РЕЗОЛЮЦИЯ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ

от 10 май 2012 година

съдържаща забележките, които са неразделна част от решението относно освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейската агенция по химикали за финансовата 2010 година

ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ,

—	като взе предвид окончателните годишни отчети на Европейската агенция по химикали за финансовата 2010 година,

—	като взе предвид доклада на Сметната палата относно годишните отчети на Европейската агенция по химикали за финансовата 2010 година, придружен от отговорите на Агенцията (1),

—	като взе предвид препоръката на Съвета от 21 февруари 2012 г. (06083/2012 – C7-0051/2012),

—	като взе предвид член 319 от Договора за функционирането на Европейския съюз,

—	като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2), и по-специално член 185 от него,

—	като взе предвид Регламент (ЕО) № 1907/2006 на Европейския парламент и на Съвета (3) за създаване на Европейска агенция по химикали, и по-специално член 97 от него,

—

като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията от 19 ноември 2002 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (4), и по-специално член 94 от него,

—	като взе предвид член 77 и приложение VI към своя правилник,

—	като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол и становището на комисията по околна среда, обществено здраве и безопасност на храните (A7-0126/2012),

A.	като има предвид декларацията на Сметната палата, че е получила достатъчна увереност, че годишните отчети на Европейската агенция по химикалите („Агенцията“) за финансовата 2010 година са надеждни и че свързаните с тях операции са законосъобразни и редовни;

Б.

като има предвид, че на 10 май 2011 г. Парламентът освободи изпълнителния директор на Агенцията от отговорност във връзка с изпълнението на нейния бюджет за финансовата 2009 година (5) и в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност, Парламентът, наред с другото,

—	призова Агенцията да уведоми органа по освобождаване от отговорност за предприетите мерки за подобряване на нейната система за контрол посредством усъвършенстване на нейните финансови механизми, поток на работа, планове за действие и оценки на риска;

—

насърчи Агенцията да гарантира ефективно, че:

—	всички компоненти за финансиране на решенията са въведени,

—	необходимата за всяко равнище на организацията информация е правилно определена и предоставяна,

—	годишната работна програма (ГРП) посочва всички налични посредством бюджета средства,

—	документацията относно финансовите процедури и контролни листове е приключена и актуализирана;

—	призова Агенцията да развие допълнително планирането и наблюдението на своите обществени поръчки и изпълнението на бюджета си, така че да се намали делът на преноса на бюджетни кредити;

В.	като има предвид, че общият бюджет на Агенцията за финансовата 2010 година беше 75 500 000 EUR в сравнение със 70 400 000 EUR през 2009 г., което представлява увеличение от 7,24 %;

Г.	като има предвид, че Агенцията е получила временна вноска от 36 000 000 EUR от Съюза и ЕАСТ.

Бюджетно и финансово управление

Отбелязва, че според доклада на Сметната палата бюджетът на Агенцията за 2010 г. възлиза на 75 000 000 EUR, докато Агенцията декларира бюджет от 75 500 000 EUR за финансовата 2010 година.

Въз основа на информация от Агенцията отбелязва, че тя е финансирана от таксите, които промишлеността заплаща за регистрирането на химическите вещества, и евентуално от вноска на Съюза.

Припомня, че първоначалната вноска на Съюза за Агенцията за 2010 г. възлиза на 25 305 000 EUR; отбелязва обаче, че към тази сума са добавени 8 700 000 EUR възстановен излишък, в резултат на което общата вноска на Съюза за 2010 г. (6) става 34 005 000 EUR; освен това отбелязва, че тъй като обикновено приходите от такси се предават на Агенцията едва към края на годината, вноската на Съюза се счита за необходима за покриване на текущите разходи до октомври 2010 г.

Отбелязва, че Агенцията посочва временна вноска на Съюза в размер на 36 000 000 EUR за 2010 г., въпреки че тази сума включва и вноската на ЕАСТ.

Въз основа на доклада за бюджетното и финансовото управление установява, че Агенцията се ангажира да възстанови изцяло временната вноска на Съюза на Комисията след получаването на съответното дебитно известие; въз основа на информация от Агенцията отбелязва, че временната вноска е възстановена през март 2011 г. и че е изплатена лихва на Комисията.

Въз основа на доклада за бюджетното и финансовото управление признава, че първоначалният бюджет на Агенцията за 2010 г. беше 86 481 700 EUR; отбелязва обаче, че през годината управителният съвет е приел два коригиращи бюджета за намаляване на бюджетните разходи с общо 11 000 000 EUR (12,75 %).

