относно годишните отчети на Съвместно предприятие „Чисто небе“ за финансовата 2011 година, придружен от отговорите на Съвместното предприятие

ИНФОРМАЦИЯ В ПОДКРЕПА НА ДЕКЛАРАЦИЯТА ЗА ДОСТОВЕРНОСТ

Становище относно надеждността на отчетите

Основание за изразяване на становище с резерви относно законосъобразността и редовността на свързаните с отчетите операции

Становище с резерви относно законосъобразността и редовността на свързаните с отчетите операции

КОМЕНТАРИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНОТО И ФИНАНСОВОТО УПРАВЛЕНИЕ

КОМЕНТАРИ ОТНОСНО КЛЮЧОВИ КОНТРОЛИ НА СИСТЕМИТЕ ЗА НАБЛЮДЕНИЕ И КОНТРОЛ НА СЪВМЕСТНОТО ПРЕДПРИЯТИЕ

Структура за вътрешен одит и Служба за вътрешен одит на Комисията

Проследяване на действията, предприети във връзка с предишни констатации и оценки

(1) Регламент (ЕО) № 71/2008 на Съвета от 20 декември 2007 година за създаване на съвместно предприятие „Чисто небе“ (ОВ L 30, 4.2.2008 г., стр. 1).

(2) В приложението към доклада са обобщени правомощията и дейностите на Съвместното предприятие. Тези данни са представени с информационна цел.

(3) Седма рамкова програма, която е приета с Решение № 1982/2006/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (ОВ L 412, 30.12.2006 г., стр. 1), обхваща едновременно всички инициативи на ЕС в областта на научните изследвания и играе ключова роля за постигане на целите за укрепване на растежа, конкурентоспособността и заетостта. Програмата е също така основен стълб на Европейското изследователско пространство.

(4) Палатата получи предварителните годишни отчети на 1 март 2012 г. Тези отчети са придружени от доклад относно бюджетното и финансовото управление през годината, в който наред с другото се съдържа информация за степента на усвояване на бюджетните кредити.

(5) Финансовите отчети включват счетоводен баланс и отчет за финансовия резултат, отчет за паричните потоци, отчет за промените в нетните активи и приложение към финансовите отчети, в което се описват основните счетоводни политики и се съдържа допълнителна разяснителна информация.

(6) Отчетите за изпълнението на бюджета се състоят от отчет за бюджетния резултат и приложението към него.

(10) Правилата за представяне на отчетите и за счетоводна отчетност на агенциите са постановени в дял VII, глави 1 и 2 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002, последно изменен с Регламент (ЕО, Евратом) № 652/2008 на Комисията (ОВ L 181, 10.7.2008 г., стр. 23), и са включени във финансовия регламент на Съвместното предприятие.

(11) Международна федерация на счетоводителите (IFAC) и Международни стандарти на Върховните одитни институции (ISSAI).

(12) Член 12, параграф 4 от Регламента на Съвета относно създаването на Съвместното предприятие гласи, че Съвместното предприятие „Чисто небе“ извършва проверки на място и финансови одити на на получателите на публичните средства на Съвместното предприятие „Чисто небе“. Последващите одити могат да открият заявени от бенефициентите недопустими разходи, за които в такъв случай се прилагат процедури за събиране на вземанията.

(14) Процентът грешки се изчислява, като се вземе средната стойност на установените наддекларирани суми в различните заявки за плащания, разделена на техния брой.

(15) Приет от управителния съвет на 14 декември 2011 г.

(16) Средното време от публикуването на поканите за представяне на предложения до подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездна финансова помощ е 418 дни за поканите, стартирали през 2010 г. и 291 дни за първата покана през 2011 г.

(17) Към края на 2010 г. паричното салдо възлиза на 53 милиона евро (41 % от наличните бюджетни кредити за плащания през 2010 г.).

(18) Член 10, параграф 1 от финансовите правила посочва, че бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. В съответствие с член 27 съгласно нуждите на съвместното предприятие анулираните бюджетни кредити могат да бъдат вписани в разчета на приходите и разходите за следващите три финансови години. С решение на управителния съвет, взето не по-късно от 15 февруари обаче, те могат да се пренасят само за следващата финансова година …

(19) Съвместното предприятие разработва нов инструмент за управление на данните, свързани с членовете му.

(20) Всяко заявление на член на Съвместното предприятие „Чисто небе“ включва средно 30 заявления за възстановяване на разходите на асоциирани членове.

