относно финансовите правила на Европейската агенция по отбрана и за отмяна на Решение 2007/643/ОВППС

като взе предвид Решение (ОВППС) 2015/1835 на Съвета от 12 октомври 2015 г. за определяне на статута, седалището и реда и условията за дейността на Европейската агенция по отбрана (1), и по-специално член 18 от него,

С настоящото решение се установяват основните финансови правила на Европейската агенция по отбрана (наричана по-нататък „Агенцията“).

За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:

Бюджетът на Агенцията включва общия бюджет, бюджетите, свързани с дейности по ad hoc проекти и програми, както е посочено в глава IV от Решение (ОВППС) 2015/1835, и всички бюджети, произтичащи от допълнителните приходи.

В съответствие с член 12 от Решението на Съвета относно ЕАО бюджетът на Агенцията се определя и изпълнява в съответствие с бюджетните принципи, установени в настоящото решение.

Принципи на единство и на точност на бюджета

1. Не се събират никакви приходи и не се правят никакви разходи, освен ако не са предвидени като линия в бюджета на Агенцията.

2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава разпределението на бюджетните кредити, разрешени от бюджета на Агенцията.

3. В бюджета на Агенцията могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.

4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на Агенцията, не се дължат на Агенцията.

1. Бюджетните кредити, записани в бюджета на Агенцията, се разрешават за една финансова година, която започва на 1 януари и приключва на 31 декември.

2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година или до 31 март на следващата година за тези правни задължения, за които повечето от подготвителните етапи са били предприети до 31 декември.

3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.

4. Предвид нуждите на Агенцията и при одобрение от управителния съвет съгласно член 15 неизползваните бюджетни кредити могат да бъдат вписани в прогнозата за приходите и разходите за следващата финансова година. Тези бюджетни кредити трябва да се усвоят първи.

5. Параграфи 1—4 не представляват пречка бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, да бъдат разпределени за няколко години под формата на годишни вноски.

1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.

2. Агенцията не може да сключва заеми в рамките на бюджета на Агенцията.

3. Всякакъв бюджетен излишък, който произтича от общия бюджет на Агенцията през дадена финансова година, се счита за наличен кредит за участващите държави членки и им се връща под формата на приспадане на сумата от третата вноска за следващата финансова година.

Бюджетът на Агенцията се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на паричните потоци счетоводителят има право да извършва операции в други валути.

Общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Всички приходи и разходи се записват в бюджета в пълния им размер без насрещни корекции.

1. Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели поне по дялове и глави.

2. Разпоредителят с бюджетни кредити може да прехвърля бюджетни кредити от една глава в друга без ограничения и от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът.

Над границата, посочена в първа алинея, разпоредителят с бюджетни кредити предлага на управителния съвет трансфери на бюджетни кредити от един дял в друг. Управителният съвет разполага със срок от три седмици, за да се противопостави на предложените трансфери. След този срок те се считат за приети.

Разпоредителят с бюджетни кредити информира управителния съвет за всички трансфери, извършени съгласно първа алинея. Предложенията за трансфери и извършените трансфери се придружават от надлежна и подробна документация, в която се посочва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които се теглят бюджетните кредити.

1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.

2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от Агенцията за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.

Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.

Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.

Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета

1. Бюджетът на Агенцията се изпълнява в съответствие с принципа за ефективен и ефикасен вътрешен контрол.

2. За целите на изпълнението на бюджета на Агенцията вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури разумни гаранции за постигането на следните цели:

3. Ефективният и ефикасен вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално елементите, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (3), като се вземат предвид структурата и размерът на Агенцията, естеството на възложените ѝ задачи, както и сумите и финансовите и оперативните рискове.

1. Бюджетът на Агенцията се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.

2. При спазване на разпоредбите на член 35, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 бюджетът на Агенцията, включително щатното разписание на персонала и коригиращите бюджети, се публикуват във вида, в който са приети на уебсайта на Агенцията в срок от четири седмици от датата на тяхното приемане.

1. До 31 март всяка година ръководителят на Агенцията представя на управителния съвет предварителна прогноза на проекта за общ бюджет за следващата година.

