22.9.2012   

BG

Официален вестник на Европейския съюз

C 286/16

(1)

Регламент (ЕО) № 45/2001 установява принципи и правила, приложими за всички институции и органи на Европейския съюз, и предвижда назначаването от всяка институция и орган на Съюза на длъжностно лице за защита на данните (ДЛЗД).

(2)

Съгласно член 24, параграф 8 от Регламент (ЕО) № 45/2001 всяка институция или орган на Съюза трябва да приеме допълнително правила за прилагане относно ДЛЗД, в съответствие с приложението към този регламент.

(3)

Подходящо е да се включат разпоредби по отношение на контролиращи органи и координатори за защита на данните, чиито задачи и задължения се отнасят до тези на ДЛЗД и до регулиране на правата на субектите на данни,

а)

назначаването и статута на ДЛЗД на Европейския съвет за системен риск (ЕССР), както и на задачите, задълженията и правомощията на ДЛЗД;

б)

ролите, задачите и задълженията на контролиращите органи и координаторите за защита на данните;

в)

упражняването на права от субекти на данни.

а)

„контролиращ орган“ означава управител, отговарящ за организационна структура, която определя целите и средствата за обработка на лични данни;

б)

„координатор за защита на данните“ означава член на персонала, който съдейства на контролиращия орган при изпълнението на неговите задължения за защита на данните. Това лице е специалист в управлението на архиви.

а)

назначава ДЛЗД, който има достатъчно висок ранг, за да отговори на условията на член 24 от Регламент (ЕО) № 45/2001;

б)

определя мандат на ДЛЗД за срок от две до пет години.

а)

когато възникне въпрос, който има или може да има последици за защитата на данните; и

б)

за всички контакти между ЕССР и външни лица, отнасящи се до прилагането на Регламент (ЕО) № 45/2001, и особено за всяко взаимоотношение с ЕНОЗД.

а)

повишава осведомеността по отношение на въпроси по защита на данните и насърчава култура по защита на лични данни в ЕССР;

б)

съветва Генералния съвет, Управителния комитет, секретариата, контролиращия орган и координатора за защита на данните по въпроси, отнасящи се до прилагането на разпоредбите за защита на данните в ЕССР. Генералният съвет, Управителният комитет, секретариата, съответният контролиращ орган или всяко физическо лице могат да се консултират с ДЛЗД по всеки въпрос, отнасящ се до тълкуването или прилагането на Регламент (ЕО) № 45/2001;

в)

сътрудничи си с ЕНОЗД по негово искане или по собствена инициатива и отговаря на искания, които ЕНОЗД отправя към ДЛЗД на ЕССР;

г)

определя дали дадена операция по обработка е вероятно да представлява специфични рискове по смисъла на член 27 от Регламент (ЕО) № 45/2001 и по този начин е предмет на предварителна проверка. ДЛЗД консултира, ако е необходимо, съответния контролиращ орган. В случай на съмнение за необходимостта от предварителна проверка се прави консултация с ЕНОЗД в съответствие с член 27, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 45/2001;

д)

по искане на Генералния съвет, Управителния комитет, секретариата или всяко физическо лице, или по собствена инициатива извършва проверка на въпроси и случаи, които имат пряко отношение към задачите и задълженията на ДЛЗД, и докладва обратно на лицето, поискало проверката. ДЛЗД разглежда въпросите и фактите безпристрастно и надлежно взема предвид правата на субектите на данни. Ако ДЛЗД прецени за необходимо, то следва да информира съответно и всички други заинтересовани страни. Ако лицето, поискало проверката, е физическо лице или действа от името на физическо лице, ДЛЗД е задължено, доколкото е възможно, да гарантира конфиденциалността на искането, освен ако въпросният субект на данни даде недвусмисленото си съгласие искането му да не бъде третирано като поверително;

е)

сътрудничи си с ДЛЗД на други институции и органи на Съюза, по-специално като извършва обмен на опит и знания и представлява ЕССР при всички обсъждания на въпроси, отнасящи се до защитата на данни, с изключение на съдебни дела; и

ж)

представя на Генералния съвет и на ЕНОЗД годишна работна програма и годишен доклад относно дейността на ДЛЗД.

а)

да поиска становище от секретариата на ЕССР по въпроси, свързани с неговите задачи и задължения;

б)

да изготвя становище относно законосъобразността на текуща или предлагана операция по обработка или относно всеки въпрос, свързан с нотификация на операции по обработка;

в)

да запознава ръководителя на секретариата на ЕССР с всеки случай на неспазване на Регламент (ЕО) № 45/2001 от страна на член на персонала;

г)

да има достъп по всяко време до данните, образуващи предмета на операциите по обработка на лични данни и до всички офиси, съоръжения за обработка на данни и носители на данни;

д)

да бъде включен, винаги когато ЕССР изготвя вътрешни правила по отношение на защитата на лични данни;

е)

да поддържа анонимен списък на писмени искания от субекти на данни относно упражняването на техните права; и

ж)

да изпълнява другите задачи, посочени в приложението към Регламент (ЕО) № 45/2001.

а)

координаторите за защита на данните подпомагат контролиращите органи при изпълнението на задълженията им по искане на контролиращите органи или по тяхна собствена инициатива. За тази цел координаторите за защита на данните поддържат контакт със служителите на контролиращите органи, които са задължени да им предоставят всяка необходима информация. По преценка на съответния контролиращ орган това може да включва осигуряване на достъп до лични данни, обработвани под контрола на контролиращия орган;

б)

координаторите за защита на данните съдействат на ДЛЗД по отношение на:

а)

тези права могат да се упражняват единствено от субекта на данните или неговия надлежно упълномощен представител. Тези лица упражняват всяко от тези права безплатно;

б)

искания за упражняване на тези права се отправят в писмена форма до съответния контролиращ орган. Контролиращият орган разглежда искането, само ако самоличността на лицето, отправило искането, и пълномощното да се представлява субекта на данните, ако е приложимо, са надлежно проверени. Контролиращият орган информира незабавно в писмена форма субекта на данните дали искането е прието или не. Ако искането е отхвърлено, контролиращият орган посочва основанията за отказа;

в)

по всяко време в рамките на три календарни месеца от получаването на искането, контролиращият орган е задължен да предостави достъп на субекта на данните съгласно член 13 от Регламент (ЕО) № 45/2001, като му позволи да се запознае на място с данните или да получи копие от тях, според предпочитанията на заявителя;

г)

субектите на данни могат се обърнат към ДЛЗД, ако контролиращият орган не спазва сроковете съгласно буква б) или в). В случай на очевидна злоупотреба от субекта на данни при упражняване на неговите права контролиращият орган може да препрати субекта на данните към ДЛЗД. Ако случаят бъде препратен към ДЛЗД, ДЛЗД решава искането по същество и постановява последващи действия. При несъгласие между субекта на данни и контролиращия орган двете страни имат право да се консултират с ДЛЗД.