—

като взе предвид окончателните годишни отчети на Европейския институт за равенство между половете за финансовата 2011 година,

—

като взе предвид доклада на Сметната палата относно годишните отчети на Европейския институт за равенство между половете за финансовата 2011 година, придружен от отговорите на Института (1),

—

като взе предвид препоръката на Съвета от 12 февруари 2013 г. (05753/2013 – C7-0041/2013),

—

като взе предвид член 319 от Договора за функционирането на Европейския съюз,

—

като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2), и по-специално член 185 от него,

—

като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (3), и по-специално член 208 от него,

—

като взе предвид Регламент (ЕО) № 1922/2006 на Европейския парламент и на Съвета от 20 декември 2006 г. за създаване на Европейски институт за равенство между половете (4), и по-специално член 14 от него,

—

като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията от 19 ноември 2002 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (5), и по-специално член 94 от него,

—

като взе предвид член 77 и приложение VI към своя правилник,

—

като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол и становището на комисията по правата на жените и равенството между половете (A7-0081/2013),

A.

като има предвид, че Европейският институт за равенство между половете („Институтът“) беше създаден по силата на Регламент (ЕО) № 1922/2006 и придоби независима правосубектност на 15 юни 2010 г.;

Б.

като има предвид декларацията на Сметната палата, че е получила достатъчна увереност, че годишните отчети на Института за финансовата 2011 година са надеждни и че свързаните с тях операции са законосъобразни и редовни;

В.

като има предвид, че 2011 г. е първата пълна календарна година от дейността на Института, след като той придоби финансова и административна самостоятелност през юни 2010 г.;

Г.

като има предвид, че структурата на Института се основава на мандата и задачите, определени в основния регламент за създаване на Агенцията и на целите, одобрени от управителния съвет на Института в средносрочната работна програма за периода 2010—2012 г. и в годишната работна програма;

Д.

като има предвид, че общият бюджет на Института за финансовата 2011 година възлизаше на 7 530 000 EUR, в сравнение с общия бюджет от 5 678 123,09 EUR за финансовата 2010 година, което представлява увеличение с 32,6 %; като има предвид, че бюджетът на Института се финансира изцяло от вноската на Съюза;

Е.

като има предвид, че в края на 2011 г. Институтът е отчел положителен бюджетен резултат от 1 156 400,29 EUR (6), след приспадане на сума в размер на 2 650,64 EUR, дължаща се на разлики в обменния курс, която впоследствие е посочена в отчетите като задължение към Комисията,

1.

Припомня, че Институтът получи административна и финансова самостоятелност на 15 юни 2010 г.; отбелязва, че вследствие на това всички процедури за възлагане на обществени поръчки за 2010 г. бяха започнати предимно през последното тримесечие на 2010 г.

2.

Отбелязва, че изпълнението на бюджета е изготвено на модифицирана касова основа, което означава, че пренесените бюджетни кредити за плащания са записани заедно с направените плащания и получените приходи.

3.

Отбелязва, въз основа на годишните отчети, че изпълнението на плащанията през 2011 г. е било по-ефективно, отколкото през 2010 г., като във всички дялове се демонстрира значително подобрение; въз основа на годишните отчети установява, че Институтът е отчел изпълнение на плащанията в бюджета в размер на 44,19 % и изпълнение на поетите задължения в бюджета в размер на 88,54 % в края на 2011 г.

4.

Въз основа на годишните отчети (7) установява, че съотношението на извършените плащания по дял I „Разходи за персонал“ се е повишило на 88,49 % през 2011 г., в сравнение с 49,19 % през 2010 г.; призовава Института да информира органа по освобождаване от отговорност за допълнителните действия, които е предприел за подобряване на съотношението.

5.

Въз основа на годишните отчети отбелязва, че делът на извършените плащания по дял II „Административни разходи“ се е повишил на 34,71 % през 2011 г., в сравнение с 28,99 % през 2010 г.; призовава Института да информира органа по освобождаване от отговорност за действията, които е предприел за подобряване на тези съотношения, тъй като ниският дял на изпълнение показва затруднения в планирането и изпълнението на бюджета.

6.

Отбелязва, въз основа на годишните отчети, много ниското съотношение на изпълнение (18,36 %) за плащанията по дял III „Оперативни разходи“; отбелязва, че това се дължи на значителен брой процедури за възлагане на обществени поръчки, които са започнати през последните месеци на 2010 г., след като Институтът придоби административна правосубектност през юни същата година; призовава Института да информира органа по освобождаване от отговорност за действията, които е предприел междувременно за подобряване на съотношенията, тъй като ниският дял на изпълнение показва затруднения в планирането и изпълнението на бюджета.

7.

Отбелязва въз основа на годишните отчети, че договорените в края на 2011 г., но все още неизплатени бюджетни кредити за поети задължения в размер на 3 339 551,93 EUR, са пренесени за 2012 г., което представлява 50 % от общия размер на поетите задължения; отбелязва също така, че общият размер на пренесените бюджетни кредити, които са отменени (т.е. пренесени от 2010 г. и неизплатени през 2011 г.), е 295 741,61 EUR, което се дължи на факта, че това е била първата пълна година, през която Институтът е извършвал дейност и през която служителите са започнали различни видове процедури за възлагане на обществени поръчки за първи път, предприети са мерки, в това число късно искане за събитие на Председателството, и други действия през втората половина на годината; призовава Института да информира органа по освобождаване от отговорност за действията, които е предприел за осигуряване на задоволителна степен на изпълнение на бюджета в бъдеще.

