01/ 2

BG

Официален вестник на Европейския съюз

171

32000D0265

L 085/12

ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ

РЕШЕНИЕ НА СЪВЕТА

от 27 март 2000 година

за съставяне на финансов регламент, уреждащ бюджетните аспекти на управлението от страна на заместник генералния секретар на Съвета, на сключени от него, в качеството му на представител на определени държави-членки договори, свързани с изграждането и функционирането на комуникационната инфраструктура на Шенгенското пространство — „Sisnet“

(2000/265/ЕО)

СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,

като взе предвид член 2, параграф 1, втора алинея, първо изречение от протокола, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, който интегрира достиженията на правото от Шенген в рамките на Европейската общност (наричан по-долу „Шенгенски протокол“),

като има предвид, че:

(1)

Заместник генералният секретар на Съвета бе упълномощен с Решение 1999/870/ЕО (1) да действа, в контекста на интегрирането на достиженията на правото от Шенген в рамките на Европейския съюз, като представител на определени държави-членки, с цел сключване на договори, свързани с изграждането и функционирането на комуникационната инфраструктура на Шенгенското пространство (наричана по-долу „Sisnet“), и да управлява тези договори.

(2)

Финансовите задължения, произтичащи от тези договори, не се поемат от общия бюджет на Европейския съюз; поради това не се прилагат разпоредбите на Финансовия регламент от 21 декември 1977 г., приложим спрямо общия бюджет на Европейските общности (2).

(3)

Поради тази причина е необходимо да се установят специални правила, подробно дефиниращи процедурата по съставяне и изпълнение на бюджета, необходим за посрещане на всички разноски по сключване на договорите и изпълнение на задълженията, произтичащи от сключените договори, а също и по възстановяване на вноските, които следва да бъдат заплатени от въпросните държави-членки, и по представяне и одит на сметките.

(4)

Също така е необходимо да се установят приложимите правила при сключването на тези договори.

(5)

Настоящото решение доразвива достиженията на правото от Шенген по смисъла на Шенгенския протокол,

РЕШИ:

ГЛАВА I

Общи принципи

Член 1

За целите на настоящия финансов регламент „бюджетът“ е актът, с който се предвиждат и предварително разрешават, за всяка финансова година, необходимите приходи и разходи за изпълнение на задълженията, произтичащи от договорите, на които се позовава Решение 1999/870/ЕО.

Член 2

С настоящия финансов регламент се установяват условията и редът за сключването на договори, свързани със Sisnet, и за съставянето и изпълнението на необходимия във връзка с тези договори бюджет.

Член 3

1.   Бюджетът се подразделя на дялове, обхващащи бюджета, свързан с подготовката за сключването на въпросните договори, включително направените разходи по време на подготовката на покана за участие в търг за Sisnet, бюджета за изграждането на Sisnet и оперативния бюджет на Sisnet. При нужда всеки дял се подразделя на глави и статии.

2.   Бюджетните кредити, отпуснати по даден дял, не могат да се отнасят към друг дял разходи.

Член 4

Бюджетните кредити трябва да се използват в съответствие с принципите на доброто финансово управление и по-специално — на икономии и финансова ефективност.

Член 5

Не могат да се събират никакви приходи, нито да се правят каквито и да било разходи, без те да бъдат отнесени към дадена статия от бюджета.

Без да се засяга действието на разпоредбите на член 17, не могат да се извършват, нито разрешават никакви разходи, надхвърлящи разрешените суми.

Член 6

1.   При условията на член 17 всички приходи и разходи се вписват изцяло в бюджета и по сметките, без да се напасват едни спрямо други. Общата сума на приходите следва да се припокрива с общата сума на разходите.

2.   Финансовата година започва да тече от 1 януари и приключва на 31 декември.

3.   Вноските в бюджета, направени от държавите, посочени в член 25, преди началото на финансовата година, за която те се отнасят, се кредитират към бюджета за съответната финансова година.

4.   Разходите от една финансова година влизат в сметките за тази година на основата на разходите, за които финансовият контрольор е получил разрешение не по-късно от 31 декември и за които съответните плащания са били направени от счетоводителя преди 15 януари на следващата година.

5.   Отпуснатите бюджетни кредити могат да се използват само за покриване на надлежно вписани и направени разходи в рамките на финансовата година, за която те са били предоставени, освен ако не е предвидена дерогация по член 7, и за покриване на дългове, отнасящи се до предходни финансови години и за които не е била пренесена никаква сума.

