Предложение за РЕШЕНИЕ НА СЪВЕТА относно позицията на Европейския съюз по отношение на процедурните правилници на Комитета по СИП, Комитета за митническо сътрудничество и Съвместния комитет за развитие, предвидени с Временното споразумение за създаване на рамка за Споразумение за икономическо партньорство между държавите от Източна и Южна Африка, от една страна, и Европейската общност и нейните държави членки, от друга страна /* COM/2013/086 final - 2013/0053 (NLE) */

ОБЯСНИТЕЛЕН МЕМОРАНДУМ

1. КОНТЕКСТ НА ПРЕДЛОЖЕНИЕТО

Временното споразумение за създаване на рамка за Споразумение за икономическо партньорство (наричано за краткост „временното СИП“) между държавите от Източна и Южна Африка (ИЮА), от една страна, и Европейската общност и нейните държави членки, от друга страна, беше подписано на 29 август 2009 г. и се прилага временно от 14 май 2012 г.

С член 64 от споразумението се създава Комитет по СИП, който отговаря за административното управление на споразумението и за изпълнението на всяка от посочените в него задачи.

Комитетът по СИП се подпомага при изпълнението на задълженията си от Комитет за митническо сътрудничество, създаден съгласно член 41 от протокол № 1 към споразумението, и от Съвместен комитет за развитие, създаден съгласно член 52 от споразумението.

Комитетът по СИП определя правилник за своята организация и работа, както и процедурни правилници за дейността на двата подкомитета.

2. РЕЗУЛТАТИ ОТ КОНСУЛТАЦИИТЕ СЪС ЗАИНТЕРЕСОВАНИТЕ СТРАНИ И ОТ ОЦЕНКИТЕ НА ВЪЗДЕЙСТВИЕТО

Задължението за изготвяне на процедурни правилници е установено в рамките на временното СИП. След проведени консултации с всички страни по споразумението текстът на процедурните правилници бе съгласуван и утвърден ad referendum с четирите подписали споразумението държави от ИЮА (Мадагаскар, Мавриций, Сейшелските острови и Зимбабве) на учредителното заседание на Комитета по СИП през октомври 2012 г.

Не бе извършена оценка на въздействието на настоящото предложение, тъй като настоящата инициатива няма преки икономически, социални и екологични последици.

3. ПРАВНИ ЕЛЕМЕНТИ НА ПРЕДЛОЖЕНИЕТО

Предложението включва проект на решение на Съвета на основание член 218, параграф 9 от Договора за функционирането на Европейския съюз за определяне на позицията на Европейския съюз. В миналото подобни решения са приемани с цел да се приемат процедурните правилници по споразуменията за икономическо партньорство.

Настоящото решение на Съвета включва като приложение проект на решение, който да бъде приет от Комитета по СИП през 2013 г. Към него има три приложения, съдържащи съответно процедурните правилници на Комитета по СИП, Комитета за митническо сътрудничество и Съвместния комитет за развитие. Трите правилника бяха съгласувани и утвърдени ad referendum с четирите подписали споразумението държави от ИЮА на учредителното заседание на Комитета по СИП през октомври 2012 г.

4. ОТРАЖЕНИЕ ВЪРХУ БЮДЖЕТА

Отражението се свежда до административни разходи.

2013/0053 (NLE)

Предложение за

РЕШЕНИЕ НА СЪВЕТА

относно позицията на Европейския съюз по отношение на процедурните правилници на Комитета по СИП, Комитета за митническо сътрудничество и Съвместния комитет за развитие, предвидени с Временното споразумение за създаване на рамка за Споразумение за икономическо партньорство между държавите от Източна и Южна Африка, от една страна, и Европейската общност и нейните държави членки, от друга страна

СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,

като взе предвид Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално членове 207 и 209 във връзка с член 218, параграф 9 от него,

като взе предвид Решението на Съвета за подписване и временно прилагане на временното Споразумение за създаване на рамка за Споразумение за икономическо партньорство между държавите от Източна и Южна Африка, от една страна, и Европейската общност и нейните държави членки, от друга страна[1],

като взе предвид предложението на Комисията,

като има предвид, че:

(1) Временното споразумение за създаване на рамка за Споразумение за икономическо партньорство между държавите от Източна и Южна Африка, от една страна, и Европейската общност и нейните държави членки, от друга страна, беше подписано на 29 август 2009 г. и се прилага временно от 14 май 2012 г.

(2) С член 64 от споразумението се създава Комитет по СИП, който отговаря за административното управление на споразумението и за изпълнението на всяка от посочените в него задачи.

(3) В член 64 се предвижда, че Комитетът по СИП определя правилник за своята организация и работа.

(4) Комитетът по СИП се подпомага при изпълнението на задълженията си от Комитет за митническо сътрудничество, създаден съгласно член 41 от протокол № 1 към споразумението, и от Съвместен комитет за развитие, създаден съгласно член 52 от споразумението.

