за определяне на правилата за изпълнение на Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008—2013 г. като част от oбщата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ относно системите за управление и контрол на държавите-членки, правилата за административно и финансово управление и допустимостта на разходите по проекти, съфинансирани от фонда

(само текстовете на английски, български, гръцки, естонски, испански, италиански, латвийски, литовски, малтийски, немски, нидерландски, полски, португалски, румънски, словашки, словенски, унгарски, фински, френски, чешки и шведски език са автентични)

като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,

като взе предвид Решение № 575/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 23 май 2007 г. за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008—2013 г. като част от общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ (1), и по-специално член 23, член 31, параграф 5, член 33, параграф 6 и член 35, параграф 4 от него,

1. Настоящото решение определя правила за прилагане на фонда по отношение на:

2. Разпоредбите, изложени по-долу, се прилагат без да се нарушава Регламент (Eвратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета от 11 ноември 1996 г. относно контрола и проверките на място, извършвани от Комисията за защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измами и други нередности (4).

За целите на това решение се прилагат следните определения:

Държавите-членки могат да определят един и същи отговорен орган, одитен орган или сертифициращ орган за два или повече от четирите фонда.

1. Всяко делегиране на задачи е в съответствие с принципа на разумното финансово управление, който изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и осигурява съобразяване с принципа на недискриминация и видимост на финансирането на Общността. Делегирането на изпълнителни задачи не може да поражда конфликти на интереси.

2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган и подробните процедури за изпълнение на делегираните задачи се представят официално в писмена форма.

3. Поддържането на комуникация с Комисията, посочено в член 25, параграф 1, буква a) на основния акт, не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.

4. Ако упълномощеният орган не е държавна администрация или институция, подчинена на частното право на държавата-членка, която изпълнява мисия в служба на обществото, отговорният орган не може да делегира на този орган никакви изпълнителни правомощия, когато те налагат висока степен на преценка, предполагаща политически избор.

5. Делегирането на задачи на упълномощените органи не засяга отговорността на отговорния орган, който остава отговорен за задачите, които е делегирал.

6. В случаи, когато отговорният орган е делегирал задачи на упълномощения орган, всички разпоредби на настоящото решение относно отговорния орган се прилагат mutatis mutandis към упълномощения орган.

Определените органи могат да възлагат някои от задачите на външни изпълнители, но те остават отговорни за тези задачи в съответствие с отговорностите, определени в членове 27, 29 и 30 от основния акт.

В съответствие с член 31, параграф 2 от основния акт и като се има предвид принципът за пропорционалност, държавите-членки изготвят наръчник, определящ процедури и практически условия относно:

Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния орган

1. За изпълнение на дейностите на фонда отговорният орган може да действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, и/или като изпълнителен орган.

2. Отговорният орган действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, в случаите, когато изпълнява проектите като правило въз основа на открити годишни покани за подаване на предложения.

Нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган могат да кандидатстват в отговор на тези покани за набиране на предложения.

В надлежно обосновани случаи, включващи продължение на многогодишни проекти в съответствие с член 15, параграф 6 от основния акт, които са били избрани след предишна покана за подаване на предложения или в спешни ситуации, безвъзмездните средства могат да се отпускат без покана за подаване на предложения.

3. Отговорният орган действа като изпълнителен орган в случаи, в които решава пряко да изпълни проектите, защото техните характеристики не предоставят избор по отношение на изпълнението им, като в случаите на de jure монополни ситуации или по причини на сигурност. В тези случаи правилата относно крайния бенефициер се прилагат mutatis mutandis към отговорния орган.

Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган

1. Причините, довели до това отговорният орган да действа като изпълнителен орган за осъществяване на проектите, се определят и съобщават на Комисията в рамките на съответната годишна програма.

2. При изпълнение на проектите отговорният орган гарантира прилагането на принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликти на интереси.

3. Отговорният орган може да изпълнява проектите, определени в съответствие с член 7, параграф 3, пряко и/или в съдружие с който и да е национален орган, който е компетентен предвид техническия си опит, високата степен на специализация или административните си пълномощия. Главните национални органи, участващи в изпълнението, също се идентифицират в съответната годишна програма.

4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на фонда съдържа необходимата информация за мониторинг на съфинансираните продукти или услуги и за проверка на извършените разходи. Всички съответни разпоредби, посочени в член 10, параграф 2 за споразумение за отпускане на безвъзмездни средства, се уточняват в еквивалентна форма на правен инструмент.

5. Окончателният доклад за изпълнението на годишната програма включва информация за приложените процедури и практики за гарантиране на адекватно разделение на функциите, ефективен контрол и задоволителна защита на финансовите интереси на Европейските общности и дава обяснения как са били избегнати конфликтите на интереси.

6. Когато се очаква отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда:

7. Когато се очаква упълномощеният орган да бъде изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда, този упълномощен орган не може да бъде единственият краен бенефициер на бюджетните кредити, които той е бил упълномощен да управлява.

Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства

1. Поканите за подаване на предложения, определени в член 7, параграф 2, се публикуват по начин, който гарантира максимална публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка промяна в съдържанието на поканите за подаване на предложения също се публикува при същите условия.

В поканите за подаване на предложения се определят:

2. За целите на подбора на проекти и отпускане на безвъзмездни средства отговорният орган осигурява информирането на потенциалните бенефициери за следните специфични условия, отнасящи се до проектите за изпълнение:

Преди да се вземе решение за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че крайният бенефициер и/или партньорите по проекта имат капацитета да изпълнят тези условия.

3. Отговорният орган гарантира, че проектите, на които са отпуснати безвъзмездни средства, са били подложени на официален, технически и бюджетен анализ и качествена оценка като се прилагат критериите, описани в поканата за подаване на предложения. Причините за отхвърляне на останалите проекти трябва да се документират.

4. Държавите-членки определят кой има пълномощия за възлагане на проекти и гарантират, че конфликтите на интереси са избегнати във всички случаи, и по-специално когато кандидатите са национални органи.

5. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва най-малко името на крайния бенефициер и/или на партньорите по проекта, съществените данни за проекта и неговите оперативни цели, максималният размер на съфинансиране от фонда и максималният процент на съфинансиране от общите допустими разходи.

6. На всеки кандидат се изпраща писмена информация за резултатите от процеса на подбор, съдържаща обяснение на решенията при подбора. Отбелязва се съответната процедура за преразглеждане, в случай че е предвидена в националното законодателство.

Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства

1. Отговорният орган определя подробни процедури за управление на проекта, включващи, inter alia:

2. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства посочват, inter alia:

3. Ако е уместно, крайните бенефициери гарантират, че всички партньори по проекта имат същите задължения като тях. Партньорите ангажират своята отговорност чрез крайния бенефициер, който в крайна сметка остава отговорен за спазването на договорните условия от самия него и от всички партньори по проекта.

Крайните бенефициери съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка със съответния проект.

4. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства предвиждат изрично Комисията и Сметната палата да упражнят своите контролни правомощия, въз основа на документи и на място, върху всички крайни бенефициери, партньори по проекта и подизпълнители.

Без да накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, в споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства се посочва, че при изпълнение на проектите крайните бенефициери и/или партньорите по проекта възлагат договори за поръчка в резултат на тръжна процедура, на офертата, предлагаща най-добра стойност за вложените средства, и че следва да се вземат мерки за избягване на конфликти на интереси. Все пак без да се накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, договори на стойност по-малка от 5 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на единствена оферта без покана за търг.

Определяне на окончателния размер на приноса на Общността

За изчисляване на окончателното плащане на крайния бенефициер общият размер на приноса на Общността за всеки проект е най-ниската от следните три суми:

1. Техническата помощ по инициатива на Комисията съгласно посоченото в член 16 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.

2. Техническата помощ по инициатива на държавите-членки съгласно посоченото в член 17 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.

3. Техническата помощ по инициатива на Комисията или държавите-членки може да приеме формата на договори за обществена поръчка, хонорари за експерти и/или всякакви административни разходи предмет на правилата за допустимост, посочени в част III, глава 1.

Разходи за техническа помощ в случай на общ орган

1. Когато един или повече от определените органи са общи за два или повече от четирите фонда, бюджетните кредити за разходите за техническа помощ за всяка от съответните годишни програми могат да се слеят частично или цялостно.

2. Разходите за техническа помощ се разпределят между съответните фондове, за предпочитане въз основа на прости формули за представителна пропорционалност. Приложението на формулите не води до никакво увеличение на максималната сума на разходите за техническа помощ за всяка годишна програма.

1. Проверките, които трябва да се извършат от или под ръководството на отговорния орган по член 27, параграф 1, буква ж) от основния акт, включват съответно административни, финансови, технически и физически аспекти на проектите.

Проверките гарантират, че декларираните разходи са реални и оправдани за целта на проекта, че одобрените проекти са изпълнени в съответствие със споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, че приносът на Общността е в съответствие с правилата, и по-специално тези относно финансовата структура, посочена в член 15 от основния акт, че исканията за възстановяване на средства от крайния бенефициер са точни и проектите и разходите са в съответствие с правилата на Общността и националните правила и избягват дублиране на финансирането на разходите с други национални схеми или такива на Общността, както и през други програмни периоди.

Проверките, посочени в букви а) и б), не трябва да се извършват, ако на крайния бенефициер е наложено задължение да представи одитен сертификат от независим одитор, който включва всички аспекти, отбелязани в букви а) и б).

2. От всяка проверка се пазят писмени документи, указващи извършената работа, датата, резултатите и взетите мерки в отговор на констатираните грешки. Отговорният орган гарантира всички оправдателни документи, отнасящи се до извършените проверки, да се съхраняват на разположение за Комисията и Сметната палата за период от пет години след приключване на проекта. Този период се прекъсва в случай на съдебно производство или при надлежно обосновано искане на Комисията.

3. В случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган в рамките на годишната програма, съгласно посоченото в член 7, параграф 3, проверките, указани в параграф 1, се изпълняват в съответствие с принципа на адекватното разделение на функциите.

1. По смисъла на член 27, параграф 1, буква к) от основния акт одитната пътека се счита за подходяща, ако отговаря на следните критерии:

2. Отговорният орган гарантира съхранението на информацията относно местонахождението на всички документи, свързани с конкретните плащания, извършени в рамките на фонда.

1. Одитите, споменати в член 30, параграф 1, букви а) и б) от основния акт се извършват върху системите за управление и контрол, създадени от държавите-членки и върху извадка от проекти, подбрани чрез метод, одобрен от одитния орган.

Извадката включва също проекти, изпълнявани от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган, най-малко на пропорционална основа.

Методът, използван за избор на извадка, се документира.

2. Одитът на системите за управление и контрол включва всеки от следните процеси най-малко веднъж преди 2013 година: програмиране, делегиране на задачи, подбор и отпускане на безвъзмездните средства, наблюдение на проектите, изплащане, сертифициране на разходите, отчитане пред Комисията, откриване и коригиране на потенциални нередности и оценка на програмите.

3. Одитите на проекти се извършват на място въз основа на документация и отчети, представени от крайния бенефициер и/или партньорите на проекта. Одитите проверяват дали:

4. За целите на член 30, параграф 1, буква б) от основния акт единствено разходите, попадащи в обсега на одита съгласно параграф 3, се отчитат в сумата на одитираните разходи. Ако одитът се извършва преди приключването на проекта, единствено действително одитираните разходи се вземат предвид за изчисляване на процента на включване.

5. Когато има вероятност установените проблеми да са от системен характер и следователно могат да доведат до рискове за други проекти, одитният орган следи за провеждането на допълнителен преглед, включително допълнителни одити, когато е необходимо, с цел да се установи мащабът на такива проблеми. Съответните органи предприемат необходимите превантивни и коригиращи мерки.

6. Одитният орган прави заключения на основата на резултатите от одитите, отнасящи се до декларираните пред Комисията разходи, и ги предоставя на Комисията в годишния одиторски доклад. За годишни програми, за които процентът на грешки надхвърля значимия праг от 2 % от приноса на Общността, одитният орган анализира значимостта на тази грешка и предприема необходимите мерки, включително формулира подходящи препоръки, които се съобщават в годишния одиторски доклад.

1. Когато одитният орган дава становище с резерви или отрицателно одиторско становище за функционирането на системите за управление и контрол, сертифициращият орган проверява дали тази информация е изпратена до Комисията. Той следи също и за осъществяването на надежден план за действие от отговорния орган за възстановяване на ефективно функциониращи системи за управление и контрол и за оценка на въздействието на неправилното функциониране върху декларирането на разходите.

2. Ако искането за плащане или заявлението за възстановяване на средства не се завери от одитния орган за окончателния доклад относно изпълнението на годишната програма, сертифициращият орган следи за незабавно съставяне на правилно искане за плащане или заявление за възстановяване на средствата.

Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда

1. Съгласно член 10, параграф 2 от основния акт степента, до която наличната информация за използването на фонда в държава-членка се предава на Комисията в документите, посочени в тази глава, може да е пропорционална на размера от приноса на Общността, предназначен за съответната държава-членка, и при необходимост тази информация може да се предостави в обобщена форма.

2. Въпреки това по искане на Комисията държавата-членка все пак предоставя по- подробна информация. Ако е необходимо, Комисията може да изиска тази информация, за да може Комисията да изпълни ефективно своите задължения съгласно основния акт и Финансовия регламент.

Описание на системите за управление и контрол

1. Описанието на системите за управление и контрол, посочени в член 31, параграф 4 и член 32, параграф 2 от основния акт, се представя в съответствие с образеца в приложение I.

2. Отговорният орган утвърждава описанието на системите, прилагани от всеки упълномощен орган. Всеки от определените органи потвърждава точността на описанието на системите за управление и контрол, която е в неговата компетентност. Освен това одитния орган също потвърждава пълнотата на описанието.

3. При разглеждане на описанието Комисията може да изиска разяснения и да предложи мерки за привеждане в съответствие с разпоредбите, определени в основния акт. Ако е необходимо, могат да бъдат проведени посещения на място от служители на Комисията или упълномощени нейни представители

4. Ако отговорният орган е един и същ за два или повече от четирите фонда или когато за два или повече от фондовете се прилагат общи системи, може да се представи описание на общите системи за управление и контрол, разясняващо, където е приложимо, всички специфични характеристики.

