относно годишните отчети на Европейското съвместно предприятие за „ITER“ и развитието на термоядрената енергия за финансовата 2011 година, придружен от отговорите на Съвместното предприятие

ИНФОРМАЦИЯ В ПОДКРЕПА НА ДЕКЛАРАЦИЯТА ЗА ДОСТОВЕРНОСТ

Становище относно надеждността на отчетите

Становище относно законосъобразността и редовността на свързаните с отчетите операции

КОМЕНТАРИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНОТО И ФИНАНСОВОТО УПРАВЛЕНИЕ

КОМЕНТАРИ ОТНОСНО КЛЮЧОВИ КОНТРОЛИ НА СИСТЕМИТЕ ЗА НАБЛЮДЕНИЕ И КОНТРОЛ НА СЪВМЕСТНОТО ПРЕДПРИЯТИЕ

Обществени поръчки и безвъзмездна финансова помощ

Одити за осигуряване на качеството и последващи контроли на обществените поръчки и безвъзмездната финансова помощ

Права върху интелектуалната собственост и индустриална политика

Финансов регламент и правила за неговото прилагане

Участие на ЕС във фазата на изграждане на ITER

Напредък по отношение на финансирането на проекта ITER за периода 2012—2013 г.

(1) ITER: International Thermonuclear Experimental Reactor (Международен термоядрен експериментален реактор).

(2) Решение № 2007/198/Евратом на Съвета от 27 март 2007 г. за създаване на Европейско съвместно предприятие за „ITER“ и развитието на термоядрената енергия и за предоставяне на предимства на същото (ОВ L 90, 30.3.2007 г., стр. 58).

(3) В приложението към доклада са обобщени правомощията, дейностите и наличните ресурси на Съвместното предприятие. Тези данни са представени с информационна цел.

(4) Международната организация по термоядрена енергия „ITER“ е създадена през октомври 2007 г. за първоначален период от 35 години за изпълнение на проекта „ITER“, чиято цел е да демонстрира научната и технологичната приложимост на енергията от термоядрен синтез. Нейните членове са Евратом, Народна република Китай, Република Индия, Япония, Република Корея, Руската федерация и Съединените американски щати.

(5) Палатата получи предварителните годишни отчети на 1 март 2012 г. Тези отчети са придружени от доклад относно бюджетното и финансовото управление през годината, в който наред с другото се съдържа информация за степента на усвояване на бюджетните кредити.

(6) Финансовите отчети включват счетоводен баланс и отчет за финансовия резултат, отчет за паричните потоци, отчет за промените в нетните активи и приложение към финансовите отчети, в което се описват основните счетоводни политики и се съдържа допълнителна разяснителна информация.

(7) Отчетите за изпълнението на бюджета се състоят от отчет за бюджетния резултат и приложението към него.

(11) Правилата за представяне на отчетите и за счетоводна отчетност на органите на ЕС са постановени в дял VII, глави 1 и 2 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002, последно изменен с Регламент (ЕО, Евратом) № 652/2008 на Комисията (ОВ L 181, 10.7.2008 г., стр. 23), и са включени във финансовия регламент на Европейското съвместно предприятие за „ITER“ и развитието на термоядрената енергия.

(12) Международна федерация на счетоводителите (IFAC) и Международни стандарти на Върховните одитни институции (ISSAI).

(13) В точка 21 от годишния доклад за 2009 г. се разглежда преструктурирането на службите на Съвместното предприятие, което според Палатата е довело до трудности при разделянето на задълженията, свързани с финансовите и оперативните дейности.

(14) През 2011 г. са финализирани подборът и назначаването на ръководител на отдела за ITER, административен ръководител и ръководител на отдела „Бюджет и финанси“. Към април 2012 г. почти е приключило назначаването на ръководители на проектите екипи и въвеждането на функцията за договори в системата ABAC. Освен това за финализирани ръководство за финансовите потоци и административен и финансов наръчник.

(15) Заверката на действащите системи от счетоводителя следва да включва информация за преките тестове, извършени за извадка от операции от ключовите контроли на Съвместното предприятие.

