ЕВРОПЕЙСКА КОМИСИЯ
Брюксел, 7.6.2022
COM(2022) 292 final
ДОКЛАД НА КОМИСИЯТА
ДО ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, СЪВЕТА И СМЕТНАТА ПАЛАТА
Годишен доклад до органа по освобождаване от отговорност относно вътрешните одити, извършени през 2021 г.
{SWD(2022) 160 final}
Съдържание
1.Цели и приложно поле на доклада
2.Мисия на Службата за вътрешен одит: отчетност, независимост и обективност
3.Преглед на извършените одити
3.1.Изпълнение на плана за одит за 2021 г.
3.2.Статистически данни за препоръките на Службата за вътрешен одит
4.Заключения въз основа на одитите, извършени през 2021 г.
4.1.Заключения относно одитите на изпълнението
4.1.1.Готовност за прилагането на многогодишната финансова рамка за периода 2021—2027 г.
4.1.2.Стратегии за надзор във връзка с изпълнението на програмите от трети страни
4.1.3.Системи за вътрешен контрол в избрани генерални дирекции: Законосъобразност и редовност, съответствие
4.1.4.Прилагане на правото на ЕС
4.1.5.Сигурност на информационните технологии
4.1.6.Други процеси
4.2.Ограничени заключения на Службата за вътрешен одит
4.3.Общо становище относно финансовото управление от страна на Комисията
5.Консултация с органа на Комисията за разглеждане на финансови нередности
6.Смекчаващи мерки във връзка с потенциални конфликти на интереси (международни стандарти за вътрешен одит) — Разследване на Европейския омбудсман
1.Цели и приложно поле на доклада
С настоящия доклад се информират Европейският парламент и Съветът, като част от процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, относно вътрешните одити, извършени през 2021 г. от Службата за вътрешен одит на Европейската комисия в генералните дирекции, службите и изпълнителните агенции на Комисията. Той включва: i) обобщение на броя и вида на извършените вътрешни одити; ii) обобщение на отправените препоръки; и iii) действията, предприети по тях. В съответствие с член 118, параграф 8 и член 247 от Финансовия регламент Комисията изпраща доклада на Европейския парламент и на Съвета. Той се основава на доклада, изготвен в съответствие с член 118, параграф 4 от Финансовия регламент от вътрешния одитор на Комисията, относно изготвените през 2021 г. доклади за одит и консултации на Службата за вътрешен одит.
2.Мисия на Службата за вътрешен одит: отчетност, независимост и обективност
Мисията на Службата за вътрешен одит е да укрепва и защитава организационните ценности, като предоставя основана на риска и обективна увереност, съвети и виждания. Службата за вътрешен одит помага на Комисията да постига целите си чрез внасяне на систематичен и дисциплиниран подход, за да се оцени и подобри ефективността на процесите на управление на риска, на контрол и на управление. Задачите на Службата за вътрешен одит включват оценка и отправяне на подходящи препоръки за подобряване на управлението на риска, контрола и управлението с оглед на постигане на следните три цели: i) насърчаване на подходяща етика и ценности в рамките на организацията; ii) гарантиране на ефективно управление на изпълнението и отчетност на ниво организация; и iii) съобщаване по ефективен начин на информация за риска и контрола на съответните отдели в организацията. По този начин Службата за вътрешен одит се стреми да насърчи култура на ефикасно и ефективно управление в рамките на Комисията и нейните служби.
Независимостта на дейността на Службата за вътрешен одит е залегнала във Финансовия регламент и в приетия от Комисията устав за мисията на Службата. В този устав се постановява, че за да се гарантира обективност на тяхната преценка и да се избегне конфликт на интереси, одиторите на Службата за вътрешен одит трябва да запазят своята независимост по отношение на дейностите и операциите, на които извършват преглед. Ако обективността им бъде накърнена реално или привидно, информацията за накърняването следва да бъде оповестена. Ако вътрешният одитор счита за необходимо, той може да се обърне пряко към председателя на Комисията и/или колегиума на членовете на Комисията.
Службата за вътрешен одит извършва дейността си в съответствие с разпоредбите на Финансовия регламент, Международните стандарти за професионалната практика по вътрешен одит и Етичния кодекс на Института на вътрешните одитори
Службата за вътрешен одит се отчита — и отговаря функционално — пред Комитета за контрол на одитите. Службата за вътрешен одит: i) докладва пред Комитета за контрол на одитите значимите въпроси, произтичащи от одитите, и потенциалните подобрения на одитираните процеси; ii) предоставя годишно общо становище относно състоянието на финансовото управление в Комисията; и iii) докладва (поне веднъж годишно) за своята мисия и своето изпълнение, както е предвидено в нейния годишен план за одит. Това докладване включва значителни експозиции на риск, проблеми, свързани с контрола, проблеми, свързани с институционалното управление, и други въпроси.
Комитетът за контрол на одитите подпомага колегиума на членовете на Комисията при изпълнението на задълженията му съгласно Договорите, Финансовия регламент и други нормативни актове. Той осъществява това, като: i) гарантира независимостта на Службата за вътрешен одит; ii) извършва наблюдение на качеството на дейността по вътрешен одит; iii) гарантира, че препоръките, отправени в рамките на вътрешен и външен одит, се вземат надлежно предвид от службите на Комисията; и iv) гарантира, че се предприемат подходящи последващи действия по отношение на тези препоръки. По този начин Комитетът за контрол на одитите помага за подобряване на ефективността и ефикасността на Комисията при постигането на нейните цели. Комитетът за контрол на одитите също така улеснява надзора от страна на колегиума на членовете на Комисията върху практиките на Комисията за управление, управление на риска и вътрешен контрол.