(5) Европейският съюз трябва да определи позицията, която да бъде взета по отношение на приемането на процедурния правилник на Комитета по СИП и процедурните правилници на двата подкомитета, създадени в рамките на споразумението,

РЕШИ:

Член 1

Позицията на Европейския съюз с оглед на приемането на решение на Комитета по СИП, предвидено във Временното споразумение за създаване на рамка за Споразумение за икономическо партньорство между държавите от Източна и Южна Африка, от една страна, и Европейската общност и нейните държави членки, от друга страна, относно неговия процедурен правилник, се основава на проекта на решение на Комитета по СИП, приложен към настоящото решение.

Незначителни промени в проекта на решение могат да се приемат без допълнително решение на Комисията или Съвета.

Член 2

След приемането му решението на Комитета по СИП се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.

Член 3

Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.

Съставено в Брюксел на […] година.

За Съвета

Председател

ПРИЛОЖЕНИЕ

РЕШЕНИЕ № …/2013

НА КОМИТЕТА ПО СИП

създаден с Временното споразумение за създаване на рамка за Споразумение за икономическо партньорство между държавите от Източна и Южна Африка, от една страна, и Европейската общност и нейните държави членки, от друга страна, относно приемането на процедурните правилници на Комитета по СИП, Комитета за митническо сътрудничество и Съвместния комитет за развитие

КОМИТЕТЪТ ПО СИП,

като взе предвид Временното споразумение за създаване на рамка за Споразумение за икономическо партньорство между държавите от Източна и Южна Африка, от една страна, и Европейската общност и нейните държави членки, от друга страна (наричано по-долу „Споразумението“), подписано в Гранд Бей на 29 август 2009 г., което се прилага временно от 14 май 2012 г., и по-специално член 64 от него,

като има предвид, че:

(1) В споразумението се предвижда, че Комитетът по СИП определя правилник за своята организация и работа,

(2) Комитетът по СИП се подпомага при изпълнението на задълженията си от Комитет за митническо сътрудничество, създаден съгласно член 41 от протокол № 1 към споразумението, и от Съвместен комитет за развитие, създаден съгласно член 52 от споразумението,

РЕШИ:

Член 1

1. Процедурният правилник на Комитета по СИП се определя съгласно приложение I, процедурният правилник на Комитета за митническо сътрудничество — съгласно приложение II, процедурният правилник на Съвместния комитет за развитие — съгласно приложение III.

2. Посочените правилници не нарушават никое от специалните правила, които са предвидени в споразумението или за които може да бъде взето решение от Комитета по СИП.

Член 2

Настоящото решение влиза в сила на ….

Съставено в (място) на (дата).

ПРИЛОЖЕНИЕ I

ПРОЦЕДУРЕН ПРАВИЛНИК НА КОМИТЕТА ПО СИП

Член 1

Приложно поле

Процедурният правилник в настоящото приложение се прилага за работата на заседанията на Комитета по СИП.

Член 2

Състав и председателство

1. Комитетът по СИП се състои, от една страна, от представители на ЕС като страна по споразумението и от друга страна, от представители на подписалите споразумението държави от Източна и Южна Африка („подписалите споразумението държави от ИЮА“)[2], на равнище министри или висши длъжностни лица.

2. Позоваването на „страните“ в процедурния правилник е в съответствие с определението, посочено в член 61 от споразумението.

3. Комитетът по СИП на равнище министри се съпредседателства от представител на Европейския съюз и от представител на държавите от ИЮА. Комитетът по СИП на равнище висши длъжностни лица се съпредседателства от високопоставени длъжностни лица от Европейската комисия от името на ЕС като страна по споразумението и от представители на подписалите споразумението държави от ИЮА, обикновено на равнище висши длъжностни лица. Подписалите споразумението държави от ИЮА поемат председателството за срок от една година на ротационен принцип.

Член 3

Наблюдатели

1. Представители на Общия пазар на Източна и Южна Африка (COMESA) и представители на Комисията за опазване на Индийския океан (COI) получават покана да участват в заседанията на Комитета по СИП в качеството на наблюдатели.

2. Секретарят на Комитета по СИП уведомява представителите на COMESA и COI за всяко заседание на Комитета по СИП, за да могат да участват като наблюдатели.

3. Страните могат заедно да решат да поканят други наблюдатели на ad hoc основа. Тези наблюдатели могат да участват в заседанието по покана на един от съпредседателите и с одобрението на Комитета по СИП.

4. Комитетът по СИП може да вземе решение, че всякаква част от заседанията, свързана с разглеждането на чувствителни въпроси, може да бъде закрита за наблюдатели.