Изменение на описанието на системите за управление и контрол

2. Съществени промени са промени, които вероятно могат да окажат въздействие върху разделението на функциите, върху ефективността на механизмите на подбор, отпускане, контрол и плащане и върху комуникацията с Комисията. Те включват по-специално промени в един от определените органи, в счетоводната система и в процесите на плащане и сертифициране.

3. Изменението на системите за управление и контрол следва същата процедура, установена в член 20.

1. Държавите-членки представят на Комисията многогодишна програма, посочена в член 19 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение II.

2. Държавите-членки представят на Комисията годишните програми, посочени в член 21 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение III.

3. Финансовите планове, свързани с многогодишната програма, представят разпределение на бюджетните суми по приоритети, както са определени в стратегическите насоки.

Финансовите планове, свързани с годишните програми, представят разпределение на бюджетните суми по категории и дейности, както са посочени в член 4 от основния акт, с позоваване на приоритетите.

Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми

1. За да се преразгледа годишната програма, одобрена от Комисията съгласно член 21, параграф 5 от основния акт, съответната държава-членка представя на Комисията променен проект за годишна програма преди 1 май на годината, следваща референтната година. Комисията разглежда и възможно най-скоро одобрява променената програма в съответствие с процедурата, посочена в член 21, параграф 5 от основния акт.

2. Промените на финансовото разпределение без преразглеждане на годишната програма съгласно параграф 1 не трябва да превишават 10 % от общия принос на фонда и са позволени единствено при обстоятелства, оправдани от причини извън контрола на отговорния орган. Подходящо обяснение на всички такива промени се предоставя в доклада за напредък и/или окончателния доклад за изпълнението на годишната програма.

Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми

1. Държавите-членки представят на Комисията докладите за напредък на изпълнението на годишната програма и искания за плащане, съгласно посоченото в член 39, параграф 4 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение IV.

2. Държавите-членки представят на Комисията окончателните доклади за изпълнението на годишната програма и исканията за плащане, съгласно посоченото в член 40, параграф 1, буква б) от основния акт, в съответствие с образеца в приложение V.

3. Финансовите таблици, свързани с докладите за напредък, и окончателните доклади представляват разпределение на сумите както по приоритети, съгласно посоченото в стратегическите насоки, така и по проекти за всяка категория дейности, съгласно посоченото в член 4 от основния акт.

1. Одитната стратегия, посочена в член 30, параграф 1, буква в) от основния акт, се съставя в съответствие с образеца, даден в приложение VI.

2. Освен когато всяка от последните две годишни програми, приети от Комисията, съответства на годишен принос на Общността под 1 милион евро, одитният орган представя годишен одитен план преди 15 февруари всяка година, считано от 2009 г. Одитният план се съставя като приложение към одитната стратегия в съответствие с образеца, даден в приложение VI. В случай на комбинирана одитна стратегия, така както е предвидено в член 30, параграф 2 от основния акт, може да се представи комбиниран годишен одитен план.

3. Одитният доклад и становищата, посочени в член 30, параграф 3, буква a) и член 30, параграф 3, буква б) от основния акт, се основават върху одитите на системите и одитите на проектите, извършени в съответствие с одитната стратегия, и се изготвят в съответствие с образците, дадени в приложения 7.A и 7.Б.

4. Декларацията за оценка, посочена в член 30, параграф 3, буква в) от основния акт, се основава на цялостната одитна дейност, проведена от одитния орган, и на допълнителните проверки, ако е необходимо. Декларацията за оценка се съставя в съответствие с образеца в приложение VII.В.

5. Ако има някакво ограничение на обхвата на прегледа или ако нивото на откритите нередовни разходи не позволява предоставянето на неквалифицирано мнение за годишното становище, посочено в член 30, параграф 3, буква б) от основния акт или в декларацията, посочена в буква в) на същия член, одитният орган излага причините и оценява мащаба на проблема и неговото финансово въздействие.

Документи, съставяни от сертифициращия орган

1. Заверената декларация за разходи относно молбата за второ авансово плащане, посочено в член 39, параграф 4 от основния акт, се изготвя и предава на Комисията по образеца от приложение VIII.

2. Заверената декларация за разходи относно молбата за заключително плащане, посочена в член 40, параграф 1, буква а) от основния акт, се съставя и предава на Комисията по образеца от приложение IХ.

1. В съответствие с образците в приложения IV и V държавите-членки докладват на Комисията за всяка нередност, която е била обект на първоначално разкриване на нередности по административен или съдебен ред в доклада за напредък или в окончателния доклади за изпълнението на годишните програми.

Не е необходимо обаче да се докладват следните случаи, с изключение на такива със съмнение за измама:

2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:

3. Когато част от информацията, посочена в параграф 2, по-специално относно използваните практики при допускане на нередността и относно начина, по който тя е открита, не е налична, държавите-членки осигуряват липсващата информация, доколкото това е възможно, при изпращане на последващите доклади относно нередностите на Комисията.

Докладване на последващи действия — отказ на възстановяване

1. Държавите-членки информират Комисията, с позоваване на всички предишни доклади, съставени според член 27, относно въведените процедури по отношение на всички нередности, съобщени преди това, както и за значими промени, произтичащи от тях. Тази информация се дава в докладите за напредък или окончателните доклади относно изпълнението на годишните програми в съответствие с образците, дадени в приложения IV и V.

Докладът посочва сумите, които са, или се очаква да бъдат възстановени.

2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:

Държавите-членки докладват на Комисията всички административни или съдебни решения, приключващи такива процедури, или главните точки от тях и излагат, по-специално, дали или не констатациите са такива, че съществува съмнение за измама.

1. Комисията поддържа подходящи контакти със съответните държави-членки с цел допълване на предоставената информация относно нередностите, посочени в член 27, и относно процедурите, посочени в член 28, за възможностите за възстановяване.

2. Независимо от контактите, споменати в параграф 1, Комисията информира държавите-членки в случаи, когато естеството на нередността е такова, че подсказва, че идентични или подобни практики биха могли да се появят в други държави-членки.

1. Комисията може да използва всякаква информация от общ или оперативен характер, съобщена от държавите-членки в рамките на настоящото решение, за да провежда анализи на риска и може въз основа на получената информация да съставя доклади и разработва системи за ранно предупреждение, служещи за по-ефективно определяне на рисковете.

2. Комисията редовно информира съответните държави-членки за използването на информацията по параграф 1.

Информация за потенциални крайни бенефициери

1. Отговорният орган гарантира, че ключовите показатели относно многогодишните и годишни програми са широко разпространени, с подробности относно съответните финансови вноски, и са представени на всички заинтересовани страни.

Въпреки това отговорният орган може да реши да запази поверителни условията за вътрешно управление, установени в многонационалната програма или в годишните програми, и всякаква друга информация относно изпълнение дейностите на Фонда с цел обществена сигурност.

2. Отговорният орган предоставя на потенциалните крайни бенефициери най-малко следната информация:

Освен това отговорният орган информира потенциалните крайни бенефициери за публикациите, предвидена в член 33, параграф 2, буква б).

Отговорният орган информира крайните бенефициери, че приемането на финансирането предполага също приемане на тяхното включване в списъка на крайните бенефициери, публикуван в съответствие с член 33, параграф 2, буква б).

Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост

1. Отговорният орган следи дали мерките за информиране и публичност се изпълняват с цел най-широко покритие от медиите с използване на разнообразни форми и методи на комуникация на съответното териториално ниво.

2. Отговорният орган предприема следните минимални мерки за информиране и публичност:

Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост

1. Крайният бенефициер е отговорен за информиране на обществеността посредством мерки, установени в параграфи 2, 3 и 4 относно помощта, получена от фонда.

2. Крайният бенефициер поставя на видимо място значително по размери пано, не по-късно от три месеца след приключване на всеки проект, който отговаря на следните условия:

На паното се изписват видът и наименованието на проекта. Освен това информацията, посочена в член 35, заема най-малко 25 % от паното.

3. Когато проектът получава финансиране в рамките на годишна програма, съфинансирана от фонда, крайният бенефициер гарантира тези, които участват в проекта, да бъдат информирани за това финансиране.

4. Всеки документ, включително сертификат за посещение или от друг вид, относно такива проекти включва информация, показваща, че проектът е съфинансиран от фонда.

Технически характеристики на информацията и публичността за действието

Всички мерки за информиране и публичност, насочени към крайните бенефициери, потенциалните крайни бенефициери и широката общественост включват:

За малки рекламни предмети или за рекламни предмети, свързани с два или повече от четирите фонда, точки 1 и 3 не се прилагат.

1. Държавите-членки и Комисията вземат всички необходими мерки за предотвратяване на всяко неразрешено оповестяване на, или на незаконен достъп до информацията, посочена в член 27, параграф 1, буква з) от основния акт, информацията, събрана от Комисията по време на нейните проверки на място, и информацията, посочена в глава 4.

2. Информацията, посочена в глава 4, не може да се изпраща до други лица, освен тези в държавите-членки или вътре в институциите на Общността, чиито задължения изискват те да имат достъп до нея, освен ако държавата-членка, предоставяща такава информация, не се е съгласила изрично за това.

Освен надлежно подписаните хартиени версии на документите, посочени в глава 3, информацията се изпраща също, винаги когато това е възможно, чрез електронни носители.

1. Ако Комисията разработи компютърна система за сигурен обмен на данни между Комисията и всяка държава-членка за изпълнение дейностите на фонда, държавите-членки се информират и по тяхно искане се включват в развитието на всяка такава компютърна система.

2. Комисията и определените органи заедно с органите, на които са били делегирани задачите, въвеждат документите, посочени в глава 3, в компютърната система, спомената в параграф 1.

3. Освен това държавите-членки могат да бъдат приканени доброволно да предоставят информацията, посочена в членове 27 и 28, като използват съществуващата специална система, управлявана от Комисията, за отчитане на нередностите, открити в рамките на структурните фондове.

4. Всички разходи за интерфейс между общата компютърна система и националните, регионалните и локални компютърни системи, и всички разходи за адаптиране на националните, регионалните и локални системи към техническите изисквания на общата система са допустими според член 17 на основния акт.

СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЕВРОПЕЙСКИЯ ФОНД ЗА ВРЪЩАНЕ

1. Правилата съгласно приложение ХI се използват за определяне на допустимостта на разходите за дейности, финансирани в рамките на годишните програми, посочени в член 35, параграф 4 от основния акт.

2. Правилата са приложими за разходите, извършени от крайните бенефициери, и се прилагат mutatis mutandis за разходите, извършени от партньорите по проекта.

3. Държавите-членки могат да приложат национални правила за допустимост, които са по-строги от тези, изложени в настоящото решение.

Комисията е тази, която преценява дали приложимите национални правила за допустимост са в съответствие с това условие.

Адресати на настоящото решение са Кралство Белгия, Република България, Чешката република, Федерална република Германия, Република Естония, Република Гърция, Кралство Испания, Френската република, Ирландия, Италианската република, Република Кипър, Република Латвия, Република Литва, Великото херцогство Люксембург, Република Унгария, Република Малта, Кралство Нидерландия, Република Австрия, Република Полша, Португалската република, Румъния, Република Словения, Словашката република, Република Финландия, Кралство Швеция и Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия.

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ I

Образец на описание на системите за управление и контрол

ПРИЛОЖЕНИЕ II

Образец на многогодишна програма

ПРИЛОЖЕНИЕ III

Образец на годишна програма

ПРИЛОЖЕНИЕ IV

Образец на доклад за напредъка на изпълнениетo на годишната програма

А.	Технически отчет

Б.	Искане за второ авансово плащане

ПРИЛОЖЕНИЕ V

Образец на окончателен доклад за изпълнениетo на годишната програма

А.	Технически отчет

Б.	Искане за окончателно плащане/декларация за възстановяване на суми

ПРИЛОЖЕНИЕ VI

Образец на одитна стратегия

Приложение/я към одитната стратегия: годишни планове

ПРИЛОЖЕНИЕ VII

Образец на доклад от одитния орган

А.	Годишен одитен доклад

Б.	Становище относно функционирането на системите за управление и контрол

В.	Утвърждаване на молбата за плащане

ПРИЛОЖЕНИЕ VIII

Образец на декларация за разходите за второ авансово плащане

ПРИЛОЖЕНИЕ IХ

Образец на декларация за разходите за балансово плащане

ПРИЛОЖЕНИЕ Х

Указания относно емблемата и определяне на стандартни цветове

ПРИЛОЖЕНИЕ ХI

Правила относно допустимостта на разходите — Eвpoпейcкu фонд за връщане

ПРИЛОЖЕНИЕ I

ОБРАЗЕЦ НА ОПИСАНИЕ НА СИСТЕМИТЕ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КOНТPOЛ

	Първоначална версия

	Ревизирана версия (номер, дата дд/мм/година) след диалог с Комисията

	Версия, ревизирана по други причини

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:ФОНД (ФОНДОВЕ):ОСНОВНА ТОЧКА ЗА КОНТАКТ:ПРЕДОСТАВЕНАТА ИНФОРМАЦИЯ ОПИСВА СИТУАЦИЯТА ДО:

1. ИДЕНТИФИКАЦИЯ НА ОПРЕДЕЛЕНИТЕ ОРГАНИ

1.1.	Обща информация относно определените органи

1.1.1.

Кратко описание на процедурата по определяне на различните органи

1.1.2.

Посочване дали тези системи за управление и контрол са функциониращи

Ако не са, посочване на датата, от която ще започнат да функционират

1.1.3.

Посочване дали тези системи за управление и контрол са били акредитирани от Комисията за други финансови инструменти на Общността (ако е приложимо).

1.2.	Органиграма(и) за цялостната(те) инстанция(и), в рамките на която (които) функционират определените органи

1.3.	Отговорен орган

1.3.1.

Дата и форма на официалното конституиране на отговорния орган

1.3.2.

Правен статут на отговорния орган

1.3.3.