Службата за вътрешен одит не одитира системите на държавите членки за контрол на средствата от ЕС. Тези одити стигат до равнището на отделните бенефициери и се извършват от вътрешните одитори на държавите членки, от националните органи за одит, от други генерални дирекции на Комисията и от Европейската сметна палата. Службата за вътрешен одит одитира обаче предприетите от Комисията мерки за надзор и одитиране: i) на органите в държавите членки; и ii) на други органи, които отговарят за изплащането на средства от ЕС, като например Организацията на обединените нации. Съгласно предвиденото във Финансовия регламент Службата за вътрешен одит може да извършва тези дейности на място, включително в държавите членки.
3.Преглед на извършените одити
3.1.Изпълнение на плана за одит за 2021 г.
Службата за вътрешен одит изпълни плана за одит за 2021 г. в контекста на пандемията от COVID-19 при пълно зачитане на приложимите работни договорености на институционално равнище. Въпреки предизвикателствата, породени от тези обстоятелства, Службата за вътрешен одит приключи 143 „ангажимента“ (одити, консултации, последващи действия и прегледи) и изготви 148 доклада (включително последващи и заключителни бележки). Това бе постигнато чрез използване на възможностите за цифровизация, предоставени от Комисията, с помощта на инструменти, подкрепящи ефикасни и ефективни процеси на дистанционно одитиране.
Общият брой и разбивката по видове ангажименти и изготвени доклади се съдържат в диаграмите по-долу. Към крайната дата 31 януари 2022 г. бяха изпълнени 100 % от плана за одит за 2021 г., който беше актуализиран в средата на годината, за да се отчетат променящите се рискове.
Източник: Европейска комисия, Служба за вътрешен одит.
Първоначалният план за 2021 г. съдържаше 38 ангажимента за одит (одити, прегледи и ангажименти за консултации, но без последващи действия), които трябваше да бъдат приключени до крайната дата 31 януари 2022 г. Освен това в него бяха включени 35 допълнителни ангажимента, чието изпълнение трябваше да започне преди 31 януари 2022 г. и да приключи след тази дата. Първоначалният план за 2021 г. беше актуализиран през септември и октомври 2021 г. Комитетът за контрол на одитите взе предвид както първоначалния, така и актуализирания план.
Службата за вътрешен одит планира одитната си дейност въз основа на оценка на риска и анализ на капацитета. Това се изисква в съответствие с нейния устав и с международните стандарти, има за цел да се определи план, който обхваща най-високорисковите области, като по този начин се увеличава в максимална степен добавената стойност на Службата за вътрешен одит, и допринася за гарантиране на най-доброто използване на ресурсите и ефикасното и ефективно изпълнение на плана. Изпълнението се наблюдава редовно и при необходимост се правят корекции.
3.2.Статистически данни за препоръките на Службата за вътрешен одит
Във фигурата по-долу е показан броят на отправените от Службата за вътрешен одит препоръки през 2021 г.
Източник: Европейска комисия, Служба за вътрешен одит.
До Комитета за контрол на одитите беше изпратен годишен изчерпателен преглед на последващите действия на Службата за вътрешен одит по отношение на изпълнението на препоръките от вътрешния одит, които бяха просрочени с повече от шест месеца към крайната дата 31 януари 2022 г. Освен това Службата за вътрешен одит изготвя три допълнителни тримесечни доклада за изпълнението на значително просрочени препоръки, които се обсъждат по време на заседанията на подготвителната група на Комитета за контрол на одитите.
През 2021 г. одитираните субекти приеха всички препоръки на Службата за вътрешен одит, освен една. Във всички случаи одитираните субекти изготвиха планове за действие и впоследствие ги представиха на Службата за вътрешен одит, която от своя страна ги оцени като задоволителни.
Към крайната дата 31 януари 2022 г. 652 (74 %) от общо 881 приети (включително частично) препоръки, отправени от Службата за вътрешен одит през периода 2017—2021 г., бяха оценени от одитираните субекти като изпълнени. Това означава, че все още са отворени общо 229 препоръки (26 %).
Източник: Европейска комисия, Служба за вътрешен одит.
От тези 229 отворени препоръки нито една не е оценена като критична, 72 са оценени като много важни, а 157 — като важни. 65 от тях са просрочени (т.е. не са изпълнени до първоначално договорената дата за изпълнение). Тези просрочени препоръки представляват 7,4 % от общия брой (частично) приети препоръки. От тези просрочени препоръки 7, оценени като много важни, са класифицирани като значително просрочени (значително просрочени са тези, които продължават да бъдат отворени над 6 месеца след първоначалната дата на изпълнение). Тези много важни значително просрочени препоръки представляват 0,8 % от общия брой на приетите препоръки през периода 2017—2021 г. (в сравнение с 0,6 % през предходния отчетен период). Освен това една много важна препоръка, която попада извън обхвата на отчетния период, също е значително просрочена.
Службата за вътрешен одит прилага строга политика за проследяване, за да оцени изпълнението на своите препоръки. Резултатите показват, че по-голямата част от препоръките на Службата за вътрешен одит се изпълняват ефективно и навреме.
Източник: Европейска комисия, Служба за вътрешен одит.
