РЕЗОЛЮЦИЯ (ЕС) 2020/1927 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ

от 14 май 2020 година,

съдържаща забележките, които са неразделна част от решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Агенцията на Европейския съюз за оперативното управление на широкомащабни информационни системи в пространството на свобода, сигурност и правосъдие (eu-LISA) (преди 11 декември 2018 г.: Европейска агенция за оперативното управление на широкомащабни информационни системи в областта на свободата, сигурността и правосъдието) за финансовата 2018 година

ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ,

—	като взе предвид своето решение за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Агенцията на Европейския съюз за оперативното управление на широкомащабни информационни системи в пространството на свобода, сигурност и правосъдие (eu-LISA) за финансовата 2018 година,

—	като взе предвид член 100 от и приложение V към своя Правилник за дейността,

—	като взе предвид становището на комисията по граждански свободи, правосъдие и вътрешни работи,

—	като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол (A9-0053/2020),

като има предвид, че според отчета за приходите и разходите на Агенцията на Европейския съюз за оперативното управление на широкомащабни информационни системи в пространството на свобода, сигурност и правосъдие (eu-LISA) („Агенцията“) (1) нейният окончателен бюджет за финансовата 2018 година възлиза на 205 657 227 EUR, което представлява значително увеличение с 32 % в сравнение с 2017 г.; като има предвид, че увеличението беше свързано с допълнителни задачи и с укрепването на мандата на Агенцията, като бюджетът на Агенцията се осигурява основно от бюджета на Съюза (2);

Б.

като има предвид, че Сметната палата („Палатата“) в своя доклад относно годишните отчети на Агенцията за финансовата 2018 година („доклада на Палатата“), заявява, че е получила достатъчна увереност, че годишните отчети на Агенцията са надеждни и че свързаните с тях операции са законосъобразни и редовни;

Бюджетно и финансово управление

отбелязва, че усилията за контрол на бюджета през финансовата 2018 година са довели до степен на изпълнение на бюджета от 75,18 %; отбелязва, че ниската степен на изпълнение се дължи на неизпълнените поети задължения, свързани главно с оперативните разходи, зависещи от приемането на акта, който е тяхното правно основание; отбелязва освен това, че степента на изпълнение за бюджетните кредити за плащания е 94,08 %, което представлява увеличение с 2,55 % в сравнение с 2017 г.;

отбелязва, че след като е претърпяло значителни закъснения, изграждането на новите помещения на Агенцията в Страсбург е завършено на 88,17 % съгласно последния приет доклад от април 2018 г. за напредъка на приетите строителни работи и че Агенцията защитава своите финансови интереси с гаранция за изпълнение в размер на 1,2 милиона евро; отбелязва, че Агенцията е представила отговори на исковата молба пред Първоинстанционния съд в Страсбург съответно на 15 май 2018 г. и на 15 февруари 2019 г., както и че съдът все още не се е произнесъл; отбелязва също така, че разговорите с цел постигане на извънсъдебно споразумение са били възобновени през април 2019 г.; призовава Агенцията да информира незабавно органа по освобождаването от отговорност в случай на извънсъдебно уреждане на спора или веднага след като Първоинстанционният съд се произнесе с решение;

отбелязва със загриженост, че според доклада на Палатата степента на усвояване на бюджета е по-ниска от планираното поради късното приемане или влизане в сила на нормативни актове, което е обстоятелство извън контрола на Агенцията, като това е засегнало както развитието на съществуващите системи, така и разработването на нови системи; отбелязва, че в отговор на това Агенцията е върнала на Комисията 74 000 000 EUR бюджетни кредити за плащания и е пренесла 49 000 000 EUR бюджетни кредити за поемане на задължения, като по този начин е поставила под въпрос допусканията при планирането, съдържащи се в законодателната финансова обосновка, изготвена от Комисията; подчертава, че практиката в гласувания бюджет на Агенцията да се вписват бюджетни ресурси за все още неприети нормативни актове води до значителни рискове за доброто финансово управление; призовава Комисията съвместно с Агенцията да подобри съгласуването на бюджетното планиране с графика приемане или влизане в сила на съответните нормативни актове;

