20.1.2015

Официален вестник на Европейския съюз

C 17/10

ПОКАНА ЗА ПРЕДСТАВЯНЕ НА ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Насоки — EACEA 03/2015

Инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“:

Техническа помощ за изпращащите организации

Изграждане на капацитет за хуманитарна помощ на приемащите организации

(2015/C 17/05)

1. ВЪВЕДЕНИЕ — КОНТЕКСТ

Регламентът на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ („Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (наричан по-нататък „инициатива Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) създава рамка за съвместен принос от страна на европейски доброволци за подкрепа и допълване на операции за хуманитарна помощ в трети държави.

Целта на инициативата е осъществяване на принос за укрепване на капацитета на Съюза да предоставя основана на конкретни потребности хуманитарна помощ за запазването на човешки живот, предотвратяването и облекчаването на човешко страдание и запазването на човешкото достойнство, както и за укрепване на капацитета и устойчивостта на уязвимите или засегнати от бедствия общности в трети държави, по-специално чрез готовност при бедствия, намаляване на риска от бедствия и засилване на връзката между подпомагане, възстановяване и развитие. Наред с това инициативата има за цел да допринесе за повишаване и подобряване на капацитета на Съюза за предоставяне на хуманитарна помощ чрез постигане на по-голяма последователност и съгласуваност на доброволческата дейност в държавите членки с цел подобряване на възможностите за гражданите на Съюза за участие в дейности и операции за хуманитарна помощ.

В тази рамка настоящата покана за представяне на предложения ще осигури финансиране чрез подкрепа за действия, насочени към укрепването на капацитета на потенциалните приемащи организации да се подготвят и реагират на хуманитарни кризи. Освен това тя ще предоставя подкрепа за действия, насочени към укрепването на техническия капацитет на потенциалните изпращащи организации за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.

2. ЦЕЛИ

Целта на настоящата покана за представяне на предложения е да се укрепи капацитетът на изпращащите и приемащите организации, които имат намерение да участват в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, и да се гарантира спазването на стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.

С настоящата покана за представяне на предложения Европейската комисия очаква да постигне следните резултати:

укрепване на капацитета на до 100 изпращащи и приемащи организации в следните области:

—	управление на риска при бедствия, готовност и реагиране, както и установяване на връзка между помощта, възстановяването и развитието,

—	управление на доброволците в съответствие със стандартите и процедурите за управление на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ,

—	укрепване на местното доброволчество в трети държави,

—	капацитет за успешно сертифициране, включително административен капацитет,

—	инструменти и методи за оценка на потребностите на местно равнище,

—	изграждане на партньорства с цел разработване на съвместни проекти в рамките на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,

—	комуникиране на принципите на Европейския съюз за хуманитарна помощ, договорени в рамките на Европейския консенсус относно хуманитарната помощ, и повишаване на степента на осведоменост и видимостта на хуманитарната помощ на Съюза.

3. ГРАФИК

	Етапи	Дата и час или примерен период Първи краен срок	Дата и час или примерен период Втори краен срок
а)	Публикуване на поканата	21 януари 2015 г.	21 януари 2015 г.
б)	Краен срок за подаване на заявления	1 април 2015 г. 12.00 ч. брюкселско време	1 септември 2015 г. 12.00 ч. брюкселско време
в)	Период на оценяване	май 2015 г.	октомври 2015 г.
г)	Информиране на кандидатите	юли 2015 г.	ноември 2015 г.
д)	Подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства	юли 2015 г.	декември 2015 г.
е)	Начална дата на действието	1 септември 2015 г.	1 февруари 2016 г.

4. НАЛИЧЕН БЮДЖЕТ

Общият бюджет, предназначен за съфинансиране на проекти, възлиза на 6 948 000 EUR.

—	За първия кръг (проекти, подадени до 1 април 2015 г.) се предвижда да бъдат усвоени 70 % от наличните средства за проекти (4 863 600 EUR).

—	30 % (2 084 400 EUR) ще бъдат налични за втория кръг с краен срок на 1 септември 2015 г.

Максималният размер на безвъзмездните средства е 700 000 EUR. Искания за безвъзмездни средства до 100 000 EUR няма да бъдат разглеждани за финансиране. Агенцията очаква да финансира 20 предложения.

За всеки от кръговете Агенцията си запазва правото да не отпусне всички налични средства.

5. УСЛОВИЯ ЗА ДОПУСТИМОСТ

Заявленията трябва да отговарят на следните условия:

—	трябва да бъдат изпратени не по-късно от крайния срок за подаване на заявления, посочен в раздел 3 от настоящата покана за представяне на предложения,

—	трябва да бъдат подадени в писмена форма, като се използва електронният формуляр за заявление,

—	трябва да бъдат изготвени на един от официалните езици на ЕС,

—	трябва да бъдат подадени по електронен път, като се използва електронният формуляр за заявление, и да бъдат придружени с всички документи, посочени на уебсайта, където е достъпен формулярът за заявление.

Ако тези изисквания не бъдат изпълнени, съответната кандидатура няма да бъде приета за по-нататъшно оценяване.

За да подадат заявление, заявителите и партньорите трябва да впишат своя идентификационен код за участие (PIC) във формуляра за заявление. PIC кодът може да бъде получен чрез регистриране на организацията в системата за регистрация „на едно гише“ (URF), която е достъпна чрез портала за участници в проекти в областта на образованието, аудио-визията, културата и доброволчеството. Системата за регистрация „на едно гише“ е инструмент, който се използва и от други служби на Европейската комисия. Ако участник или партньор вече има PIC код, който е използван за други програми (напр. научноизследователски програми), той е валиден за настоящата покана за представяне на предложения.