Член 7

1.   Използването на бюджетните кредити се подчинява на следните правила:

а)

бюджетните кредити, за които не са поети ангажименти в края на финансовата година, за която са били вписани, като правило се анулират;

б)

бюджетните кредити съответстващи на плащания, дължими към 31 декември по силата на надлежно поети ангажименти в периода от 1 януари до 31 декември, се пренасят автоматично само към следващата финансова година.

2.   Независимо параграф 1, заместник генералният секретар на Съвета може да изпрати до работна група „Шенгенска информационна система“, наричана по-долу „Работна група SIS“, преди 31 януари надлежно мотивирани искания за пренасяне към следващата финансова година на суми, неусвоени към 31 декември, когато предоставените суми по съответните бюджетни линии за следващата финансова година не покриват нуждите.

Пренасяне на тези суми може да бъде предложено само по извънредни причини.

По време на упражняване на своите правомощия по изпълнение на бюджета заместник генералният секретар полага усилия, в зависимост от изискванията за добро управление, да използва на първо място сумите, разрешени за текущата финансова година, до тяхното изчерпване и да използва едва след това пренесените суми.

Работна група SIS излиза със становище по тези искания не по-късно от 1 март.

3.   Пренесените от преходната финансова година суми се анулират, ако не са усвоени в края на финансовата година, към която са били прехвърлени.

4.   Работната група SIS получава за сведение преди 1 март списък на сумите, които следва автоматично да се пренесат в съответствие с параграф 1, буква б).

5.   С оглед изпълнение на бюджета, усвояването на пренесените суми се проследява отделно, за всяко бюджетна позиция, в сметките за текущата финансова година.

ГЛАВА II

Съставяне на бюджета

Член 8

1.   Бюджетът се съставя в еуро.

2.   Заместник генералният секретар изпраща на Работната група SIS преди 30 септември предварителния проектобюджет, придружен от обяснителен меморандум.

3.   Работната група SIS дава становището си по този предварителен проект.

4.   Заместник генералният секретар съставя проектобюджета и го изпраща не по-късно от 31 октомври на държавите по член 25.

5.   На среща в Съвета държавите-членки, посочени в член 25, приемат бюджета преди края на годината.

6.   В решението за приемане на бюджета, което надлежно се нотифицира на държавите, посочени в член 25, от заместникгенералния секретар, се посочва моментът, от който са дължими вноските на тези държави.

Член 9

1.   Ако бюджетът не е окончателно приет в началото на финансовата година:

а)

плащания могат да се извършват в размер до една дванадесета част, ежемесечно, от разрешените бюджетни кредити за всеки бюджетен дял за предходната финансова година; и

б)

вноските на държавите, посочени в член 25, могат да се изискват в размер до една дванадесета, ежемесечно, от вноските, платени в рамките на последния надлежно приет бюджет.

2.   Всяко решение за използване на една дванадесета част от разходите и приходите, до общ размер от три дванадесети части от сумите, записани в последния надлежно приет бюджет, се взима от заместник генералния секретар, който уведомява с писмо държавите-членки, посочени в член 25, за него.

3.   Над границата от три дванадесети части от сумите, записани в последния надлежно приет бюджет, всяко решение за разрешаване на плащания и изискване на вноски се взима от държавите-членки, посочени в член 25, на среща в Съвета.

4.   С окончателното приемане на бюджета незабавно се поставя край на прилагането на евентуално предприети мерки по силата на параграфи 1, 2 и 3.

Член 10

1.   Всеки допълнителен проектобюджет или проект за изменящ бюджет се представя, разглежда и приема в същия вид и по същата процедура, както и бюджетът, чиито прогнози те променят.

2.   Проектът за изменящ бюджет се представя всяка година през месеца, който следва приключването на счетоводните сметки по член 46, параграф 1, с оглед включването в бюджетното салдо на бюджетния остатък от предходната финансова година като приход, в случай на положително салдо, или като разход, ако салдото е отрицателно.

Член 11

Бюджетът може да бъде публично оповестен.

ГЛАВА III

Изпълнение на бюджета и осчетоводяване

Член 12

Бюджетът се изпълнява в съответствие с принципа на разделение на функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител. Задълженията на разпоредител с бюджетни кредити, на счетоводител и на финансов контрольор несъвместими помежду си.

Член 13

1.   Функцията на разпоредител с бюджетни кредити и разходи се изпълнява от генерален директор при Генералния секретариат на Съвета. Разпоредителят с бюджетни кредити изпълнява бюджета от името на заместник генералния секретар и в рамките на бюджетните кредити може да делегира своите правомощия на даден директор.

2.   Разпоредителят с бюджетни кредити може да разреши прехвърляне на суми между глави в рамките на един и същи дял. Със съгласието на Работната група SIS той може да разреши прехвърляне на суми между глави в рамките на един и същи дял. Работната група SIS дава съгласието си при същите условия, при които приема становището си по бюджета.

