РЕЗОЛЮЦИЯ (ЕС) 2023/1863 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ

от 10 май 2023 година,

съдържаща забележките, които са неразделна част от решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището (сега Агенция на Европейския съюз в областта на убежището) за финансовата 2021 година

ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ,

—	като взе предвид своето решение за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището за финансовата 2021 година,

—	като взе предвид член 100 и приложение V към своя Правилник за дейността,

—	като взе предвид становището на комисията по граждански свободи, правосъдие и вътрешни работи,

—	като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол (A9-0123/2023),

А.

като има предвид, че според отчета за приходите и разходите (1) на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището („Службата“) нейният окончателен бюджет за финансовата 2021 година възлиза на 152 743 528 EUR, което представлява увеличение с 8,5 % спрямо 2020 г.; като има предвид, че бюджетът на Службата се осигурява основно от бюджета на Съюза; припомня факта, че нарастващата роля на Службата беше подчертана в новия пакт на Комисията за миграцията и убежището, който беше публикуван през септември 2020 г.; отбелязва, че оперативният отпечатък на Службата се е увеличил през последните години;

Б.

като има предвид, че Сметната палата („Палатата“), в своя доклад относно годишните отчети на Службата за финансовата 2021 година („доклада на Палатата“), заявява, че е получила достатъчна увереност, че годишните отчети на Службата са надеждни и че свързаните с тях операции са законосъобразни и редовни;

Бюджетно и финансово управление

отбелязва, че усилията за контрол на бюджета през финансовата 2021 година са довели до степен на изпълнение на бюджета от 96,67 %, което представлява леко увеличение с 1,53 % спрямо 2020 г. (95,14 %); отбелязва, че степента на изпълнение за бюджетните кредити за плащания е била 90,91 %, което представлява увеличение с 10 % спрямо 2020 г. (80,91 %); приветства въведените от Службата мерки за разрешаване на дългогодишния проблем със закъснелите плащания, с висок процент (96,5 %) на извършените навреме плащания през 2021 г.;

отбелязва, че Палатата е обявила за нередовни извършени от Службата през 2021 г. плащания на обща стойност 362 204 EUR, тъй като тези плащания са били свързани с грешки при възлагането на обществени поръчки при проведени през 2016 г. и 2020 г. процедури за наемането на помещения в Рим и Лесбос; отбелязва предприетите от Службата корективни действия, съгласно които преместването в нови помещения в Лесбос и Рим се очаква през първото или второто тримесечие на 2023 г.; призовава Службата да информира органа по освобождаване от отговорност за напредъка, постигнат по този въпрос;

Резултати от дейността

отбелязва, че Службата използва някои мерки като ключови показатели за ефективност, за да оценява изпълнението на своите дейности; приветства изпълнението на годишната работна програма на Службата за 2021 г., при което 78 % от годишните ѝ показатели и 85 % от многогодишните ѝ показатели са били постигнати или надхвърлени, въпреки продължаващите предизвикателства поради глобалната пандемия от COVID-19;

поздравява Службата за увеличаването на техническата и оперативната ѝ помощ за държавите членки и за готовността ѝ да реагира бързо на хуманитарната криза в Афганистан, на увеличаването на броя на търсещите убежище лица, които пресичат границата откъм Беларус, и на предизвикателствата, произтичащи от войната в Украйна; отбелязва в този контекст, че през 2021 г. Службата е подписала нови оперативни планове с Латвия, Литва и Белгия, създадена е експертна платформа за безопасни маршрути за афганистанците, засилена е подкрепата за държавите членки за прилагането на Директива 2001/55/ЕО на Съвета (2) („Директивата за временната закрила“) и редица служители на Службата са били в Молдова с цел да оказват съдействие при доброволните трансфери в държавите членки посредством предоставяне на информация на място;