Порталът за участници в проекти дава възможност на заявителите и партньорите да публикуват или актуализират информацията, свързана с правния им статут, и да прилагат изискваните правни и финансови документи.

Вж. точка 14.2 за допълнителна информация.

6. КРИТЕРИИ ЗА ДОПУСТИМОСТ

Заявленията, които отговарят на следните критерии, ще бъдат подложени на задълбочена оценка.

6.1. Допустими организации

6.1.1. Кандидат

Предложения за дейности както за техническа помощ, така и за изграждане на капацитет, трябва да бъдат подадени от:

—	неправителствени организации с нестопанска цел, създадени в съответствие със законодателството на държава членка и чието седалище се намира на територията на Съюза, или

—	публичноправни органи с граждански характер, чиято дейност се урежда от правото на държава членка, или

—	Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец.

Кандидатите (кандидат — организации координатори) трябва, към посочения краен срок за подаване на предложения, да имат най-малко пет години опит в дейности в сферата на хуманитарната помощ.

Допустими са само юридически лица, установени в следните държави:

—

държавите членки на Европейския съюз: Австрия, Белгия, България, Хърватия, Кипър, Чешката република, Дания, Естония, Финландия, Франция, Германия, Гърция, Унгария, Ирландия, Италия, Латвия, Литва, Люксембург, Малта, Нидерландия, Полша, Португалия, Румъния, Словакия, Словения, Испания, Швеция, Обединеното кралство.

За да може да се оцени допустимостта на кандидатите, се изискват следните удостоверителни документи:

—

частноправни субекти: извлечение от съответния официален вестник, копие от устава, извлечение от търговския регистър или регистъра на сдруженията, удостоверение за регистрация по ДДС (когато номерът в търговския регистър и номерът по ДДС са идентични, каквато е практиката в някои държави, се изисква само единият от тези документи),

—	публичноправни субекти: копие от решението за създаване на публичното дружество или друг официален документ за създаването на публичноправния субект.

6.1.2. Партньори и допустими партньорства

Организациите партньори трябва да бъдат:

—	неправителствени организации с нестопанска цел, или

—	публичноправни органи с граждански характер, или

—	Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец.

а)

Органи, установени в следните държави, могат да бъдат партньори в проектите за техническа помощ:

—

Проектите за техническа помощ трябва да включват организация заявител и организации партньори от най-малко три различни държави, които участват в програмата, от които:

—

поне една партньорска организация да е работила в областта на хуманитарната помощ съгласно определението в член 3, буква г) от Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 3 април 2014 година за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1) в продължение на поне 5 години,

—	поне един партньор трябва да има минимум 5 години опит в управление на доброволци.

б)

Органи, установени в следните държави, могат да участват като партньори в проектите за изграждане на капацитет:

—

—	трети държави, където се предоставя хуманитарна помощ (2). Списъкът на третите държави е достъпен на адрес: https://eacea.ec.europa.eu/eu-aid-volunteers/funding/

В проектите за изграждане на капацитет трябва да участват организация заявител и организации партньори от поне шест различни държави, от които:

—	най-малко трима партньори да са от трети държави,

—	всички партньори от държавите, участващи в програмата, трябва да са работили в областта на хуманитарната помощ в продължение на най-малко 5 години,

—	най-малко двама партньори от трети държави трябва да работят в областта на хуманитарната помощ,

—	най-малко един партньор от държавите, участващи в програмата, трябва да е работил в областта на управлението на доброволци в продължение на поне 5 години.

Кандидатите могат да подават проекти както за техническа помощ, така и за изграждане на капацитет. В този случай кандидатите посочват в заявлението си, че кандидатстват и за двете действия.

И за двете действия организациите заявители и партньори трябва да представят пълномощно, подписано от лицата, оправомощени да поемат правни задължения, което дава право на заявителя да действа от името на партньорите. Организацията заявител и организациите партньори се наричат по-нататък „консорциум“.

6.1.3. Съдружници

Други организации и субекти могат да участват в действието като съдружници. Такива съдружници имат действителна роля в действието (напр. те са специализирани доставчици на дейности за изграждане на капацитет и/или техническа помощ). Те нямат договорни отношения с Комисията и не се изисква да отговарят на критериите за допустимост, посочени в настоящата точка. Те могат да бъдат например частни търговски дружества. Съдружниците трябва да бъдат посочени в електронния формуляр.

6.2. Допустими дейности

Техническата помощ и изграждането на капацитет могат да включват следните измерения:

—	(вътрешно) организационно развитие, т.е. изграждане на капацитет и техническа помощ за правилно вътрешно функциониране на организацията,

—	(външно) организационно развитие, т.е. изграждане на капацитет по отношение на това как организацията взаимодейства и се ангажира с други заинтересовани страни,

—

други видове дейности за изграждане на капацитет със специфичен технически или тематичен характер, и по-конкретно по отношение на техническите изисквания, залегнали в стандартите и процедурите по член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014 с оглед на сертифицирането на потенциалните изпращащи и приемащи организации, както и технически капацитет в секторите, свързани с хуманитарната помощ.

По отношение на методите и инструментите за изграждане на капацитет и предоставяне на техническа помощ могат да бъдат взети предвид следните мерки:

—	мерки, насочени към уменията, например обучение за постигане на промяна в поведението/организационно развитие,

—

мерки за организационно развитие, които могат да варират от събития за изграждане на екипи или водени от модератор срещи за изграждане на организационна стратегия до пакети консултантски услуги, които включват оценка на потребностите, поредица от целеви обучения и организационни прегледи и оценки, и разработване, внедряване и оценяване на организационна стратегия,

—

мерки за изграждане на системата, които обединяват редица национални и/или местни заинтересовани страни в сферата на хуманитарната помощ и са насочени към изграждане на капацитет за програми за осигуряване на хуманитарна помощ и/или готовност. Тези мерки могат да включват оценка на потребностите, координиране и подпомагане, обучение, групови упражнения, техническа помощ.