Член 14

Задачата на финансов контрольор се изпълнява от финансовия контрольор на Съвета в съответствие с правилата, приложими за неговата длъжност.

Член 15

Получаването на приходи и изплащането на разходи се изпълняват от счетоводно длъжностно лице от Генерална дирекция А при Генералния секретариат на Съвета.

Член 16

1.   За събирането на всяка дължима сума по смисъла на член 25 или на всяко задължение към въпросните държави от трета страна, свързано със сключването на договорите, създаването и функционирането на Sisnet, разпоредителят с бюджетни кредити трябва да издаде нареждане за събиране на вземания. Нарежданията за събиране на вземания се предават на счетоводителя, който ги връчва на финансовия контрольор за одобрение.

2.   Одобрението има за цел да се установи, че:

а)

приходът е правилно заложен в съответното бюджетно перо;

б)

нареждането за събиране на вземане е надлежно съставено и съответства на приложимите разпоредби;

в)

оправдателните документи са надлежно съставени;

г)

данните на длъжника или на компетентния орган на държавата длъжник са правилно посочени;

д)

е посочена датата на падежа;

е)

са приложени принципите на добро финансово управление, предвидени в член 4;

ж)

правилно са посочени размерът и валутното изражение на сумата, която подлежи на събиране.

3.   Счетоводното длъжностно лице носи отговорност за надлежно съставените нареждания за събиране на вземания.

Член 17

Независимо от разпоредбите на членове 5 и 6:

1.

от всички сметки, фактури или ликвидационно салдо, чието плащане трябва да бъде разпоредено до нетния им размер, могат да се приспаднат следните суми:

а)

наложени глоби върху страна по договор, свързан с одобрена оферта;

б)

коригиране на недължимо платени суми, което може да стане чрез предварително приспадане по повод на ново плащане от същия вид, извършено по смисъла на дела, главата, статията и финансовата година, по отношение на които е било направено прекомерното плащане.

Приспаднатите, сторнираните суми и отстъпките по фактури и сметки не се записват като отделен приход;

2.

следните суми могат да се използват отново в рамките на бюджетната линия, която е послужила за основание за първоначалния разход:

—

приходи, произтичащи от събирането на суми, недължимо изплатени по бюджетните суми.

Сумите трябва отново да се използват преди края на финансовата година, следваща тази, през която приходът е бил събран.

Член 18

1.   Всяка мярка, която е в състояние да породи разход в тежест на бюджета, първо подлежи на предложение за извършване на разхода от страна на разпоредителя с бюджетни кредити до счетоводителя, в което се посочват предназначението, сумата, бюджетното перо, към което следва да се отнесе разходът, и кредиторът. Предложението се представя за одобрение пред финансовия контрольор от счетоводителя.

2.   Одобрението има за цел да се установи, че:

а)

предложението за извършване на разхода е представено в съответствие с параграф 1;

б)

разходът е отнесен правилно към съответното бюджетно перо;

в)

има налични суми в бюджета;

г)

са спазени принципите за добро финансово управление, предвидени в член 4;

д)

разходът е надлежно направен и съответства на приложимите разпоредби.

Член 19

1.   Валидирането на разхода от разпоредителя с бюджетни кредити има за цел да:

а)

провери какви са правата на кредитора;

б)

определи или провери реалното съществуване и размера на дължимата сума;

в)

провери условията, при които е изискуема дължимата сума;

г)

провери дали извършените покупки или услуги съответстват на разпоредените.

2.   Разпоредителят с бюджетни кредити може да възложи проверките да се извършат на негова отговорност.

Член 20

1.   Разпоредителят с бюджетни кредити разпорежда на счетоводителя чрез издаване на платежно нареждане да заплати валидиран вече разход.

2.   Платежното нареждане трябва да съдържа следните данни:

а)

финансовата година, в тежест на която трябва да се отнесе плащането;

б)

бюджетен дял, глава и статия;

в)

сумата, подлежаща на плащане, в цифрово и буквено изражение, и валута, в която ще се извърши плащането;

г)

име и адрес на кредитора;

д)

предназначение на разхода;

е)

начин на плащане;

ж)

номер и дата на съответните одобрения на плащания.

3.   Платежното нареждане трябва да бъде датирано и подписано от разпоредителя с бюджетни кредити.

4.   Счетоводителят представя платежното нареждане заедно с оригиналните оправдателни документи на финансовия контрольор за одобрение.