Уточняване на функциите, извършвани пряко от отговорния орган и (ако е приложимо и/или предвидено) от други инстанции под ръководството на отговорния орган (прехвърляне на задачи на външни подизпълнители, с изключение на задачите, поверени на определения(те) орган(и) по точка 1.4)

1.3.4.

Органиграма и уточняване на функциите на екипите (включително показателния брой на разпределените длъжности)

1.3.5.

Информация дали отговорният орган може да действа също като изпълнителен орган за проектите, съфинансирани от фонда

1.3.6.

Ако отговорният орган е един и същ за повече от един от четирите фонда, описание на общите функции и системи

1.4.	Упълномощен(и) орган(и)

1.4.1.

Причините за създаване на даден упълномощен орган

1.4.2.

Дата и форма на официалното конституиране на упълномощения(ите) орган(и)

1.4.3.

Правен статут на упълномощения(ите) орган(и)

1.4.4.

Уточняване на функциите, изпълнявани пряко от упълномощения(ите) орган(и) и (ако е приложимо и/или предвидено) от други органи под ръководството на упълномощения(ите) орган(и) (прехвърляне на задачи на външни подизпълнители)

1.4.5.

1.4.6.

Информация дали упълномощеният(ите) орган(и) може(гат) също така да действа(т) като изпълнителен орган за проектите, съфинансирани от фонда

1.4.7.

Ако упълномощеният(ите) орган(и) е(са) един и същи за повече от един от четирите фонда, описание на общите функции и системи

1.5.	Сертифициращ орган

1.5.1.

Дата и форма на официалното конституиране на сертифициращия орган

1.5.2.

Правен статут на сертифициращия орган

1.5.3.

Уточняване на функциите, извършвани пряко от сертифициращия орган и (ако е приложимо и/или предвидено) от други органи под ръководството на сертифициращия орган (възлагане на задачи на подизпълнители)

1.5.4.

1.5.5.

Ако сертифициращият орган е един и същ за повече от един от четирите фонда, описание на общите функции и системи

1.6.	Одитен орган

1.6.1.

Дата и форма на формалното конституиране на одитния орган

1.6.2.

Правен статут на одитния орган

1.6.3.

Уточняване на функциите, извършвани пряко от одитния орган и (ако е приложимо и/или предвидено) от други органи под ръководството на одитния орган (възлагане на задачи на подизпълнители)

1.6.4.

1.6.5.

Квалификации на персонала на одитния орган и (ако е приложимо и/или предвидено) на другите органи, от които се очаква да извършват одит (възлагане на задачи на подизпълнители)

1.6.6.

Ако одитният орган е един и същ за повече от един от четирите фонда, описание на общите функции и системи

1.6.7.

Ако отговорен орган може също така да действа като изпълнителен орган за проектите, съфинансирани от фонда, описание на механизмите, гарантиращи независимата позиция на одитния орган съгласно член 8.

Насоки за раздели от 2 до 4 включително1-ва част от всяка таблицаОписанието на процесите трябва да включва задачите, извършвани от всеки от определените органи (или инстанции, намиращи се под тяхна отговорност) и взаимодействието между тях. Описанието трябва да бъде кратко, но независимо от това да позволява ясно да се разбере как процесът би работил на практика.2-ра част от всяка таблицаСписъкът следва да се попълни, като се посочи дали всяка цел е била постигната или не, и се предостави всякаква относима информация. Ако целта не е била постигната, моля представете обяснение и, по целесъобразност, посочете очакваната дата на завършване.Ако процедурите са официални, следва да се включи препратка към документа.

2. ФУНКЦИОНИРАНЕ НА ОПРЕДЕЛЕНИТЕ ОРГАНИ

2.1.	Конституиране и надзор на определените органи

Кратко описание на процеса на създаване на всеки от определените органи

[Описанието трябва да включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Правилата за отношенията между държавата-членка и определените органи определят съответните отговорности

ДА/НЕ

Държавата-членка е осигурила насоки на определените органи, с оглед гарантиране на стабилно финансово управление (чрез обучение и/или наръчници)

ДА/НЕ

Всеки орган ще уведоми членовете на своя персонал за мандата на организацията, с описание на техните длъжности и очаквани резултати

ДА/НЕ

Взети са мерки за гарантиране, че отделните органи разполагат с достатъчно персонал по отношение на брой, йерархия и опит за изпълнение на техните функции

ДА/НЕ

2.2.	Разделение на функции

Кратко описание на определените механизми, с оглед да се гарантира подходящо разделение на функциите

[Описанието трябва да включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Определени са правила за гарантиране на подходящо разделение на функции между участници в рамките на отговорния орган за подписване на договори/споразумения за безвъзмездна помощ

ДА/НЕ

Определени са правила за гарантиране на подходящо разделение на функции между участници в рамките на отговорния орган за започване, проверка и одобрение на финансови транзакции

ДА/НЕ

Одитният орган ще бъде функционално независим от отговорния орган и от сертифициращия орган

ДА/НЕ

Сертифициращият орган няма да участва в подбора, изпълнението и финансовите транзакции, свързани с ресурси на Общността

ДА/НЕ

2.3.	Мониторинг на упълномощен(и) орган(и) — ако е приложимо

Кратко описание на процеса

[Това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Задачите за делегиране са ясно определени

ДА/НЕ

Установени са процедури относно делегираните задачи. Тяхната съвместимост с правилата, определени в основния акт/правилата за изпълнение е била проверена.

ДА/НЕ

Ще бъде упражнен надзорен контрол, за да се гарантира, че задачите се извършват в съответствие с установените процедури

ДА/НЕ

2.4.	Мониторинг на други задачи, които не се извършват от самите органи — ако е приложимо

Кратко описание на процеса

[Това описание трябва да включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

В случай на инстанции, действащи под ръководството на отговорния орган (и които не се считат за упълномощени органи), са въведени надзорни механизми, за да се гарантира стабилно финансово управление

ДА/НЕ

При възлагане на одити на подизпълнители и в случай на инстанции, действащи под ръководството на одитния орган, са въведени надзорни механизми, за да се гарантира обща методология за извършване на одит и съгласуваност на одитната дейност

ДА/НЕ

При възлагане на сертифициращи дейности на подизпълнители и в случай на инстанции, действащи под ръководството на сертифициращия орган, са въведени надзорни механизми, за да се гарантира общ подход на сертифициране

ДА/НЕ

При наемане като подизпълнители на частни органи, неизпълняващи обществени функции, са определени механизми, за да се гарантира, че задачите, които могат да се поверят, не включват упражняване на обществена власт или налагат използването на дискреционни съдебни правомощия

ДА/НЕ

3. ОПЕРАТИВНИ И ФИНАНСОВИ ПРОЦЕСИ

3.1.	Създаване на многогодишни програми

Кратко описание на процеса

[Това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Предвидени са механизми, които да гарантират прилагането на принципа на партньорство съгласно сегашните национални норми и практики

ДА/НЕ

Определени са процедури, за да се провери дали многогодишната програма съответства на стратегическите насоки и е съобразена с правото на Общността, по-специално с правото на Общността, целящо да гарантира свободното движение на хора във връзка с пряко свързаните допълнителни мерки по отношение на контрола на външните граници, убежищата и имиграцията

ДА/НЕ

Многогодишната програма ще бъде одобрена от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

3.2.	Създаване на годишни програми

Кратко описание на процеса

[Това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Установени са процедури, за да се гарантира:

—	съответствие между годишните програми и многогодишната програма

—	допустимостта на действията, предвидени в годишните програми

—	съответствие и допълване на тези действия с други национални и общностни инструменти

—	съобразяване с правилата, засягащи процента на съфинансиране

—	съответствие с приоритетите/специфичните приоритети, посочени в стратегическите насоки

ДА/НЕ

Установяват се процедури, за да се позволи ревизирането на дадена годишна програма в случай на подходящо обосновани аварийни ситуации, както е описано в основния акт, ако е приложимо

ДА/НЕ

Установени са процедури, за да се позволи представянето на изменение на дадена годишна програма, когато това се изисква съгласно член 23, параграф 1 от това решение

ДА/НЕ

Документира се всяко изменение на финансовото разпределение на дадена годишна програма и причините за него

ДА/НЕ

Документира се всяко изменение в изпълнението на годишната програма, което не е свързано с финансовото разпределение (например относно естеството и времевия аспект на поканите за подаване на предложения или относно обсега на техническата помощ) и причината за него

ДА/НЕ

3.3.	Изработване на одитната стратегия и на годишните одитни планове

Кратко описание на процеса

[Това описание касае одитния орган]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Определени са правила за гарантиране на прозрачна и подходяща комуникация между отговорния орган и одитния орган относно изпълнените процедури за управление и относно проекти преди и по време на програмния период

ДА/НЕ

Създават се процедури за определяне на годишните одитни планове (които се прилагат всяка година към одитната стратегия), които да се изпращат своевременно на Комисията (ако е приложимо)

ДА/НЕ

Одитната стратегия и годишните одитни планове са одобрени от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

3.4.	Отговорен орган, действащ като изпълнителен орган — ако е приложимо

Кратко описание на причините, поради които отговорният орган изпълнява проекти пряко и специфичните механизми, предвидени за засилване на системите за управление и контрол

[Това описание трябва да включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Обосновката на необходимостта отговорният орган да изпълнява проекти се документира и одобрява на съответното ниво

ДА/НЕ

Въведени са специфични механизми, за да се гарантира, че естеството и целите на проектите отговарят на разпоредбите, определени за фонда

Въвеждат се специфични механизми, за да се предотврати конфликт на интереси за проектите, изпълнявани от отговорния орган

ДА/НЕ

Въведени са специфични механизми, за да се гарантира, че принципът на икономическа целесъобразност се зачита при изпълнението на проекти от отговорния орган

ДА/НЕ

Определят се процедури, за да се гарантира, че договорните условия, ръководещи тези проекти, са ясни и пълни, по-специално що се касае до условията за финансиране, условията за разплащане, правилата за допустимост и задълженията по отношение на работните и финансови отчети

ДА/НЕ

Въвеждат се специфични механизми с оглед да се гарантира, че основните функции на отговорния орган, така както са предвидени в основния акт, не са засегнати във връзка с проектите, изпълнени от отговорния орган

ДА/НЕ

Когато отговорният орган действа като изпълнителен орган, одитните правомощия се прехвърлят на друга инстанция, различна от отговорния орган (в противен случай моля посочете въведените допълнителни гаранции, които осигуряват достатъчната независимост на одитния орган)

ДА/НЕ

Одитната стратегия ще обхваща специфичните рискове, които могат да бъдат свързани с изпълнението на проекти от страна на отговорния орган

ДА/НЕ

3.5.	Подбор и изпълнение на проекти (отговорен орган, действащ като възлагащ орган)

Кратко описание на процеса

[Това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

При покана за подаване на предложения (или оферти), се определят правила, за да се гарантира открита конкуренция и адекватна публичност

ДА/НЕ

Критериите за подбор ще се съобразяват с минималните критерии, определени в основния акт

ДА/НЕ

Определят се процедури за приемане на предложения (или оферти)

ДА/НЕ

Определят се процедури, за да се гарантира, че предложенията (или офертите) се оценяват според предварително определени правила и критерии по прозрачен и недискриминационен начин

ДА/НЕ

Решенията за възлагане и договорите/споразуменията за безвъзмездна помощ ще се одобряват от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

Определят се процедури, за да се гарантира последваща адекватна информация за резултатите от процеса на подбор на кандидатите

ДА/НЕ

Определят се процедури, за да се гарантира мониторинг на изпълнението на споразумения за безвъзмездна помощ/договори съгласно договорните условия

ДА/НЕ

3.6.	Мониторинг на проекти, изпълнявани от крайните бенефициери

Кратко описание на процеса

[Това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

За всеки проект се създават, наблюдават и съобщават на отговорния орган ключови оперативни и финансови индикатори

ДА/НЕ

Предвиждат се проверки на място от страна на отговорния орган, за да се позволи мониторинг (както на работния, така и на финансовия аспект) на проектите

ДА/НЕ

Отговорният орган ще гарантира, че крайните бенефициери използват подходяща счетоводна система в компютризирана форма

ДА/НЕ

Отговорният орган ще гарантира, че крайните бенефициери изпълняват разпоредбите относно прозрачността на финансирането от ЕС

ДА/НЕ

3.7.	Финансово управление на проекта

Кратко описание на процеса

[засяга отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Финансовите транзакции ще се одобряват от надлежно упълномощени лица

ДА/НЕ

Преди извършването на плащания/вземания, ще се правят проверки, по-специално с оглед да се наблюдават:

—	точността и редовността на молбата за плащане по отношение на правилата за допустимост, отнасящи се за фонда(овете)

—	че продуктите и/или услугите, съфинансирани по проекта, действително са били доставени

—	точността, пълнотата и ефективното плащане на други вноски, получени от държавни или частни източници

—	че резултатите от всеки одит са били взети под внимание

ДА/НЕ

Ще се извършват проверки с цел осигуряване в разумни граници на законността и редовността на основните транзакции

ДА/НЕ

Ще се извършва надзорен контрол през целия програмен период, за да се гарантира, че се спазват установените финансови процедури

ДА/НЕ

Ще се извършват проверки на допълването с други финансови програми на Общността с оглед избягване на двойно финансиране

ДА/НЕ

3.8.	Нередности, корекции и вземания

Кратко описание на процеса

[Това описание трябва да включва отговорния орган, упълномощения(ите) орган(и) и сертифициращия орган]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Определенията за нередности се създават и съобразяват с изискванията на Общността

ДА/НЕ

Въвеждат се механизми, за да се гарантира своевременното откриване и коригиране на нередностите чрез незабавни мерки

ДА/НЕ

Въведени са процедури, за да се гарантира, че Комисията е уведомена за открити нередности и, по целесъобразност, за всяка коригираща мярка, предприета съгласно задълженията, посочени в това решение

ДА/НЕ

Въвеждат се процедури, за да се гарантира вземането на уместни мерки след издаването на нареждания за събиране на вземания и, ако е приложимо, на наказателна лихва

ДА/НЕ

В случай че нарежданията за събиране на вземания не могат да бъдат изпълнени, се определят причините за това, за да се прецени дали държавите-членки следва да възстановят средствата в бюджета на Общността или не.

