изделия с двойна употреба, в една част от работното си време.

Ясно идентифицирайте, определете и възложете всички функции, задължения и отговорности, свързани с постигането на съответствие, по възможност в организационна схема. Ясно идентифицирайте функциите по заместване, когато е възможно.

Уверете се, че вътрешната организационна структура за контрол на търговията с изделия с двойна употреба е известна в цялата организация и че вътрешната документация относно тези задачи се актуализира редовно и се разпространява сред служителите. Съобщете в рамките на дружеството данните за контакт с отговорното лице по въпросите на контрола на търговията с изделия с двойна употреба. Ако задължения за контрол на търговията се възлагат на външен изпълнител, трябва да се организират взаимодействието и комуникацията с дружеството.

Определете знанията и уменията, необходими на персонала за контрол на търговията с изделия с двойна употреба. Препоръчително е да бъдат изготвени длъжностни характеристики.

Погрижете се персоналът за контрол на търговията с изделия с двойна употреба да бъде максимално защитен от конфликти на интереси. В зависимост от размера на дружеството отговорността за постигането на съответствие може да бъде възложена на подходящ отдел или сектор. Например: лицето(та), което(които) взема(т) окончателно решение дали стоките могат да бъдат изпратени, не е(са) служител(и) на търговския отдел, а на правния отдел. Такива служили следва да имат право да действат като експерти консултанти, които насочват решенията на дружеството, в резултат на което се постига съответствие на сделките.

Документирайте и разпространете набора от политики и процедури, отнасящи се до контрола на търговията с изделия с двойна употреба, сред всички съответни служители.

Съберете на едно място документираните политики и процедури; обмислете възможността това да е под формата на наръчник за постигане на съответствие.

3.   Обучение и повишаване на осведомеността

Обучението и повишаването на осведомеността относно контрола на търговията с изделия с двойна употреба са особено важни, за да могат служителите да изпълняват надлежно своите задачи и да приемат сериозно задълженията за постигане на съответствие.

Какво се очаква?

Чрез провеждане на обучение дружеството гарантира, че персоналът за контрол на търговията с изделия с двойна употреба е запознат с всички съответни разпоредби за контрол на износа, както и с ВПС на дружеството и всички изменения към нея. Примерите за материали за обучение включват външни семинари, абонамент за информационни сесии, предлагани от компетентните органи, вътрешни обучения и т.н.

Освен това дружеството провежда мероприятия за повишаване на информираността на служителите на всички съответни нива.

Какви стъпки са включени?

Осигурете задължително продължаващо обучение за целия персонал за контрол на търговията с изделия с двойна употреба, за да се гарантира, че той разполага със знания за спазване на разпоредбите и на ВПС на дружеството.

Гарантирайте чрез обучение, че всички съответни служители са запознати с всички приложими и свързани с търговията с изделия с двойна употреба законови и подзаконови актове, политики и контролни списъци и с всички техни изменения веднага щом бъдат оповестени от компетентните органи. Ако е възможно, обмислете провеждането на персонализирани обучения.

Разработете мероприятия за общо повишаване на осведомеността на всички служители и дейности за специализирано обучение, например относно покупки, проектиране, управление на проекти, експедиране, обслужване на клиенти и фактуриране.

Обмислете, когато е целесъобразно, използването на национални или европейски инициативи за обучение за контрол на търговията с изделия с двойна употреба.

Когато е възможно, включете извлечени поуки от прегледи на изпълнението, одити, доклади и коригиращи действия в програмите си за обучение или за повишаване на осведомеността относно износа.

4.   Процес и процедури за проверка на сделките

По отношение на оперативното изпълнение проверката на сделките е най-важният елемент на ВПС. Този елемент включва вътрешните мерки на дружеството, чрез които се гарантира, че нито една сделка не се осъществява без необходимия лиценз или в нарушение на съответното търговско ограничение или забрана.

При процедурите за проверка на сделките се събира и анализира съответната информация относно класификацията на изделията, оценката на риска от сделката, определянето на лиценза и заявлението за лиценз, както и контрола след лицензирането.