5.   Одобрението има за цел да се установи, че:

а)

платежното нареждане е надлежно издадено;

б)

платежното нареждане съответства на извършения разход и че неговият размер е точен, като се вземат предвид принципите на доброто финансово управление по смисъла на член 4;

в)

разходът правилно е отнесен към съответната бюджетна позиция;

г)

сумите са налични в съответния бюджетен дял или статия;

д)

оправдателните документи са надлежно съставени, и

е)

кредиторът е правилно назован и описан.

6.   Всеки разход трябва предварително да се покрие с вноски от държавите, посочени в член 25, или, при липса на такива, с банков заем. В случай на неплащане на вноските разходите по банковия заем за предварително финансиране се поделят между държавите, неизпълнили своето задължение по плащането, пропорционално на неплатените от тях вноски и при отчитане на времето на забавянето.

Член 21

Плащанията се извършват чрез банковата сметка, открита в съответствие с член 17 от Решение 1999/323/ЕО (3) на Съвета на името на генералния секретар на Съвета. Банковите платежни нареждания, изпълнени в съответствие с настоящия финансов регламент, изискват едновременно подписите на две длъжностни лица, посочени от заместник генералния секретар, едно от които е счетоводител.

Член 22

В случай на отказ от страна на финансовия контрольор да даде одобрението, предвидено в членове 16, 18 или 20, и ако разпоредителят с бюджетни кредити поддържа своето предложение, въпросът се отнася до заместник генералния секретар. С изключение на случаите, когато е поставена под съмнение наличността на сумите, заместник генералният секретар може, с надлежно мотивирано решение, да отмени отказа и да потвърди нареждането за събиране на вземания, задължението за изплащане на разхода или платежното нареждане. Заместник генералният секретар уведомява в едномесечен срок Сметната палата за това решение. Решението подлежи на изпълнение от датата, на която е отказано одобрението.

Член 23

Дисциплинарната отговорност на разпоредителя с бюджетни кредити, на финансовия контрольор и на счетоводителя , в случай на неспазване на разпоредбите на настоящия финансов регламент, се урежда по начина, по който тя е уредена в Правилника за длъжностните лица на Европейските общности.

Член 24

Счетоводните сметки се водят по линия на двустранното счетоводство за всяка календарна година. Те показват общата картина на приходите и разходите в течение на финансовата година.

ГЛАВА IV

Вноски на отделните държави

Член 25

1.   Бюджетните приходи са съставени от финансовите вноски на следните държави-членки: Австрия, Белгия, Германия, Гърция, Дания, Испания, Италия, Люксембург, Португалия, Финландия, Франция, Холандия и Швеция, а също и на Исландия и Норвегия.

2.   Финансовите вноски на тези държави са предвидени в бюджета и са изразени в еуро.

Член 26

Държавите, посочени в член 25, предоставят своите финансови вноски на заместник генералния секретар по следната формула:

Разпределението на вноските между държавите-членки, посочени в член 25, от една страна, и Исландия и Норвегия, от друга, се определя всяка година въз основа на дела на всяка въпросна държава-членка и на Исландия и Норвегия спрямо общия брутен вътрешен продукт (БВП) за предходната година на всички държави, посочени в член 25. Разпределението на вноските между въпросните държави-членки, посочени в член 25, се определя всяка година след приспадане на вноските на Исландия и Норвегия, в зависимост от дела на ресурсите по ДДС, изплащани от всяка от тези държави-членки от общите ресурси по ДДС на Европейските общности, така както е установен при последната корекция на бюджета на Съюза в течение на предходната финансова година.

Член 27

1.   Заместник генералният секретар изпраща с писмо исканията за вноски до всяка държава, посочена в член 25, чрез националните администрации, за чиито координати е бил уведомен.

2.   Това писмо трябва да съдържа следните данни:

а)

решението за приемане на бюджета или, в случай на позоваване на член 9, решението за изискване на вноските на временни една дванадесета части;

б)

сумата за плащане от всяка държава, изчислена в еуро в съответствие с критерия за разпределение, посочен в член 26;

в)

необходимите данни за плащането на вноската.

3.   Вноските се изплащат по банковата сметка, предвидена в член 21.

4.   Вноските се изплащат в еуро.

Член 28

1.   От държавите, посочени в член 25, се изисква да изплатят 25 % от своята вноска не по-късно от 15 февруари, 1 април, 1 юли и 1 октомври.

2.   Ако дадена държава не изпълни финансовото си задължение, по аналогия спрямо нея се прилагат действащите правила на Общността за лихвите, дължими в случай на просрочено плащане на вноски в бюджета на Съюза, независимо от евентуалните разходи, които тази държава следва да понесе в съответствие с разпоредбите на член 20, параграф 6.