Като цяло Службата за вътрешен одит счита, че изпълнението на отправените от нея препоръки е задоволително и съпоставимо с предходни отчетни периоди. Това състояние на нещата показва, че службите на Комисията се стараят да изпълнят критичните и много важните препоръки, като по този начин намаляват рисковете, установени от Службата за вътрешен одит. Въпреки това следва да се обърне внимание на отделните препоръки, оценени като много важни, които са значително просрочени.
Част 3 на работния документ на службите на Комисията съдържа обобщение на тези много важни и значително просрочени препоръки.
4.Заключения въз основа на одитите, извършени през 2021 г.
4.1.Заключения относно одитите на изпълнението
За да допринесе за културата на Комисията, основана на изпълнението, и за по-големия акцент, който тя поставя върху съотношението качество/цена, през 2021 г. Службата за вътрешен одит извърши два вида одити: одити на изпълнението и всеобхватни одити, които обхващат важни аспекти на изпълнението.
В съответствие със своята методика и най-добри практики Службата за вътрешен одит разглежда изпълнението косвено, като оценява представянето на службите на Комисията при прилагането на политики, програми и действия спрямо свързаните с тях рискове. С този подход тя се стреми да гарантира, че генералните дирекции и службите са разработили подходящи рамки за изпълнението, инструменти за измерване на изпълнението, ключови показатели и системи за наблюдение.
В точките по-долу се посочват заключенията на Службата за вътрешен одит по отношение на различите аспекти на изпълнението, върху които бяха съсредоточени извършените от нея одити през 2021 г.
4.1.1.Готовност за прилагането на многогодишната финансова рамка за периода 2021—2027 г.
Многогодишната финансова рамка за периода 2021—2027 г. и пакетът за възстановяване в рамките на NextGenerationEU следва да се прилагат в съответствие с Финансовия регламент и да се допълват по отношение на възможностите за финансиране и резултатите, които трябва да бъдат постигнати. Редица одити през 2021 г. бяха съсредоточени върху рисковете, свързани със структурата на цялостния пакет, засилената роля на Комисията в някои области и нейните нови области на отговорност. Резултатите от тези одити показват, че са необходими значителни подобрения в тази област в бъдеще, като към одитираните генерални дирекции са отправени редица много важни препоръки, издадени през 2021 г.
1)При един от одитите беше оценена подготовката на програмния период 2021—2027 г. в генералните дирекции „Трудова заетост, социални въпроси и приобщаване“, „Морско дело и рибарство“ и „Регионална и селищна политика“. Този одит доведе до седем много важни препоръки. Подготовката на генералните дирекции за програмния период 2021—2027 г. е процес, който все още беше в ход към датата на одитния доклад, и поради това одитът на практика оценяваше движеща се цел. Въпреки че генералните дирекции са разработили и внедрили подходящи процеси, за да подпомогнат началото на програмния период 2021—2027 г., имаше две слабости, засягащи тяхната ефективност и ефикасност, по-специално що се отнася до подкрепата за държавите членки и графика на подготовката и оперативното начало на програмния период.
2)Вторият одит се отнасяше до подготовката за програмния период 2021—2027 г. на генерална дирекция „Миграция и вътрешни работи“. Той доведе до две много важни препоръки. Службата за вътрешен одит отбеляза, че подготовката за програмния период 2021—2027 г. е процес, който все още е в ход към датата на одитния доклад. Въпреки че генерална дирекция „Миграция и вътрешни работи“ е разработила и внедрила подходящи процеси, за да подпомогне началото на програмния период 2021—2027 г., все още имаше редица слабости, засягащи нейната ефективност и ефикасност, по-специално що се отнася до закъсненията в работните програми на тематичния механизъм и наблюдението на напредъка в програмирането на периода 2021—2027 г. и неговото докладване пред висшето ръководство.
Като се имат предвид продължаващият характер на подготовката и фактът, че одитите представляват „моментна снимка“ в определен момент, установените и при двата одита слабости могат да окажат въздействие върху следващите етапи на програмния период, ако не бъдат отстранени.
3)При трети одит беше оценена готовността на Европейската служба за борба с измамите да приложи Регламента за създаване на Европейската прокуратура. При този одит Службата за вътрешен одит установи, че системата за вътрешен контрол на Европейската служба за борба с измамите за подготовка за бъдещото сътрудничество с Европейската прокуратура не е напълно адекватна и ефективна. Бяха установени слабости в планирането и наблюдението на подготвителния процес, в насоките за разследване и за защита на данните и в аспектите, свързани с информационните технологии, и бяха издадени три много важни препоръки.
4)При четвърти одит беше оценена готовността на генерална дирекция „Конкуренция“ за програмата в областта на конкуренцията. Въпреки че генералната дирекция е въвела рамка за изпълнението на програмата в областта на конкуренцията съгласно многогодишната финансова рамка за периода 2021—2027 г., при одита беше установено, че все още съществува слабост при определянето и структурирането на някои от ключовите елементи на програмата, която от своя страна може да повлияе на ефективното ѝ изпълнение. Службата за вътрешен одит издаде три много важни препоръки.
5)И накрая, при одита на Евростат относно готовността за новата Европейска статистическа програма в рамките на програмния период 2021—2027 г. не бяха установени съществени проблеми с изпълнението.
4.1.2.Стратегии за надзор във връзка с изпълнението на програмите от трети страни
Разпоредителите с бюджетни кредити трябва да разработват подходящи и ефективни стратегии и дейности за надзор и наблюдение на ефективното изпълнение на програмите и защитата на бюджета на ЕС от страна на субектите, на които са делегирани задачи, и за бързо справяне с всички трудности, които евентуално ще бъдат установени.