(21) Невинаги се документират важни елементи като подписът на служителя, извършващ оперативни проверки, и проверката за пълнота на контролните списъци от служителя, извършващ финансови проверки.

(22) Ръководството за финансови процедури на съвместното предприятие постановява, че ролите на служителя, извършващ оперативни и финансови проверки и на разпоредителя с бюджетни кредити следва да бъдат разделени в рамките на управлението на оперативните разходи, а така също, че:

(23) Член 43 от финансовите правила на Съвместното предприятие постановява, че счетоводителят на предприятието отговаря за въвеждането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност, а когато е необходимо — за утвърждаване на системите за предоставяне или обосноваване на счетоводната информация, определени от разпоредителя с бюджетни кредити.

(25) Точка 23 от Доклада на Сметната палата относно годишните отчети на Съвместно предприятие „Чисто небе“ за финансовата 2010 година (ОВ C 368, 16.12.2011 г., стр. 8).

(26) Становище № 2/2011 на Сметната палата относно финансовите правила на Съвместно предприятие „Чисто небе“ (http://eca.europa.eu).

(27) a) финансови канали в случай на бедствие; б) резервна процедура за подсигуряване на базите данни с редовно и често архивиране и запазване на друго място; в) първоначално споразумение за използване на инсталациите на ЕК за достъп до финансовите системи (ABAC, SAP) и интернет.

(28) Точка 25 от Доклада на Сметната палата относно годишните отчети на Съвместно предприятие „Чисто небе“ за финансовата 2010 година.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Съвместно предприятие „Чисто небе“ (Брюксел)

Правомощия и дейности

Области на правомощия на Съюза, произтичащи от Договора

(откъси от член 187, и член 188 от Договора за функционирането на Европейския съюз.

Решение № 1982/2006/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2006 г. относно Седмата рамкова програма предвижда принос на Съюза за създаването на дългосрочни публично-частни партньорства под формата на съвместни технологични инициативи (СТИ), които биха могли да бъдат изпълнени посредством съвместни предприятия по смисъла на член 187 от Договора за функционирането на Европейския съюз.

Регламент (ЕО) № 71/2008 на Съвета от 20 декември 2007 година за създаване на съвместно предприятие „Чисто небе“ (ОВ L 30, 4.2.2008 г., стр. 1).

Правомощия на Съвместното предприятие

(Регламент (ЕО) № 71/2008 на Съвета)

Цели

—	Съвместно предприятие „Чисто небе“ допринася за изпълнението на Седма рамкова програма и по-специално на тематична област 7, Транспорт (включително „Аеронавтика“) на специфичната програма „Сътрудничество“;

—	ускоряване на развитието, одобряването и демонстрирането на екологично чисти технологии за въздушен транспорт в ЕС с цел възможно най-ранното им внедряване;

—	осигуряване на съгласувано прилагане на европейските научноизследователски усилия, които си поставят за цел екологични подобрения в областта на въздушния транспорт;

—

създаване на изцяло новаторска система на въздушен транспорт на базата на интеграцията между модерни технологии и широкомащабни демонстрационни системи с цел да се ограничи влиянието на въздушния транспорт върху околната среда чрез значително намаляване на шума и газовите емисии, и да намали разхода на гориво от въздухоплавателни средства;

—	ускоряване на създаването на нови знания, иновации и предприемането на изследвания за доказване на съответните технологии и на напълно интегрираната система от системи, в подходяща операционна среда, което води до засилване на конкурентоспособността в промишления сектор.

Управление

—	Управителният съвет е ръководният орган на Съвместно предприятие. Изпълнителният екип се ръководи от изпълнителен директор. Промишлеността е представена по различен начин, например чрез Ръководни комитети на ИТДС и Група на представителите на държавите.

Ресурси, предоставени на Съвместното предприятие през 2011 г.

Бюджет

192 350 991 евро

Брой на служителите към 31 декември 2011 г.:

24 бройки, предвидени в щатното разписание (18 срочно и 6 договорно наети служители), от които са заети 23 бройки, изпълняващи следните функции: оперативни: 9; административни: 14; смесени: 5

Дейности и услуги, предоставени през 2011 г.

Вж. Годишния отчет за дейността за 2011 г. на Съвместното предприятие „Чисто небе“ на www.cleansky.eu

Източник: Информация, предоставена от Съвместното предприятие „Чисто небе“.