ДА/НЕ

3.9.	Подготовка и изпълнение на одитните задачи

Кратко описание на процеса

[Това описание трябва да включва одитния орган, като потенциално подлежащи на одит отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и) и, като реципиент на заключенията, сертифициращия орган]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Практиката на одит е съобразена с международно приети стандарти

ДА/НЕ

Създава се одиторски наръчник за ползване от одиторите на базата на изискванията, определени в основния акт

ДА/НЕ

Извършват се одити, за да се потвърди ефективното функциониране на системите за управление и контрол

ДА/НЕ

Извършваните проверки по допустимите разходи се базират на подходяща извадка от поне 10 % от допустимите разходи

ДА/НЕ

Удостоверяването на допустимите разходи потвърждава най-малко спазването, ефективността и ефикасността на следните елементи: процедура на подбор, цели на проекта, реалност на постиженията, допустимост на разходите, валидни документи, доказващи разходите, национално съфинансиране, одитна пътека

ДА/НЕ

Редовно ще се вземат мерки на базата на по-ранни препоръки

ДА/НЕ

На строг надзор ще бъдат подлагани проектите, изпълнени от отговорния орган.

ДА/НЕ

3.10.

Одиторски доклад по годишните програми и свързани с него декларации

Кратко описание на процеса

[Това описание трябва да включва одитния орган]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Създават се процедури за консолидиране на заключенията от одита на системите и одита на проектите за всяка годишна програма

ДА/НЕ

Извършват се проверки, за да се оцени валидността на молбите за плащане

ДА/НЕ

Предприема се допълнително проучване в случай на откриване на системни грешки или грешки над материалния праг

ДА/НЕ

Докладът и свързаните с него декларации се одобряват от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

3.11.

Заверка на разходите

Кратко описание на процеса

[засяга най-вече сертифициращия орган, но също така отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Създават се процедури, за да се гарантира, че необходимата информация е получена от отговорния орган с цел сертифициране

ДА/НЕ

Създават се процедури, за да се гарантира, че одиторският доклад за всяка годишна програма и свързаните с него декларации се получават от одитния орган

ДА/НЕ

Създават се процедури, за да се гарантира, че вземанията са взети предвид при окончателната декларация за разходите и за да се следват текущи съдебни производства или административни обжалвания със суспензивно действие по отношение на вземанията.

ДА/НЕ

Ще бъдат извършвани проверки, за да се осигури точността и пълнотата на декларацията за разходи (по-специално на всяка лихва, генерирана от предварителното финансиране от страна на Комисията, както и нейното ефективно използване като национална вноска)

ДА/НЕ

В случай на местна валута, методите, използвани за изчисляване в евро, се съгласуват с определените от Комисията правила

ДА/НЕ

3.12.

Оценяване на програмата

Кратко описание на процеса

[засяга отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Ръководните документи от Комисията за оценяването са широко разпространени и са достъпни за всички потенциални крайни бенефициери и други заинтересовани страни

ДА/НЕ

Документират се ключовите работни и финансови индикатори, представени от крайните бенефициери, за измерване на постиженията на проекта

ДА/НЕ

Отговорният орган (и/или упълномощените органи) гарантират, че представените индикатори са подходящи за измерване на крайния изход и резултатите от всеки проект

ДА/НЕ

Въвеждат се процедури, за да се гарантира, че необходимото оценяване ще бъде извършено според изискванията в основния акт

ДА/НЕ

4. УПРАВЛЕНИЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА

4.1.	Документация по процедурите

Кратко описание на процеса

[включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Органите гарантират, че създадените процедури, посочени в член 7 от това решение, са в съответствие с националното право и правото на Общността (например процедура за обществена поръчка, счетоводни норми и други)

ДА/НЕ

Процедурите се одобряват от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

Създадените процедури дават ясни инструкции относно всяка от основните операции и поясняват схемите за вземане на решение, що се касае до изпълнението на функциите

ДА/НЕ

Въвеждат се механизми, за да се гарантира, че целият съответен персонал е уведомен за създадените процедури

ДА/НЕ

По целесъобразност тези процедури включват използването на списъци, обобщаващи ключовите контролни дейности, които ще се изпълняват

ДА/НЕ

Въвеждат се механизми, за да се гарантира защитата на личните данни

ДА/НЕ

4.2.	Финансова отчетност и счетоводство

Кратко описание на процеса

[включва отговорния орган, упълномощения(ите) орган(и) и сертифициращия орган]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Въвеждат се механизми, които гарантират, че счетоводните данни са пълни, надеждни и точни. По-специално, счетоводната система ще позволи:

—	пълно проследяване на ресурсите на Общността на нивото на крайните бенефициери и проекти

—	определянето на всякаква лихва, генерирана от предварително финансиране, получено от Комисията

—	определянето на издадени нареждания за събиране на вземания и, ако е приложимо, дали са били извършени

ДА/НЕ

Системата на счетоводство и финансово отчитане се съгласува с националното законодателство за защита на данни

ДА/НЕ

Използваната система на счетоводство и финансово отчитане е в компютризирана форма

ДА/НЕ

Налице е резервна архивираща система, за да се гарантира непрекъсваемост на операциите, ако възникне нужда

ДА/НЕ

4.3.	Докладване на Комисията

Кратко описание на процеса

[включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Бележки

Задълженията за докладване, както и за посочване на ресурси, са били определени

ДА/НЕ

Създадените процедури позволяват подходящо, навременно и цялостно въвеждане на данни от определените органи.

ДА/НЕ

Докладите се одобряват от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

4.4.	Одитна пътека

Кратко описание на процеса

[включва всички органи]

Къде се съхраняват следните документи?

Отговорен орган/звено

За колко време?

Описание на системите за управление и контрол, включително процедурното(ите) ръководство(а)

Одитна стратегия

Национална многогодишна програма и евентуални ревизии

Национални годишни програми и евентуални ревизии

Решения на Европейската комисия относно многогодишни и годишни програми

Покани за подаване на предложения/покани за оферти

Документи на кандидати/документи за договори

Административен, технически и финансов анализ на получени предложения/оферти (таблици за оценка) и доклади на комисията за оценка

Решения или откази за финансиране

Споразумения за финансиране на проекти

Решения за финансов ангажимент за всеки от проектите

Доклади за напредък и окончателни доклади, предадени от реципиенти на финансиране

Финансови доклади и молби за заплащане, предадени по финансиран проект

Допълнителна документация за разходи и приходи по финансиран проект

Пълномощни за плащане/вземане на средства (доказателство за извършено удостоверяване)

Нареждания за плащане/вземания на средства

Доказателство за плащане/вземания на средства

Документация, свързана с методологията на извадка за одитна дейност

Одиторски доклади за проекти

Доклади от одити, извършвани на национално ниво по системи за управление и контрол

Одиторски доклади за годишни програми

Одиторски становища за системи за управление и контрол

Одиторски декларации относно валидността на молбите за плащане

Молби за плащане, изпратени до Европейската комисия

Сертификати за разходи, изпратени до Европейската комисия

Доклади за осъществяване на напредък, изпратени до Европейската комисия

Доклади за окончателно изпълнение, изпратени до Европейската комисия

Доказателство за плащане, получено от Европейската комисия

Доклади за оценка, изпратени до Европейската комисия

5. ОДОБРЯВАНЕ НА ОПИСАНИЕТО НА СИСТЕМИТЕ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ

Орган	Декларация	Дата и подпис
Отговорен орган	Удостоверявам точността и пълнотата на информацията относно системите за идентификация и вътрешен контрол на отговорния орган.	Име: Длъжност: Дата:
		подпис
Сертифициращ орган	Удостоверявам точността и пълнотата на информацията относно системите за идентификация и вътрешен контрол на сертифициращия орган.	Име: Длъжност: Дата:
		подпис
Одитиращ орган	Удостоверявам точността и пълнотата на информацията относно системите за идентификация и вътрешен контрол на одитиращия орган и мога да потвърдя, че описаното представя надеждно състоянието на всички системи за управление и контрол.	Име: Длъжност: Дата:
		подпис

ПРИЛОЖЕНИЕ II

ОБРАЗЕЦ НА МНОГОГОДИШНА ПРОГРАМА

	Първоначална версия

	Ревизирана версия (номер, дата дд/мм/година) след диалог с Комисията

	Версия, ревизирана след оценки и/или трудности в прилагането

	Версия, ревизирана след преразглеждане на стратегическите насоки

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:ФОНД:ОТГОВОРЕН ОРГАН:ОБХВАНАТ ПЕРИОД:

1. СИТУАЦИЯ В ДЪРЖАВАТА-ЧЛЕНКА

Описание на първоначалното положение на политиката предмет на целите на фонда в държавите-членки.

1.1.	Ситуация в държавата на национално ниво и влияние на миграционните потоци.

1.2.	Предприети до този момент мерки от държавите-членки.

1.3.	Общата сума на заделените национални ресурси.

2. АНАЛИЗ НА НУЖДИТЕ В ДЪРЖАВИТЕ-ЧЛЕНКИ

2.1.	Нужди в държавите-членки с оглед на първоначалното положение.

2.2.	Оперативни цели на държавите-членки в отговор на тези нужди.

3. СТРАТЕГИЯ ЗА ПОСТИГАНЕ НА ЦЕЛИТЕ

Описание на начина, по който фондът допринася за посрещането на тези нужди и обосновка на избраните приоритети

3.1.	Приоритет 1

3.2.	Приоритет 2

3.3.

и т.н.

Разбивка по приоритети при предоставяне на информация за техния избор.

а)	Целта/целите на стратегията и примери за ключови действия.

б)	Описание на съответния/ите планиран/и резултат(и) и използваните показатели.

в)	Ако е необходимо, посочване на ключовите действия, разчетени в изпълнение на конкретните основни задачи в рамките на избрания приоритет.

4. СЪВМЕСТИМОСТ С ДРУГИ ИНСТРУМЕНТИ

Посочване на съвместимостта на тази стратегия с други регионални, национални и общностни инструменти.

4.1.	Приоритет 1

4.2.	Приоритет 2

4.3.

и т.н.

5. РАМКА ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА СТРАТЕГИЯТА

5.1.	Публикуване на програмата

5.2.	Избран подход за прилагане на принципа на партньорство

6. ИНДИКАТИВЕН ФИНАНСОВ ПЛАН

6.1	Общностно подпомагане

6.1.1.

Таблица

Многогодишна програма — проект на финансов план
Таблица 1 Общностно подпомагане
Държава-членка: […]
Фонд: […]
(в хиляди евро – текущи цени)	2008 г.	2009 г.	2010 г.	2011 г.	2012 г.	2013 г.	Общо
Приоритет 1: […]							0
Приоритет 2: […]							0
Приоритет 3: […]							0
Приоритет…: […]							0
Техническа помощ							0
Общо	0	0	0	0	0	0	0

6.1.2.

Коментари относно данните/тенденциите

6.2	Общ финансов план

6.2.1.

Таблица

Многогодишна програма — проект на финансов план
Таблица 2 Общ финансов план
Държава-членка: […]
Фонд: […]
(в хиляди евро – текущи цени)	2008 г.	2009 г.	2010 г.	2011 г.	2012 г.	2013 г.	Общо
Общностно подпомагане
Публично съфинансиране
Частно съфинансиране
Общо	0	0	0	0	0	0	0
% Общностно подпомагане	%	%	%	%	%	%	%

6.2.2.

Коментари относно данните/тенденциите

[подпис на отговорното лице]

ПРИЛОЖЕНИЕ III

ОБРАЗЕЦ НА ГОДИШНА ПРОГРАМА

	Първоначална версия

	Ревизирана версия (номер, дата дд/мм/година) след диалог с Комисията

	Версия, ревизирана по други причини

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:ФОНД:ОТГОВОРЕН ОРГАН:ГОДИНА, ЗА КОЯТО СЕ ОТНАСЯ:

1.	ОБЩИ ПРАВИЛА ЗА ИЗБИРАНЕ НА ПРОЕКТИТЕ, КОИТО ДА СЕ ФИНАНСИРАТ ПО ПРОГРАМАТА

2.	ПРОМЕНИ В СИСТЕМИТЕ НА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ (ако е уместно)

3. ДЕЙСТВИЯ, КОИТО ДА БЪДАТ ПОДКРЕПЕНИ ОТ ПРОГРАМАТА ПО ИЗБРАНИТЕ ПРИОРИТЕТИ

3.1.	Действия за изпълнение на приоритет 1

3.2.	Действия за изпълнение на приоритет 2

3.3.

и т.н.

Когато се представят действията по точка 3.1 и т.н., където е уместно да се представи разбивка съгласно описанието на категориите действия в основния акт.

Характеристики на представеното действие при описанието на отделните действия по точка 3.1 и т.н.

1.	Цел и обхват на действието

2.	Очаквани получатели на безвъзмездна помощ

3.	Ако е необходимо, посочване на основание за пряко изпълнение на проекта/проектите от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган

4.	Очаквани количествени резултати и индикатори, които ще бъдат използвани

5.	Видимост на финансирането от страна на ЕО

6.	Взаимно допълване с подобни действия, финансирани от други инструменти на ЕО, ако е уместно

7.	Финансова информация

4. ТЕХНИЧЕСКА ПОМОЩ

4.1	Цел на техническата помощ

4.2	Очаквани количествени резултати

4.3	Видимост на финансирането от страна на ЕО

5. ПРЕДВАРИТЕЛЕН ФИНАНСОВ ПЛАН

Годишна програма — проект на финансов план
Таблица 1 Общ преглед
Държава-членка: […]
Годишна програма, за която се отнася: […]
Фонд: […]
	Приоритет, за който се отнася	Специф. приоритет, за който се отнася (1)	Общностно подпомагане	Публично участие	Частно участие	Общо	% EО	Дял от общата сума
(всички цифри са посочени в евро)			(а)	(б)	(в)	(г =a+б+в)	(д = a/г)	(г/общо г)
Действие 1: […]						0
Действие 2: […]						0
Действие 3: […]						0
Действие 4: […]						0
Действие 5: […]						0
Действие …: […]						0
Действие N: […]						0
Техническа помощ						0
Други дейности (2)						0
Общо			0	0	0	0	%	100 %

[подпис на отговорното лице]

(1) Когато е приложимо.