(16) Съвместното предприятие прие планове за действие след вътрешния одит на финансовите потоци, управлението на безвъзмездната помощ и договорите на експертите съответно на 30 юни 2010 г., 14 февруари 2011 г. и 19 ноември 2011 г.

(17) В точка 20 от доклада на Палатата за 2010 г. се посочва слабата конкуренция при обществените поръчки и безвъзмездната финансова помощ.

(18) Процентът на използваните от Съвместното предприятие процедури на договаряне също е висок (около две трети от подписаните през 2011 г. оперативни договори, с изключение на рамковите договори).

(19) Член 107 от правилата за прилагане на Съвместното предприятие постановява, че предварителното обявление е обявлението, чрез което Съвместното предприятие оповестява предварителните разчети за общата стойността на поръчките и рамковите договори по категории услуги или групи стоки, както и съществените характеристики на поръчките за извършване на строителни работи, които възнамерява да възложи през бюджетната година, като използва ограничена процедура или състезателен диалог.

(20) Например, извършеният преглед на докладите за техническа допустимост от страна на финансовия проверяващ не е документиран.

(21) От извършените през 2011 г. 18 одита на качеството, 15 са приключени към май 2012 г. Одитите оценяват изпълнението на само един проект като незадоволително и установяват седем случая на неспазване на процедурите и 139 области, в които са възможни подобрения.

(22) Обхватът на тези одити включва план за качество, неспазване на изискванията, контрол върху закупуването на стоки и управление на подизпълнението, управление на документацията и информацията, управление на промените и отклоненията, план за контрол на качеството при строителните дейности, подробен график на проектите, управление на риска при договорите и план за контрол на качеството при техническите дейности.

(23) През ноември 2011 г. в звеното за вътрешен контрол е назначен нов член със задачата да въведе процедури за извършване на последващ контрол на безвъзмездната помощ и договорите за възлагане на обществени поръчки. Съвместното предприятие ще се присъедини и към рамков договор на Комисията за последващ одит.

(24) Член 8, параграф 4 от устава, приложен към Решение 2007/198/Евратом, посочва, че директорът „изготвя правилата за права на интелектуална собственост и политика на труда и относно разпространяването на информация“.

(25) Член 6, параграф 3 от устава, приложен към Решение 2007/198/Евратом, постановява, че управителният съвет „приема правила за политика на труда, права на интелектуална собственост и разпространение на информация със съгласието на Комисията“.

(27) Второ изменение на финансовия регламент на Съвместното предприятие за „ITER“ и развитието на термоядрената енергия от 25 ноември 2011 г.

(28) Посочените в членове 80 и 100 прагове, състезателния диалог по член 96 и състава на откритите комисии по членове 119 и 120.

(29) Заключения на Съвета относно статута на ITER от 7 юли 2010 г. (Реф. номер.11902/10).

(30) Доклад на вътрешния одитор относно предварителните обществени поръчки от 13 януари 2012 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Европейско съвместно предприятие за „ITER“ и развитието на термоядрената енергия (Барселона)

Правомощия и дейности

Правомощия на Европейския съюз, произтичащи от Договора

(откъси от членове 45 и 49 от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия)

Глава 5 относно „Съвместни предприятия“ от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално:

Член 45:

„Предприятия, които са от съществено значение за развитието на ядрената промишленост в Общността могат да бъдат създавани като съвместни предприятия по смисъла на настоящия договор, в съответствие със следващите членове“.

Член 49:

Съвместните предприятия се учредяват с решение на Съвета. Всяко съвместно предприятие е юридическо лице.

Правомощия на Съвместното предприятие

(Решение 2007/198/Евратом на Съвета)

Цели

—	предоставяне на участието на Европейската общност за атомна енергия („Евратом“) в Международната организация по термоядрена енергия „ITER“;

—	предоставяне на участието на Евратом в дейностите от широкообхватния подход с Япония за бързата реализация на термоядрената енергия;

—	подготовка и координация на програмата от дейности по подготвяне на изграждането на демонстрационен термоядрен реактор и свързани с него съоръжения, включително на Международното съоръжение за облъчване на материали за термоядрен синтез.

