Решение на Европейския омбудсман за приемане на правила за прилагане

2.1. Омбудсманът приема жалби, подадени в писмена форма на електронен или хартиен носител. Омбудсманът предприема подходящи мерки за подпомагане на лица с увреждания да упражнят правото си за подаване на жалба до омбудсмана.

2.2. Жалбоподателят посочва всяка информация в жалбата, която счита за поверителна. Посочването от жалбоподателя на информация като поверителна не е пречка за омбудсмана да съобщи информацията на заинтересуваната институция, за целите на извършване на разследване.

2.3. Омбудсманът разглежда всяка петиция, предадена на омбудсмана от Европейския парламент със съгласието на подателя на тази петиция, като жалба.

2.4. При определени условия и със съгласието на жалбоподателя, омбудсманът може да отнесе жалбата до друг компетентен орган.

3.1. Омбудсманът определя дали жалбата е в неговите правомощия и ако е така, дали е допустима в съответствие с член 2 от Статута. Секретариатът може да поиска от жалбоподателя да предостави допълнителна информация или документи, за да може омбудсманът да вземе такова решение.

3.2. Ако жалбата е извън правомощията на омбудсмана или е недопустима, омбудсманът прекратява преписката по жалбата.

3.3. Омбудсманът решава дали има основания за извършване на разследване по дадена допустима жалба. Ако омбудсманът прецени, че няма основания за извършване на разследване, омбудсманът прекратява преписката по жалбата.

Дейности за събиране на информация в хода на разследванията

4.1. Когато омбудсманът установи основания за започване на разследване, омбудсманът определя кои от твърденията на жалбоподателя попадат в обхвата на разследването.

4.2. Омбудсманът може да поиска от заинтересуваната институция да предостави отговор във връзка с тези твърдения. Омбудсманът може също така да поиска от заинтересуваната институция да изложи в отговора си своята гледна точка относно конкретни аспекти на твърденията, както и по конкретни въпроси, породени от жалбата или свързани с нея.

4.3. Омбудсманът може да поиска от институцията да изпрати информация или документи на омбудсмана. Омбудсманът може, след консултация със заинтересуваната институция, да разпореди проверка на съответните документи.

4.4. Отговорите на институцията по въпросите, посочени в точки 4.2 и 4.3, се предоставят в срока, посочен от омбудсмана, който по принцип не превишава три месеца. Точният срок за предоставяне на отговора следва да бъде разумен, като се има предвид сложността и спешността на разследването. Ако омбудсманът прецени, че разследването е от обществен интерес, срокът за отговор следва да бъде възможно най-кратък в рамките на разумните граници. Ако заинтересуваната институция не е в състояние да предостави отговор на омбудсмана в определения срок, тя прави обосновано искане за удължаване.

4.5. Омбудсманът може да поиска от заинтересуваната институция да организира среща с омбудсмана с цел да бъдат изяснени въпросите, попадащи в обхвата на разследването.

4.6. Омбудсманът може да поиска от длъжностни лица или други служители на институцията да свидетелстват в съответствие с правилата, определени в Статута. Омбудсманът може да реши свидетелят да даде показания при условия на поверителност.

4.7. Омбудсманът може, за целите на извършване на разследването, да поиска от съответната държава членка, посредством нейното постоянно представителство, да предостави информация или документи, свързани с твърденията за лошо управление на дадена институция, в съответствие с правилата, определени в Статута.

4.8. Когато институция или държава членка предоставя информация или документи на омбудсмана съгласно точки 4.2, 4.3, 4.5 или 4.7, тя трябва ясно да посочи всяка информация, която счита за поверителна. Омбудсманът не оповестява такава поверителна информация нито пред жалбоподателя, нито пред широката общественост без предварителното съгласие на заинтересуваната институция или на държавата членка.

4.9. Ако институцията или държавата членка не окаже на омбудсмана съдействието, описано в точки 4.2, 4.3, 4.5 или 4.7, омбудсманът напомня на заинтересуваната институция или на държавата членка защо това съдействие е необходимо. Ако след обсъждане със заинтересуваната институция или с държавата членка въпросът не може да бъде решен удовлетворително за омбудсмана, омбудсманът уведомява Европейския парламент и иска от него да предприеме действия, които счита за целесъобразни.