отбелязва, че Службата е докладвала, че през 2021 г. е ускорила значително подготовката си за новия си мандат с оглед на окончателното приемане на Регламент (ЕС) 2021/2303 на Европейския парламент и на Съвета (3); призовава Службата да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно прилагането на новите разпоредби на този регламент по отношение на консултативния форум, служителя по въпросите на основните права, резерва в областта на убежището от 500 експерти от държавите членки, разполагането на служители за връзка в държавите членки и трети държави, механизма за мониторинг и механизма за подаване на жалби;

отбелязва, че Службата си сътрудничи тясно на двустранно равнище с други агенции в областта на правосъдието и вътрешните работи и че е подписала работни споразумения с Европейската агенция за гранична и брегова охрана, Агенцията на Европейския съюз за основните права и eu-LISA, както и планове за сътрудничество с eu-LISA, които позволяват съгласуването на общите проекти и систематичното споделяне на информация; насърчава Службата да продължи да развива полезни взаимодействия и да засили своето сътрудничество, своя обмен на добри практики и обсъждането на области от взаимен интерес с други агенции на Съюза с цел повишаване на ефективността;

Политика относно персонала

отбелязва баланса между половете в Службата с девет мъже (69 %) и четири жени (31 %) във висшето ѝ ръководство, с 20 мъже (67 %) и 10 жени (33 %) в управителния ѝ съвет и с общо 176 мъже (39 %) и 272 жени (61 %) сред персонала като цяло; припомня, че отговорността за назначаването на членовете на управителния съвет се носи от националните представители на държавите членки; отново призовава Службата и държавите членки да спазват баланса между половете при номинирането и назначаването на членове на висшето ръководство или на управителния съвет;

отбелязва, че към 31 декември 2021 г. щатното разписание е изпълнено на 86,61 % (92,35 %, ако се включат 21 предложени длъжности), като са назначени 317 срочно наети служители от общо 366 длъжности за тази категория служители, разрешени съгласно бюджета на Съюза (спрямо 366 разрешени длъжности през 2020 г.); отбелязва, че освен това през 2021 г. за Службата са работили 100 договорно наети служители и шестима командировани национални експерти, при съответно 123 и 11 разрешени длъжности; отбелязва, че през 2020 г. са създадени 58 допълнителни краткосрочни (за една година) длъжности за договорно наети служители, които са били постепенно запълнени през 2021 г. за операциите в Италия и Кипър, като е планирано постепенното им премахване през 2022 г.; приветства постепенно увеличаващия се процент на запълване на работните места в Службата; подчертава обаче, че текучеството на персонала достига 6,55 % през 2021 г., което е над установената цел (&amp;lt; 5 %);

отбелязва с голяма загриженост бележка 3.7.1 на Службата от окончателните ѝ отчети за 2021 г., в която е оповестено, че липсата на човешки ресурси през 2022 г. би могла да ограничи капацитета за изпълнение на някои задачи от новия мандат на Службата; отбелязва, че Службата е подчертала необходимостта от 68 допълнителни длъжности, за период от три години, в щатното си разписание, за да се отговори по устойчив начин на изискванията на новия мандат, както и на тези във връзка с различните кризи в областта, в която работи Службата; призовава Комисията да отразява по-добре оперативните нужди на Службата при вземането на решения относно бъдещите щатни разписания;

10.

