Приложение

Допълнителни технически спецификации за временния документ за пътуване на ЕС

Част I

Предпоставки, инструкции и стандарти за производство (1)

СЪДЪРЖАНИЕ

ИНСТРУКЦИИ ОТНОСНО ПРОИЗВОДИТЕЛИТЕ

ФИЗИЧЕСКА СИГУРНОСТ

3.1

ПРОИЗВОДСТВЕНИ СГРАДИ

3.2

ПЕРСОНАЛ ПО СИГУРНОСТТА

3.3

ЗАЛА ЗА КОНТРОЛ НА СИГУРНОСТТА

3.4

ДОСТЪП НА ПОСЕТИТЕЛИ ИЛИ НА ТРЕТИ ЛИЦА

3.5

ДОСТЪП НА ПЕРСОНАЛА

3.6

КОНТРОЛ НА ПРОИЗВОДСТВЕНАТА ЗОНА

3.7

ОБРАБОТВАНЕ НА ВХОДЯЩИ И ИЗХОДЯЩИ МАТЕРИАЛИ

3.8

АСПЕКТИ НА ДОСТАВКАТА

СИГУРНОСТ НА ПРОИЗВОДСТВЕНИТЕ МЕТОДИ И МАТЕРИАЛИ

4.1

ПЛАКИ

4.2

ХАРТИЯ

4.3

ДИФРАКЦИОНЕН ОПТИЧЕСКИ ВАРИРАЩ ОБРАЗЕН ЕЛЕМЕНТ

4.4

ЗАЩИТНИ МАСТИЛА

4.5

СЪХРАНЕНИЕ

КОНТРОЛ НА КАЧЕСТВОТО

ПРЕПРАТКИ

1. СЪДЪРЖАНИЕ

В настоящата част от приложението се определят правилата за производството на временните документи за пътуване на ЕС (ВДП на ЕС).

Тази част от приложението може да се предоставя на потенциални печатници за защитен печат, например като част от тръжна процедура.

2. ИНСТРУКЦИИ ОТНОСНО ПРОИЗВОДИТЕЛИТЕ

ВДП на ЕС се произвежда единствено от публични или частни печатници или институции за защитен печат, които са получили поръчка от държавите членки и могат да произвеждат документи с висока степен на защита.

Тези дружества или институции трябва да бъдат в състояние да докажат своята способност да извършват такова производство. Седалището на производителя трябва да се намира в Съюза и производството на ВДП на ЕС също трябва да се извършва в Съюза.

Производството на ВДП на ЕС не трябва да се възлага на външен изпълнител (като това не се отнася за суровините и компонентите, като например влакна и хартия със защита), освен ако държавата членка, възлагаща договора за производство на ВДП на ЕС, не разреши това и Комисията не е уведомена за такъв договор. Дружества — трети страни, които поемат част от производството на ВДП на ЕС, трябва също да спазват стандартите за сигурност и практиките, посочени в настоящия документ.

Производителят трябва да бъде сертифициран в съответствие със стандарт ISO 9001 „Система за управление на качеството“ и стандарт ISO/IEC 27001 „Системи за управление на сигурността на информацията“.

Освен това производителят трябва да притежава валиден сертификат по ISO 14298 за управление на процеси за защитен печат (бившия CWA 14641) с минимално ниво „Правителствено“ или равностойно в съответствие с националните разпоредби.

Производителите трябва да предоставят подробна информация от сертификатите от одити на сигурността при поискване от държавата членка.

Държавите членки трябва да гарантират, че производителите спазват тези правила, и да уведомят Комисията за дружеството, което е било избрано да извършва производството.

Производителят трябва да докладва за всяко нарушение на сигурността във връзка с ВДП на ЕС, основните материали или физическата сигурност на съоръженията по време на производството на държавата членка, която от своя страна трябва своевременно да информира Комисията.

3. ФИЗИЧЕСКА СИГУРНОСТ

Посочените в настоящия раздел изисквания са в допълнение към ISO 14298 и са задължителни, когато се произвеждат ВДП на ЕС. Те се прилагат и към материалите, полуготовите продукти и съхранението на ВДП на ЕС.