Задачи

—	осъществява надзор на подготовката на мястото на изграждане по проекта „ITER“;

—	предоставя компоненти, оборудване, материали и други ресурси на организацията „ITER“;

—	управлява механизмите за възлагане на обществени поръчки по отношение на организацията „ITER“ и по-специално свързани с тях процедури за осигуряване на качеството;

—	подготвя и координира участието на Евратом в научната и техническа експлоатация на проекта „ITER“;

—	координира научните и технологични развойни дейности в подкрепа на участието на Евратом за организацията „ITER“;

—	предоставя финансовото участие на Евратом в организацията „ITER“;

—	осигурява предоставянето на човешки ресурси на разположение на организацията „ITER“;

—	осъществява взаимодействие с организацията „ITER“ и изпълнява всички други дейности за подпомагане изпълнението на споразумението „ITER“.

Управление

Управителен съвет

Управителният съвет е отговорен за наблюдението и контрола на Съвместното предприятие при преследване на неговите цели и осигурява тясно сътрудничество между Съвместното предприятие и неговите членове при изпълнение на своите дейности.

Бюро

Бюрото е спомагателен орган на Управителния съвет на Съвместното предприятие и подпомага комуникацията и координацията между Управителния съвет, комитетите на Съвместното предприятие и неговото ръководство.

Административен и финансов комитет

Административният и финансов комитет подпомага дейността на Управителния съвет по административните и финансовите въпроси, свързани с ITER, дейностите от широкообхватния подход и подготовката за демонстрационни термоядрени реактори (DEMO).

Одитен комитет

Одитният комитет е консултативен комитет за Управителния съвет и има обзорни функции върху финансовата отчетност и счетоводството, управлението, вътрешния контрол и управлението на риска, както и вътрешния и външния одит.

Изпълнителен комитет

Изпълнителният комитет подпомага дейността на Управителния съвет при подготовката на неговите решения и осъществява други задачи, които могат да му бъдат възложени от Управителния съвет.

Консултативен технически комитет

Консултативният технически комитет при необходимост консултира Управителния съвет и директора относно приемането и прилагането на плана на проекта и работните програми.

Директор

Директорът е главният изпълнителен ръководител, отговорен за ежедневното управление на Съвместното предприятие, и негов юридически представител.

Външен одит

Европейска сметна палата.

Вътрешен одит

Въведен от 1 юли 2009 г.

Орган за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета

Европейският парламент, след препоръка на Съвета.

Ресурси, предоставени на Съвместното предприятие през 2011 г.

Бюджет

263,57 милиона евро, от които 93 % се финансират от ЕС

Брой на служителите към 31 декември 2011 г.

239 постоянни бройки, предвидени в щатното разписание, от които са заети 211;

Други служители:

—	командировани национални експерти: 5

—	договорно наети служители: 99

—	местен персонал: n/a

Общ брой на служителите: 315

Изпълняващи следните функции (приблизителни данни):

—	оперативни: 160

—	административни: 115

—	смесени: 40

Дейности и услуги, предоставени през 2011 г.

—	текущи договори: 38 сключени договора на обща стойност 163,556 милиона евро

—	административни договори: 17 сключени договора (в т.ч. 7 съвместни обществени поръчки) на обща стойност 5,162 милиона евро

—	безвъзмездна финансова помощ: 22 сключени договора на обща стойност 13,061 милиона евро

—

изпълнение на бюджета:

—	99,7 % в бюджетни кредити за поети задължения (99,7 % оперативни и 98,7 % административни)

—	85,7 % в бюджетни кредити за плащания (86,6 % оперативни и 79,6 % административни)

—

споразумения за обществени поръчки:

—	2 за проекта ITER — 31,79 kIUA (на еквивалентна стойност 50,135 милиона евро) от общо 1 135,9 kIUA предвидени за всички европейски апортни вноски.

—	10 за дейностите от широкообхватния подход — 62,67 kBAUA (на еквивалентна стойност 42,490 милиона евро) от общо 236,4 kBAUA предвидени за всички европейски вноски.

