ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРОЦЕДУРЕН ПРАВИЛНИК НА ПОДКОМИТЕТА ПО САНИТАРНИТЕ И ФИТОСАНИТАРНИТЕ ВЪПРОСИ ЕС — РЕПУБЛИКА МОЛДОВА

Член 1

Общи разпоредби

1.   Подкомитетът по санитарните и фитосанитарните въпроси („Подкомитет по СФСВ“), създаден в съответствие с член 191, параграф 1 от Споразумението за асоцииране между Европейския съюз и Европейската общност за атомна енергия и техните държави членки, от една страна, и Република Молдова, от друга страна („Споразумението“), оказва съдействие на Комитета за асоцииране на заседанията му в състав „Търговия“, определен в член 438, параграф 4 от Споразумението, при изпълнението на неговите задължения.

2.   Подкомитетът по СФСВ изпълнява функциите по член 191, параграф 2 от Споразумението с оглед на постигането на целите на глава 4 от дял V, определени в член 176 от Споразумението.

3.   Подкомитетът по СФСВ се състои от представители на Европейската комисия и на Република Молдова, отговарящи за санитарните и фитосанитарните въпроси.

4.   В съответствие с член 2 функциите на председател на Подкомитета по СФСВ се изпълняват от представител на Европейската комисия или на Република Молдова, който отговаря за санитарните и фитосанитарните въпроси.

5.   Страните в настоящия процедурен правилник се определят в съответствие с предвиденото в член 461 от Споразумението.

Член 2

Председателство

Страните председателстват Подкомитета по СФСВ на ротационен принцип за период от 12 месеца. Първият период започва на датата на първото заседание на Съвета за асоцииране и приключва на 31 декември същата година.

Член 3

Заседания

1.   Освен ако страните се споразумеят за друго, Подкомитетът по СФСВ провежда заседание в срок от три месеца след влизането в сила на Споразумението, по искане на една от страните след това или поне веднъж годишно.

2.   Всяко заседание на Подкомитета по СФСВ се свиква от председателя на договорени от страните място и дата. Уведомлението за свикване на заседанието се изпраща от председателя на Подкомитета по СФСВ най-късно 28 календарни дни преди началото на заседанието, освен ако страните се споразумеят за друго.

3.   Винаги когато това е възможно, редовното заседание на Подкомитета по СФСВ се свиква своевременно преди редовното заседание на Комитета за асоцииране в състав „Търговия“.

4.   Заседанията на Подкомитета по СФСВ могат да бъдат провеждани с помощта на всякакви договорени технически средства, като например видео или аудиоконферентна връзка.

5.   Подкомитетът по СФСВ може да разглежда всякакви въпроси извън заседанията посредством кореспонденция между членовете си.

Член 4

Делегации

Преди всяко заседание страните се уведомяват от секретариата на Подкомитета по СФСВ за предвидения състав на участващата в заседанието делегация на всяка страна.

Член 5

Секретариат

1.   Длъжностно лице на Европейската комисия и длъжностно лице на Република Молдова изпълняват съвместно функциите на секретари на Подкомитета по СФСВ и съвместно изпълняват секретарските задачи в дух на взаимно доверие и сътрудничество.

2.   Секретариатът на Комитета за асоцииране в състав „Търговия“ трябва да бъде уведомяван за всички решения, становища, препоръки, доклади и други договорени действия на Подкомитета по СФСВ.

Член 6

Кореспонденция

1.   Кореспонденцията, предназначена за Подкомитета по СФСВ, се адресира до секретаря на една от страните, който на свой ред уведомява другия секретар.

2.   Секретариатът на Подкомитета по СФСВ осигурява препращането на адресираната до Подкомитета по СФСВ кореспонденция до председателя на този подкомитет, а когато е целесъобразно — и разпращането ѝ, по реда за документите, посочени в член 7.

3.   Кореспонденцията от председателя се изпраща до страните от секретариата от името на председателя. Тази кореспонденция се разпраща, когато е целесъобразно, съгласно предвиденото в член 7.

Член 7

Документи

1.   Документите се разпращат от секретарите на Подкомитета по СФСВ.

2.   Всяка страна предава документите си на своя секретар. Секретарят предава тези документи на секретаря на другата страна.