4.10. Омбудсманът може, за целите на извършване на разследване, да поиска от жалбоподателя или от която и да е трета страна да предостави на омбудсмана информация или документи, или да даде разяснения по информация или документи, предоставени вече на омбудсмана. Омбудсманът може да поиска среща с жалбоподателя с цел изясняване на въпросите, попадащи в обхвата на разследването.

4.11. Омбудсманът може да възложи проучвания или експертни доклади, които смята за важни за разследването.

5.1. Ако омбудсманът прецени, че по жалбата може да се постигне решение, омбудсманът се стреми да намери решение със заинтересувана институция.

5.2. Заинтересуваната институция отговаря на предложението за решение на омбудсмана в посочения срок, който по принцип не надвишава три месеца. Точният срок за предоставяне на отговора следва да бъде разумен, като се има предвид сложността и спешността на разследването. Ако омбудсманът прецени, че разследване е от обществен интерес, срокът за отговор следва да бъде възможно най-кратък в разумните граници. Ако заинтересуваната институция не е в състояние да предостави отговор на омбудсмана в определения срок, тя прави обосновано искане за удължаване.

5.3. Омбудсманът предоставя на жалбоподателя копие от предложението за решение и отговора на институцията на това предложение, след като получи отговор от заинтересуваната институция. Жалбоподателят може да изпрати коментари на омбудсмана в едномесечен срок.

6.1. В хода на разследването омбудсманът може да направи предложения за подобрения във връзка с въпросите, отнасящи се до разследването.

6.2. Когато омбудсманът установи, че липсва лошо управление, че е намерено решение или че липсват основания за по-нататъшни разследвания, разследването се прекратява с решение, в което се посочват констатации. Омбудсманът изпраща решението на жалбоподателя и на заинтересуваната институция.

6.3. Когато омбудсманът установи случай на лошо управление, омбудсманът отправя подходяща(и) препоръка(и) до заинтересуваната институция в съответствие с член 3, параграф 6 от Статута и отправя искане към заинтересуваната институция да представи становище по препоръката(ите) в срок от три месеца. В становището се посочва дали и, ако да, как институцията е изпълнила или възнамерява да изпълни препоръката(ите). Омбудсманът препраща становището на жалбоподателя, който може да представи коментари по него в едномесечен срок.

6.4. Ако омбудсманът узнае, че въпросът, който разследва, е станал предмет на съдебно производство, омбудсманът приключва разследването и уведомява жалбоподателя и институцията.

Приключване на разследванията при установяване на лошо управление и доклади до Парламента

7.1. Омбудсманът, след като извърши анализ на становището на заинтересуваната институция и на евентуалните коментари, представени от жалбоподателя в съответствие с член 6.3 от настоящото решение, може да приключи разследването, като посочи окончателни констатации.

7.2. Омбудсманът се отчита редовно пред Европейския парламент за своите разследвания, включително чрез годишен доклад.

7.3. Омбудсманът може да представи пред Европейския парламент специален доклад относно всяко разследване, при което омбудсманът установява лошо управление и което според омбудсмана е с голяма значимост за обществото.

8.1. Омбудсманът провежда разследвания по собствена инициатива, които счита за обосновани.

8.2. Процедурите, приложими за разследванията, предприети в резултат на жалба, се прилагат, доколкото са подходящи, към разследванията по собствена инициатива.

9.1. Ако омбудсманът прецени за уместно, може да предприеме стъпки, за да гарантира, че жалбата се разглежда приоритетно с оглед на стратегическите цели.

9.2. Омбудсманът уведомява жалбоподателя за напредъка по разследването в рамките на необходимото. Ако омбудсманът счита, че е необходимо изясняване заедно с жалбоподателя на даден аспект от отговора на институцията до омбудсмана, може да реши да предостави на жалбоподателя отговора на заинтересуваната институция. Ако омбудсманът реши да постъпи по този начин, може да предостави на жалбоподателя и копие от писмото на омбудсмана до институцията с искане на отговор.