ОТГОВОРИ НА СЪВМЕСТНО ПРЕДПРИЯТИЕ „ЧИСТО НЕБЕ“

Точка 15

Съвместното предприятие „Чисто небе“ (СПЧН) приветства положителното заключение на Палатата относно законосъобразността и редовността на всички операции, свързани с годишните отчети за 2011 г., с изключение единствено на операциите, свързани със заверката на заявленията за възстановяване на разходите.

В резултат на заверката на заявленията за възстановяване на разходите на бенефициентите в СП се извършват междинни/окончателни плащания и се изравнява предварителното финансиране. При последващия одит, извършен от СПЧН през 2011 г., бяха обхванати разходи, заверени от ръководството на Съвместното предприятие (СП) във връзка с изпълнението на проекта през 2008 г., 2009 г. и 2010 г. От натрупаните оперативни плащания, извършени от СП от началото на програмата ЧН до декември 2011 г., само 49,5 % (1) бяха свързани с изпълнението на проекта през 2008 г., 2009 г. и 2010 г.

Грешката, установена при последващия одит на СП, извършен през 2011 г., възлиза на 6,16 %. Но предвид коригиращите действия, предприети от СП и описани по-долу в настоящия коментар, освен установеният процент на грешката при оценката на законосъобразността и редовността на заверените заявления за възстановяване на разходите е необходимо да се вземе под внимание друг показател: процентът на остатъчната грешка. Според методологията, описана в одобрената стратегия на СПЧН за последващ одит, процентът на остатъчната грешка показва оставащата грешка в заверените заявления за възстановяване на разходите след прилагането на механизма за възстановяване. При последващия одит, извършен през 2011 г. по отношение на заявленията за възстановяване на разходите за предходни години, е установена остатъчна грешка от 4,09 %, което представлява сравнително ограничена стойност, изложена на риск, по отношение на натрупаните оперативни плащания, извършени по програмата ЧН до края на 2011 г. (2,02 % (2)).

СП признава значението на размера на установената и на остатъчната грешка във връзка със заявленията за възстановяване на разходите, подложени на одит, и си поставя за цел да продължи да подобрява качеството на процеса на предварителна заверка.

СП въведе процес на последващ одит през 2011 г., приблизително една година, след като придоби независимост през ноември 2009 г. В обхвата на първия одит беше включен процесът на заверка за 2010 г., който беше първият, извършен от СП. През 2010 г. СП беше все още в начален етап на развитие и предварителният контрол, свързан с управлението на безвъзмездна помощ, все още не беше развит в степен, при която да се управлява големият размер на безвъзмездните помощи.

С оглед на резултатите от извършения първи последващ одит СП желае да подчертае ефективността на този елемент от своята система за вътрешен контрол, благодарение на който ръководството установи и коригира грешки, допуснати при предварителната заверка на заявленията за възстановяване на разходите от страна на СП. Все още се извършват окончателни коригиращи действия.

От 2010 г. насам СП е развило значително своите процеси за управление на заверката на заявленията за възстановяване на разходи чрез създаването на специални процедури, включително база данни за управление на безвъзмездни помощи, осигуряващи стандартен механизъм за одобряване от финансовите служители и служителите по проекта на заявления за възстановяване на разходи.

След приключването на първия последващия одит СП въведе необходимите мерки за възстановяване с цел коригиране на надплатените по-рано суми, включително екстраполация на систематичните грешки, установени при неодитирани заявления за възстановяване на разходи. Необходимо е да се отбележи, че 75 % от средствата за СП са отпуснати на поименни бенефициенти (членове на СПЧН), които участват в проектите на ЧН до края на програмата. Това положение улеснява СП да предприема коригиращи мерки чрез възстановяване при следващи плащания за бенефициентите.

Като превантивна мярка процедурите, които се прилагат понастоящем за предварителната заверка на заявленията за възстановяване на разходите, са съобразени с резултатите от последващия одит от предходни години, по-специално в случаите на систематични грешки. В периода от 2008 г. до 2010 г. над 80 % от установените грешки бяха систематични. Това позволява на СП също така да предоставя насоки на конкретните бенефициенти, като така се избягват грешки при бъдещи заявления за възстановяване на разходи.

Съществена част от грешката, установена при последващия одит през 2011 г. (приблизително 50 %), се е дължала на използването на счетоводни данни от предходната година, тъй като не е имало актуални данни в момента на приключване на финансовите отчети. СП наблюдава процеса на последващите корекции в рамките на предварителния контрол и през следващите отчетни периоди ще направи необходимото, така че корекциите по отношение на заявленията за възстановяване на разходи от предходни години да се предават без закъснение.

