14/ 01

Официален вестник на Европейския съюз

32002R1386

L 201/5

ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ

РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 1386/2002 НА КОМИСИЯТА

от 29 юли 2002 година

за определяне на подробни правила за прилагане на Регламент (ЕО) № 1164/94 на Съвета по отношение на системите на управление и контрол на помощта, предоставяна от Кохезионния фонд, и процедурата за извършване на финансови корекции

КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,

като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,

като взе предвид Регламент (ЕО) № 1164/94 на Съвета от 16 май 1994 г. относно създаването на Кохезионен фонд (1), изменен с Регламенти (ЕО) № 1264/1999 и (ЕО) № 1265/1999 (2), и по-специално член 12, параграф 4 и член З, параграф 4 от приложение II към него,

като има предвид, че:

(1)	Член 12, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 1164/94 изисква от държавите-членки да предприемат редица мерки, които да осигуряват ефективно и правилно използване на Кохезионния фонд, в съответствие с принципа за стабилно финансово управление.

(2)

За тази цел е необходимо държавите-членки да предоставят адекватни насоки във връзка с организацията на съответните функции на органите, отговарящи за изпълнението на проекти, за официално одобряване на разходи и общо управление и координация на дейността на Кохезионния фонд в съответната държава-членка.

(3)	Регламент (ЕО) № 1164/94 изисква държавите-членки да сътрудничат на Комисията, за да се увери, че техните системи за управление и контрол работят безпрепятствено и за да ѝ предоставят всякаква необходима помощ за предприемане на проверки, включително проверки чрез извадки.

(4)	С оглед хармонизиране на стандартите за сертифициране на разходите, за чието плащане се предявяват искания към фонда, съдържанието на тези сертификати следва да се определи, и характерът и качеството на информацията, на която се основават, да се уточни.

(5)

За да се даде възможност на Комисията да провежда проверките, посочени в член 12, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1164/94, държавите-членки трябва да ѝ предоставят при поискване информация, каквато органите, отговарящи за изпълнение на проектите и за общото управление и координация на дейността на Кохезионния фонд изискват, с оглед да се спазят изискванията за управление, наблюдение и оценка, предвидени от този регламент. Когато информацията се представя в електронна форма, е необходимо да се определи нейното съдържание и начините за прехвърляне на компютърните файлове. Комисията трябва да осигури компютърните и другите данни да се съхраняват надеждно и се пазят в тайна.

(6)

Настоящият регламент следва да се прилага без да се засягат разпоредбите на Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета от 11 ноември 1996 г. относно проверките и контрола на място, провеждани от Комисията с оглед защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измама и други нередности (3).

(7)

Настоящият регламент следва да се прилага без да се засягат разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1831/94 на Комисията от 26 юли 1994 г. относно нередности и възстановяване на неправомерно изплатени суми във връзка с финансиране на Кохезионния фонд и относно организирането на информационната система в тази област (4).

(8)	Следва да се постановят подробни разпоредби относно процедурата по член З от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94, включително възстановяване на неправомерно изплатени суми, изплащане на дължимото на Комисията, включително на лихви за забава,

ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:

ГЛАВА I

Предмет и приложно поле

Член 1

Настоящият регламент установява подробни правила за прилагане на Регламент (ЕО) № 1164/94 по отношение на системите за управление и контрол на помощта, предоставяна от Кохезионния фонд (наричан по-долу „Фонда“) за предприемане на мерки, отговарящи на изискванията, които попадат в член 3 от този регламент, и които са одобрени за пръв път след 1 януари 2000 г., както и по отношение на процедурата за извършване на финансови корекции, отнасящи се до тази помощ.

ГЛАВА II

Системи за контрол и управление

Член 2

1. Всяка държава-членка следва да гарантира, че е дала адекватни насоки относно организацията на системи за контрол и управление, необходими за осигуряване на стабилно управление на Фонда, в съответствие с общоприетите принципи и стандарти, на следните органи и власти:

а)	органите, отговарящи за изпълнението на проекти по член 10, параграф 4 от Регламент (ЕО) № 1164/94 (наричани по-долу „изпълнителни органи“);

б)

властите или органите, отговарящи за заверяване на отчети за разходи, за чието плащане се предявяват искания към Фонда по член 12, параграф 1, буква г) от Регламент (ЕО) № 1164/94 и член Г, параграф 4 от приложение II към този регламент, включително когато са различни, властите или органите, посочени по член Г, параграф 1 от приложение II към регламента (наричани по-долу „разплащателни органи“);

в)	органите, отговарящи за общото управление и координация на операциите на Фонда в съответната държава-членка (наричани по-долу „управляващи органи“); и

г)	публични или частни органи или служби, действащи под управлението на управляващите или разплащателните органи за работата си, или изпълняващи задачи от тяхно име пред изпълнителните органи (наричани по-долу „междинни органи“).

В частност, тези насоки следва да подпомагат посочените власти или органи в създаване на системите, необходими не само за осигуряване на достатъчна коректност, редовност и спазване на условията на исканията за помощ към Комисията, но също да гарантират изпълнението на проектите в съответствие с условията на съответното решение и целите на тези проекти.

2. По смисъла на настоящия регламент, „изпълнителните органи“ включват, в случай че изпълнителният орган не е крайният получател на определените средства, органите и фирмите, участващи в изпълнението на проектите като концесионери, назначени лица или други.

3. По смисъла на настоящия регламент, освен ако не е уточнено друго, „проект“ означава всеки отделен проект, етап на проект или група проекти, попадащи в член 1, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 1164/94 или всяка мярка, попадаща в член 3, параграф 2 от този регламент, която подлежи на решение, взето по член 10, параграф 6 (наричано по-долу „Решение за предоставяне“).

Член 3

Системите за управление и контрол на управляващите, разплащателните, междинните и изпълнителните органи следва, пропорционално на обема на оказваната помощ, да предвидят:

а)	ясно определяне, ясно разпределяне и, доколкото е необходимо за стабилното управление, подходящо разделение на функциите в рамките на съответната организация;

б)	ефективни системи, гарантиращи задоволително изпълнение на функциите;

в)	за междинните органи, отчет пред органа, отговарящ за изпълнението на техните задачи и за използваните средства.

Член 4

1. Системите на управление и контрол, посочени в член 3, включват процедури за проверка на достоверността на предявените разходи и изпълнението на проекта, от подготвителния етап до влизане в употреба на финансираната инвестиция, в съответствие с условията на съответното решение за предоставяне, с целите на проекта и с приложимите национални правила и тези на Общността, по-специално за това доколко разходът отговаря на условията за получаване на помощ от Фонда, опазването на околната среда, транспорта, трансевропейските мрежи, конкуренцията и обществените поръчки.

Проверките покриват всички аспекти — финансови, технически или административни, които определят ефективното усвояване на финансовите средства.

2. Процедурите изискват протоколиране на проверките на проекти на място. В протоколите се посочва извършената работа, резултатите от проверката и мерките, взети по отношение на несъответствия. Когато физически или административни проверки не са изчерпателни, но се извършват на базата на извадка от проведени дейности или операции, в протоколите се посочва какви операции или дейности са избрани и се описва използвания метод на извадките.

Член 5

1. По отношение на проекти, одобрени за пръв път след 1 януари 2000 г., държавите-членки информират Комисията, в срок от три месеца след влизане в сила на настоящия регламент, за организацията на управляващите, разплащателните и междинните органи, които отговарят за дейността на Фонда в тяхната страна, за системите на контрол и управление в съответните органи и власти, и за подобренията, планирани съгласно насоките, посочени в член 2, параграф 1.

2. Съобщението съдържа следната информация, по отношение на всеки от управляващите, разплащателните и междинните органи.

а)	възложените им функции;

б)	разпределението на функциите между техните отдели или вътре в тях, включително между управляващия и разплащателен орган, в случай че е един и същ;

в)	процедурите за проверка и приемане на извършената работа, за получаване, проверка и потвърждаване на исканията за възстановяване на разходи, и чрез които се одобряват, правят и отчитат плащанията на бенефициерите;

г)	разпоредбите за одит на системите за контрол и управление.

3. Комисията, в сътрудничество с държавата-членка, се уверява, че системите за контрол и проверка, посочени в параграфи 1 и 2, отговарят на стандартите, налагани от Регламент (ЕО) № 1164/94 и от настоящия регламент, и прави достояние всички пречки, които те създават за прозрачността на проверките на дейността на Фонда и за освобождаването му от страна на Комисията от отговорностите по член 274 от Договора. Прегледите на работата на системите се извършват редовно.

Член 6

1. Системите за контрол и управление предоставят достатъчна одитна пътека.

2. Одитната пътека се счита за достатъчна, когато позволява:

а)	равняване на общите суми, нотифицирани на Комисията, с отделните записи за разходи и оправдателните документи, които се пазят на различните административни нива и от изпълнителните органи;

б)	проверка на разпределението и прехвърлянето на наличните средства на Общността и на национални средства;

в)	проверка на точността на информацията за изпълнението на проекта, в съответствие с условията на Решението за предоставяне на безвъзмездна помощ и целите на проекта.

3. Примерно описание на изискванията за информация за достатъчни данни за одит е представено в приложение I.

4. Управляващият орган трябва да се увери в следното:

а)

че са налице процедури, които гарантират, че документите, отнасящи се до конкретните записи за направени разходи и плащания, за предприети дейности и проверките за това дали са извършени във връзка с проекта, и които се изискват за наличието на достатъчно данни за одит, се пазят в съответствие с изискванията на член Ж, параграф 3 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94 и с приложение I към настоящия регламент;

б)	че се поддържа информация за органа, който ги пази и за местонахождението му;

в)	че документите са на разположение за проверка от лицата и органите, които обикновено имат правото да проверяват такива документи.

5. Лицата и органите, посочени в параграф 4, буква в) са:

а)	персоналът на управляващия или разплащателния орган, или на междинните органи и на изпълнителните органи, които обработват исковете за плащане;

б)	службите, извършващи одит на системите за управление и контрол;

в)

лицето или отделът от разплащателния орган, отговарящ/о за сертифициране на исковете за междинно и крайно плащане по член 12, параграф 1, буква г) от Регламент (ЕО) № 1164/94 и член Г, параграф 2, буква г) от приложение II към посочения регламент, както и лицето или отделът, издаващ/о декларацията по член 12, параграф 1, буква е) от регламента;

г)	служители от националните одиторски институции или от Общността, на които е възложено да извършват одит.

Възможно е те да поискат да им се представят извлечения или копия от документите или счетоводните отчети, посочени в параграф 4.

Член 7

Разплащателният орган води отчет за вече платените, подлежащи на възстановяване от финансовата помощ на Общността, суми, и гарантира, че сумите се възстановяват без неоправдано забавяне. След възстановяването, той изплаща възстановените нередовни вноски, заедно с лихвата, получена от просрочването, като отчисли въпросните суми от следващия си отчет за разходи, и отправя към Комисията искане за плащане във връзка със съответния проект. Ако това е недостатъчно, Комисията може да изиска да ѝ бъде възстановена надплатената сума.

Веднъж годишно, разплащателният орган изпраща на Комисията, в приложение към отчета за четвъртото тримесечие за възстановените съгласно Регламент (ЕО) № 1831/94 суми, отчет за сумите, подлежащи на възстановяване към съответната дата, класифицирани по годината на започване на процедурите по възстановяването.

ГЛАВА III

Сертифициране на разходи

Член 8

1. Сертификатите за отчетите за междинните и окончателни разходи, посочени в член 12, параграф 1, буква г) от Регламент (ЕО) № 1164/94 и в четвъртото тире от член Г, параграф 2, буква г) от приложение II към него, се съставят, в предписаната в приложение II към настоящия регламент форма, от лице или отдел в разплащателния орган, които са функционално независими от всякакви служби, одобряващи исковете за плащане.

2. Преди одобряване на всеки отчет за разходи, разплащателният орган трябва да се увери, че са изпълнени следните условия:

а)	управляващият орган, междинните и изпълнителните органи са изпълнили изискванията на Регламент (ЕО) № 1164/94, по-специално член 12, параграф 1, букви в) и д) и член Г, параграф 2, букви б) и г) от приложение II към него, и са спазили условията на решението за предоставяне;

б)

отчетът за разходите включва само разходи:

i)	които действително са направени в рамките на периода за извършване на допустими разходи, посочен в решението за предоставяне, и които могат да бъдат подкрепени с фактури или счетоводни документи с равностойна доказателствена стойност;

ii)	свързани с дейности, които не са били изцяло приключени по времето, когато заявлението за помощ е било подадено;

iii)	които са оправдани от напредъка или завършването на проекта, в съответствие с условията на решението за предоставяне на безвъзмездна помощ и целите на проекта.

3. За да се отчита винаги задоволителното състояние на системите за контрол и наличието на доказателства за извършен одит преди представянето на отчет за разходи на Комисията, управляващият орган следва да гарантира, че разплащателният орган е уведомяван за извършвани от него процедури, от междинните органи и от изпълнителния орган, с цел:

а)	да се потвърди достоверността на предявените разходи и изпълнението на проекта, според условията на съответното решение за подпомагане и целите на проекта;

б)	да се гарантира спазване на приложимите правила;

в)	да се поддържат данни за извършения одит.

4. В случаите, когато управляващият и разплащателният орган са едно и също лице, или спадат към един и същ орган, този орган гарантира, че се прилагат процедурите, предоставящи стандарти за контрол, които са еднакви с тези, посочени в параграфи 2 и 3.

ГЛАВА IV

Проверки чрез извадка

Член 9

1. Държавите-членки организират проверки по проектите на базата на подходяща извадкова основа, които са предназначени, по-специално:

а)	да установят ефективността на съществуващите системи на контрол и управление;

б)	да установят избирателно, въз основа на анализ на риска, декларациите за разходи, направени на различните нива.

2. Проверките, проведени за периода 2002—2006 г. следва да обхващат най-малко 15 % от общите допустими разходи по проектите, които са одобрени за пръв път през този период. Този процент може да бъде намален пропорционално на разходите, направени преди влизането в сила на настоящия регламент. Проверките се основават на представителна извадка на транзакции, в която се вземат под внимание изискванията на параграф 3.

Държавите-членки се стремят да разпределят равномерно проверките през целия разглеждан период. Те гарантират подходящо разделяне на задачите между проверките и изпълнението или процедурите за плащания, отнасящи се до проектите.

3. Подборът на извадката от транзакции, които ще се проверяват, взема под внимание:

а)	необходимостта от проверка на подходяща комбинация от проекти по вид и обем;

б)	всички рискови фактори, установени при извършените национални проверки или тези от страна на Общността;

в)	необходимостта да се гарантира, че различните видове органи, участващи в управлението и изпълнението на проектите, и двата сектора на дейност (транспорт и околна среда) са били задоволително проверени.

Член 10

Чрез проверките, държавите-членки се стремят да установят следното:

а)	практическото приложение и ефективността на системите за контрол и управление;

б)	изпълнението на проектите в съответствие с условията на Решението за предоставяне и целите на проектите;

в)	дали е достатъчен броят на счетоводните отчети, съответствието на тези отчети с оправдателните документи, които се съхраняват от междинните органи и изпълнителния орган;

г)	наличието на достатъчно данни за извършен одит;

д)	дали е достатъчен броят на разходните пера, дали характерът на съответния разход и времето, определено за извършването му, съответстват на разпоредбите на Общността и отговарят на одобрените спецификации на проекта и на фактически извършените дейности;

е)	че е осигурено подходящо национално съвместно финансиране; и

ж)	че съвместно финансираните проекти са изпълнени в съответствие с правилата и политиките на Общността съгласно член 8 от Регламент (ЕО) № 1164/94.

Член 11

Проверките установяват дали откритите проблеми имат системен характер и водят след себе си рискове за други или за всички проекти, изпълнявани от същия изпълнителен орган или в съответната държава-членка. Те определят също и причините за възникналите ситуации и всички евентуално необходими по-нататъшни проучвания, както и необходимите коригиращи и превантивни действия.

Член 12

В съответствие с член Ж, параграф 1 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94, държавите-членки информират Комисията до 30 юни всяка година и за пръв път до 30 юни 2003 г., за това как са приложили членове 9 и 11 от настоящия регламент през предходната календарна година, и освен това предоставят всяко необходимо разширение или актуализация на описанието на техните системи за управление и контрол, посочени съгласно член 5, параграф 1.

ГЛАВА V

Декларация при приключване на проекти

Член 13

Лицето или отделът, определени да издават декларации при приключването на проекти съгласно член 12, параграф 1, буква е) от Регламент (ЕО) № 1164/94 имат функция, която е независима от:

а)	управляващия орган, изпълнителния орган и междинните органи;

б)	лицето или отдела към разплащателния орган, отговарящ за издаване на сертификатите, посочени в член 8, параграф 1.

Това лице или отдел извършва проверка в съответствие с международно приетите одиторски стандарти. Изпълнителният, управляващият и разплащателният орган, както и междинните органи, му предоставят цялата необходима информация, като му се дава и достъп до документацията и допълнителните доказателства, необходими за съставяне на декларацията.

Член 14

Декларациите се основават на преглед на системите за управление и контрол, на констатациите от вече извършени проверки и, при необходимост, на допълнителна извадкова проверка на транзакции и на окончателния отчет, съставен съгласно член Е, параграф 4 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94. Лицето или отделът, издаващи декларацията, следва да направят всички необходими справки, за да се уверят, че одобреният отчет за разходите е правилен, че операциите, отразени в него, са законни и редовни, и че проектът е изпълнен според условията на Решението за предоставяне и според целите на проекта.

Декларациите се съставят въз основа на примерния образец, представен в приложение III и се придружават от отчет, който включва цялата съществена информация, необходима за обосноваване на декларацията, включително обобщение на констатациите от всички проверки, извършени от национални органи или от органи на Общността, до които деклараторът е имал достъп.

Член 15

В случай, че са налице сериозни слабости, свързани с управлението или контрола, или при често срещани нередности или съмнения относно правилното изпълнение на проекта, които не позволяват да се даде цялостна сигурност относно валидността на искането за плащане на остатъка от сумата и крайното удостоверение за разходи, в декларацията се прави препратка към тези обстоятелства и преценка на степента на проблема, както и на окончателното му въздействие.

В такъв случай, Комисията може да изиска допълнителна проверка, с оглед установяване и изправяне на нередностите в определен срок.

ГЛАВА VI

Форма и съдържание на счетоводната информация, която се съхранява и представя при поискване на Комисията

Член 16

1. Счетоводните записи по проекта, посочени в приложение I, се съхраняват доколкото е възможно в компютъризирана форма. Тези записи се предоставят на Комисията за целите на документални проверки и проверките на място, при конкретно искане от нейна страна, без да се накърнява изискването за представяне на годишни отчети съгласно член Е, параграф 4 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94.

2. Комисията уговаря с всяка държава-членка съдържанието на компютърните записи, които трябва да се предоставят съгласно параграф 1, начините, по които да се предават и срока за разработване на всички необходими компютърни системи. Обхватът на информацията, която може да се изисква, и предпочитаните технически спецификации за предаване на компютърни файлове на Комисията, са посочени в приложения IV и V.

3. При писмена заявка от страна на Комисията, държавите-членки ѝ предоставят записите, посочени в параграф 1, в срок от 10 работни дни от получаване на заявката. Възможно е държавата-членка да уговори различен срок с Комисията, и по-специално в случаи, когато записите не са в компютъризирана форма.

4. Комисията гарантира, че информацията, предадена от държавите-членки или събрана от нея, по време на проверките на място, се съхранява надеждно и се пази в тайна, в съответствие с член 287 от Договора.

5. При спазване на съответните национални законодателства, служителите на Комисията имат достъп до всички изготвени документи, с оглед или вследствие на проверки, извършени по силата на настоящия регламент, и с оглед на съхраняваните данни, включително и тези в компютърни системи.

ГЛАВА VII

Финансови корекции

Член 17

1. Размерът на финансовите корекции, направени от Комисията по член З, параграф 2 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94 за единични или системни нередности, се оценява, когато е възможно и практически осъществимо, на базата на отделни файлове и е равен на сумата на неправилно начислените на Фонда разходи, вземайки под внимание принципа на пропорционалността.

2. Когато не е възможно или практически осъществимо да се изрази количествено точната сумата на неправилно направените разходи, или когато пълното анулиране на разходите би било прекомерна мярка, при което Комисията ще прави финансовите си корекции на базата на екстраполация или на еднаква ставка, следва да се процедира по следния начин:

а)	в случай на екстраполация, се използва представителна извадка на транзакции с подобни характеристики;

б)	в случай на еднаква ставка, се оценява сериозността на нарушението на правила и степента на финансовите последици от всички слабости в системата за контрол и управление, които са довели до установената нередност.

3. Когато Комисията основава позицията си на факти, установени от независими одитори, а не от тези в собствените ѝ служби, тя съставя заключенията си относно техните финансови последици след преглед на мерките, предприети от съответната държава-членка, съгласно член 12, параграфи 1 и 2 от Регламент (ЕО) № 1164/94 и член Ж, параграф 1 от приложение II към него, отчетите, предоставени съгласно Регламент (ЕО) № 1831/94 и отговорите на държавите-членки.

Член 18

1. Срокът, в който съответната държава-членка може да отговори на искане съгласно алинея първа от член З, параграф 1 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94 за представяне на нейните коментари е два месеца, освен в надлежно оправдани случаи, когато с Комисията може да договори по-дълъг срок.

2. В случай, че Комисията предложи финансови корекции на базата на екстраполация или на еднаква ставка, на държавата-членка се дава възможност да докаже, чрез преглед на съответните файлове, че действителният размер на нередността е по-малък от този, посочен от Комисията. Със съгласието на Комисията, съответната държава-членка може да ограничи обхвата на преглед до подходяща част или извадка от съответните файлове.

Освен в надлежно обосновани случаи, срокът, който се разрешава за прегледа, не следва да надвишава два месеца след двумесечния период, посочен в параграф 1. Резултатите от такъв преглед се преглеждат по начина, посочен във втората алинея от член З, параграф 1 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94. Комисията взема под внимание всички доказателства, представени от държавата-членка в определения срок.

3. Когато държавата-членка възразява срещу направените от Комисията забележки и се провежда изслушване съгласно алинея втора от член З, параграф 1 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94, тримесечният срок, в който Комисията може да вземе решение съгласно член З, параграф 2 от приложение II към същия регламент, започва да тече от датата на изслушването.

Член 19

В случаи, когато Комисията е прекратила плащания по член Ж, параграф 2 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94, Комисията и съответната държава-членка се стремят да постигнат споразумение в съответствие с процедурата и сроковете, посочени в член 18, параграфи 1 и 2 от настоящия регламент. Ако не се постигне споразумение се прилага член 18, параграф 3.

Член 20

1. Всяко дължимо на Комисията връщане на суми, съгласно член З, параграф 3 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94 се извършва преди падежа, посочен в платежното нареждане за възстановяване на сумата, изготвено в съответствие с Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности. Падежът е на последния ден от втория месец след издаване на платежното нареждане.

2. Всяко забавяне на плащането води до натрупване на лихва по сметката на закъснялото плащане, започващо от датата на падежа, посочена в параграф 1, и завършващо на датата на фактическото плащане. Процентът на тази лихва е един и половина процентни пункта над процента, прилаган от Европейската централна банка в основните ѝ операции по рефинансиране на първия работен ден от месеца, в който попада падежа.

3. Финансова корекция, извършена по член З, параграф 2 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94 не накърнява задължението на държавата-членка да търси възстановяване на сумите съгласно член 12, параграф 1, буква з) от същия регламент.

4. Когато вследствие на нередност, са налице суми, подлежащи на възстановяване, компетентната служба или орган започват процедури по възстановяване на сумите, и уведомяват за това изпълнителния орган и управляващите и разплащателните органи.

ГЛАВА VIII

Общи и заключителни разпоредби

Член 21

Нищо в настоящия регламент не препятства държавите-членки да прилагат национални правила, които са по-строги от предвидените в настоящия регламент.

Член 22

Настоящият регламент не засяга задълженията на държавите-членки по отношение на проектите, одобрени за пръв път преди 1 януари 2000 г., да гарантират, че тези проекти са били правилно изпълнени, да предотвратяват нередности и да предприемат действия срещу тях, както и да възстановяват всички суми, изгубени в резултат на нередност или небрежност.

Член 23

Настоящият регламент влиза в сила на седмия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.

Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.

Съставено в Брюксел на 29 юли 2002 година.

За Комисията

Michel BARNIER

Член на Комисията

(1) ОВ L 130, 25.5.1994 г., стр. 1.

(2) ОВ L 161, 26.6.1999 г., стр. 57 и 62.

(3) ОВ L 292, 15.11.1996 г., стр. 2.

(4) ОВ L 191, 27.7.1994 г., стр. 9.

ПРИЛОЖЕНИЕ I

ПРИМЕРНО ОПИСАНИЕ НА ИЗИСКВАНИЯТА ЗА ИНФОРМАЦИЯ ЗА ДОСТАТЪЧНО ОДИТОРСКО ПРОСЛЕДЯВАНЕ

(член 6)

Достатъчно одиторско проследяване, както се посочва в член 6, параграф 2, е налице, когато за даден проект, включително за отделни проекти в рамките на група проекти:

Счетоводните отчети, които се водят на съответното управленско ниво, предоставят подробна информация за действително извършени разходи от изпълнителния орган в съвместно финансирания проект, включително когато този орган не е крайният получател на финансирането, от органите и фирмите, участващи в изпълнението на проекта било то като концесионери, назначени лица или други. Счетоводните отчети показват датата, на която са създадени, сумата на всяко разходно перо, естеството на оправдателните документи и датата и начина на плащане. Прилага се необходимото документално доказателство (например фактури).

За разходни пера, които само частично се отнасят за съвместно финансирания проект, е доказано точното разпределяне на разхода между съвместно финансирания проект и останалите дейности. Същото се отнася до видове разходи, които се считат за приемливи само в определени граници или съразмерно на други разходи.

3.	Техническите спецификации и финансовият план на проекта, отчетите за хода му, документите относно тръжни и договорни процедури и докладите за извършени проверки по изпълнението на проекта, в съответствие с член 4, също се водят на съответното управленско ниво.

За обявяване на действително извършени разходи в съвместно финансирания проект пред разплащателния орган, информацията посочена в параграф 1 е цялостно представена в подробен отчет за разходите с разбивка по категории. Подробните отчети за разходи представляват оправдателни документи за счетоводните отчети на разплащателния орган и са основа за изготвяне на декларации за разходи пред Комисията.

Когато между изпълнителния орган или органите или предприятията, участващи в изпълнението на проекта, и разплащателния орган, има един или повече междинни органи, всеки междинен за своята област орган изисква подробни отчети за разходи от низшестоящия му орган, като оправдателна документация за неговите собствени счетоводни записи, от които се представя като минимум обобщение на направените по проекта разходи от висшестоящия му орган.

При компютъризирано предаване на счетоводна информация, всички заинтересовани власти и органи получават достатъчно информация от по-ниското ниво, за да обосноват счетоводните си записи и отчетените пред по-горното ниво суми, за да гарантират, че са налице достатъчно данни за одит — от общите суми, удостоверени пред Комисията, до отделните разходни пера и оправдателните документи на нивото на изпълнителния орган и другите органи и фирми, участващи в изпълнението на проекта.

ПРИЛОЖЕНИЕ II

Приложение към отчет за разходи: възстановяване на суми, извършено след последния заверен отчет за разходи и включено в настоящия отчет за разходи

ПРИЛОЖЕНИЕ III

ПРИЛОЖЕНИЕ IV

ПРИЛОЖЕНИЕ V

ПРЕДПОЧИТАНИ ТЕХНИЧЕСКИ СПЕЦИФИКАЦИИ ЗА ПРЕДАВАНЕ НА КОМПЮТЪРНИ ФАЙЛОВЕ НА КОМИСИЯТА

1. НАЧИНИ ЗА ПРЕДАВАНЕ

Могат да се прилагат почти всички използвани днес начини при предварително договаряне с Комисията. По-долу е представен неизчерпателен списък на предпочитаните средства.

1.1. Магнитен носител

—	флопи диск: 3,5 инча, 1,4 мегабайта, (DOS/Windows) по желание, компресиране във формат ZIP

—	DAT касета 4 mm DDS-1 (90 m)

—	CD-ROM или единичен запис — многократен прочит (WORM).

1.2. Електронно предаване на файл

—	директно изпращане по електронна поща за файлове от 5 или по-малко Mb по желание, компресиране във формат ZIP

—	прехвърляне с протокол за трансфер на файлове (FTP) по желание, компресиране във формат ZIP.

2. ПРЕДПОЧИТАН СТАНДАРТ ЗА СЪСТАВЯНЕ НА ИЗВАДКА ОТ КОМПЮТЪРНИ ФАЙЛОВЕ НА ДЪРЖАВИ-ЧЛЕНКИ

Предпочитаният стандартен файл е със следните характеристики:

всеки запис започва с код от три знака, определящ съдържащата се в него информация. Има два вида записи:

1. а)

записи по проекта, откривани по кода „PRJ“, съдържащи обща информация за проекта. Атрибутите на записа (полета 1—30) са описаните в приложение IV, 1.А;

1. б)

записите за разходи се определят с кода „PAY“ и съдържат подробна информация за разходите обявени по проекта. Атрибутите на записа (полета 31—64) са описани в приложение IV, 1.Б;

2.	записите „PRJ“, съдържащи информация за проект, са непосредствено последвани от няколко записа „PAY“, съдържащи информация за разходите за проекта. Другият начин за представяне на записи PRJ и PAY е на отделни файлове;

3.	полетата се разделят с точка и запетая („;“). Две последователни точки и запетаи показват, че за съответното поле няма данни („празно поле“);

4.	записите са с различна дължина. Всеки запис завършва с кода CR LF или „Връщане на каретката — нов ред“ (в шестнадесетична бройна система: 0D 0A);

5.	файлът следва да бъде в „аски“ код (ASCII);

цифрови полета, представящи суми:

а)	десетичен разделител: „.“;

б)	при необходимост, далеч в ляво се явява символът (+ или –), непосредствено следван от цифрите;

в)	определен брой на десетичните знаци;

г)	между цифрите не се оставят интервали; няма интервали между хилядите;

7.	поле на датата: „DDMMYYYY“ (ден с две цифри, месец с две цифри и година с четири цифри);

8.	данните в текстови формат не трябва да се поставят в кавички („“). От само себе си се разбира, че разделителят точка и запетая („;“) не трябва да се използва за данни в текстови формат;

9.	за всички полета: няма интервали в началото или в края на поле;

10.

файлове, отговарящи на горните правила, ще изглеждат по следния начин (пример):

PRJ;2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme — Stage V;29122000;Department of Finance;Dublin Corporation;

PAY; 2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme — Stage V;1234;10000000;8000000;80 %;

11.	в случай че файловете са от Гърция, следва да се приложи кодировка ELOT-928, или ISO 8859-7.

3. ДОКУМЕНТАЦИЯ

Всеки файл трябва да бъде придружен от контролен сбор за следното:

1.	брой на записите;

2.	обща сума;

3.	сбор от междинните суми за всеки проект.

За всички полета изразени с код, значенията на използваните кодове се прилагат към файла.

Сборът от записите в компютърния файл по проекти трябва да отговаря на декларациите за плащане, представени на Комисията за периода, посочен в искането за информация. Всички несъответствия следва да се обосноват в забележка, приложена към файла.