9.3. Омбудсманът може да оповестява неповерителната информация за хода на разследването. По-специално, при разследвания от обществен интерес омбудсманът може да оповести писмата, които изпраща на институциите или на държавите членки, както и отговорите на тези писма.

9.4. Омбудсманът съхранява документите, получени от институцията или държавата членка по време на разследването и обявени за поверителни от тази институция или държава членка, само докато разследването продължава и срокът за разглеждане на искането за преразглеждане не е изтекъл. Омбудсманът може да поиска от институцията или държавата членка да задържи тези документи за срок от минимум пет години след като бъдат уведомени, че омбудсманът вече не ги съхранява.

9.5. Жалбоподателят има право да види преписката на омбудсмана по жалбата, когато отправя искане за преразглеждане съгласно член 10 от настоящото решение, с изключение на документите, обявени за поверителни от институцията, държавата членка или омбудсмана, както и на всяка друга поверителна информация в преписката.

9.6. Омбудсманът приема правила за публичен достъп до документите въз основа на Регламент (ЕО) № 1049/2001 (2).

9.7. Омбудсманът може, за да се защитят законните интереси на жалбоподателя или на трета страна, да класифицира информацията в дадена жалба или в други документи като поверителна по своя собствена инициатива.

9.8. Омбудсманът се справя със злонамерени съобщения и жалби, представляващи злоупотреба с процедурата, в съответствие с насоките, приети от омбудсмана за тази цел.

9.9. Омбудсманът може да реши да преустанови разследването по искане на жалбоподателя. Това не е пречка за омбудсмана да започне разследване по собствена инициатива по темата на жалбата.

9.10. Омбудсманът може да приключи разследването, ако жалбоподателят не е изпълнил задължението си да предостави съответната поискана информация или поисканите коментари.

10.1. Жалбоподателят има право да поиска преразглеждане на решение, взето в съответствие с членове 3.2 и 3.3 от настоящото решение, и на всяка констатация при решение за приключване на разследването с изключение на констатация за лошо управление.

10.2. Подробните правила за начина, по който омбудсманът разглежда исканията за преразглеждане, се определят с решение на омбудсмана.

Омбудсманът може да възложи на секретариата части от процедурата за разглеждане на жалби. Секретариатът уведомява жалбоподателя за правото му да поиска от омбудсмана преразглеждане на всяко решение, взето от секретариата.

Сътрудничество с омбудсмани и сходни органи в държавите членки

Омбудсманът може да си сътрудничи с омбудсмани и сходни органи в държавите членки, включително чрез Европейската мрежа на омбудсманите.

13.1. Всяко лице може да пише до омбудсмана на всеки от езиците съгласно Договора за ЕС по всеки въпрос, който е от компетентността на омбудсмана. Омбудсманът изготвя отговора на този език съгласно Договора за ЕС.

13.2. Жалбата до омбудсмана може да бъде подадена на всеки от езиците съгласно Договора за ЕС. Омбудсманът кореспондира с жалбоподателя на този език.

13.3. При изключителни обстоятелства омбудсманът може да поиска от институциите да предоставят копия на съответните документи на езика на жалбата. При отправяне на такова искане омбудсманът действа пропорционално на нуждите на жалбоподателя и разумно с оглед на ресурсите на институциите.

14.1. Омбудсманът отменя правилата за прилагане, приети на 8 юли 2002 г. и изменени на 5 април 2004 г. и 3 декември 2008 г.

14.2. Настоящото решение влиза в сила на 1 септември 2016 г. То се прилага за всички разследвания, продължаващи към тази дата, всички разследвания, започнати на тази дата, и всички жалби, по които омбудсманът не е взел още решение към тази дата.

14.3. Омбудсманът информира председателя на Европейския парламент за настоящото решение.

14.4. Омбудсманът публикува настоящото решение в Официален вестник и на уебсайта на омбудсмана.

Съставено в Страсбург на 20 юли 2016 година.

Emily O'REILLY

Европейски омбудсман

(2) Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (ОВ L 145, 31.5.2001 г., стр. 43).