През предишните години Службата за вътрешен одит извърши няколко одита на съществуващите механизми за надзор в генералните дирекции и службите във връзка с изпълнението на програми (и/или политики) от трети страни. В много случаи тя установи слабости в ефективността на стратегиите за надзор. В своето общо становище относно финансовото управление Службата за вътрешен одит отново формулира забележки по същество по отношение на стратегиите за надзор във връзка с изпълнението на политики от трети страни. В същото време, въз основа на резултатите от одита за 2021 г., заключението е, че в някои области на политиката ситуацията се подобрява.
1)В стратегическия си план за одит за 2021—2023 г. Службата за вътрешен одит се стреми да прилага интегриран подход, основан на риска, при извършването, когато е уместно, на одити, обхващащи както партньорските генерални дирекции на Комисията, така и децентрализираните агенции или други автономни органи на ЕС. През 2021 г. приключиха първите два одита на множество субекти, като вниманието на ниво генерални дирекции на Комисията беше насочено върху въведените механизми за надзор съответно между генерална дирекция „Енергетика“ и съвместното предприятие „Термоядрен синтез за енергия“ (F4E) (европейското съвместно предприятие, управляващо приноса на Европа към ITER) и между генерална дирекция „Миграция и вътрешни работи“ и Европейската агенция за гранична и брегова охрана (Frontex). Резултатите бяха задоволителни, без високи остатъчни рискове или големи слабости, установени в одитираните генерални дирекции на Комисията.
2)Беше извършен още един одит в генерални дирекции „Действия по климата“ и „Околна среда“ относно отношенията им с Европейската агенция за околна среда и Европейската агенция по химикалите. За разлика от горните два одита на множество субекти, Службата за вътрешен одит не включи тези две агенции в обхвата на одита, тъй като одитът започна през 2020 г., преди реорганизацията на Службата за вътрешен одит. И двете генерални дирекции са въвели адекватни процеси, за да подкрепят отношенията си със съответните децентрализирани агенции. Беше установено обаче, че тяхната ефективност и ефикасност са нарушени от слабост, свързана с надзорната роля на генералните дирекции „Действия по климата“ и „Околна среда“ върху ресурсите на Европейската агенция за околна среда. Друга слабост в генерална дирекция „Околна среда“ бе свързана с механизмите за надзор и координация с Европейската агенция за околна среда.
3)И накрая, беше извършен одит, насочен към оценка на надзора на органите по член 185 от генерална дирекция „Научни изследвания и иновации“. Този одит беше приключен след предварителния преглед, при който присъщите рискове, първоначално оценени като високи, бяха преоценени от одиторите като средни до ниски, по-конкретно тъй като само два от петте органа по член 185 под отговорността на генерална дирекция „Научни изследвания и иновации“ ще продължат да съществуват в настоящия си вид по рамковата програма за научни изследвания „Хоризонт Европа“ за периода 2021—2027 г..
4.1.3.Системи за вътрешен контрол в избрани генерални дирекции: Законосъобразност и редовност, съответствие
Въпреки че през последните няколко години Службата за вътрешен одит наблегна върху въпросите, свързани с изпълнението, политическите заинтересовани страни и Европейската сметна палата поддържат задълбочен контрол на управлението на бюджета на ЕС от страна на Комисията по отношение на законосъобразността и редовността и съответствието. Ето защо един от приоритетите на плана за одит за 2021 г. (въз основа на стратегическия план за одит за 2021—2023 г.) беше да се предостави увереност на колегията, на генералните дирекции и на службите относно ефикасното и ефективно функциониране на системите за вътрешен контрол на финансовото управление.
В областта на споделеното управление Службата за вътрешен одит завърши три одита.
1)При одита относно прекъсванията, спиранията и финансовите корекции на Европейския структурен и инвестиционен фонд за периода 2014—2020 г. Службата за вътрешен одит отчете, че главните дирекции „Трудова заетост, социални въпроси и приобщаване“, „Морско дело и рибарство“ и „Регионална и градска политика“ работят при ограниченията, наложени от Регламента за общоприложими разпоредби, чиято правна рамка ги изправя пред много предизвикателства. По-специално условията за прилагане на нетни финансови корекции са по-строги от първоначалните предложения на Комисията. Следователно одитните констатации трябва да се разглеждат в този контекст. Службата за вътрешен одит заключи, че има редица слабости, които оказват влияние върху ефективното прилагане на процесите на генералните дирекции за прекъсванията, спиранията и финансовите корекции и поради това издаде общо осем много важни препоръки.
2)Системата за идентификация на земеделските парцели е ключов механизъм за контрол, базиран на въздушни или сателитни снимки, който записва всички земеделски парцели в държавите членки. Системата е създадена, за да се проверява допустимостта за субсидии на базата на площ съгласно Общата селскостопанска политика („ОСП“), и играе съществена роля при проверката на спазването на различни задължения по ОСП, включително във връзка с екологизирането на ОСП. Службата за вътрешен одит установи, че макар генерална дирекция „Земеделие и развитие на селските райони“ да е въвела адекватен контрол, за да подпомогне управлението на системите на държавите членки и да наблюдава тяхното качество, неговата ефективност е повлияна от слабости. Наблюдението и проследяването на дейностите за оценяване на качеството на системата за идентификация на земеделските парцели трябва да бъдат подобрени.