8.

Въз основа на годишните отчети установява, че в края на 2010 г. Институтът не е предприел необходимата отмяна на бюджетни кредити и всички автоматични преноси са били осъществени.

9.

Установява, че през 2010 г. Институтът е определил отговорностите, които служителите изпълняват като финансови субекти, и е разработил финансови процедури за поетите задължения; отбелязва също така, че Институтът е посочил всички финансови субекти и е определил техните задачи и отговорности преди края на 2010 г.

10.

Отчита, че Институтът е получил три финансови трансфера от Комисията за обща сума от 7 530 000 EUR (съответно 3 390 000 EUR чрез първия трансфер, 2 070 000 EUR чрез втория трансфер и 2 070 000 EUR чрез третия трансфер).

11.

Отбелязва от годишния доклад, че през 2011 г. Институтът е регистрирал шест изключения по отношение на финансовите операции, които са обсъдени с ръководството, ръководителите на екипи и съответния персонал, за да се избегнат грешки в бъдеще; призовава Института да информира органа по освобождаване от отговорност за действията, които е предприел за отстраняване на тези слабости.

12.

Отбелязва, че през 2011 г. са финализирани 123 процедури за възлагане на обществени поръчки в отделите „Оперативна дейност“ и „Администрация“ и че общият обем на обществените поръчки представлява около 50 % от общия бюджет на Института; отбелязва също така, че дейностите по възлагане на обществени поръчки през 2011 г. са осъществени в съответствие с работната програма за 2011 г.

13.

Въз основа на годишните отчети отбелязва, че през 2011 г. Институтът е приключил процедурата по назначаване на трима срочно наети служители и трима договорно наети служители (докато през 2010 г. Институтът е назначил 23 срочно наети служители), като е постигнал 94 % запълване на бройките в щатното си разписание, в сравнение с 92,3 % през 2010 г.; приветства подобрението в дела на запълване на щатното разписание на Института, което допринася за ефективното му функциониране.

14.

Въз основа на информацията от IAS установява, че редица политики, стратегии, процедури и насоки спомагат за прилагането на разпоредбите на Правилника за длъжностните лица в Института; отбелязва, че някои елементи все още са в процес на развитие, което следва да завърши на по-късен етап, в частност при въвеждането на ИТ инструменти за управление на човешките ресурси (а именно въпроси като подготовката на длъжностните характеристики, определянето на личните цели и придаването на официална форма на индивидуалните планове за обучение); призовава Института да информира органа по освобождаване от отговорност за действията, които е предприел във връзка с посочените по-горе въпроси.

15.

Приветства втория доклад за предварителна оценка на Института от 8 септември 2011 г., който се съсредоточава върху специфичните цели и дейности на Института и има за цел да предостави насоки на ръководството на Института при финализиране на целите и дейностите; изтъква, че в условията на икономическа криза и строги икономии е от основно значение Институтът да постига оптимални от икономическа гледна точка резултати, без да застрашава успешното изпълнение на своята важна мисия.

16.

Приветства създаването от страна на Института на Център за ресурси и документация като единствен европейски източник на институционални и методологически познания в областта на равенството между половете.

17.

Подчертава, че целите и задачите на Института налагат поддържането на отделна специфична структура в институционалната рамка.

18.

Отбелязва въз основа на годишния доклад, че на 1 март 2010 г. служителите на Института са били преместени от временните помещения в Брюксел в окончателното седалище на Института във Вилнюс, Литва.

19.

Установява въз основа на годишния доклад, че правителството на Република Литва е осигурило плащането на наема за офисите на Института за период от две години до 15 декември 2011 г.

20.

Приветства единствената по рода си инициатива, заедно с другите представителства на институции на Съюза във Вилнюс (представителството на Комисията и информационното бюро на Европейския парламент), за намиране и избор на общи помещения; отбелязва, че новосъздаденият „дом на ЕС“ се е доказал като необходим и ще повиши полезното взаимодействие, ще увеличи видимостта на Съюза, икономиите и споделянето на разходи.

21.

Приветства първите одитни дейности, извършени през 2011 г. в Института от Службата за вътрешен одит (IAS); отбелязва въз основа на доклада на IAS (8), че няма нито неизпълнени „критични“, нито неизпълнени „много важни“ препоръки от докладите на IAS от 31 декември 2011 г.

22.

Отбелязва, че през декември 2011 г. IAS е извършила ограничен преглед на прилагането на стандартите за вътрешен контрол в Института; отбелязва, че Институтът е приел препоръката за финализиране на процедурата за прилагане на стандартите за вътрешен контрол, като ръководството е приело план за действие, който да бъде изпълнен през 2012 г.; призовава Института да информира органа по освобождаване от отговорност за действията, които е предприел във връзка с препоръките.

23.

Отчита, че анализът на риска, извършен от IAS, е установил определени процедури (9), които не е могло да бъдат разгледани в рамките на плана за одит на IAS, тъй като контролът е оценен като липсващ или недостатъчен.

24.

Отбелязва въз основа на констатациите и оценките, направени от Сметната палата, че Институтът трябва да подобри документирането на физическите проверки на дълготрайните активи и оценката на натрупаните задължения.

25.

По отношение на други забележки, придружаващи решението за освобождаване от отговорност, които имат хоризонтален характер, препраща към своята резолюция от 17 април 2013 г. (10) относно резултатите от дейността, финансовото управление и контрола на агенциите.