(1)

Съгласно член 35, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) 2018/848 сертификатът, който компетентните органи или, когато е уместно, контролните или надзорните органи предоставят на операторите или групите от оператори, се издава в електронен вид, когато това е възможно. С разработването и пълното внедряване на TRACES — електронната експертна система за контрол на търговията, посочена в член 2, точка 36 от Регламент за изпълнение (ЕС) 2019/1715 на Комисията (2), от 1 януари 2023 г. издаването на сертификати в електронен вид ще стане възможно за всички компетентни органи, както и за всички контролни и надзорни органи в Съюза. Поради това е необходимо да се предвиди че от 1 януари 2023 г. сертификатът, посочен в член 35 от Регламент (ЕС) 2018/848, трябва да се издава в електронен вид, посредством TRACES.

(2)

Съгласно Регламент (ЕС) 2018/848 от операторите и групите от оператори се изисква да водят документация за доказване на съответствието с посочения регламент. В член 9, параграф 10, буква в) и в член 34, параграф 5 от Регламент (ЕС) 2018/848, както и в приложения II и III към същия регламент са определени някои минимални изисквания и подробни правила за воденето на документацията.

(3)

В съответствие с общите правила за производство в Регламент (ЕС) 2018/848, на всеки етап на производството, обработката и разпространението се предприемат по целесъобразност превантивни и предпазни мерки. По тази причина съответният официален контрол включва по-специално проверка на прилагането от операторите и от групите от оператори на такива превантивни и предпазни мерки. Въпреки че прилагането на някои от тези мерки може да бъде проверено посредством физически инспекции на място, за доказване прилагането на други мерки е необходима документация. Поради това операторите и групите от оператори следва да водят такава документация, за да могат при необходимост да предоставят доказателства. Например като доказателство, че са взети мерки с цел да бъде избегнато замърсяването с непозволени продукти и вещества и смесването с небиологични продукти може да послужи съхраняването на свидетелства за извършено почистване на помещенията, оборудването и превозните средства, или за проведено обучение.

(4)

Документалната отчетност е също така от значение за целите на проследимостта и материалния баланс, а следователно и за оценяването на съответствието с Регламент (ЕС) 2018/848. Проверките на проследимостта и на материалния баланс съгласно Делегиран регламент (ЕС) 2021/771 на Комисията (3) обхващат конкретна информация, която трябва да бъде подкрепена с подходящи документи. Операторите и групите от оператори следва да съхраняват тези документи, за да могат да предоставят доказателства за съответствието на дейностите си.

(5)

Съгласно член 38, параграф 2 от Регламент (ЕС) 2018/848 официалният контрол се извършва по-конкретно въз основа на вероятността за несъответствие. За тази цел компетентните органи или, когато е уместно, контролните или надзорните органи се нуждаят от съответна информация. Поради това съгласно член 39, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) 2018/848 от операторите и от групите от оператори се изисква да изготвят всички декларации и други съобщения, необходими за официалния контрол. Освен това съгласно член 39, параграф 1, буква г), подточка i) от същия регламент се изисква, наред с друго, пълно описание на техните биологични производствени единици или производствени единици в преход към биологично производство, както и на техните дейности.

(6)

За да се гарантира, че официалният контрол може да бъде планиран по подходящ начин, е необходимо да се уточни информацията, която трябва да фигурира в тези декларации и други съобщения, и по-специално информацията, свързана с дейностите, възложени за подизпълнение, както и някои данни за производствените единици и други помещения, съоръжения и единици, използвани за дейностите на операторите и групите от оператори, както и прогнозните произведени количества.

(7)

Съгласно член 1, първа алинея и втора алинея, буква а) от Регламент за изпълнение (ЕС) 2021/1378 на Комисията (4), който се прилага от 1 януари 2022 г., контролните и надзорните органи, признати в съответствие с член 46, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2018/848, предоставят на операторите, групите от оператори и износителите от трети държави, които са били обект на контрола, посочен в член 45, параграф 1, буква б), точка i) от посочения регламент, сертификат, който се издава в електронна форма и чрез използване на електронната експертна система за контрол на търговията (TRACES). Тъй като TRACES няма да може да се използва преди 1 януари 2023 г., началната дата на задължението за използване на TRACES трябва да се отложи и в Регламент за изпълнение (ЕС) 2021/1378.

(8)

Поради това Регламент за изпълнение (ЕС) 2021/1378 следва да бъде съответно изменен.

(9)

В интерес на яснотата и правната сигурност настоящият регламент следва да се прилага от датата на прилагане на Регламент (ЕС) 2018/848. Разпоредбата относно използването на TRACES обаче следва да се прилага от 1 януари 2023 г.

(10)

Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета по биологично производство,