3)При одита в генерална дирекция „Земеделие и развитие на селските райони“ относно подкрепата, наблюдението и проверките на работата на сертифициращите органи не бяха установени съществени проблеми с изпълнението.
Службата за вътрешен одит завърши и различни одити на дейности под пряко управление.
4)При одита на изпълнението на резултатите от одита на програма „Хоризонт 2020“ Службата за вътрешен одит установи, че одитираните главни дирекции и изпълнителни агенции са изградили цялостно и са въвели адекватна и ефективна система за вътрешен контрол за прилагането на резултатите от одита на Общата служба за одит. Ролите и отговорностите са ясно определени и проектните и финансовите служители разполагат с инструменти в съответствие с приложимите правила. Въпреки това все още съществуват слабости по отношение на наблюдението и отчитането на изпълнението на резултатите от последващия одит.
5)Службата за вътрешен одит също така разгледа инициативата на Комисията за „единна зона за електронен обмен на данни“ (SEDIA). Целта на SEDIA е процесът за обработка на информация за обществени поръчки и безвъзмездни средства да се автоматизира и интегрира напълно, като се ограничи до стриктния минимум ръчното въвеждане на данни и се насърчи привеждането в съответствие и повторната употреба на тези данни по време на целия процес. Замисълът на SEDIA е да се осигури на заявителите, кандидатите и оферентите единно звено за контакт за комуникация и обмен на информация относно възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства. Изпълнението на инициативата SEDIA подпомага постигането на оперативните цели на голям брой клиенти и в крайна сметка на цялата Комисия. Като неотдавнашна инициатива на Комисията, уникална по рода си, Европейската изпълнителна агенция за научни изследвания не би могла да се възползва от опит по отношение на структурата на управление, рамката за вътрешен контрол и системите за подкрепа на информационните технологии при прилагането на SEDIA. Освен това от началото си през 2017 г. инициативата беше изправена пред значителни ограничения по отношение на наличието на подходящи инструменти в областта на информационните технологии. Въпреки че Изпълнителната агенция за научни изследвания предоставя услугите, за които е отговорна в рамките на инициативата SEDIA, по ефективен начин, в съответствие с Финансовия регламент и както е договорено с клиентите, съществуват слабости, засягащи ефикасността на предоставянето на услугите, свързани с SEDIA, и спазването на правилата за защита на личните данни, обработвани в контекста на дейността на агенцията в рамките на SEDIA.
6)Генерална дирекция „Подкрепа на структурните реформи“ изпълнява все по-голям брой проекти за техническа подкрепа на държавите — членки на ЕС, главно чрез Програмата за подкрепа на структурните реформи за програмния период 2014—2020 г. и на Инструмента за техническа подкрепа за програмния период 2021—2027 г. Службата за вътрешен одит установи, че макар генералната дирекция като цяло да е разработила адекватни процеси и контрол за предоставяне на техническа подкрепа на държавите членки в рамките на Програмата за подкрепа на структурните реформи, съществуват слабости по отношение на нейния ИТ капацитет (инструменти, насоки и практики) за наблюдение на ефективното изпълнение на проектите.
7)Установяването на законни права и изчисляването на индивидуалните права са основни услуги, предоставяни от Службата за управление и плащане по индивидуални права на настоящи и бивши служители на Европейската комисия и на други институции и органи на ЕС. Службата обработва голям обем операции за различни категории права, основани на сложна правна уредба, както и за различни институции и клиенти на ЕС с различни характеристики и нужди. В тази трудна обстановка службата е разработила адекватна рамка за контрол, за да гарантира правилното установяване и изчисляване на правата на действащи и бивши служители, но все още съществува един много важен недостатък по отношение на ефективността и ефикасността на стратегията ѝ за контрол.
8)При одита на: 1) „Хоризонт 2020“ в Изпълнителната агенция за научни изследвания; 2) инструмента за предприсъединителна помощ II за пряко изпълнение в генерална дирекция „Политика за съседство и преговори за разширяване“; и 3) процесите на закриване на предишни програми (изпълнени при различни режими на изпълнение на бюджета) в генерална дирекция „Политика за съседство и преговори за разширяване“, Службата за вътрешен одит не установи никакви съществени проблеми.
4.1.4.Прилагане на правото на ЕС
Основна отговорност на генералните дирекции е да подкрепят, наблюдават и налагат изпълнението и прилагането на правото на Европейския съюз (ЕС) („достиженията на правото“).
1)Бяха проведени два одита, при които беше оценено как съответните генерални дирекции: 1) подпомагат и наблюдават по своя инициатива държавите членки при правилното изпълнение и прилагане на законодателството на ЕС преди влизането му в сила и как оценяват въвеждането на директивите на ЕС; 2) наблюдават текущото прилагане на правото на ЕС, включително разглеждането на жалби на заинтересованите страни и управлението на случаи по собствена инициатива; и 3) управляват принудителното изпълнение при потенциални нарушения и слабости чрез диалог с държавите членки и производства за установяване на нарушения.
2)Службата за вътрешен одит взе под внимание особените предизвикателства по отношение на ресурсите, пред които е изправена генерална дирекция „Енергетика“, за да намери баланс между все по-взискателния набор от отговорности, по-специално що се отнася до постигането на целите на Европейския зелен пакт, и нарастващото работно натоварване, свързано с новата политика и новите законодателни инициативи. Службата за вътрешен одит заключи, че макар генерална дирекция „Енергетика“ като цяло да е разработила адекватен вътрешен контрол за подкрепа, наблюдение и принудително изпълнение на прилагането на правото на ЕС в областта на енергетиката, все още съществуват слабости по отношение на управленския надзор на процеса на оценка на съответствието, които от своя страна оказват влияние върху неговата ефективност и ефикасност.