припомня със загриженост констатацията на Палатата, че през 2020 г. в Службата е имало16 свободни ръководни длъжности, като 10 от тях са били заети от временно изпълняващи длъжността служители в продължение на повече от една година, което е в противоречие с Правилника за длъжностните лица, в който продължителността на временните назначения на ръководни кадри е ограничена до една година; отбелязва отговора на Службата относно причините, поради които през 2021 г. не е отдаден приоритет на назначаването на ръководители; отбелязва, че тези причини са включвали практическите ограничения, причинени от пандемията от COVID-19, новите кризи в областта на миграцията и убежището, двете структурни реорганизации на Службата и необходимостта да се гарантира непрекъснатост на дейността, с акцент върху запълването на други неръководни длъжности; подчертава обаче факта, че временно изпълняващите длъжността ръководители заемат две длъжности в щатното разписание на Службата — положение, което би могло да доведе до неефективност и до отслабване на лидерството и стратегическата приемственост; отбелязва освен това изявлението на изпълнителния директор на Службата по време на изслушването в Европейския парламент на 30 ноември 2022 г., съгласно което към тази дата седем ръководители, включително трима членове на висшето ръководство, все още са били на временни длъжности, като двама от тях са заемали тази длъжност в продължение на повече от една година; отбелязва, че въз основа на отговорите на Службата към края на 2022 г. е било в ход набирането на служители за две висши ръководни длъжности, а третата длъжност се е очаквало да бъде публикувана през следващите месеци; отбелязва със загриженост подадените от служители на Службата анонимни сведения, съгласно които броят на временно изпълняваните висши ръководни длъжности, които са заемани в продължение на повече от една година, е по-голям от две; призовава Службата да изясни този въпрос, включително пред Парламента, тъй като той касае прозрачността и отчетността на Службата; освен това отбелязва, че на 18 януари 2023 г. изпълнителният директор е решил да не подновява временните ръководни длъжности, които са изтекли след една година, и е прекратил тези, които са били заемани в продължение на повече от една година; отново призовава Службата да започне или да приключи незабавно, в пълно съответствие с приложимите правни изисквания, процедурите за набиране на персонал, които са необходими за запълването на всички ръководни длъжности, и да информира органа по освобождаване от отговорност относно постигнатия в това отношение напредък;

11.

припомня, че една от причините, на които се дължи зависимостта от временни работници, е забавянето на приемането и влизането в сила на Регламент (ЕС) 2021/2303, тъй като споразумението не позволи на Службата да удължи срока на тези договори до влизането в сила на този регламент; отбелязва със съжаление сериозната липса на предвидливост от страна на Комисията при замислянето и разпределянето на тези длъжности на Службата; подчертава факта, че ситуацията е оказала отрицателно въздействие върху капацитета за набиране на персонал на Службата и способността ѝ да оказва адекватна подкрепа на държавите членки, което в крайна сметка е в ущърб на лицата, търсещи убежище, и бежанците, които са се сблъскали с продължителни процедури и неподходящи условия на приемане; подчертава също така, че тези длъжности са били заети от временно изпълняващи длъжността служители в продължение на повече от една година, което е в противоречие с Правилника за длъжностните лица и също така излага на риск стратегическата приемственост на Службата;

12.

отбелязва със загриженост, че на 14 септември 2022 г. членовете на комисията по бюджетен контрол (CONT) са получили анонимно електронно писмо, съдържащо твърдения за кадрови нередности, причинени от целия екип на висшето ръководство на Службата; наясно е със сериозността на тези твърдения, които включват твърдения за незаконно, непрозрачно или частично набиране и повишаване на членове на висшето ръководство, непотизъм, както и твърдения за тормоз и неговото прикриване и лошо управление на средства, свързани с командировки на служители на Службата; отбелязва, че в резултат на тези твърдения Европейската служба за борба с измамите (OLAF) е започнала разследване на 24 ноември 2022 г.; подчертава, че на 23 януари 2023 г. някои членове на комисията CONT са получили още една анонимна жалба с допълнителни твърдения; отбелязва, че изпълнителният директор е заявила, че е подкрепила напълно започването на разследването от OLAF и е поела ангажимент по време на заседанието на комисията CONT, проведено на 30 ноември 2022 г., да съдейства на органите по всички възможни начини; призовава Службата да информира органа по освобождаване от отговорност относно напредъка и етапите от разследването;

13.