2. До 30 юни всяка година ръководителят на Агенцията предлага на управителния съвет преразгледана предварителна прогноза на проекта за общ бюджет за следващата година заедно с проекта за тригодишната рамка за планиране.

3. До 30 септември всяка година ръководителят на Агенцията предлага на управителния съвет проекта за общ бюджет заедно с проекта за тригодишната рамка за планиране. Проектът включва:

4. Управителният съвет се стреми да гарантира, че бюджетните кредити, посочени в параграф 3, буква а), подточка ii), представляват значителен дял от общия размер на бюджетните кредити, посочени в параграф 3. Тези бюджетни кредити отразяват действителните потребности и осигуряват изпълнението на оперативната роля на Агенцията.

5. Проектът за общ бюджет се придружава от подробна обосновка и подробно щатно разписание на персонала.

6. Управителният съвет с единодушие може да вземе решение проектът за общ бюджет да включва и конкретен проект или програма, когато това очевидно е от полза за всички участващи държави членки.

7. Бюджетните кредити се класифицират в дялове и глави, като разходите се обединяват по вид или цел и, според необходимостта, се подразделят в статии.

8. Всеки дял може да включва глава, озаглавена „временни бюджетни кредити“. Тези бюджетни кредити се вписват в тази глава при наличието на несигурност, основана на сериозни съображения, относно размера на необходимите бюджетни кредити или възможността за изпълнение на вписаните кредити.

Проектът за общ бюджет съдържа редове за целеви приходи и по възможност посочва предвидените по тях суми.

10. Управителният съвет приема с единодушие проекта за общ бюджет до 31 декември всяка година. При приемането управителният съвет се председателства от ръководителя на Агенцията или от посочен от ръководителя на Агенцията представител, или от поканен от ръководителя на Агенцията член на управителния съвет. Изпълнителният директор обявява, че бюджетът е приет, и уведомява участващите държави членки.

11. Ако в началото на дадена финансова година проектът за общ бюджет не е бил приет, то сума, равна на не повече от една дванадесета от бюджетните кредити за предходната финансова година, може да бъде изразходвана всеки месец по отношение на всяка глава или друго подразделение на бюджета. Тази разпоредба обаче не води до предоставяне на разположение на Агенцията на бюджетни кредити, които превишават една дванадесета от кредитите, предвидени при изготвянето на проекта за общ бюджет. По предложение на изпълнителния директор управителният съвет може с квалифицирано мнозинство да разреши да бъдат извършени разходи, надвишаващи тази една дванадесета, при условие че всички бюджетни кредити за текущата финансова година не надвишават тези за предходната финансова година. Изпълнителният директор може да отправи искане за вноските, необходими за покриване на разрешените по тази разпоредба бюджетни кредити, които са платими в рамките на 30 дни след отправяне на искането.

1. В случай на неизбежни, изключителни или непредвидени обстоятелства изпълнителният директор може да представи на управителния съвет проект за коригиращ бюджет.

2. Изготвянето, предлагането, приемането и нотифицирането на проекта за коригиращ бюджет се извършват съгласно процедурата, приложима към общия бюджет. Управителният съвет действа, като надлежно се съобразява с неотложността на тези обстоятелства.

Финансови участници и изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление

Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити

1. Функциите на разпоредител с бюджетни кредити се упражняват от изпълнителния директор. Разпоредителят с бюджетни кредити изпълнява общия бюджет в съответствие с настоящите финансови правила и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за гарантиране на спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.

2. Изпълнителният директор може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на Агенцията, попадащи в обхвата на Решение (ЕС) 2016/1351 на Съвета (4) (наричан по-нататък „Правилник за персонала на Агенцията“), в съответствие с условията, посочени в настоящите финансови правила. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.

3. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на дискреционни правомощия за вземане на решение, могат да се поверяват чрез договор на външни образувания или органи.

4. Изпълнителният директор, като взема надлежно предвид рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, предлага на управителния съвет и въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на възложените му задължения. Създаването на тази структура и на тези системи се основава на анализ на риска, при който се отчита тяхната разходоефективност.

Управителният съвет дава одобрението си за решения, свързани с организационната структура на Агенцията.

Изпълнителният директор може да създаде експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.

5. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява оправдателните документи, отнасящи се до извършени операции, в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване на Агенцията от отговорност във връзка с изпълнението на общия бюджет за съответната година.