Подкрепените въз основа на настоящата покана дейности, свързани с проекти за техническа помощ и изграждане на капацитет, могат да включват следното:

—	учебни/предварителни посещения/събиране на данни и анализ,

—	семинари/работни срещи/конференции,

—	обмен на опит чрез наблюдение на работата/обучение на работното място,

—	обмен на персонал/споразумения за двустранно сътрудничество („туининг“),

—	наблюдение и оценка,

—	организационни прегледи/оценки,

—	персонални професионални напътствия и наставничество,

—	водени от модератор екипни срещи извън работното място/дейности за изграждане на екип,

—	курсове за обучение/обучение на обучители,

—	дистанционно обучение/уебинари/масови онлайн курсове със свободен достъп (MOOC),

—	консултантска дейност,

—	обмен на добри практики/взаимно обучение,

—	симулационни упражнения/оценка на реакцията.

Темите, обхванати от тези дейности, могат да включват: хуманитарна помощ от ЕС: функциониране и принципи; наблюдение и оценяване; развитие на лидерството; организационно развитие/стратегическо планиране/управление на промяната; администрация/финансово управление/счетоводство; подобряване на отчетността/управление/участие; комуникация/видимост/отношения със заинтересованите стани; застъпничество; научни изследвания/предоставяне на доказателства; управление на програми и проекти; развитие на (местното) доброволчество; финансиране/набиране на средства; изграждане на мрежи/изграждане на партньорство и сътрудничество (включително за бъдещи проекти за хуманитарна помощ от ЕС); стандарти и процедури на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.

За проектите за изграждане на капацитет могат допълнително да бъдат взети предвид следните теми:

Изграждане на технически капацитет за хуманитарни операции, насочени към методики за оценка на риска/управление на информацията; управление на риска от бедствия; намаляване на риска от бедствия/подготвеност за бедствия; реакция при кризи (и свързаните сектори); установяване на връзка между помощта, възстановяването и развитието; устойчивост и адаптиране към промените в климата.

За първия краен срок на 1 април 2015 г. и двата вида проекти трябва да започнат между 1 септември 2015 г. и 31 декември 2015 г., с минимална продължителност 6 месеца и максимална продължителност 24 месеца.

За втория краен срок на 1 септември 2015 г. и двата вида проекти трябва да започнат между 1 февруари 2016 г. и 31 май 2016 г., с минимална продължителност 6 месеца и максимална продължителност 24 месеца.

Заявления за проекти, предвидени да бъдат изпълнявани за по-дълги или по-кратки периоди от посочените в настоящата покана за представяне на предложения, няма да бъдат приемани.

Няма да се предоставя удължаване на максималния срок на допустимост.

6.3. Допустими заявления за получаване на безвъзмездни средства

Само заявленията, които отговорят на критериите за допустимост, ще бъдат разгледани за отпускане на безвъзмездни средства. Ако дадена кандидатура бъде определена за недопустима, на заявителя ще бъде изпратено писмо, в което ще бъдат посочени основанията.

7. КРИТЕРИИ ЗА ОТСТРАНЯВАНЕ

7.1. Отстраняване от участие

Заявителите ще бъдат отстранени от участие в процедурата по поканата за представяне на предложения, ако се намират в някоя от следните ситуации:

а)

обявени са в несъстоятелност или са в ликвидация, тяхната дейност е под разпореждане на съда, сключили са споразумение с кредиторите, преустановили са дейността си, обект са на производство по тези въпроси или се намират в аналогично положение в резултат на подобна процедура, предвидена в националните законови или подзаконови актове;

б)	те или лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо тях са осъдени за престъпление по служба с влязла в сила присъда от компетентен орган на държава членка;

в)	признати са за виновни за тежко нарушение при упражняване на професионалната си дейност, доказано с всякакви средства, които възложителят може да обоснове, включително с решения на ЕИБ и на международни организации;

г)

не са изпълнили своите задължения, свързани с плащането на вноски за социално осигуряване или плащането на данъци в съответствие с правните разпоредби на страната, в която са установени, или на страната на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или на страната, в която трябва да се изпълни поръчката;

д)

те или лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо тях са осъдени с влязла в сила присъда за измама, корупция, участие в престъпна организация, изпиране на пари или всякаква друга незаконна дейност, ако тази незаконна дейност накърнява финансовите интереси на Съюза;

е)	понастоящем са обект на административна санкция, посочена в член 109, параграф 1 от Финансовия регламент.

7.2. Отстраняване на етап предоставяне на безвъзмездни средства

На заявителите няма да бъде отпусната финансова помощ, ако по време на процедурата за предоставяне на безвъзмездни средства те:

а)	се намират в положение на конфликт на интереси;

б)	са виновни за подаване на декларация с невярно съдържание при представянето на информацията, изискана от Агенцията като условие за участие в процедурата за предоставяне на безвъзмездни средства, или не са представили тази информация;

в)	се намират в някое от положенията за отстраняване от участие, посочени в точка 7.1 по-горе.

На виновните за подаване на декларация с невярно съдържание заявители или заявители, които не са изпълнили договорните си задължения по предишна процедура за предоставяне на безвъзмездни средства, могат да бъдат наложени административни и финансови санкции.

7.3. Удостоверителни документи

Заявителите трябва да подпишат клетвена декларация, удостоверяваща, че не се намират в някое от положенията, посочени в точки 7.1 и 7.2 по-горе, като попълнят съответния формуляр и го приложат към формуляра за заявление, придружаващ поканата за представяне на предложения и наличен на адрес: https://eacea.ec.europa.eu/eu-aid-volunteers/funding/

8. КРИТЕРИИ ЗА ПОДБОР

Заявителите трябва да предоставят попълнена и подписана клетвена декларация, удостоверяваща техния статут на юридически лица и финансовия и оперативния им капацитет за изпълнение на предложените дейности.