отбелязва, че Службата е въвела политика за защита на личното достойнство и за предотвратяване на психическия и сексуалния тормоз; приветства организирането от страна на Службата на кампании за повишаване на осведомеността по тези въпроси и назначаването на доверени съветници през 2021 г.; отбелязва, че Службата е получила четири жалби за предполагаем психически тормоз, една от които е била оттеглена; отбелязва, че другите три жалби са били предмет на предварителна оценка, извършена с подкрепата на външна адвокатска кантора, която е заключила, че не са открити prima facie доказателства за тормоз и че поради това не е счетено, че са необходими допълнителни мерки от Службата; призовава Службата да предостави на органа по освобождаване от отговорност типологията на случаите и критериите, въз основа на които тя решава да поиска подкрепата на външна адвокатска кантора, като се има предвид, че Службата има свой собствен отдел за правни услуги;

14.

отбелязва, че през 2021 г. продължава да бъде проблем недостатъчният брой експерти, предоставени от държавите членки; отбелязва освен това, че Службата е отговорила на нуждите от разполагане на експерти във всички засегнати държави членки чрез хонорувани външни експерти и краткосрочни оперативни договорно наети служители; отново призовава държавите членки да изпълняват задълженията си по отношение на националните експерти, за да се избегне необходимостта Службата да разчита на външни изпълнители;

15.

отбелязва със задоволство, по отношение на благосъстоянието на персонала, че Службата е въвела вътрешни мерки, като например семинари и курсове, услуги за психологическа и социална подкрепа, източници със съвети за подобряване на психическото и физическото благосъстояние по време на дистанционната работа, както и езикови курсове за служителите и съпрузите им за целите на интеграцията;

Обществени поръчки

16.

отбелязва, че Службата е стартирала 83 процедури през 2021 г. спрямо 65 през 2020 г., 42,17 % от които са били процедури на договаряне с един кандидат и 31,33 % от които са били открити процедури;

17.

отбелязва със задоволство, че Службата е сред агенциите на Съюза, които използват инструментите за електронни обществени поръчки на Комисията, по-специално eNotices, eTendering и eSubmission; освен това отбелязва, че всички вътрешни процедури за възлагане на обществени поръчки са напълно цифровизирани чрез използването на среда без документи на хартиен носител и ERDMS; насърчава Службата да продължи усилията си за цифровизация на процедурите си за възлагане на обществени поръчки, като обмисли възможността за прилагането и използването на инструмента за управление на обществените поръчки (PPMT);

Предотвратяване и управление на конфликтите на интереси и прозрачност

18.

отбелязва, че според отговора на Службата до органа по освобождаване от отговорност във връзка с декларациите за интереси всички служители подписват декларация за интереси при постъпването си на служба; отбелязва, че декларацията за интереси на изпълнителния директор е публикувана на уебсайта на Службата; отбелязва, че автобиографиите и декларациите за интереси на членовете на управителния съвет са публикувани на уебсайта на Службата; призовава Службата да публикува автобиографиите и декларациите за интереси на всички членове на висшето ръководство на своя уебсайт;

19.

приветства напредъка, постигнат от Службата по отношение на актуализирането на нейната политика за управление на конфликтите на интереси; отбелязва, че тази политика ще се основава на три стълба: решение на управителния съвет, което ще се прилага за членовете на управителния съвет и организациите — членки на консултативния форум, решение на изпълнителния директор, което ще включва насоки относно дейностите след прекратяване на трудовото правоотношение и етични насоки и ще се прилага за персонала, договорно наетите експерти и оферентите и бенефициентите на безвъзмездни средства, както и друго решение на изпълнителния директор, което ще включва Европейския кодекс за добро административно поведение и принципите на публичната администрация на Омбудсмана; приветства ангажимента на Службата да вземе предвид и препоръките от доклада на Палатата относно проблема с кадровата въртележка между държавния и частния сектор; призовава Службата да информира органа по освобождаване от отговорност за приемането на тези решения; отбелязва освен това, че през 2021 г. не са докладвани, разследвани или приключени никакви случаи на конфликти на интереси;

20.