6. Член 31 от Решение (ОВППС) 2015/1835 се прилага за обработката на лични данни.

1. Всяка операция се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.

Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.

Инициирането и проверката на дадена операция са отделни функции.

2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на Агенцията.

3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията.

4. Предварителният контрол проверява съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.

Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителния контрол се определя от разпоредителя с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, като част от предварителния контрол изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи разумни гаранции.

Целта на предварителния контрол е да се удостовери, че:

За целите на контрола разпоредителят с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, възстановяване на командировъчни и медицински разноски.

1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверка на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.

Последващият контрол може да бъде извършван на базата на документи и при необходимост на място.

2. Последващият контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за предварителния контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.

Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, притежават необходимите професионални умения.

Изпълнителният директор докладва ежегодно на управителния съвет за изпълнението на възложените му задължения. За целта изпълнителният директор представя годишните отчети на Агенцията при спазване на установения в член 44 срок.

Годишните отчети на Агенцията се състоят от различни секции, по-специално:

Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните годишни отчети са изготвени в съответствие с приложимите счетоводни принципи, правила и методи.

Окончателните отчети съдържат финансова информация и информация за управлението, включително резултатите от контрола; в тях се заявява, че освен ако е посочено друго в изразена резерва относно определени приходни и разходни области, изпълнителният директор разполага с разумни гаранции за това, че:

1. Финансовите отчети се представят в евро и се състоят от:

2. Бележките към финансовите отчети допълват и поясняват информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и предоставят цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на Агенцията.

Докладът за изпълнението на бюджета на Агенцията включва общия бюджет и бюджетите, свързани с ad hoc дейностите и допълнителните приходи, и се представя в евро. Структурата на доклада за изпълнението на бюджета е същата като тази на самия бюджет.

Защита на финансовите интереси на агенцията

1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, наложено му от йерархията за изпълнение или одобрение, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено изпълнителния директор, който също отговаря писмено. Ако изпълнителният директор не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира ръководителя на Агенцията.

2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които могат да засегнат интересите на Агенцията или нейните членове, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Одиторската колегия, както и всеки външен одитор, който извършва финансов одит на Агенцията, информира разпоредителя с бюджетни кредити при подозрения за незаконна дейност, измама или корупция, които могат да засегнат интересите на Агенцията или нейните членове.

1. Управителният съвет назначава счетоводител, подчинен на Правилника за персонала на Агенцията, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си в рамките на Агенцията и отговаря пред управителния съвет. В рамките на Агенцията счетоводителят отговаря за:

2. Счетоводителят получава от разпоредителя с бюджетни кредити цялата необходима информация за изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на Агенцията и за изпълнението на бюджета. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.

3. Преди приемането на отчетите от изпълнителния директор счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че разполага с разумни гаранции, че отчетите дават вярна и точна представа за финансовото състояние на Агенцията.

За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 39, и дали всички приходи и разходи са вписани в сметките.

Разпоредителят с бюджетни кредити или служителите, на които е делегирал правомощия, остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.

Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.

Счетоводителят изразява резерви, ако е необходимо, като обяснява точно естеството и обхвата на тези резерви.

При условията на параграф 4 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите и паричните еквиваленти. Счетоводителят носи отговорност за тяхното съхранение.

4. Счетоводителят може при изпълнение на своите задължения да делегира определени задачи на членовете на персонала, подчинени на Правилника за персонала на Агенцията, когато това е крайно необходимо за изпълнението на неговите задължения в съответствие с финансовите правила на Агенцията.

5. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от длъжност. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.

1. Членове 16—26 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Агенцията и за борба с корупцията с участието на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.

2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити и счетоводител носи дисциплинарна и имуществена отговорност съгласно установеното в Правилника за персонала на Агенцията. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да засегнат интересите на Агенцията или нейните членове, въпросът се отнася до властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално до Европейската служба за борба с измамите (OLAF).

3. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Агенцията вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Органът по назначаването взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в приложимото законодателство по отношение на дисциплинарните мерки.

4. По отношение на отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити се прилага член 73, параграфи 1 и 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.

1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от дял III и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат никакви действия, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на Агенцията.