(2) Когато е приложимо.

ПРИЛОЖЕНИЕ IV

ОБРАЗЕЦ НА ДОКЛАД ЗА НАПРЕДЪКА НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ГОДИШНАТА ПРОГРАМА

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:ФОНД:ОТГОВОРЕН ОРГАН:ГОДИНА, ЗА КОЯТО СЕ ОТНАСЯ:

А. Технически отчет

1. ОПЕРАТИВНО ИЗПЪЛНЕНИЕ

1.1.	График за изпълнение на програмата

1.2.	Описание на организацията на подбора на проекти и търгове и резултатите от тях

1.3.	Напредък, постигнат при изпълнение на действията на програмата по избраните приоритети

1.3.1.

Действия за изпълнение на приоритет 1

1.3.2.

Действия за изпълнение на приоритет 2

и т.н.

1.4.	Използване на техническа помощ

1.5.	Възникнали проблеми и предприети мерки

2. ФИНАНСОВО ИЗПЪЛНЕНИЕ

Доклад за напредъка на изпълнението на годишната програма
Таблица 1 Финансов доклад
Държава-членка: […]
Годишна програма, за която се отнася: […]
Състояние на: [ден/месец/година]
Авансово плащане (плащания), получено от ЕО: [сума]
(всички цифри са посочени в евро)	Приоритет, за който се отнася	Специф. приоритет, за който се отнася (1)	Планирани държави-членки (ДЧ)			Сума, за която е поет ангажимент на равнище ДЧ			Вноска на ЕО, платена от ДЧ на крайни бенефициери	Общо допустими разходи, направени до момента от крайни бенефициери
(всички цифри са посочени в евро)	Приоритет, за който се отнася	Специф. приоритет, за който се отнася (1)	Общо планирани разходи	Вноска на ЕО	Вноска на ЕО в %	Общо допустими разходи	Вноска на ЕО	Вноска на ЕО в %	Вноска на ЕО, платена от ДЧ на крайни бенефициери
			(а)	(б)	(в = б/a)	(г)	(д)	(е = д/г)
Действие 1: […]
Действие 2: […]
Действие 3: […]
Действие 4: […]
Действие 5: […]
Действие N: […]
Техническа помощ
Други дейности (2)
Общо			0	0	0	0	0	0	0	0

									↓	↓
									> 60 % от полученото(ите) авансово(и) плащане (плащания)?
									Да/Не	Да/Не

3. ДОКЛАДВАНЕ НА НЕРЕДНОСТИ

Уведомяване за нови нередности (3)?				Не	Да (ако сте отбелязали „да“, попълнете таблица 2)
Доклад за напредъка на изпълнението на годишната програма
Таблица 2 Първоначално докладване за нередности
Държава-членка: […]
Състояние на: [ден/месец/година]
Фонд: […]
Референция	Годишна програма	Проект	Нарушена разпоредба	Тип нередност	Дата/източник на първоначалната информация	Метод на откриване	Възможна измама (да/не)	Сума, за която се отнася, в евро (вноска на Общността)

Проследяване на последващи действия по отношение на предишни нередности?				Не		Да (ако сте отбелязали „да“, попълнете таблица 3)
Доклад за напредъка на изпълнението на годишната програма
Таблица 3 Докладване на последици от нередности
Държава-членка: […]
Състояние на: [ден/месец/година]
Фонд: […]
Референция	Годишна програма	Проект	Нарушена разпоредба	Размер на сумата (вноска на ЕО) в евро	Последващи действия	Нареждане за събиране на вземанията (размер в евро)				Отмяна на вноската на ЕО
Референция	Годишна програма	Проект	Нарушена разпоредба	Размер на сумата (вноска на ЕО) в евро	Последващи действия	Издадено	Платено	Лихва за забавяне	Отказано	Отмяна на вноската на ЕО

Б. Искане за второ авансово плащане

Аз, долуподписаният [име с главни букви на отговорното лице],

представляващ отговорния орган за управление и изпълнение на [име на фонда], моля за плащане на следната сума като второ авансово плащане.

Eврo (4)

[точна цифра до втория десетичен знак]

Това искане за плащане е допустимо, защото:

а)	докладът за напредъка на изпълнението на годишната програма е представен на Комисията или е приложен;

б)	заверена изготвена декларация за разход за отчитане на поне 60 % от размера на първото авансов плащане е представена или приложена;

в)	годишната програма е изпълнена в съответствие с принципа на разумното финансово управление и съществува обоснована сигурност, че свързаните с това транзакции са законосъобразни и редовни;

г)	няма обосновано становище от Комисията относно нарушение на член 226 от Договора по отношение на действията, за които разходът е деклариран в искането.

Плащането следва да бъде извършено от Комисията на:

Орган, отговорен за получаване на плащания
Банка
№ на банкова сметка
Титуляр на сметката (ако е различен от органа, отговорен за получаване на плащанията)

Дата	Име с главни букви, печат, длъжност и подпис на компетентния орган

(1) Когато е приложимо.

(2) Когато е приложимо.

(3) От последния доклад за напредъка/окончателен доклад, изпратен до Комисията.

(4) Общ размер, изискан за допълване на първото авансово плащане.

ПРИЛОЖЕНИЕ V

ОБРАЗЕЦ НА ОКОНЧАТЕЛЕН ДОКЛАД ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ГОДИШНАТА ПРОГРАМА

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:ФОНД:ОТГОВОРЕН ОРГАН:ГОДИНА, ЗА КОЯТО СЕ ОТНАСЯ:

А. Технически отчет

1. ОПЕРАТИВНО ИЗПЪЛНЕНИЕ

1.1.	График за изпълнение на програмата

1.2.	Ако е приложимо, актуализация на доклада за напредъка по отношение на описанието на организирането на подбора на проекти и търгове и на резултатите от тях

1.3.	Постиженията при изпълнение на действията на програмата по избраните приоритети

1.3.1.

Действия за изпълнение на приоритет 1

1.3.2.

Действия за изпълнение на приоритет 2

1.3.3.

и т.н.

Аспекти на действието, представени при описание на всяко действие по точка 1.3 до т.н.

1.	Цел и обхват на действието

2.	Промени спрямо програмата, одобрена от Комисията (ако е уместно)

3.	Дейности по мониторинг, предприети по време на и след изпълнението

4.	Действителни резултати

5.	Оценка на действителните резултати в сравнение с целите и показателите, посочени в програмата

1.4.	Резултати от техническата помощ

1.5.	Възникнали проблеми и предприети мерки за изпълнение на програмата

1.6.	Приложени процедури, когато отговорният орган е изпълнявал проект(и), при който/които е действал директно като изпълнителен орган (ако е уместно)

1.7.	Съгласуваност и допълняемост с други инструменти

2.	ОЦЕНКА НА НАПРЕДЪКА, НАПРАВЕН ПРИ ИЗПЪЛНЕНИЕ НА МНОГОГОДИШНАТА ПРОГРАМА

3. МЕРКИ ЗА ОСИГУРЯВАНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ЗА ПРОГРАМАТА

3.1.	Предприети мерки за популяризиране на многогодишната (1) и годишната програма

3.2.	Изпълнение на принципа за видимост

4. ФИНАНСОВО ИЗПЪЛНЕНИЕ

Окончателен доклад за изпълнението на годишната програма

Таблица 1

Подробен финансов доклад

Държава-членка: […]

Годишна програма, за която се отнася: […]

Приоритет/Други действия: […]

Състояние на: [ден/месец/година]

(всички цифри са посочени в евро)

Планирани от ДЧ

Сума, за която е поет ангажимент на равнище ДЧ

Действителни цифри, приети от отговорния орган

(разходи, извършени от бенефициерите и окончателна вноска от страна на ЕО)

Действия

Проекти

Приоритет, за който се отнася

Специф. приоритет, за който се отнася (2)

Общо планирани разходи

Вноска на ЕО

Вноска на ЕО в %

Общо допустими разходи

Вноска на ЕО

Вноска на ЕО в %

Общо допустими разходи

Дължима вноска на ЕО

Вноска на ЕО в %

Изплатена вноска на ЕО

ЕО остава да плаща/възстановява от ОО

(а)

(б)

(в = б/a)

(г)

(д)

(е = д/г)

(ж)

(з)

(и = з/ж)

(й)

(к = з-й)

Действие 1: […]

проект 1: […]

проект N: […]

Общо за действие 1

Действие ...: […]

проект 1: […]

проект N: […]

Общо за действие ...: […]

Действие N: […]

проект 1: […]

проект N: […]

Общо за действие N

Техническа помощ

Други дейности (3)

Общо

0 %

4.1.

Списък на всички предстоящи вземания към 30 юни на година N+2 (N = година на настоящата годишна програма)

Окончателен доклад за изпълнението на годишната програма
Таблица 2 Списък на предстоящите нареждания за събиране на вземания
Държава-членка: […]
Фонд: […]
Състояние на: [ден/месец/година]
Референция	Годишна програма	Проект	Обща сума за възстановяване	Участие на ЕО за възстановяване	Извлечено от съответния финансов доклад (Да/Не)	Причини за възстановяване

4.2.

Списък на нарежданията за събиране на вземания, които не са включени във финансовите доклади на предишните годишни програми (ако е уместно)

Окончателен доклад за изпълнението на годишната програма
Таблица 3 Списък на нарежданията за събиране на вземания, които още не са приспаднати от предишни декларации за разходите
Държава-членка: […]
Фонд: […]
Състояние на: [ден/месец/година]
Референция	Годишна програма	Проект	Обща възстановена сума	Възстановена вноска на ЕО	Дата на възстановяване	Причини за възстановяване

5. ДОКЛАДВАНЕ НА НЕРЕДНОСТИ

Уведомяване за нови нередности (4)?				Не		Да (ако сте отбелязали „да“, попълнете таблица 4)
Окончателен доклад за изпълнението на годишната програма
Таблица 4 Първоначално докладване за нередности
Държава-членка: […]
Състояние на: [ден/месец/година]
Фонд: […]
Референция	Годишна програма	Проект	Нарушена разпоредба	Тип нередност	Дата/Източника на първоначалната информация	Метод на откриване	Възможна измама (Да/не)	Сума, за която се отнася в евро (вноска на Общността)

Проследяване на последващи действия по отношение на предишни нередности?				Не		Да (ако сте отбелязали „да“, попълнете таблица 5)
Окончателен доклад за изпълнението на годишната програма
Таблица 5 Докладване на последици от нередности
Държава-членка: […]
Състояние на: [ден/месец/година]
Фонд: […]
Референция	Годишна програма	Проект	Нарушена разпоредба	Размер на сумата	Последващи действия	Нареждане за събиране на вземанията (размер в евро)				Отмяна на вноската на ЕО
Референция	Годишна програма	Проект	Нарушена разпоредба	(вноска на ЕО) в евро	Последващи действия	Издадено	Платено	Лихва за забавяне	Отказано	Отмяна на вноската на ЕО

6. ПРИЛОЖЕНИЯ

Обобщено описание на отделните проекти (по една страница на проект), представящо цели, постижения, съответни показатели, финансова таблица.

Окончателен доклад за изпълнението на годишната програма

Таблица 6

Доклад по проект

Референтен номер на проекта и заглавие: […]

Приоритет: […]

Краен бенефициер: […]

Специфичен приоритет: […]

Състояние на: [ден/месец/година]

Действие: […]

ТЕХНИЧЕСКО РЕЗЮМЕ

Цели/постижения:

Подходящи показатели:

Обосновка (в случай на специфичен приоритет):

ФИНАНСОВО РЕЗЮМЕ

(всички цифри са посочени в евро)

Предвидени от отговорния орган

Изискани от крайния бенефициер

Приети от отговорния орган

Вноска на ЕО, изплатена от отговорния орган

a : Преки разходи

1-во авансово плащане

б : Непреки разходи

2-ро авансово плащане

в : Разходи, покрити от прехвърлени приходи (ако е приложимо)

Окончателно плащане

а + б + в : Общо допустими разходи

Нареждане за събиране на вземания

г : Вноска на ЕО

д:	Вноска на крайния бенефициер и партньорите по проекта (публични органи)

от които прехвърлени приходи

е:	Вноска на крайния бенефициер и партньорите по проекта (непублични органи)

ж : Принос от трети страни

з : Постъпления, генерирани от проекта

Дължима вноска на ЕО

г + д + е + ж + з : Общо приходи

Вноска на ЕО оставаща за плащане/възстановяване

% на вноската от ЕО/общи разходи (г/(а + б + в))

Б. Искане за окончателно плащане/декларация за възстановяване на суми

Аз, долуподписаният [име с главни букви на отговорното лице],

представляващ отговорния орган за [име на фонда]

—

моля за плащане на следната сума:

Eвpo (5)

[точна цифра до втория десетичен знак]

ИЛИ

—

декларирам за възстановяване следната сума:

Eвpo (6)

—

[точна цифра до втория десетичен знак]

Тази сума е резултат от баланса между общия размер на авансовото плащане(плащания), получено за настоящата годишна програма и декларираните действителни разходи.

Това искане за плащане е допустимо, защото:

а)	окончателен доклад за изпълнението на годишната програма е представен на Комисията или е приложен;

б)	заверена декларация за разходи е представена или е приложена;

в)	годишен одитен доклад, становище за функциониране на системата за управление и контрол и декларация за валидността на искането за плащане, изготвена от одитния орган са представени или приложени;

г)	всички лихви, натрупани от авансовите плащания, са изпратени към годишната програма, приемайки се за национален принос и се вземат предвид в декларацията за разходите;

д)	годишната програма е изпълнена в съответствие с принципа на разумното финансово управление и съществува обоснована сигурност, че свързаните с това транзакции са законосъобразни и редовни;

е)	няма обосновано становище от Комисията относно нарушение на член 226 от Договора по отношение на действията, за които разходът е деклариран в искането.

Плащането следва да бъде извършено от Комисията на:

Орган, отговорен за получаване на плащания
Банка
№ на банкова сметка
Титуляр на сметката (ако е различен от органа, отговорен за получаване на плащанията)

Дата	Име с главни букви, печат, длъжност и подпис на компетентен орган

(1) Приложимо само за окончателния доклад за изпълнението на първата годишна програма.

