(1)

Комисията провежда административни разследвания, преддисциплинарни и дисциплинарни производства и процедури за временно отстраняване от длъжност въз основа на член 86 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз (1) и в съответствие с приложение IX към него, както и на Решение C (2004) 1588 на Комисията (2). Тези задачи са главно отговорност на Службата за разследвания и дисциплинарни въпроси на Комисията („IDOC“), която е дирекция към Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“. Дисциплинарното производство може да включва разследвания, които се водят от Дисциплинарния съвет на Комисията съгласно член 17 от приложение IX към Правилника за длъжностните лица.

(2)

В рамките на тези дейности съответните служби на Комисията събират и обработват съответната информация. Тази информация включва лични данни, в частност идентификация, данни за връзка и данни за поведението. Съответните служби на Комисията предават лични данни на други служби на Комисията в съответствие с принципа „необходимост да се знае“.

(3)

Личните данни се съхраняват в сигурна физическа и електронна среда с цел предотвратяване на незаконния достъп до тях или предаване на данни на лица, които не е необходимо да се запознават с тях. След края на обработването данните се съхраняват в съответствие с приложимите правила на Комисията (3).

(4)

При изпълнението на своите задачи Комисията е длъжна да зачита правата на физическите лица по отношение на обработването на лични данни, признати в член 8, параграф 1 от Хартата на основните права на Европейския съюз и в член 16, параграф 1 от Договора, както и правата, предвидени в Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета (4), с който бе заменен Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (5). В същото време от Комисията се изисква да спазва строги правила за поверителност и професионална тайна и да гарантира зачитането на процесуалните права на засегнатите лица и свидетели, и по-специално на презумпцията за невиновност на съответните лица.

(5)

При определени обстоятелства е необходимо да се съгласуват правата на субектите на данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 с необходимостта от ефективност на административните разследвания, преддисциплинарните и дисциплинарните производства и процедурите за временно отстраняване от длъжност, както и с безусловното зачитане на основните права и свободи на други субекти на данни. За тази цел с член 25, параграф 1, букви в), ж) и з) от Регламент (ЕС) 2018/1725 на Комисията се предоставя възможността да ограничава прилагането на членове 14—17, член 19, член 20 и член 35, както и принципа за прозрачност, посочен в член 4, параграф 1, буква а), доколкото неговите разпоредби съответстват на правата и задълженията, предвидени в членове 14—17, член 19, член 20 и член 35 от посочения регламент.

(6)

Това може, по-специално, да засяга предоставянето на информация относно обработването на личните данни на заинтересованото лице при започването на административно разследване. Предоставянето на такава информация може да засегне способността на Комисията да проведе административното разследване, например поради това, че съответното лице би могло да унищожи доказателства, преди те да бъдат разгледани от Комисията или да възпрепятства потенциалните свидетели преди те да бъдат изслушани. По същия начин предоставянето на достъп до лични данни по време на фази на производство, в рамките на което заинтересованото лице не разполага с достъп до досието, като това по време на предварителната оценка или на административното разследване, би могло да разкрие информация, която би могла да се отрази негативно върху провеждането на административно разследване. И в двата случая ограничаването на правата на засегнатото лице може да се налага, за да се запази функция по наблюдение, проверка или регламентиране, свързана с упражняването на публична власт в случаите, в които е засегната важна цел от общ обществен интерес на Съюза, а именно гарантирането, че служителите на Комисията спазват своите законови задължения и имат етично поведение.

(7)

Може да се наложи и ограничаване на правото на достъп до лични данни от страна на съответното лице, когато този достъп би разкрил информация за свидетел или лице, сигнализиращо за нередност, който е поискал самоличността му да не бъде разкривана. В такъв случай Комисията може да вземе решение за ограничаване на достъпа до твърдение, отнасящо се до заинтересованото лице, за да се защитят правата и свободите на този свидетел или лице, сигнализиращо за нередност.

(8)

За да се гарантират поверителността и ефективността на административни разследвания, преддисциплинарни и дисциплинарни производства и процедури за временно отстраняване от длъжност при спазване на стандартите за защита на личните данни по Регламент (ЕС) 2018/1725 е необходимо да се приемат вътрешни правила, по силата на които Службата може да ограничи правата на субектите на данни в съответствие с член 25, параграф 1, букви в), ж) и з) от Регламент (ЕС) 2018/1725 на Комисията.

(9)

Вътрешните правила следва да се прилагат за всички операции по обработката, осъществявани от Комисията при изпълнението на задачите ѝ, включително операциите по обработка, извършени преди образуването на административно разследване и по време на помощта и сътрудничеството, предоставени от Комисията на националните органи и международните организации извън рамките на нейната дейност.

(10)

С цел спазване на членове 14, 15 и 16 от Регламент (ЕС) 2018/1725 Комисията следва да информира всички физически лица за своите дейности, включващи обработването на техните лични данни, както и за техните права по прозрачен и последователен начин чрез информация за политиката за защита на личните данни, публикувана на уебсайта на Комисията. Освен това Комисията следва да информира в подходящ формат поотделно субектите на данни, участващи в административни разследвания, преддисциплинарни и дисциплинарни производства или процедури за временно отстраняване от длъжност.

(11)

Освен това с цел да се поддържа ефективно сътрудничество може да се наложи Комисията да ограничи прилагането на правата на субектите на данни, за да предпази операциите по обработване, извършвани от други институции, органи, служби и агенции на Съюза или от органите на държавите членки, както и от органи на трети държави и международни организации. За тази цел Комисията следва да се консултира с тези институции, органи, служби, агенции, органи на трети държави и международни организации относно съответните основания за налагането на ограничения, както и за необходимостта и пропорционалността на ограниченията, освен ако това би изложило на риск дейностите на Комисията.

(12)

Възможно е също така на Комисията да се наложи да ограничи предоставянето на информация на субектите на данни и прилагането на други права на субектите на данни във връзка с лични данни, получени от трети държави или международни организации, за да изпълни задължението си за сътрудничество с тези държави или организации и да опази по този начин важна цел от обществен интерес на Съюза. Въпреки това при някои обстоятелства интересът или основните права на субекта на данните могат да надделеят над интереса на международното сътрудничество.

(13)

Комисията следва да борави с всички ограничения по прозрачен начин и да регистрира всяко прилагане на ограничения в съответния регистър.

(14)

В съответствие с член 25, параграф 8 от Регламент (ЕС) 2018/1725 администраторите на лични данни могат да отложат, пропуснат или откажат да предоставят информация на субекта на данните за причините за прилагането на ограничение, ако предоставянето на тази информация би изложило по някакъв начин на риск целта на ограничението. Това се отнася по-конкретно до ограниченията по отношение на правата, предвидени в членове 16 и 35 от Регламент (ЕС) 2018/1725.

(15)

Комисията следва редовно да извършва преглед на наложените ограничения, за да гарантира, че правата на субекта на данни да бъде информиран в съответствие с членове 16 и 35 от Регламент (ЕС) 2018/1725 са ограничени само дотолкова, доколкото тези ограничения са необходими, за да може Комисията да проведе своите административни разследвания, преддисциплинарни и дисциплинарни производства и процедури за временно отстраняване от длъжност.

(16)

Ако бъдат ограничени други права на субектите на данни, администраторът следва да прецени за всеки отделен случай дали съобщаването на ограничението би изложило на риск неговата цел.

(17)

Длъжностното лице за защита на данните на Европейската комисия следва да извършва независим преглед на прилагането на ограниченията с цел осигуряване на спазването на настоящото решение.

(18)

Европейският надзорен орган по защита на данните излезе със становище на 5 декември 2018 г.,