8.1. Финансов капацитет

Заявителите трябва да разполагат със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на действието или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Финансовият капацитет на заявителите ще бъде оценен въз основа на следните удостоверителни документи, които се прилагат към заявлението:

—	клетвена декларация,

—	финансови отчети (включително счетоводен баланс, отчет за приходите и разходите и съответните приложения) за последните две приключени финансови години,

—	формуляр за финансов капацитет, приложен към формуляра за заявление, попълнен със съответните задължителни счетоводни данни, за изчисляване на коефициентите, посочени във формуляра.

Въз основа на предоставените документи, ако Агенцията счита, че финансовият капацитет не е задоволителен, тя може:

—	да поиска допълнителна информация,

—	да предложи споразумение за отпускане на безвъзмездни средства без предварително финансиране,

—	да предложи споразумение за отпускане на безвъзмездни средства с предварително финансиране, изплащано на вноски,

—	да предложи споразумение за отпускане на безвъзмездни средства с предварително финансиране, обезпечено с банкова гаранция (вж. точка 11.4 по-долу,

—	да отхвърли заявлението.

8.2. Оперативен капацитет

Заявителите трябва да притежават професионални компетентности и подходящи квалификации за изпълнение на предложеното действие. В това отношение заявителите трябва да предоставят клетвена декларация и да попълнят съответната част от формуляра за заявление, който е наличен на уебсайта.

9. КРИТЕРИИ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ

Допустимите кандидатури ще се оценяват по следните критерии:

Приложимост на проекта (максимум 30 точки)

—	Приложимостта на предложението по отношение на целите и приоритетите на поканата за представяне на предложения

—

Степента, в която:

—	целите са ясно дефинирани, реалистични и насочени към въпросите, които имат отношение към участващите организации и целеви групи,

—	проектите демонстрират, че се основават на задълбочена оценка на потребностите по отношение на общите потребности от изграждане на капацитет, предмет на проекта.

Само за проектите за изграждане на капацитет се прилага допълващ критерий за възлагане:

—

партньори по проекта трети държави са държавите:

—	определени като уязвими или податливи на кризи в индекса (на ГД „Хуманитарна помощ и гражданска защита“ (ECHO) на уязвимостта в световен мащаб и оценката на кризи за 2014 г. (GVCA) или индекса на забравените кризи за 2014 г., или

—	определени като държави, насочени към устойчивост, във връзка с изпълнението на плана за действие на ЕС за устойчивост.

Списъкът на третите държави е достъпен на адрес: https://eacea.ec.europa.eu/eu-aid-volunteers/funding/

Качество на замисъла и изпълнението на проекта (максимум 30 точки)

—	Яснотата, пълнотата и качеството на действието, включително подходящи етапи за подготовка, изпълнение, наблюдение, оценка и (когато е уместно) разпространение.

—

Целесъобразност и качество на предложената методика: съгласуваност между целите на проекта и предложените дейности; логични връзки между идентифицираните проблеми, потребности и предложените решения (напр. концепция за логическата рамка); осъществимост на проекта в рамките на предложената времева рамка.

—	Наличието и уместността на мерките за контрол на качеството, с цел да се гарантира, че изпълнението на проекта е с високо качество и приключва в срок и в рамките на бюджета.

—	Ефективност на разходите: предложеният бюджет е достатъчен за правилното изпълнение и проектът е разработен така, че да гарантира най-добро съотношение качество — цена.

Качество и уместност на споразуменията за партньорство и сътрудничество (максимум 20 точки)

—	Степента, в която проектът включва подходяща комбинация от допълващи се организации — участници, с необходимия профил и опит за успешно изпълнение на всички аспекти на проекта.

—	Наличието на ефективни механизми за координация и комуникация между участващите организации.

Само за проектите за техническа помощ се прилага допълващ критерий за възлагане:

—	Степента, в която предложеният проект облагодетелства организации от държавите, които се присъединиха към ЕС през 2004 г. или след това, или организации от други държави, участващи в програмата, които са недостатъчно представени в програмите за хуманитарна помощ.

Въздействие и разпространение (максимум 20 точки)

—	Качеството на мерките за оценка на въздействието на проекта.

—	Потенциалното въздействие на проекта върху участниците и организациите партньори, по време и след приключването на проекта.

—	Качеството на плана за разпространение: уместност и качество на мерките, насочени към обмен на резултатите от проекта в рамките и извън участващите организации.

—

Европейско измерение:

—

очакваните резултати показват разбирането и капацитета на заявителя и партньорите да информират за принципите на хуманитарната помощ на Съюза, договорени в рамките на Европейския консенсус относно хуманитарната помощ, и да повишават равнището на осведоменост и видимостта на хуманитарната помощ на Съюза,

—	очакваните резултати обслужват интересите на голям брой държави, участващи в програмата, и могат ефективно да бъдат възпроизведени и/или пренесени в други участващи държави, региони или организации.

Проекти, които са набрали по-малко от общо 60 точки, няма да бъдат разглеждани за отпускане на финансови средства.

Всички проекти, независимо дали включват дейности за изграждане на капацитет, или техническа помощ, ще бъдат класирани в съответствие с броя на точките, които са получили.

10. ПРАВНИ ЗАДЪЛЖЕНИЯ

В случай на отпускане на безвъзмездни средства от Агенцията на бенефициера ще бъде изпратено споразумение за отпускане на безвъзмездни средства, съставено в евро и уточняващо условията и равнището на финансиране, както и процедурата, с което се уреждат формално задълженията на страните по споразумението.