—	отпуснати кредити ITER — 35,551 kIUA (на еквивалентна стойност 56,066 милиона евро)

Източник: Информация, предоставена от Съвместното предприятие.

ОТГОВОРИ НА СЪВМЕСТНОТО ПРЕДПРИЯТИЕ ЗА „ITER“ И РАЗВИТИЕТО НА ТЕРМОЯДРЕНАТА ЕНЕРГИЯ

16.

Съвместното предприятие работи в рамките на две отделни системи за контрол; a) стандартите на ЕС за вътрешен контрол и б) общите за ITER изисквания за качество, които са предназначени да гарантират успеха на проекта ITER и съответствие с изискванията на Френския орган за ядрена безопасност. Съвместното предприятие цели спазването на тези стандарти и изисквания чрез единна за Съвместното предприятие система за управление, която включва политики, процеси, процедури и т.н. През втората половина на 2010 г. директорът на Съвместното предприятие започна прилагането на План за подобрение на управлението с акцент върху управлението на проекти и други ключови процеси.

Вече са предприети съществени действия за подобряване на системата за управление на проекти с помощта на външни лица с познания в областта на промишлеността/проектите. Тези подобрения ще позволят по-добро бюджетно прогнозиране, подобряване на засичането на отклонения и изключения и идентифициране на превантивни и корективни действия с цел оптимизиране на изпълнението на бюджета и включване на стойността на приноса на ЕС към изграждането на ITER. Цялостното изпълнение е планирано за края на 2012 г.

Освен това ръководството на Съвместното предприятие отговаря на препоръките на вътрешните одитор на Съвместното предприятие и на препоръките на Сметната палата. Финансовите дейности бяха прегрупирани и подсилени в ново звено „Бюджет и финанси“, включително функциите на системите за контрол (последващ, финансови одити и мониторинг и т.н.), като същевременно се прави разделение между оперативните и финансовите дейности. През 2011 г. всички длъжности на средно и висше управленско ниво бяха запълнени и звеното „Бюджет и финанси“ беше подсилено с друг опитен персонал, по-специално с висококвалифицирани проверяващи служители с опит и познания в областта на ЕС.

По отношение на одита на финансовия поток следва да се отбележи, че през първото тримесечие на 2012 г. звено „Бюджет и финанси“ извърши самооценка във връзка със степента на изпълнение на плана за действия за одит на финансовия поток. Заключението от оценката е, че нивото на изпълнение е близо 86 %.

17.

Вече е въведена новата организационна структура на Съвместното предприятие. Тя е по-проектно ориентирана, при нея се отдава повече внимание на финансовото обслужване и тя укрепва цялостното управление на Съвместното предприятие след въвеждането на средно управленско ниво с подходящи правомощия и назначаването на нови ръководители (ръководител на служба „Администрация“, ръководител на служба „ITER“ и ръководител на отдел „Бюджет и финанси“). Освен това:

—	На рутинна основа се изготвят няколко важни доклада, например относно напредъка по големите обществени поръчки и по изпълнението на бюджета.

—

Счетоводителят извърши първоначална заверка на действащите системи за финансовата година 2011. С оглед на промяната в организационната структура и подсилването на системите за контрол (продължаващи през 2012 г.) се предвижда продължаване на заверяването на счетоводните системи за 2012 г., включително пълно одитно изпитване.

—	Като част от стратегията за последващ одит, която Съвместното предприятие въвежда в момента, обхватът на одитите за качество ще бъде разширен, за да се извършват проверки на финансовите и договорните аспекти на договорите. В това отношение ще бъде проведено пилотно упражнение преди края на 2012 г.

—

Управлението на риска относно проекта е налично в проектния план за ITER и дейностите от широкообхватния подход и се управлява регулярно с партньорите по отношение на корпоративния риск на организационно ниво, това упражнение беше започнато в началото на 2012 г. и първият резултат беше дискутиран в УС през юни, понастоящем Съвместното предприятие го финализира и подготвя доклада на УС относно корпоративните рискове и смекчаващото действие, който ще се обсъжда редовно на заседанията на УС.

