ПРИЛОЖЕНИЕ

Конкретни условия на процеса на предаване и приемане на системата e-CODEX

1. ВЪВЕДЕНИЕ

Предстои да се извърши процес на предаване и приемане между субекта, управляващ системата e-CODEX, и eu-LISA. До предаването субектът, управляващ системата e-CODEX, трябва да продължи да носи пълна отговорност за нея и трябва да гарантира, че не са извършени никакви промени в системата e-CODEX и че не са предоставени нови софтуерни версии, освен за целите на извършването на коригираща поддръжка на системата e-CODEX.

Целта на настоящите конкретни условия е да се уточнят:

—	подробните правила за прехвърлянето на системата e-CODEX към eu-LISA;

—	критериите за успешен процес на предаване и приемане и за успешно приключване на този процес и на свързаната с него документация;

—	разпоредбите относно правата върху интелектуалната собственост или правата на ползване, свързани със системата e-CODEX и с поддържащите софтуерни продукти, документация и други активи (изброени в приложението към Регламент (ЕС) 2022/850 на Европейския парламент и на Съвета (1)).

Въз основа на конкретните условия на процеса на предаване и приемане, посочени в настоящото приложение, субектът, управляващ системата e-CODEX, в съответствие с член 10, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2022/850, трябва да предостави общ предавателен документ на eu-LISA до 31 декември 2022 г. Образец на този общ предавателен документ е предоставен в допълнението към настоящото приложение.

Комисията трябва да наблюдава процеса на предаване и приемане, за да гарантира, че подробните правила за прехвърлянето на системата e-CODEX са приложени правилно.

Съгласно член 10, параграф 4 от Регламент (ЕС) 2022/850 eu-LISA трябва да поеме отговорността за системата e-CODEX на датата, на която Комисията обяви успешното приключване на процеса на предаване и приемане, между 1 юли 2023 г. и 31 декември 2023 г., след като извърши консултации със субекта, управляващ системата e-CODEX, и с eu-LISA.

2. ОСНОВНИ ЕТАПИ

а)	Срок за представяне на общия предавателен документ: до 31 декември 2022 г.;

б)	Процес на предаване и приемане: в рамките на шест месеца от представянето на общия предавателен документ;

в)	Първоначалната среща за процеса на предаване и приемане трябва да се проведе през януари 2023 г., като точната дата трябва да бъде договорена между eu-LISA, субекта, управляващ системата e-CODEX, и Комисията;

г)	Прехвърляне на отговорността към eu-LISA: най-късно до 31 декември 2023 г., но не по-рано от 1 юли 2023 г.

3. ДЕЙНОСТИ ПО ПРЕДАВАНЕ И ПРИЕМАНЕ

Процесът на предаване и приемане започва с представяне на общ предавателен документ от субекта, управляващ системата e-CODEX, на eu-LISA. eu-LISA трябва да провери и потвърди дали общият предавателен документ съдържа цялата съответна информация, за да се гарантира успешно предаване. Този общ предавателен документ трябва да съдържа подробна информация относно най-малко следните елементи:

а)	планиране на всички дейности, които трябва да бъдат извършени съгласно посоченото в настоящото приложение, включително срещи за синхронизиране, обучения, изпитване и др.;

б)

всички активи и артефакти, които трябва да бъдат предадени в началото на периода на предаване и в неговия край (първоначално предаване на активите и окончателно предаване на активите). Определението за „първоначално предаване на активите“ и „окончателно предаване на активите“ се съдържа в допълнението към настоящото приложение;

в)	всички обучения, семинари, информационни сесии и сесии за наблюдение, които ще бъдат насрочени;

г)	всички въведени работни процедури на субекта, управляващ системата e-CODEX. В случай че тези процедури не са документирани, те трябва да бъдат ясно посочени, документирани и предадени на eu-LISA;

д)	данните за контакт на всички участващи страни през целия период на дейностите по предаване и приемане, заедно с матрица на ролите и отговорностите;

е)	ясни, проверими и обективни критерии за успех, за да се оцени процесът на предаване и приемане;

ж)	спецификации за изпитване, за да се оцени правилното изпълнение на процеса на приемане;

з)

разпоредбите относно правата върху интелектуалната собственост или правата на ползване, свързани със системата e-CODEX и с поддържащите софтуерни продукти, документация и други активи, изброени в приложението към Регламент (ЕС) 2022/850, които дават възможност на eu-LISA да изпълнява своите отговорности в съответствие с член 7 от Регламент (ЕС) 2022/850.

Целта на общия предавателен документ е да се предостави инструмент за прозрачна, безпроблемна и пълна миграция на ИТ услугите от субекта, управляващ системата e-CODEX, към eu-LISA под наблюдението на Комисията.

В него трябва да се опишат всички средства, които трябва да бъдат въведени от eu-LISA и от субекта, управляващ системата e-CODEX, за да се гарантира този безпроблемен преход.

Пример за структурата на такъв документ е представен в допълнението към настоящото приложение. Той може да бъде адаптиран, ако е необходимо, при условие че съдържа подробна информация относно елементите, изброени в настоящия раздел.

До 30 юни 2023 г. както субектът, управляващ системата e-CODEX, така и eu-LISA изготвят съответно доклади за предаването и приемането относно резултатите от предприетите дейности, за да може до 31 юли 2023 г. Европейската комисия да предостави на Европейския парламент и на Съвета актуална информация относно процеса на предаване и приемане (вж. точки 5 и 6 от настоящото приложение).

Форматът и средствата за прехвърляне (например общо пространство за сътрудничество, като предишната „Основна подкрепа за съвместна работа“, Комуникационен и информационен ресурсен център за администрации, предприятия и граждани — CIRCABC, достъп до текущи хранилища и т.н.) на всеки артефакт трябва да бъдат договорени взаимно между eu-LISA и субекта, управляващ системата e-CODEX, като се вземе предвид целевата система, която ще се използва в средата на eu-LISA.

Изискванията за инфраструктура и сигурност за всеки актив трябва да бъдат разгледани в документацията на съответния компонент и/или в посоченото специализирано обучение.

В следващата таблица е представен неизчерпателен списък на компонентите на системата e-CODEX, поддържащите софтуерни продукти, документация и други активи.