(2) Когато е приложимо.

(3) Когато е приложимо.

(4) От последния доклад за напредъка/окончателен доклад, изпратен до Комисията.

(5) Общ размер, изискан за допълване на авансово(ите) плащане(ния).

(6) Общ размер за възстановяване след клиринг на авансовото(ите) плащане(ния).

ПРИЛОЖЕНИЕ VI

ОБРАЗЕЦ НА ОДИТНА СТРАТЕГИЯ

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:ФОНД (ФОНДОВЕ):ОТГОВОРЕН ОРГАН:

1. ОБХВАТ НА ОДИТА

1.1.	Обхват на стратегията (включени фондове)

1.2.	Период на стратегията

1.3.	Приложени одитни стандарти

2. ОЦЕНКА НА РИСКА

2.1.	Идентифициране и оценяване на риска

2.2.	Реакция на риска и остатъчен риск

3. ЦЕЛИ И ПРИОРИТЕТИ

3.1.	Цели на одитите

3.2.	Приоритети за одитите

4. ОДИТЕН ПОДХОД

4.1. Системни одити

4.1.1.

Отговорна/и служба/и за одитната работа

4.1.2.

Органи, подлежащи на одит

4.1.3.

Хоризонтални въпроси, които следва да бъдат обхванати от системния одит

4.1.4.

Индикативен многогодишен план за системни одити (ако е възможно)

4.2. Одити на проекти

4.2.1.

Отговорна/и служба/и за одитната работа

4.2.2.

Описание на методологията за определяне на извадката

5. ОДИТНИ ПЛАНОВЕ, ВКЛЮЧВАЩИ 2007 И 2008 КАЛЕНДАРНА ГОДИНА

5.1. 2007 г. (1)

2007 г.
Системни одити
Фондове	Засегнати служби	Засегнати процеси		Обхват на одита				Човекодни	Планиране



Одити на проекти
Фондове	Програмна година	Приоритет	Проект		Краен бенефициер	Общ размер на допустимите разходи на проекта	Разходи, подлежащи на одит	Човекодни	Планиране

5.2. 2008 г.

Въведете данните, като използвате примерната таблица, определена за 2007 година.

Приложение(я) към одитната стратегия (2) : годишни планове

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:ФОНД:ОТГОВОРЕН ОРГАН:КАЛЕНДАРНА ГОДИНА, ЗА КОЯТО СЕ ОТНАСЯ:

1.	ПРОМЕНИ В ОДИТНАТА СТРАТЕГИЯ, КЪДЕТО Е ПРИЛОЖИМО

2.	ОСНОВНИ РЕЗУЛТАТИ ОТ ОДИТИ ОТ ПРЕДИШНАТА ГОДИНА

3.	ОДИТЕН ПЛАН ЗА 20XX ГОДИНА

Въведете данните, като използвате примерната таблица, определена за 2007 година.

(1) Ако е приложимо.

(2) Да се представи след одитната стратегия в съответствие с член 25, параграф 2.

ПРИЛОЖЕНИЕ VII

ОБРАЗЕЦ НА ДОКЛАД ОТ ОДИТНИЯ ОРГАН

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:ФОНД:ОТГОВОРЕН ОРГАН:ГОДИШНА ПРОГРАМА, ОБХВАНАТА В ДОКЛАДА:

А. Годишен одитен доклад

1. ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ

1.1.	Служби, участвали в изготвянето на доклада

1.2.	Идентификация и обосновка на основните промени в изпълнението на одитните планове, отнасящи се до определената годишна програма

1.3.

Обобщена таблица за резултатите от одитите

Одитен доклад
Държава-членка: […]
Годишна програма, за която се отнася: […]
Състояние на: [ден/месец/година]
Системни одити, приключили след последния доклад
Фонд(ове)	Засегнати служби	Засегнати процеси		Обхват на одита			Изразходвани човекодни		Дата на окончателния доклад




Одити на проекти, свързани с годишната програма за 20xx г.
Фонд(ове)	Проект		Краен бенефициер		Общо допустими разходи	Одитирани признати разходи		Финансова корекция		Процент на грешки
					(а)	(б)		(в)		(г = в/б)







Общо					0	0		0		%
Общо за годишната програма					(д)	(е)		Процент на обхват: (= е/д)

2. СИСТЕМНИ ОДИТИ

2.1.	Служби, извършили одити

2.2.	Обобщен списък на извършените одити

2.3.	Основни констатации, препоръки и заключения, произтичащи от одита на системите за управление и контрол

2.4.	Финансово въздействие на констатациите от одита

2.5.	Допълнителна работа, където е уместно

2.6.	Посочване дали някои идентифицирани проблеми са смятани за системни по природа и предприетите мерки, включително количествено изражение на всякакви финансови корекции

2.7.	Информация за последващи действия от препоръките на одита

3. ОДИТИ НА ПРОЕКТИ

3.1.	Служби, извършили одитите

3.2.	Обобщен списък на извършените одити и процента на проверени разходи отнесен към общите допустими разходи, декларирани пред Комисията

3.3.	Основни констатации, препоръки и заключение от одитите по отношение на изпълнените проекти

3.4.	Заключенията, направени от резултатите на одитите по отношение на ефективността на системата за управление и контрол

3.5.	Финансово въздействие на констатациите от одита

3.6.	Допълнителна работа, където е уместно

3.7.	Информация за последващи действия от препоръките на одита

3.8.	Посочване дали някои идентифицирани проблеми са смятани за системни по природа и предприетите мерки, включително количествено изражение на всякакви финансови корекции

4. ПОСЛЕДВАЩИ ДЕЙСТВИЯ ОТ ОДИТНА ДЕЙНОСТ, ОБХВАНАТА ОТ ПРЕДИШНИ ДОКЛАДИ, АКО Е УМЕСТНО

4.1.	Информация за последващи действия от препоръки на предишен системен одит

4.2.	Информация за резултати от одити на действия от системен характер от предишни годишни програми [подпис на отговорното лице]

Б. Становище относно функционирането на системите за управление и контрол

До Европейската комисия

1. ВЪВЕДЕНИЕ

Аз, долуподписаният, представляващ [име на одитния орган, определен от държавата-членка], направих преглед на функционирането на системите за управление и контрол в [наименование на фонда] по отношение на действията, изпълнени в рамките на годишната програма за [20XX] година, с цел да изготвя становище, в което да посоча дали системите са функционирали ефективно и да дам основателна гаранция за точността на представените на Комисията декларации за разходите, както и за законосъобразността и правомерността на свързаните с тях транзакции.

2. ОБХВАТ НА ПРЕГЛЕДА

Прегледът е направен в съответствие с одитната стратегия по отношение на този фонд за периода от [дд/мм/година] до [дд/мм/година] и е представен в годишния одиторски доклад, раздел А.

Или

Обхватът на прегледа е без ограничения.

или

Обхватът на прегледа бе ограничен от следните фактори:

[…]

б)

[…]

в)

и т.н.

(Да се посочи всяко ограничение на обхвата на прегледа, например всякакви системни проблеми, слабости в системата на управление и контрол, липса на оправдателни документи, дела в процес на съдебно производство и др., и да се оцени размерът на разходите и съответния принос на Общността. Ако одитният орган не счита, че ограниченията имат въздействие върху декларираните разходи, това следва да се заяви.)

3. СТАНОВИЩЕ

Или (неквалифицирано одиторско мнение)

Въз основа на горепосочения преглед моето мнение е, че за гореспоменатата годишна програма системите за управление и контрол, установени за [име на фонда], са били в съответствие с приложимите изисквания на основния акт и Решение № 575/2007/EO [и Решение 2008/458/EO на Комисията] и са функционирали ефективно, така че да дават основателна гаранция за точността на представените пред Комисията отчети на разходите, и оттам за законосъобразността и правомерността на свързаните с тях транзакции.

Или (квалифицирано одиторско мнение)

Въз основа на горепосочения преглед моето мнение е, че за гореупоменатата годишна програма системите за управление и контрол, установени за [име на фонда], са били в съответствие с приложимите изисквания на основния акт и Решение № 575/2007/EO [и Решение 2008/458/EO на Комисията] и са функционирали ефективно, така че да дават основателна гаранция за точността на декларациите за разходи, представени на Комисията, и оттам за законосъобразността и правомерността на свързаните с тях транзакции.

[…]

б)

[…]

в)

и т.н.

Причините, поради които считам, че този(тези) аспект(и) на системите не е(са) съответствал(и) на изискванията и/или не е(са) работил(и) по такъв начин, че да дава(т) основателна гаранция за точността на декларациите за разходи, представени на Комисията, са следните:

[…]

б)

[…]

в)

и т.н.

По моя преценка отражението на ограничението(ята) е […] % от общите декларирани разходи. Следователно засегнатият принос на Общността възлиза на […]

Или (отрицателно мнение)

Въз основа на гореупоменатия преглед моето мнение е, че за гореспоменатата годишна програма системите за управление и контрол, установени за [име на фонда], не са били в съответствие с изискванията на членове […] от основния акт и Решение № 575/2007/EO [и Решение 2008/458/EO на Комисията] и не са функционирали ефективно, така че не дават основателна гаранция за точността на декларациите за разходи, представени на Комисията, и оттам за законосъобразността и правомерността на свързаните с тях транзакции.

Настоящото отрицателно мнение се основава на:

[…]

б)

[…]

в)

и т.н.

Дата

Подпис

[подпис на отговорното лице]

В. Утвърждаване на молбата за плащане

До Европейската комисия

1. ВЪВЕДЕНИЕ

Аз, долуподписаният, представляващ [име на одитния орган, определен от държавата-членка], направих за годишната програма за [20xx] на [име на фонда] преглед на резултатите от проведения одит на тази годишна програма [и извърших допълнителната работа, която счетох за необходима, както е посочено в доклада].

Планирах и извърших тази работа с цел да се уверя в точността и валидността на искането за плащане на баланса от приноса на Общността към годишната програма за [20xx], както и в законосъобразността и правомерността на транзакциите, включени в декларациите за разходи.

2. ОБХВАТ НА ПРЕГЛЕДА

Или

Обхватът на прегледа е без ограничения.

или

Обхватът на прегледа бе ограничен от следните фактори:

[…]

б)

[…]

в)

и т.н.

3. СТАНОВИЩЕ

Или (неквалифицирано одиторско мнение)

Въз основа на горепосочения преглед декларирам, че декларациите за разходи отразяват вярно по всички основни точки извършените разходи по линия на годишната програма и че искането за плащане на баланса от вноската на Общността за тази годишна програма е обосновано.

Или (квалифицирано одиторско мнение)

[…]

б)

[…]

в)

и т.н.

Оценявам отражението на това ограничение(тези ограничения) на […] % от общите декларирани разходи. Следователно размерът на засегнатия принос на Общността възлиза на …

Или (отрицателно мнение)

Въз основа на горепосочения преглед декларирам, че декларациите за разходите не отразяват вярно по всички основни точки извършените разходи по линия на годишната програма и че вследствие на това искането за плащане на баланса от приноса на Общността за тази годишна програма не е валидно.

Дата

Подпис

[подпис на отговорното лице]

ПРИЛОЖЕНИЕ VIII

ОБРАЗЕЦ НА ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА РАЗХОДИТЕ ЗА ВТОРО АВАНСОВО ПЛАЩАНЕ

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:ФОНД:СЕРТИФИЦИРАЩ ОРГАН:ГОДИШНА ПРОГРАМА, ОБХВАНАТА ОТ СЕРТИФИЦИРАНЕТО:

Аз, долуподписаният [име с главни букви на отговорното лице],

представляващ сертифициращия орган, определен за [име на фонда]

с настоящото удостоверявам, че всички разходи, включени в доклада за напредъка по изпълнението на годишната програма, възлизат на:

Eвpo (1)

[точна цифра до втория десетичен знак]

Удостоверявам също така, че действията се изпълняват в съответствие с целите, определени в решението на Комисията за приемане на годишната програма и в съответствие с основния акт и правилата за изпълнението му, и по-специално, че:

1)	декларацията за разходите е точна, произтича от надеждни системи за счетоводна отчетност и се основава на проверяеми оправдателни документи;

2)	декларираните разходи са в съответствие с приложимите общностни и национални правила и са извършени съобразно действия, избрани за финансиране в съответствие с приложимите критерии към годишната програма и приложимите общностни и национални правила, по-специално с правилата за обществени поръчки;

3)	за целите на сертифицирането получих подходяща информация от отговорния орган по процедурите и проверките, извършени по отношение на разходите, включени в отчета за разходите;

4)	декларацията за разходите и искането за второ авансово плащане вземат предвид, където е приложимо, всички възстановени суми и всички лихви, получени по настоящата годишна програма.

Настоящата декларация за разходите е основана на отчети, временно закрити на [дд/мм/20гг].

В съответствие с член 43 от основния акт оправдателните документи са и ще продължат да бъдат на разположение поне пет години след приключване на годишната програма от Комисията.

Дата	Име с главни букви, печат, длъжност и подпис на сертифициращ орган

(1) Общ размер на допустимите разходи, платени от крайните бенефициери или използвани за техническа помощ.

ПРИЛОЖЕНИЕ IХ

ОБРАЗЕЦ НА ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА РАЗХОДИТЕ ЗА БАЛАНСОВО ПЛАЩАНЕ

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:ФОНД:СЕРТИФИЦИРАЩ ОРГАН:ГОДИШНА ПРОГРАМА, ОБХВАНАТА ОТ СЕРТИФИЦИРАНЕТО:

Аз, долуподписаният [име с главни букви на отговорното лице],

представляващ сертифициращия орган, определен за [име на фонда]

с настоящото удостоверявам, че всички разходи, включени в окончателния отчет за изпълнението на годишната програма, възлизат на:

Eвpo (1)

[точна цифра до втория десетичен знак]

Удостоверявам също така, че действията се изпълняват в съответствие с целите, описани в решение на Комисията за приемане на годишната програма, и в съответствие с основния акт, и по-специално, че:

1)	декларацията за разходите е точна, произтича от надеждни системи за счетоводна отчетност и се основава на проверяеми оправдателни документи;

2)	декларираните разходи са в съответствие с приложимите общностни и национални правила и са извършени съобразно действия, избрани за финансиране в съответствие с приложимите критерии към годишната програма и приложимите общностни и национални правила, по-специално с правилата за обществени поръчки;

3)	мога да дам обоснована гаранция за законосъобразността и правомерността на свързаните с тях транзакции;

4)	за целите на сертифицирането получих подходяща информация от отговорния орган по процедурите и проверките, извършени по отношение на разходите, включени в отчета за разходите;

5)	резултатите от всички одити, извършени от или от името на одитния орган, са надлежно взети предвид

6)	декларацията за разходите и искането за балансово плащане вземат предвид, където е приложимо, всички възстановени суми и всички лихви, получени по настоящата годишна програма.