3)Въведената система за вътрешен контрол на ниво генерална дирекция „Мобилност и транспорт“ осигурява ефективна подкрепа, наблюдение и принудително изпълнение на правото на ЕС в областта на транспорта.
4)Освен това беше проведен трети одит, насочен към процеса на подаване на жалби на заинтересованите страни в генерална дирекция „Вътрешен пазар, промишленост, предприемачество и МСП“. Не бяха установени значителни проблеми с изпълнението.
4.1.5.Сигурност на информационните технологии
Службата за вътрешен одит завърши два одита относно сигурността на информационните технологии: одит на централно равнище относно управлението и наблюдението на съответствието с рамката на Комисията за сигурност на информационните технологии и на местно равнище — одит на няколко генерални дирекции относно сигурността на информационните технологии в областта на човешките ресурси.
1)При първия одит относно управлението и наблюдението на съответствието бяха разкрити мащабът на поставената задача и предизвикателствата, пред които е изправена генерална дирекция „Информатика“ в стремежа си да накара всички генерални дирекции да докладват за своето съответствие по отношение на много големия брой проверки на информационната сигурност, особено когато трябва да изпълняват много други приоритети. Въпреки че генерална дирекция „Информатика“ е въвела необходимите институционални инструменти за подпомагане на ефективното прилагане на изискванията за сигурност на информационните технологии във всички служби и звена на Комисията, все още съществуват значителни слабости в две области: 1) в практиките за управление на съответствието на информационните технологии с изискванията за сигурност и докладване; и 2) в процеса на управление на съответствието.
2)Поради чувствителния характер на информацията, обработвана от службите в областта на човешките ресурси, е от съществено значение да има високо защитени информационни системи и адекватен контрол на сигурността. Резултатите от одита бяха смесени от гледна точка на важността на установените проблеми и показаха, че сигурността на информационните технологии е на различни нива на зрялост в различните служби. По отношение на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ поради редица значителни слабости Службата за вътрешен одит заключи, че управлението на информационните технологии и процесите на управление и контрол трябва да бъдат допълнително подобрени, за да се смекчат в достатъчна степен установените рискове. В Службата за управление и плащане по индивидуални права и в Европейската служба за подбор на персонал, въпреки някои слабости, положението беше добро като цяло. Що се отнася до ролята на генерална дирекция „Информатика“ като доставчик на услуги в областта на човешките ресурси, при одита бяха установени редица значителни слабости в начина, по който тя взаимодейства със съответните генерални дирекции/служби.
4.1.6. Други процеси
Бяха проведени два одита, при които аспектите на изпълнението на други процеси (външно управление на заинтересованите страни и комуникация при кризисни ситуации) бяха оценени със задоволителни резултати. Службата за вътрешен одит не установи съществени слабости.
4.2.Ограничени заключения на Службата за вътрешен одит
През февруари 2022 г. Службата за вътрешен одит изготви ограничени заключения относно състоянието на вътрешния контрол за всяка генерална дирекция и за всяка служба. Тези ограничени заключения допринесоха за изготвянето на годишните отчети за дейността за 2021 г. на съответните генерални дирекции и служби. Те се основават на одитната дейност, извършена през последните 3 години, и обхващат всички отправени препоръки, които са отворени. Заключението на Службата за вътрешен одит относно състоянието на вътрешния контрол се ограничава до одитираните системи за управление и контрол. То не обхваща системите, които не са били одитирани от Службата за вътрешен одит през последните 3 години.
4.3.Общо становище относно финансовото управление от страна на Комисията
Съгласно изискванията в устава за мисията си Службата за вътрешен одит изготвя годишно общо становище относно финансовото управление от страна на Комисията. Това становище се основава на одитната дейност в областта на финансовото управление в Комисията, извършена от Службата за вътрешен одит през предходните 3 години (2019—2021 г.). В общото становище също така се взема под внимание информацията от други източници, а именно докладите на Европейската сметна палата. Общото становище се изготвя едновременно с настоящия доклад и обхваща същата година.
Въз основа на тази одитна информация вътрешният одитор счете, че през 2021 г. Комисията е въвела процедури по управление, управление на риска и вътрешен контрол, които, разгледани като цяло, са подходящи за предоставяне на разумна гаранция за увереност относно постигането на нейните финансови цели. В общото становище обаче е направена уговорка във връзка с резервите, направени в декларациите за достоверност от оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, публикувани в техните съответни годишни отчети за дейността.
При съставянето на общото си становище вътрешният одитор също така разгледа комбинираното въздействие на сумите, изложени на риск при плащане, тъй като те надхвърлят сумите, за които е изразена резерва. Общият размер на сумите, изложени на риск при плащане, представлява най-доброто прогнозно изчисление от страна на оправомощените разпоредители с бюджетни кредити на размера на разрешените разходи, които не са били в съответствие с приложимите договорни и регулаторни разпоредби към момента на плащането през 2021 г. В своите годишни отчети за дейността генералните дирекции/службите оценяват сумите, изложени на риск при плащане, на обща стойност между приблизително 2784 милиона евро и 3249 милиона евро. Това съответства на между 1,6 % и 1,9 % от общите относими разходи от бюджета на Комисията, Европейския фонд за развитие и доверителните фондове на ЕС за външни дейности през 2021 г. и следователно е под прага за същественост от 2 %, както е определено в инструкциите за изготвяне на годишните отчети за дейността за 2021 г. В тези суми, изложени на риск при плащане през 2021 г., все още не са включени финансови корекции и възстановявания, свързани с недостатъци и грешки, които генералните дирекции/службите ще открият и коригират в бъдеще поради многогодишните коригиращи механизми, вградени в системите за вътрешен контрол на Комисията.