Обобщена таблица на компонентите, артефактите и дейностите в подкрепа на предаването:

Компонент

Артефакти

Подкрепа при предаването

Елементи за разработване и управление

Инструмент за управление на конфигурацията — CMT

Изходен код

Конфигурационна база данни и документация за pModes

Вторично копие на базата данни в началния и крайния етап на предаване.

Документация

Специализирано обучение „CMT“

Разработка и поддръжка, инсталиране, конфигуриране, експлоатация и отстраняване на неизправности

Централна платформа за изпитване — CTP

Изходен код Документация

Вторично копие на базата данни в началния и крайния етап на предаване.

Документация

Специализирано обучение „CTP“

Разработка и поддръжка, инсталиране, конфигуриране, експлоатация и отстраняване на неизправности

Сървър за хранилища (понастоящем: Nexus)

Хранилища

Специализирано обучение „Разработване и инфраструктура“

Интеграционен сървър (понастоящем: Jenkins)

Интеграционни елементи

Хранилище на изходния код (понастоящем: Gitblit)

Изходен код

Уебсайт на e-CODEX

Съдържание на уебсайта на e-CODEX

Специализирано обучение „Общ преглед на e-CODEX“

Елементи за разработване и доставка

Архитектура на e-CODEX

Уебсайт на e-CODEX Документация

Документация Специализирано обучение „Общ преглед на e-CODEX“

Пакет на конектора

За всеки компонент (конектор, клиент,, приставка, библиотека за сигурност, помощни програми): Изходен код Документация

Документация Специализирано обучение „Конектор“

Схеми на случаи на употреба:

—	Европейска заповед за плащане

—	Искове с малък материален интерес

—	Европейска заповед за арест

—	Имуществени санкции

—	Правна взаимопомощ (MLA)

—	FD 909 (Наказания лишаване от свобода)

—	Брачни въпроси

—	Европейска заповед за запор на банкови сметки

—	Регистър на завещанията

—	Връчване на документи

Схеми

Модел на работния процес

Основен речник на ЕС в областта на електронното правосъдие (достъпът се предоставя чрез инструмента Metadata Workbench)

Документация Специализирано обучение „Схеми“

Други елементи

Билети в e-CODEX

Всички билети, включително всички статуси

(за целите на управлението на знанието)

Специализирано обучение „Конектор“

Вторично копие на базата данни с всички данни

Пътна карта на пакета на конектора на e-CODEX

Уебсайт на e-CODEX

Специализирано обучение „Конектор“

Изисквания за сигурност на e-CODEX

Документ

Специализирано обучение „Конектор“

4. ДЕЙНОСТИ

а) Обучителни дейности

Субектът, управляващ системата e-CODEX, трябва да изготви списък с обучителни модули, за да гарантира пълното прехвърляне на знания към eu-LISA.

Материалите за обучение и нуждите от планиране трябва да бъдат определени и съгласувани между всички участници за всеки обучителен модул и всяко специализирано обучение. По-специално, ако eu-LISA сметне за необходимо, трябва да може да поиска и да получи допълнителни обучителни модули и специализирани обучения.

Конкретното планиране и графикът на обучението, практическите занятия и сесиите за наблюдение на работата (в рамките на които екипът на eu-LISA може да се учи, като наблюдава техническия екип на субекта, управляващ системата e-CODEX) трябва да бъдат описани подробно в общия предавателен документ.

Минимален, неизчерпателен списък на обученията, които трябва да бъдат предоставени, се съдържа в следната таблица:

Наименование	Съдържание на модула	Вид на документа
Материали за обучение Модул 1: Специализирано обучение „Общ преглед на e-CODEX“	По време на това първо специализирано обучение участниците ще получат обща представа какво съдържа e-CODEX, включително общ преглед на основната архитектура на e-CODEX, общите принципи на e-CODEX и кратък исторически преглед на възникването на е-CODEX. Този модул се основава главно на теоретични факти.	Презентация в PPT и материали за учебната програма на e-CODEX
Материали за обучение Модул 2: Специализирано обучение „Конектор“	По време на това специализирано обучение участниците ще получат задълбочено разяснение за пакета на конектора и неговите различни продукти/компоненти, включително връзката с шлюза. Този модул се състои от теоретична част, практическо обучение и незадължителни сесии за наблюдение на работата, включително инсталиране, отстраняване на неизправности и техническа подкрепа.	Презентация в PPT и материали за учебната програма на e-CODEX
Материали за обучение Модул 3: Специализирано обучение „Схеми“	По време на това специализирано обучение участниците ще се запознаят със схемите за данни, разработени от субекта, управляващ системата e-CODEX. Акцентът ще бъде поставен и върху работната среда за метаданни (Metadata Workbench), в която се администрира основният речник на ЕС в областта на електронното правосъдие, и върху техниката за моделиране на работните процеси. Този модул се състои от теоретична част, практическо обучение и незадължителни сесии за наблюдение на работата.	Презентация в PPT и материали за учебната програма на e-CODEX
Материали за обучение Модул 4: Специализирано обучение „CMT“	По време на това специализирано обучение участниците ще се запознаят с функциите и процесите на инструмента за управление на конфигурацията (CMT). CMT е онлайн инструмент за управление на събирането на данни за участниците и на разпространението на файлове за конфигуриране на e-CODEX. Този модул се състои от теоретична част, практическо обучение и незадължителни сесии за наблюдение на работата.	Презентация в PPT и материали за учебната програма на e-CODEX
Материали за обучение Модул 5: Специализирано обучение „CTP“	По време на това специализирано обучение участниците ще се запознаят с функциите и процесите на централната платформа за изпитване (CTP) и стратегията за изпитване. CTP предоставя пълна среда за изпитване на e-CODEX и уеб интерфейс за изпращане и получаване на съобщения за изпитване, които могат да бъдат персонализирани. Този модул се състои от теоретична част, практическо обучение и незадължителни сесии за наблюдение на работата.	Презентация в PPT и материали за учебната програма на e-CODEX
Материали за обучение Модул 6: Специализирано обучение „Развитие и инфраструктура“	По време на това специализирано обучение участниците ще обсъждат допълнително теми, свързани с развитието и инфраструктурата, като управлението на сървъра на хранилищата. Този модул се състои от теоретична част, практическо обучение и незадължителни сесии за наблюдение на работата.	Презентация в PPT и материали за учебната програма на e-CODEX
Материали за обучение Модул 7: Специализирано обучение „Отстраняване на програмни грешки“	По време на това специализирано обучение участниците ще научат за разкриването и коригирането на потенциални грешки в системата e-CODEX и разрешаването на проблеми, включително предоставяне на решения по заявки за подкрепа. Този модул се състои от теоретична част, практическо обучение и незадължителни сесии за наблюдение на работата.	Презентация в PPT и материали за учебната програма на e-CODEX