Резултати от дейността

приветства постоянното сътрудничество на Агенцията с други агенции на Съюза и засиления мандат, предоставен с влизането в сила на Регламент (ЕС) № 2018/1726 (3) през декември 2018 г., който разкрива нови възможности за засилване на сътрудничеството, предоставяне на проактивни съвети и допълнителна подкрепа и помощ на Комисията, държавите членки и други агенции в областта на правосъдието и вътрешните работи, както и по-тясно сътрудничество с международните организации;

отбелязва възможното развитие на централизиран рутер за обмен на предварителна информация за пътниците и на резервационни данни на пътниците между държавите членки; отбелязва, че използването на такава информация за проверки в широкомащабни информационни системи е било предложено като елемент на оперативна съвместимост от бъдещ интерес; освен това отбелязва свързаното проучване за осъществимост, проведено от Комисията между април 2018 г. и януари 2019 г.;

отбелязва, предвид забележките и коментарите, направени през 2018 г. от органа по освобождаването от отговорност, че Агенцията управлява три отделни, неинтегрирани широкомащабни информационни системи, които се уреждат от три отделни правни инструменти, и че различните срокове и ограничения, произтичащи от тези правни рамки, са причината за изграждането на ИТ системите отделно една от друга и по неинтегриран начин; отбелязва, че Агенцията признава, че този подход не е нито устойчив, нито ефективен от оперативна или бюджетна гледна точка; приветства факта, че Агенцията е започнала инициатива за рационализиране на системната архитектура и дизайна, като основен двигател на процеса е инициативата на Комисията за оперативна съвместимост; насърчава Агенцията да продължи да проучва възможностите за установяване на общи процедури и споделени системи;

припомня, особено предвид факта, че тази агенция се занимава с оперативната съвместимост на чувствителни данни, значението на услугите за управление и обработване на данни и необходимостта тези услуги да се интернализират; подчертава във връзка с това значението на защитата и поверителността на тези данни и потенциалните рискове, които включва настоящата система за управление на външните ИТ услуги;

приветства новата организационна структура, въведена от Агенцията за укрепване на способностите, необходими за оперативно планиране и свързаните обществени поръчки, включително предоставянето на правна и техническа информация; призовава обаче за допълнителни усилия, за да се гарантира спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки и по-точно докладване; отбелязва констатацията на Палатата, че Агенцията може да обмисли да използва методологията на Международната група на ползвателите на функционални точки – стандартна методология, използваща функционални точки за определяне на цената за развойните дейности;

приветства постигнатия напредък по отношение на препоръките на Палатата от предходните години; въпреки това отбелязва, че Агенцията все още не публикува обявления за свободни работни места на уебсайта на Европейската служба за подбор на персонал (EPSO); поради това призовава Агенцията да предприеме мерки, за да гарантира публикуването на свободните работни места чрез уебсайта на EPSO;

10.

отбелязва, че във връзка с процедурите за електронни обществени поръчки Агенцията е въвела електронно фактуриране и електронни обществени поръчки за определени процедури, но че все още продължава въвеждането на електронното подаване на документи;

11.

подчертава, че е важно да се предоставят основани на пола данни, за да може да се анализира развитието на баланса между половете сред персонала и в ръководните органи на Агенцията.

Политика относно персонала

12.

отбелязва със загриженост, че към 31 декември 2018 г. са били заети само 89,71 % от бройките по щатното разписание, като са назначени 122 срочно наети служители от общо 136 свободни длъжности за тази категория служители, разрешени съгласно бюджета на Съюза (в сравнение със 131 разрешени щатни бройки за 2017 г.); отбелязва, че освен това през 2018 г. за Агенцията са работили 31 договорно наети служители и 9 командировани национални експерти; приветства отговора на Агенцията, че тази степен на изпълнение може да бъде отдадена на късното приемане на нормативни актове, и настоятелно призовава Агенцията да докладва за бъдещия напредък;

13.