18.

Съвместното предприятие отбелязва, че методологията, използвана от Европейската сметна палата за изчисляване на средния брой получени оферти, изключва рамкови договори и по този начин намалява средния брой на офертите от 6,8 на 2,4.

Съвместното предприятие припомня, че средният брой на предложенията, които получава за обявление за обществена поръчка, е свързан с изключително сложния пазар, в който то осъществява дейност, и се позовава на своя отговор към параграф 29 за допълнителни обяснения.

20.	Трябва да се подчертае, че одитът в областта на договорите за обществени поръчки завърши със задоволително становище и че препоръките доведоха до план за действие, включващ 40 действия, които се реализират в момента.

21.	Като част от работата по Интегрираната система за управление през 2012 г. се извършват подобрения на системите за наблюдение и контрол, които включват по-солидни инструменти за предварителен контрол.

22.	Като част от стратегията за последващ одит, която Съвместното предприятие изготвя в момента, обхватът на одитите за качество ще бъде разширен с цел извършване на проверки относно финансовите и договорните аспекти на договорите. В тази връзка преди края на 2012 г. ще се проведе пилотно упражнение.

23.

В резултат на натрупания опит по време на посещенията за финансов мониторинг, извършени през 2011 г., Съвместното предприятие вече е в състояние да определи стратегия за обхващане на финансовия контрол както за обществени поръчки, така и за безвъзмездни помощи. Като се имат предвид намалените финансови параметри на безвъзмездната финансова помощ спрямо стандартните и оперативните обществени поръчки, тази стратегия ще насочи основните усилия на финансовия контрол върху последващия контрол на обществени поръчки.

Тези два вида последващ контрол (качествен и финансов) ще бъдат включени в широка рамка за интегрирано управление, която комбинира системите за промишлен контрол, като например изискванията на ISO, с по-административните стандарти за вътрешен контрол от системите на ЕС. В рамките на тази широка рамка за интегрирано управление на Съвместното предприятие одитите за качество ще бъдат интегрирани в цялостната одитна стратегия, за да се осигури допълнително ниво на контрол във връзка с обществени поръчки.

24.

Подробните правила за прилагане на политиката са отразени в „Клаузите за интелектуалната собственост“ от примерното споразумение. Тези клаузи бяха представени от Съвместното предприятие на Изпълнителния комитет на 14 май 2012 г. Изпълнителният комитет разгледа клаузите за интелектуалната собственост, предложени от Съвместното предприятие, за прилагането на Правилата за интелектуалната собственост на Съвместното предприятие, и препоръча тяхното приемане от Управителния съвет, при условие че коментарите на комитета бъдат взети под внимание. Окончателната версия на тези правила беше приета от Управителния съвет на негово заседание на 28/29 юни 2012 г.

25.

Работна група на Управителния съвет на Съвместното предприятие изготви проект на индустриална политика, който беше разгледан от Управителния съвет по време на негово заседание през юни 2012 г. В момента политиката се довършва, като се взема под внимание фактът, че се изисква предварително одобрение на Комисията в съответствие с член 6, параграф 3, буква п) от Устава на Съвместното предприятие, като целта е тя да бъде приета от Управителния съвет преди края на 2012 г.

26.

През 2011 г. Съвместното предприятие въведе нова рамка за събиране на вноски от членове, като взе под внимание повторението на констатацията на Палатата:

—

На 25 ноември 2011 г. Управителният съвет на Съвместното предприятие одобри предложението на Съвместното предприятие за прилагане mutatis mutandis на член 56, параграф 3 от Финансовия регламент на Съвместното предприятие, за да се позволи да се налага плащане на лихва от онези членове, които не платят своите вноски в рамките на отсрочката на дебитното известие. Както беше отбелязано от Палатата в препратката към Финансовия регламент на Съвместното предприятие, разпоредбата се е прилагала за споразумения за обществени поръчки и за безвъзмездната финансова помощ само към онзи момент.