Двете копия от оригинала на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства трябва да бъдат подписани първо от бенефициера от името на консорциума и незабавно изпратени обратно на Агенцията. Агенцията го подписва последна.

Обърнете внимание, че отпускането на безвъзмездни средства не дава право на такива средства за следващи години.

11. ФИНАНСОВИ РАЗПОРЕДБИ

11.1. Общи принципи

а) Некумулативно отпускане

Дадено действие може да получи само еднократно безвъзмездни средства от бюджета на ЕС.

При никакви обстоятелства едни и същи разходи не може да се финансират два пъти от бюджета на Съюза. С цел това условие да бъде спазено, заявителите посочват източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същото действие или част от действие, или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същото действие.

б) Забрана за отпускане със задна дата

Безвъзмездни средства не може да бъдат отпускани със задна дата за вече приключени действия.

в) Съфинансиране

Съфинансиране означава, че ресурсите, които са необходими за изпълнение на действието, може да не се предоставят изцяло от безвъзмездните средства от ЕС.

Съфинансирането на действието може да бъде под формата на:

—	собствени ресурси на бенефициера,

—	приходи, получени от действието,

—	финансови вноски от трети лица.

г) Балансиран бюджет

Прогнозният бюджет на действието следва да бъде приложен към формуляра за заявление. Той трябва съдържа балансирани приходи и разходи.

Бюджетът трябва да бъде изготвен в евро.

Заявителите, които предвиждат, че разходите няма да бъдат направени в евро, следва да използват обменния курс, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз на уебсайта на Infor-euro, достъпен на адрес: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm на датата на публикуване на настоящата покана за представяне за предложения.

д) Договори за изпълнение/възлагане на подизпълнител

Когато изпълнението на действието изисква възлагане на договори за обществени поръчки, бенефициерът трябва да възложи поръчката на подателя на икономически най-изгодната оферта или офертата с най-ниска цена, като следи за избягването на конфликт на интереси и запазва документацията за провеждане на одит.

В случай на поръчки, които надвишават 60 000 EUR, бенефициерът трябва да спазва специални правила, както е посочено в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, приложено към поканата. Освен това от бенефициера се очаква ясно да документира тръжната процедура и да запази документацията за случай на одит.

Субекти, които действат в качеството си на възлагащи органи по смисъла на Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (3) или на възложители по смисъла на Директива 2004/17/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координиране на процедурите за възлагане на обществени поръчки от възложители, извършващи дейност във водоснабдяването, енергетиката, транспорта и пощенските услуги (4), съблюдават приложимите национални правила за възлагане на обществени поръчки.

Подизпълнението, т.е. възлагането на конкретни задачи или дейности, които представляват част от действието, описано в предложението, и които не могат да се изпълнят от самия бенефициер, трябва да отговаря на условията, приложими за всеки договор за изпълнение (както е уточнено по-горе) и в допълнение на следните условия:

—	може да обхваща изпълнението на ограничена част от действието,

—	трябва да е обосновано, като се отчита същността на действието и какво е необходимо за неговото изпълнение,

—	трябва да бъде ясно посочено в предложението или за него да се получи предварително писмено разрешение от Агенцията.

е) Финансова подкрепа за трети лица

В заявленията не може да се предвижда предоставяне на финансова подкрепа за трети лица.

11.2. Форма на финансиране: бюджетно финансиране

Финансовият принос от ЕС е минимум 100 000 EUR и не може да превишава 700 000 EUR. Той е ограничен до 85 % от общия размер на допустимите разходи за действието.

Следователно част от общия размер на допустимите разходи, записани в прогнозния бюджет, трябва да бъде финансирана от източници, различни от безвъзмездните средства от Съюза.

Размерът на безвъзмездните средства не може да превишава нито допустимите разходи, нито размера на поисканата сума. Сумите са посочени в евро.

Приемането на кандидатурата от Изпълнителната агенция не представлява ангажимент за отпускане на безвъзмездни средства, равни на сумата, искана от бенефициера.

11.2.1. Допустими разходи

Допустимите разходи са действително направени от бенефициера на безвъзмездни средства разходи, които отговарят на следните критерии:

—

направени са през периода на осъществяване на действието, както е посочено в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, с изключение на разходите във връзка с окончателните отчети и одиторските заверки. Срокът за допустимост на разходите започва да тече, както е посочено в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства. Ако някой бенефициер може да докаже, че е необходимо да започне действието преди подписване на споразумението, е възможно да бъдат одобрени разходи преди отпускането на безвъзмездните средства. При никакви обстоятелства периодът на допустимост на разходите не може да започне преди датата на подаване на заявлението за безвъзмездни средства (вж. точка 11.1, буква б),

—	посочени са в прогнозния общ бюджет за действието,

—	направени са във връзка с действието, за което се отпускат безвъзмездните средства, и са необходими за изпълнението му,

—

възможно е да бъдат установени и проверени, по-специално като се записват в счетоводната документация на бенефициера и се определят съгласно приложимите счетоводни стандарти на държавата, където е установен бенефициерът, и в съответствие с неговите обичайни практики за определяне и анализ на разходите,

—	отговарят на разпоредбите на приложимото данъчно и социално законодателство,

—	те са приемливи, обосновани и отговарят на изискванията за добро финансово управление, по-специално от гледна точка на икономичността и ефикасността.

Вътрешните счетоводни и одиторски процедури на бенефициера трябва да позволяват пряко уравняване на декларираните във връзка с действието разходи и приходи със съответните счетоводни отчети и удостоверителни документи.