отбелязва със загриженост липсата на баланс между половете в управителния съвет (40 мъже и 6 жени);

14.

отбелязва, предвид коментарите и бележките, направени през 2018 г. от органа по освобождаването от отговорност, че Агенцията признава значителните рискове за непрекъснатостта на дейността ѝ, произтичащи от малкия брой служители; подчертава, че Агенцията е поискала допълнителен персонал в програмните си документи; потвърждава, че това увеличение на персонала подлежи на одобрение от Парламента и Съвета и че Агенцията се опитва да намали риска чрез промяна в приоритетността на задачите и бързо набиране на персонал; изтъква, че настоящата практика за набиране на персонала, необходим за прилагането на даден нормативен акт, едва след влизането му в сила предполага използването на съществуващия персонал за провеждане на подготвителни мерки за прилагането на такъв нормативен акт, което води до прекомерно натоварване на капацитета на основния екип на Агенцията, а това поражда риск за изпълнението на ежедневните дейности на Агенцията; призовава Комисията да позволи предварително наемане на част от служителите, предвидени в предложението за даден нормативен акт, за да се даде възможност на Агенцията да се подготви по ефикасен начин за прилагането на такъв нормативен акт;

15.

отбелязва, че според доклада на Палата при една процедура за набиране на персонал комисията за подбор се е отклонила от публикуваното обявление за свободна длъжност и е приложила изискване за по-висок минимален брой точки за включване на кандидатите в списъка с резерви, което е в ущърб на прозрачността на процедурата; отбелязва посочения в отговора на Агенцията ангажимент за използване на по-строга формулировка в обявленията за свободни длъжности, които ще бъдат публикувани в бъдеще; приветства факта, че Агенцията е коригирала незабавно своята практика по отношение на текущите процедури, и че насоките относно процедурите за набиране на персонал ще включват принципа, че прагът за списъка с резерви следва да бъде установен предварително; призовава Агенцията да гарантира спазването на публикуваните критерии за подбор;

16.

отбелязва, че през март 2018 г. Управителният съвет на Агенцията е приел новата организационна структура в очакване на разширяването на Агенцията поради увеличен обем на задачите след приемането на нови нормативни актове и в очакване на одобрения във връзка с това допълнителен персонал; отбелязва, че Агенцията почти ще удвои броя на служителите си до края на 2020 г. и че се очакваше реорганизацията да бъде изцяло завършена до края на 2019 г.;

Обществени поръчки

17.

отбелязва със загриженост, че според доклада на Палатата две одитирани плащания за предоставяне на „коригираща поддръжка на функционирането на Шенгенската информационна система“ (MWS) са частично нередовни, тъй като Агенцията е изменила един конкретен договор, като е увеличила таксите за месечна поддръжка, без да измени рамковото споразумение за MWS, за да официализира това повишаване на цената, а впоследствие е удължила срока на изпълнение на този договор с 1,5 месеца след датата на изтичане на рамковото споразумение за MWS; подчертава, че допълнителните изплатени средства за месечна поддръжка и плащането за поддръжка след изтичането на рамковото споразумение за MWS са частично нередовни; отбелязва отговора на Агенцията, че закъсненията при стартирането на следващия рамков договор, че допълнителните мерки, предприети в процеса на възлагане на поръчки, са довели до изискването за осигуряване на непрекъсната поддръжка на Шенгенската информационна система в съответствие с правните задължения на Агенцията, и че Агенцията е в процес на финализиране на контролните списъци и образците за процедурите за възлагане на обществени поръчки и на процеса по създаване на организационен потенциал за подпомагане на планирането на оперативните дейности и свързаните с тях обществени поръчки; призовава Агенцията да гарантира спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки;

18.