Ръководството на СП счита, че е важно да се предвиди многогодишна схема за контрол за целите на управлението на безвъзмездни помощи в СП „Чисто небе“, която да бъде съобразена с възможностите за стандартни процедури за възстановяване, както и за превантивни мерки. Във връзка с това ръководството на СП установи механизми за контрол и цели за многогодишната продължителност на проекта, които се измерват чрез показатели, обхващащи целия срок на действие на програмата.

Коментари относно бюджетното и финансовото управление

Точка 18

СП разчита на ефективен и успешен резултат от преговорите относно поканите за представяне на предложения и предприе вътрешни мерки за подобряване и ускоряване на процеса във връзка с този важен аспект на плащанията към нови партньори. СП отбелязва общо намаляване на времето за отпускане на безвъзмездна помощ и внимателно наблюдава този аспект на управленско равнище (3).

Точка 19

СП признава забавянето на решението на управителния съвет за одобряване на прехвърлянето на бюджетни кредити за плащания в бюджетния план за 2012 г. (4) Графикът за планиране на бюджета и цикъла на докладване в СП беше преразгледан с цел да се постигне необходимото своевременно одобряване от управителния съвет на пренасянията към 2013 г.

Точка 20

СП беше изправено пред извънредна ситуация през първата половина на 2012 г. във връзка с получаването на заявления за възстановяване на разходи от свои членове за изпълнението на проекта през 2011 г. Финансовите отчети за споразуменията за отпускане на безвъзмездна помощ за членове (СБПЧ) за 2011 г., които трябваше да бъдат приключени до 1 март 2012 г., бяха представени от бенефициентите със значително закъснение от 3 до 4 месеца. СП анализира причините, довели до това закъснение, заедно с координаторите на интегрирани технологични демонстрационни системи (ИТДС) (ръководители на консорциуми) и предприема действия за предотвратяване на подобна тенденция през 2013 г. Бяха взети решения за следните действия:

—	Посредством споразумение с управителния съвет (юни 2012 г.) за процеса през 2013 г. (януари—юни 2013 г.) ще бъдат определен ясен график, като се посочат крайни срокове и срокове за отговор, които да се спазват от предприятията и СП.

—	Чрез насоки и обучение СП ще допринесе за подобряване на пълнотата и качеството на заявленията за възстановяване на разходи и свързаните с тях сертификати за финансови отчети (СФО);

—	СП ще засили допълнително внимателното наблюдение, като предоставя активна подкрепа на членовете по конкретни въпроси относно допустимостта на разходите. Това не беше възможно поради липса на ресурси през първата половина на 2012 г.;

—	Нов IT инструмент за управление на безвъзмездни помощи ще улесни процеса на подаване и заверка на заявленията за възстановяване на разходи.

След заверката от ръководството на окончателно получените заявления за възстановяване на разходи и одобряването от управителния съвет по-късно през 2012 г. съответните апортни вноски ще бъдат прехвърлени към нетните активи на СП в окончателните отчети за 2012 г. Поради това състоянието на нетните активи, представено в окончателните отчети за 2011 г., следва да се счита за преходно.

Коментари относно ключови контроли на системите за наблюдение и контрол на съвместното предприятие

Точка 21

През първото тримесечие на 2012 г. и вследствие на препоръките на Европейската сметна палата от предходната година СП разработи специална процедура за процесите, свързани със заверката на заявленията за възстановяване на разходи, като включи служителите по проекта в процеса на заверка на финансовите отчети (5). Освен заверката на техническите доклади служителите по проекта проверяват наличната информация относно използването на ресурсите и съобщават резултатите от своята проверка на финансовите служители. Разработени са ясни правила, гарантиращи достоверността на финансовата и оперативната заверка и съответно на разрешението за заверката на заявленията за възстановяване на разходи. Форматът на използвания по-рано контролен списък е усъвършенстван с цел да се предоставят доказателства за действително изпълнените стъпки при заверката и да се покаже взаимодействието между финансовите и оперативните звена.

Точка 22

Като се основава на опита си и на предишни забележки на Палатата по отношение на обработването на данни, свързани с бенефициентите, СП разработи специален инструмент за управление на данните на бенефициентите за споразуменията за отпускане на безвъзмездна помощ за членове през последното тримесечие на 2011 г. Инструментът беше използван за обработване на заявленията за възстановяване на разходи от 2011 г. през второто тримесечие на 2012 г. и — след изпитване на надеждността на кодираните данни и на докладите, изготвени съвместно от счетоводителя на СП и външна одиторска фирма — резултатите бяха използвани в окончателните отчети за 2011 г.