Физическата сигурност на производствените помещения и сгради трябва да се поддържа в съответствие с ISO 14298 и изискванията за сертифициране на Intergraf (особено рискова категория E „Риск от физическо проникване и свързан с достъпа риск“) или в съответствие с равностойните национални разпоредби.

Всички лица (служители, персонал по сигурността, посетители, трети лица и т.н.), които се намират в помещенията или в производствените сгради на производителя, трябва да бъдат контролирани в съответствие с ISO 14298 или изискванията за сертифициране на Intergraf или в съответствие с равностойните национални разпоредби.

3.1 ПРОИЗВОДСТВЕНИ СГРАДИ

Всички сгради, в които се съхраняват и обработват суровините, полуготовите и готовите продукти, трябва да бъдат сертифицирани най-малко с ниво „Правителствено“ в съответствие с ISO 14298 или в съответствие с равностойните национални разпоредби.

3.2 ПЕРСОНАЛ ПО СИГУРНОСТТА

Производителят трябва да използва специално и отделно звено или реномирано и сертифицирано охранително дружество и добре обучен персонал по сигурността, които да отговарят за сигурността на помещенията и производствените зони. Препоръчително е външното охранително дружество да бъде сертифицирано по отношение на аспектите за качество (напр. ISO 9001, DIN 77200).

3.3 ЗАЛА ЗА КОНТРОЛ НА СИГУРНОСТТА

Производителят трябва да разполага със зала за контрол на сигурността в производствените помещения. Мерките за физическа сигурност трябва да отговарят на изискванията на EN 50518 (не се изисква сертифициране) или на националните разпоредби/стандарти. Чрез дерогация от предходното изречение са възможни отклонения от EN 50518, при условие че те се основават на оценка на риска. Вратата за достъп до залата за контрол на сигурността трябва да бъде оборудвана на входа и на изхода с четец за карти или система за биометричен контрол на достъпа, които регистрират всички влизания и излизания и са оборудвани с функция, непозволяваща връщане назад.

Препоръчително е по всяко време да присъстват най-малко двама оператори (охранители). Препоръчително е тези оператори (охранители) да бъдат служители на производителя.

3.4 ДОСТЪП НА ПОСЕТИТЕЛИ ИЛИ НА ТРЕТИ ЛИЦА

Достъпът на всяко трето лице или посетител до производствените зони трябва да бъде строго контролиран с оглед на ISO 14298. Такива лица трябва да бъдат придружавани през цялото време и винаги да носят на видно място личната си служебна карта.

3.5 ДОСТЪП НА ПЕРСОНАЛА

Достъпът до производствените зони трябва да бъде ограничен само до оправомощени служители чрез система за контрол на достъпа, действаща на строго лична основа. Трябва да бъде въведена процедура за контрол на достъпа. Препоръчително е достъп да се дава само въз основа на принципа „необходимост да се знае“.

3.6 КОНТРОЛ НА ПРОИЗВОДСТВЕНАТА ЗОНА

Производствените зони трябва да бъдат контролирани по всяко време. Когато производствените зони не се използват, те трябва да бъдат физически заключени и наблюдавани.

Ако е необходимо осигуряването на достъп до такива производствени зони в непроизводствено време, отделът по сигурността трябва да бъде информиран и да присъства по време на такъв достъп. В такива случаи влизането в производствените зони не трябва да бъде възможно, без отделът по сигурността да присъства физически (ключовете за достъп трябва да се съхраняват у различни лица).

3.7 ОБРАБОТВАНЕ НА ВХОДЯЩИ И ИЗХОДЯЩИ МАТЕРИАЛИ

Производителят трябва да разполага със специални зони за изпращане и доставка, в които да се извършва обработването на входящите и изходящите материали и продукти. Всички врати за изпращане и доставка, включително вратата на оградата по външния периметър, междинната врата и вътрешната врата за изпращане и доставка, трябва да функционират електронно и взаимозаключващо се, което означава, че когато една от вратите е отворена, другите врати са електронно защитени.

Трябва да има въведени процедури за проверка на посетителите и шофьорите на транспортните средства за такива материали. Трябва да се води дневник на всяка доставка на материали.

3.8 АСПЕКТИ НА ДОСТАВКАТА

Доставката на ВДП на ЕС трябва да бъде уредена от държавата членка, възлагаща договора, заедно с производителя. Тъй като готовите и все още неперсонализирани ВДП на ЕС се смятат за артикули с висок риск за сигурността, транспортът им трябва да бъде възможно най-сигурен.