освен това отбелязва, че според доклада на Палатата формулата, използвана в тръжните условия за договора за MWS, чрез която следва да се определи офертата с най-добро качество, е различна от посочената в документа с въпроси и отговори за кандидатите, и че Палатата е установила и други недостатъци в качеството, пълнотата и последователността на предоставената информация; отбелязва, че Агенцията признава необходимостта от подобряване и документиране на проверките за съответствие и сравненията между планирането на процедури за възлагане на обществени поръчки и действителните договори, за да бъде възможна последващата оценка (поради липсата на необходимите за целта човешки ресурси в момента последващата оценка не е включена като функция в процедурата за възлагане на обществени поръчки; призовава Агенцията да засили вътрешния контрол във връзка с обществените поръчки;

19.

отбелязва със загриженост, че според доклада на Палатата при един договор за предоставянето на телекомуникационни услуги Агенцията е възложила поръчка на единствения икономически оператор, който е подал оферта на стойност като тази възложената поръчка в размер на 144 000 EUR,, публикувана в първоначалното обявление за поръчката; отбелязва обаче, че финансовата оферта, подадена от кандидата, е била на стойност само 45 700 EUR, което е довело до възлагане на обществената поръчка за сума, надвишаваща офертата, нещо, което нарушава правилата за възлагане на обществени поръчки; отбелязва отговора на Агенцията, че целта на финансовата оферта е била единствено да послужи като необвързващ сценарий за целите на оценяването на офертите и че действителните месечни плащания се основават на действително предоставяне на услуги в съответствие с първоначално предложените единични цени; призовава Агенцията да не възлага обществени поръчки на цени, надвишаващи стойността на подадените от кандидатите оферти;

20.

отбелязва, че според доклада на Палатата Агенцията е удължила срока на изпълнение на пряко възложена поръчка за предоставянето на услуги по охрана и посрещане от четири на шест години, което е довело до общо увеличаване на стойността на поръчката със 73 % (което не е в съответствие с Финансовия регламент), което е довело до нередовност на плащанията, извършени след края на първоначалния период; отбелязва отговора на Агенцията, че ситуацията се е оказала такава поради извънредни обстоятелства, които са били своевременно докладвани и анализирани в регистъра на изключенията; признава, че са взети решения с цел гарантиране на непрекъснатото предоставяне на услуги в областта на сигурността; призовава Агенцията да гарантира спазването на правилата за възлагане на обществени поръчки;

21.

приветства факта, че, предвид коментарите и забележките на органа по освобождаването от отговорност във връзка с широкото използване на външни изпълнители за разработването и поддръжката на проекти в областта на информационните технологии, Агенцията работи по стратегия относно ресурсите с цел гарантиране на най-доброто използване на своите собствени ресурси; подчертава факта, че Палатата е установила наличие на хоризонтална тенденция сред агенциите да се използва външен персонал, наеман за предоставянето на консултантски услуги в областта на информационните технологии; подчертава, че трябва спешно да се обърне внимание на зависимостта на Агенцията от набиране на външен персонал в тази област; признава, че решението за предоставяне на достатъчно персонал е в правомощията на Парламента и Съвета в качеството им на бюджетни органи;

22.

настоятелно призовава Агенцията да проучи възможности за споделяне на ресурси за припокриващи се задачи с други агенции на Съюза с подобни дейности; насърчава Агенцията да започне да търси начини за споделяне на неекспертен персонал в области като информационни технологии и съобщения и счетоводството, по-специално със Службата на Органа на европейските регулатори в областта на електронните съобщения, установен в Рига, и с Европейската агенция по химикали, установена в Хелзинки;

Предотвратяване и управление на конфликти на интереси и прозрачност

23.