Въз основа на доклада за бюджетното и финансовото управление отбелязва, че бюджетът за дял I през 2010 г. в размер на 47 214 285 EUR е намален с 8 %, т.е. с 3 787 650,18 EUR; отбелязва забележката на Агенцията, че основната причина за намалението е по-бавното набиране на персонал в сравнение с първоначалните планове; отбелязва също, че общият процент на изпълнение за дял I достигна 97,2 %.

Отбелязва също, че според доклада за бюджетното и финансовото управление разходите по дял II представляват 92,4 % от коригиращия бюджет (10 739 727,92 EUR срещу 11 624 281,05 EUR), което се дължи на анулирането на няколко консултантски проекта в областта на информационните технологии, които ще бъдат изпълнени в рамките на бъдещия договор за възлагане на външно изпълнение през 2011 г.

Въз основа на годишния доклад за дейността установява, че Агенцията е успяла да обработи близо 23 000 входящи плащания на такси, за което са получени приходи от такси в размер на 349 700 000 EUR.

10.

Отбелязва, че според Сметната палата през 2010 г. Агенцията започва да се финансира напълно самостоятелно, но че нейният Финансов регламент би могъл да се измени, като включи механизъм, позволяващ задържането на излишъка от приходите на Агенцията за финансиране на бъдещите ѝ дейности.

11.

Отбелязва отговора на Агенцията, според който тя ще включи предложение за механизъм за управление на излишъка от приходи в предстоящото преразглеждане на нейния Финансов регламент; разбира от годишния доклад за дейността на Агенцията, че е сключено споразумение с признат външен попечител и се подготвя второ споразумение, за да се гарантира сигурността и диверсификацията на рисковете на натрупаните парични резерви, които следва да бъдат основният източник на финансиране за Агенцията до въвеждането на финансовата рамка за периода 2014—2020 г.; въз основа на информация от Агенцията отбелязва, че в Европейската инвестиционна банка и Централната банка на Финландия са внесени парични резерви за управление на активите.

Пренос на бюджетни кредити

12.

Въз основа на доклада за бюджетното и финансовото управление на Агенцията констатира, че пренесените бюджетни кредити за поети задължения и за плащания в размер на 12 254 740,59 EUR са свързани главно с ИТ разходите за подкрепа на операциите (5 747 560,42 EUR), както и с общите административни разходи (1 555 943,82 EUR).

13.

Въз основа на доклада за бюджетното и финансовото управление констатира също, че е освободена обща сума от 2 533 156,09 EUR от бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, пренесени от бюджета през 2009 г.; отбелязва по-конкретно, че това се отнася основно до дял II.

14.

Изразява съжаление, че в своя доклад относно годишните отчети на Агенцията за финансовата 2010 година Сметната палата не отбелязва бюджетните кредити на Агенцията, които са пренесени и освободени.

15.

Приветства усилията на Агенцията за подобряване на планирането и мониторинга на ресурсите и за въвеждане на насоки за насърчаване на принципа на ежегодност; въз основа на информацията от Агенцията отбелязва по-конкретно, че тя е успяла да намали процента на преносите от 29,7 % през 2009 г. до 16,3 % през 2010 г.

16.

Подчертава също, че, тъй като Агенцията работи с недиференцирани бюджетни кредити по всички свои дялове, е нереалистично да очакваме, че за всички операции, които са вписани в бюджета за една календарна година, могат едновременно да се поемат задължения и да се извършат плащания в рамките на същата бюджетна година, особено що се отнася до оперативните разходи във връзка с проектите (например, разработване на информационни системи).

Процедура по възлагане на обществени поръчки

17.

Въз основа на годишния доклад за дейността на Агенцията отбелязва също, че през 2010 г. са проведени 350 процедури по възлагане на обществени поръчки, в т.ч. за многогодишните рамкови договори за ИТ, сигурност, консултантски услуги в областта на качеството и управлението, различни комуникационни въпроси и езиково обучение.

18.

Признава по-специално, че са сключени множество договори съгласно съществуващите рамкови договори в сферата на консултантските услуги в областта на информационните технологии, както и по научни, технически, екологични и социално-икономически въпроси във връзка с REACH.

Управление на човешките ресурси (ЧР)

19.