б) Прозрачност на процеса на предаване и приемане

Процесът на предаване и приемане трябва да бъде прозрачен за крайните потребители, като се сведе до минимум въздействието върху техните работни процедури и всекидневни дейности. Субектът, управляващ системата e-CODEX, трябва да гарантира и да продължи да предоставя техническа подкрепа на субектите, управляващи и/или инсталиращи разрешени точки за достъп до e-CODEX, докато eu-LISA не поеме отговорност за системата e-CODEX.

в) Отговорност на eu-LISA и субекта, управляващ системата e-CODEX, по време на процеса на предаване и приемане

В съответствие с член 10, параграф 2 от Регламент (ЕС) 2022/850 до предаването субектът, управляващ системата e-CODEX, продължава да носи пълна отговорност за нея и гарантира, че не са извършени никакви промени в системата e-CODEX и че не са предоставени нови софтуерни версии, освен за целите на извършване на коригираща поддръжка на системата e-CODEX.

За тази цел субектът, управляващ системата e-CODEX, трябва да продължи да осигурява поддръжка и подкрепа за компонентите през този период.

При всички заявки за подкрепа субектът, управляващ системата e-CODEX, трябва да бъде единствената точка за контакт, докато eu-LISA не поеме отговорност за системата e-CODEX.

eu-LISA може да поиска заявките за подкрепа, получени от субекта, управляващ системата e-CODEX, преди eu-LISA да поеме отговорност за системата e-CODEX, да бъдат съобщавани на определен персонал в eu-LISA, на който трябва да бъде разрешено да следва стъпките за разрешаване на проблеми, извършени от субекта, управляващ системата e-CODEX.

Субектът, управляващ системата e-CODEX, трябва да предостави решение по всички заявки за подкрепа, получени преди eu-LISA да поеме отговорност за системата e-CODEX. Само когато това е обосновано от обективни технически причини, субектът, управляващ системата e-CODEX, може да се споразумее с eu-LISA за предаване на получените от него заявки за подкрепа, които не могат да бъдат разрешени до момента на прехвърлянето на отговорността за системата e-CODEX на eu-LISA. Субектът, управляващ системата e-CODEX, трябва да гарантира, че това споразумение няма да окаже въздействие върху крайния потребител и че не предполага забавяне на предоставянето на решение по заявката за подкрепа. Това споразумение ще бъде формализирано съгласно критерий за успех номер 6 по точка 5 от настоящото приложение.

Органът, управляващ системата e-CODEX, трябва да предостави на eu-LISA изчерпателен списък на потребителите на системата e-CODEX, които в рамките на 30 дни от извършването на приемането трябва да бъдат уведомени от eu-LISA, че е поела отговорността за системата e-CODEX.

Субектът, управляващ системата e-CODEX, трябва да подкрепя eu-LISA и да я подпомага при необходимост до 31 март 2024 г.

За всеки компонент субектът, управляващ системата e-CODEX, може да предложи списък с разработки, които да бъдат направени във връзка с нуждите на потребителите.

5. КРИТЕРИИ ЗА УСПЕШЕН ПРОЦЕС НА ПРЕДАВАНЕ

Критерии

Показател за наблюдение

Способ за проверка

Краен срок

Прехвърляне на знания за различните компоненти на системата e-CODEX

Всички проведени обучения.

Формулярите за регистрация са попълнени и материалите за обученията са предоставени на eu-LISA

До 1 юли 2023 г.

Прехвърляне на всички компоненти на системата e-CODEX

Всички активи са доставени и окомплектовани

Изрично потвърждение от eu-LISA

До 1 юли 2023 г.

Техническа стабилност на системата e-CODEX (всички компоненти)

Двете най-нови версии, произведени от субекта, управляващ системата e-CODEX.

Стабилна версия на системата e-CODEX, което означава пакет, който може да бъде внедрен в производството и който гарантира целостта на всеки обмен, извършван в тази версия.

До 31 декември 2022 г.

Разпределяне на достатъчно ресурси в рамките на eu-LISA

Съставът на екипа на e-CODEX (включително техниците, които трябва да бъдат обучени), съобщен от eu-LISA на Комисията и на субекта, управляващ системата e-CODEX.

Уведомление на eu-LISA до Комисията и субекта, управляващ системата e-CODEX

До 1 януари 2023 г.

Прехвърляне на права върху интелектуална собственост и права на ползване

Предаването на системата e-CODEX и поддържащите софтуерни продукти, документация и други активи, изброени в приложението към Регламент (ЕС) 2022/850, се извършва заедно с всички права върху интелектуалната собственост и правата на ползване.

1.	Изчерпателна декларация от субекта, управляващ системата e-CODEX, относно интелектуалната собственост и правата на ползване по отношение на всички компоненти на системата e-CODEX и поддържащите софтуерни продукти, документация и други активи, изброени в приложението към Регламент (ЕС) 2022/850.

Декларация от субекта, управляващ системата e-CODEX, че той и неговите членове имат правно основание да прехвърлят на eu-LISA всички права върху интелектуалната собственост и правата на ползване, посочени в точка 1, по начин, който дава възможност на eu-LISA да изпълнява своите отговорности в съответствие с член 7 от Регламент (ЕС) 2022/850.

3.	Декларация от субекта, управляващ системата e-CODEX, за пълно и безвъзмездно прехвърляне към eu-LISA на всички права върху интелектуалната собственост и правата на ползване, посочени в точка 1.