Член 4

Заседания

1. Комитетът по СИП заседава веднъж годишно или когато обстоятелствата го налагат, ако страните се споразумеят за това. Ако и двете страни са съгласни, заседанията на Комитета по СИП може да бъдат провеждани чрез видео- или телеконферентна връзка. В такъв случай всяка от страните поема съответните разходи, свързани с провеждането на заседанието по този начин, освен ако не е договорено друго.

2. Всяко заседание на Комитета по СИП се провежда по време и на място, договорено между двете страни.

3. Заседанията на Комитета по СИП се свикват от секретаря на Комитета по СИП.

Член 5

Делегации

Преди всяко заседание съпредседателите на Комитета по СИП се уведомяват за очаквания състав на делегациите на държавите от ИЮА и на ЕС като страна по споразумението.

Член 6

Секретариат

1. Длъжностни лица от Европейската комисия и от подписалите споразумението държави от ИЮА изпълняват последователно за срок от 12 месеца функциите на секретар на Комитета по СИП. Подписалите споразумението държави от ИЮА може да бъдат подпомагани от секретариата на COMESA.

2. Първият период започва на датата на първото заседание на Комитета по СИП, създаден със споразумението, и приключва на 31 декември следващата година. Секретариатът на Комитета по СИП се поема първо от представител на Европейската комисия. Подписалите споразумението държави от ИЮА поемат секретариата на ротационен принцип.

Член 7

Документи

Когато разискванията на Комитета по СИП се основават на писмени спомагателни документи, тези документи се номерират и разпространяват като документи на Комитета по СИП от секретаря най-малко 14 дни преди началото на заседанието.

Член 8

Кореспонденция

1. Цялата кореспонденция, адресирана до Комитета по СИП, се отправя до секретаря на Комитета.

2. Секретарят взема мерки адресираната до Комитета по СИП кореспонденция да бъде препратена на съпредседателите на Комитета по СИП и когато е целесъобразно, да бъде разпространена като документите, посочени в член 7 от настоящия процедурен правилник.

3. Кореспонденцията от съпредседателите на Комитета по СИП се изпраща до страните от секретаря и когато е целесъобразно, се разпространява като документите, посочени в член 7 от настоящия процедурен правилник.

Член 9

Дневен ред на заседанията

1. Секретарят на Комитета по СИП изготвя предварителен анотиран дневен ред за всяко заседание въз основа на предложения от страните. Секретарят на Комитета по СИП изпраща този дневен ред на страните не по-късно от три седмици преди началото на заседанието.

2. Предварителният анотиран дневен ред съдържа въпросите, за чието включване секретарят е получил искане не по-късно от един месец преди началото на заседанието; въпросите не се включват в предварителния дневен ред, ако секретарят не получи съответните спомагателни документи най-късно на датата, на която се изпраща предварителният дневен ред.

3. Дневният ред се приема от Комитета по СИП в началото на всяко заседание. Въпрос, който не е включен в предварителния дневен ред, може да бъде добавен в дневния ред със съгласието на страните.

4. Със съгласието на страните съпредседателите на Комитета по СИП могат да поканят експерти да присъстват на заседанията, за да предоставят информация по конкретни въпроси.

5. Със съгласието на страните секретарят може да съкрати сроковете, посочени в параграф 1, за да се вземат предвид особеностите по даден конкретен случай.

Член 10

Протокол

1. Секретарят изготвя проект за протокол от всяко заседание в най-кратки срокове, обикновено в рамките на един месец след заседанието.

2. По правило в протокола се обобщава всяка точка от дневния ред, като, когато е приложимо, се посочва следното:

a) всички документи, представени на Комитета по СИП,

б) всички декларации, чието вписване е било поискано от член на Комитета по СИП,

в) взетите решения, направените препоръки, декларациите, по които е постигнато съгласие, и приетите заключения по конкретни въпроси.

3. Протоколът съдържа също така списък на участниците в заседанието на Комитета по СИП и списък на евентуалните наблюдатели на заседанието.

4. Протоколът се одобрява писмено от подписалите споразумението държави от ИЮА и от ЕС в рамките на два месеца от датата на заседанието. След като бъде одобрен, протоколът се подписва от секретаря. Всяка подписала споразумението държава от ИЮА и ЕС като страна по споразумението получават по един оригинал от тези автентични документи.

Член 11

Решения и препоръки

1. Комитетът по СИП приема решения и препоръки с консенсус.

2. Съгласно посоченото в член 15 от Споразумението от Котону Комитетът по СИП може да реши да представи пред Съвета на министрите АКТБ — ЕС всякакви общи въпроси от интерес за всички страни от АКТБ — ЕС, възникващи в рамките на споразумението.

3. В периода между заседанията Комитетът по СИП може да приема решения чрез писмена процедура със съгласието на двете страни. Писмената процедура се състои в размяна на ноти между страните.

4. Решенията и препоръките на Комитета по СИП се обозначават съответно като „Решение“ или „Препоръка“, последвано от пореден номер, датата на тяхното приемане и описание на предмета им. Във всяко решение се посочва датата на влизането му в сила.

