ПРОЦЕДУРНИ ПРАВИЛА НА КОМИТЕТА НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ФОНД ЗА РАЗВИТИЕ

Член 1

Състав

Комитетът на Европейския фонд за развитие, наричан по-долу „Комитета“, включва делегациите на държавите-членки, наричани по-долу „делегации“ и се председателства от представител на Комисията.

В работата на Комитета взема участие представител на Европейската инвестиционна банка.

Представител на Общия секретариат на Съвета присъства на заседанията като наблюдател.

Член 2

Сезиране на Комитета

1.   Комитетът се сезира в случаите и в съответствие с процедурите, изложени във Вътрешното споразумение между представителите на правителствата на държавите-членки, срещащи се в рамките на Съвета, относно финансирането и администрирането на помощи от Общността съгласно Финансовия протокол на Споразумението за партньорство между държавите от Африка, Карибския басейн и Тихоокеанския басейн и Европейската общност и нейните държави-членки, подписано в Котону (Бенин) на 23 юни 2000 г. и разпределението на финансовата помощ за отвъдморските страни и територии, за които е приложима част четвърта на Договора за ЕО (1), подписано в Брюксел на 18 септември 2000 г. (наричано по-долу „Вътрешното споразумение“) и когато е уместно, в Решение на Съвета 2001/822/ЕО от 27 ноември 2001 г. относно асоциирането на отвъдморски страни и територии към Европейската общност („Решение за Асоцииране на отвъдморски страни и територии“) (2). Във връзка с отговорностите, които са му възложени с решението, Комитетът се нарича „Комитет на Европейския фонд за развитие — отвъдморски страни и територии“ Комитет ЕФР—ОСТ.

2.   Наред със случаите на сезиране, посочени в параграф 1:

а)	на всяко заседание Комисията представя на Комитета списък на решенията, взети през предходния период на основание член 24, параграф 2, буква б), член 24, параграф 3, член 24, параграф 4 и първото тире от член 25, параграф 3 от Вътрешното споразумение;

б)

Комитетът се осведомява, колкото се може по-скоро за забавяния или трудности при реализацията на проекти или програми за действие, които биха могли да имат за резултат значителни допълнителни ангажименти или съществени промени, за които има вероятност да предизвикат задължително сезиране съгласно разпоредбите на Вътрешното споразумение.

Член 3

Свикване на заседание

1.   Комитетът се свиква от своя председател, по негова/нейна собствена инициатива или по искане на държава-членка.

2.   Могат да бъдат свиквани съвместни заседания на Комитета с други комитети, за да се обсъждат въпроси от взаимен интерес, попадащи в съответните им области на отговорност.

Член 4

Дневен ред

1.   Председателят изготвя проект за дневния ред и го предоставя на Комитета.

2.   В дневния ред се прави разграничение между:

—	предложения за мерки, по които от Комитета се изисква да даде становище съгласно условията на Вътрешното споразумение,

—	други въпроси, отнесени на Комитета съгласно условията на Вътрешното споразумение.

3.   Всяка делегация може да поиска включването на точка в дневния ред на заседанията на Комитета. Информация по тези точки може да се даде устно.

4.   Дневният ред включва утвърждаване на протокола от предишното заседание.

Член 5

Документация, която се изпраща на членовете на Комитета

1.   Председателят изпраща на членовете на Комитета покана за заседанието, проекта за дневния ред и предложените мерки, по които се изисква мнението на Комитета, и всички други работни документи чрез секретариата, на официалните езици на Общността по правило не по-късно от 15 работни дни преди датата на заседанието.

2.   В неотложни случаи и тогава, когато мерките, които се приемат, трябва да намерят незабавно приложение, председателят може, по искане на член на Комитета или по негова/нейна собствена инициатива, да съкрати срока, предвиден в параграф 1 до шест работни дни преди датата на заседанието.

3.   По изключение, в надлежно доказани случаи на крайна спешност (например, сериозни икономически, социални и политически обстоятелства, природни бедствия понесени от държавата-получател или други обстоятелства, изискващи много бърза реакция), председателят може да не спази сроковете предвидени в параграфи 1 и 2.

4.   В случай на предложения, които се представят на Комитета посредством устната процедура съгласно Вътрешното споразумение, делегациите следва писмено да уведомят секретариата на Комитета най-малко три работни дни преди датата на заседанието за:

—	точките, по които те вече могат да дадат своето принципно съгласие и които предлагат да се включат като точки А (със или без бележки или искания за допълнителна информация) в дневния ред по член 4, параграф 1 и

—	точките, които според тях, се нуждаят от обсъждане и за които се предлага да влязат като точки В.

Делегациите също така формулират своите бележки и искания за допълнителна информация писмено и в рамките на същия срок.

Комисията предоставя допълнителна информация и дава отговор на всички бележки, по възможност писмено и преди заседанието на Комитета.

Член 6

Становище на Комитета

1.   Комитетът дава своето становище в случаите и съгласно процедурите, предвидени във Вътрешното споразумение. Когато даден въпрос бъде сведен за становище до Комитета, той се обсъжда при условията и съгласно процедурата, предвидена съответно в член 21 и член 27 от Вътрешното споразумение.