отбелязва със задоволство, че през ноември 2018 г. Агенцията е финализирала прилагането на новите правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси за членовете на Управителния съвет и на консултативните групи, което включва ежегодно представяне от тяхна страна на декларации за интереси, както и оценка на декларациите, извършвана съответно от председателите на управителния съвет или на съответната консултативна група, с подкрепата на Агенцията; приветства приемането на нов модел на декларация за интереси, последван от публикуването му на уебсайта на Агенцията; отбелязва, че Агенцията подготвя нови правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси за членовете на своя персонала; отбелязва, че през 2018 г. всички членове на персонала са представили декларации за интереси, като 31 от тях са декларирали наличието на интерес (съответстващо на 20 % от персонала), които декларации са били разгледани от непосредствените ръководители, и че за трима служители (отговарящи на 2 % от персонала) са били предприети действия за намаляване на риска от потенциален конфликт на интереси; изразява съжаление обаче, че новият модел на декларация за интереси не е бил приложен и за изпълнителното ръководство; отбелязва със съжаление, че за изпълнителния директор се прилага само декларация за липса на конфликт на интереси; отбелязва, че през юни 2018 г. управителният съвет е приел решението на Агенцията за насоките относно подаването на сигнали за нередности; отбелязва, че според отговора на Агенцията не съществува правно задължение за публикуване на автобиографиите на членовете на управителния съвет; подчертава в това отношение, че агенциите на Съюза следва да създадат модел по отношение на прозрачността и призовава членовете на управителния съвет да публикуват автобиографиите си на уебсайта на Агенцията;

Вътрешен контрол

24.

отбелязва, предвид коментарите и забележките на органа по освобождаването от отговорност във връзка с препоръките в областта на отворения одит, че степента на изпълнение на плановете за действие, предприети вследствие на различни одитни препоръки, е имала низходяща тенденция през 2018 г., и че Агенцията е приела и приложила преработената рамка за вътрешен контрол в началото на 2019 г.; отбелязва, че службата за вътрешен одит е изготвила стратегически план за одит за периода 2019—2021 г. въз основа на резултатите от оценката на риска, извършена през февруари 2018 г. в седалището в Талин и в техническия център в Страсбург, която обхваща основните административни и оперативни процеси на Агенцията; призовава Агенцията да докладва на органа по освобождаването от отговорност относно изпълнението на одитните препоръки;

Други коментари

25.

отбелязва, предвид забележките и коментарите, направени от органа по освобождаването от отговорност във връзка със забавянето на реконструкцията на оперативния център на Агенцията в Страсбург и изграждането на новата сграда на седалището в Талин, че проектът за реконструкция на седалището е бил финализиран от правителството на Естония в съответствие с първоначалния план и че Агенцията е преместена на своето постоянно място през юли 2018 г.; отбелязва, че работите по реконструкцията на оперативния център в Страсбург са били приключени през юни 2018 г. в съответствие с договорите, че закъснението се е дължало на промените в проекта, договорен с изпълнителя, и че Агенцията работи в тясно сътрудничество с изпълнителя за отстраняване на откритите технически неизправности и за постигане на напредък при приемането на строителните работи;

26.

призовава Агенцията да се фокусира върху разпространението на резултатите от своите изследвания сред обществеността и да достига до обществеността чрез социални мрежи и други медии;

27.

по отношение на други забележки, придружаващи решението за освобождаване от отговорност, които имат хоризонтален характер, препраща към своята резолюция от 14 май 2020 г. (4) относно резултатите от дейността, финансовото управление и контрола на агенциите.

(1) ОВ C 120, 29.3.2019 г., стр. 161.

(2) ОВ C 120, 29.3.2019 г., стр. 163.

(3) Регламент (ЕС) 2018/1726 на Европейския парламент и на Съвета на 14 ноември 2018 г. относно Агенцията на Европейския съюз за оперативното управление на широкомащабни информационни системи в пространството на свобода, сигурност и правосъдие (eu-LISA), за изменение на Регламент (ЕО) № 1987/2006 и Решение 2007/533/ПВР на Съвета и за отмяна на Регламент (ЕС) № 1077/2011 (ОВ L 295, 21.11.2018 г., стр. 99).

(4) Приети текстове, P9_TA(2020)0121.