Мерките за проверка на сделките позволяват на дружеството също така да разработи и поддържа определен стандарт на внимание за справяне със съмнителни запитвания или поръчки.

Какво се очаква?

Дружеството установява процес за оценка дали дадена сделка, включваща стоки с двойна употреба, подлежи на национален или европейски контрол на търговията с изделия с двойна употреба, и определя приложимите процеси и процедури. В случай на сделки на постоянна основа те трябва да се проверяват периодично.

Този основен елемент се разделя на:

—	класификация на изделия, стоки, софтуер и технологии,

—

оценка на риска при сделки, включително: — проверки на местоназначения и субекти (10), на които е наложено ембарго или са наложени санкции във връзка с търговията, или на чувствителни местоназначения и субекти, — проверка на заявената крайна употреба и на участващите страни, — проверка на риска от отклоняване, — „универсален контрол“ за стоки с двойна употреба, които не са включени в списък,

—	определяне на лицензионни изисквания и на заявление за лиценз, както е целесъобразно, включително за брокерска дейност и дейности по трансфер и транзит, както и

—	контрол след лицензиране, включително контрол на пратките и спазване на условията на разрешението.

В случай на съмнение или подозрение по време на процеса на проверка на сделките, по-специално по отношение на резултатите от проверката на декларираната крайна употреба и на участващите страни или проверката на риска от отклоняване, моля, консултирайте се с компетентния орган в държавата — членка на ЕС, в която е установено вашето дружество.

Проверката на сделките може да се извършва ръчно или с помощта на автоматизирани инструменти в зависимост от нуждите и ресурсите на вашето дружество.

Какви стъпки са включени?

Класификация на изделията

Класификацията на изделията има за цел да се определи дали изделията са включени в списък. Това се постига чрез сравняване на техническите характеристики на дадено изделие с европейските и националните списъци за контрол на изделията с двойната употреба. Ако е приложимо, посочете дали изделието подлежи на ограничителни мерки (включително санкции), наложени от ЕС или от държавата — членка на ЕС, в която е установено вашето дружество.

Следва да имате предвид, че за изделия с двойна употреба, независимо дали са физически продукт, софтуер или технология, може да се изисква лиценз по различни причини.

Обърнете специално внимание на класификацията на компонентите и резервните части с двойна употреба и на класификацията на софтуера и технологиите с двойна употреба, които могат да се прехвърлят по електронна поща или да се предоставят — например чрез услуга „в облак“ в чужбина.

Съберете информация за възможните злоупотреби с вашите изделия с двойна употреба в контекста например на разпространението на конвенционални военни изделия или на ОМУ. Разпространете тази информация в дружеството.

Препоръчително е да поискате информация от вашия(те) доставчик(ци) за класификацията на материалите, компонентите и подсистемите с двойна употреба, които се обработват или интегрират от вашето дружество, включително за машините, използвани в производството. Отговорност на вашето дружество е да провери класификацията, получена от доставчика(ците).

Както се изисква в член 22, параграф 10 от Регламент (ЕО) № 428/2009 за режима на Общността за контрол на изделия и технологии с двойна употреба, в търговските документи, отнасящи се до трансфер в рамките на ЕС, се указва — с препратка към съответното законодателство — че сделката включва стоки с двойна употреба и те са предмет на мерки за контрол при износ от ЕС.

Оценка на риска от сделката

Проверки на местоназначения и субекти, на които са наложени ембарго или санкции, или на чувствителни местоназначения и субекти

Уверете се, че нито една от участващите страни (посредници, купувач, получател или краен потребител) не подлежи на ограничителни мерки (санкции), като направите справка с актуализираните списъци на санкциите (11).

Проверка на заявената крайна употреба и на участващите страни

Поставете си като цел да познавате клиентите си и крайната употреба, която са заявили за вашите продукти.