3.   Секретарят на Съюза разпраща документите до съответните представители на Съюза и систематично изпраща копие от тази кореспонденция до секретаря на Република Молдова и секретарите на Комитета за асоцииране в състав „Търговия“.

4.   Секретарят на Република Молдова разпраща документите до съответните представители на Република Молдова и систематично изпраща копие от тази кореспонденция до секретаря на Съюза и секретарите на Комитета за асоцииране в състав „Търговия“.

5.   Секретарите на Подкомитета по СФСВ служат като лица за контакт за обмена на информация, предвиден в член 184 от Споразумението.

Член 8

Поверителност

Освен ако страните решат друго, заседанията на Подкомитета по СФСВ не са публични. Когато едната страна представи на Подкомитета по СФСВ информация, обозначена като поверителна, другата страна третира тази информация като поверителна.

Член 9

Дневен ред на заседанията

1.   Въз основа на направените от страните предложения секретариатът на Подкомитета по СФСВ изготвя предварителен дневен ред за всяко заседание, както и проект на оперативни заключения в съответствие с предвиденото в член 10. Предварителният дневен ред включва точките, за чието включване в дневния ред в секретариата е постъпило искане от някоя от страните, подкрепено със съответните документи, най-късно 21 календарни дни преди датата на заседанието.

2.   Предварителният дневен ред, заедно със съответните документи, се разпраща в съответствие с предвиденото в член 7 най-късно 15 календарни дни преди началото на заседанието.

3.   Дневният ред се приема от Подкомитета по СФСВ в началото на всяко заседание. Точки, които не са включени в предварителния дневен ред, могат да бъдат добавени към него със съгласието на страните.

4.   Ако другата страна е дала съгласието си за това, в конкретни случаи председателят на Подкомитета по СФСВ може да кани представители на други органи на страните или независими експерти в дадена област да присъстват на заседанията на Подкомитета по СФСВ, за да предоставят информация по определени теми. Страните гарантират, че тези наблюдатели или експерти спазват изискванията за поверителност.

5.   След като се консултира със страните, председателят на Подкомитета по СФСВ може да съкрати определените в параграфи 1 и 2 срокове, за да бъдат отчетени специални обстоятелства.

Член 10

Протокол и оперативни заключения

1.   Секретарите на Подкомитета по СФСВ съвместно изготвят проект на протокол от всяко заседание.

2.   По правило за всяка точка от дневния ред в протокола се посочват:

а)	списък на участниците в заседанието, списък на придружаващите ги длъжностни лица и списък на всички присъствали на заседанието наблюдатели или експерти;

б)	документите, представени на Подкомитета по СФСВ;

в)	изявленията, чието вписване е било поискано от Подкомитета по СФСВ; и

г)	оперативните заключения от заседанието, както е посочено в параграф 4.

3.   Проектът на протокола се представя на Подкомитета по СФСВ за одобрение. Той се одобрява в срок от 28 календарни дни след всяко заседание на Подкомитета по СФСВ. Изпраща се копие на всеки от адресатите, посочени в член 7.

4.   Секретарят на Подкомитета по СФСВ от председателстващата Подкомитета по СФСВ страна изготвя проект на оперативни заключения от всяко заседание, който се разпраща до страните заедно с дневния ред, най-късно 15 календарни дни преди началото на заседанието. Този проект се актуализира в хода на заседанието, така че в края на заседанието, освен ако е договорено друго от страните, Подкомитетът по СФСВ приема оперативните заключения, отразяващи договорените между страните последващи действия. След като бъдат одобрени, оперативните заключения се прилагат към протокола, а по време на следващите заседания на Подкомитета по СФСВ се прави преглед на изпълнението им. За тази цел Подкомитетът по СФСВ приема образец, който дава възможност за проследяване на изпълнението на всяка точка, изискваща действие, съобразно с конкретен срок.

Член 11

Решения и препоръки

1.   Подкомитетът по СФСВ има правомощието да приема решения, становища, препоръки, доклади и съвместни действия, както е предвидено в член 191 от Споразумението. Тези решения, становища, препоръки, доклади и съвместни действия се приемат с консенсус от страните след приключване на съответните вътрешни процедури за тяхното приемане. Решенията са задължителни за страните, които предприемат необходимите мерки за изпълнението им.

