1.   С настоящото решение се определят правилата, които следва да се спазват във връзка с подаването, обработването и последващите действия по жалби, подадени до контрольора съгласно член 9б от Регламента за OLAF.

2.   Контрольорът разглежда жалбите независимо, включително от OLAF и Надзорния съвет, без да се намесва в провеждането на текущи разследвания на OLAF.

3.   Контрольорът е обвързан от общите принципи на правото на ЕС, включително принципите на справедливост и добра администрация.

4.   Секретариатът на Надзорния съвет (по-нататък „секретариатът“) предоставя на контрольора цялата необходима административна и правна подкрепа за целите на механизма за жалби. По-специално секретариатът изпълнява административните задачи, свързани с процеса на разглеждане на жалби, като например регистриране на жалбите и свързаните с тях документи, административна кореспонденция и обмен на документи със страните.

1.   Жалбите се подават в писмен вид по електронен път или по пощата. На жалбоподателите настоятелно се препоръчва да използват формуляра за жалби, който е на разположение на уебсайта на контрольора. Жалбоподателите имат право да бъдат представлявани и/или подпомагани от лице по техен избор.

2.   Жалбоподателят може да използва всеки от официалните езици на ЕС. Контрольорът общува с жалбоподателя на този език. Когато е необходимо, за да се ускори процедурата, в очакване на превода на необходимите документи на езика, на който е подадена жалбата, контрольорът може да се договори с жалбоподателя за размяна на кореспонденция на друг език на ЕС.

3.   В жалбата ясно се посочва i) самоличността на жалбоподателя, ii) предметът на жалбата и, ако е възможно, iii) референтният номер на случая на разследването на OLAF, което е предмет на жалбата. По-специално жалбата включва: i) ясно и кратко описание на съответните факти и ii) ясно и кратко описание на предполагаемото нарушение или нарушения на процесуалните гаранции и/или правилата, приложими за разследванията на OLAF. Горепосочената информация е достатъчна, за да позволи на контрольора да определи обхвата на жалбата. Ако е необходимо, жалбоподателят може да приложи съответните подкрепящи документи към жалбата.

4.   Жалбите, подадени до контрольора, не засягат сроковете за съдебно производство. Те също така нямат суспензивно действие върху провеждането на разследването, което е предмет на жалбата.

1.   Жалбите се регистрират най-късно на следващия работен ден от датата на получаване на жалбата и получават уникален номер.

2.   След регистриране на жалбата контрольорът изпраща на жалбоподателя потвърждение за получаване и едновременно с това препраща жалбата до генералния директор на OLAF.

1.   В срок от 10 работни дни от датата на получаване контрольорът определя дали жалбата е допустима.

2.   Контрольорът отхвърля жалбата като недопустима, ако:

3.   Контрольорът обявява за недопустима и всяка жалба, която повдига въпроси от компетентността на Европейския надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД), т.е. жалби, свързани с прилагането на Регламент (ЕС) 2018/1725 (6) и зачитането на основното право на защита на личните данни.

4.   Контрольорът също така проверява в същия срок дали жалбата е явно неоснователна, повтаряща се или представлява злоупотреба.

5.   Ако контрольорът счете жалбата за недопустима, явно неоснователна, повтаряща се или представляваща злоупотреба, контрольорът закрива преписката и незабавно уведомява както жалбоподателя, така и генералния директор на OLAF за причините за това.

1.   Контрольорът не приключва оценката на жалбата, преди да изслуша жалбоподателя и OLAF. На двете страни се дава възможност да изложат доводите си и да представят всякакви подкрепящи документи. Те също така се информират за представените от другата страна становища и документи и им се дава възможност да ги коментират в рамките на срока, определен от контрольора.

2.   При надлежно обосновани обстоятелства контрольорът може да реши да не съобщава на дадена страна информация или материали, които са от значение за оценката на жалбата, ако другата страна е поискала поверително третиране. При вземането на решение по въпроса контрольорът претегля, наред с другото, необходимостта от защита на поверителността и ефикасността на разследването на OLAF спрямо спазването на принципа на състезателното производство. Жалбоподателят не получава документи от преписката по случая на OLAF, до които жалбоподателят няма право на достъп съгласно други правни разпоредби или до които OLAF вече е отказала достъп.

1.   OLAF гарантира, че контрольорът разполага със своевременен и подходящ достъп до свързаните със случая документи, необходими за оценката на жалбата.

2.   Контрольорът приканва OLAF да представи становището си по жалбата или по конкретни аспекти от нея в рамките на определен срок, който обикновено е не повече от 10 работни дни. OLAF може да поиска удължаване на този срок. Контрольорът може да поиска от OLAF да предостави допълнителна информация и/или достъп до (част от) преписката по делото. Контрольорът може също така да поиска от OLAF да предостави превод на своите коментари на езика на жалбата.

3.   Контрольорът приканва жалбоподателя да коментира становищата на OLAF в срок от 5 работни дни. Жалбоподателят може да поиска удължаване на този срок. Контрольорът може също така да поиска от жалбоподателя да предостави допълнителна информация или документи или да изясни информация или документи, които вече са били предоставени на контрольора.

4.   Като се има предвид евентуалният принос на свидетелите за изясняването на съответните факти, контрольорът може да поиска от тях да предоставят информация, ако този начин на действие не засяга поверителността и ефективността на текущото разследване на OLAF и правата на засегнатите лица. Контрольорът предава на жалбоподателя и на OLAF копие от свидетелските показания, свързани с жалбата.