Настоящата декларация за разходите е основана на отчети, закрити на [дд/мм/20гг].

Дата	Име с главни букви, печат, длъжност и подпис на сертифициращ орган

(1) Общ размер на допустимите разходи, платени от крайните бенефициери или използвани за техническа помощ.

ПРИЛОЖЕНИЕ Х

УКАЗАНИЯ ОТНОСНО ЕМБЛЕМАТА И ОПРЕДЕЛЯНЕ НА СТАНДАРТНИ ЦВЕТОВЕ

Описание на символиката

На небесносин фон дванадесет златни звезди образуват кръг, изобразяващ съюза на народите на Европа. Броят на звездите е постоянен, като дванадесет е символ на съвършенството и единството.

Описание на хералдиката

На небесносин фон кръг от дванадесет златни петолъчки, чиито върхове не се допират.

Описание на геометрията

Емблемата има формата на син правоъгълен флаг с крило един път и половина височината на флага. Дванадесетте златни звезди, разположени на равни интервали, оформят невидима окръжност, чийто център е в точката на пресичане на диагоналите на правоъгълника. Радиусът на кръга е равен на една трета от височината на флага. Всяка от звездите има пет върха, които са разположени върху окръжност на невидим кръг, чийто радиус е равен на една осемнадесета част от височината на флага. Всички звезди са разположени вертикално, т.е. с един от лъчите сочещ нагоре и два от лъчите опиращи се на невидима линия, под прав ъгъл на пилона на флага. Кръгът е подреден така, че звездите се разполагат като цифри по часовников циферблат. Техният брой е непроменлив.

Регламентирани цветове

Цветовете на емблемата са следните: PANTONE REFLEX BLUE за повърхността на правоъгълника; PANTONE YELLOW за звездите.

Възпроизвеждане по четирицветната технология

Когато се използва печатна четирицветна технология, двата стандартизирани цвята трябва да се възпроизведат с използването на четирите цвята от четирицветната технология.

PANTONE YELLOW се получава, като се използва 100 % „Process Yellow“.

PANTONE REFLEX BLUE се получава при смесването на 100 % „Process Cyan“ и 80 % „Process Magenta“.

Интернет

В Интернет палитрата PANTONE REFLEX BLUE съответства на цвета RGB:0/0/153 (шестнадесетично: 000099 и PANTONE YELLOW на цвят RGB:255/204/0 (шестнадесетично: FFCC00).

Възпроизвеждане по монохромна технология

С черно: да се очертае повърхността на правоъгълника с черна линия и да се отпечатат звездите, също в черно на бял фон.

Със синьо (Reflex Blue): този цвят се използва 100 % за фон, а звездите се оставят като бял негатив.

Възпроизвеждане на цветен фон

Когато е невъзможно да се избегне цветният фон, правоъгълникът се очертава с бяла линия с дебелина, равна на една двадесет и пета част от височината на правоъгълника.

ПРИЛОЖЕНИЕ ХI

ПРАВИЛА ОТНОСНО ДОПУСТИМОСТТА НА РАЗХОДИТЕ — ЕВРОПЕЙСКИ ФОНД ЗА ВРЪЩАНЕ

I. Общи принципи

I.1. Основни принципи

В съответствие с основния акт, за да бъдат допустими, разходите трябва да бъдат:

а)	в рамките на Фонда и в рамките на неговите цели, както са описани в членове 1, 2 и 3 на основния акт;

б)	в рамките на допустимите действия и мерки, изброени в членове 4 и 5 от основния акт;

в)	необходими за осъществяване на действията, обхванати от проекта, съставляващи част от многогодишните и годишните програми, одобрени от Комисията;

г)	разумни и съответстващи на принципите на разумното финансово управление, по-специално по-добра стойност за вложените средства и икономическа ефективност;

д)

извършени от крайния бенефициер и/или партньорите по проекта, които следва да бъдат установени и регистрирани в държава-членка, освен в случай на международни правителствени организации, които преследват същите цели като описаните в основния акт. С оглед на член 39, параграф 2 от настоящото решение правилата, приложими към крайния бенефициер, следва да се прилагат mutatis mutandis към партньорите по проекта;

е)	свързани с целевите групи, определени в член 7 от основния акт;

ж)	извършени в съответствие със специфичните разпоредби на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

2.	В случая с многогодишни действия по смисъла на член 15, параграф 6 от основния акт, само частта от действието, съфинансирана от годишна програма, се разглежда като проект, към който се прилагат настоящите правила за допустимост.

3.	Не се допуска проектите, подкрепяни от фонда, да бъдат финансирани от други източници, включени в бюджета на Общността. Проектите, подкрепяни от фонда, следва да бъдат съфинансирани от публични и частни източници.

I.2. Бюджет на проект

Проектният бюджет следва да бъде представен както следва:

Разходи

Приходи

+	преки разходи (ПР)

+	непреки разходи (фиксиран процент от ПР, определен в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства)

+	разходи, покрити от прехвърлени приходи (ако е приложимо)

+	вноска на ЕО (определена като най-ниската от трите суми, посочени в член 12 от настоящото решение)

+	вноска на крайния бенефициер и партньорите по проекта (1)

+	принос от трети страни

+	постъпления, генерирани от проекта

= Общо допустими разходи (ОДР)

= Общо приходи

Бюджетът следва да бъде балансиран: общите допустими разходи следва да бъдат равни на общите приходи.

I.3. Приходи и принцип за недопускане на печалба

Проектите, подкрепяни от фонда, не допускат печалба. Ако при приключването на проекта източниците на приходи, включително постъпления, превишат разходите, приносът на фонда към проекта ще бъде съответно намален. Всички източници на приходи за проекта трябва да бъдат записани в счетоводните или данъчни документи на крайния бенефициер и трябва да могат да бъдат идентифицирани и контролирани.

Проектните приходи идват от целия финансов принос, предоставен на проекта от фонда, от публични и частни източници, включително собствения принос на крайния бенефициер, и от всички постъпления, генерирани от проекта. „Постъпления“ за целите на това правило означава приходи, получени от проекта през допустимия период, както са описани в т. I.4, от продажби, наеми, услуги, заплати/хонорари или други равностойни приходи.

3.	Вноската на Общността, получена в резултат на прилагането на принципа за недопускане на печалба, посочен в член 12, буква в) от настоящото решение, ще означава „всички допустими разходи“ минус „приноса от трети страни“ и „постъпления, генерирани от проекта“.

I.4. Период на допустимост

Разходите, отнасящи се до проекта, трябва да бъдат извършени, и съответните плащания (с изключение на амортизациите) — направени, след 1 януари на годината, посочена във финансовото решение за одобрение на годишните програми на държавите-членки. Периодът на допустимост е до 31 декември на година N (2) +1, което означава, че разходите, отнасящи се до даден проект, трябва да бъдат генерирани преди тази дата.

2.	Изключение от споменатия по-горе период на допустимост се прави за техническа помощ за държавите-членки (вж. точка V, подточка 3)

I.5. Документиране на разходите

1.	Разходите следва да съответстват на плащанията, направени от крайния бенефициер. Те трябва да бъдат във формата на финансови (с парични средства) транзакции, с изключение на амортизационните разходи.

2.	Като правило разходите следва да бъдат оправдани от официални фактури. Когато това не може да се направи, разходите следва да се подкрепят от счетоводни документи или подкрепящи документи с равностойна доказателствена стойност.

Разходите трябва да могат да се идентифицират и проверяват. По-специално:

а)	трябва да бъдат отразени в счетоводните документи на крайния бенефициер;

б)	трябва да бъдат определени в съответствие с приложимите счетоводни стандарти на страната, в която е установен крайният бенефициер и с посредством обичайните практики за осчетоводяване на разходите на крайния бенефициер; както и

в)	трябва да бъдат декларирани в съответствие с изискванията на приложимото данъчно и социалноосигурително законодателство.

4.	Където е приложимо, крайните бенефициери са задължени да съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка с определения проект.

5.	Съхраняването и обработката на такива документи трябва да се извършва в съответствие с националното законодателство за защита на данните.

I.6. Териториален обхват

Разходите за действията и мерките, описани в членове 4 и 5 от основния акт, трябва да бъдат:

а)	извършени от крайните бенефициери, определени в точка I.1, буква д); както и

б)	извършени на територията на държавите-членки или на трети държави.

2.	Партньорите по проекта, които са регистрирани и установени в трети страни, могат да участват в проекти без да поемат разходи, с изключение на случая с международни правителствени организации. Следователно разходи, извършени от тези партньори, са недопустими.

II. Категории допустими разходи (на ниво проект)

II.1. Преки допустими разходи

Преките допустими разходи по проекта са разходи, които, съобразно общите условия за допустимост, определени в част I по-горе, могат да бъдат определени като специфични разходи, пряко свързани с изпълнението на проекта. Преките разходи се включват в общия проектобюджет на проекта.

Допустими са следните преки разходи:

II.1.1. Разходи за персонал

II.1.1.1. Общи правила

Преките разходи за персонал са допустими само за лица, които имат ключова и пряка роля в проекта, като ръководители на проект и друг персонал, оперативно въвлечен в проекта, например за дейности, свързани с планиране, изпълнение (или мониторинг) на оперативни дейности, предоставяне на услуги на крайните получатели на проекта и др.

Разходи за други членове на персонала на организацията на крайния бенефициер, които осигуряват само поддържаща роля (като генерален управител, счетоводител, подкрепа за обществени поръчки, управление на човешките ресурси, информационни технологии, административен сътрудник, рецепционист и др.) не са допустими като преки разходи и се разглеждат като непреки разходи (вж. точка II.2).

Разходите за персонал се представят подробно в прогнозния бюджет, като се посочват функциите, броят персонал и имената.

Ако имената на лицата все още не са известни или не могат да бъдат разкрити, професионалният и технически капацитет на лицата, определени за изпълнение на съответните функции/задачи в рамките на проекта, трябва да бъде посочен.

Разходите за персонал, назначен по проекта, т.е. заплати и вноски за социални осигуровки и други регламентирани разходи, са допустими, при условие че не превишават средните ставки що се отнася до обичайната практика за възнаграждения на крайния бенефициер. Където е приложимо, тази цифра може да включва всички обичайни вноски, плащани от работодателя, но не трябва да включва премии, мотивиращи плащания и схеми за споделяне на печалбите. Налози, данъци и такси (по-специално преки данъци и вноски за социални осигуровки за заплати), възникващи от проекти, съфинансирани от фонда, се считат за допустими разходи само когато са действително направени от крайния бенефициер на безвъзмездната помощ.

II.1.1.2. Специфични условия за разходи на персонал на държавни органи

Разходите за персонал на държавни органи, изпълняващи проект, се разглеждат като преки допустими разходи само в следните случаи:

а)	лице, наето от крайния бенефициер по договор единствено с цел изпълнение на проекта;

б)

лице, наето с постоянен договор от крайния бенефициер, което

—	изпълнява задачи, които са конкретно свързани с изпълнението на проекта на базата на възнаграждение за извънработно време, или

—

е командировано с надлежно документирано решение на организацията за изпълнение на задачи, които са специфично свързани с изпълнението на проекта, който не формира част от неговата/нейната нормална рутинна дейност и той/тя е заместен в неговите/нейните постоянни задачи от друго лице, наето от организацията.

II.1.2. Пътни и дневни разходи

Пътните и дневни разходи са допустими като преки разходи само за:

а)	персонал на крайния бенефициер, чиито разходи са допустими, според точка II.1.1;

б)	в изключителни и оправдани случаи персоналът на крайния бенефициер, осигуряващ подкрепяща роля като определената в точка II.1.1;

в)	други лица, извън крайния бенефициер, които участват в дейностите по този проект. В този случай трябва да се съхранява присъствен списък като подкрепящо доказателство.

Пътните разходи са допустими въз основа на действително извършените разходи. Сумите за възстановяване се основават на най-евтината форма на обществения транспорт, а полетите като правило са разрешени само за пътувания над 800 км (билет за отиване и връщане) или когато географската дестинация оправдава пътуването по въздух. Трябва да се съхраняват бордните карти. Когато се използва частна кола, възстановяването обикновено се извършва или въз основа на разходите за обществен транспорт, или въз основа на норми за километри в съответствие с публикуваните официални правила на държавата-членка, за която се отнася, и използвани от крайния бенефициер.

Дневните разходи са допустими въз основа на действително извършените разходи или на дневни разходи. Когато организацията има собствени дневни ставки (дневни за командировка), те се прилагат под определени тавани, установени от държавата-членка в съответствие с националното законодателство и практиката. Дневните разходи обикновено включват местен транспорт (включително такси), квартира, храна, местни телефонни разговори и други дребни разходи.

II.1.3. Оборудване

II.1.3.1. Общи правила

Разходи, свързани с придобиването на оборудване (въз основа на амортизация на закупени активи, взети на лизинг или под наем) са допустими, само ако са от съществено значение за изпълнение на проекта. Оборудването следва да бъде с технически свойства, необходими за проекта, и да съответства на приложимите норми и стандарти.

2.	Разходи за ежедневно административно оборудване (като принтер, преносим компютър, факс-машина, копирна машина, телефон, инсталиране на кабели и др.) не са допустими като преки разходи и следва да се разглеждат като непреки разходи (вж. точка II.2).