При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от подобни действия и отнася въпроса до изпълнителния директор, който потвърждава писмено дали съществува конфликт на интереси. Въпросното лице информира също своя пряк ръководител. Ако участник е изпълнителният директор, той трябва да отнесе въпроса до ръководителя на Агенцията.

Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Изпълнителният директор или ръководителят на Агенцията, в случай че конфликтът на интереси засяга изпълнителния директор, предприемат съответните по-нататъшни действия.

2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.

Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.

Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор

1. Агенцията въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.

2. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити, нито като счетоводител.

3. Вътрешният одитор консултира Агенцията по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.

По-специално вътрешният одитор отговаря за:

4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и отдели на Агенцията. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения. Вътрешният одитор взема предвид годишния доклад на изпълнителния директор и всяка друга налична информация.

5. Вътрешният одитор съставя годишен одитен план и го представя на изпълнителния директор.

6. Вътрешният одитор взема предвид доклада на разпоредителя с бюджетни кредити по член 19 и всяка друга налична информация.

7. Вътрешният одитор докладва пред изпълнителния директор за своите констатации и препоръки.

Вътрешният одитор докладва и във всеки от следните случаи:

Изпълнителният директор осигурява редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита.

Всяка година изпълнителният директор изпраща на управителния съвет доклад, съдържащ обобщение на броя и вида на извършените вътрешни одити, отправените препоръки и действията, предприети по тях. Управителният съвет проучва информацията и проверява дали препоръките са били изцяло и своевременно изпълнени.

8. За целите на осъществяването на поверителен контакт с вътрешния одитор Агенцията предоставя координатите за връзка с вътрешния одитор на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции.

9. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.

Независимостта на вътрешния одитор, отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да сезира Съда на Европейския съюз се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.

1. Изпълнението на приходната част на бюджета се изразява в изготвяне на прогнози за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и възстановяване на недължимо платените суми. То включва също възможност за отказ от установени вземания, ако е целесъобразно.

2. Недължимо платените суми се възстановяват.

Ако до посочената в дебитното известие дата на падеж събирането не е осъществено, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура по събиране чрез предвидените в закона мерки, включително ако е подходящо, чрез прихващане, а ако това не е възможно — чрез принудително събиране.

Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. В решението за отказ се посочва, че са били предприети действия, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които се базира.

Счетоводителят съхранява списък с дължимите вземания. Вземанията на Агенцията се групират в списъка по дата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят вписва и решенията за цялостен или частичен отказ от събиране на установени суми. Списъкът се добавя към годишните отчети на Агенцията.

3. За всяко задължение, което не е изплатено до посочената в дебитното известие дата на падеж, се начислява лихва в съответствие с член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (5).

4. Вземанията на Агенцията по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на агенцията имат срок на давност пет години.

Вноски на държавите членки в общия бюджет на агенцията

1. Определянето на вноските, когато е приложим размерът на БНД, е както следва:

2. Графикът за плащане на вноските, е както следва:

Когато плащането е извършено в определения срок и е получено от Агенцията не по-късно от десет дни след крайния срок, на Агенцията не се дължат лихвите по член 29, параграф 3. Когато плащането закъснее с повече от десет дни, за целия просрочен срок се начисляват лихви за забава.

1. За изпълнението на разходната част на бюджета разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни задължения и правни задължения, утвърждава разходите и разрешава плащанията, като освен това извършва подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.

2. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход. Бюджетните и правните задължения се приемат от един и същ разпоредител с бюджетни кредити, освен в надлежно обосновани случаи.

Бюджетните задължения попадат в една от следните категории:

Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, могат да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.

3. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.

Утвърждаване на разход е действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:

Разрешаване на разход е действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя да плати утвърдените разходи.

4. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на Агенцията, разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетно задължение преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.

5. За първата година от тригодишната рамка за планиране на Агенцията се предвижда разрешение от управителния съвет за оперативните разходи на Агенцията по обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, установени в настоящия параграф, са ясно идентифицирани.

Рамката за планиране съдържа подробни цели и очаквани резултати. Тя съдържа също описание на действията, които ще се финансират, и размера на сумата, разпределена за всяка дейност.