ГЛАВА V

Сключване на договори

Член 29

1.   Договорите за покупка или наем на стоки или за предоставяне на услуги се сключват в писмена форма.

2.   Всички договори, чиято прогнозна стойност е равна или превишава заложената прагова стойност в Директива 93/36/ЕИО на Съвета от 14 юни 1993 г. относно координиране на процедурите за възлагане на обществени поръчки за доставки (4) или Директива 92/50/ЕИО на Съвета от 18 юни 1992 г. относно координиране на процедурите за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки за услуги (5), се сключват след покана за участие в търг, публикувана в съответствие с разпоредбите на тези директиви и на всяко последващо изменение в тях (наричани по-долу „директиви на Съвета относно процедурите за възлагане на обществените поръчки“).

3.   Договорите, чиято прогнозна стойност не превишава заложената прагова стойност в директивите на Съвета относно процедурите за възлагане на обществените поръчки могат да се сключват на основата на пряко договаряне. В подобни случаи държавите-членки, посочени в член 25, също са длъжни, в рамките на възможното и с всички подходящи средства, да позволят на доставчиците, притежаващи потенциална възможност да предоставят въпросните стоки и услуги, да подадат конкурентни оферти.

4.   Поканите за участие в търг като правило се публикуват от Генералния секретариат на Съвета от името на държавите-членки, посочени в член 25, във всички държави-членки.

5.   Тръжните процедури и критериите за подбор и възлагане на поръчката се определят и уреждат от разпоредбите на директивите на Съвета относно процедурите за възлагане на обществените поръчки заедно с допълненията, съдържащи се в настоящия финансов регламент.

6.   Всяка покана за участие в търг се изготвя от генералния секретариат на Съвета, действащ от името на държавите-членки, посочени в член 25, и съдържа по-специално следните данни:

а)

описание на процедурата за подаване и начина на представяне на тръжни оферти, по-специално евентуално изискване за използване на стандартен формуляр за отговор;

б)

при нужда, позоваване на общите условия, приложими към въпросния договор (доставка на стоки или услуги), и евентуално на друг документ, отнасящ се до специфичните условия на конкретния договор;

в)

включване на клауза, според която подаването на оферта предполага приемане на приложимите условия;

г)

при нужда, описание на условията, при които може да се направи евентуално посещение, като същите трябва да бъдат подробно описани, когато се предвижда посещение на място;

д)

срок на валидност на офертата, през който тя не може да се променя по никакъв начин;

е)

предвидените санкции в случай на неспазване на клаузите на договора;

ж)

данните, които трябва да се съдържат във фактурите (или в подкрепящите ги оправдателни документи);

з)

забрана за всякакви контакти между заместник генералния секретар и неговите служители, представители на правителствата на държавите-членки, посочени в член 25, представители на правителствата на Исландия и Норвегия, от една страна, и участниците в търговете, от друга, по въпроси, свързани с въпросната покана за участие в търг, освен, по изключение, при следните условия:

 

преди датата на закриване на подаването на оферти:

i)

по инициатива на участниците в търга:

допълнителна информация само с оглед да се разясни характерът на поканата за търг може да бъде съобщена на всички участници в търга;

ii)

по инициатива на заместник генералния секретар:

ако държавите-членки, посочени в член 25, или Исландия и Норвегия, или Генералният секретариат на Съвета забележат някаква грешка, неточност, пропуск или друга чиновническа грешка в текста на поканата за участие в търг, Генералният секретариат може при същите условия, които са приложими при оригиналната покана за търг, да уведоми за това заинтересованите лица;

iii)

след отварянето на офертите и по инициатива на държавите-членки, посочени в член 25, Исландия или Норвегия, или Генералния секретариат на Съвета, ако се изисква известно разяснение във връзка с дадена оферта или е необходимо да се коригират явни канцеларски грешки в текста на офертата, Генералният секретариат може да предприеме инициатива за установяване на контакт с подателя на офертата.

Член 30

Във всеки случай на установен контакт при условията на член 29, параграф 6, точка з) се съставя „забележка към преписката“ и този контакт се споменава в доклада, който впоследствие се представя в консултативния комитет, посочен в член 36.

Член 31

Не се допуска дискриминация между гражданите на държавите-членки и тези на Исландия и Норвегия на основание на националността по отношение на договори, сключени от заместник генералния секретар от името на държавите-членки, посочени в член 25.

Член 32

В случай че спрямо предложения договор са приложими общи условия, те се прилагат към поканата за участие в търг. При нужда се прилага също документ, съдържащ специфичните условия за конкретния договор.