Предвид тези елементи Службата за вътрешен одит смята, че бюджетът на ЕС е подходящо защитен като цяло и във времето.
Без да формулира допълнителни резерви в общото становище, Службата за вътрешен одит подчерта следните въпроси:
1. Изпълнението на бюджета на ЕС в контекста на настоящата криза, предизвикана от пандемията от COVID-19
Ситуацията, свързана със здравето, както и социалната, икономическата и финансовата ситуация, породени от пандемията от COVID-19, водят до потенциално високи, хоризонтални рискове за институцията, що се отнася до изпълнението на бюджета на ЕС и до изпълнението на неговите приоритети на политиката.
Това включва дейностите, които са част от многогодишната финансова рамка за периода 2014—2020 г., за които все още не е осъществен съответният контрол (по-специално последващ контрол), както и дейностите по линия на многогодишната финансова рамка за периода 2021—2027 г. и пакета за възстановяване по Инструмента на Европейския съюз за възстановяване (NextGenerationEU) във връзка с аспектите, свързани с увереността, съответствието и изпълнението.
За да се гарантира, че бюджетът е надлежно защитен в дългосрочен план в контекста на съществуващите безпрецедентни предизвикателства, Службата за вътрешен одит подчертава, че генералните дирекции и службите на Комисията следва да продължават i) да оценяват надлежно рисковете вследствие на пандемията от COVID-19, свързани с финансовото управление, от гледна точка на увереността, изпълнението, съответствието с правната рамка, и потенциалното въздействие върху ефективността на Комисията при прилагането на коригиращи действия поради възможни логистични ограничения за извършване на контрол на място и тежката икономическа ситуация, пред която са изправени държавите на равнище ЕС и на национално равнище (включително възможното изпадане в несъстоятелност на крайни бенефициери, което би могло да затрудни възстановяването на неоснователно платените суми); и ii) да определят и прилагат подходящи смекчаващи мерки, като например адаптиране или преформулиране на своите стратегии за контрол.
Освен това генералните дирекции на Комисията следва да продължат да разработват и прилагат подходящи стратегии за финансово управление, одит и контрол на дейности в подкрепа на възстановяването по линия на NextGenerationEU, по-специално що се отнася до Механизма за възстановяване и устойчивост. Поради прилагането на нов подход, базиран на изпълнението, някои елементи от структурата на стратегията за контрол, обхващащи законосъобразността и редовността, все още предстои да бъдат доразработени през 2022 г., а именно процедурите за спиране на плащанията и намаляване на подкрепата в случаите, когато важни етапи и междинни цели за конкретно искане за плащане не са изпълнени частично или изцяло. Освен това структурата на стратегията за контрол трябва да бъде завършена, що се отнася до остатъчната отговорност на Комисията по отношение на други елементи на съответствие (т.е. защита на финансовите интереси на Съюза в случай на измама, корупция и конфликт на интереси или тежко нарушение на задължение, произтичащо от договора за заем или финансиране).
2. Стратегии за надзор по отношение на трети страни, които изпълняват политики и програми
Въпреки че Комисията остава изцяло отговорна за осигуряването на законосъобразността и редовността на разходите и за доброто финансово управление (както и за постигането на целите на политиката), тя разчита във все по-голяма степен на трети страни за изпълнението на своите програми. Това се прави най-вече чрез делегиране на изпълнението на оперативния бюджет на ЕС или на определени задачи на държави извън ЕС, международни организации или международни финансови институции, национални органи и национални агенции в държавите членки, съвместни предприятия, органи извън ЕС и децентрализирани агенции на ЕС. Освен това в определени области на политиката алтернативни механизми за финансиране, като финансовите инструменти, се използват във все по-голяма степен, като те са свързани със специфични предизвикателства и рискове за Комисията, както изтъква и Европейската сметна палата.
За да изпълняват цялостните си отговорности, генералните дирекции трябва да упражняват надзор върху изпълнението на програмите и политиките и да предоставят насоки и помощ, когато е необходимо. Поради това те трябва да определят и осъществяват подходящи, ефективни и ефикасни дейности за надзор/наблюдение/докладване, за да се гарантира, че субектите, на които са делегирани задачи, и другите партньори изпълняват програмите ефективно, защитават по подходящ начин финансовите интереси на ЕС и спазват споразуменията за делегиране, когато е приложимо, както и че за разрешаването на всички проблеми, които евентуално ще бъдат установени, се предприемат мерки възможно най-бързо.
Въпреки че през последните години бяха предприети действия както на равнището на централните служби, така и на равнището на съответните генерални дирекции, за да се смекчат рисковете, установени в резултат на одитната дейност, в някои области все още са необходими допълнителни подобрения, по-специално по отношение на оценката по стълбове при непряко управление. Това е от значение не само във връзка с приключването на дейностите, делегирани по линия на многогодишната финансова рамка за периода 2014—2020 г., но още повече с оглед на повишеното използване на капиталови инструменти, гаранционни инструменти и инструменти за поделяне на риска в многогодишната финансова рамка за периода 2021—2027 г.