Всяко съществено изменение, засягащо първата година от тригодишната рамка за планиране на Агенцията, се приема по същата процедура като първоначалната рамка за планиране.

Управителният съвет може да делегира на разпоредителя с бюджетни кредити на Агенцията правомощието да внася несъществени изменения в рамката за планиране.

Плащането на разходите трябва да се извършва в рамките на сроковете, определени и съответстващи на член 92 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и член 111 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.

1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграфи 2 и 3 от настоящия член.

2. При договори за обществени поръчки на стойност между 60 000 EUR и праговете, предвидени в член 118 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, може да се използва процедурата, установена в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 за договори с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.

3. Агенцията може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключва договори с Европейската комисия, с междуинституционалните служби, с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (7), и с други органи на ЕС за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.

1. Агенцията може по свое искане да бъде включена като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи или агенции на Съюза.

2. В рамките на съвместните дейности с държавите членки като дейностите, посочени в глава IV от Решение (ОВППС) 2015/1835, Агенцията може да използва процедури за съвместно възлагане на обществени поръчки.

3. При процедура за съвместно възлагане на обществени поръчки между Агенцията и възлагащия орган на една или повече държави членки се прилагат процедурните разпоредби, приложими за Агенцията.

Когато делът от общата прогнозна стойност на договора, който принадлежи или се управлява от възлагащия орган на една или повече държави членки, се равнява или надвишава 50 % или в други надлежно обосновани случаи, се прилагат процедурните правила, предвидени в Директива 2014/24/ЕС на Европейския парламент и на Съвета (8), в Директива 2009/81/ЕС на Европейския парламент и на Съвета (9) или във всеки друг правен акт на Съюза, който е приложим в контекста на въпросния договор.

4. Агенцията може да използва процедури за съвместно възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.

При подбора на експерти Агенцията може да прилага разпоредбите на член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 при спазване на специфичните процедури, установени в основните актове на програмите, чието изпълнение е възложено на Агенцията. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните им качества.

Външните експерти се избират въз основа на уменията, опита и знанията, необходими за изпълнението на възложените им задачи, и в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.

По отношение на безвъзмездните средства се прилагат разпоредбите на дял VI от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 при спазване на специалните разпоредби на учредителния инструмент.

1. По отношение на наградите се прилагат разпоредбите на дял VII от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 при спазване на разпоредбите на параграф 2 от настоящия член.

2. Конкурси за награди с единична стойност равна или по-висока от 10 000 EUR може да се публикуват само ако са предвидени в рамката за планиране на Агенцията.

1. Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.

2. По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.

Агенцията въвежда счетоводна система, предоставяща своевременно точна, пълна и надеждна информация.

Счетоводителят на Агенцията приема правилата въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор. Счетоводителят може да се отклони от тези стандарти, ако прецени, че това е необходимо за получаването на вярна и точна представа за активите и пасивите, разходите, приходите и паричните потоци. Когато счетоводителят се отклони съществено от тези стандарти, това следва да бъде отразено в бележките към финансовите отчети, наред с основанията за отклонението.

Финансовите отчети представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се изготвят в съответствие с член 39.

1. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.

2. В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на Агенцията.

3. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на Агенцията. В тях се отчитат всички бюджетни приходни и разходни операции.

Агенцията съхранява инвентарен опис, съдържащ количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват нейна собственост. Агенцията проверява записванията в инвентарния опис и тяхното съответствие с действителното състояние.

1. Управителният съвет назначава одиторска колегия, която да извършва външен одит на административните и оперативните бюджети, финансовите сметки и финансовите отчети на Агенцията. Одитът се извършва в съответствие с международно възприетите одиторски стандарти и при одобрение от управителния съвет в съответствие с допълнителен мандат.

Най-малко на всеки три години колегията консултира управителния съвет и му предоставя независима гаранция, че дейностите на Агенцията се осъществяват в съответствие с принципите на добро финансово управление. За изпълнението на тази задача колегията може да прибегне до допълнителен персонал със съгласието на управителния съвет.

2. Одиторската колегия се състои от най-малко трима одитори от различни участващи държави членки и се подпомага от служители, номинирани от колегията. Посочените служители могат да останат на съответната длъжност, докато назначилият ги член на одиторската колегия изпълнява мандата си.