Запознайте се с информацията, предоставена от вашия компетентен орган, относно правилата на ЕС и националните правила и изисквания относно заявленията за крайна употреба. Дори и без национално задължение за представяне на правилно попълнено и подписано заявление за крайна употреба заявлението за крайна употреба може да представлява полезно средство за проверка на надеждността на крайния потребител/получател, като информацията може да се използва за определяне дали се изисква разрешително за изделия с двойна употреба, които не са включени в списък, когато са изразени опасения във връзка със заявената крайната употреба съгласно условията на член 4 от Регламент (ЕО) № 428/2009 (12).

Бъдете бдителни за признаци за риск от отклоняване и за подозрителни запитвания или поръчки, например преценете дали заявената крайна употреба е в съответствие с дейностите и/или пазарите на крайния потребител. Приложение 2 съдържа списък с въпроси в подкрепа на проверката на заявената крайна употреба и на участващите страни.

Проверка на риска от отклоняване

Бъдете бдителни за признаци за риск от отклоняване и за подозрителни запитвания или поръчки. Приложение 2 съдържа списък с въпроси в подкрепа на проверката на риска от отклоняване.

Обърнете особено внимание на универсалния контрол на стоките с двойна употреба, които не са включени в списък, ако при проверката на заявената крайна употреба и на участващите страни или при проверката на риска от отклоняване се установява информация, пораждаща загриженост по смисъла на член 4 от Регламент (ЕО) № 428/2009.

„Универсален контрол“ за стоки с двойна употреба, които не са включени в списък

Уверете се, че дружеството е въвело процедури, в съответствие с които се определя дали то „знае“ за съществуването на информация, пораждаща загриженост относно заявената крайна употреба (съгласно условията на член 4 от Регламент (ЕО) № 428/2009). Ако износителят „знае“, дружеството гарантира, че не извършва износ, без да уведоми компетентния орган и без да е получило окончателното решение на компетентния орган.

За случаите, в които износителят е „информиран“ от компетентните органи, че е налице информация, пораждаща загриженост по отношение на заявената крайна употреба (съгласно условията на член 4 от Регламент (ЕО) № 428/2009), дружеството трябва има процедури за осигуряване на бърз поток на информацията и незабавно спиране на износа. Трябва да се гарантира, че износът не се осъществява, без да е получено разрешение от компетентния орган.

Определяне на лиценз и заявление за лиценз, включително за брокерска дейност и дейности по трансфер и транзит

Погрижете се вашето дружество да разполага с данните за контакт на компетентния орган за контрол на износа.

Съберете и разпространете информация за обхвата на видовете лицензи (включително индивидуални, глобални и генерални лицензи) и контролираните дейности (включително износ, брокерска дейност, трансфер и транзит), както и относно процедурите за подаване на заявление за лиценз, свързани с приложимия европейски и национален контрол на търговията с изделия с двойна употреба.

Информирайте се за не толкова очевидните контролирани видове износ (като например износ чрез услуги в „облак“ или чрез личен багаж на лице) и за мерките за контрол на търговията с изделия с двойна употреба по отношение на дейности, различни от износ, като например техническа помощ или брокерска дейност.

Контрол след лицензиране, включително контрол на пратките и спазване на условията на разрешението

Преди действителното изпращане следва да се извърши окончателна проверка, че са били надлежно предприети всички стъпки за гарантиране на постигането на съответствие. Това е подходящ момент да се провери дали изделията са правилно класифицирани, дали са открити „червени флагове“, дали е извършена ефективна проверка на субектите и дали има валиден лиценз за пратката.

В случай на междувременна промяна на съответното законодателство е необходима окончателна оценка на риска от сделката, например ако стоката вече е включена в списък на стоки с двойна употреба или на крайния потребител е наложена санкция.

Въведете процедура, чрез която артикулите могат да бъдат спрени или задържани, когато някое от изискванията не е спазено или когато се появят „червени флагове“. Изделията следва да бъдат освобождавани само от лице, което е натоварено с отговорността за постигането на съответствие.

Уверете се, че сроковете и условията на лиценза са спазени (включително докладването).