До датата на съвместното искане от субекта, управляващ системата e-CODEX, и eu-LISA до Комисията за обявяване на успешното приключване на процеса на предаване и приемане

Разрешаване на всички искания за подкрепа, получени от субекта, управляващ системата e-CODEX, преди eu-LISA да поеме отговорността за системата e-CODEX

Всички искания за подкрепа, получени от субекта, управляващ системата e-CODEX, преди eu-LISA да поеме отговорността за нея, да са приключени или от eu-LISA да е потвърдено съгласието за приемането им

1.	Списък с отворени искания за подкрепа от субекта, управляващ системата e-CODEX.

2.	Споразумение между субекта, управляващ системата e-CODEX, и eu-LISA за приемането им, с изрична декларация от субекта, управляващ системата e-CODEX, че споразумението няма да окаже въздействие върху крайния потребител и че то не предполага забавяне при разрешаването на искането за подкрепа.

Споразумение между субекта, управляващ системата e-CODEX, и eu-LISA относно успешното приключване на процеса на предаване и приемане

Споразумение между субекта, управляващ системата e-CODEX, и eu-LISA по отношение на изпълнението на критериите за успешен процес на предаване и за успешното приключване на този процес

Съвместно искане от субекта, управляващ системата e-CODEX, и eu-LISA до Комисията за обявяване на успешното приключване на процеса на предаване и приемане

Между 1 юли и 31 декември 2023 г.

6. КРИТЕРИИ ЗА УСПЕШЕН ПРОЦЕС НА ПРИЕМАНЕ

По отношение на всеки артефакт и всеки прехвърлен актив целта на процеса на предаване и приемане е да се гарантира, че системата e-CODEX, работните знания, техническите знания и най-добрите практики и техники, свързани с услугите, предоставяни от субекта, управляващ системата е-CODEX, са приети правилно от eu-LISA след приключването на процес на изпитване.

Обхватът на процеса на изпитване за приемане трябва да се състои от изпълнението на случаи за изпитване, подготвени с цел да се докаже, че eu-LISA е придобила работни знания и има готовност за дейностите, които се предвижда да бъдат приети. Спецификациите на изпитването трябва да бъдат предоставени от субекта, управляващ системата e-CODEX.

Когато изпълнението на дадено изпитване е неуспешно, степента на неговото въздействие трябва да се определи, както следва:

Степен на въздействие	Въздействие върху услуга
1	Услугата не може да бъде извършвана
2	Съответната услуга не може да бъде извършвана правилно и проблемът не може да бъде заобиколен.
3	Незначително въздействие върху съответната услуга.

Случаите за изпитване трябва да обхващат специфични процеси, които са приложими към приетите активи. Случаите за изпитване трябва да бъдат групирани по основни процеси; при изпълнението на всички случаи на изпитване на даден основен процес трябва да се докаже статусът на готовност на eu-LISA.

Изпълнението на изпитването трябва да приключи, когато са изпълнени всички посочени по-долу критерии за успех:

а)

Няма открит дефект със степен на въздействие 1. Ако е открит дефект със степен на въздействие 1:

i)	Изпитването трябва да бъде спряно;

ii)	Дефектът трябва да бъде отстранен;

iii)	Неуспешният случай за изпитване и всички свързани с него случаи трябва да се изпълнят отново, докато дефектът не бъде коригиран;

iv)	Изпитването трябва да бъде приключено успешно.

б)	Няма открит дефект със степен на въздействие 2;

в)	Максимум 10 % от случаите за изпитване са обозначени като дефекти със степен на въздействие 3.

За тази цел eu-LISA трябва да демонстрира изпълнението в сроковете, посочени в следната таблица, най-малко на следните критерии:

Критерий

Показател за наблюдение

Способ за проверка

Краен срок

Прехвърляне на знания за различните компоненти на системата e-CODEX

eu-LISA да е участвала във всички проведени обучения

Потвърждение от eu-LISA

До 1 юли 2023 г.

Прехвърляне на всички компоненти на системата e-CODEX

Всички източници са получени и документите са напълно окомплектовани

Потвърждение от eu-LISA

До 1 юли 2023 г.

Разпределяне на достатъчно ресурси в рамките на eu-LISA

1.	Набиране на персонал по проекта за e-CODEX до 1 януари 2023 г.

2.	Определяне на ръководител на проекта

3.	Определяне на техниците, които да бъдат обучени

Потвърждение от eu-LISA

До 1 януари 2023 г.

Създаване на Консултативната група по e-CODEX

Създаване на Консултативната група и провеждане на заседания по време на процеса на предаване и приемане, провеждани най-малко веднъж на два месеца съгласно член 12 от Регламент (ЕС) 2022/850

1.	Потвърждение от eu-LISA за създаването и състава на Консултативната група по e-CODEX и протокол от нейното първо заседание.

2.	Протоколи от първите три заседания на Консултативната група по e-CODEX.

По отношение на точка 1: до 28 февруари 2023 г.;

По отношение на точка 2: до 30 юни 2023 г.

Създаване на Съвета за програмно управление на e-CODEX

Създаване на Съвета за програмно управление на e-CODEX и провеждане на заседания по време на предаването и приемането съгласно член 13 от Регламент (ЕС) 2022/850

1.	Потвърждение от eu-LISA за създаването и състава на Съвета за програмно управление на e-CODEX.

2.	Протоколи от заседанията на Съвета за програмно управление на e-CODEX по време на процеса на предаване/приемане.

По отношение на точка 1: до 1 януари 2023 г.;

По отношение на точка 2: до 30 юни 2023 г.

Прехвърляне на данни

Всички съответни данни, включително, но не само, билети, потребителски идентификационни данни и др., се прехвърлят към eu-LISA под формата на вторично копие на базата данни или в друг формат, договорен между субекта, управляващ системата e-CODEX, и eu-LISA.

Потвърждение от eu-LISA

До 1 юли 2023 г.

Прехвърляне на хронологията на всички проблеми

Под формата на вторично копие на базата данни или в друг формат, договорен между субекта, управляващ системата e-CODEX, и eu-LISA.

Потвърждение от eu-LISA

До 1 юли 2023 г.

Прехвърляне на нерешени проблеми

Потвърждение от eu-LISA

Прехвърляне на управлението на потребителите, включително крайните потребители (достъп до CMT, CTP…)

Идентификационните данни се съобщават, импортират се в инфраструктурата на eu-LISA и достъпът до различните компоненти се проверява от някои крайни потребители.