а) Допустими преки разходи

Допустимите преки разходи за действието са разходите, които, при спазване на условията за допустимост, изложени по-горе, се идентифицират като специфични разходи, пряко свързани с изпълнението на действието, и които следователно могат да бъдат отнесени към него, като:

—

разходите за персонала, работещ на основание на трудов договор за заявителя или на еквивалентен акт за назначаване, и на когото е възложено изпълнението на действието, включващи реалните заплати, социалноосигурителните вноски и другите изисквани по закон разходи, включени във възнаграждението, при условие че тези разходи са в съответствие с обичайната политика на заявителя по отношение на възнагражденията или, когато е уместно, на неговите партньори. Забележка: тези разходи трябва да бъдат действителни разходи, направени от бенефициера, а разходи за персонал на други организации са допустими, само ако са платени пряко или са възстановени от бенефициера. Тези разходи могат да включват допълнително възнаграждение, в това число плащания въз основа на допълнителни договори, независимо от техния характер, при условие че се изплащат редовно за същия вид работа или експертен опит и познания и независимо от използвания източник на финансиране;

Съответстващите разходи за заплати на персонала от националните администрации са допустими до размера, в който съответстват на разходите за дейности, които съответните публични органи не биха извършили, ако въпросният проект не е бил започнат:

—	дневни разходи, при условие че тези разходи са в съответствие с обичайните практики на бенефициера,

—	пътни разходи, при условие че те са в съответствие с обичайните практики на бенефициера,

—	разходи, породени от други договори, възложени от бенефициера или неговите партньори за целите на осъществяване на действието, ако са изпълнени условията, установени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства,

—	разходи за дейности, произтичащи пряко от изискванията, свързани с изпълнението на действието (наем за помещения, устен превод, публикации, изготвяне, писмен превод, разпространение и използване на резултатите и т.н.),

—	разходи, свързани с външни одити, когато се изискват в подкрепа на исканията за плащане,

—	неподлежащ на приспадане данък добавена стойност (ДДС) за всички дейности, които не са дейности на публичните органи в държавите членки.

б) Допустими непреки разходи (административни разходи)

—	Финансиране с единна ставка, равна на 7 % от допустимите преки разходи за действието, е допустимо като непреки разходи, представляващи общи административни разходи на бенефициера, които могат да бъдат разглеждани като разходи за изпълнение на действието.

В непреките разходи не могат да се включват разходите, вписани в друг бюджетен ред.

На заявителите се обръща внимание, че в случаите на организации, получаващи безвъзмездни средства за оперативни разходи, непреките разходи повече не са допустими по конкретни действия.

11.2.2. Недопустими разходи

Следните разходи не се считат за допустими разходи:

—	възвръщаемост на капитала,

—	дългове и разходи по обслужване на дългове,

—	провизии за загуби и дългове,

—	дължими лихви,

—	съмнителни дългове,

—	загуби от обменни курсове,

—	разходи за преводи от Агенцията, начислявани от банката на бенефициера,

—

разходи, декларирани от бенефициера и финансирани по друго действие с безвъзмездни средства от Европейския съюз. По-конкретно непреки разходи не са допустими по действие, финансирано с безвъзмездни средства, отпуснати на бенефициер, който вече получава безвъзмездни средства за оперативни разходи, финансирани от бюджета на Съюза по време на въпросния период,

—	вноски в натура,

—	прекомерни или неразумни разходи,

—	разходи за застраховки за участници от трети държави в дейности за изграждане на капацитет, провеждани в Европа, тъй като застрахователното покритие е предвидено в общата застрахователна схема за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.

11.2.3. Изчисляване на окончателния размер на безвъзмездните средства — удостоверителни документи

Окончателният размер на безвъзмездните средства, които ще бъдат отпуснати на бенефициера, се определя след приключване на действието и след одобрение на искането за плащане, съдържащо следните документи:

—	окончателен доклад, който съдържа подробности за изпълнението и резултатите от действието,

—	окончателен финансов отчет на действително направените разходи,

—	от бенефициера се изисква в подкрепа на окончателното плащане да предостави „Доклад за фактически констатации по окончателния финансов отчет — тип I“, изготвен от одобрен одитор или в случай на публичен орган, от компетентен и независим държавен служител.

Процедурата и формата, които трябва да се съблюдават от одобрения одитор или в случай на публичен орган — от компетентен и независим държавен служител, са описани подробно в следните „Методически бележки“:

https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/annex_iii_guidance_notes_audit_type_i_03-2014_en.pdf

Използването на формата на доклада, определен в „Методическите бележки“, е задължително.

Ако действително направените от бенефициера допустими разходи са по-ниски от очакваното, Агенцията ще приложи към действително направените разходи процента за съфинансиране, посочен в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

В случай на неизпълнение или очевидно незадоволително изпълнение на дейността, планирана в заявлението, приложено към споразумението за финансиране, окончателният размер на безвъзмездните средства ще бъде съответно намален.

11.2.4. Правило за недопускане на печалба

Безвъзмездните средства от ЕС не могат да имат за цел или резултат реализирането на печалба в рамките на действието на бенефициера. Печалбата се определя като излишък на приходите спрямо допустимите разходи, направени от бенефициера, когато се прави заявката за плащане на остатъка. В тази връзка, когато се реализира печалба, Агенцията има право да извърши събиране на процент от печалбата, който отговаря на вноската на Съюза за допустимите разходи, действително извършени от бенефициера за изпълнение на дейността.

11.3. Ред на плащане

Предварително финансиране в размер на 75 % от сумата на безвъзмездните средства ще се прехвърли на бенефициера в рамките на 30 дни от датата, на която последната от двете страни е подписала споразумението, при условие че са получени всички искани гаранции.