5. Автентичността на решенията, приети от Комитета по СИП, се удостоверява от представител на Европейската комисия от името на ЕС като страна по споразумението и от представител на държавите от ИЮА.

6. Решенията и препоръките се изпращат на страните като документи на Комитета по СИП.

Член 12

Публичност

1. Освен ако не е решено друго, заседанията на Комитета по СИП не са публични.

2. Всяка от страните може да реши да публикува решенията или препоръките на Комитета по СИП в съответния си официален вестник.

Член 13

Езици

1. Работните езици на Комитета по СИП са общите за страните официални езици: английски и френски език.

2. Комитетът по СИП основава разискванията си и приемането на решения на документация и предложения, подготвени, доколкото е възможно, и на двата езика, посочени в параграф 1. Решения и препоръки се представят и на двата езика, посочени в параграф 1.

Член 14

Разходи

1. Всяка страна поема всички разходи, които е направила в резултат на участието си на заседанията на Комитета по СИП — както разходите за персонал, пътните и дневните разходи, така и пощенските и телекомуникационните разходи.

2. Разходите във връзка с организирането на заседанията и размножаването на документи се поемат от страната — домакин на заседанието.

3. Разходите във връзка с предоставянето на услуги за устен превод на заседанията и за писмен превод на документи се поемат от страната — домакин на заседанието. Разходите, свързани с предоставянето на услуги за устен превод и за писмен превод на документи на или от други официални езици на Европейския съюз, се поемат от ЕС като страна по споразумението.

Член 15

Изменение на Процедурния правилник

Процедурният правилник може да бъде изменен в съответствие с разпоредбите на член 11, параграф 1.

ПРИЛОЖЕНИЕ II

ПРОЦЕДУРЕН ПРАВИЛНИК НА КОМИТЕТА ЗА МИТНИЧЕСКО СЪТРУДНИЧЕСТВО

Член 1

Приложно поле

Процедурният правилник в настоящото приложение се прилага за работата на заседанията на Комитета за митническо сътрудничество.

Член 2

Роля на Комитета за митническо сътрудничество

Комитетът за митническо сътрудничество ще бъде създаден в съответствие с член 41 от протокол № 1 към споразумението. Той се занимава също така с всички въпроси, които му бъдат делегирани от Комитета по СИП.

Член 3

Състав и председателство

1. Комитетът за митническо сътрудничество се състои, от една страна, от представители на ЕС като страна по споразумението и от друга страна, от представители на подписалите споразумението държави от ИЮА[3].

3. Комитетът за митническо сътрудничество се съпредседателства от представител на Европейската комисия и представител на държавите от ИЮА. Подписалите споразумението държави от ИЮА поемат председателството за срок от една година на ротационен принцип.

Член 4

Наблюдатели

2. Секретарят на Комитета за митническо сътрудничество уведомява представителите на COMESA и COI за всяко заседание на Комитета за митническо сътрудничество, за да могат да участват като наблюдатели.

4. Комитетът за митническо сътрудничество може да вземе решение, че всякаква част от заседанията, свързана с разглеждането на чувствителни въпроси, може да бъде закрита за наблюдатели.

Член 5

Заседания

1. Освен ако в споразумението не е посочено друго, Комитетът за митническо сътрудничество заседава по искане на една от страните. Ако и двете страни са съгласни, заседанията на Комитета за митническо сътрудничество може да бъдат провеждани чрез видео- или телеконферентна връзка. В такъв случай всяка от страните поема съответните разходи, свързани с провеждането на заседанието по този начин, освен ако не е договорено друго.

2. Всяко заседание на Комитета за митническо сътрудничество се провежда по време и на място, договорено между двете страни.

3. Заседанията на Комитета за митническо сътрудничество се свикват от секретаря на Комитета за митническо сътрудничество.

Член 6

Делегации

Преди всяко заседание съпредседателите на Комитета за митническо сътрудничество се уведомяват за очаквания състав на делегациите на държавите от ИЮА и на Европейския съюз.

Член 7

Секретариат

Длъжностни лица от Европейската комисия и от държавите от ИЮА изпълняват последователно за срок от 12 месеца функциите на секретар на Комитета за митническо сътрудничество. Подписалите споразумението държави от ИЮА може да бъдат подпомагани от секретариата на COMESA. Тези периоди съвпадат с периода, през който секретариатът на Комитета по СИП се поема съответно от Европейския съюз и от държавите от ИЮА. Подписалите споразумението държави от ИЮА поемат секретариата на ротационен принцип.

Член 8

Документи

Когато разискванията на Комитета за митническо сътрудничество се основават на писмени спомагателни документи, тези документи се номерират и разпространяват като документи на Комитета за митническо сътрудничество от секретаря най-малко 14 дни преди началото на заседанието.