Точка 23

СП се съобрази със забележките на Палатата и предприе стъпки за усъвършенстване на вътрешните процеси за одобряване от страна на финансовите и на оперативните служители; действително понастоящем е налице, благодарение на горепосочения инструмент за управление на безвъзмездни финансови помощи, по-интегриран подход към заверката на заявленията за възстановяване на разходи и годишните технически доклади от страна на съответните финансови и оперативни служители и това е по-видимо в процеса.

По отношение на разделението на функциите понастоящем СП разработва промени във финансовите канали с цел да се гарантира разделение на функциите за финансова заверка и за разрешаване на плащането в случай на отсъствие на финансовите служители, които обикновено отговарят за това.

Точка 24

СП се съобрази с препоръките на счетоводителя и, както вече беше посочено, предприе важни стъпки за изпълнението на СБПЧ, които ще позволят подобряване на качеството на заверката на заявленията за възстановяване на разходи и ще предоставят възможност за пълно и редовно отчитане пред ръководството на СП.

Други въпроси

Точка 25

През август 2011 г. вътрешният одитор (ВО) уведоми управителния съвет и ръководството на СП за участието на ВО в някои основни процеси във финансовото управление на СП и за потенциалните последици за независимостта на ВО. Рискът от евентуална липса на достоверност по отношение на въпросните процеси ще бъде смекчен чрез прилагането на международните одитни стандарти, ако е необходимо.

Точка 27

СП ще промени своите финансови правила при следващата актуализация на рамковия финансов регламент, която се подготвя понастоящем (вж. също точка 30).

Точка 28

Искането до Комисията (като един от членовете на СП) за плащане на вноски за 2011 г. беше надлежно придружено от съответния разчет за паричните потоци. Въпреки че не съдържаше разчет за паричните потоци, искането до членовете, освен това до Комисията, беше придружено от обяснение за исканата сума и коефициента за разпределяне, показващ дела на всеки член или асоцииран член. Освен това чрез информацията за годишните отчети за предходната година и одобрения годишен бюджет за 2011 г., съдържаща се в протокола на управителния съвет, на всички членове бяха предоставени съответните финансови данни. За в бъдеще СП ще гарантира прилагането на разчети за паричните потоци към исканията за плащане и до другите членове, освен до Комисията.

Точка 29

Адекватното прилагане на подробните разпоредби на приложение II, Общи условия, към споразуменията за безвъзмездни помощи за членове на СПЧН относно защитата, използването и разпространението на резултатите от научните изследвания все още е в процес на изпълнение.

Своевременно ще бъде създадена специална процедура, обобщаваща съществуващите в СП елементи за наблюдение и контрол.

Точка 30

СП ще въведе изменения в своите финансови правила при следващата актуализация на рамковия финансов регламент, която се подготвя понастоящем. Това ще позволи на СП да уеднакви своите правила с общоприетите правила и да се възползва от възможността да изяснява, когато е възможно, въпросите, повдигнати от Палатата.

Точка 31

Съвместно със съседните СП в тяхната обща сграда СП „Чисто небе“ продължи работата по завършване на плана за възстановяване при бедствия. Предвижда се той да бъде завършен до края на 2012 г.

(1) Натрупаните оперативни плащания от 2008 г. до 2011 г. възлизат на 261 358 871 EUR, окончателните плащания заедно с изравняването на предварителното финансиране за периода от 2008 г. до 2010 г. възлизат общо на 129 295 956 EUR.

(2) = 4,09 % от (129 295 956 EUR/261 385 871 EUR)*100

(3) От началото на функционирането на СП времето за отпускане на безвъзмездна финансова помощ е намаляло от 418 на 268 дни при последната покана за представяне на предложения (покана 10). Това показва още по-голямо подобрение в сравнение с оценката на Палатата.

(4) Управителният съвет прие годишния бюджетен план за 2011 г. през декември 2010 г., като в него беше включена приблизителна стойност на пренасянията.

(5) Процедура № 2.9.1 на ЧН, междинна процедура за заверка на финансовите отчети, получени от членовете за изпълнението на СБПЧ през 2011 г. и за корекциите, получени за изпълнението на СБПЧ в предходни години.