Агенцията ще определи размера на окончателното плащане, което да бъде изплатено на бенефициера, въз основа на изчисляването на окончателния размер на безвъзмездните средства (вж. точка 11.2 по-горе). Ако общата стойност на предходните плащания надвишава окончателния размер на безвъзмездната помощ, от бенефициера ще се изиска да възстанови сумата, изплатена в повече от Комисията, чрез искане за възстановяване.

11.4. Гаранция за предварителното финансиране

За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, в случай че финансовият капацитет на заявителя не е задоволителен, от бенефициера може да бъде изискана предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране.

Финансовата гаранция, в евро, се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки на Европейския съюз.

Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка. Суми, блокирани в банкови сметки, не се приемат като финансова гаранция.

Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

Настоящото изискване не се прилага към:

—	публични органи и международни публичноправни организации, създадени по силата на междуправителствени споразумания, специализицраани агенции, създадени от такива организации,

—	Международния комитет на Червения кръст (МКЧК) или Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец.

12. КОМУНИКАЦИЯ И ВИДИМОСТ

12.1. От страна на бенефициерите

Доброволците и партньорските организации трябва да повишават осведомеността за програмата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като пример за европейска солидарност. Те трябва да правят това, като ясно отбелязват приноса на Европейския съюз на всички етапи от изпълнението, и по-специално като:

—

Гарантират, че визуалната идентичност на ЕС е включена във всички материали, свързани с проекта, с конкретен фокус върху комуникационните и информационните дейности (за справка вж. http://www.echo-visibility.eu/standard-visibility/the-eus-humanitarian-aid-visual-identity). В тази връзка във всички комуникационни материали по проекта във връзка с дейностите, за които се използват безвъзмездните средства, трябва да се посочва: настоящият проект е съфинансиран от Европейския съюз в рамките на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Логото на Европейския съюз, името и мотото следва да се виждат ясно на всички материали за комуникация/видимост, така че да идентифицират доброволците като част от програмата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и да повишават осведомеността за европейското измерение на тяхната принадлежност.

—

Определят комуникационните и информационните дейности чрез общ план за комуникация, който е достъпен на следния интернет адрес: http://ec.europa.eu/echo/en/what/humanitarian-aid/eu-aid-volunteers Предвидените дейности трябва да включват посочените по-долу компоненти, които следва да се споделят във връзка с конкретни въпроси:

писмени/аудио-визуални продукти: най-малко един материал в блог, най-малко един видеоматериал, най-малко един фоторепортаж (качеството на снимките следва да е възможно най-добро и те следва да бъдат придружени с кратко обяснение, включително с подчертаване на името на лицето или мястото. Когато е възможно, трябва да се добавят кратки разкази на фотографираните лица). Обърнете внимание, че когато езикът, който се говори на терен, е различен от английски език, материалите трябва да бъдат преведени и/или субтитрирани на английски език;

2.	широко медийно отразяване: евентуални интервюта/материали в целевите медии, избрани от регионалните служители, отговорни по въпросите на информацията и партньорите на терен;

3.	присъствие в социалните медии за засилване на осведомеността за програмата и за споделяне на историите на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ с по-широката аудитория за по-голямо въздействие. Информационната стратегия трябва да включва също основните уебсайтове на партньорските организации.

—	Редовен обмен на всички комуникационни продукти с ГД „Хуманитарна помощ и гражданска защита“ (ECHO), включително статистически данни за постигнатия от приемащите организации и доброволеца обхват на комуникационните дейности.

—	Всяка организация трябва да определи точка за контакти, която специално да се занимава с въпросите на комуникацията и видимостта.

Ако това изискване не бъде изпълнено изцяло, безвъзмездните средства на бенефициера може да бъдат намалени в съответствие с разпоредбите на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

Освен текста и логото, приложими към програмата или подпрограмата на ЕС, ЕК ще предостави на бенефициерите текст на „отказ от отговорност“, в който се заявява, че ЕС не носи отговорност за мненията, изразени в публикациите и/или във връзка с дейностите, за които се използват безвъзмездните средства.

12.2. От страна на Агенцията и/или Комисията

С изключение на стипендиите, изплащани на физически лица, и другата пряка подкрепа, изплатена на най-нуждаещите се физически лица, цялата информация, свързана с безвъзмездните средства, отпуснати през финансовата година, се публикува на уебсайта на институциите на Европейския съюз не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която са били отпуснати безвъзмездните средства.

Агенцията и/или Комисията ще публикуват следната информация:

—	име на бенефициера,

—	място на установяване на бенефициера: адрес на бенефициера, когато той е юридическо лице, а когато бенефициерът е физическо лице — регион на равнище NUTS 2 (5), ако той/тя е с местоживеене в ЕС, или равностойно равнище, ако той/тя е с местоживеене извън ЕС,

—	отпусната сума,

—	характер и предназначение на безвъзмездните средства.

При мотивирано и надлежно обосновано искане, подадено от бенефициера, публикуването се отменя, ако оповестяването на тази информация може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на бенефициерите.

13. ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

Всички лични данни (имена, адреси, автобиографии и т.н.) ще се обработват съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (6).