До 1 юли 2023 г.

Приемане на дейностите на бюрото за помощ:

—	Процеси на бюрото за помощ

—	Управление на инциденти

—	Техническа подкрепа

—	Искане за услуга

Процесът е разбран и са въведени работни процедури за екипа по приемане, за да изпълнява всекидневните си задачи.

Инструментът за билетите е наличен, достъпен и всички билети са прехвърлени към инструмента на eu-LISA (функционална пощенска кутия, ако такава съществува, образци на формуляри за подкрепа, база от знания за подкрепа и т.н.).

Идентификационни данни за достъп до приложенията

Прехвърляне на списъци с потребители и съответните идентификационни данни към eu-LISA, като се вземат предвид мерките за сигурност и препоръките за сигурност за този тип данни.

Потребителите са получили своите идентификационни данни и информация за свързване.

До 1 юли 2023 г.

Приемане на дейностите по внедряване

Натрупани незавършени дейности, планиране и всяка съответна документация или свързани искания за промяна (RfC) или билети;

Дейностите по внедряването са ясно определени, като незавършените са планирани за приключване

До 1 юли 2023 г.

Приемане на дейностите по разработване

Натрупани незавършени дейности, планиране и всяка съответна документация или свързани RfC или билети;

Дейностите по разработване са ясно определени, като незавършените са планирани за приключване

До 1 юли 2023 г.

Приемане на дейностите по изпитването

Натрупани незавършени дейности, планиране и всяка съответна документация или свързани RfC или билети;

Дейностите по изпитването са ясно определени, като незавършените са планирани за приключване

До 1 юли 2023 г.

Приемане на дейностите по управлението на промените и версиите

Натрупани незавършени дейности, планиране и всички съответни RfC или документация;

Всички отворени RfC и планът за версия се приемат и интегрират в общия план на проекта

До 1 юли 2023 г.

Достъпност на инфраструктурата и управление на инфраструктурата

Всички инфраструктурни изисквания са получени и изпълнени. Всички установени активи на e-CODEX са налични и предоставени на eu-LISA.

Всички компоненти са достъпни за всички заинтересовани страни при необходимост.

По отношение на инфраструктурата за разработване, eu-LISA трябва да потвърди създаването и функционирането ѝ.

До 1 юли 2023 г.

Управление на сигурността

Всички изисквания и препоръки за сигурност са съобщени на и изпълнени от eu-LISA.

Трябва да бъде предоставена следната документация:

—	Политика за сигурност;

—	План за сигурност;

—	Мерки за сигурност при управлението на потребителите;

—	План за непрекъснатост на дейността.

eu-LISA следва да потвърди тяхното прилагане.

До 1 юли 2023 г.

Комуникационен план

Необходимо е да се създаде комуникационен план, за да се информират всички потребители и заинтересовани страни за предстоящата промяна в доставчиците на услуги и за новите комуникационни канали и процедури.

Уведомления, получени от eu-LISA, до всички потребители и заинтересовани страни преди края на периода на предаване/приемане, за да се информират за новите работни процедури: идентификационни данни, URL адреси, уебсайтове, инструмент за билети...

До 1 юли 2023 г.

Окончателно съгласуване на данните

Окончателно предоставяне на несъответствията в активите, предоставени на eu-LISA в началото на процеса на предаване/приемане.

1.	Проверяване на връзката с всички необходими компоненти според нуждите на потребителите и заинтересованите страни (достъпни сървъри);

2.	Импортиране на последната ситуация;

3.	Всички необходими актуализации са инсталирани на сървърите, когато е приложимо;

4.	Предоставяне на пароли от субекта, управляващ системата e-CODEX, на eu-LISA, когато е приложимо;

5.	Разликата между първоначалния пакет, предаден на eu-LISA в началото на процеса на предаване/приемане и в неговия край, се импортира в съответната инфраструктура.

На 1 юли 2023 г.

Между 1 юли и 31 декември 2023 г.

7. ПРАВА ВЪРХУ ИНТЕЛЕКТУАЛНА СОБСТВЕНОСТ ИЛИ ПРАВА НА ПОЛЗВАНЕ

Субектът, управляващ системата e-CODEX, трябва да прехвърли на eu-LISA правата върху интелектуалната собственост и правата на ползване, свързани със системата e-CODEX и с поддържащите софтуерни продукти, документация и други активи, изброени в приложението към Регламент (ЕС) 2022/850, до датата на съвместното искане от субекта, управляващ системата e-CODEX и eu-LISA до Комисията за обявяване на успешното приключване на процеса на предаване и приемане.

eu-LISA трябва да получи тези права безвъзмездно и без никакви ограничения, като става техен единствен собственик.

eu-LISA трябва да продължи да предоставя тези софтуерни компоненти и последващите им версии съгласно публичния лиценз на Европейския съюз (EUPL).

8. СРОК

Срок, който зависи от наличността на всеки субект (субекта, управляващ системата e-CODEX, и eu-LISA), ще бъде разгледан и потвърден на първата среща за обхвата.

Продължителност на специализираното обучение (ориентир):

	Компонент	Подкрепа при предаването	Времетраене (ориентир)	Последователност
Елементи за разработване и управление	Инструмент за управление на конфигурацията — CMT	Документация Специализирано обучение „CMT“	2 дни	4-то
	Централна платформа за изпитване — CTP	Документация Специализирано обучение „CTP“	2 дни	5-о
	Сървър за хранилища (понастоящем: Nexus)	Специализирано обучение „Разработване и инфраструктура“	2 дни	6-о
	Интеграционен сървър (понастоящем: Jenkins)
	Хранилище на изходния код (понастоящем: Gitblit)
Елементи за разработване и доставка	Архитектура на e-CODEX	Документация Специализирано обучение „Общ преглед на e-CODEX“	4 дни	1-во
	Пакет на конектора	Документация Специализирано обучение „Конектор“	20 дни	2-ро
	Схеми на случаи на употреба	Документация Специализирано обучение „Схеми“	10 дни	3-то

9. Структура НА ДОКЛАДА ЗА ПРЕДАВАНЕТО, КОЙТО ТРЯБВА ДА СЕ ПРЕДОСТАВИ ОТ СУБЕКТА, УПРАВЛЯВАЩ СИСТЕМАТА e-CODEX

Докладът за предаването ще бъде изготвен като обобщение на всички дейности, извършени в рамките на предаването:

а)	Списък на активите и артефактите, предоставени на eu-LISA в края на периода на предаване;

б)	описание и съдържание на всички семинари, организирани по време на предаването;

в)	списък на презентациите и свързаните с тях документи, представени по време на семинарите;

г)	списък на извлечените поуки;

д)	списък с отворени въпроси в края на предаването;

е)	приключване и готовност на eu-LISA.