Трябва да бъде извършена обща оценка на риска, която да бъде документирана за всеки вид транспорт, и трябва да бъдат приложени всички допълнителни мерки за сигурност, които бъдат сметнати за необходими (напр. бронирано превозно средство, придружаващо превозно средство). Тези оценки трябва да се преразглеждат всеки път когато настъпи промяна в релевантните обстоятелства.

Всички дейности по товаренето и разтоварването, включително доставката на получаващата страна, трябва да се следят чрез двоен контрол, т.е. с участието на две или повече лица.

Серийните номера на транспортираните ВДП на ЕС трябва да бъдат посочени в транспортните документи.

Препоръчително е статусът и позицията на превозните средства, транспортиращи продуктите на защитен печат, да бъдат проверявани на редовни интервали по време на транспортирането. Трябва да има най-малко две независими системи, които осигуряват ефективна комуникация с външните партньори в случай на прекъсване на транспорта.

Всяка нередност (напр. неспазване от страна на някой от участниците на тези минимални изисквания по отношение на транспорта, нападение по време на транспорта или загуба поради каквато и да било причина по време на транспорта) трябва незабавно да бъде докладвана на дружеството производител.

От кабината на шофьора не трябва да има достъп до защитените продукти, а помещението, в което се транспортират артикулите, трябва да бъде направено от метал и изцяло затворено (не се допускат превозни средства с платнище), с достъп за товарене и разтоварване през заключена врата. Ключовете за ключалките не трябва да се носят в превозното средство.

4. СИГУРНОСТ НА ПРОИЗВОДСТВЕНИТЕ МЕТОДИ И МАТЕРИАЛИ

В настоящия раздел се съдържа необходимата от гледна точка на сигурността информация относно елементите, използвани за производството на ВДП на ЕС. Производителят трябва да поддържа цялостна и пълна одитна пътека — от пристигането на входящите материали за сигурност до доставката на ВДП на ЕС, както и на унищожаването на нежелани, бракувани или полуготови материали.

Освен това изборът на доставчиците на суровини се прави от производителя, който носи отговорността за тях, и ако е необходимо, тези доставчици трябва също да бъдат одобрени от съответната държава членка. Препоръчително е доставчиците на суровини за сигурност да са сертифицирани в същата степен, както производителите — особено с оглед на ISO 14298. Ако даден доставчик се смята от производителя за реномиран и надежден (като е бил надлежно проверен от него), но не е сертифициран, то съответната държавата членка, възлагаща договора, трябва да даде одобрението си, а Комисията трябва да бъде надлежно уведомена от държавата членка.

4.1 ПЛАКИ

Препоръчително е всички печатарски плаки за ВДП на ЕС да се произвеждат в помещенията на оправомощения производител, където се извърша производството на ВДП на ЕС. Когато печатарските плаки повече не са необходими (напр. поради износване и счупване, дефекти и др.), те трябва да се направят неизползваеми и да бъдат унищожени по подходящ начин, като се спазват изискванията за сигурност.

Всички плаки, които може да са необходими за допълнителни производствени партиди, трябва да се съхраняват в защитена зона в помещенията на дружеството.

Ако производителят не може да произвежда печатарските плаки в собствените си помещения, необходимите печатарски плаки могат да бъдат поръчани само от реномиран производител на плаки, например който преди е произвеждал плаки за визовия стикер на ЕС. Такъв производител на плаки обаче трябва да бъде сертифициран в съответствие с ISO 14298. Такива плаки могат да се доставят на оправомощени производители само след получаването на разрешение от държавата членка. Комисията също трябва да бъде уведомена за такова разрешение.

4.2 ХАРТИЯ

Хартията, произведена за ВДП на ЕС, трябва да бъде строго контролирана. Това се отнася както за производството на хартията, така и за необходимите допълнителни стъпки (добавяне на самозалепващ се гръб). Всички ролки и листове трябва да бъдат подложени на одит за сигурност, за да се гарантира отчетността във веригата за доставки.

Всяка хартия, която се доставя на производител на ВДП на ЕС, трябва да бъде отчетена преди доставката. Листовете, доставени на производителя и използвани по време на производството, трябва да се проверяват и отчитат.

