30.5.2015

Официален вестник на Европейския съюз

L 134/1

РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) 2015/840 НА КОМИСИЯТА

от 29 май 2015 година

относно проверките, извършвани от отговорните органи съгласно Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи

ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,

като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,

като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 27, параграф 5 от него,

като има предвид, че:

(1)	Отговорните органи отговарят за управлението и контрола на разходите съгласно Регламент (ЕС) № 514/2014. За тази цел те трябва да извършват административни проверки и проверки на място.

(2)

Ефективните административни проверки, извършвани от отговорните органи, следва първо да се състоят в анализ на финансовите декларации, изпратени от бенефициерите. По-подробна проверка на отделните подкрепящи документи следва да се извършва само когато при този анализ бъдат констатирани несъответствия или нередности. За да се осигурят необходимите гаранции, като същевременно се намали административната тежест, е важно също така да се изясни при какви обстоятелства отговорният орган може да разчита на издаден от одитор сертификат.

(3)

Проверките на място следва да обхващат както финансовите, така и оперативните аспекти и може да е необходимо да бъдат извършвани на различни етапи от даден проект. Поради това е необходимо да се определи обхватът на всеки вид проверка на място, за да се гарантира, че проверките на място се извършват по възможно най-ефикасния начин.

(4)

Оперативните проверки на място следва да се извършват в хода на изпълнението на проектите, за да могат да бъдат предприемани своевременни коригиращи мерки. Такива проверки следва да се извършват както спрямо извадка от проекти, които все още са в процес на изпълнение на първия ден на съответната финансова година, така и спрямо проекти, които започват през тази финансова година.

(5)

За да се осигурят достатъчни гаранции, като същевременно се намали административната тежест, следва да се определят обстоятелствата, при които рискът от грешка се счита за несъществен, вследствие на което броят на финансовите проверки на място може да бъде намален. Необходимо е обаче също да се посочат мерките, които трябва да бъдат предприети в случай на съществен процент на грешки, за да се получат достатъчни гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на разходите на Съюза.

(6)

Следва да бъдат изяснени основните елементи на финансовите проверки на място. По-конкретно отговорните органи трябва да проверят нестопанския характер на проектите, подпомагани от националните програми. Те следва да се уверят, че тези проекти не получават двойно финансиране на разходите по линия на националните програми и други програми на Съюза за всички периоди на програмиране, включително финансиране от агенции.

(7)	Подкрепящите документи следва да се съхраняват определен период от време след приключването на всеки проект, за да могат отговорните органи, Комисията (включително OLAF) и Европейската сметна палата да извършват проверки.

(8)	За да може да започне да се прилага веднага след като националните програми бъдат одобрени, настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.

(9)	Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.

(10)	Без да се засяга съображение 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014, Дания не е обвързана от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент.

(11)	Предвидените в настоящия регламент мерки са в съответствие със становището на комитета за фондове „Убежище, миграция и интеграция“ и „Вътрешна сигурност“,

ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:

Член 1

Административни проверки

1. Отговорният орган извършва административни проверки на всички финансови декларации, изпратени от бенефициерите с цел получаване на финансиране от Съюза, в съответствие със споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, определени в член 1, буква г) от Делегиран регламент (ЕС) № 1042/2014 на Комисията (2) („финансови декларации“). Тези проверки включват поне следните елементи:

а)	проверки, имащи за цел да потвърдят, че финансовите декларации са формално правилни и са точни от аритметична гледна точка;

б)	проверки, имащи за цел да потвърдят, че проектът е изпълнил определените в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства цели или че се постига напредък към изпълнението на тези цели;

в)	аналитичен преглед за оценка на уместността на декларираните разходи във финансовите декларации и на съответствието на тези разходи с изискванията, предвидени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и в приложимите европейски и национални разпоредби.