10. СТРУКТУРА НА ДОКЛАДА ЗА ПРИЕМАНЕТО, КОЙТО ТРЯБВА ДА СЕ ПРЕДОСТАВИ ОТ eu-LISA

Основният продукт, изготвен от eu-LISA по време на тази фаза, е докладът за приемане. Този документ ще съдържа, наред с другото, информация за:

а)	Декларация за готовност за приемане на проекта;

б)	доказателство по отношение на всеки процес, че eu-LISA наистина е готова да приеме дейностите;

в)	в доклада се съдържа планът за изпитване, който е изпълнен, и резултатите от всяко изпитване. Обхватът на изпитването трябва да включва всички активи и дейности, извършени през този период, и да се основава на критериите за приключване, определени по-горе в настоящия документ.

Най-малко следните елементи следва да присъстват в документа на доклада за приемането:

а)	Мерки за сигурност;

б)

Прехвърляне и придобиване на знания:

i)	Прехвърляне на документация;

ii)	Прехвърляне на данни;

iii)	Прехвърляне на билети (затворени и отворени);

iv)	Технически срещи;

v)	Обучителни сесии;

vi)	Практическо занятие;

vii)	Сесии за наблюдение на работата;

viii)

Ако е приложимо, паралелни пробни сесии.

в)	Действаща процедура, когато е приложимо;

г)

Приключване на процеса на приемане и действия по прекъсването:

i)	свързаност на системата e-CODEX (всички необходими компоненти са достъпни);

ii)	Налични резервни копия на данни;

iii)	Всички необходими актуализации са инсталирани на сървърите;

iv)	Прехвърляне на идентификационните данни и паролите.

ДОПЪЛНЕНИЕ

СТРУКТУРА НА ОБЩИЯ ПРЕДАВАТЕЛЕН ДОКУМЕНТ

Дневник на промените в документа

Издание	Дата на издаване		Променени параграфи	Модификации

Съдържание

СПРАВОЧНИ И ПРИЛОЖИМИ ДОКУМЕНТИ

1.1.

Справочни документи

1.2.

Приложими документи

ТЕРМИНОЛОГИЯ

2.1.

Съкращения и акроними

ВЪВЕДЕНИЕ

3.1.

Цел на документа

3.2.

Целева аудитория

ДОПУСКАНИЯ И РИСКОВЕ

4.1.

Допускания и предпоставки

4.2.

Рискове

ПОДХОД НА ПРЕДАВАНЕ И ПРИЕМАНЕ

5.1.

Първоначална среща

5.2.

Срещи за синхронизиране

5.3.

План за предаване

5.4.

Първоначално предаване на активите

5.4.1.

Приложения

5.4.2.

Документация

5.4.3.

Процедури

5.4.4.

Натрупани незавършени дейности (RfC, билети, проблеми и т.н.)

ОКОНЧАТЕЛНО ПРЕДАВАНЕ НА АКТИВИТЕ

6.1.

Приложения

6.2.

Документация

6.3.

Процедури

6.4.

Натрупани незавършени дейности (RfC, билети, проблеми и т.н.)

ПРЕХВЪРЛЯНЕ НА ЗНАНИЯ

ДАННИ ЗА КОНТАКТ ЗА ПРЕДАВАНЕТО

ДАННИ ЗА КОНТАКТ ЗА ПРИЕМАНЕТО

10.

НЕОБХОДИМА ИНФРАСТРУКТУРА В EU-LISA

10.1.

Приложения

10.2.

Хардуерни/системни изисквания

10.3.

COTS (предлагани на пазара готови продукти)

11.

ИЗИСКВАНИЯ ЗА СИГУРНОСТ

12.

ГРАФИК НА СЕМИНАРИТЕ

12.1.

Общ семинар за всички услуги

12.2.

Семинари за бюрото за помощ и операциите

12.3.

Семинари за инсталирания и изпитвания

12.3.1.

Инсталирания

12.3.2.

Изпитване

12.3.3.

Семинари по други теми

12.3.4.

Въпроси и отговори и семинари за наблюдение на работата

13.

КРИТЕРИИ ЗА УСПЕШЕН ПРОЦЕС НА ПРЕДАВАНЕ И ЗА УСПЕШНО ПРИКЛЮЧВАНЕ НА ТОЗИ ПРОЦЕС

14.

ПЕРИОД НА НАБЛЮДЕНИЕ НА РАБОТАТА, ПРЕХВЪРЛЯНЕ НА ОТГОВОРНОСТ И ПЕРИОД НА ПОДПОМАГАНЕ

15.

ПЛАНИРАНЕ

15.1.

Планиране на високо ниво

15.2.

Подробно планиране

16.

ПЛАН ЗА ИЗПИТВАНЕ НА ПРИЕМАНЕТО

17.

МАТЕРИАЛИ ЗА ПРЕДАВАНЕ

18.

РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО ПРАВАТА ВЪРХУ ИНТЕЛЕКТУАЛНАТА СОБСТВЕНОСТ И ПРАВАТА НА ПОЛЗВАНЕ

Таблица с таблици (по избор)

Таблица 1: Справочни документи

Таблица 2: Приложими документи

Таблица 3: Съкращения и акроними

Забележка: Текстът, вмъкнат в следващите раздели на документа, е предоставен само като пример с цел пояснение. Субектът, управляващ системата e-CODEX, и екипите на eu-LISA могат да адаптират неговата структура съобразно с нуждите, за да извършват своите дейности, при условие че той съдържа подробна информация относно елементите, изброени в раздел 3 от приложението.