Въз основа на годишния доклад за дейността на Агенцията отбелязва, че през 2010 г. тя е наела над 120 нови служители; признава по-конкретно, че е поставен силен акцент върху набирането на експерти с цел подобряване на научния капацитет на Агенцията; освен това отбелязва, че беше отдаден приоритет и на набирането на среден и висш управленски персонал, за да се гарантира въвеждането на новата организационна структура от януари 2011 г.

20.

Призовава Агенцията да подобри планирането на своите дейности и проекти в областта на човешките ресурси при определянето на годишната си работна програма; отбелязва по-специално, че според годишния доклад за дейността поради твърде дългите крайни срокове за регистрация и тяхното отражение върху службите за човешки ресурси, някои дейности за обучение са загубили приоритетното си значение, а няколко проекта в областта на човешките ресурси са отложени или управлявани на по-ниско равнище от първоначално предвиденото.

Конфликт на интереси

21.

Като отбелязва, че Агенцията участва във вземането на решения от голяма важност за потребителите, и като има предвид, че тя има видимост заради значението си за сектора, очаква да получи и да обсъди констатациите и препоръките от специалния доклад на Сметната палата за ситуациите на конфликт на интереси, който ще бъде публикуван до края на юни 2012 г.

22.

Счита, че след началната фаза на изграждане, характеризираща се със съсредоточаване върху процедурите, Агенцията трябва да осигури разпределяне на бюджета и персонала си по начин, който ѝ позволява да изпълнява изцяло задачите си по същество, по-специално относно оценяването, ограниченията и разрешаването.

Вътрешен одит

23.

Счита, че Агенцията е подобрила своите административни процеси (включително финансовите механизми) и своя оперативен работен процес чрез разработването на интегрирана система за управление на качеството (ISO9001); освен това приветства факта, че Агенцията е включила оценките на риска в определянето на приоритетите си за одитите и годишната си работна програма, и, при необходимост, като основа за вземането на решения; счита, че това е най-добра практика, която трябва да бъде последвана от другите агенции.

24.

Въз основа на информация от Агенцията отбелязва, че службата за вътрешен одит е изготвила консултативно становище относно „подготвеността за регистриране“, което е представено и предадено на изпълнителния директор на 14 април 2010 г.; подчертава, че този одит има за цел да оцени подготвеността на Агенцията да се справи с бъдещите срокове за регистриране.

25.

В тази връзка приветства създаването от страна на Агенцията на отделен отдел за регистриране и заявления, както и на работна група за извънредни ситуации; въпреки това призовава Агенцията да подобри съгласуваността при обработката на досиетата; отбелязва, че това е предварително условие за дейностите по регистриране и че Агенцията следва да засили усилията си в това отношение, като въведе стандартен процес за актуализация на правилата за регистриране, както и достатъчна информационна следа и документация за решенията, взети във връзка с актуализацията на правилата.

26.

Призовава също така Агенцията да подготви служителите в своя отдел за регистриране за увеличеното спрямо настоящото равнище работно натоварване, като ги обучи (и по-специално средния управленски персонал) и създаде възможности за заместването на служители на ключови длъжности; подчертава, че задачата на отдела за регистриране следва да се фокусира върху основните дейности, за които са необходими специфични познания за регистрирането.

27.

Призовава Агенцията да спазва строга методология за отчитане„отгоре-надолу“/ „отдолу-нагоре“ и ясни ръководни принципи, за да определи съответните показатели и инструменти, които ще използва.

28.

Въз основа на информация от Агенцията отбелязва, че структурата за вътрешен одит е извършила два вътрешни одита за достоверност през 2010 г.: единият е за процеса на заместване на служителите, а другия за процеса на фактуриране на таксите.

Изпълнение

29.

Отбелязва, че към края на 2010 г. са приети два важни срока във връзка с REACH и Регламента относно класифицирането, етикетирането и опаковането; следователно приветства факта, че Агенцията е успяла да се справи успешно с приемането и обработването на 25 000 регистрационни досиета на 4 300 химически вещества, които са или често използвани в Европа или са най-опасните, и с над 3 милиона уведомления за над 100 000 вещества, които са класифицирани и трябва да бъдат етикетирани с цел защита на потребителя.

30.

Приветства инициативите на Агенцията за по-силно ориентиране към потребителите и за подобряване на процедурите за предоставяне на обратна информация; по-конкретно изразява задоволство, че Агенцията е обърнала особено внимание на комуникационните си дейности, като дни на заинтересованите страни, публикации или подпомагане чрез бюро за услуги.