отбелязва усилията на Службата за повишаване на осведомеността на персонала относно процедурата и специалните канали за подаване на сигнали за нередности; отбелязва освен това, че през 2021 г. Службата е организирала четири обучения по етика и почтеност, на които са присъствали 33 участници, и две обучения по уважение и достойнство, на които са присъствали 24 участници; подчертава обаче, че що се отнася до оповестяването на твърденията за неправомерно поведение, отправени срещу екипа на висшето ръководство и предадени на органа по освобождаване от отговорност през септември 2022 г., лицата, които са започнали тази процедура, не са използвали осигурените от Службата специални сигурни канали за подаване на сигнали за нередности;

21.

изразява съжаление, че Службата не е актуализирала своята политика за управление и предотвратяване на конфликти на интереси, както беше препоръчано от Палатата през 2020 г.;

Вътрешен контрол

22.

отбелязва, че през 2021 г. Службата е извършила оценка на системата си за вътрешен контрол, като е стигнала до заключението, че като цяло въведените проверки функционират по предназначение, като всички компоненти и принципи са ефективни или напълно ефективни и същевременно са необходими някои подобрения; отбелязва освен това актуалното състояние в Службата по отношение на 81 установени корективни действия, от които 30 (37 %) са планирани, 38 (47 %) са в процес на изпълнение, а 13 (16 %) са били изпълнени; приветства факта, че през 2021 г. 92 % от действията са били изпълнени своевременно; отбелязва, че планът за действие на Службата, произтичащ от нейната стратегия за борба с измамите за периода 2020—2022 г., е бил изцяло изпълнен през 2021 г.;

23.

приветства факта, че Службата е предприела действия във връзка с текущата забележка на Палатата относно установяването на последващи финансови проверки; отбелязва, че през 2021 г. Службата е извършила последващи финансови проверки в редица области за финансовата 2020 и 2021 година въз основа на основана на риска стратегия; приветства сведенията от Службата, че забележките, препоръките и корективните действия в окончателния доклад са били напълно одобрени от ръководството на Службата и споделени със Службата за вътрешен одит (IAS) и Палатата; призовава Службата да информира органа по освобождаване от отговорност за последващите действия в това отношение;

24.

отбелязва, че през 2021 г. IAS е извършила одит на управлението на Службата и управлението на проекти в областта на информационните технологии, като не са установени важни или критични проблеми; отбелязва освен това, по отношение на този одит и одита на управлението на човешките ресурси и етиката на Службата, извършен от IAS през 2020 г., че редица препоръки и корективни действия все още не са изпълнени; призовава Службата да увеличи усилията си за приключване на тези действия и да продължи добрата практика за редовно актуализиране и публикуване на своя план за корективни действия за самооценка на вътрешния контрол;

25.

отбелязва, че след получаването на доклад на OLAF в края на 2018 г., който беше подробно разгледан в доклада за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за 2018 г., през 2019 г. Службата е започнала три дисциплинарни производства; отбелязва, че и трите дисциплинарни производства са приключени; призовава Службата да предостави на органа по освобождаване от отговорност допълнителни подробности за резултата от тези производства;

Цифровизация и екологичен преход

26.

отбелязва, че Службата е въвела политика в областта на информационните и комуникационните технологии (ИКТ), която включва стандарти за информационна сигурност и работни инструкции относно процедурите за справяне с инциденти в областта на киберсигурността; приветства предприетите през 2021 г. мерки за киберсигурност, като например създаването на оперативен център за сигурност на ИКТ и многофакторния контрол на достъпа до портфолиото на Службата;

27.

поздравява Службата за значителния напредък, който е постигнала по отношение на цифровизацията и автоматизацията на задачите във връзка с финансовите процеси, системата за масови плащания за командированите експерти, набирането и приобщаването на нови служители, модернизирането на приложението без документи на хартиен носител с цел подобряване на мониторинга, проследяването и контрола на разходите, електронното съхранение на документи и справките с онлайн фишове за заплати; отбелязва, че през 2021 г. Службата е въвела четири допълнителни модула SYSPER;

28.