1. СПРАВОЧНИ И ПРИЛОЖИМИ ДОКУМЕНТИ

1.1. Справочни документи

Идентификатор	Наименование	Препратка	Версия

Таблица 1: Справочни документи

1.2. Приложими документи

Идентификатор	Наименование	Препратка	Версия

Таблица 2: Приложими документи

2. ТЕРМИНОЛОГИЯ

2.1. Съкращения и акроними

Съкращение или акроним	Значение

Таблица 3: Съкращения и акроними

3. ВЪВЕДЕНИЕ

3.1. Цел на документа

[Целта на настоящия документ е да се опише подходът, който ще бъде следван при процеса на предаване и приемане на системата e-CODEX. Предаването и приемането обхваща прехвърлянето на всички документи и пакети от приложения, както и прехвърлянето на знания от субекта, управляващ системата e-CODEX, към eu-LISA.]

3.2. Целева аудитория

[В този раздел трябва да се добави списък на целевата аудитория]

4. ДОПУСКАНИЯ И РИСКОВЕ

4.1. Допускания и предпоставки

[Допусканията и предпоставките, установени както от субекта, управляващ системата e-CODEX, така и от eu-LISA, трябва да бъдат ясно посочени и изброени в този раздел]

4.2. Рискове

[Субектът, управляващ системата e-CODEX, и eu-LISA ще предприемат всички необходими мерки процесът на предаване и приемане да бъде успешен и рисковете да бъдат смекчени. Всеки риск, който не може да бъде смекчен и засяга резултата от процеса на предаване и приемане, ще бъде съобщен на Комисията възможно най-рано.]

Риск	Субект на риска	Смекчаване

5. ПОДХОД НА ПРЕДАВАНЕ И ПРИЕМАНЕ

[Целта на предаването е:

—	Да се извърши физическо предаване на всички необходими материали (софтуерни пакети, документация, билети и др.);

—	Да се извърши прехвърляне на знания за приложенията чрез обучителни семинари и наблюдение на работата;

—	Да се извърши прехвърляне на оперативни знания чрез обучителни семинари и наблюдение на работата;

—	Да се прехвърли отговорността за всички услуги от субекта, управляващ системата e-CODEX, към eu-LISA;

По отношение на дейностите по приемане целта е да се извърши прехвърляне и придобиване на знания чрез:

—	Участие в сесии за прехвърляне на знания, подкрепа и обучение, провеждани от субекта, управляващ системата e-CODEX;

—	Анализ и оценка на статуса и използваемостта на приетата информация. Ако бъде счетено, че определена информация се нуждае от подобрения, това ще бъде съобщено на Комисията;

—	Организация, мониторинг и фина настройка на паралелното изпълнение (проба) на проекта, ако е приложимо;

—	Участие в ad hoc технически срещи със субекта, управляващ системата e-CODEX;

—	Подготовка, интегриране и качване на данните в инструментите на eu-LISA.]

5.1. Първоначална среща

[Всички дейности по предаване и приемане започват с първоначална среща на всички участващи страни. По време на тази среща се представят ролите и отговорностите и планирането на високо равнище.]

5.2. Срещи за синхронизиране

[Ще се провеждат редовни координационни срещи на ръководството (на всеки 2 седмици) с всички страни, за да се проследява състоянието на дейностите по предаване и приемане и да се даде възможност на субекта, управляващ системата e-CODEX, и eu-LISA да синхронизират своите дейности.]

5.3. План за предаване

[Всички дейности по предаване са описани настоящия план за предаване.]

5.4. Първоначално предаване на активите

[Първоначалното предаване на всички материали е планирано да се извърши в началото на процеса на предаване и приемане. Това ще включва най-малко: най-новата версия на пакетите с приложения (включително документация), актуализиран софтуер и списък с документация и извлечение от базата данни за билетите (или друг формат).]

5.4.1. Приложения

[Да се добави тук списък с активи, които трябва да бъдат доставени]

5.4.2. Документация

[Да се добави тук списък с активи, които трябва да бъдат доставени]

5.4.3. Процедури

[Да се добави тук списък с активи, които трябва да бъдат доставени]

5.4.4. Натрупани незавършени дейности (RfC, билети, проблеми и т.н.)

[Да се добави тук списък с активи, които трябва да бъдат доставени]

6. ОКОНЧАТЕЛНО ПРЕДАВАНЕ НА АКТИВИТЕ

[При предаването на отговорността, субектът, управляващ системата e-CODEX, ще предостави окончателна (актуална) версия на всеки актив, който е бил модифициран през периода на предаване и приемане, както и ново извлечение от базата данни за билетите (или друг формат).]

6.1. Приложения

[Да се добави тук списък с активи, които трябва да бъдат доставени]

6.2. Документация

[Да се добави тук списък с активи, които трябва да бъдат доставени]

6.3. Процедури

[Да се добави тук списък с активи, които трябва да бъдат доставени]

6.4. Натрупани незавършени дейности (RfC, билети, проблеми и т.н.)

[Да се добави тук списък с активи, които трябва да бъдат доставени]

7. ПРЕХВЪРЛЯНЕ НА ЗНАНИЯ

[Предаването на знанията на субекта, управляващ системата e-CODEX, се извършва по време на няколко семинара и сесия(и) за наблюдение на работата, които се провеждат по време на периода на предаване и приемане. Този подход и подкрепата по време на периода на подпомагане ще осигурят пълното предаване на знания за операциите.

Всички семинари ще се основават на специални презентации/документи, използвани от предишни обучения или специално разработени от субекта, управляващ системата e-CODEX. Презентациите се предоставят на eu-LISA една седмица преди всеки семинар.]