Имайте предвид, че всички промени в данните на дружеството износител (като например име, адрес и правен статут), данните за крайния потребител и/или посредниците и данните за разрешените изделия могат да повлияят на валидността на вашия лиценз.

5.   Преглед на изпълнението, одити, докладване и коригиращи действия

ВПС не е статичен набор от мерки и следователно трябва да се преразглежда, тества и преработва, ако това е необходимо за гарантиране на постигането на съответствие.

При прегледите и одитите на изпълнението се проверява дали ВПС се изпълнява до достигане на оперативно удовлетворение и дали е в съответствие с приложимите национални и европейски изисквания за контрол на износа.

Правилно функциониращата ВПС съдържа ясни процедури за докладване относно действията на служителите за уведомяване и поетапните действия при наличие на предполагаем или установен случай на липса на съответствие. Като част от солидната култура на спазване на изискванията служителите трябва да се чувстват уверени и спокойни, когато повдигат въпроси или изразяват опасения относно добросъвестното постигане на съответствие.

Прегледът на изпълнението, одитите и процедурите за докладване са предназначени за откриване на несъответствия, за да се изяснят и преразгледат рутинните процедури, ако водят (съществува риск да доведат) до липса на съответствие.

Какво се очаква?

Дружеството разработва процедури за преглед на изпълнението, за да провери ежедневната работа по постигане на съответствие в дружеството, както и дали операциите по контрол на износа се изпълняват по подходящ начин в съответствие с ВПС. Прегледът на изпълнението се извършва в рамките на дружеството и позволява ранно откриване на случаи на липса на съответствие и разработване на последващи мерки за контрол на щетите. По този начин прегледът на изпълнението намалява рисковете за дружеството.

Дружеството е въвело процедури за провеждане на одити, които представляват систематични, целенасочени и документирани проверки за потвърждаване на правилното изпълнение на ВПС. Одитите могат да бъдат вътрешни или да се провеждат от квалифицирани външни специалисти.

Докладването се състои от набор от процедури за персонала, осъществяващ контрол на търговията с изделия с двойна употреба, и за другите имащи отношение служители относно мерките за уведомяване и поетапните мерки, които трябва да се предприемат при наличие на предполагаеми или установени случаи на липса на съответствие при търговията с изделия с двойна употреба. Докладването не обхваща задълженията за външно докладване, например в случай че вашето дружество е регистрирано за използване на генерално разрешение за износ на Съюза съгласно условията на Регламент (ЕО) № 428/2009.

Коригиращите действия включват набор от коригиращи действия за гарантиране на правилното прилагане на ВПС и отстраняване на идентифицираните слабости в процедурите за постигане на съответствие.

Какви стъпки са включени?

Въведете механизми за контрол на случаен принцип като част от ежедневните операции, чрез които да следите свързания с контрола на търговията работен поток в рамките на дружеството, за да се гарантира, че всички нарушения се откриват на ранен етап. Друг подход е да се използва „принципът на четирите очи“, при който решенията за контрол на търговията се преглеждат и проверяват два пъти.

Разработете и провеждайте одити за проверка на проектирането, адекватността и ефективността на ВПС.

Погрижете се всички аспекти на вътрешната програма за спазване на изискванията да са включени в одита.

Погрижете се служителите да се чувстват уверени и спокойни, когато повдигат въпроси или изразяват опасения относно добросъвестното постигане на съответствие.

Установете процедури за подаване на сигнали за нарушения и за задействане на поетапни процедури, чрез които да се управляват действията на служителите при наличие на предполагаем или установен случай на липса на съответствие при търговията с изделия с двойна употреба. Тази възможност може да бъде предоставена и на трети страни.

Документирайте писмено всички предполагаеми нарушения на националното законодателство и законодателството на ЕС за контрол на изделията с двойна употреба и свързаните с тях коригиращи мерки.