отбелязва настоящите екологосъобразни мерки на Службата, като например организирането на автобусен превоз за нейните служители, улесняването на схемите за съвместно ползване на автомобили и на паркирането на велосипеди или намаляването на физическите фишове за насочване чрез работни процеси без документи на хартиен носител; призовава Службата да предприеме последващи действия във връзка с размисъла от последните години относно разработването на стратегията ѝ за околната среда, включвайки мерки, които имат по-силно и дълготрайно въздействие върху околната среда; насърчава Службата да предприеме необходимите стъпки за получаване на сертифициране по EMAS;

Непрекъснатост на дейността по време на кризата, свързана с COVID-19

29.

приветства приемането на плана за непрекъснатост на дейността на Службата на 31 март 2021 г., с което е приключена забележката на Палатата от 2020 г.; отбелязва, че през 2021 г. екипът за реакция във връзка с COVID-19 е бил заменен от съвета за непрекъснатост на дейността, който през втората половина на годината се е заел с важни въпроси, свързани с непрекъснатостта на дейността; отбелязва, че пандемията от COVID-19 и фактът, че цялата процедура за подбор на Службата е била пренесена онлайн, са оказали въздействие върху организацията на Службата, включително върху отдела ѝ за набиране на персонал, който е отчел изоставане спрямо предходната година и закъснения в текущите процедури;

30.

насърчава Службата да приложи поуките, извлечени по отношение на дистанционните и хибридните методи на работа, с цел да организира по-добре кои заседания и задачи в бъдеще биха могли да се провеждат по-ефективно дистанционно, а не присъствено; припомня, че при констативните командировки акцентът се е изместил към други методи за събиране на информация за държавата на произход и поддържане на контакт с източниците; отбелязва, че това е направено чрез дистанционно събиране на данни и използване на разузнавателни инструменти и техники с отворен код;

Други коментари

31.

поздравява Службата за положените усилия за повишаване на обществената ѝ видимост през 2021 г. чрез различни комуникационни кампании, включително кампания относно преобразуването на Службата в Агенцията на Европейския съюз в областта на убежището и новата корпоративна идентичност на Службата, срещи, провеждани от консултативния форум, както и сътрудничество и консултации с организации на гражданското общество по въпроси, свързани с обучението, тематичните дейности и ключовите документи на Службата;

32.

приветства новото актуализирано ръководство за проучване на информация за държавата на произход относно положението на ЛГБТИК лицата, което беше публикувано през ноември 2021 г. и което може да подпомогне адвокатите, предоставящите правна помощ специалисти и съдиите, които се занимават с процедурата за предоставяне на убежище;

33.

по отношение на други забележки, придружаващи решението за освобождаване от отговорност, които имат хоризонтален характер, препраща към своята резолюция от 10 май 2023 г. (4) относно резултатите от дейността, финансовото управление и контрола на агенциите.

(1) ОВ C 141, 29.3.2022 г., стр. 172.

(2) Директива 2001/55/ЕО на Съвета от 20 юли 2001 година относно минималните стандарти за предоставяне на временна закрила в случай на масово навлизане на разселени лица и за мерките за поддържане на баланса между държавите членки в полагането на усилия за прием на такива лица и понасяне на последиците от този прием (ОВ L 212, 7.8.2001 г., стр. 12).

(3) Регламент (ЕС) 2021/2303 на Европейския парламент и на Съвета от 15 декември 2021 година относно Агенцията на Европейския съюз в областта на убежището и за отмяна на Регламент (ЕС) № 439/2010 (ОВ L 468, 30.12.2021 г., стр. 1).

(4) Приети текстове, P9_TA(2023)0190.