5.   Контрольорът може да поиска информацията, описана в параграфи 2—4, писмено или чрез устни изслушвания.

1.   Контрольорът може да организира и провежда изслушвания. Целта на изслушванията е i) да се получи информация, свързана с жалбата, и/или ii) да се потърси бързо решение по жалбата. Контрольорът не може да провежда изслушвания без присъствието както на OLAF, така и на жалбоподателя. Контрольорът обаче изслушва свидетели при закрити врата без присъствието нито на OLAF, нито на жалбоподателя.

2.   Изслушванията могат да се провеждат в помещенията на контрольора или виртуално чрез видеоконферентна връзка. Те не са публични.

3.   Контрольорът определя датата, продължителността и условията на изслушването. Контрольорът кани участниците своевременно и посочва основните точки за изслушването. Жалбоподателят може да бъде представляван и/или подпомаган от своя законен представител. Контрольорът се подпомага от ръководителя на секретариата и неговия персонал, които присъстват на изслушването.

4.   Контрольорът изготвя протокол или резюме от изслушването и го предоставя както на жалбоподателя, така и на OLAF. Те могат да представят своите коментари в срок от два работни дни. Протоколът се включва в преписката по жалбата.

1.   Ако контрольорът установи, че OLAF не е спазила правилата, посочени в член 9б, параграф 1 от Регламента за OLAF, той приканва OLAF да предприеме действия за намиране на решение по жалбата. Контрольорът може да предложи конкретни действия, които да бъдат предприети.

2.   OLAF информира контрольора за всяко действие, което е предприето или предстои да бъде предприето в това отношение в срок от 15 работни дни.

3.   Контрольорът предоставя на жалбоподателя копие от отговора на OLAF с искане за представяне на коментари в срок от 5 работни дни.

4.   Ако контрольорът прецени, че решението, предоставено от OLAF, е задоволително, контрольорът приключва случая и информира OLAF и жалбоподателя за това.

1.   Ако контрольорът не намери за задоволително решението, предоставено от OLAF, и счита, че по жалбата може да се намери решение, той издава препоръка относно начина за постигане на такова решение по жалбата в сроковете, определени в член 9б, параграф 5 от Регламента за OLAF.

2.   Ако контрольорът не издаде препоръка или решение за приключване в сроковете, определени в член 9б, параграф 5 от Регламента за OLAF, се счита, че контрольорът е отхвърлил жалбата без препоръка.

3.   Преди да издаде препоръка, контрольорът се консултира с Надзорния съвет за становище. За тази цел контрольорът ще изготви доклад, съдържащ цялата необходима информация, за да може Надзорният съвет да излезе със становище. Докладът не съдържа, доколкото е възможно, лични данни или друга информация, която би могла да доведе до установяване на самоличността на жалбоподателя или да застраши поверителността на разследванията на OLAF. Надзорният съвет отговаря в срока, определен от контрольора, който не може да бъде по-кратък от 5 работни дни.

4.   Контрольорът препоръчва на OLAF в определен срок да предприеме конкретни действия за намиране на решение по жалбата, включително, но не само, да измени или отмени своите препоръки или доклади, да повтори разследващи дейности или да въведе подобрения в своите процедури във връзка с въпросите, предмет на жалбата. Контрольорът информира жалбоподателя за отправената препоръка.

1.   Генералният директор на OLAF информира контрольора за предприетите действия за изпълнение на препоръката в рамките на определения в нея срок. В надлежно обосновани случаи генералният директор на OLAF може да поиска удължаване на срока. Контрольорът приключва случая и информира OLAF и жалбоподателя за това.

2.   Ако генералният директор на OLAF реши да не се съобрази с препоръката, той информира контрольора и посочва основните причини за своето решение. Генералният директор също така информира жалбоподателя, доколкото това съобщаване няма да засегне текущото разследване. Жалбоподателят може да представи коментари в срок от 5 работни дни. След като анализира решението на генералния директор и евентуалните коментари, представени от жалбоподателя, контрольорът приключва случая, като излага окончателните констатации.

3.   Генералният директор на OLAF може да реши да се отклони от препоръката, ако междувременно узнае за обстоятелства, свързани с:

1.   Контрольорът е обвързан от задължението за опазване на професионалната тайна при изпълнението на своите функции и гарантира, че информацията и документите, предоставени от OLAF, се третират поверително. Контрольорът гарантира поверителността на разследванията дори след тяхното приключване.

2.   Контрольорът осигурява прилагането на Регламент (ЕС) 2018/1725. Във връзка с това контрольорът се подпомага от секретариата на Надзорния съвет, представляван от ръководителя на секретариата, който действа като „администратор на данни“ за целите на Регламент (ЕС) 2018/1725. Контрольорът също така си сътрудничи с длъжностното лице по защита на данните на OLAF.

1.   Бидейки независим от Надзорния съвет, контрольорът установява работни отношения с него, основани на взаимно доверие и добро сътрудничество.

2.   Контрольорът се консултира с Надзорния съвет, преди да издаде препоръка в съответствие с член 12, параграф 3 от настоящите правила.

3.   Без да се засяга задължението за гарантиране на поверителността на разследванията на OLAF, дори след тяхното приключване, контрольорът информира Надзорния съвет: