32004R1653

РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 1653/2004 НА КОМИСИЯТА

от 21 септември 2004 година

относно стандартен Финансов регламент за изпълнителните агенции съгласно Регламент (ЕО) № 58/2003 на Съвета относно установяването на статута на изпълнителните агенции, отговарящи за някои задачи по управлението на програмите на Общността

КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,

като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,

като взе предвид Регламент (ЕО) № 58/2003 на Съвета за установяване на статута на изпълнителните агенции, отговарящи за някои задачи по управлението на програмите на Общността (1), и по специално член 15 от него,

като взе предвид становището на Европейския парламент,

като взе предвид становището на Съвета,

като взе предвид становището на Сметната палата,

като има предвид, че:

ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:

ДЯЛ I

ПРЕДМЕТ

Член 1

Настоящият регламент установява основните правила, приложими към създаването и изпълнението на оперативния бюджет (наричан по-долу бюджета) на агенциите, посочени в Регламент (ЕО) № 58/2003 (наричани по-долу агенциите или агенцията).

Член 2

По отношение на всеки аспект от дейността на изпълнителните агенции, който не е изрично определен от настоящия регламент, се прилагат съответно разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (наричан по-долу Общ финансов регламент) и Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002.

ДЯЛ II

БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ

Член 3

Бюджетът се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство и точност, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност на разходите, добро финансово управление и прозрачност, така както е установено в настоящия регламент.

ГЛАВА I

Принцип на единство и точност на бюджета

Член 4

Бюджетът представлява акт, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и разрешават приходи и разходи, сметнати за необходими за агенцията.

Член 5

Приходите на агенцията включват субсидия, отпусната от Общностите, и други приходи, включително приходи, предоставени по смисъла на член 15.

Разходите включват административните разходи на агенцията, а също така, когато е приложимо, разходи, финансирани от предоставени приходи в съответствие с първи параграф.

Член 6

Не се събират никакви приходи и не се правят никакви разходи, освен ако не са предвидени като линия в бюджета.

Даден бюджетен кредит не може да бъде вписан в бюджета, ако не представлява разход, който се смята за необходим.

Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава разпределението на бюджетните кредите, разрешени от бюджета.

ГЛАВА 2

Принцип на ежегодността

Член 7

Бюджетните кредити, които са вписани в бюджета, се разрешават в рамките на една финансова година, която започва на 1 януари и приключва на 31 декември.

Бюджетните кредити, вписани в бюджета, са недиференцирани бюджетни кредити.

Административни разходи, произтичащи от договори, обхващащи периоди, чието действие се простира отвъд финансовата година, било то в съответствие с местните практика или свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета за финансовата година, когато те са влезли в сила.

Член 8

Приходите на агенцията се вписват в сметките за дадена финансова година на базата на сумите, събрани през посочената година. Те довеждат до същото ниво както на наличните бюджетни кредити.

Бюджетните кредити, които са разрешени от бюджета за дадена година, могат да се използват само за покриването на разходи, за които е поето задължение и са направени през същата финансова година, и за покриването на суми, които се дължат по поети задължения от предходната финансова година.

Член 9

Бюджетни кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират.

Бюджетни кредити, които съответстват на поети задължения при приключването на финансовата година, се пренасят автоматично само към следващата финансова година. Бюджетните кредити, които са били пренесени, но не и усвоени до 31 март на година N + 1, се анулират автоматично. Пренесените по такъв начин бюджетни кредити се идентифицират в сметките.

Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.

Бюджетните кредити, които са налични към 31 декември и са резултат от целеви приходи, посочени в член 15, се пренасят автоматично. Наличните бюджетни кредити, които отговарят на целевите приходи, трябва да бъдат използвани първи.

Член 10

Бюджетните кредити, вписани в бюджета, могат да бъдат обект на планиране от 1 януари, веднага щом бюджетът стане окончателен.

Въпреки това, считано от 15 ноември всяка година, могат да се поемат предварително задължения за рутинни административни разходи срещу бюджетните кредити, разпределени в рамките на следващата финансова година. Подобни поети задължения не могат да надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити по съответната линия в бюджета за текущата финансова година. Те не може да са свързани с нови разходи, чийто принцип все още не е одобрен от последния бюджет, приет по надлежния ред.

Освен това разходи, които трябва да бъдат изплатени предварително, например наеми, могат да дадат основание плащанията, извършвани от 1 декември нататък, да са за сметка на бюджетни кредити за следващата финансова година.

Ако бюджетът не е приет в началото на финансовата година, тогава се прилага mutatis mutandis системата на разрешение за временно използване на 1/12 част от бюджета за следващата година, установена в Общия финансов регламент.

ГЛАВА 3

Принцип на балансираност на бюджета

Член 11

Бюджетните приходи и разходи трябва да са балансирани. Агенцията не може да сключва заеми.

Бюджетните кредити не могат да надвишават субсидията на Общността, посочена в член 5, плюс целевите приходи и всички други приходи, посочени в член 5.

Член 12

Ако салдото на окончателната сметка по смисъла на член 56 е положителен, той се възстановява на Комисията до сумата на субсидията, изплатена през годината.

Разликата между субсидията, посочена в член 5, и действително платеното на агенцията се анулира.

ГЛАВА 4

Принцип на разчетна единица на бюджета

Член 13

Бюджетът се съставя и изпълнява в еуро и сметките се представят в еуро.

Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят на изпълнителната агенция може, в надлежно обосновани случаи, да извършва операции в национални валути и, когато това е приложимо, във валутите на трети страни.

ГЛАВА 5

Принцип на универсалност на бюджета

Член 14

Общият размер на приходите покрива общия размер на разходите, с изключение на приходите, предвидени за специфични видове разходи. Всички приходи и разходи се вписват изцяло без никаква корекция едни спрямо други, съгласно условията на член 16.

Член 15

Приходи, предвидени за специфични цели, като приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания, а също така и приходи от държави-членки, от трети страни, , или други подобни организации за изпълнението на програми, финансирани от източници, различни от общия бюджет на Европейските общности (наричан по-долу общия бюджет), представляват специфични разходни позиции.

Всички целеви приходи трябва да покрият преките и непреките разходи, направени с оглед на въпросната дейност или цел. Бюджетът съдържа линии, които да включват категориите от целеви приходи, и когато това е възможно, посочва сумите.

След като получи съгласието на Комисията, управителният съвет решава дали могат да бъдат приети дарения, завещания и субсидии от източници, различни от Общността.

Член 16

Стойността на продуктите и услугите, предоставени на агенцията, са за сметка на бюджета до пълната им цена след освобождаването от данъци, когато данъците се възстановяват било то от държава-членка в съответствие с Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейските общности, или от държава-членка или трета страна, въз основа на други релевантни договорености.

Всички национални данъци, които временно се понасят от агенцията съгласно първия параграф, се вписват във временна сметка, докато бъдат възстановени от съответната държава. Всяко отрицателно салдо се вписва в бюджета като разход.

ГЛАВА 6

Принцип на специфичност на разходите

Член 17

Бюджетните кредити са предназначени за конкретни цели по дялове и глави допълнително се подразделят на статии и позиции.

Член 18

Директорът взима решения относно трансфери на бюджетни кредити в рамките на оперативния бюджет. Той информира предварително Комисията и управителния съвет, които разполагат с един месец, за да се противопоставят на такива трансфери. След изтичането на този срок трансферите се смятат за одобрени.

Бюджетните кредити, които съответстват на предоставени приходи, може да бъдат трансферирани само ако са използвани за целите, за които са предоставени приходите.

ГЛАВА 7

Принцип на доброто финансово управление

Член 19

1.   Бюджетните средства се използват при спазване на принципа на доброто финансово управление, което означава в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.

2.   Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от агенцията при осъществяването на своите дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.

Принципът на ефикасност се отнася до най-добро съотношение между използвани ресурси и получените резултати.

Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигане на планираните резултати. Тези резултати подлежат на оценка.

3.   Годишната работна програма на изпълнителната агенция, приета от управителния съвет, съдържа подробни цели и индикатори за постигнатото.

ГЛАВА 8

Принцип на прозрачност на бюджета

Член 20

Бюджетът се съставя и изпълнява, и отчетите се представят при спазване на принципа на прозрачността.

Бюджетът и изменящите го бюджети, така както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в срок два месеца след тяхното приемане.

ДЯЛ III

СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА

Член 21

Най-късно на 31 март всяка година изпълнителната агенция изпраща на Комисията прогноза за своите приходи и разходи, изготвени от директора на агенцията и приети от управителния съвет, а също и общи насоки, които очертават прогнозите, заедно с работната програма на агенцията.

Прогнозите за приходи и разходи на агенцията включват:

Член 22

Като част от процедурата за приемане на общия бюджет Комисията изпраща прогнозата на агенцията с нейните прогнози на бюджетния орган и предлага размера на субсидията за агенцията, а също така и броя персонал на агенцията, който смята за необходим.

Оперативният бюджет на агенцията не може да бъде окончателно приет преди окончателното приемане на бюджета на Европейския съюз, в съответствие с член 13 от Регламент (ЕО) № 58/2003.

Бюджетният орган одобрява щатното разписание на всички агенции и всички последващи изменения към него в съответствие с член 24.

Всяко изменение на бюджета, включително и на щатното разписание, се осъществява посредством изменящ бюджет, приет съгласно същата процедура както и първоначалният бюджет, при спазване на условията на членове 18 и 24.

Член 23

Бюджетът съдържа отчет за приходите и отчет за разходите. Той съдържа:

Член 24

1.   Щатното разписание, посочено в член 21, показва до броя длъжностите, разрешени за финансовата година, броя на длъжностите, разрешени за предходната година, и броя на действително заетите длъжности. Той представлява абсолютно ограничение за агенцията; не могат да се правят назначения извън определеното ограничение.

Въпреки това управителният съвет може да измени щатното разписание до 10 % от разрешените длъжности по-ниски от степен А3, при условие че това не се отразява на обема на бюджетните кредити за персонал, съответстващи на пълна финансова година, и остава в рамките на ограниченията от общ брой длъжности, разрешени от щатното разписание.

2.   Чрез дерогация от параграф 1, случаите на непълно работно време, разрешени от органа по назначаване в съответствие с Правилника за длъжностните лица на Европейските общности и Условията за работа на другите служители на тези Общности (наричан по-долу Правилник за персонала), могат да бъдат компенсирани от други назначения.

ДЯЛ IV

ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА

ГЛАВА 1

Общи разпоредби

Член 25

Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той е служител съгласно Правилника за персонала. Той прилага приходната и разходната част на бюджета в съответствие с настоящия регламент, на своя собствена отговорност и в рамките на отпуснатите бюджетни кредити, които са разрешени.

Член 26

Директорът може да делегира своите правомощия по изпълнение на бюджета към персонала на агенцията при условията, установени в Правилника за персонала. Тези членове на персонала могат да действат само в рамките на правомощията, които изрично са им предоставени.

Член 27

На всички финансови участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял се забранява да предприемат каквито и да било мерки по изпълнение на бюджета, които биха могли да доведат до конфликт на техните собствени интереси с тези на агенцията или на Общностите. Ако възникне такъв случай, съответното лице трябва да се въздържи от приемането на подобни мерки и да отнесе въпроса до прекия му ръководител. Директорът трябва да отнесе въпроса до управителния съвет.

Налице е конфликт на интереси, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансовия участник при изпълнението на бюджета или на вътрешен одитор са опорочени по причини, свързани със семейство, емоционален живот, политическа или национална принадлежност, икономически интереси или други интереси, споделяни с бенефициера.

ГЛАВА 2

Финансови участници

Член 28

Задълженията на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя са разделени и взаимно несъвместими.

Член 29

Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходната и разходната част в съответствие с принципите на доброто финансово управление и за това да гарантира спазването на изискванията за законосъобразност и редовност. Той запазва оправдателните документи, свързани с извършените операции, за срок от пет години считано от датата на решението, разрешаващо изпълнение по отношение на изпълнението на бюджета.

Чрез делегиране разпоредителят с бюджетни кредити въвежда в съответствие със съответните минимални стандарти, приети от Комисията за нейните собствени отдели, и като има предвид специфичните рискове, свързани с неговата/нейната управленска среда, организационната структура и вътрешните процедури на управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите/нейните задължения, включително и, където това е подходящо, ex post проверки.

В зависимост от същността и обхвата на своите задължения разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в рамките на неговите/нейните отдели експертни и съвещателни функции, които да му/ѝ помагат да контролира рисковете, съпътстващи неговата/нейната дейност.

Преди да бъде разрешена дадена операция, оперативните и финансовите аспекти се утвърждават от членове на персонала, различни от този, който е инициирал операцията. Инициирането, заверяването ex ante и ex post на дадена операция са отделни функции.

До 15 март на въпросната финансова година разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на годишен доклад за дейността, в съответствие с член 9, параграф 7 от Регламент (ЕО) № 58/2003.

Член 30

Управителният съвет назначава счетоводител, чието положение се урежда от Правилника за персонала и отговаря за:

Счетоводителят получава от разпоредителя с бюджетни кредити , който отговаря за нейната достоверност, цялата информация, която е необходима за изготвянето на сметките, които да представят един реално отражение на активите на агенцията и изпълнението на бюджета.

Счетоводителят е единственият оправомощен да се разпорежда с парични средства и други активи. Той отговаря за тяхното опазване.

ГЛАВА 3

Отговорност на финансовите участници

Член 31

Всеки от служителите, участващ във финансовото управление и контрола на транзакции, който смята, че решение, което неговият началник изисква да вземе или да приеме, е неправилно или противоречи на принципите на доброто финансово управление, или на професионалните правила, които се изисква от него да съблюдава, информира писмено директора и ако последният не предприеме действия в разумен срок, информира писмено органа, посочен в член 35, и управителния съвет. В случаи на незаконосъобразна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общността, той информира властите и органите, посочени в приложимото законодателство.

Член 32

Без да се засяга възможността за налагане на дисциплинарни мерки, оправомощените разпоредители с бюджетни кредити може по всяко време да бъдат лишени от своите делегирани правомощия временно или за постоянно от органа, който ги е назначил, като това става с мотивирано решение, след като тяхното становище е било изслушано. Директорът може по всяко време да оттегли съгласието си за дадено делегиране.

Без да се засяга възможността за налагане на дисциплинарни мерки, счетоводителят може по всяко време да бъде лишен от изпълнението на своите задължения временно или постоянно, от управителния съвет, с мотивирано решение, след като неговото становище е било изслушано. Управителният съвет назначава счетоводител по заместване.

Член 33

Разпоредбите на настоящата глава не засягат наказателната отговорност, която разпоредителят с бюджетни кредити и оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, може да понесат, както това е предвидено в приложимото национално законодателство и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Общностите и за борба с корупцията, включваща служители на Общността или служители на държавите-членки.

Всеки разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводител носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за персонала. В случаи на незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общността, въпросът се отнася до властите и органите, посочени в приложимото законодателство.

Член 34

1.   Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изплащането на обезщетение, както е установено в Правилника за персонала. В съответствие с това от него може да бъде изисквано да поправи изцяло или отчасти всяка вреда, понесена от Общностите в резултат на нарушения, извършени от него при или по повод на изпълнението на неговите задължения, и по-специално ако той установи права на принудително събиране на вземане или издаде нареждане за събиране, извърши разход или подпише нареждане за плащане, без да се съобрази с настоящия регламент.

Същото се прилага и когато в резултат на сериозно нарушение той пропусне да изготви документ, установяващ наличието на суми за вземане, или пропусне да издаде нареждане за събиране на дължими вземания, или без оправдание се забави с неговото издаване, или пропусне да издаде нареждане за плащане, или се забави с неговото издаване, като по този начин направи агенцията уязвима за граждански искове от трети страни.

2.   Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който счита, че решението, попадащо под неговата отговорност, е нередовно или в противоречие с принципите на доброто финансово управление, информира за това писмено делегиращия правомощията орган. Ако делегиращият правомощията орган изпрати писмени мотивирани указания до оправомощения разпоредител с бюджетни кредити да приложи въпросното решение, последният трябва да го приложи и не може да бъде отговорен за това.

Член 35

1.   Органът, съставен от Комисията, за да определя дали е налице финансова нередност и какви последици, ако има такива, следва да има от нея, в съответствие с член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, може да упражнява по отношение на агенцията същите правомощия, които има и по отношение на отделите на Комисията.

Въз основа на решението на този орган директорът решава дали да започне дисциплинарно производство или производство за реализиране на имуществена отговорност. Ако органът установи наличието на систематични проблеми, той изпраща доклад с препоръки към оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и към вътрешния одитор на Комисията. Ако становището засяга директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията.

2.   От всеки член на персонала може да се изиска да възстанови изцяло или отчасти всяка вреда, понесена от агенцията в резултат на сериозно нарушение от негова страна, извършено по време или по повод на изпълнението на неговите задължения. Назначаващият орган взима мотивирано решение, след като бъдат изпълнени формалностите, предвидени в Правилника за персонала по отношение на дисциплинарните мерки.

Член 36

Счетоводителят може да бъде подложен на дисциплинарни мерки или да понесе отговорност за изплащането на обезщетение, както това е установено в Правилника за персонала, по-специално когато:

ГЛАВА 4

Приходни операции

Член 37

Сумите за събиране се изчисляват първо от разпоредителя с бюджетни кредити , който отговаря по отношение на всяка мярка или ситуация, която може да създаде или да измени задължение за плащане към агенцията.

Член 38

Установяването на съществуващо вземане е актът, с който разпоредителят с бюджетни кредити:

Всяко вземане за сума, което е идентифицирано като сигурно, с фиксиран размер и подлежащо на изпълнение, трябва да бъде установено с нареждане за събиране, дадено на отговарящия за счетоводството служител, придружен от дебитно съобщение, изпратено на длъжника. Двата документа се изготвят и изпращат от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

Без да се засягат разпоредбите, установени в правилата за прилагане , договори или споразумения, всяко задължение, което не е изплатено на съответната дата, посочена в дебитното съобщение, се облага с лихва в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002.

Член 39

Разрешението за събиране на суми е актът, с който отговорният разпоредител с бюджетни кредити инструктира счетоводителя чрез издаването на нареждане за събиране да събере дължимата сума, която е била установена от него.

Счетоводителят действа въз основа на нарежданията за събиране на дължими суми, които са установени по съответния начин от разпоредителя с бюджетни кредити или от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Той полага необходимите грижи, за да гарантира, че агенцията ще получи своите вземания и че нейните права ще бъдат защитени.

Недължимо платените суми се възстановяват.

Член 40

Когато отговорният счетоводител планира да се откаже от дадено събиране на установено вземане за сума, той гарантира, че отказът е в съответствие и отговаря на принципа на доброто финансово управление. Той уведомява управителния съвет за своето намерение за отказ от събиране на установено вземане за сума. Отказът се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити, което трябва да е обосновано. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира настоящото решение само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR. Решението за отказ посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.

Отговорният разпоредител с бюджетни кредити анулира установено вземане за сума, когато се открие, че е била извършена правна или фактическа грешка, поради което сумата не е била правилно установена. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира това решение само за взимания за суми, по-малки от 5 000 EUR. Анулирането се извършва с решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.

Отговорният разпоредител с бюджетни кредити коригира сумата на установеното задължение, като я повишава или понижава, когато откриването на фактическа грешка включва и промяна на размера на вземането, при условие че корекцията не води до загуба на установените права на агенцията. Промените се извършват с решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и са подходящо обосновани.

Член 41

При реалното събиране на дължимата сума счетоводителят вписва в сметките и информира разпоредителя с бюджетни кредити . Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.

Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.

Когато агенцията има вземане към длъжник, който на свой ред има вземане към агенцията, което е безспорно, за точно определена сума и с настъпил падеж, отговарящият за счетоводството служител извършва компенсация на еквивалентните суми.

Член 42

Счетоводителят, във връзка с отговорния разпоредител с бюджетни кредити, може да разсрочи плащанията само въз основа на писмена молба, където причините за искането са подходящо изложени, при условие че длъжникът се ангажира да заплати лихва за целия период, считано от датата, на която първоначално е трябвало да бъде извършено плащането, и при условие че с оглед защитата на правата на агенцията длъжникът предостави финансови гаранции, обхващащи както главницата, така и лихвата.

ГЛАВА 5

Разходни операции

Член 43

За всеки разход е налице ангажимент за него, той е валидиран, разрешен и изплатен.

Член 44

По отношение на всяка мярка, която би могла да доведе до разходи за сметка на бюджета, отговорният разпоредител с бюджетни кредити трябва първо да поеме бюджетен ангажимент, преди да поеме правни задължения спрямо трети страни.

Индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или преходни бюджетни ангажименти, се поемат най късно до 31 декември от година N. Неизползваното салдо от тези бюджетни ангажименти се освобождава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

Член 45

Когато е приет бюджетен ангажимент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че разходът е бил извършен за сметка на правилната точка от бюджета, че разпределените суми са налице и че разходът съответства на съответните разпоредби, включително и на принципа на доброто финансово управление.

Член 46

Валидиране на разхода е актът с който отговорният разпоредител с бюджетни кредити удостоверява съществуването на правото на кредитора, удостоверява условията, при които плащането става дължимо, и определя или удостоверява реалността и сумата на искането. Валидирането на всеки разход става въз основа на оправдателни документи, които доказват правото на кредитора.

Решението за валидиране се изразява чрез подписването на разписка „предадено за плащане“ от отговорния упълномощен служител. При некомпютризирана система „предадено за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на отговорния упълномощен служител. При компютризирана система „предадено за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола за достъп на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

Член 47

Разрешението на разхода е актът, с който отговорният разпоредител с бюджетни кредити, чрез издаване на нареждане за плащане, инструктира счетоводителя да издаде разходно нареждане, което е било валидирано. На разплащателното нареждане се вписва датата и се подписва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и, когато е уместно, се придружава от документ удостоверяващ че стоките са били включени в инвентарните списъци, посочени в член 64.

Плащането на разходите се извършва от счетоводителя в рамките на наличните фондове.

Член 48

Валидирането, разрешаването и плащането на разхода трябва да се извършват в рамките на ограниченията, специфицирани във и в съответствие с разпоредбите на Общия финансов регламент и неговите правила за прилагане.

ГЛАВА 6

Вътрешен одитор

Член 49

Ролята на вътрешен одитор в изпълнителните агенции се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията.

По отношение на изпълнителните агенции вътрешният одитор на Комисията осъществява същите правомощия както по отношение на отделите на Комисията съгласно членове 85 и 86 от Общия финансов регламент. Той докладва установените от него факти и своите препоръки пред управителния съвет и директора. Те гарантират, че е предприето действие по препоръките въз основа на одита и информират Комисията. Вътрешният одитор представя на агенцията и изпраща за информация до Комисията годишен доклад, който описва броя и вида на проведените одити, направените препоръки и действията, предприети въз основа на тези препоръки.

Отговорността на вътрешния одитор при упражняване на неговите задължения се определя в съответствие с член 87 от Общия финансов регламент.

Всяка година агенцията изпраща на органа по освобождаване от отговорност и на Комисията доклад, изготвен от директора на агенцията, който обобщава броя и вида на проведените одити от вътрешния одитор, направените препоръки и действията след тези препоръки.

ДЯЛ V

ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

Член 50

1.   По отношение на обществените поръчки, свързани с дейността на агенцията, се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002.

2.   Изпълнителните агенции могат да поискат да бъдат асоциирани като възложители при възлагане на изпълнението по договори с Комисията или при междуинституционални договори.

3.   Чрез дерогация от параграф 1, при доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които могат да бъдат осъществени от Комисията или междуинституционалните служби, изпълнителните агенции първо трябва да използват тях, преди да приложат процедурата за обществени поръчки.

ДЯЛ VI

ПРЕДСТАВЯНЕ НА СМЕТКИТЕ И ОСЧЕТОВОДЯВАНЕ

ГЛАВА 1

Представяне на сметките

Член 51

Сметките на агенцията се състоят от финансови отчети и доклади по изпълнение на бюджета. Те се придружават от доклад за бюджетното и финансовото управление през годината.

Член 52

Сметките трябва да са съобразени с правилата, да са точни и пълни и да представят вярна и обективна картина:

Член 53

Финансовите отчети се изготвят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, специфицирани в Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002, а именно: действащо предприятие, грижливост, систематични методи на осчетоводяване, възможност за сравняване на информацията, материалност, предимство на реалността пред външния вид, счетоводство, основано на капитализацията.

Член 54

В съответствие с принципа на счетоводството, основано на капитализацията, финансовите отчети показват разходите и приходите за финансовата година, независимо от датата на плащане или събиране.

Стойността на активите и пасивите се определя в съответствие с правилата за оценка, установени с методите на осчетоводяване, посочени в член 59.

Член 55

Финансовите отчети се представят в евро и включват:

Приложението към финансовите отчети допълва и коментира предоставената информация и представя допълнителна информация, предписана от международно приетата счетоводна практика, когато тази информация е релевантна за дейността на агенцията.

Член 56

Докладите по изпълнението на бюджета се представят в евро. Те включват:

Член 57

Счетоводните сметки на агенцията се консолидират с тези на Комисията, в съответствие с процедурата, предвидена в член 14 от Регламент (ЕО) № 58/2003, и в съответствие със следните разпоредби:

ГЛАВА 2

Осчетоводяване

Член 58

1.   Счетоводната система на агенцията служи за организиране на бюджетната и финансовата информация по начин, който да позволява вмъкването, попълването и регистрирането на цифри.

Сметките се състоят от общи сметки и бюджетни сметки. Тези сметки се водят в евро на базата на календарната година.

Цифрите в общите и бюджетните сметки се приемат в края на бюджетната година, така че да могат да бъдат изготвени сметките, посочени в глава 1.

2.   Независимо от параграф 1, разпоредителят с бюджетни кредити може да води аналитични сметки.

Член 59

Правилата и методите за осчетоводяване и хармонизираната схема на сметките, които трябва да бъдат прилагани от агенцията, се приемат от счетоводителя на Комисията, в съответствие с член 133 от Общия финансов регламент.

Член 60

Като се използва методът на двустранно вписване, общите сметки включват в хронологичен ред всички събития и операции, които се отразяват на икономическата и финансовата ситуация и на активите и пасивите на агенцията.

Член 61

Движенията на сметки и баланси се вписват в счетоводните книги.

Всички счетоводни вписвания, включително и корекции на сметки, се основават на оправдателни документи, към които те се отнасят. Счетоводната система трябва да е от такъв характер, че да оставя следи към всички счетоводни вписвания.

Член 62

След приключване на бюджетната година и до датата на представянето на окончателните сметки счетоводителят на агенцията прави всички корекции, които, без да включват разплащания или събиране на суми по отношение на съответната година, са необходими за вярното и обективно представяне на сметките в съответствие с правилата.

Член 63

Бюджетните сметки предоставят подробен запис на изпълнението на бюджета. Бюджетните сметки съдържат записи на всички приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.

Член 64

Счетоводителят на агенцията води инвентарни списъци, които показват всички качеството и стойността на материални, нематериални и финансови активи на агенцията в съответствие с модела, изготвен от счетоводителя на Комисията. Счетоводителят на агенцията проверява дали вписванията в инвентарните списъци отговарят на действителното положение.

Продажбата на движима собственост се обявява по подходящия начин.

ДЯЛ VII

ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА

Член 65

Сметната палата наблюдава сметките на агенцията в съответствие с член 248 от Договора за ЕО.

Сметната палата осъществява наблюдението в съответствие с членове 139—144 от Общия финансов регламент.

Управителният съвет изпраща на Сметната палата бюджета, така както той е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 15, 18, 26 и 31.

Член 66

По препоръка на Съвета, който взима решение с квалифицирано мнозинство, Европейският парламент освобождава директора от отговорност по отношение на изпълнението на административния бюджет за година N не по-късно от 29 април на година N + 2.

Решението за освобождаване от отговорност за изпълнение на бюджета обхваща сметките за всички приходи и разходи на агенцията, произтичащия баланс, активите и пасивите на агенцията, посочени в салдото. Освобождаването от отговорност се предоставя съвместно с това, свързано с изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз.

С оглед освобождаването от отговорност за изпълнение на бюджета Европейският парламент разглежда финансовите отчети и докладите за изпълнението на бюджета, след като това е било направено от Съвета. Той също така разглежда и доклада на Сметната палата, посочен в член 14, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 58/2003, заедно с отговорите на директора.

При поискване от страна на Европейския парламент директорът по същия начин, по който това е предвидено в член 146, параграф 3 от Общия финансов регламент, предоставя всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за изпълнение на бюджета за въпросната година.

Член 67

Директорът и Комисията предприемат необходимите стъпки, за да действат въз основа на наблюденията, съпровождащи решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност за изпълнение на бюджета, и въз основа на коментарите, съпътстващи приетата от Съвета препоръка за освобождаване от отговорност за изпълнение на бюджета.

По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. След като изпрати доклад на Комисията, директорът изпраща и копие на Сметната палата.

ДЯЛ VIII

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

Член 68

Сроковете, посочени в член 57, се прилагат за първи път по отношение на финансова 2005 г.

За предходни години тези срокове са:

Разпоредбите на дял VI се прилагат постепенно в съответствие с техническите възможности, така че да станат напълно ефективни по отношение на финансова 2005 г.

Член 69

Европейският парламент, Съветът и Комисията имат правомощието да получават цялата необходима информация или обяснения по отношение на бюджетните въпроси в рамките на техните сфери на компетентност.

Член 70

Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.

(1)  ОВ L 11, 16.1.2003 г., стр. 1.

(2)  ОВ L 248, 16.9.2002 г., стр. 1.

(3)  ОВ L 357, 31.12.2002 г., стр. 1.