3. Членовете на одиторската колегия се назначават за период, включващ три последователни одита. Осигурява се справедлива ротация между участващите държави членки, които желаят да изпратят одитори.

4. Управителният съвет назначава одиторската колегия измежду предложените от участващите държави членки кандидати. Кандидатите са за предпочитане членове на висшите национални институции за одит на участващите държави членки и предлагат адекватни гаранции за сигурност и независимост. Те са на разположение за изпълнението на задачи от името на агенцията, когато това е необходимо. При изпълнението на тези задачи:

5. Всяка година одиторската колегия избира председател за предстоящата финансова година. Тя приема правилата, приложими към одитите, които се извършват от нейните членове, в съответствие с най-високите международни одиторски стандарти. Одиторската колегия одобрява докладите за одит, изготвени от нейните членове, преди представянето им пред изпълнителния директор и управителния съвет.

6. Одиторите гарантират, че ще спазват поверителността на информацията и пазят в тайна данните, които са узнали по време на одита, в съответствие с правилата, приложими към тази информация или данни.

7. Одиторите получават, незабавно и без да отправят предварително предупреждение, достъп до документите и съдържанието на всички материални носители на данни, свързани с приходите и разходите, както и до помещенията, където се съхраняват тези документи и материални носители. Те могат да правят копия. Лицата, участвали в изпълнението на приходите и разходите на Агенцията, оказват на изпълнителния директор и на лицата, отговарящи за одита на тези приходи и разходи, необходимата помощ за изпълнение на възложените им задачи. Разходите, свързани с одита, са за сметка на общия бюджет.

8. По предложение на изпълнителния директор или на някоя от държавите членки управителният съвет може да реши в конкретен случай да използва други външни органи за специални проверки, които да са координирани с мандата на одиторската колегия.

9. В конкретни случаи националните одиторски органи на участващите държави членки могат за собствена сметка и със съгласието на управителния съвет да получат информация и да проверят документи, които са им необходими за одит на съответния национален дял или за докладване пред съответното правителство или парламент, без да се засягат другите участващи държави членки и отговорностите на одиторската колегия и в съответствие с правилата на Агенцията, и по-специално правилата за защита на данните.

Годишен одит и освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на агенцията

1. До 31 март след края на финансовата година изпълнителният директор представя пред одиторската колегия за преглед и становище проект на годишните отчети на Агенцията, посочени в член 19.

2. До 30 юни след края на финансовата година одиторската колегия представя пред изпълнителния директор годишния си доклад за одит, който съдържа становището и констатациите на колегията по проекта на годишните отчети в параграф 1.

3. До 15 юли след края на финансовата година изпълнителният директор представя пред управителния съвет окончателните годишни одитирани отчети и доклада за одит, придружени от отговорите на Агенцията.

4. До 30 октомври след края на финансовата година управителният съвет одобрява одитираните годишни отчети и освобождава от отговорност изпълнителния директор и счетоводителя за финансовата година.

5. След като бъдат одобрени от управителния съвет, одитираните годишни отчети се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз.

6. Всички отчети и инвентарни описи се съхраняват от счетоводителя за период пет години от датата, на която е дадено съответното освобождаване от отговорност.

1. OLAF може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (10) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (11), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Агенцията, във връзка с безвъзмездни средства или договор, финансирани от Агенцията.

2. Без да се засяга параграф 1, договорите, споразуменията и решенията на Агенцията съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи одиторската колегия и OLAF да извършват одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.

СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ, ПРИЛОЖИМИ ЗА ДОПЪЛНИТЕЛНИТЕ ПРИХОДИ

1. В рамките на мисията си в съответствие с член 2 от Решение (ОВППС) 2015/1835 може да получава допълнителни приходи за конкретна цел:

2. Приходите, посочени в параграф 1, могат да се използват само за конкретната цел, за която са предназначени.

3. Допълнителните административни разходи, произтичащи от управлението на допълнителните приходи, когато е уместно, се покриват от бюджета, свързан със съответните допълнителни приходи.

4. Разпоредбите на дял III, глави 2—7 са приложими за допълнителните приходи, освен ако съответното(ите) споразумение(я) не предвижда(т) различни правила, които при всички случаи следва да бъдат съобразени с бюджетните принципи, установени в дял II.