—

Освен това Управителният съвет реши, че лихвата за забавяне ще се изисква от членове, които не са платили своите вноски за 2011 г. до края на октомври. Трима членове бяха закъснели с плащането, но лихвите, които трябваше да бъдат изискани, бяха под прага от 200 евро за всеки от случаите. Лихвите за забавяне, дължими за 2011 г., бяха поискани заедно с вноските на членовете за 2012 г. и подробната информация беше предоставена на Сметната палата по време на одита.

—

Решението на Управителния съвет получи завършен вид с приемането на следното изменение на Правилата за прилагане на Съвместното предприятие на негово заседание на 28 юни 2012 г.: „Върху всяка сума, подлежаща на получаване във връзка с годишните вноски на членовете, се начислява лихва в съответствие с параграф 2, буква б) и параграф 3, ако не бъде платена до крайния срок, посочен в член 45, параграф 3, буква б).“

28.

Отличителното естество на работата на Съвместното предприятие се характеризира с обществените поръчки за високотехнологични компоненти, които не са изграждани никога преди и са без търговска стойност, предназначени за конструирането на експериментален термоядрен реактор. В допълнение Съвместното предприятие работи на един изключително сложен пазар, в който преобладават ситуации на монопол или олигопол. За да може да работи успешно в подобен контекст и в съответствие с предвиденото в неговия Финансов регламент Управителният съвет на Съвместното предприятие прие, в съгласие в Европейската комисия, определени разпоредби в своя Финансов регламент и Правилата за прилагане, които се отклоняват отчасти от (рамковия) общия финансов регламент.

В този контекст праговете за договори на ниска стойност (член 80 от Правилата за прилагане) за използването на процедура на договаряне (член 100 от Правилата за прилагане), както и за процедурата за състезателен диалог (членове 93—99 от Правилата за прилагане) и за състава на комитетите по откриване (членове 119 и 120 от Правилата за прилагане) бяха адаптирани към техническите и пазарните условия на проекта за ITER, за разлика от праговете, първоначално предназначени за доставка на стоки и услуги за административни покупки.

29.

Във връзка с Правилата за прилагане, които бяха преработени, за да се вземат под внимание коментарите на Сметната палата (например условия за увеличаване и отпускане на заеми или правилата за оценяване на апортни вноски), Съвместното предприятие счита, че изменените правила за прилагане осигуряват достатъчно насоки за изпълнението на тези дейности. Всяка допълнителна спецификация в правилата може да доведе до превръщането им в строги и негъвкави, което да ги направи невъзможни за адаптиране към различните възможни ситуации, които могат да възникнат на практика. При всяко положение Съвместното предприятие ще предостави всички изисквани обяснения по начин, който да позволи изпълнението на условията за повишаване или отпускане на заем, или по начина, по който е определило (или ще определи) стойността за всяка конкретна апортна вноска, която може да получи.

30.

Прогнозите за общата стойност на проекта се основават на доклада на Toschi. Понастоящем Съвместното предприятие се ангажира да проведе упражнение за уравняване на всички направени разходи спрямо стойностите от 2008 г., за да е в състояние да установи потенциалното отклонение от прогнозите.

Беше разработен интегриран инструмент за мониторинг на проекта, който позволява мониторинг на потенциалните отклонения на разходите и който функционира от септември 2012 г. насам в Съвместното предприятие, като се прехвърлят данни за управление на проекта, като например графици, и финансово управление към новата Структура на работното разпределение. В момента е в ход допълнително разработване на Управление на получената стойност и на Прогноза на изходните разходи по договор.

32.

В приемното споразумение, подписано между Съвместното предприятие и Кралство Испания през 2007 г. действително се предвижда, че Испания ще осигури на Съвместното предприятие постоянни помещения не по-късно от 3 години от подписването на споразумението. Споразумението също така предвижда, че междувременно и преди предоставянето на окончателните помещения, Испания ще предостави временни помещения.

Докато Испания предостави постоянни помещения, Съвместното предприятие заема временни помещения безвъзмездно, тъй като Испания заплаща пълния размер на разходите за помещенията (наем и поддръжка, както е предвидено в приемното споразумение, а Съвместното предприятие плаща частта на наемателя за временните помещения).