Член 33

Подаването на офертите може да стане:

а)

по пощата:

в този случай поканата за търг трябва да съдържа уточнението, че за дата на депозиране се счита датата на изпращане по пощата, която се удостоверява от пощенското клеймо. Изпращаните по пощата оферти задължително трябва да бъдат изпратени като препоръчани пратки, или

б)

чрез ръчно подаване в Генералния секретариат на Съвета лично или от пълномощник на участника в търга, включително чрез частни куриерски услуги:

в този случай в поканата за участие в търг трябва бъдат посочени крайната дата и час, до които трябва да се подадат офертите, и службата към Генералния секретариат на Съвета, в която те трябва да бъдат подадени срещу разписка с дата и подпис.

И в двата случая датата трябва да бъде една и съща.

С оглед опазване на тайната и предотвратяване на евентуални трудности поканата за търг трябва да съдържа следната разпоредба:

„Пратките се изпращат в запечатан плик, затворен във втори запечатан плик. Вътрешният плик трябва да съдържа освен наименованието на службата, до която е адресиран, както е посочено в поканата за търга, текста „Покана за участие в търг — Да не се отваря от куриерската служба“. В случай на използване на самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат затворени с помощта на самозалепващи се ленти, като изпращачът трябва да положи подписа си напречно на лентите.“

Член 34

Всички оферти трябва да бъдат отворени.

Офертите се отварят едновременно от комисия, назначена за тази цел от заместник генералния секретар. Тя се състои от три длъжностни лица с ръководни функции от различни дирекции на Генералния секретариат на Съвета. Финансовият контрольор трябва да бъде уведомен за отварянето на офертите. Финансовият контрольор или негов представител присъства в качеството на наблюдател.

Комисията съставя доклад за отварянето на офертите, който съдържа подписите на всички нейни членове.

Всяка страница от всяка оферта трябва да бъде парафирана от поне един от членовете на комисията. Комисията съставя протокол за отварянето на получените оферти, в който се изброяват, по-специално, всички документи, получени от всеки участник в търга в рамките на тръжната процедура.

Член 35

Всяка оферта се оценява от държавите-членки, посочени в член 25, както и от Исландия и Норвегия. Единодушно одобрен от тези държави доклад се представя в консултативния комитет, посочен в член 36, от отговорния служител, посочен от разпоредителя с бюджетни кредити измежду състава на Генералния секретариат на Съвета, или от заместник, също посочен от разпоредителя с бюджетни кредити.

Този доклад съдържа по-специално:

а)

мотивите за отстраняване на която и да било от офертите;

б)

техническа и финансова оценка на всяка оферта, включително сравнителна таблица на единичните цени;

в)

основанията за избора на препоръчвания участник в търга.

Член 36

Договорите, подлежащи на сключване от заместник генералния секретар от името на държавите-членки, посочени в член 25, и от съответните представители на Исландия и Норвегия след покана за търг, предварително се предоставят за становище на консултативния комитет по обществените поръчки и договорите.

Член 37

Консултативният комитет, посочен в член 36, включва в състава си по един представител от всяка държава-членка, посочени в член 25, а също и по един представител от Исландия и Норвегия. Държавите-членки, посочени в член 25, а също и Исландия и Норвегия, следят избраните представители да притежават желаната компетентност в областта на информатиката и/или финансите, и/или правото. Представителите не трябва да са взимали участие в оценяването на комплектите документи, които се представят пред консултативния комитет. В качеството на наблюдател присъства представител на финансовия контрольор.

Консултативният комитет избира с обикновено мнозинство един председател и един заместник-председател измежду своите членове.

Консултативният комитет дава становището си относно редовността на процедурата, водеща до избора на победител в търга, и като цяло — относно предложените условия в договора.

Всеки въпрос, имащ отношение към настоящата глава, може да бъде отнесен за становище пред консултативния комитет.

Консултативният комитет се стреми да дава становищата си с консенсус. Ако не е възможно постигането на такъв консенсус, консултативният комитет приема становищата си с просто мнозинство от своите представители. За да бъде валидна процедурата, необходим е кворум от 11 гласа. В случай на равен брой гласове решаваща сила има вотът на председателя.

Ако е необходимо, Генералният секретариат на Съвета осигурява секретариата на консултативния комитет.

Член 38

Консултативният комитет сам изготвя своя процедурен правилник аналогично на процедурния правилник на консултативния комитет по обществените поръчки и договорите при Съвета на Европейския съюз.