2.   Когато се използва устната процедура и в хода на заседанието бъде направена съществена промяна или нови фактически елементи бъдат прибавени към проектомерките, председателят, по негова/нейна собствена инициатива или по искане на държава-членка, може да отложи гласуването по дадена точка от дневния ред до края на заседанието или до следващо заседание.

3.   Ако в ситуацията, описана в параграф 2, председателят не уважи искането на някоя от делегациите за отлагане на гласуването, то тази делегация може да внесе особено мнение, което може да бъде оттеглено в рамките на максимум три работни дни, считано от деня, следващ заседанието. При изтичането на този срок становището на Комитета се регистрира като окончателно. Комисията уведомява държавите-членки за окончателната позиция, възприета от държавата-членка, чиято делегация е изразила особеното мнение в рамките на Комитета.

Член 7

Представителство и кворум

1.   Всяка делегация на държава-членка се счита за един член на Комитета. Всяка една държава-членка решава какъв да бъде съставът на нейната делегация и информира председателя за това.

С одобрението на председателя, делегациите могат да бъдат придружавани от неправителствени експерти, за сметка на въпросната държава-членка.

2.   Ако е необходимо делегацията на една държава-членка може да представлява друга държава-членка, но не повече една. Председателят на Комитета се уведомява писмено от делегацията, която бива представлявана.

3.   Необходимият кворум за провеждане на заседанията на Комитета е този, който позволява да се приеме становище на мнозинството в съответствие с Вътрешното споразумение.

Член 8

Допускане на трети страни

1.   По искане на член на Комитета или своя собствена инициатива председателят може да реши да бъдат изслушани експерти по конкретни точки.

2.   Тези експерти, както и споменатите в член 7, параграф 1 не могат да присъстват, нито да участват в гласуванията.

Член 9

Писмена процедура

1.   Когато предложените мерки се разглеждат в рамките на писмена процедура, делегациите разполагат с 15 работни дни от изпращането на предложенията, за да си съставят позиция. За всеки член на Комитета, който не изрази своето несъгласие или намерение да се въздържи преди крайния срок предвиден в писмото, се счита че е дал мълчаливото си съгласие за предложението.

В случаи на спешност или на крайна неотложност, се прилагат сроковете предвидени в член 5, параграфи 2 и 3. Случаят на крайна неотложност трябва да бъде надлежно доказан и съгласието на делегациите бива установено, само ако то бъде изрично съобщено.

2.   Ако, обаче, член на Комитета поиска проектомерките да бъдат разгледани в хода на заседание на Комитета, писмената процедура се прекратява; предложените мерки се отлагат за следващото заседание на Комитета.

Член 10

Секретариат

Секретарски услуги за Комитета се осигуряват от Комисията.

Член 11

Протокол и обобщаващ отчет на заседанията

Протоколът на всяко заседание се изготвя под ръководството на председателя и съдържа изразените становища по предложените мерки и изразените позиции по време на заседанието. Протоколът се изпраща до членовете на Комитета в рамките на 15 работни дни.

Членовете на Комитета изпращат всички писмени забележки, които имат по протокола до председателя. Комитетът трябва да бъде информиран за това; ако има несъгласие, предложените изменения се обсъждат от Комитета. Ако несъгласието продължава, предложеното изменение се прикрепя като приложение към протокола.

Член 12

Присъствен списък

1.   На всяко заседание, председателят изготвя присъствен списък, в който се посочват властите или органите, към които принадлежат участниците.

2.   Членове на делегации, които не принадлежат към определена власт или организация на държава-членка, трябва да подпишат декларация потвърждаваща, че тяхното участие не поражда конфликт на интереси.

В случаи, че има такъв конфликт на интереси, въпросният член трябва да се оттегли докато се работи по съответните точки от дневния ред, по искане на председателя.

Член 13

Кореспонденция

1.   Кореспонденцията, отнасяща се до Комитета, се адресира до Комисията, на вниманието на секретариата на Комитета.

2.   Кореспонденция, адресирана до членове на Комитета от секретариата се изпраща също така до постоянния представител на въпросната държава-членка.

3.   Освен при изключителни обстоятелства, кореспонденцията между Комисията и членове на Комитета се изпраща и в двете посоки посредством компютъризираните средства осигурени за тази цел.

Член 14

Прозрачност

1.   Принципите и условията относно обществения достъп до документи, които са приложими за Комисията, се прилагат за Комитета ЕФР—ОСТ. Ако такова искане бъде изпратено до държава-членка, тя трябва да действа в съответствие с член 5 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (3).

2.   Работата на Комитета е поверителна за всички участници.

Член 15

Текущи разходи

1.   Текущите разходи на Комитета, включително пътни разходи за един участник от всяка държава-членка, се покриват от Комисията.

Ако разпределената финансова субсидия го позволява и в рамките на последната, Комисията покрива пътните разходи на двама членове на делегация, които внесат искане за това.

2.   Комисията е упълномощена да изплати обратно квартирните и пътните разходи на експерти, поканени съгласно член 8, параграф 1.

3.   Комисията предоставя на Комитета помещенията и материалите, необходими за неговата работа.