За доставката на хартията на производителите трябва да се използва сигурен транспорт. Трябва да бъде извършена обща оценка на риска, която да бъде документирана за транспорта, и трябва да бъдат приложени всички допълнителни мерки за сигурност, които бъдат сметнати за необходими (напр. бронирано превозно средство, придружаващо превозно средство). Тези оценки трябва да се преразглеждат всеки път когато настъпи промяна в релевантните обстоятелства.

4.3 ДИФРАКЦИОНЕН ОПТИЧЕСКИ ВАРИРАЩ ОБРАЗЕН ЕЛЕМЕНТ

Производството и използването на дифракционен оптически вариращ образен елемент (ДОВОЕ) за ВДП на ЕС трябва да се контролират и отчитат. Това включва не само готовите лепенки с ДОВОЕ, но също така полуготовите продукти и бракуваните или отпадъчните продукти.

Доставката на лепенките с ДОВОЕ на оправомощените производители трябва да става чрез използването на сигурен транспорт. Броят на ДОВОЕ, които се доставят, трябва да се записва.

Лепенките с ДОВОЕ, които се използват в помещенията на производителите, трябва също да се контролират и отчитат. Всички отпадъчни материали трябва да се съхраняват по сигурен начин и могат да бъдат унищожени, като се спазват изискванията за сигурност, на по-късна дата, ако е необходимо. Лепенките трябва да се отчитат, така че при поискване да може да се предостави цялостна одитна пътека.

Комисията или държава членка може да поръчва ДОВОЕ ежегодно, под формата на групирана поръчка, за да се намали цената за отделните държави членки. Държавите членки отговарят за договорните и финансовите условия съгласно групираната поръчка. Единствено уведомените производители могат да участват в групираната поръчка за ДОВОЕ.

4.4 ЗАЩИТНИ МАСТИЛА

За производството на ВДП на ЕС се използват защитни мастила, като използването им е ограничено. Мастилата могат да бъдат поръчани от реномирани доставчици или от други производители на ВДП на ЕС, или произведени в помещенията на производителите. Производител може да достави такива мастила на друг оторизиран производител само след като получи доказателство, че този оторизиран производител има разрешение да произвежда ВДП на ЕС.

Защитните мастила трябва да се съхраняват в защитена зона. За да се следят защитните мастила, използвани в производствения процес, е необходима одитна процедура.

4.5 СЪХРАНЕНИЕ

Материалите, използвани в производството на ВДП на ЕС, могат да се категоризират по следния начин:

—	основни материали (напр. мастила, хартия със защита),

—	основни средства (напр. печатарски плаки),

—	полуготови продукти (полуготови формуляри и/или стикери, които не са преминали през всички производствени етапи),

—	готов ВДП на ЕС — формуляр и стикер.

Съхранението и боравенето с продукта изисква осигуряване на подходяща защита, отчетност и контрол на всеки етап. Препоръчително е зоните за съхранение да отговарят на изискванията за блиндирани помещения (вж. ISO 14298).

5. КОНТРОЛ НА КАЧЕСТВОТО

Всеки производител на ВДП на ЕС може да посочи, след консултация с държавата членка, която разрешава производството, какъв контрол на качеството се препоръчва да се извършва на всеки етап от производството. Този контрол на качеството трябва да гарантира, че произведените ВДП на ЕС съответстват на техническите спецификации, определени в Директива (ЕС) 2019/997 на Съвета и актовете за изпълнение, приети въз основа на нея, така че качеството на ВДП на ЕС да варира във възможно най-малка степен между различните производствени партиди.

В случай че са произведени и пуснати в обращение ВДП на ЕС, които не отговарят на техническите спецификации, съответната държава членка трябва незабавно да уведоми другите държави членки, както и Комисията.

6. ПРЕПРАТКИ

ISO 14298	Управление на процеси за защитен печат (бивш CWA 14641)
EN 50518	Център за наблюдение и получаване на сигнали
ISO 9001	Системи за управление на качеството
ISO/IEC 27001	Системи за управление на сигурността на информацията

(1) SECRET UE/EU SECRET non classifiée en l’absence de la partie II de l’annexe/when detached from Part II of the Annex – non-classified.