2. Когато по време на административните проверки бъдат открити несъответствия или нередности, отговорният орган извършва подробни проверки, за да оцени законосъобразността и редовността на разходите, по-специално чрез проверка на целева извадка от подкрепящите документи.

3. Отговорният орган може да поиска от бенефициера да получи изготвени от независим одитор одитен сертификат и одитен доклад, които обхващат всички аспекти, упоменати в букви а) и в) от параграф 1. В този случай отговорният орган определя обхвата на проверките, които трябва да бъдат извършени от независимия одитор, както и модела за одитния доклад.

Член 2

Общи принципи за проверките на място

Отговорният орган извършва финансови и оперативни проверки на място.

Проверките на място се извършват въз основа на документацията и записите, съхранявани от бенефициерите по проектите.

Необявени проверки на място могат да бъдат извършвани в съответствие с националното право, когато нивото на гаранциите може да пострада при предварително уведомяване за извършването на проверки.

Член 3

Финансови проверки на място

1. Финансовите проверки на място имат за цел да бъдат получени достатъчно гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на операциите и на договорите, въз основа на които са изготвени финансовите декларации.

2. Отговорният орган се уверява, че:

а)	разходите във връзка с финансовите декларации съответстват на счетоводната документация и на подкрепящите документи, съхранявани от бенефициерите по проектите;

б)	разходите във връзка с финансовите декларации отговарят на изискванията за допустимост, определени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и в приложимите европейски и национални разпоредби;

в)	източниците на финансиране са съобразени с член 16, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 514/2014.

3. Без да се засяга член 4, параграф 2 от настоящия регламент, финансовите проверки на място обхващат поне 10 % от кумулираните средства от Съюза в полза на проектите, обявени за приключени в годишните отчети по член 39 от Регламент (ЕС) № 514/2014.

Член 4

Условия за намаляване или увеличаване на финансовите проверки на място

1. Отговорният орган констатира равнището на процента на грешки в средствата от Съюза, проверявани в годишните отчети по член 39 от Регламент (ЕС) № 514/2014 за финансова година N.

2. Отговорният орган може да намали обхвата на финансовите проверки на място през следващата финансова година N+1, когато са изпълнени следните две условия:

а)	процентът на грешки е под 2 % от средствата от Съюза, проверени в годишните отчети за финансова година N,

б)	финансовите проверки на място, извършени от началото на националната програма, обхващат поне 10 % от кумулираните средства от Съюза за всички проекти, обявени за приключени в годишните отчети от началото на програмата.

3. Когато процентът на грешки е над 2 % или е равен на 2 % от средствата от Съюза, проверени в годишните отчети за финансова година N, отговорният орган анализира доколко е съществен този процент на грешки, за да установи мащаба и ефекта на грешките и за да определи дали процентът на грешки е представителен за всички декларирани плащания. Отговорният орган взема необходимите превантивни и коригиращи мерки, включително допълнителни проверки, и излага резултатите от този анализ в годишното обобщение по член 59, параграф 5, първа алинея, буква б) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (3).

Финансовите проверки на място за следващата финансова година (N+1) обхващат процент от кумулираните средства от Съюза за проектите, обявени за приключени в годишните отчети за финансова година N+1, който е по-висок от съответния процент за финансова година N. Този по-висок процент не може да бъде по-нисък от 10 %. Освен това до финансова година N+1 финансовите проверки на място, извършени от началото на националната програма, обхващат поне 10 % от кумулираните средства от Съюза за всички проекти, обявени за приключени в годишните отчети от началото на програмата.

Когато процентът на грешки в резултат на увеличените проверки, извършени през година N+1, падне под 2 %, през следващата финансова година (N+2) отговорният орган извършва финансови проверки на място спрямо поне 10 % от кумулираните средства от Съюза за проектите, обявени за приключени в годишните отчети за финансова година N+2.

Член 5

Оперативни проверки на място

1. Когато извършва оперативни проверки на място, отговорният орган проверява дали въпросният проект се изпълнява в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства. По-конкретно той проверява дали показателите, съобщавани от бенефициерите, са надеждни и дали проектът се изпълнява без излишно забавяне.