Член 39

От консултативния комитет се изисква да дава своите становища, в чисто консултативен аспект, по:

а)

всички предложени договори за доставка на стоки или услуги, включително проучвания, чиято разчетна стойност е равна или превишава установения праг в директивите на Съвета относно процедурите, свързани с обществени поръчки;

б)

всяко предложено споразумение в допълнение към договор по буква а), когато са налице съществени промени, особено когато това допълнително споразумение води до промяна на сумата в първоначалния договор;

в)

всяко предложено допълнително споразумение, което би довело до увеличение на общата сума по вече сключения договор извън праговата стойност по буква а);

г)

въпроси, повдигнати в момента на сключване или в хода на изпълнение на договора (т.е. анулиране на поръчки, искания за отмяна на санкции във връзка със забавяне по договора, отклонения от специфичните и общите условия на договора), стига въпросът да е достатъчно сериозен, за да оправдае евентуално искане на становище;

д)

по искане на една от държавите-членки, посочени в член 25, или на Исландия или Норвегия, или на член на консултативния комитет, или на заместник генералния секретар, предложени договори за суми под праговата стойност по буква а), когато те смятат, че подобни договори поставят принципни въпроси или имат специален характер.

Член 40

Комплектите документи, предоставени за становище на консултативния комитет в съответствие с член 39, букви от б) до д), също се придружават от доклад, единодушно одобрен от държавите-членки, посочени в член 25, а също и от Исландия и Норвегия.

Член 41

Становищата на консултативния комитет се подписват от неговия председател. За да се избегне евентуално забавяне на хода на процедурата в резултат на намесата на консултативен комитет, държавите-членки, посочени в член 25, а също и Исландия и Норвегия могат, ако счетат това за необходимо, да поставят разумен срок, в рамките на който да може да бъде дадено евентуално становище. Становищата се съобщават на заместник генералния секретар и на държавите-членки, посочени в член 25, а също и на Исландия и Норвегия. След като надлежно вземат това становище под внимание, държавите-членки, посочени в член 25, също и Исландия и Норвегия единодушно взимат окончателно решение по случая. След като се вземе това решение, въпросният договор или договори се сключват от заместник генералния секретар от името на държавите-членки, посочени в член 25, и от съответните представители на Исландия и Норвегия.

Член 42

Всички участници в търга се уведомяват от Генералния секретариат на Съвета за взетото решение относно тяхната оферта.

Член 43

1.   Договори могат да се сключат въз основа на фактура или разходен документ, в случай че разчетната стойност на стоките или услугите не превишава 2 000 EUR.

2.   Като гаранция за изпълнението на договорите, от доставчиците, съдоговорителите или доставчиците на услуги може да се изиска, чрез гаранционна клауза, да внесат предварителен депозит. Този депозит трябва да покрие не само целия срок на гаранцията, но също и един достатъчен период, за да може да се прибегне до позоваване на гаранцията. По принцип депозитът трябва да включва вноска в еуро по банкова сметка, специално разкрита за тази цел на името на Генералния секретариат на Съвета. Този депозит може да се подаде само в първокласна кредитна институция по целева или краткосрочна депозитна сметка в еуро.

3.   Размерът на депозита се определя съобразно обичайните търговски изисквания.

4.   Предоставянето на такава гаранция е задължително, когато стойността на въпросния договор е равна или превишава праговата стойност, определена в директивите на Съвета относно процедурите, свързани с обществените поръчки.

5.   Този депозит може да бъде заменен с лична и солидарна гаранция, дадена от трето лице, одобрено от счетоводното длъжностно лице. По принцип тази гаранция е деноминирана в еуро и трябва да отговаря на същите изисквания, както и гаранцията по параграф 2.

6.   В случай на неизпълнение на договор или на забавяне на изпълнението заместник генералният секретар гарантира адекватно обезщетение на държавите-членки, посочени в член 25, а също и на Исландия и Норвегия, по отношение на всички вреди, лихви и разходи чрез приспадане на техния размер от депозита, независимо дали той е бил направен непосредствено от доставчика или съдоговорителя, или от трето лице.

Член 44

Обичайните оправдателни документи, придружаващи първото платежно нареждане, съставено в изпълнение на договор, изискващ предоставянето на депозит, се допълват с копие, удостоверено като вярно с оригинала от счетоводното длъжностно лице, от разписката, издадена при плащането на депозита, или с копие, удостоверено като вярно с оригинала от счетоводното длъжностно лице, от декларация на ведомството или третото лице, предоставило гаранцията.

Член 45

Депозитите се възстановяват или гаранциите по член 43, които ги заменят, се освобождават от заместник генералния секретар в съответствие с разпоредбите на приложимия договор или гаранция, освен в случай на неизпълнение или забавяне на изпълнението, предвидени в член 43, параграф 6.