Предприемете ефективни коригиращи действия за адаптиране на операциите за контрол на износа или ВПС в съответствие с констатациите от прегледа на изпълнението, одита на системата за ВПС или докладите. Препоръчително е тези констатации, включително преразглеждането на процедурите и коригиращите действия, да се споделят с персонала и ръководителите, ангажирани с контрола на търговията с изделия с двойна употреба. След като коригиращите действия бъдат изпълнени, е препоръчително изменените процедури да бъдат съобщени на всички засегнати служители.

Диалогът с вашия компетентен орган може да допринесе за контрола на щетите и възможните начини за засилване на контрола на износа, осъществяван от дружеството.

6.   Водене на регистри и документация

Пропорционалното, точно и проследимо водене на регистри, свързани с контрола на търговията с изделия с двойна употреба, е от съществено значение за усилията на вашето дружество по отношение на постигането на съответствие. Наличието на всеобхватна система за водене на регистри ще бъде от помощ за дружеството ви при извършване на прегледи и одити на изпълнението и при спазване на изискванията на ЕС и/или на националните изисквания за съхраняване на документите и ще улесни сътрудничеството с компетентните органи в случай на запитване относно контрола на търговията с изделия с двойна употреба.

Какво се очаква?

Воденето на регистри включва набор от процедури и насоки за съхраняване на правни документи, управление на записите и проследяване на дейностите, свързани с контрола на търговията с изделия с двойна употреба. Воденето на регистри за някои документи се изисква по закон, но в интерес на вашето дружество може да бъде и съхраняването на някои други документи (например вътрешен документ, в който се описва техническото решение за класифициране на изделие). Когато всички необходими записи са събрани и правилно документирани, това позволява по-ефективно търсене и извличане по време на ежедневните дейности за контрол на търговията с изделия с двойна употреба, както и по време на периодичните одити.

Какви стъпки са включени?

Проверете законовите изисквания за водене на регистри (период на съхранение, обхват на документите и т.н.) в съответното законодателство на ЕС и националното законодателство на държавата — членка на ЕС, в която е установено дружеството.

За да се гарантира, че цялата съответна документация е налична, помислете за определяне на изисквания за съхранение на записи в договорите с посредници, включително спедитори и дистрибутори.

Създайте адекватна система за документиране и извличане във връзка с контрола на търговията с изделия с двойна употреба. Висококачественото индексиране и възможностите за търсене са от съществено значение както за системите на хартия, така и за електронните системи.

Уверете се, че документите, свързани с контрола на износа, се поддържат по систематичен начин и могат да бъдат предоставени незабавно на компетентния орган или на други външни лица за проверки или одити.

Препоръчително е да се води регистър на предишните контакти с компетентния орган също и във връзка с контрола на крайната употреба (крайния потребител) на изделия с двойна употреба, които не са включени в списък, както и в случай на консултация относно техническата класификация.

7.   Физическа и информационна сигурност

Контролът върху търговията с изделия с двойна употреба, включително софтуер и технологии, се осъществява по причини, свързани с (между)националната сигурност и целите на външната политика. Поради своята чувствителност изделията с двойна употреба следва да бъдат „защитени“, а въвеждането на подходящи мерки за сигурност допринася за ограничаване на рисковете от неразрешено изнасяне на контролирани изделия или от неразрешен достъп до тях. Мерките за физическа сигурност са важни, но поради самото естество на контролирания софтуер или контролираната технология в електронна форма гарантирането на постигането на съответствие в търговията с изделия с двойна употреба може да бъде особено голямо предизвикателство и да изисква мерки за информационна сигурност.

Какво се очаква?

Под физическа и информационна сигурност се разбира набор от вътрешни процедури, които имат за цел да гарантират предотвратяването на неразрешен достъп до или изнасяне на изделия с двойна употреба от служители, изпълнители, доставчици или посетители. Посредством тези процедури се изгражда култура на сигурност в рамките на дружеството и се гарантира, че изделията с двойна употреба, включително софтуерът и технологиите, не могат да бъдат загубени и не могат лесно да бъдат откраднати или изнесени без валиден лиценз.

Какви стъпки са включени?