31.

Изразява задоволство от успешното функциониране на Агенцията при прилагане на законодателството на Съюза в областта на химическите вещества.

32.

Разглежда развитието в контекста на договорите за информационни технологии като резултат от значителните разходи за тях и наблюдаваните забавяния във фазата на изграждане.

Функциите на координатор на мрежата на агенциите

33.

Приветства Агенцията за нейната ефективна работа като координатор на мрежата на агенциите в хода на процедурата по освобождаване от отговорност за финансовата 2010 година.

34.

Обръща внимание на препоръките от предишните си доклади за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, включени в приложението към настоящата резолюция.

35.

По отношение на други забележки, придружаващи решението за освобождаване от отговорност, които имат хоризонтален характер, препраща към своята резолюция от 10 май 2012 г. (7) относно резултатите от дейността, финансовото управление и контрола на агенциите.

(1) ОВ C 366, 15.12.2011 г., стр. 33.

(2) ОВ L 248, 16.9.2002 г., стр. 1.

(3) ОВ L 396, 30.12.2006 г., стр. 1.

(4) ОВ L 357, 31.12.2002 г., стр. 72.

(5) ОВ L 250, 27.9.2011 г., стр. 150.

(6) ОВ L 64, 12.3.2010 г., стр. 447.

(7) Приети текстове, P7_TA(2012)0164 (вж. страница 388 от настоящия брой на Официален вестник).

ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРЕПОРЪКИ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ ОТ ПРЕДХОДНИ ГОДИНИ

Европейска агенция по химикалите

2008 г.

2009 г.

Изпълнение

Агенцията би извлякла полза от разработването на процедури за предоставяне на обратна информация и от по-силно ориентиране към потребителите

Изисква от Сметната палата да извърши одити на изпълнението на Агенцията

Бюджетно и финансово управление

—	Призовава Агенцията да предприеме мерки за подобряване на планирането и наблюдението на своите ресурси и бюджетни кредити (41 % от бюджетните кредити за поети задължения за оперативни дейности са пренесени, а 37,5 % са освободени)

—	Призовава Комисията да провери какви възможности съществуват за осигуряване на пълно прилагане на принципа на ориентираното спрямо потребностите управление (парични резерви през 2008 г.: 18 747 210,75 EUR)

Призовава Агенцията да развие допълнително планирането и наблюдението на своите обществени поръчки и изпълнението на бюджета си, така че да се намали делът на преноса на бюджетни кредити; отбелязва, всъщност, че Сметната палата отбеляза пренос на бюджетни кредити от 20 000 000 EUR (29 % от бюджетните кредити) за бюджетната 2010 година, като 88 % от тях отговарят на дейности, които все още не са изпълнени (или, в някои случаи – на стоки, които не са получени) в края на годината; допълнително отбелязва, че 5 % от бюджетните кредити (3 000 000 EUR) са освободени

Човешки ресурси

—	Припомня на Агенцията да подобри прилагането на процедурата по набиране на персонал

—	Проблеми с прозрачността: при 14 процедури за подбор на персонал независимостта на членовете на комисиите за подбор не е била гарантирана поради факта, че директорът на Агенцията е бил председател на тези комисии

—	Приветства Агенцията за това, че е решила в бъдеще директорът да не участва повече в работата на комисиите за подбор

—	Призовава Агенцията да въведе ясно формулирани процедури за приемственост на работата

Важно е Агенцията да продължи да наблюдава изпълнението на своя бюджет и план за набиране на персонал

Вътрешен одит

Одитът на три процедури установи слабости в документацията, която обобщава работата на комисиите за подбор (липса на обосновка)

—	Призовава изпълнителния директор на Агенцията да информира органа по освобождаване от отговорност за съдържанието на своя план за одит

—	Призовава Агенцията да уведоми органа по освобождаване от отговорност за предприетите мерки за подобряване на нейната система за контрол посредством усъвършенстване на нейните финансови механизми, поток на работа, одити, планове за действие и оценки на риска

—

Насърчава Агенцията да гарантира ефективно, че:

—	всички компоненти за финансиране на решенията са въведени,

—	необходимата за всяко равнище на организацията информация е правилно определена и предоставяна,

—	работната програма посочва всички налични посредством бюджета средства,

—	документацията относно финансовите процедури и контролни листове е приключена и актуализирана