5. Всеки бюджетен излишък, който произтича от допълнителните приходи в края на периода на изпълнение, се счита за наличен кредит за допринеслите към него образувания и им се връща. Този излишък може да се използва и за други конкретни цели, установени в съответното(ите) споразумение(я), или по предложения на заинтересованото образувание, освен ако управителният съвет не реши друго в срок от един месец след получаване на информация в този смисъл от Агенцията.

6. Счетоводителят приема необходимите мерки, за да гарантира, че използването на допълнителните приходи и на съответните бюджетни кредити се контролира отделно. Следователно вноските, получени от допълнителни приходи, се отчитат отделно и се използват в съответствие с конкретната цел, за която са предназначени. От съображения за прозрачност те се държат и в отделни банкови сметки. Освен това се представят отделно в доклада за изпълнението на бюджета на Агенцията, посочен в член 21.

СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ, ПРИЛОЖИМИ ЗА БЮДЖЕТИТЕ, СВЪРЗАНИ С AD HOC ДЕЙНОСТИ

Управление от страна на агенцията на бюджетите, свързани с ad hoc дейности

1. Управителният съвет по предложение на изпълнителния директор или държава членка може да реши, че Агенцията може да бъде натоварена от държавите членки с административното и финансовото управление на някои дейности в рамките на нейната компетентност в съответствие с глава IV от Решение (ОВППС) 2015/1835.

2. Що се отнася до ad hoc проекти и програми на Агенцията и при условията, определени в договореностите, уреждащи въпросните дейности, управителният съвет може да упълномощи Агенцията да сключва договори и грантови споразумения и да събира необходимите вноски от тези държави членки предварително, за да изпълни тези договори и грантови споразумения, като има предвид бюджетните ограничения в държавите членки.

3. Разпоредбите на дял III, глави 2—7 от настоящото решение се прилагат за ad hoc дейностите, предприети в съответствие с членове 19 или 20 от Решение (ОВППС) 2015/1835, освен ако в основния акт(основните актове) на програмата или проекта не са предвидени различни правила, които при всички случаи следва да бъдат съобразени с бюджетните принципи, установени в дял II от настоящото решение.

4. Всеки бюджетен излишък, който произтича от ad hoc проект или програма, се счита за наличен кредит за участващите държави членки и другите допринесли за него образувания и им се връща в края на периода на изпълнение или се използва за други конкретни цели, установени в съответното споразумение(съответните споразумения) или приети от заинтересованата държава членка или образувание.

При всяко позоваване на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се вземат под внимание и внесените в него изменения.

Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.

Съставено в Брюксел на 4 август 2016 година.

За Съвета

Председател

M. LAJČÁK

(3) Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (ОВ L 298, 26.10.2012 г., стр. 1).

(4) Решението (ЕС) 2016/1351 на Съвета от 4 август 2016 г. относно Правилник за персонала на Европейската агенция по отбрана и за отмяна на Решение 2004/676/ЕО (вж. страница 1 от настоящия брой на Официален вестник).

(5) Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията от 29 октомври 2012 г. относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (ОВ L 362, 31.12.2012 г., стр. 1).

(6) Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (ОВ L 163, 23.6.2007 г., стр. 17).

(7) Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета от 28 ноември 1994 г. относно създаване на Център за преводи за органите на Европейския съюз (ОВ L 314, 7.12.1994 г., стр. 1).

(8) Директива 2014/24/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 26 февруари 2014 г. за обществените поръчки и за отмяна на Директива 2004/18/ЕО (ОВ L 94, 28.3.2014 г., стр. 65).

(9) Директива 2009/81/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 13 юли 2009 г. относно координирането на процедурите за възлагане на някои поръчки за строителство, доставки и услуги от възлагащи органи или възложители в областта на отбраната и сигурността и за изменение на директиви 2004/17/ЕО и 2004/18/ЕО (ОВ L 216, 20.8.2009 г., стр. 76).

(10) Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета (ОВ L 248, 18.9.2013 г., стр. 1).

(11) Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета от 11 ноември 1996 г. относно контрола и проверките на място, извършвани от Комисията за защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измами и други нередности (ОВ L 292, 15.11.1996 г., стр. 2).