Физическа сигурност

Погрижете се в съответствие с оценката на риска, изготвена от дружеството, да се гарантира, че контролираните изделия с двойна употреба са защитени срещу неразрешено изнасяне от служители или трети лица. Мерките, които биха могли да бъдат разгледани, включват например физическа защита на стоките, създаване на зони с ограничен достъп и контрол на персонала при влизане или излизане.

Информационна сигурност

Установете основни мерки и процедури за защитено съхранение и защитен достъп до контролиран софтуер или технологии с двойна употреба в електронна форма, включително проверки чрез антивирусни програми, криптиране на файлове, одитни пътеки и дневници, контрол на достъпа на потребителите и защитни стени. Ако е приложимо за вашето дружество, обмислете защитни мерки за качване на софтуер или технология в „облак“, съхраняването им в „облак“ или предаването им чрез „облак“.

---

(1)  Регламент (ЕО) № 428/2009.

(2)  За целите на настоящия документ терминът „дружества“ следва да се разбира в широк смисъл. Той включва изследователски, академични и други субекти, квалифицирани като „износители“ съгласно Регламент (ЕО) № 428/2009. В настоящите насоки не се предоставят (на този етап) специфични за различните сектори и участници съвети.

(3)  Вж. също https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4)  Вж. също http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5)  Препоръка 2011/24/ЕС на Комисията от 11 януари 2011 г. за сертифицирането на предприятията в областта на отбраната по член 9 от Директива 2009/43/ЕО на Европейския парламент и на Съвета за опростяване на реда и условията за трансфер на продукти, свързани с отбраната, вътре в Общността (ОВ L 11, 15.1.2011 г., стр. 62).

(6)  Вж. също http://icpguidelines.com

(7)  Вж. също https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8)  В декларацията за корпоративен ангажимент може например да се посочи, че при никакви обстоятелства износът, брокерската дейност, транзитът или трансферът не могат да бъдат осъществявани в противоречие със законодателството на ЕС и законовите и подзаконовите актове на държавите членки за контрол на търговията с изделия с двойна употреба от което и да е лице, действащо от името на дружеството. За да се засили разбирането за необходимостта от контрол на износа, в декларацията може накратко да се обяснят неговите цели. В нея може също така да се подчертае значението на спазването от страна на служителите на изискванията за контрол на износа, за да разберат служителите възможните сценарии за неспазване на изискванията, като бъдат запознати с рисковете от неразрешени сделки и възможните последствия (наказателни, репутационни, финансови, дисциплинарни и други) за дружеството и участващите служители. Препоръчително е ангажиментът на ръководството да се запази възможно най-опростен.

(9)  Дружествата биха могли също така да обмислят възможността за публично разпространение на декларацията чрез корпоративни уебсайтове и други търговски канали, за да информират трети страни за ангажимента си за постигане на съответствие в контрола на износа.

(10)  Така наречените „чувствителни местоназначения и субекти“ включват не само такива, на които са наложени ембарго или санкции, но и други местоназначения, до които изпращането на (определени) изделия с двойна употреба може да бъде от решаващо значение в конкретни случаи, например поради разпространението на ОМУ или загриженост във връзка с правата на човека, както е определено от компетентния орган. По отношение на правата на човека, моля, имайте предвид, че приложими могат да бъдат и други регламенти, например Регламент (ЕС) 2019/125 на Европейския парламент и на Съвета (ОВ L 30, 31.1.2019 г., стр. 1), с който се въвежда контрол върху износа на стоки, които могат да бъдат използвани за смъртно наказание или за изтезания.

(11)  Помощ при извършването на проверка за наличието на санкции може да бъде получена от консолидирания списък за санкциите на ЕС (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en), както и от картата за санкциите на ЕС (https://www.sanctionsmap.eu).

(12)  В случай че вашият клиент не е запознат с искането за заявление за крайна употреба, обмислете изготвянето на придружаващо писмо (от една страница), в което се обясняват основните положения на контрола на търговията с изделия с двойна употреба и се посочва, че исканият документ ускорява кандидатстването за лиценз или дори е необходим за получаването на лиценз.