Член 9

Кореспонденция

1. Цялата кореспонденция, адресирана до Комитета за митническо сътрудничество, се отправя до секретаря на Комитета за митническо сътрудничество.

2. Секретарят взема мерки адресираната до Комитета кореспонденция да бъде препратена на съпредседателите на Комитета за митническо сътрудничество и когато е целесъобразно, да бъде разпространена като документите, посочени в член 8 от настоящия процедурен правилник.

3. Кореспонденцията от съпредседателите на Комитета за митническо сътрудничество се изпраща до страните от секретаря и когато е целесъобразно, се разпространява като документите, посочени в член 8 от настоящия процедурен правилник.

Член 10

Дневен ред на заседанията

1. Секретарят на Комитета за митническо сътрудничество изготвя предварителен анотиран дневен ред за всяко заседание въз основа на предложения от страните. Секретарят на Комитета за митническо сътрудничество изпраща този дневен ред на страните не по-късно от три седмици преди началото на заседанието.

3. Дневният ред се приема от Комитета за митническо сътрудничество в началото на всяко заседание. Въпрос, който не е включен в предварителния дневен ред, може да бъде добавен в дневния ред със съгласието на страните.

4. Със съгласието на страните съпредседателите на Комитета за митническо сътрудничество могат да поканят експерти да присъстват на заседанията, за да предоставят информация по конкретни въпроси.

Член 11

Протокол

2. По правило в протокола се обобщава всяка точка от дневния ред, като, когато е приложимо, се посочва следното:

a) всички документи, представени на Комитета за митническо сътрудничество,

б) всички декларации, чието вписване е било поискано от член на Комитета за митническо сътрудничество,

3. Протоколът съдържа също така списък на участниците в заседанието на Комитета за митническо сътрудничество и списък на евентуалните наблюдатели на заседанието.

Член 12

Решения и препоръки

1. Комитетът за митническо сътрудничество приема решения и препоръки с консенсус.

2. В периода между заседанията Комитетът за митническо сътрудничество може да приема решения и препоръки чрез писмена процедура със съгласието на двете страни. Писмената процедура се състои в размяна на ноти между страните.

3. Решенията и препоръките на Комитета за митническо сътрудничество се обозначават съответно като „Решение“ или „Препоръка“, последвано от пореден номер, датата на тяхното приемане и описание на предмета им. Във всяко решение се посочва датата на влизането му в сила.

4. Автентичността на решенията и препоръките, приети от Комитета за митническо сътрудничество, се удостоверява от представител на Европейската комисия от името на ЕС като страна по споразумението и от представител на държавите от ИЮА.

5. Решенията и препоръките се изпращат на страните по споразумението и на Комитета по СИП като документи на Комитета за митническо сътрудничество.

Член 13

Публичност

1. Освен ако не е решено друго, заседанията на Комитета за митническо сътрудничество не са публични.

2. Всяка от страните може да реши да публикува решенията и препоръките на Комитета за митническо сътрудничество в съответния си официален вестник.

Член 14

Езици

1. Работните езици на Комитета за митническо сътрудничество са общите за страните официални езици: английски и френски език.

2. Комитетът за митническо сътрудничество основава обсъжданията си и приемането на решения на документация и предложения, подготвени, доколкото е възможно, и на двата езика, посочени в параграф 1. Решения и препоръки се представят и на двата езика, посочени в параграф 1.

Член 15

Разходи

1. Всяка страна поема всички разходи, които е направила в резултат на участието си на заседанията на Комитета за митническо сътрудничество — както разходите за персонал, пътните и дневните разходи, така и пощенските и телекомуникационните разходи.

Член 16

Отчитане на дейността

Комитетът за митническо сътрудничество се отчита за дейността си пред Комитета по СИП.

Член 17

Изменение на Процедурния правилник

Процедурният правилник може да се изменя от Комитета по СИП. Комитетът за митническо сътрудничество може да представи препоръки до Комитета по СИП с предложения за промени в процедурния правилник.

ПРИЛОЖЕНИЕ III

ПРОЦЕДУРЕН ПРАВИЛНИК НА СЪВМЕСТНИЯ КОМИТЕТ ЗА РАЗВИТИЕ

Член 1

Приложно поле

Процедурният правилник в настоящото приложение се прилага за работата на заседанията на Съвместния комитет за развитие.

Член 2

Роля на Съвместния комитет за развитие

Съвместният комитет за развитие е създаден като подкомитет на Комитета по СИП. В съответствие с член 52 от Временното споразумение той обсъжда въпроси на сътрудничеството в областта на развитието, свързани с изпълнението на Временното споразумение.

Член 3

Състав и председателство

1. Съвместният комитет за развитие се състои, от една страна, от представители на ЕС като страна по споразумението и от друга страна, от представители на подписалите споразумението държави от ИЮА.