2.   Всички решения, становища, препоръки и доклади се подписват от председателя на Подкомитета по СФСВ и се заверяват от секретарите на Подкомитета по СФСВ. Без да се засяга параграф 3, председателят подписва тези документи по време на заседанието, на което се приемат съответните решения, становища, препоръки или доклади.

3.   Подкомитетът по СФСВ може да взема решения, да отправя препоръки и да приема становища или доклади чрез писмена процедура след приключване на съответните вътрешни процедури за приемането им, ако страните се споразумеят за това. Писмената процедура се състои от официален обмен на ноти между двамата секретари, действащи в съгласие със страните. За тази цел текстът на предложението се разпраща в съответствие с член 7, като се указва срок, не по-кратък от 21 календарни дни, в който се съобщава за евентуални резерви или изменения. След консултация със страните председателят може да съкрати посочения срок, за да бъдат отчетени специални обстоятелства. След като текстът бъде одобрен, решението, становището, препоръката или докладът се подписва от председателя и се заверява от секретарите.

4.   Актовете на Подкомитета по СФСВ се озаглавяват съответно „Решение“, „Становище“, „Препоръка“ или „Доклад“. Всяко решение влиза в сила в деня на приемането му, освен ако в решението е предвидено друго.

5.   Решенията, становищата, препоръките и докладите се разпращат до страните.

6.   Всяка от страните може да реши решенията, становищата и препоръките на Подкомитета по СФСВ да бъдат публикувани в съответното нейно официално издание.

Член 12

Доклади

Подкомитетът по СФСВ представя на Комитета за асоцииране в състав „Търговия“ доклад за своята дейност и дейността на създадените от подкомитета по СФСВ технически работни групи или специални групи. Докладът се представя 25 календарни дни преди редовното годишно заседание на Комитета за асоцииране в състав „Търговия“.

Член 13

Езиков режим

1.   Работните езици на Подкомитета по СФСВ са английски и румънски език.

2.   Освен ако е решено друго, разискванията в рамките на Подкомитета по СФСВ се основават на документация, изготвена на тези езици.

Член 14

Разходи

1.   Всяка страна поема всички разходи, които е направила в резултат на участието си в заседанията на Подкомитета по СФСВ — както разходите за персонал, пътните и дневните разходи, така и пощенските и телекомуникационните разходи.

2.   Разходите по организирането на заседанията и размножаването на документи се поемат от страната, която е домакин на заседанието.

3.   Разходите по осигуряване на устен превод на заседанията, както и за писмен превод на документи на или от английски и румънски език, позоваване на които се съдържа в член 13, параграф 1, се поемат от страната, която е домакин на заседанието.

Разходите за устен и писмен превод на или от други езици се поемат непосредствено от страната, заявила съответния превод.

Член 15

Изменяне на процедурния правилник

Настоящият процедурен правилник може да бъде изменян с решение на Подкомитета по СФСВ в съответствие с член 191, параграф 5 от Споразумението.

Член 16

Технически работни групи и специални групи

1.   С решение в съответствие с член 191, параграф 6 от Споразумението Подкомитетът по СФСВ може по целесъобразност да създава или закрива технически работни групи или специални работни групи, включително научни групи и експертни групи.

2.   Членството в специалните работни групи не е непременно ограничено до представители на страните. Страните гарантират, че членовете на всяка група, създадена от Подкомитета по СФСВ, спазват всички подходящи изисквания за поверителност.

3.   Освен ако е решено друго между страните, създадените от Подкомитета по СФСВ групи работят под ръководството на този подкомитет и му докладват.

4.   При възникване на необходимост заседанията на работните групи могат да се провеждат присъствено или чрез видео или аудиоконферентна връзка.

5.   На секретариата на Подкомитета по СФСВ се изпраща копие на цялата съответна кореспонденция и на всички документи и съобщения, отнасящи се до дейностите на работните групи.

6.   Работните групи разполагат с правомощието да отправят писмени препоръки до Подкомитета по СФСВ. Препоръките се изготвят с консенсус и се изпращат на председателя на Подкомитета по СФСВ, който ги разпраща в съответствие с предвиденото в член 7.

7.   Настоящият процедурен правилник се прилага mutatis mutandis за всяка техническа работна група или специална работна група, създадена от Подкомитета по СФСВ, освен ако в настоящия член е предвидено друго. Позоваванията на Комитета за асоцииране в състав „Търговия“ се разбират като позовавания на Подкомитета по СФСВ.