Освен ако са обозначени като незадължителни, отговорите на заявителя на въпросите във формуляра за заявление са необходими за по-нататъшната обработка на заявлението за отпускане на безвъзмездни средства в съответствие със спецификациите в поканата за представяне на предложения. Личните данни ще бъдат обработвани единствено с тази цел от отдела или звеното, отговарящо за съответната програма на Съюза за безвъзмездни средства (функциониращ изцяло като администратор на лични данни). Лични данни може да бъдат предавани на трети лица, включени в оценяването на кандидатурите или в процедурата за управление на безвъзмездните средства, само когато това е необходимо във връзка с работата им, без да се засяга предаването им на органите, които отговарят за задачите за наблюдение и проверка в съответствие с правото на Европейския съюз. По-конкретно с цел защита на финансовите интереси на Съюза лични данни може да бъдат предавани на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите и между разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и изпълнителните агенции. Заявителят има право на достъп и право да коригира данните, които се отнасят до него/нея. За всякакви въпроси, свързани с тези данни, се свържете с администратора. Заявителите имат по всяко време право на жалба пред Европейския надзорен орган по защита на данните. Подробна декларация за поверителност, включително данни за контакт, е достъпна на уебсайта на Изпълнителната агенция за образование, аудиовизия и култура (EACEA):

http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/calls_gen_conditions/eacea_grants_privacy_statement.pdf

Заявителите и, ако те са юридически лица, лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо тях се информират, че ако са в една от ситуациите, посочени във:

—	Решение 2008/969/EО, Eвратом на Комисията от 16 декември 2008 г. относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции (ОВ L 344, 20.12.2008 г., стр. 125), или

—	Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 на Комисията от 17 декември 2008 г. относно централната база данни за отстраняванията (ОВ L 344, 20.12.2008 г., стр. 12),

личните им данни (име, собствено име, ако е физическо лице, адрес, правна форма и наименование и собствени имена на лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол за юридическите лица) могат да бъдат регистрирани само в Системата за ранно предупреждение, или както в Системата за ранно предупреждение, така и в централната база данни за отстраняванията, и съобщени на лицата и субектите, включени в горепосочените решение и регламент, във връзка с възлагането или изпълнението на договори за обществени поръчки или споразумение или решение за отпускане на безвъзмездни средства.

14. ПРОЦЕДУРА ЗА ПОДАВАНЕ НА ПРЕДЛОЖЕНИЯ

14.1. Публикуване

Поканата за подаване на предложения се публикува в Официален вестник на Европейския съюз и в уебсайта на Изпълнителната агенция за образование, аудио-визия и култура (EACEA) на следния адрес:

https://eacea.ec.europa.eu/eu-aid-volunteers/funding_en

14.2. Регистрация в Портала за участници

Преди подаването на електронно заявление заявителите и партньорите трябва да са регистрирали своите организации в портала за участници в проекти в областта на образованието, аудио-визията, културата и доброволчеството и да са получили идентификационен код за участие (PIC). PIC кодът се изисква във формуляра за заявление.

Порталът за участници е инструментът, чрез който ще се управлява цялата правна и финансова информация, свързана с организациите. Информация как да се регистрирате можете да намерите на портала на следния адрес:

http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html

Инструментът позволява на участниците също така да публикуват различни документи, свързани с техните организации. Тези документи трябва да бъдат публикувани веднъж и повече няма да бъдат искани при следващи заявления от същите организации.

Данни за удостоверителните документи, които трябва да бъдат публикувани в портала, може да бъдат намерени на адрес: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html

14.3. Подаване на заявление за отпускане на безвъзмездни средства

Предложенията трябва да бъдат подадени в съответствие с условията за допустимост и до крайния срок, определен в точки 3 и 5.

Не се допускат изменения в заявлението след изтичане на крайния срок. Ако обаче е необходимо да се изяснят някои аспекти или да се коригира техническа грешка, Агенцията може да се свърже със заявителя по време на процеса на оценяване.

Всички заявители ще бъдат уведомени в писмен вид за резултатите от оценяването.

Заявители, които желаят да попълнят и подадат електронен формуляр за заявление (eForm), трябва да използват https://eacea.ec.europa.eu/documents/eforms_en и да следват процедурата.

Електронният формуляр за заявление, надлежно попълнен, трябва да бъде подаден до 12.00 ч. (на обед, брюкселско време) на 1 април 2015 г. за първия краен срок и на 1 септември 2015 г. за втория краен срок.

Не се приемат заявления, изпратени по пощата, факс или електронна поща.

14.4. Приложими правила

Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (ОВ L 298, 26.10.2012 г., стр. 1).

Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията от 29 октомври 2012 г. относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (ОВ L 362, 31.12.2012 г., стр. 1).

Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 3 април 2014 г. за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ (ОВ L 122, 24.4.2014 г., стр. 1).

14.5. Контакти

Ако имате въпроси, свържете се със: EACEA-EUAID-VOLUNTEERS@ec.europa.eu

(1) OВ L 122, 24.4.2014 г., стp. 1.

(2) „Хуманитарна помощ“ е определена в чл. 3, буква г) от Регламент (ЕС) № 375/2014 като дейности и операции в трети държави, чиято цел е да се осигури спешно подпомагане въз основа на нуждите, насочено към запазването на човешки живот, предотвратяването и облекчаването на човешко страдание и запазването на човешкото достойнство при предизвикани от човека кризи или природни бедствия. Понятието обхваща операции за подпомагане, помощ и защита при хуманитарни кризи или непосредствено след тях, подкрепящи мерки за осигуряване на достъп до нуждаещите се и за улесняване на свободното движение на помощи, както и действия, целящи подобряването на подготвеността за бедствия и намаляването на риска от тях и допринасящи за укрепване на устойчивостта и за увеличаване на капацитета за справяне с кризи и възстановяване след тях.

(3) OВ L 134, 30.4.2004 г., стp. 114.

(4) OВ L 134, 30.4.2004 г., стp. 1.

(5) Регламент (ЕО) № 105/2007 на Комисията от 1 февруари 2007 г. за изменение на приложенията към Регламент (ЕО) № 1059/2003 на Европейския парламент и на Съвета за установяване на обща класификация на териториалните единици за статистически цели (NUTS) (OВ L 39, 10.2.2007 г., стp. 1).

(6) ОВ L 8, 12.1.2001 г., стр. 1.