8. ДАННИ ЗА КОНТАКТ ЗА ПРЕДАВАНЕТО

[Да се добавят тук данни за контакт]

9. ДАННИ ЗА КОНТАКТ ЗА ПРИЕМАНЕТО

[Да се добавят тук данни за контакт]

10. НЕОБХОДИМА ИНФРАСТРУКТУРА В EU-LISA

10.1. Приложения

10.2. Хардуерни/системни изисквания

10.3. COTS (предлагани на пазара готови продукти)

11. ИЗИСКВАНИЯ ЗА СИГУРНОСТ

[В този раздел трябва да бъдат описани мерките, които eu-LISA следва да въведе, като обхване следните елементи:

—	Цялостно управление на сигурността на равнище проект;

—	Управление на сигурността на равнище система, обхващащо мерките за сигурност на равнището на цялата система e-CODEX и всички нейни компоненти, включително инфраструктурата,

—	Управление на сигурността на равнище приложение, обхващащо приложенията в обхвата на дейностите на eu-LISA;

—	Управление на сигурността на равнище мрежа;

—	Процеси и процедури за управление на потребителите с цел управление, актуализиране и поддържане на списък с разрешени потребители, потребителски идентификационни данни, права на достъп и разрешения.

Освен това и при поискване eu-LISA следва да може да предостави следните документи:

—	Политика за сигурност;

—	План за сигурност;

—	Мерки за сигурност при управлението на потребителите;

—	План за непрекъснатост на дейността, включително изисквания за план за възстановяване при бедствия (DRP).]

12. ГРАФИК НА СЕМИНАРИТЕ

12.1. Общ семинар за всички услуги

[Дата	Добавяне на дата
Времетраене	Добавяне на времетраене
Местоположение	Добавяне на местоположение
Аудитория	Всички
Обхват	Въведение и преглед на функциите на всички приложения и услуги на e-CODEX.]

12.2. Семинари за бюрото за помощ и операциите

[Дата	Добавяне на дата
Времетраене	Добавяне на времетраене
Местоположение	Добавяне на местоположение
Аудитория	Екип на бюрото за помощ
Обхват	Подкрепа, обработка на инциденти, докладване, известия, управление на сигурността...]

12.3. Семинари за инсталирания и изпитвания

12.3.1. Инсталирания

[Дата	Добавяне на дата
Времетраене	Добавяне на времетраене
Местоположение	Добавяне на местоположение
Аудитория	Технически екип
Обхват	инсталирания на версии и корекции]

12.3.2. Изпитване

[Дата	Добавяне на дата
Времетраене	Добавяне на времетраене
Местоположение	Добавяне на местоположение
Аудитория	Изпитващ екип
Обхват	изпитване на всички приложения]

12.3.3. Семинари по други теми

[Дата	Добавяне на дата
Времетраене	Добавяне на времетраене
Местоположение	Добавяне на местоположение
Аудитория	Ad-Hoc
Обхват	Всички останали елементи]

12.3.4. Въпроси и отговори и семинари за наблюдение на работата

[Дата	Добавяне на дата
Времетраене	Добавяне на времетраене
Местоположение	Добавяне на местоположение
Аудитория	Ad-Hoc
Обхват	В зависимост от темата в обхвата]

13. КРИТЕРИИ ЗА УСПЕШЕН ПРОЦЕС НА ПРЕДАВАНЕ И ЗА УСПЕШНО ПРИКЛЮЧВАНЕ НА ТОЗИ ПРОЦЕС

[Да бъдат изброени в съответствие с посоченото в глави 5 и 6 от приложението и в акта за изпълнение, посочен в член 6, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) 2022/850 (2).]

14. ПЕРИОД НА НАБЛЮДЕНИЕ НА РАБОТАТА, ПРЕХВЪРЛЯНЕ НА ОТГОВОРНОСТ И ПЕРИОД НА ПОДПОМАГАНЕ

15. ПЛАНИРАНЕ

15.1. Планиране на високо ниво

[Може да бъде диаграма с важни етапи]

15.2. Подробно планиране

[Под формата на файл във формат mpp]

16. ПЛАН ЗА ИЗПИТВАНЕ НА ПРИЕМАНЕТО

[Обхватът на процеса на изпитване на приемането се състои от изпълнението на случаи за изпитване, подготвени с цел да се докаже, че са придобити работни знания и е налице готовност за дейностите, които се предвижда да бъдат приети.

Всеки случай за изпитване ще бъде отнесен към конкретен екип(и), членовете на всеки екип ще трябва да си сътрудничат при извършването на конкретни стъпки. Задачата на изпълнителя на изпитването е да извърши изпълнението на случаите за изпитване, както е определено в този план за изпитване, да тълкува и да документира резултата за всеки случай за изпитване.

Критериите за приемане са определени в приложението.

Случаите за изпитване следва да обхващат всички елементи, изброени в подхода за предаване и приемане.

По време на процеса на предаване и приемане планът за изпитване може да бъде съответно подобрен и да се добавят подробни случаи за изпитване, в случай че възникне необходимост.

В доклада за изпитване се посочва резултатът от всяко изпитване.]

17. МАТЕРИАЛИ ЗА ПРЕДАВАНЕ

[Подробен списък на материалите, установени в обхвата на предаването и приемането, които ще бъдат предоставени на eu-LISA.]

18. РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО ПРАВАТА ВЪРХУ ИНТЕЛЕКТУАЛНАТА СОБСТВЕНОСТ И ПРАВАТА НА ПОЛЗВАНЕ

[Изчерпателна декларация от субекта, управляващ системата e-CODEX, относно интелектуалната собственост и правата на ползване по отношение на всички компоненти на системата e-CODEX и поддържащите софтуерни продукти, документация и други активи, изброени в приложението към Регламент (ЕС) 2022/850.

Декларация от субекта, управляващ системата e-CODEX, че той и неговите членове са в правно положение да прехвърлят на eu-LISA всички права върху интелектуалната собственост и правата на ползване, посочени по-горе, по начин, даващ възможност на eu-LISA да изпълнява своите отговорности в съответствие с член 7 от Регламент (ЕС) 2022/850.]

(1) Регламент (ЕС) 2022/850 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2022 г. относно компютризирана система за трансграничен електронен обмен на данни в областта на съдебното сътрудничество по гражданскоправни и наказателноправни въпроси (система e-CODEX) и за изменение на Регламент (ЕС) 2018/1726 (ОВ L 150, 1.6.2022 г., стр. 1).

(2) Регламент (ЕС) 2022/850 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2022 г. относно компютризирана система за трансграничен електронен обмен на данни в областта на съдебното сътрудничество по гражданскоправни и наказателноправни въпроси (система e-CODEX) и за изменение на Регламент (ЕС) 2018/1726 (ОВ L 150, 1.6.2022 г., стр. 1).