ГЛАВА VI

Представяне и проверка на сметките

Член 46

1.   Заместник генералният секретар съставя в двумесечен срок от края на периода за изпълнение на бюджета отчет за приходите и разходите и финансов баланс и ги предава на Работната група SIS.

2.   Отчетът за приходите и разходите покрива всички операции, свързани с приходите и разходите за предходната финансова година. Той се представя под същата форма и като следва същите подраздели, както и бюджетът.

3.   Отчетът се придружава от:

а)

рекапитулация на състоянието на всяка от държавите, посочени в член 25, по отношение на плащането на нейната вноска, и

б)

рекапитулация на преводите на суми.

4.   Финансовият баланс показва бюджетните активи и пасиви към 31 декември на предходната финансова година.

Член 47

1.   Сметната палата се приканва да осигури проверка на сметките.

2.   Заместник генералният секретар изпраща отчета за приходите и разходите и финансовия баланс на Сметната палата в срок от 15 дни след изтичане на предвидения в член 46, параграф 1 срок.

3.   Целта на проверката от Сметната палата е да установи, че всички приходи са били получени и че всички разходи са били направени по законен и редовен начин, в съответствие с договорите за управление, бюджета и настоящия финансов регламент.

4.   Заместник генералният секретар предоставя на Сметната палата всички условия, които тя счете за необходими, за да изпълни своята задача.

Член 48

Отчетът за приходите и разходите, финансовият баланс и докладът на Сметната палата, придружени от евентуалните бележки на заместник генералния секретар, се представят преди 1 юли на държавите, посочени в член 25. Държавите-членки, посочени в член 25, на среща в Съвета възлагат на заместник генералния секретар функции по изпълнението на бюджета.

ГЛАВА VII

Заключителни разпоредби

Член 49

Въвеждането на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген, отнасящи се до Шенгенската информационна система, за държава, различна от посочените в член 25 (наричана по-долу „друга държава“), води до:

а)

преразпределение на дела на вноските на държавите, посочени в член 25,, при условията, предвидени в член 26;

б)

разпределение на вноските на държавите, посочени в член 25, с цел определяне на вноската, платима от другата държава за нуждите на функционирането на Sisnet през цялата текуща финансова година;

в)

разпределение на вноските на държавите, посочени в член 25, с цел определяне на частта от направените преди това разходи за инсталирането на Sisnet, която трябва да се поеме от другата държава. Този процент се изчислява на основата на дела от средствата по ДДС, заплатени от другата държава, от всички ресурси по ДДС на Европейските общности за предходната финансова година, през която са били направени необходимите разходи за инсталирането на Sisnet. Процентната вноска е обект на „кредитно известие“ до държавите, посочени в член 25, за сума, пропорционална на техния дял, изчислена в съответствие с член 26. Другите държави могат да изберат да отнесат сумата към техния дял от бюджета или да поискат възстановяването ѝ.

Член 50

1.   Финансовият регламент се прилага за приемането на бюджета по отношение на приходите и разходите, необходими за изпълнение на задълженията, произтичащи от всяка мярка, предприета в съответствие с член 1 от Решение 1999/870/ЕО, за финансовата година, през която настоящият регламент влиза в сила.

2.   Като изключение от член 8, за целите на бюджета, посочен в параграф 1, заместник генералният секретар на Съвета изпраща предварителния проектобюджет на Работната група SIS възможно най-скоро след приемането на настоящия финансов регламент. След като Работната група SIS даде своето становище и след съставяне на проектобюджета, държавите-членки, посочени в член 25, приемат без каквото и да било забавяне бюджета на среща в Съвета.

3.   Като изключение от член 25, за целите на бюджета, посочен в параграф 1, от държавите, посочени в член 25, се изисква да платят своите вноски в съответствие с график, съставен от държавите-членки, посочени в член 25, по време на приемането на този бюджет.

Член 51

1.   Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.

2.   То се публикува в Официален вестник на Европейските общности.

Съставено в Брюксел на 27 март 2000 година.

За Съвета

Председател

F. GOMES

(1)  ОВ L 337, 30.12.1999 г., стр. 41.

(2)  ОВ L 356, 31.12.1977 г., стр. 1. Регламент, последно изменен с Регламент (ЕО) №2673/1999 (ОВ L 326, 18.12.1999 г., стр. 1).

(3)  ОВ L 123, 13.5.1999 г., стр. 51.

(4)  ОВ L 199, 9.8.1993 г., стр. 1.

(5)  ОВ L 209, 24.7.1992 г., стр. 1. Директива, последно изменена с Директива 97/52/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (ОВ L 328, 28.11.1997 г., стр. 1).