3. Докладване за коригиращия капацитет на многогодишните системи за контрол
Комисията въведе, заедно с държавите членки (когато е приложимо), многогодишни системи за контрол, за да гарантира доброто финансово управление на средствата на ЕС. Тези системи обхващат превантивни мерки (т.е. контрол, насочен към предотвратяване на грешки преди извършване на плащанията), както и корективни мерки (т.е. контрол, извършван след плащанията и до приключването на програмите, когато е приложимо). Тези мерки представляват цялостния коригиращ капацитет на Комисията (включително мерките, прилагани от държавите членки).
Като се има предвид многогодишният характер на системата за контрол на Комисията, резултатите от контрола се отчитат в два момента от цикъла на програмите чрез прогнозния „риск при плащане“ (т.е. след превантивни мерки) и „риск при приключване“ (т.е. след превантивни и корективни мерки). „Рискът при приключване“ се изчислява чрез изваждане на „прогнозните бъдещи корекции“ от прогнозния „риск при плащане“.
Като цяло Службата за вътрешен одит отбелязва някои подобрения, направени в годишните отчети за дейността на генералните дирекции за 2021 г. и в (проекта на) годишния доклад за управлението и изпълнението по отношение на информацията за превантивните и корективни мерки, прилагани от Комисията и от държавите членки. Въпреки това, като се има предвид нарастващото значение на корекциите, прилагани от държавите членки като неразделна част от архитектурата за контрол при споделено управление, предоставената информация за коригиращия капацитет все още трябва да бъде допълнително подобрена (по отношение на нейната яснота и разделянето на съответните данни), за да може да се обосноват адекватно цялостният коригиращ капацитет на Комисията (включително корекциите, поискани от Комисията и приети от държавите членки), „прогнозните бъдещи корекции“ и произтичащият от това „риск при приключване“. По-специално: а) необходими са допълнителни данни за разделянето между превантивни и корективни мерки, прилагани от държавите членки и б) връзката между „прогнозните бъдещи корекции“ и „изпълнените корекции“ трябва да бъде ясно обяснена и подкрепена от съответните данни, първо на ниво генерална дирекция в годишните отчети за дейността и второ на ниво Комисия в годишния доклад за управлението и изпълнението.
5.Консултация с органа на Комисията за разглеждане на финансови нередности
Експертната комисия, създадена съгласно член 143 от Финансовия регламент, не докладва за наличието на системни проблеми през 2021 г. в становището, което дава съгласно член 93 от Финансовия регламент.
6.Смекчаващи мерки във връзка с потенциални конфликти на интереси (международни стандарти за вътрешен одит) — Разследване на Европейския омбудсман
Настоящият генерален директор на Службата за вътрешен одит и вътрешен одитор на Комисията — г-н Manfred Kraff — встъпи в длъжност на 1 март 2017 г. Преди това г-н Kraff бе заместник генерален директор и счетоводител на Комисията в генерална дирекция „Бюджет“.
В съответствие с международните стандарти за одит на 7 март 2017 г., след като бе назначен за генерален директор и вътрешен одитор, г-н Kraff изготви инструкции относно механизмите, които следва да бъдат въведени с цел намаляване и/или избягване на потенциалните или предполагаеми конфликти на интереси в одитната дейност на Службата за вътрешен одит във връзка с предишните му отговорности. Срокът на тези механизми беше удължен през 2018 г., през 2019 г., през 2020 г., през 2021 г. и през 2022 г. (до 1 март 2023 г.) чрез бележки с указания до всички служители на Службата за вътрешен одит, изготвени от г-н Kraff. Съгласно механизмите г-н Kraff няма да участва в надзора на одитната дейност, свързана с операциите, за които той е отговарял, преди да постъпи в Службата за вътрешен одит. За надзора на одитната дейност в тези случаи в крайна сметка беше или ще бъде отговорен г-н Jeff Mason — бивш изпълняващ длъжността генерален директор на Службата за вътрешен одит (от септември 2016 г. до февруари 2017 г.) и настоящ директор в Службата за вътрешен одит (дирекция B, „Одити на Комисията, изпълнителните агенции, агенциите на ЕС и други автономни органи II“) В механизмите се посочва също така, че Комитетът за контрол на одитите ще бъде уведомяван за тези инструкции и за тяхното изпълнение и че г-н Mason ще се обръща към Комитета за контрол на одитите за оценката на всяка ситуация, която може да бъде изтълкувана като накърняваща независимостта или обективността на г-н Kraff. В тези случаи г-н Kraff няма да упражнява надзор върху въпросния одит.
Въведените механизми бяха обсъдени с Комитета за контрол на одитите на заседанието му през март 2018 г. Комитетът заключи, че мерките, определени от Службата за вътрешен одит, премахват по подходящ начин риска от конфликти на интереси в съответствие с международните стандарти и най-добрите практики. Комитетът също така отбеляза със задоволство, че механизмите за гарантиране на организационна независимост са приложени на практика при съответните одити. Комитетът за контрол на одитите също взе под внимание продължаването на тези механизми през януари 2021 г. (подготвителна група) и освен това отбеляза със задоволство, че те са били приложени на практика при редица одити, и заключи, че това е водеща практика в областта на вътрешния одит.
В периода 2018—2020 г., по време на изслушванията в рамките на освобождаването от отговорност за отчетната година, г-н Kraff представи въведените механизми пред Комисията по бюджетен контрол (CONT) на Европейския парламент.