Изборът между наемане, лизинг или покупка трябва винаги да се основава на най-малко скъпия вариант. Въпреки това ако лизингът или наемането не са възможни поради кратката продължителност на проекта или бързата амортизация в стойност, закупуването се приема, а разходите, свързани с амортизация, както е описано по-долу, могат да бъдат допустими въз основа на националните правила за амортизационни разходи.

II.1.3.2. Наем и лизинг

Разходите, свързани с операции за наем и лизинг, са допустими за съфинансиране, при зачитане на правилата, установени от държавата-членка, националното законодателство и практика и продължителността на наемане или лизинг за целите на проекта.

II.1.3.3. Закупуване

1.	Когато оборудването е закупено преди или по време на жизнения цикъл на проекта, допустим разход е само частта от амортизационните разходи на оборудването, съответстваща на продължителността на използването му за проекта и процента на действително използване за проекта.

2.	Оборудването, което е било закупено преди жизнения цикъл на проекта, но което е използвано за целите на проекта, е допустимо въз основа на амортизационните разходи. Тези разходи обаче са недопустими, ако оборудването е било първоначално закупено с безвъзмездни средства, отпуснати от Общността.

3.	Разходите за закупуване на оборудване следва да съответстват на нормалните пазарни разходи и стойността на определените единици следва да се осчетоводява в съответствие с данъчните и счетоводни правила, приложими към крайния бенефициер.

4.	За отделни материали, струващи под 1 000 EUR, е допустим пълният размер на разхода за закупуване, при условие че оборудването е закупено по време на първите три месеца на проекта.

II.1.4. Недвижимо имущество

II.1.4.1. Общи правила

В случай на закупуване на недвижимо имущество, строителство или ремонт на недвижимо имущество или на наемане на недвижимо имущество, то трябва да има техническите качества, необходими за проекта, и да съответства на приложимите норми и стандарти.

II.1.4.2. Покупка, строителство или ремонт

Когато придобиването на недвижим имот е от съществено значение за изпълнение на проекта и е ясно свързано с неговите цели, покупката на недвижим имот, т.е. вече построена сграда или строителството на недвижим имот, са допустими разходи за съфинансиране при условията, определени по-долу, без да се засяга прилагането на по-строги национални правила:

а)

Следва да се набави сертификат от независим квалифициран оценител или надлежно упълномощен официален орган, установяващ, че цената не надвишава пазарната цена, и който или удостоверява, че недвижимият имот е в съответствие с националните правилници, или определя точките, които не съответстват и които крайният бенефициер планира да поправи като част от проекта.

б)	Недвижимият имот не е бил закупен посредством безвъзмездни средства, отпуснати от Общността, по всяко време, предшестващо изпълнението на проекта.

в)	Недвижимият имот следва да се използва само за целите, заявени в проекта, за период от поне пет години след крайната дата на проекта, освен ако Комисията изрично разреши друго.

г)	Допустим разход е само частта от амортизационните разходи на оборудването, съответстваща на продължителността на използването му за проекта и процента на действително използване за проекта. Амортизационните разходи се изчисляват в съответствие с националните счетоводни правила.

2.	В случая на ремонт се прилагат само условията от букви в) и г) по-горе.

II.1.4.3. Наем

Наемът на недвижим имот е допустим разход за съфинансиране, когато има ясна връзка между наемането и целите на проекта, за който се отнася, при условията, определени по-долу, и без да се засяга прилагането на по-строги национални правила:

а)	Недвижимият имот не следва да е бил закупен чрез безвъзмездни средства на Общността.

б)	Недвижимият имот следва да се използва само за изпълнението на проекта. Ако не, допустима е само тази част от разходите, съответстваща на използването на проекта.

II.1.4.4. Офис-пространство за крайния бенефициер

Разходите за покупка, строителство, обновяване и наемане на офис-пространство за рутинни дейности на крайния бенефициер не са допустими. Такива разходи следва да се разглеждат като непреки разходи (вж. точка II.2)

II.1.5. Консумативи, материали и общи услуги

1.	Разходите за консумативи, материали и общи услуги са допустими, при условие че те могат да бъдат идентифицирани и са пряко необходими за изпълнението на проекта.

Офис материалите обаче, както и всички видове дребни административни консумативи, материали, разходи за гости и общи услуги (като телефон, Интернет, пощенски разходи, почистване на офиса, общински услуги, застраховки, обучение на персонала, наемане и др.) не са допустими преки разходи; те са включени в непреките разходи, както се посочва в точка II.2.

II.1.6. Договори с подизпълнители

Като общо правило крайните бенефициери трябва да имат капацитета сами да изпълняват дейностите, свързани с проекта. Следователно поддоговарянето трябва да бъде ограничено и да не надхвърля 40 % от преките допустими разходи на един проект, освен ако не са надлежно обосновани и предварително одобрени от отговорния орган.

Недопустими за финансиране от фонда са разходи, свързани със следните договори с подизпълнител:

а)	поддоговаряне на задачи, свързани с общото управление на проекта;

б)	поддоговаряне, което добавя разходи към проекта, без да добавя пропорционална стойност към него;

в)	поддоговаряне с посредници или консултанти, при които плащането е определено като процент от общите разходи на проекта, освен ако плащането не е обосновано от крайния бенефициер с посочване на действителната стойност на свършената работа или предоставените услуги.

3.	За всички договори с подизпълнител, подизпълнителите следва да предоставят на всички одитни и контролни органи всички необходими данни, свързани с поддоговорените дейности.

II.1.7. Разходи, произтичащи пряко от изискванията, свързани със съфинансирането от ЕС

Разходите, необходими за да се отговори на изискванията, свързани със съфинансирането от страна на ЕС, като публичност, прозрачност, оценка на проекта, външен одит, банкови гаранции, разходи за превод и т.н., са допустими като преки разходи.

II.1.8. Хонорари за експерти

Допустими са разходи за хонорари за правни консултации, нотариални разходи и разходи за технически и финансови експерти.

II.1.9. Специфични разходи във връзка с целевите групи

Специфичните разходи във връзка с целевите групи съгласно мерките, изброени в член 5 от основния акт, представляват цялостно или частично подпомагане под формата на:

a)	разходи, направени от бенефициера за целевите групи;

b)	разходи, направени от връщащи се лица, които след това се възстановяват от крайния бенефициер; или

c)	невъзстановими еднократни суми (както е в случаите на ограничена подкрепа за започване на икономическа дейност и предоставянето на парични стимули за завръщащи се лица съгласно описаното в член 5, параграфи 8 и 9 от основния акт).

Тези разходи са допустими при следните условия:

a)	Крайният бенефициер съхранява необходимата информация и доказателства, че тези лица отговарят на специфични целеви групи и на положенията, определени в член 5 от основния акт, което им позволява да бъдат допустими за такъв вид подкрепа.

b)	За завръщащите се лица, които получават подкрепа, крайният бенефициер съхранява необходимата информация, която позволява надлежното определяне на самоличността им, датата на завръщането в държавата им, както и доказателства, че тези лица са получили подкрепа.

c)	Крайният бенефициер съхранява доказателствата за предоставената подкрепа (като фактури и разписки), а в случаите на предоставяне на еднократна сума трябва да се съхраняват доказателства, че лицата са получили тази подкрепа.

Съхраняването и обработката на информацията, посочена по-горе, трябва да се извършва в съответствие с националното законодателство за защита на данните.

Подкрепящите мерки след връщането в третата държава, като обучение и съдействие за намиране на работа, краткосрочни мерки, необходими за процеса на реинтеграция, и оказване на подкрепа след връщане съгласно определеното в член 5, параграфи 5, 8 и 9 от основния акт, съответно се предоставят в рамките на срок, не по-дълъг от 6 месеца, считано от датата на връщане на гражданина на третата държава.

II.2. Непреки допустими разходи

Непреките разходи се отнасят до категории разходи, които не се определят като специфични разходи, пряко свързани с проекта. Фиксиран процент от общата сума на преките допустими разходи може да бъде допустим като непреки разходи, при условие че:

а)	непреките разходи са сведени до минимум и точният процент непреки разходи е определен от държавата-членка в съотношение с потребностите;

б)	непреките разходи са предвидени в прогнозата за бюджет на проекта;

в)	непреките разходи не включват разходи, разпределени в друго перо на бюджета за проекта;

г)	непреките разходи не са финансирани от други източници. Организациите, получаващи оперативни безвъзмездни средства от бюджета на ЕС и/или от държавите-членки, не могат да включват непреки разходи в прогнозния си бюджет;

д)

като общо правило фиксираният процент на непреки разходи от общата сума на преките допустими разходи не превишава 20 %. При все това фиксираният процент на непреките разходи не превишава 10 %:

—	когато отговорният орган действа като изпълнителен орган, както е определено в член 7, параграф 3 или

—	когато поддоговорената работа превишава 40 % от преките допустими разходи.

Процентът, определен за непреки разходи, покрива по-специално следните разходи:

а)	разходи за персонал, които не са допустими като преки разходи в съответствие с точка II.1.1.1, подточка 1;

б)	разходи за администриране и управление, като определените в II.1.5.2 разходи;

в)	банкови разходи и такси (с изключение на банкови гаранции, както са определени в точка II.1.7);

г)	амортизация на недвижимо имущество и разходи за поддръжка, когато са свързани с ежедневните административни дейности, като разходите, определени в II.1.4.4;

д)	всички разходи, свързани с проекта, но изключени от раздел II.1 „Преки допустими разходи“.

III. Недопустими разходи

Недопустими са следните разходи:

а)	ДДС, с изключение на случаите, когато крайният бенефициер може да демонстрира, че той не е в състояние да го възстанови;

б)

възвръщаемост на капитала, дългове и вноски за покриване на загуби от дългове, дебитни лихви, комисионни и загуби при обмяна на валута, провизии за загуби и потенциални бъдещи дългове, дължими лихви, съмнителни дългове, глоби, финансови санкции, разходи за разрешаване на спорове и прекомерни или необмислени разходи;

в)	разходи за развлечения изключително за персонала на проекта. Разрешени са разумни разходи като домакин на социални събития, обосновани от проекта, като събитие при приключване на проекта или срещи на групата за управление на проекта;

г)	разходи, декларирани от крайния бенефициер и покрити от друг проект или работна програма, получаваща безвъзмездна помощ от Общността;

д)	покупка на земя;

е)	разходи за персонал за длъжностни лица, които допринасят за изпълнение на проекта, като изпълняват задачи, които са част от обичайните им задължения;

ж)	принос в натура.

IV. Разходи, покрити от прехвърлени приходи

При надлежно обосновани случаи съфинансирането на проекта по отношение на приноса от крайния бенефициер и партньорите по проекта може да бъде изразен частично като принос чрез извършване на работа от длъжностни лица, наети от тези органи и участващи в проекта. В такъв случай тези разходи не се допустими като преки или непреки разходи за персонала, както са определени в точки II.1.1 и II.2., а като разходи, покрити от прехвърлени приходи.

Такъв принос не бива да надвишава 50 % от общия принос, осигурен от крайния бенефициер. В такъв случай се прилагат следните правила:

а)	задачите на държавните служители са конкретно свързани с изпълнението на проекта и не възникват от регламентираните отговорности в публичния орган;

б)	държавните служители, на които е поверено изпълнението на проект, се подкрепят от надлежно документирано решение на компетентния орган;

в)	стойността на този принос може да бъде одитирана и не може да надвишава разходите, действително направени и надлежно оправдани от счетоводни документи на държавния орган.

V. Техническа помощ по инициатива на държави-членки

По инициатива на всяка държава-членка допустими са следните мерки за техническа помощ за всяка годишна програма в рамките на ограниченията, определени в член 17 от основния акт:

а)	разходи, свързани с подготовката, подбора, оценката, управлението и мониторинга на действията (включително компютърно оборудване и консумативи);

б)	разходи, свързани с одити и проверки на място на дейностите или проектите;

в)	разходи, свързани с оценки на действията или проектите;

г)	разходи, свързани с информиране, разпространение и прозрачност по отношение на действията;

д)	разходи за придобиване, инсталиране и поддържане на компютърни системи за управление, мониторинг и оценка на фондовете;

е)

разходи за срещи на мониторингови комитети и подкомитети, свързани с изпълнението на действията. Тези разходи могат също така да включват разходи за експерти и други участници в тези комитети, включително участници от трети страни, където тяхното присъствие е от съществено значение за ефективното изпълнение на действията.

ж)

разходи за заплати, включително вноски за социално осигуряване, макар и само в следните случаи:

—	чиновници и други държавни служители, командировани от надлежно документирано решение на компетентния орган за изпълнение на задачите, посочени в букви от а) до е);

—	друг персонал, нает за изпълнение на задачи, посочени в букви от а) до е);

—	периодът на командироване по други задачи или наемане не може да надвишава крайната дата за допустимост на разходите, определена в решението за одобрение на помощта.

2.	Техническата помощ може да финансира разходи, направени от някой от следните органи: отговорен орган, упълномощен орган, одитен орган, сертифициращ орган.

Дейностите, свързани с техническата помощ, трябва да бъдат изпълнени и съответните плащания направени след 1 януари на годината, посочена във финансовото решение за одобрение на годишните програми на държавите-членки. Периодът на допустимост трае до края на юни на година N+2 (3) или всяка друга по-късна дата, съвместима с крайния срок за представяне на окончателния отчет за изпълнение на годишната програма.

4.	Всяка обществена поръчка трябва да се проведе в съответствие с националните правила за обществени поръчки, установени в държавата-членка.

Държавите-членки могат да изпълняват мерки за техническа помощ за този фонд заедно с мерки за техническа помощ за друг или за всичките четири фонда. В този случай обаче само частта от разходите, използвана за изпълнение на общата мярка, съответстваща на настоящия фонд, е допустима за финансиране по настоящия фонд, а държавите-членки трябва да гарантират, че:

а)	частта от разходите за общи мерки е включена към съответния фонд по разумен и проверяем начин; и

б)	няма двойно финансиране на разходи.

(1) Включително прехвърлените приходи съгласно описаното в част IV.

(2) Където „N“ е годината, посочена в решениетo за финансиране, одобряващо годишните програми на държавите-членки.

(3) Където „N“ е годината, посочена в решениетo за финансиране, одобряващо годишните програми на държавите-членки.