3. Съвместният комитет за развитие се съпредседателства от представител на Европейската комисия и от представител на държавите от ИЮА. Подписалите споразумението държави от ИЮА поемат председателството за срок от една година на ротационен принцип.

Член 4

Наблюдатели

1. Представители на Общия пазар на Източна и Южна Африка (COMESA) и представители на Комисията за опазване на Индийския океан (COI) получават покана да участват в заседанията на Съвместния комитет за развитие в качеството на наблюдатели.

2. Секретарят на Съвместния комитет за развитие уведомява представителите на COMESA и COI на всяко заседание на Съвместния комитет за развитие, за да могат да участват като наблюдатели.

3. Страните могат заедно да решат да поканят други наблюдатели на ad hoc основа. Тези наблюдатели могат да участват в заседанието по покана на единия от съпредседателите и с одобрение на Съвместния комитет за развитие.

4. Съвместният комитет за развитие може да вземе решение, че всякаква част от заседанията, свързана с разглеждането на чувствителни въпроси, може да бъде закрита за наблюдатели.

Член 5

Заседания

1. Освен ако в споразумението не е посочено друго, Съвместният комитет за развитие заседава по искане на една от страните. Ако и двете страни са съгласни, заседанията на Съвместния комитет за развитие може да бъдат провеждани чрез видео- или телеконферентна връзка. В такъв случай всяка от страните поема съответните разходи, свързани с провеждането на заседанието по този начин, освен ако не е договорено друго.

2. Всяко заседание на Съвместния комитет за развитие се провежда по време и на място, договорено между двете страни.

3. Заседанията на Съвместния комитет за развитие се свикват от секретаря на Съвместния комитет за развитие.

Член 6

Делегации

Преди всяко заседание съпредседателите на Съвместния комитет за развитие се уведомяват за очаквания състав на делегациите на държавите от ИЮА и на Европейския съюз.

Член 7

Секретариат

Длъжностни лица от Европейската комисия и от държавите от ИЮА изпълняват последователно за срок от 12 месеца функциите на секретар на Съвместния комитет за развитие. Подписалите споразумението държави от ИЮА може да бъдат подпомагани от секретариата на COMESA. Тези периоди съвпадат с периода, през който секретариатът на Комитета по СИП се поема съответно от Европейския съюз и от държавите от ИЮА. Подписалите споразумението държави от ИЮА поемат секретариата на ротационен принцип.

Член 8

Документи

Когато разискванията на Съвместния комитет за развитие се основават на писмени спомагателни документи, тези документи се номерират и разпространяват като документи на Съвместния комитет за развитие от секретаря най-малко 14 дни преди началото на заседанието.

Член 9

Кореспонденция

1. Цялата кореспонденция, адресирана до Съвместния комитет за развитие, се отправя до секретаря на Съвместния комитет за развитие.

2. Секретарят взема мерки кореспонденцията, адресираната до Съвместния комитет за развитие, да бъде препратена на съпредседателите на Съвместния комитет за развитие и когато е целесъобразно, да бъде разпространена като документите, посочени в член 8 от настоящия процедурен правилник.

3. Кореспонденцията от съпредседателите на Съвместния комитет за развитие се изпраща на страните от секретаря и когато е целесъобразно, се разпространява като документите, посочени в член 8 от настоящия процедурен правилник.

Член 10

Дневен ред на заседанията

1. Секретарят на Съвместния комитет за развитие изготвя предварителен дневен ред за всяко заседание въз основа на предложения от страните. Секретарят на Съвместния комитет за развитие изпраща този дневен ред на страните не по-късно от три седмици преди началото на заседанието.

2. Предварителният дневен ред съдържа въпросите, за чието включване секретарят е получил искане не по-късно от един месец преди началото на заседанието; въпросите не се включват в предварителния дневен ред, ако секретарят не получи съответните спомагателни документи най-късно на датата, на която се изпраща предварителният дневен ред.

3. Дневният ред се приема от Съвместния комитет за развитие в началото на всяко заседание. Въпрос, който не е включен в предварителния дневен ред, може да бъде добавен в дневния ред със съгласието на страните.

4. Със съгласието на страните съпредседателят на Съвместния комитет за развитие може да покани експерти да присъстват на заседанията, за да предоставят информация по конкретни въпроси.

Член 11

Протокол

2. По правило в протокола се обобщава всяка точка от дневния ред, като, когато е приложимо, се посочва следното:

a) всички документи, представени на Съвместния комитет за развитие,

б) всички декларации, чието вписване е било поискано от член на Съвместния комитет за развитие,

3. Протоколът съдържа също така списък на участниците в заседанието на Съвместния комитет за развитие и списък на евентуалните наблюдатели на заседанието.

Член 12

Препоръки

1. Съвместният комитет за развитие приема препоръки с консенсус.