2. Оперативните проверки на място, извършвани през финансова година N, обхващат поне 20 % от броя на проектите, които се изпълняват през тази финансова година, обявени в съответните годишни отчети по член 39 от Регламент (ЕС) № 514/2014.

Член 6

Методика за извадките за проверките на място

Отговорният орган извършва проверки на място на извадка от проекти, представляваща приблизителен микс от видове и размери на проекти, операции, бенефициери и начини на изпълнение. В извадката се вземат под внимание рисковете, както и аспектите на проверките, свързани с разходите и ползите.

Член 7

Доклади за проверките

1. Отговорният орган изготвя доклад за всяка административна проверка и проверка на място, в който включва следната информация:

а)	пълното наименование на проекта и на съответното споразумение за отпускане на безвъзмездни средства;

б)	името и подписа на проверяващото лице;

в)	името на бенефициера;

г)	вида на проверката (административна, финансова или оперативна проверка на място или комбинация от тези видове проверки);

д)	когато е необходимо, обхвата на проверката;

е)	разходите, които попадат в обхвата на проверката, и реално проверените разходи (извадка);

ж)	размера на разходите, които се считат за недопустими; и

з)	описание на основните констатации, слабостите, грешките и нередностите, извършените допълнителни проверки и анализ, препоръките и предложените коригиращи мерки и реакцията на бенефициера.

2. Докладът за проверка може да бъде представен под формата на контролен списък.

Член 8

Специални условия

Когато отговорният орган действа като изпълнителен орган съгласно член 8 от Делегиран регламент (ЕС) № 1042/2014, административните проверки и проверките на място по членове 1 и 2 от настоящия регламент се извършват от субект или лице, функционално независими от субектите или лицата, които управляват проектите.

Член 9

Съхраняване на подкрепящите документи

1. Отговорният орган се уверява, че всички записи, документи и метаданни, свързани с декларираните разходи, целевите приходи и извършените одити и проверки, се държат на разположение на Комисията (включително на OLAF) и на Европейската сметна палата поне четири години след финансовата година, през която е декларирано окончателното плащане.

За тази цел отговорният орган определя правила за съхраняването на записите, документите и метаданните от бенефициерите.

2. Когато съответният отговорен орган открие нередности, подкрепящите документи по параграф 1 се държат на разположение на Комисията поне три години след годината, през която въпросните суми са събрани в пълен размер от бенефициера и са върнати на националната програма.

3. Когато бъде започната процедура за уравняване с оглед на съответствието съгласно член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014, подкрепящите документи по параграф 1 от настоящия член се държат на разположение на Комисията поне една година след годината, през която тази процедура е приключила.

4. Ако решение с оглед на съответствието е предмет на съдебно производство пред Съда на Европейския съюз, съответните подкрепящи документи се държат на разположение на Комисията поне една година след годината, през която това производство е приключило.

5. Подкрепящите документи по параграфи 1, 2, 3 и 4 се държат на разположение на Комисията на хартиен носител или в електронна форма.

Документите могат да бъдат съхранявани единствено в електронна форма само ако националното право на съответната държава членка позволява използването на електронни документи като доказателство за операциите, на които тези документи се основават, в рамките на съдебни производства пред национални съдилища.

6. Държавите членки могат да определят по-дълги срокове за съхраняването на подкрепящите документи.

Член 10

Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.

Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.

Съставено в Брюксел на 29 май 2015 година.

За Комисията

Председател

Jean-Claude JUNCKER

(1) ОВ L 150, 20.5.2014 г., стр. 112.

(2) Делегиран регламент (ЕС) № 1042/2014 на Комисията от 25 юли 2014 г. за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи (ОВ L 289, 3.10.2014 г., стр. 3).

(3) Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (ОВ L 298, 26.10.2012 г., стр. 1).