2. В периода между заседанията Съвместният комитет за развитие може да приема препоръки чрез писмена процедура със съгласието на двете страни. Писмената процедура се състои в размяна на ноти между страните.

3. Препоръките на Съвместния комитет за развитие се обозначават като „Препоръка“, последвана от пореден номер, датата на тяхното приемане и описание на предмета им.

4. Автентичността на препоръките, приети от Съвместния комитет за развитие, се удостоверява от представител на Европейската комисия от името на ЕС като страна по споразумението и от представител на държавите от ИЮА.

5. Препоръките се изпращат на страните като документи на Съвместния комитет за развитие и се представят за разглеждане на Комитета по СИП.

Член 13

Публичност

Освен ако не е решено друго, заседанията на Съвместния комитет за развитие не са публични.

Член 14

Езици

1. Работните езици на Съвместния комитет за развитие са общите за страните официални езици: английски и френски език.

2. Съвместният комитет за развитие основава обсъжданията си и приемането на решения на документация и предложения, подготвени, доколкото е възможно, и на двата езика, посочени в параграф 1. Препоръки се дават и на двата езика, посочени в параграф 1.

Член 15

Разходи

1. Всяка страна поема всички разходи, които е направила в резултат на участието си на заседанията на Съвместния комитет за развитие — както разходите за персонал, пътните и дневните разходи, така и пощенските и телекомуникационните разходи.

Член 16

Отчитане на дейността

Съвместният комитет за развитие се отчита за дейността си пред Комитета по СИП.

Член 17

Изменение на Процедурния правилник

Процедурният правилник може да се изменя от Комитета по СИП. Съвместният комитет за развитие може да представи препоръки до Комитета по СИП с предложения за промени в процедурния правилник.

ОПРОСТЕНА ФИНАНСОВА ОБОСНОВКА

(да се използва за вътрешни решения на Комисията от общо значение с бюджетно отражение върху бюджетните кредити за разходи с административен характер или разходи за човешки ресурси, когато използването на друг вид финансова обосновка не е целесъобразно — член 23 от вътрешния правилник)

1. Наименование на проекта на решение:

Решение на Съвета относно позицията на Европейския съюз по отношение на процедурните правилници на Комитета по СИП, Комитета за митническо сътрудничество и Съвместния комитет за развитие, предвидени с Временното споразумение за създаване на рамка за Споразумение за икономическо партньорство между държавите от Източна и Южна Африка, от една страна, и Европейската общност и нейните държави членки, от друга страна

2. Съответни области на политика и дейности във връзка с БД:

20 — търговска политика

3. Правно основание:

x административна автономия ¨ друго (да се уточни): ____________________

4. Описание и обосновка:

Решението се отнася до заседанията и работата на институциите, които следва да бъдат създадени съгласно Временното споразумение за СИП. Заседания на институциите се организират с цел да се следи за изпълнението на споразумението.

5. Срок на действие и очаквано финансово отражение

5.1. Период на прилагане:

¨ Решение с ограничен срок на действие: решение в сила от [дата] до [дата]

x Решение с неограничен срок на действие: в сила от [датата на приемане на настоящото решение].

5.2. Очаквано отражение върху бюджета:

Проектът на решение води до:

¨ икономии

x допълнителни разходи (ако има такива, да се посочат съответните функции от многогодишната финансова рамка): Функция 5 — Административни разходи

5.3. Участие на трети страни във финансирането на проекта на решение:

Ако в предложението е предвидено съфинансиране от държавите членки или други органи (да се уточни кои), трябва да се направи оценка на степента на съфинансиране, ако е известна.

бюджетни кредити в млн. EUR (до 3-тия знак след десетичната запетая)

|| Година n || Година n+1 || Година n+2 || Година n+3 || Година n+4 || Година n+5 || Година n+6 || Общо

Да се посочи източникът на съфинансиране/съфинансиращият орган || || || || || || || ||

ОБЩО съфинансирани бюджетни кредити || || || || || || || ||

5.4. Обосновка на сумите:

Средните разходи за персонал са посочени в края на страницата: http://www.cc.cec/budg/pre/legalbasis/pre-040-020_preparation_en.html.

6. Съвместимост с настоящата многогодишна финансова рамка

x Предложението е съвместимо със съществуващото финансово планиране.

¨ Предложението налага ново планиране на съответната функция от многогодишната финансова рамка.

¨ Предложението изисква използването на инструмента за гъвкавост или преразглеждане на многогодишната финансова рамка[4].

7. Отражение на икономиите или допълнителните разходи върху разпределението на ресурсите:

¨ Средствата ще бъдат набавени чрез вътрешно преразпределение в отделите

x средствата са вече разпределени за съответния отдел/съответните отдели

¨ Средствата ще бъдат заявени при следващата процедура за разпределяне на средства

Нуждите от човешки и административни ресурси ще бъдат покрити със средствата, които могат да бъдат предоставени на управляващата ГД в рамките на годишната процедура за отпускане на средства и като се имат предвид бюджетните ограничения.

ПРИЛОЖЕНИЕ:

ОЧАКВАНО ФИНАНСОВО ОТРАЖЕНИЕ (икономии или допълнителните разходи) ВЪРХУ БЪДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА РАЗХОДИ С АДМИНИСТРАТИВЕН ХАРАКТЕР ИЛИ РАЗХОДИ ЗА ЧОВЕШКИ РЕСУРСИ

ЕПРВ = еквивалент на пълно работно време

С ХХ са обозначени съответната област на политика или съответният дял

в млн. EUR (до третия знак след десетичната запетая)

ЕПРВ: лица/година || Година || Година || Година || Година || Година || Година || Година || ОБЩО /разходи годишно

n || n+1 || n+2 || n+3 || n+4 || n+5 || n+6

Функция 5 || ЕПРВ || бюджетни кредити || ЕПРВ || бюджетни кредити || ЕПРВ || бюджетни кредити || ЕПРВ || бюджетни кредити || ЕПРВ || бюджетни кредити || ЕПРВ || бюджетни кредити || ЕПРВ || бюджетни кредити || ЕПРВ || бюджетни кредити

Длъжности в щатното разписание (длъжностни лица и/или временно наети лица)

XX 01 01 01 (Централа и представителства на Комисията) || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21

XX 01 01 02 (Делегации) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Външен персонал ||

XX 01 02 01 (от общия финансов пакет) || || || || || || || || || || || || || || || ||

XX 01 02 02 (в делегациите) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Други бюджетни редове (да се посочат) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Междинен сбор — Функция 5 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21

Извън Функция 5 ||

Длъжности в щатното разписание (длъжностни лица и/или временно наети лица)

XX 01 05 01 (непреки научни изследвания) || || || || || || || || || || || || || || || ||

10 01 05 01 (преки научни изследвания) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Външен персонал

XX 01 04 yy || || || || || || || || || || || || || || || ||

- в централата || || || || || || || || || || || || || || || ||

- в делегациите || || || || || || || || || || || || || || || ||

XX 01 05 02 (непреки научни изследвания) || || || || || || || || || || || || || || || ||

10 01 05 02 (преки научни изследвания) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Други бюджетни редове (да се посочат) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Междинен сбор — Извън Функция 5 || || || || || || || || || || || || || || || ||

ОБЩО || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21

Други бюджетни кредити с административен характер

С ХХ са обозначени съответната област на политика или съответният дял

в млн. EUR (до третия знак след десетичната запетая)

|| Година || Година || Година || Година || Година || Година || Година || ОБЩО

n || n+1 || n+2 || n+3 || n+4 || n+5 || n+6

Функция 5 || || || || || || || ||

Централа: || || || || || || || ||

XX 01 02 11 01 — Разходи за мисии и представителни разходи || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07

XX 01 02 11 02 — Разходи за конференции и срещи || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07

XX 01 02 11 03 — Комитети || || || || || || || ||

XX 01 02 11 04 — Проучвания и консултации || || || || || || || ||

XX 01 03 01 03 — Оборудване и обзавеждане || || || || || || || ||

XX 01 03 01 04 — Разходи за услуги и други оперативни разходи || || || || || || || ||

Други бюджетни редове (да се посочат при необходимост) — Услуги за превод || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07

Делегации: || || || || || || || ||

XX 01 02 12 01 — Разходи за мисии, конференции и представителни разходи || || || || || || || ||

XX 01 02 12 02 — Допълнително обучение на персонала || || || || || || || ||

XX 01 03 02 01 — Придобиване, наем и свързани разходи || || || || || || || ||

XX 01 03 02 02 — Оборудване, обзавеждане, консумативи и услуги || || || || || || || ||

Междинен сбор — Функция 5 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,21

Извън Функция 5 || || || || || || || ||

XX 01 04 yy - Разходи за техническа и административна помощ (невключващи външен персонал) от оперативни бюджетни кредити (предишни BA редове) || || || || || || || ||

- в централата || || || || || || || ||

- в делегациите || || || || || || || ||

XX 01 05 03 — Други разходи за управление за непреки научни изследвания || || || || || || || ||

10 01 05 03 — Други разходи за управление за преки научни изследвания || || || || || || || ||

Други бюджетни редове (да се посочат при необходимост) || || || || || || || ||

Междинен сбор — Извън Функция 5 || || || || || || || ||

ОБЩО || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,21

[1] ОВ L 111, 24.4.2012 г., стр. 1.

[2] Мадагаскар, Мавриций, Сейшелските острови и Зимбабве.

[3] Мадагаскар, Мавриций, Сейшелските острови и Зимбабве.

[4] Вж. точки 19 и 24 от Междуинституционалното споразумение..

52013PC0086